Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: Region Skåne, Koncerninköp Namn: Dosdispensering av ordinerade läkemedel i öppenvård Handläggare: Berit Nilsson Referensnr: 1101464 Telefon: +46 40 675 30 45 Beskrivning: Upphandlingen avser dosdispensering av ordinerade läkemedel i öppen vård samt E-post: berit.e.nilsson@skane.se Publikt informationsmeddelande 2011-12-09 13:51 Information om läkemedelsmarginal Marginalen på Sverigenivå mellan AIP och AUP uppskattas av TLV för dospatienternas totala läkemedelsanvändning till ca 15.9% för 2010/jan-sept och för dispenserbart till 11,2%. Socialstyrelsen har tagit fram en rådata fil på avidentifierade skånska dospatienter som innehåller uppgifter om dospatienternas expedierade läkemedel. Filen innehåller 3 miljoner varurader och är på 335MB. Anbudsgivare som är intresserade av denna fil kan kontakta Andrejs Leimanis tel 075-247 32 91 på Socialstyrelsen. Observera att det är upp till anbudsgivaren att själv bearbeta informationen i filen. 2011-12-09 13:32 Tidigare inkommen fråga där Region Skåne ska återkomma med svar: Fråga 6 2 Svar 2: Nej, förlängning av anbudstid medges ej. Sista dag för anbudstid kvarstår. Skall-kravet innebär inte att avtal ska vara tecknade vid anbudsgivning. Se vidare Beskrivning av tjänst, sist i punkt 2.6 Övriga leveransvillkor, där det anges att avtalade avhämtningsställen ska redovisas senast 1 månad innan avtalsstart, d v s senast 2012-12-01 till Beställaren. Följdfråga: Det finns redan idag apotekskedjor som valt att ej agera utlämningsställe för dosdispenserade läkemedel, och det finns indikationer för att fler apotekskedjor inte kommer att åta sig att lämna ut Dosdispenserade läkemedel i framtiden. Då inget nationellt branschavtal finns för anbudsperioden och då dagens regelverk lämnar det upp till enskild aktör avstå utlämning kan ingen enskild anbudsgivare svara JA på detta ska-krav med mindre än att denne tecknat utlämningsavtal innan anbud kan lämnas. Vi yrkar åter att anbudstiden av denna anledning förlängs så att anbudsgivare ges möjlighet att uppfylla ska-kravet, alternativt att ska-kravet omformuleras eller tas bort 2011-12-09 13:32 Tidigare inkommen fråga där Region Skåne ska återkomma med svar: Fråga 6 2 Svar 2: Nej, förlängning av anbudstid medges ej. Sista dag för anbudstid kvarstår. Skall-kravet innebär inte att avtal ska vara tecknade vid anbudsgivning. Se vidare Beskrivning av tjänst, sist i punkt 2.6 Övriga leveransvillkor, där det anges att avtalade avhämtningsställen ska redovisas senast 1 månad innan avtalsstart, d v s senast 2012-12-01 till Beställaren. Sida 1 av 20
Följdfråga: Det finns redan idag apotekskedjor som valt att ej agera utlämningsställe för dosdispenserade läkemedel, och det finns indikationer för att fler apotekskedjor inte kommer att åta sig att lämna ut Dosdispenserade läkemedel i framtiden. Då inget nationellt branschavtal finns för anbudsperioden och då dagens regelverk lämnar det upp till enskild aktör avstå utlämning kan ingen enskild anbudsgivare svara JA på detta ska-krav med mindre än att denne tecknat utlämningsavtal innan anbud kan lämnas. Vi yrkar åter att anbudstiden av denna anledning förlängs så att anbudsgivare ges möjlighet att uppfylla ska-kravet, alternativt att ska-kravet omformuleras eller tas bort Svar: Nej, förlängning av anbudstid medges ej. Sista dag för anbudstid kvarstår. Observerade att avhämtningsställen inte nödvändigt måste vara apoteket, se bilaga Beskrivning av tjänst punkt 2.6 Övriga leveransvillkor 6:e punkten. 2011-12-09 13:23 På de 20 största läkemedlen i försäljning räknat - AIP kronor skulle vi vilja ha en specificerad lista som redovisas per kolumn: Produktnamn Styrka Förpackningsstorlek Pris AIP/Förpackning, Total försäljning AIP Total volym (antal förpackningar) Ex: Produktnamn: Alvedon Styrka: 500 mg, Förpackningsstorlek: 100st, Pris AIP: xx Sek, Total försäljning AIP kronor: xx Sek Total volym (antal förpackningar): xx stycken 2011-12-09 13:17 Fråga 1:På de 20 största läkemedlen i försäljning räknat - AIP kronor skulle vi vilja ha en specificerad lista som redovisas per kolumn: Produktnamn Styrka Förpackningsstorlek Pris AIP/Förpackning, Total försäljning AIP Total volym (antal förpackningar) Ex: Produktnamn: Alvedon Styrka: 500 mg, Förpackningsstorlek: 100st, Pris AIP: xx Sek, Total försäljning AIP kronor: xx Sek Total volym (antal förpackningar): xx stycken Svar: Bifogat finner ni en bilaga över de 20 största läkemedlen i försäljning. Uppgifterna är de som Region Skåne har möjlighet att ta fram. Sida 2 av 20
Publikt informationsmeddelande 2011-12-07 12:17 Bifogat finner ni två filer med uppgift över försäljningsstatistik till dospatienter. En fil redovisar kvartalsuppgift och en fil redovisar helår. Med vänlig hälsning Berit Nilsson, Region Skåne 2011-12-07 11:56 A5.1 Omfattning FFU Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla ordinerade spolvätskor. Vi förutsätter att det rör sig om de spolvätskor som kommer att finnas på en förutbestämd lista framtagen av SKL och som är gemensam för samtliga landsting och att det är läkare som kommer att förskriva dessa produkter/spolvätskor. 2011-12-07 11:56 Fråga 1: A5.1 Omfattning FFU Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla ordinerade spolvätskor. Vi förutsätter att det rör sig om de spolvätskor som kommer att finnas på en förutbestämd lista framtagen av SKL och som är gemensam för samtliga landsting och att det är läkare som kommer att förskriva dessa produkter/spolvätskor. Svar 1: Flödet för ordination av landstingssubventionerad handelsvara ser ut så här: 1. Pascal eller annat journalsystem skapar en hjälpmedelsordination för en (landstingssubventionerad handelsvara), OLH-produkt genom att söka fram önskad produkt. Ordinationen skapas via en OR-tjänst. (OR-tjänst= tjänster mot Apotekens Service AB) 2. Då vården vill göra ett avrop/få en leverans av en ordination på OLH-produkt görs en beställning via IOR-tjänst till dosproducenten. (IOR-tjänst = tjänster mot dosapotek) 3. Dosproducenten eller apoteksaktören läser upp aktuella ordinationer via OR-tjänster. 4. Dosproducenten eller apoteksaktören godkänner uttag på en artikel via OR-tjänster. 5. Dosproducenten eller apoteksaktören fakturerar landstingen i sitt eget system För att kunna/få förskriva OLH-produkter måste man ha rätt att förskriva handelsvaror (liknande diabetes- och inkontinenshjälpmedel) Informationen om att det är en landstingssubventionerad handelsvara finns i en lista förvaltad av Pascal tills annan lämplig förvaltare utses SIL, SKL eller annan). Följdfrågor 2011-12-07 11:43 Fråga 7 3a Svar 3a: Nej, ingen förändring sker. Idag får endast en mycket liten bråkdel läkemedel som 7-dagarsdispensering. Region Skånes ambition är att vidmakthålla denna mycket låga andel, d v s att 7-dagarsdispensering endast ska användas i mycket speciella fall. Detta kommer att regleras via regionens riktlinjer för tjänsten. Följdfråga På nationell nivå är det idag ca 5% 7-dagarsdispensering. Utifrån Region Skånes ambition bör därför denna andel minska. Vi yrkar därför att prisjusteringsklausulen skrivs om så att priset kan justeras i det fall 7-dagarsdispensering överstiger 5% Sida 3 av 20
