Fråga/Svar Läst 1 Fråga: Hej! g undrar om det finns någon möjlighet för er att förlänga anbudstiden? Våra semestrar är sedan länge inplanerade och december präglas för de flesta byråer av många leveranser i kombination med ledighet. Intresseanmälan kräver, om jag gör en korrekt bedömning, omrking en veckas arbetstid. En förlängning med ca tio dagar skulle göra stor skillnad för oss. Vi är angelägna om att kunna lämna in en bra intresseanmälan. Vi har beslutat oss för att förlänga tiden för att ansöka om att få lämna anbud till 2015 01 19. Sista dag för för att ställa frågor är 2015 01 07 frågor ställda från 19/12 till 6/1 kommer att besvaras senast 9/1. De dokument där dessa tider finns angivna kommer att uppdateras och ompubliceras. 2 Fråga: Vi kommer i år 2014 nå en byråintäkt på över 5 000 000 jämfört med förra årets dryga 4 700 000. Dvs. med 2014 års siffror uppfyller vi det kvalificeringskravet. Dock kommer vi inte ha ett färdigt bokslut att skicka in redan den 19 januari. Kan vi intyga detta på något annat sätt? Om ni når upp till kravet men inte har bokslutet färdigt ännu vill vi att ni anger när ni kan komplettera ansökan med bokslutet. Har ni något underlag inför bokslutet som visar på att ni uppfyller kravet bifogas det. 3 Fråga: Hej, I dokumentet inbjudan, under punkt "4.KVALIFICERING" så står det att ansökaren ska "område A, ha en byråintäkt på minst 5 000 000". g undrar varför detta krav finns? g tycker inte detta verkar stå i rimlig proportion mot det som upphandlas. I LOU, Lagen om offentlig upphandling, så finns principen om proportion som beskrivs såhär på konkurrensverkets webbplats: "Med proportionalitetsprincipen menas att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen." g tycker inte byråintäkten är relevant i detta sammanhang, däremot så måste man i punkt "4. KVALIFICERING" även "Styrka sin tekniska förmåga och kapacitet. Som bevis ska ansökan innehålla en beskrivning av ansökaren som innehåller placeringsort, personalresurser inom produktområdet, inriktning och affärsidé samt hur länge ansökaren har arbetat inom produktområdet." Här får ni ju se vad byrån kan leverera, personalresurser etc och borde utifrån detta kunna avgöra hur anbudsgivaren svarar upp på era krav. Tycker att detta är ett orimligt krav som borde tas bort ur upphandlingen och som tyvärr utesluter många som gärna vill lämna in ett anbud till er. Som exempel, vi på vår byrå har exempelvis flera stora offentliga kunder och hjälper dem med en mängd projekt varje vecka till en hög kvalitet och med mycket goda vitsord och resultat. Dock har vi ej data:text/html;charset=utf 8,%3Ctable%20class%3D%22rgMasterTable%22%20border%3D%220%22%20id%3D%22ctl00_CenterContentPlaceHolder_ 1/5
5 000 000 i intäkt, men levererar det vi ska tack vare vår arbetsmodell och vår effektivitet. Merparten av uppdragen under kommande avtalsperiod kommer att rymmas inom område A1 där vi kommer att tillämpa rangordning vilket innebär att förfrågningarna går till den leverantör som är rankad nr 1 och först när nr 1 inte kan leverera går den vidare till leverantör nr 2 osv. Vi vill sträva efter ett nära samarbete med våra avtalsleverantörer genom att samla erfarenheten av uppdrag för VGR på så få leverantörer som möjligt. Vi har därför för avsikt att teckna avtal med ett begränsat antal leverantörer och för att klara Västra Götalandsregionens behov av dessa tjänster krävs det att de leverantörer vi tecknar avtal med har en viss kapacitet. Vi har gjort bedömningen att vårt behov kräver leverantörer som når upp till en byråintäkt på 5 000 000 vår uppfattning är alltså att detta står i rimlig proportion till det som upphandlas. Att vi valt att ha en lägsta nivå för byråintäkt i stället för omsättning beror på att det ger en mer rättvisande bild av företagets kapacitet. Det rekommenderas även av Precis Föreningen Public Relations Konsultföretag i Sverige. 