Fråga 7 3b Svar 3b: Nej, ingen förändring sker. Region Skåne vill utnyttja tjänsten så kostnadseffektivt som möjligt, t ex genom att så långt det är möjligt undvika akuta omdispenseringar, som är kostnadsdrivande. Detta regleras via regionens riktlinjer och den statistik som ska redovisas för akuta dispenseringar, vilket t ex kan leda till förändrat sortiment i kommunernas läkemedelsförråd. Följdfråga På nationell nivå är det idag ca 2,5% akuta omdispenseringar. Utifrån Region Skånes önskan att undvika dessa bör därför denna andel minska. Vi yrkar därför att prisjusteringsklausulen skrivs om så att priset kan justeras i det fall akuta omdispensering överstiger 2,5%. Fråga 7 5 Svar 5: Landstingen är medvetna om att faxhantering är mindre patientsäkert än via elektronisk ordination. Vi arbetar för och gör stora investeringar i att öka andelen elektroniska dosordinationer. Följdfråga På nationell nivå är det idag ca 66% av dosordinationerna som går elektroniskt via e-dos. Utifrån Region Skånes arbete och investeringar bör därför denna andel öka. Vi yrkar därför att prisjusteringsklausulen skrivs om så att priset kan justeras i det fall elektroniska dosordinationer understiger 66%. Fråga 7 10 Svar 10: Leveranssäkerheten kvarstår på 98%. Följdfråga Dagens leveranssäkerhet om 97-98% gäller ju enbart leveranstid, och med leveranskrav 2-3 dagar. Om man där lägger till eventuella felleveranser och att leveranstiden skärps till maximalt 2 dagar blir kravet orimligt. Vi yrkar åter att kravet sänks till mer rimlig nivå. Fråga 7 11 Svar 11: Punkt 9.3 rad om vitessumma för Leveranssäkerhet i Avtalsmallen revideras enligt följande: Vid avtalsbrott avseende Avtalet punkt 7.4 Leveranssäkerhet ska vite med det antal kronor för uppnådd procentsats som anges i tabell 1, utgå på sätt som framgår av punkt 7.4 Leveranssäkerhet vid varje enskilt tillfälle som leveranssäkerheten underskrider avtalade, under en period om tre månader. Ersättningen räknas på den procentsats som är uppnådd och de antal enskilda leveranstillfällen som understiger 98% i Leveranssäkerhet. Tabell 1 Uppnådd % Vite 98 och högre 0 kr 97-97,99 500 kr 96-96,99 750 kr 95,99 och där under 1000 kr Exempel 1 Under perioden 1 januari 31 mars har totalt 10 000 leveranser skett. Av dessa har 9 798 leveranser skett inom korrekt tid. Leveranssäkerheten är således 97,98 procent. Vite ska därför utgå med 202 (antal enskilda leveranstillfällen) x 500 kr (se tabell ovan) = 101 000 kr. Exempel 2 Under perioden 1 januari 31 mars har totalt 10 000 leveranser skett. Av dessa har 9 590 leveranser skett inom korrekt tid. Leveranssäkerheten är således 95,90 procent. Vite ska därför utgå med 410 (antal enskilda leveranstillfällen) x 1 000 kr (se tabell ovan) = 410 000 kr. Sida 4 av 20
Följdfråga I svar ovan skrivs Ersättningen räknas på den procentsats som är uppnådd och de antal enskilda leveranstillfällen som understiger 98% i Leveranssäkerhet, men i räkneexempel beräknas vitesbelopp från 100% i leveranssäkerhet. Det borde således i Exempel 1 vara 2x500=1000 kr, och i exempel 2 vara 210x1000=210000kr. Är detta korrekt uppfattat? Fråga 6 1b Svar1b: Svar: Ja, i anbudspriset ska i enlighet med Förfrågan punkten B12 Priser ingå följande: I priset skall samtliga kostnader för dosdispensering och transport till avtalat utlämningsställe ingå. Följdfråga: Innebär detta att Köparen bär eventuella kostnader för utlämning? Fråga 6 2 Svar 2: Nej, förlängning av anbudstid medges ej. Sista dag för anbudstid kvarstår. Skall-kravet innebär inte att avtal ska vara tecknade vid anbudsgivning. Se vidare Beskrivning av tjänst, sist i punkt 2.6 Övriga leveransvillkor, där det anges att avtalade avhämtningsställen ska redovisas senast 1 månad innan avtalsstart, d v s senast 2012-12-01 till Beställaren. Följdfråga: Det finns redan idag apotekskedjor som valt att ej agera utlämningsställe för dosdispenserade läkemedel, och det finns indikationer för att fler apotekskedjor inte kommer att åta sig att lämna ut Dosdispenserade läkemedel i framtiden. Då inget nationellt branschavtal finns för anbudsperioden och då dagens regelverk lämnar det upp till enskild aktör avstå utlämning kan ingen enskild anbudsgivare svara JA på detta ska-krav med mindre än att denne tecknat utlämningsavtal innan anbud kan lämnas. Vi yrkar åter att anbudstiden av denna anledning förlängs så att anbudsgivare ges möjlighet att uppfylla ska-kravet, alternativt att ska-kravet omformuleras eller tas bort. 2011-12-06 10:04 Följdfrågor med regionens svar enligt nedan: Fråga 7 3a Svar 3a: Nej, ingen förändring sker. Idag får endast en mycket liten bråkdel läkemedel som 7-dagarsdispensering. Region Skånes ambition är att vidmakthålla denna mycket låga andel, d v s att 7-dagarsdispensering endast ska användas i mycket speciella fall. Detta kommer att regleras via regionens riktlinjer för tjänsten. Följdfråga På nationell nivå är det idag ca 5% 7-dagarsdispensering. Utifrån Region Skånes ambition bör därför denna andel minska. Vi yrkar därför att prisjusteringsklausulen skrivs om så att priset kan justeras i det fall 7-dagarsdispensering överstiger 5% Svar 7, 3a: Nej, prisjusteringsklausulen kvarstår. Region Skåne kommer att sträva efter att bibehålla en fortsatt låg andel. Vid en ökning kommer Region Skåne att ompröva valet av dosdispensering som läkemedelshanteringssystem för berörda individer. Fråga 7 3b Svar 3b: Nej, ingen förändring sker. Region Skåne vill utnyttja tjänsten så kostnadseffektivt som möjligt, t ex genom att så långt det är möjligt undvika akuta omdispenseringar, som är kostnadsdrivande. Detta regleras via regionens riktlinjer och den statistik som ska redovisas för akuta dispenseringar, vilket t ex kan leda till förändrat sortiment i kommunernas läkemedelsförråd. Följdfråga På nationell nivå är det idag ca 2,5% akuta omdispenseringar. Utifrån Region Skånes önskan att undvika Sida 5 av 20
dessa bör därför denna andel minska. Vi yrkar därför att prisjusteringsklausulen skrivs om så att priset kan justeras i det fall akuta omdispensering överstiger 2,5%. Svar 7, 3b: Nej, prisjusteringsklausulen kvarstår. Region Skåne kommer att sträva efter att bibehålla en fortsatt låg andel. Vid en ökning kommer Region Skåne att ompröva valet av dosdispensering som läkemedelshanteringssystem för berörda individer. Fråga 7 5 Svar 5: Landstingen är medvetna om att faxhantering är mindre patientsäkert än via elektronisk ordination. Vi arbetar för och gör stora investeringar i att öka andelen elektroniska dosordinationer. Följdfråga På nationell nivå är det idag ca 66% av dosordinationerna som går elektroniskt via e-dos. Utifrån Region Skånes arbete och investeringar bör därför denna andel öka. Vi yrkar därför att prisjusteringsklausulen skrivs om så att priset kan justeras i det fall elektroniska dosordinationer understiger 66%. Svar 7, 5: Nej, prisjusteringsklausulen kvarstår. Det ordinationsverktyg som idag tillhandahålls till vården av Apoteket AB, edos, kommer att ersättas av det nya webbaserade ordinationsverktyget Pascal. Pascal kommer innehålla ett avancerat beslutstöd baserat på produktinformation som finns via SIL. Pascal kommer inledningsvis att enbart kunna användas för ordinationsändringar för dospatienter. Målsättningen är att under 2012 ska det även kunna användas för att ordinera alla patientgrupper, oavsett hur patienten får sina läkemedel administrerat. Syftet med att tillhandahålla Pascal kostnadsfritt via webben är att det ska motivera en ökad elektronisk förskrivning och minska andelen pappersrecept och faxrecept. Fråga 7 10 Svar 10: Leveranssäkerheten kvarstår på 98%. Följdfråga Dagens leveranssäkerhet om 97-98% gäller ju enbart leveranstid, och med leveranskrav 2-3 dagar. Om man där lägger till eventuella felleveranser och att leveranstiden skärps till maximalt 2 dagar blir kravet orimligt. Vi yrkar åter att kravet sänks till mer rimlig nivå. Svar 7,10: Nej, kravet kvarstår. Fråga 7 11 Svar 11: Punkt 9.3 rad om vitessumma för Leveranssäkerhet i Avtalsmallen revideras enligt följande: Vid avtalsbrott avseende Avtalet punkt 7.4 Leveranssäkerhet ska vite med det antal kronor för uppnådd procentsats som anges i tabell 1, utgå på sätt som framgår av punkt 7.4 Leveranssäkerhet vid varje enskilt tillfälle som leveranssäkerheten underskrider avtalade, under en period om tre månader. Ersättningen räknas på den procentsats som är uppnådd och de antal enskilda leveranstillfällen som understiger 98% i Leveranssäkerhet. Tabell 1 Uppnådd % Vite 98 och högre 0 kr 97-97,99 500 kr 96-96,99 750 kr 95,99 och där under 1000 kr Exempel 1 Under perioden 1 januari 31 mars har totalt 10 000 leveranser skett. Av dessa har 9 798 leveranser skett inom korrekt tid. Leveranssäkerheten är således 97,98 procent. Vite ska därför utgå med 202 (antal enskilda leveranstillfällen) x 500 kr (se tabell ovan) = 101 000 kr. Exempel 2 Under perioden 1 januari 31 mars har totalt 10 000 leveranser skett. Av dessa har 9 590 leveranser skett inom korrekt tid. Leveranssäkerheten är således 95,90 procent. Vite ska därför utgå med 410 (antal enskilda leveranstillfällen) x 1 000 kr (se tabell ovan) = 410 000 kr. Sida 6 av 20
Följdfråga I svar ovan skrivs Ersättningen räknas på den procentsats som är uppnådd och de antal enskilda leveranstillfällen som understiger 98% i Leveranssäkerhet, men i räkneexempel beräknas vitesbelopp från 100% i leveranssäkerhet. Det borde således i Exempel 1 vara 2x500=1000 kr, och i exempel 2 vara 210x1000=210000kr. Är detta korrekt uppfattat? Svar 7,11: Ja, se expempel 1 och 2 nedan: Exempel 1 Under perioden 1 januari 31 mars har totalt 10 000 leveranser skett. Av dessa har 9 798 leveranser skett inom korrekt tid. Leveranssäkerheten är således 97,98 procent. Vite ska därför utgå på 2 (av de 202 antal enskilda leveranstillfällen) x 500 kr (se tabell nedan) = 1 000 kr. Exempel 2 Under perioden 1 januari 31 mars har totalt 10 000 leveranser skett. Av dessa har 9 590 leveranser skett inom korrekt tid. Leveranssäkerheten är således 95,90 procent. Vite ska därför utgå på 210 (av de 410 antal enskilda leveranstillfällen) x 1 000 kr (se tabell nedan) = 210 000 kr. Tabell 1 Uppnådd % Vite 98 och högre 0 kr 97-97,99 500 kr 96-96,99 750 kr 95,99 och där under 1000 kr Fråga 6 1b Svar1b: Svar: Ja, i anbudspriset ska i enlighet med Förfrågan punkten B12 Priser ingå följande: I priset skall samtliga kostnader för dosdispensering och transport till avtalat utlämningsställe ingå. Följdfråga: Innebär detta att Köparen bär eventuella kostnader för utlämning? Svar 6, 1b: Nej, Region Skåne kommer inte att bära eventuella kostnaderna för utlämning. Denna ev kostnad för utlämning bärs av leverantören. Fråga 6 2 Svar 2: Nej, förlängning av anbudstid medges ej. Sista dag för anbudstid kvarstår. Skall-kravet innebär inte att avtal ska vara tecknade vid anbudsgivning. Se vidare Beskrivning av tjänst, sist i punkt 2.6 Övriga leveransvillkor, där det anges att avtalade avhämtningsställen ska redovisas senast 1 månad innan avtalsstart, d v s senast 2012-12-01 till Beställaren. Följdfråga: Det finns redan idag apotekskedjor som valt att ej agera utlämningsställe för dosdispenserade läkemedel, och det finns indikationer för att fler apotekskedjor inte kommer att åta sig att lämna ut Dosdispenserade läkemedel i framtiden. Då inget nationellt branschavtal finns för anbudsperioden och då dagens regelverk lämnar det upp till enskild aktör avstå utlämning kan ingen enskild anbudsgivare svara JA på detta ska-krav med mindre än att denne tecknat utlämningsavtal innan anbud kan lämnas. Vi yrkar åter att anbudstiden av denna anledning förlängs så att anbudsgivare ges möjlighet att uppfylla ska-kravet, alternativt att ska-kravet omformuleras eller tas bort. Svar 6.2: Frågan är under utredning. 2011-12-06 11:09 När det gäller den här typen av upphandlingar där den befintliga leverantören är monopolist uppstår moment 22 situationer när det gäller kompetens. I detta fall är det så att en väldigt stor del av de personer som har kompetens kring dos sitter i ett anställningsförhållande med monopolisten. Vi vet sedan tidigare upphandlingar att det finns möjlighet för er som upphandlande enhet att godkänna anbud där anbudsgivaren garanterar att man har kompetensen, trots att man inte kan ange namn på den kompetensen. Specifikt i vårt fall är det så att vi har avtal med en rad personer som kommer att lämna sin nuvarande anställning och börja jobba hos oss om Sida 7 av 20
vi vinner anbudet. Dessa personer kan inte gå ut offentligt med att de slutit dessa avtal eftersom det i så fall kommer att leda till att de får problem med sin nuvarande arbetsgivare. Vi skulle vilja få ett förtydligande från er sida kring hur ni ser på detta. Vår bild av detta är att ni om ni ställer krav på identifierade personer i dessa roller kommer att göra det väldigt svårt för någon annan än den befintliga leverantören att lägga anbud. 2011-12-06 10:16 Fråga: När det gäller den här typen av upphandlingar där den befintliga leverantören är monopolist uppstår moment 22 situationer när det gäller kompetens. I detta fall är det så att en väldigt stor del av de personer som har kompetens kring dos sitter i ett anställningsförhållande med monopolisten. Vi vet sedan tidigare upphandlingar att det finns möjlighet för er som upphandlande enhet att godkänna anbud där anbudsgivaren garanterar att man har kompetensen, trots att man inte kan ange namn på den kompetensen. Specifikt i vårt fall är det så att vi har avtal med en rad personer som kommer att lämna sin nuvarande anställning och börja jobba hos oss om vi vinner anbudet. Dessa personer kan inte gå ut offentligt med att de slutit dessa avtal eftersom det i så fall kommer att leda till att de får problem med sin nuvarande arbetsgivare. Vi skulle vilja få ett förtydligande från er sida kring hur ni ser på detta. Vår bild av detta är att ni om ni ställer krav på identifierade personer i dessa roller kommer att göra det väldigt svårt för någon annan än den befintliga leverantören att lägga anbud. Svar: Det räcker att det finns en skriftlig garanti vid anbudslämningen, som bifogas anbudet, på att erfarenhet finns hos person i ledande ställning inom företaget vid avtalsstart. 2011-12-06 11:08 1. Fråga rörande personuppgifter I samband med specifikation av försäljningsstatistik har den upphandlande myndigheten efterfrågat personuppgifter på detaljerad nivå, bl a skall personnummer anges i samband med redovisningen av kostnader per patient. Mot bakgrund av de krav på personuppgiftsbehandling som ställs i 9 personuppgiftslagen, önskar anbudsgivaren besked om i vilket syfte som personuppgifterna efterfrågas. 2. Fråga rörande Kvalitetsutveckling Planering av kvalitetsgranskning A) Anbudsgivaren förutsätter att anbudsgivaren ges skälig tid att planera och ställa personal till förfogande inför en kvalitetsgranskning av anbudsgivarens verksamhet, och att tidpunkten för densamma överenskoms i samråd med anbudsgivaren. Är detta korrekt uppfattat? B) De uppgifter som den upphandlande myndigheten får del av som ett led i kvalitetsgranskningen är till sin natur företagshemliga och skulle leda till skada för anbudsgivaren om dessa uppgifter röjs. Anbudsgivaren önskar därför bekräftelse på att den upphandlande myndigheten delar denna uppfattning, och att sådana uppgifter bör åtnjuta sekretess jämlikt 31 kapitlet 16 Offentlighets- och sekretesslagen. Kan detta bekräftas? 3. Förbehåll För närvarande är bl a dosverksamheten under utredning vilken kan leda till att förutsättningarna för verksamheten påverkas. Anbudsgivaren önskar göra ett allmänt förbehåll om att anbudet lämnas under de förutsättningar som råder vid tiden för avgivande av anbudet. Vi yrkar att sådant förbehåll accepteras samt att motsvarande tillägg görs till avtalsmallen 2011-12-06 10:27 Svar på inkomna frågor till Region Skåne: 1. Fråga rörande personuppgifter I samband med specifikation av försäljningsstatistik har den upphandlande myndigheten efterfrågat personuppgifter på detaljerad nivå, bl a skall personnummer anges i samband med redovisningen av kostnader per patient. Mot bakgrund av de krav på personuppgiftsbehandling som ställs i 9 personuppgiftslagen, önskar anbudsgivaren besked om i vilket syfte som personuppgifterna efterfrågas. Svar 1: Syftet med personuppgifterna är att fastställa att Region Skåne inte betalar dosdispenseringstjänsten för invånare utanför berört landsting, resp att fastställa att personer som landstinget faktureras erhållit tjänsten. 2. Fråga rörande Kvalitetsutveckling Planering av kvalitetsgranskning A) Anbudsgivaren förutsätter att anbudsgivaren ges skälig tid att planera och ställa personal till förfogande inför en kvalitetsgranskning av anbudsgivarens verksamhet, och att tidpunkten för densamma överenskoms i samråd med anbudsgivaren. Är detta korrekt uppfattat? Sida 8 av 20
Svar 2a: Ja B) De uppgifter som den upphandlande myndigheten får del av som ett led i kvalitetsgranskningen är till sin natur företagshemliga och skulle leda till skada för anbudsgivaren om dessa uppgifter röjs. Anbudsgivaren önskar därför bekräftelse på att den upphandlande myndigheten delar denna uppfattning, och att sådana uppgifter bör åtnjuta sekretess jämlikt 31 kapitlet 16 Offentlighets- och sekretesslagen. Kan detta bekräftas? Svar 2b: Ja, självklart kommer Region Skåne att följa tillämplig lag däribland Lag om företagshemligheter och Offentighets- och sekretesslagen. 3. Förbehåll För närvarande är bl a dosverksamheten under utredning vilken kan leda till att förutsättningarna för verksamheten påverkas. Anbudsgivaren önskar göra ett allmänt förbehåll om att anbudet lämnas under de förutsättningar som råder vid tiden för avgivande av anbudet. Vi yrkar att sådant förbehåll accepteras samt att motsvarande tillägg görs till avtalsmallen Svar 3: Nej, några förbehåll kan inte accepteras. Vi ber er notera punkt 13 Force Majeure i avtalsmallen. Följdfråga: 2011-12-02 10:48 Med referens till svar på Fråga 3 Punkt 3. Kan vi få en sammanställning som visar DOS sortiment över ett års tid samt vad varje läkemedel på denna lista representerar i volym? 2011-12-02 10:45 Följdfråga: Med referens till svar på Fråga 3 Punkt 3. Fråga: Kan vi få en sammanställning som visar DOS sortiment över ett års tid samt vad varje läkemedel på denna lista representerar i volym? Svar: Bifogat finner ni en bilaga med statistik över varurader för dos i Region Skåne. Följdfråga angående besvarad fråga 4 punkt 19. 2011-12-02 10:16 Fråga 4. - 19. Hur ser orderstrukturen ut en procentuell fördelning av artiklar samt övrigt dvs hur mycket övrigt som går ut på dessa ordrar idag ex. läkemedel i originalförpackning, vätskor mm? Svar 19: Uppgifter för leveranser till dospatienter 2010: Uppgifterna avser hur det ser ut idag. Regionen kan inte svarar för att det ser likadant ut när avtalet träder ikraft. Dosförpackade läkemedel: ca 117 mkr; ca 3 027 400 varurader/expeditioner varje expedierat läkemedel genererar en varurad per 14 dagar Originalförpackade läkemedel: ca 110 mkr; ca 264 600 varurader/expeditioner (där en varurad kan omfatta flera förpackningar med samma varunummer); ca 426 900 förpackningar Förbrukningsartiklar (hjälpmedelskort): ca 14 mkr; ca 295 700 varurader/expeditioner; ca 713 500 förpackningar Följdfråga: Dessa uppgifter innebär en snittkostnad på 258 kr/förpackning för läkemedel vilket verkar lite högt medan hjälpmedel enbart är 20 kr/förpackning, dvs väldigt lågt. Är detta korrekta värden? Sida 9 av 20
2011-12-02 10:15 Följdfråga angående besvarad fråga 4 punkt 19. Fråga 4. - 19. Hur ser orderstrukturen ut en procentuell fördelning av artiklar samt övrigt dvs hur mycket övrigt som går ut på dessa ordrar idag ex. läkemedel i originalförpackning, vätskor mm? Svar 19: Uppgifter för leveranser till dospatienter 2010: Uppgifterna avser hur det ser ut idag. Regionen kan inte svarar för att det ser likadant ut när avtalet träder ikraft. Dosförpackade läkemedel: ca 117 mkr; ca 3 027 400 varurader/expeditioner varje expedierat läkemedel genererar en varurad per 14 dagar Originalförpackade läkemedel: ca 110 mkr; ca 264 600 varurader/expeditioner (där en varurad kan omfatta flera förpackningar med samma varunummer); ca 426 900 förpackningar Förbrukningsartiklar (hjälpmedelskort): ca 14 mkr; ca 295 700 varurader/expeditioner; ca 713 500 förpackningar Följdfråga: Dessa uppgifter innebär en snittkostnad på 258 kr/förpackning för läkemedel vilket verkar lite högt medan hjälpmedel enbart är 20 kr/förpackning, dvs väldigt lågt. Är detta korrekta värden? Svar : Efter genomgång av lämnade uppgifter visar det sig att siffran för hjälpmedel var felaktigt angiven. I bifogad fil finner ni korrekta siffror. 2011-12-02 09:55 Här redovisas tidigare inkomna frågor där Region Skåne ska återkomma med svar: Fråga 9 AM Punkt 7.3 Statistik a)punkt 2 Per betalningsansvarig arbetsplats: andelen elektroniska dosordinationer av totala antalet dosordinationer per arbetsplatskod. Den Leverantör som skall utföra uppdraget kan inte redovisa de ordinationer som är godkända av annan apoteksaktör. Köparen kan endast erhålla den samlade bilden av alla ordinationer från avtalad aktör. Vi yrkar därför att skall-kravet tas bort. b) Punkt 3.5 boendeform (ordinärt/särskilt) namn Kravet gällande namn på boendet är kostnadsdrivande. Vi yrkar ett förtydligande av det ställda kravet. Vi yrkar även en särskild beskrivning av hur namn på särskilt boende skall anges. Detta för att kunna kalkylera Utskrivet: 2011-11-25 8:59 Sida 3 av 7 den extra kostnad för IT-utveckling som kravet innebär. 2011-12-02 09:55 Här redovisas tidigare inkomna frågor där Region Skåne ska återkomma med svar: Fråga 9 AM Punkt 7.3 Statistik a)punkt 2 Per betalningsansvarig arbetsplats: andelen elektroniska dosordinationer av totala antalet dosordinationer per arbetsplatskod. Den Leverantör som skall utföra uppdraget kan inte redovisa de ordinationer som är godkända av annan apoteksaktör. Köparen kan endast erhålla den samlade bilden av alla ordinationer från avtalad aktör. Vi yrkar därför att skall-kravet tas bort. Svar 9a) Skallkravet kvarstår, men andelen e-dos av totala antalet relateras till de ordinationer som dispenseras/hanteras av leverantören. b) Punkt 3.5 boendeform (ordinärt/särskilt) namn Sida 10 av 20
Kravet gällande namn på boendet är kostnadsdrivande. Vi yrkar ett förtydligande av det ställda kravet. Vi yrkar även en särskild beskrivning av hur namn på särskilt boende skall anges. Detta för att kunna kalkylera den extra kostnad för IT-utveckling som kravet innebär. Svar 9b: Kravet på boendeformens namn stryks. Men kravet på gruppering i ordinärt och särskilt boende kvarstår. 2011-12-02 09:40 Fråga: Vad är definitionen av ordinationsändring? Man har angett i A5.2 Bakgrund i förfrågningsunderlaget stycke 4 Antalet ordinationsändringar uppgick under september 2011 till 38 000. 2011-12-02 09:40 Fråga: Vad är definitionen av ordinationsändring? Man har angett i A5.2 Bakgrund i förfrågningsunderlaget stycke 4 Antalet ordinationsändringar uppgick under september 2011 till 38 000. Svar: En ordinationsändring är när patientens ordination ändras, t ex in/utsättning av nytt läkemedel, ändring av dos etc. 2011-11-24 11:45 Här redovisas tidigare inkommen fråga där regionen skulle återkomma med svar. 10. Är det kutym att man synkroniserar första dos-dag på sjukhus - äldreboende etc.? 19. Hur ser orderstrukturen ut en procentuell fördelning av artiklar samt övrigt dvs hur mycket övrigt som går ut på dessa ordrar idag ex. läkemedel i originalförpackning, vätskor mm? 2011-11-24 11:45 Här redovisas tidigare inkommen fråga där regionen skulle återkomma med svar. Fråga 10. Är det kutym att man synkroniserar första dos-dag på sjukhus - äldreboende etc.? Svar 10: Vår upphandling avser inte dosförpackning till sjukhus, s k slutenvårdsdos. Nedan beskrivs hur det ser ut idag. Regionen kan inte svarar för att det kommer att se likadant ut när avtalet träder ikraft. Vid utskrivning från sjukhus synkroniseras patientens läkemedelsbehov med patientens första dosdag. Detta kan ske genom att läkemedel skickas med patienten eller hämtas ur de kommunala läkemedelsförråden. Alternativt kan en liten originalförpackning hämtas ut eller akuta dosförpackningar beställas. Om er fråga gäller ifall leveranserna synkroniseras inom ett visst boende är svaret att patienten/kontaktpersonen bestämmer vilken dag som ska vara första dosdag. Leveranserna till boendena av dosförpackade läkemedel synkroniseras oftast till en veckodag/varannan vecka för att minimera antalet transporter och utdelningar. 19. Hur ser orderstrukturen ut en procentuell fördelning av artiklar samt övrigt dvs hur mycket övrigt som går ut på dessa ordrar idag ex. läkemedel i originalförpackning, vätskor mm? Svar 19: Uppgifter för leveranser till dospatienter 2010: Uppgifterna avser hur det ser ut idag. Regionen kan inte svarar för att det ser likadant ut när avtalet träder ikraft. Dosförpackade läkemedel: ca 117 mkr; ca 3 027 400 varurader/expeditioner varje expedierat läkemedel genererar en varurad per 14 dagar Sida 11 av 20
Originalförpackade läkemedel: ca 110 mkr; ca 264 600 varurader/expeditioner (där en varurad kan omfatta flera förpackningar med samma varunummer); ca 426 900 förpackningar Förbrukningsartiklar (hjälpmedelskort): ca 14 mkr; ca 295 700 varurader/expeditioner; ca 713 500 förpackningar Fråga: 2011-11-24 09:12 Fråga angående paragraf B.10 i förfrågningsunderlaget - Åberopande av andra företags kapacitet. Anbudsgivaren har rätt att åberopa annat företags kapacitet. Anbudsgivaren skall i sådant fall i sitt anbud tillhandahålla ett åtagande från företaget ifråga eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras Avser man att tolka tilltänkt transportör samt eventuella utlämningsställen som underleverantörer eller rör det endast om underleverantörer är tilltänkt att arbeta inom kärnverksamheten - produktionsdelen? 2011-11-24 09:12 Svar på inkomna frågor: Fråga 1 angående paragraf B.10 i förfrågningsunderlaget - Åberopande av andra företags kapacitet. Anbudsgivaren har rätt att åberopa annat företags kapacitet. Anbudsgivaren skall i sådant fall i sitt anbud tillhandahålla ett åtagande från företaget ifråga eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras Avser man att tolka tilltänkt transportör samt eventuella utlämningsställen som underleverantörer eller rör det endast om underleverantörer är tilltänkt att arbeta inom kärnverksamheten - produktionsdelen? Svar 1: Som underleverantör räknas alla juridiska personer som inte är anbudsgivare och utför hela eller del av uppdraget. Fråga 1: 2011-11-24 08:42 Med referens till Bilaga A Beskrivning av tjänst -paragraf 2.3 Sortiment punkt 1 åta sig att i samråd med Beställaren sträva efter konsensus mellan läkemedelskommittéernas terapirekommendationer och sortimentet i dosmaskinerna. Beställaren har slutordet i val av sortiment för dosdispensering hur uppfattar ni att nuvarande sortimentet i dosdispensering överensstämmer med läkemedelslistan? 2011-11-24 08:42 Fråga 1: Med referens till Bilaga A Beskrivning av tjänst -paragraf 2.3 Sortiment punkt 1 åta sig att i samråd med Beställaren sträva efter konsensus mellan läkemedelskommittéernas terapirekommendationer och sortimentet i dosmaskinerna. Beställaren har slutordet i val av sortiment för dosdispensering hur uppfattar ni att nuvarande sortimentet i dosdispensering överensstämmer med läkemedelslistan? Svar 1: Viktigt att framtidens tjänst är utformad så som det står i Beskrivning av tjänst, p 2.3. Nuvarande situation är inte relevant. 2011-11-24 07:35 För att öka tydligheten önskar vi att samtliga svar på nedan ställda frågor redovisas per respektive fråga. Förfrågningsunderlag Fråga 1 FU A5.1 Omfattning (även BaT 2.2 och AM 5.1) Sida 12 av 20
Upphandlingen avser dosdispensering av ordinerade läkemedel i öppen vår samt leverans av dessa till apotek och/eller andra avhämtningsställen Ska leverantörens anbudspris därmed enbart omfatta dispensering och leverans till apotek och avhämtningsställen (enligt DDP Incoterms 2010)? Fråga 2 FU B6 Anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet Vi förutsätter att efterfrågad reservrutin enbart avser den maskinella dosdispenseringen. Är detta korrekt uppfattat? Fråga 3 FU B12 Priser (även AM 6.2) a) Anbudet skall innehålla pris för normalleverans av dosdispenserade läkemedel för en patient och dygn avseende en dosdispenseringstid om 14 dagar. Samma pris per patient och dygn skall även gälla för en dosdispenseringstid om 7 dagar Om andelen 7-dagarsdispenseringar ökar och leverantören samtidigt endast medges ett pris för alla dispenseringsformer, så medför detta att leverantören måste beakta betydligt ökande kostnader för 7-dagarsdispensering i sitt enhetspris, vilket kraftigt kommer att öka prisnivån för normalleveranser. Vi yrkar därför att prissättningen differentieras per dispenseringsform. b) Vid akut omdispensering utgår samma pris per patient och dygn som vid normalleverans Om andelen akuta omdispenseringar ökar och leverantören samtidigt endast medges ett pris för alla dispenseringsformer, så medför detta att leverantören måste beakta ökade kostnader för akuta omdispenseringar i sitt enhetspris, vilket kraftigt kommer att öka prisnivån för normalleveranser. Vi yrkar därför att prissättningen differentieras per dispenseringsform. Beskrivning av tjänst Fråga 4 BaT 2.1 Krav på dostjänsten Punkt 6 vid behov,, kunna dela tablett inför dosdispensering Tablett får delas efter bedömning av farmaceut och om tekniska förutsättningar finns (LVFS) 2010:9. Är det detta ni avser med vid behov? Fråga 5 BaT 2.2 Beställning Leverantören är även skyldig att kunna hantera ordinationer via fax om Beställaren så önskar. Faxhantering är starkt kostnadsdrivande och måste därför beaktas i prissättningen. I nuvarande prissättning för dostjänsten finns olika priser beroende på andelen faxordinationer. Det finns således ett incitament i dagens prissättning för förskrivarna att arbeta för en högre andel e-ordinationer. Om ett sådant incitament inte inkluderas som en förutsättning för prissättningen måste en kraftigt utökad andel av faxordinationer inrymmas i priset. Vi yrkar mot bakgrund av ovanstående på att det införs ett incitament för Köparen/Beställaren att använda e-ordination. Fråga 6 BaT 2.6 Övriga leveransvillkor Punkt 3 Sortering per avdelning eller motsvarande skall vara möjlig. Vi förutsätter att Leverantören får ersättning för ev. sortering utöver sampaketering per leveransadress. Är detta korrekt uppfattat? Avtalsmall Fråga 7 AM 6.3 Prisjustering ska godkännas av Beställaren. Vi förutsätter att prisjustering automatiskt sker enligt angivet index och att godkännandet endast avser kontroll av att Leverantören har räknat rätt. Är detta korrekt uppfattat? Fråga 8 AM 7.2 Avvikelsehantering I avvikelserapporten ska dels försenade leveranser och dels felaktiga leveranser ingå Vi yrkar en precisering i detalj när en leverans är att se som försenad respektive felaktig, gärna med olika beskrivande exempel. Fråga 9 AM 7.3 Statistik a) Punkt 2 Per betalningsansvarig arbetsplats: andelen elektroniska dosordinationer av totala antalet dosordinationer per arbetsplatskod. Den Leverantör som skall utföra uppdraget kan inte redovisa de ordinationer som är godkända av annan apoteksaktör. Köparen kan endast erhålla den samlade bilden av alla ordinationer från Apotekens Service AB. Vi yrkar därför att skall-kravet tas bort. b) Punkt 3.5 boendeform (ordinärt/särskilt) namn Kravet gällande namn på boendet är kostnadsdrivande. Vi yrkar ett förtydligande av det ställda kravet. Vi yrkar även en särskild beskrivning av hur namn på särskilt boende skall anges. Detta för att kunna kalkylera den extra kostnad för IT-utveckling som kravet innebär. Sida 13 av 20
Fråga 10 AM 7.4 Leveranssäkerhet Leverantören ska uppfylla en leveranssäkerhet på minst 98% En leveranssäkerhet motsvarande 98% är oaktat svar på fråga 8 mycket högt satt och blir därför väldigt kostnadsdrivande. Vi yrkar därför att kravet på leveranssäkerhet sänks. Fråga 11 AM 9.3 Vite Vitesklausulen som den är skriven är extremt kostnadsdrivande och utgör en stor affärsrisk, vilket innebär en kraftigt ökad tjänstekostnad. Detta kan i sig innebära att tjänstens kostnad blir så hög att den utarmas, vilket i slutändan drabbar enskilda patienter. Vi yrkar därför att vitesklausulen skrivs om till mer rimliga krav. Vi yrkar också på att ett tak för vitesutbetalningar införs i klausulen. Fråga 12 AM 12.1 Marknadsföring Vi yrkar att paragrafen görs ömsesidigt gällande för både Köpare och Säljare. 2011-11-24 07:35 Svar på frågor: Förfrågningsunderlag Fråga 1 FU A5.1 Omfattning (även BaT 2.2 och AM 5.1) Upphandlingen avser dosdispensering av ordinerade läkemedel i öppen vård samt leverans av dessa till apotek och/eller andra avhämtningsställen Ska leverantörens anbudspris därmed enbart omfatta dispensering och leverans till apotek och avhämtningsställen (enligt DDP Incoterms 2010)? Svar 1: Ja, anbudspriset ska omfatta hela uppdraget såsom det är beskrivet. I anbudspriset ska i enlighet med Förfrågan punkten B12 Priser ingå följande: I priset skall samtliga kostnader för dosdispensering och transport till avtalat utlämningsställe ingå. Fråga 2 FU B6 Anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet Vi förutsätter att efterfrågad reservrutin enbart avser den maskinella dosdispenseringen. Är detta korrekt uppfattat? Svar 2: Nej, reservrutinen ska omfatta hela uppdraget. Fråga 3 FU B12 Priser (även AM 6.2) a) Anbudet skall innehålla pris för normalleverans av dosdispenserade läkemedel för en patient och dygn avseende en dosdispenseringstid om 14 dagar. Samma pris per patient och dygn skall även gälla för en dosdispenseringstid om 7 dagar Om andelen 7-dagarsdispenseringar ökar och leverantören samtidigt endast medges ett pris för alla dispenseringsformer, så medför detta att leverantören måste beakta betydligt ökande kostnader för 7-dagarsdispensering i sitt enhetspris, vilket kraftigt kommer att öka prisnivån för normalleveranser. Vi yrkar därför att prissättningen differentieras per dispenseringsform. Svar 3a: Nej, ingen förändring sker. Idag får endast en mycket liten bråkdel läkemedel som 7-dagarsdispensering. Region Skånes ambition är att vidmakthålla denna mycket låga andel, d v s att 7-dagarsdispensering endast ska användas i mycket speciella fall. Detta kommer att regleras via regionens riktlinjer för tjänsten. b) Vid akut omdispensering utgår samma pris per patient och dygn som vid normalleverans Om andelen akuta omdispenseringar ökar och leverantören samtidigt endast medges ett pris för alla dispenseringsformer, så medför detta att leverantören måste beakta ökade kostnader för akuta omdispenseringar i sitt enhetspris, vilket kraftigt kommer att öka prisnivån för normalleveranser. Vi yrkar därför att prissättningen differentieras per dispenseringsform. Svar 3b: Nej, ingen förändring sker. Region Skåne vill utnyttja tjänsten så kostnadseffektivt som möjligt, t ex genom att så långt det är möjligt undvika akuta omdispenseringar, som är kostnadsdrivande. Detta regleras via regionens riktlinjer och den statistik som ska redovisas för akuta dispenseringar, vilket t ex kan leda till förändrat sortiment i kommunernas läkemedelsförråd. Sida 14 av 20
Beskrivning av tjänst Fråga 4 BaT 2.1 Krav på dostjänsten Punkt 6 vid behov,, kunna dela tablett inför dosdispensering Tablett får delas efter bedömning av farmaceut och om tekniska förutsättningar finns (LVFS) 2010:9. Är det detta ni avser med vid behov? Svar 4: När förskrivare anser att behov finns och det är möjligt utifrån en farmacevtisk/teknisk bedömning. Fråga 5 BaT 2.2 Beställning Leverantören är även skyldig att kunna hantera ordinationer via fax om Beställaren så önskar. Faxhantering är starkt kostnadsdrivande och måste därför beaktas i prissättningen. I nuvarande prissättning för dostjänsten finns olika priser beroende på andelen faxordinationer. Det finns således ett incitament i dagens prissättning för förskrivarna att arbeta för en högre andel e-ordinationer. Om ett sådant incitament inte inkluderas som en förutsättning för prissättningen måste en kraftigt utökad andel av faxordinationer inrymmas i priset. Vi yrkar mot bakgrund av ovanstående på att det införs ett incitament för Köparen/Beställaren att använda e-ordination. Svar 5: Landstingen är medvetna om att faxhantering är mindre patientsäkert än via elektronisk ordination. Vi arbetar för och gör stora investeringar i att öka andelen elektroniska dosordinationer. Fråga 6 BaT 2.6 Övriga leveransvillkor Punkt 3 Sortering per avdelning eller motsvarande skall vara möjlig. Vi förutsätter att Leverantören får ersättning för ev. sortering utöver sampaketering per leveransadress. Är detta korrekt uppfattat? Svar 6: Nej, sortering per avdelning eller motsvarande skall vara möjlig och ingår i uppdraget. Avtalsmall Fråga 7 AM 6.3 Prisjustering ska godkännas av Beställaren. Vi förutsätter att prisjustering automatiskt sker enligt angivet index och att godkännandet endast avser kontroll av att Leverantören har räknat rätt. Är detta korrekt uppfattat? Svar 7: Nej. Prisjustering regleras enligt punkt 6.3 Prisjustering i avtalsmallen. Leverantören kan inte ändra sitt pris utan godkännande från Beställaren. Fråga 8 AM 7.2 Avvikelsehantering I avvikelserapporten ska dels försenade leveranser och dels felaktiga leveranser ingå Vi yrkar en precisering i detalj när en leverans är att se som försenad respektive felaktig, gärna med olika beskrivande exempel. Svar 8: Definitionen av försenad leverans resp felaktig leverans är enligt följande: Försenad leverans är när produkten/tjänsten levereras senare än avtalad tid. Felaktig leverans är när produkten/tjänsten som levereras inte är den avtalade produkten/tjänsten eller om levereras sker till fel leveransadress/godsmottagare. Fråga 9 AM 7.3 Statistik a) Punkt 2 Per betalningsansvarig arbetsplats: andelen elektroniska dosordinationer av totala antalet dosordinationer per arbetsplatskod. Den Leverantör som skall utföra uppdraget kan inte redovisa de ordinationer som är godkända av annan apoteksaktör. Köparen kan endast erhålla den samlade bilden av alla ordinationer från Apotekens Service AB. Vi yrkar därför att skall-kravet tas bort. Svar 9a: Frågan är under utredning. Regionen återkommer med svar. b) Punkt 3.5 boendeform (ordinärt/särskilt) namn Sida 15 av 20
Kravet gällande namn på boendet är kostnadsdrivande. Vi yrkar ett förtydligande av det ställda kravet. Vi yrkar även en särskild beskrivning av hur namn på särskilt boende skall anges. Detta för att kunna kalkylera den extra kostnad för IT-utveckling som kravet innebär. Svar 9b: Frågan är under utredning. Region återkommer med svar. Fråga 10 AM 7.4 Leveranssäkerhet Leverantören ska uppfylla en leveranssäkerhet på minst 98% En leveranssäkerhet motsvarande 98% är oaktat svar på fråga 8 mycket högt satt och blir därför väldigt kostnadsdrivande. Vi yrkar därför att kravet på leveranssäkerhet sänks. Svar 10: Leveranssäkerheten kvarstår på 98%. Fråga 11 AM 9.3 Vite Vitesklausulen som den är skriven är extremt kostnadsdrivande och utgör en stor affärsrisk, vilket innebär en kraftigt ökad tjänstekostnad. Detta kan i sig innebära att tjänstens kostnad blir så hög att den utarmas, vilket i slutändan drabbar enskilda patienter. Vi yrkar därför att vitesklausulen skrivs om till mer rimliga krav. Vi yrkar också på att ett tak för vitesutbetalningar införs i klausulen. Svar 11: Punkt 9.3 rad om vitessumma för Leveranssäkerhet i Avtalsmallen revideras enligt följande: Vid avtalsbrott avseende Avtalet punkt 7.4 Leveranssäkerhet ska vite med det antal kronor för uppnådd procentsats som anges i tabell 1, utgå på sätt som framgår av punkt 7.4 Leveranssäkerhet vid varje enskilt tillfälle som leveranssäkerheten underskrider avtalade, under en period om tre månader. Ersättningen räknas på den procentsats som är uppnådd och de antal enskilda leveranstillfällen som understiger 98% i Leveranssäkerhet. Tabell 1 Uppnådd % Vite 98 och högre 0 kr 97-97,99 500 kr 96-96,99 750 kr 95,99 och där under 1000 kr Exempel 1 Under perioden 1 januari 31 mars har totalt 10 000 leveranser skett. Av dessa har 9 798 leveranser skett inom korrekt tid. Leveranssäkerheten är således 97,98 procent. Vite ska därför utgå med 202 (antal enskilda leveranstillfällen) x 500 kr (se tabell ovan) = 101 000 kr. Exempel 2 Under perioden 1 januari 31 mars har totalt 10 000 leveranser skett. Av dessa har 9 590 leveranser skett inom korrekt tid. Leveranssäkerheten är således 95,90 procent. Vite ska därför utgå med 410 (antal enskilda leveranstillfällen) x 1 000 kr (se tabell ovan) = 410 000 kr. Fråga 12 AM 12.1 Marknadsföring Vi yrkar att paragrafen görs ömsesidigt gällande för både Köpare och Säljare. Svar 12: Punkten 12.1 Marknadsföring i Avtalsmallen, ändras till följande: Beställaren (Part) och Leverantören (Part) har inte rätt att använda Parts namn, material och logotyp utan Parts skriftliga medgivande. 2011-11-24 07:20 Fråga 1 Beskrivning av tjänst 2.6 Övriga leveransvillkor a) Punkt 7 Leverantören skall ha tillgång till avhämtningsställen med en god geografisk spridning Vi önskar precisering om vad som menas med god geografisk spridning. Sida 16 av 20
b) Punkt 8 Leverantörens avhämtningsställen ska vara placerade så att avståndet.inte avsevärt ökar 1. Formuleringen Leverantörens avhämtningsställen motsägs i föregående punkt där det sägs att leverantören ska ha tillgång. till avhämtningsställen. Vi tolkar det som att leverantörens anbudspris enbart skall omfatta dispensering och leverans till apotek och utlämningsställen (enligt DDP Incoterms 2010). Är detta korrekt uppfattat? 2. Om kostnad för utlämning omfattas förutsätter detta krav att Leverantören måste teckna avtal med ett stort antal apotek och utlämningsställen innan anbud lämnas, för att kunna uppfylla köparens krav på tillgänglighet. Detta innebär att Leverantören inte kan säkerställa skallkravet eftersom annan aktör kan välja att avstå utlämning eller kräva ersättning för utlämning som inte fullt ut kan beaktas i kalkylering av priset. Den anbudstid som står till Leverantörens förfogande är alldeles för kort för att teckna nödvändiga avtal och därmed kunna kalkylera kostnaderna och övriga affärsmässiga förutsättningar för ett anbud. Vi yrkar därför på att anbudstiden förlängs med minst 3 månader. 3. Vad menas med avsevärt? 2011-11-24 07:20 Svar på ställda frågor: Fråga 1 Beskrivning av tjänst 2.6 Övriga leveransvillkor Fråga 1a) Punkt 7 Leverantören skall ha tillgång till avhämtningsställen med en god geografisk spridning Vi önskar precisering om vad som menas med god geografisk spridning. Svar 1a: Idag sker utlämning via så gott som samtliga av Skånes apotek (ca 130), men flertalet av leveranserna sker direkt till kommunernas hemtjänstgrupper och särskilda boenden. Antalet apotek har ökat kraftigt sedan avregleringen och de är inte jämnt fördelade över regionen. Om flera apotek är placerade nära varandra är det inte nödvändigt att utlämning ska ske via samtliga dessa (eller andra utlämningsställen). Utlämningsställena ska ha en god geografisk spridning som uppfyller behoven från patient/kontaktperson/kommun. De ska även vara placerade så att avståndet för patient/kontaktperson/kommun inte avsevärt ökar i förhållande till dagens situation. Fråga 1b) Punkt 8 Leverantörens avhämtningsställen ska vara placerade så att avståndet.inte avsevärt ökar 1. Formuleringen Leverantörens avhämtningsställen motsägs i föregående punkt där det sägs att leverantören ska ha tillgång. till avhämtningsställen. Vi tolkar det som att leverantörens anbudspris enbart skall omfatta dispensering och leverans till apotek och utlämningsställen (enligt DDP Incoterms 2010). Är detta korrekt uppfattat? Svar1b: Svar: Ja, i anbudspriset ska i enlighet med Förfrågan punkten B12 Priser ingå följande: I priset skall samtliga kostnader för dosdispensering och transport till avtalat utlämningsställe ingå. Fråga 2. Om kostnad för utlämning omfattas förutsätter detta krav att Leverantören måste teckna avtal med ett stort antal apotek och utlämningsställen innan anbud lämnas, för att kunna uppfylla köparens krav på tillgänglighet. Detta innebär att Leverantören inte kan säkerställa skallkravet eftersom annan aktör kan välja att avstå utlämning eller kräva ersättning för utlämning som inte fullt ut kan beaktas i kalkylering av priset. Den anbudstid som står till Leverantörens förfogande är alldeles för kort för att teckna nödvändiga avtal och därmed kunna kalkylera kostnaderna och övriga affärsmässiga förutsättningar för ett anbud. Vi yrkar därför på att anbudstiden förlängs med minst 3 månader. Svar 2: Nej, förlängning av anbudstid medges ej. Sista dag för anbudstid kvarstår. Skall-kravet innebär inte att avtal ska vara tecknade vid anbudsgivning. Se vidare Beskrivning av tjänst, sist i punkt 2.6 Övriga leveransvillkor, där det anges att avtalade avhämtningsställen ska redovisas senast 1 månad innan avtalsstart, d v s senast 2012-12-01 till Beställaren. Fråga 3: Vad menas med avsevärt? 3. Se svar på fråga 1a. Sida 17 av 20