4 Fråga: Gällande underleverantörer i ex l filmproduktion får man ha det eller måste det ligga inhouse i byrån? Vi accepterar att avtalsleverantören använder sig av underleverantörer men avtalsleverantören ansvarar för de underleverantörer de anlitar, det är avtalsleverantören som är vår kontakt och som får fakturera. 5 Fråga: Hej, vi har följande frågor: A. Kan ett nätverk med en sammanlagd intäkt på 5 miljoner kronor lämna anbud om det uppfyller alla era övriga krav? B. Kommer ni att upphandla mindre byråer, som inte når upp till ert aktuella krav på intäkt, i ett senare skede? A., vi accepterar ett nätverk med en sammanlagd byråintäkt på 5 000 000 förutsatt att övriga krav uppfylls. Nätverket ska utgöras av ett bolag med ettorganisationsnummer och med en kontaktväg för Västra Götalandsregionen. B. Nej. 6 Fråga: Kan vi välja att endast lämna anbud inom ett av anbudsområdena A eller B? data:text/html;charset=utf 8,%3Ctable%20class%3D%22rgMasterTable%22%20border%3D%220%22%20id%3D%22ctl00_CenterContentPlaceHolder_ 2/5
, anbudsområdena A och B kommer att utvärderas var för sig se punkt 1.3 i Inbjudan till ansökan så det går bra att ansöka om att lämna anbud på område A eller B eller båda två. 7 Fråga: Det finns krav på att ansökaren ska kunna genomföra marknadsundersökningar. Kan dessa marknadsundersökningar genomföras av samarbetspartner till oss? Eller är det ett krav att kompetensen att genomföra dessa marknadsundersökningar finns inom det anbudsgivande företagets organisation? Vi accepterar att avtalsleverantören använder sig av underleverantörer men avtalsleverantören ansvarar för de underleverantörer de anlitar, det är avtalsleverantören som är vår kontakt och som får fakturera Jfr fråga 4. 8 Fråga: För att kunna avgöra om föreliggande anbudstävling är något för oss behöver vi svar på följande frågor: 1. På vilket sätt har SN 211 2014 Inbjudan selektiv upphandling slutgiltig version stöd i Västra Götalandsregionens näringspolitiska ambitioner som de uttrycks i exempelvis Västra Götalandsregionens strategidokument VG2020 och Vision Västra Götaland. a. Hur missgynnas små och medelstora företag av ett byråintäktskrav om 5 miljoner per år, och av rangordning? b. Hur påverkas marknaden och konkurrensvillkoren i Västra Götaland av de krav ni ställer i förfrågningsunderlaget? c. Finns det risk för konkurrensbegränsande konsekvenser med en upphandlings av denna art, när en så betydande aktör som Västra Götalandsregionen, strävar efter samarbete med få och stora leverantörer? 2. Har vi uppfattat avsikterna med dokumentet SN 211 2014 Inbjudan selektiv upphandling slutgiltig version rätt, när vi tolkar dem så att ni förutsätter att alla ramavtalade leverantörer ska kunna leverera samtliga efterfrågade tjänster? Det vill säga, att samtliga leverantörer som ni avser att skriva avtal med ska ha likartad kompetens och vara lika lämpade för alla uppdrag? 3. År 2020 ska det enligt Vision Västra Götaland finnas "etablerade system för att följa hur vi i Västra Götaland hanterar våra inköp". a. data:text/html;charset=utf 8,%3Ctable%20class%3D%22rgMasterTable%22%20border%3D%220%22%20id%3D%22ctl00_CenterContentPlaceHolder_ 3/5
När Västra Götalandsregionen nu går ut i den tredje upphandlingen av kommunikationstjänster/motsv 2006, 2012 vilka slutsatser har ni då dragit av hur upphandlingssystemet fungerat hittills? b. Hur har dessa slutsatser påverkat den aktuella inbjudan till selektiv upphandling? c. Anser ni att de tjänster ni nu efterfrågar och upphandlar stämmer väl överens med de tjänster ni i verkligheten efterfrågat inom berört avtalsområde under den innevarande upphandlingsperioden? 4. Vilket avtalsvärde beräknar ni för området strategisk rådgivning, kampanjer och informationsmaterial? 5. Ett exempel på tjänster som ni efterfrågar är "Fotografering, bildbehandling och övrig hantering av bilder". Vad innebär, mer i detalj, övrig hantering av bilder? 1a Vi har gjort bedömningen att vårt behov kräver leverantörer som når upp till en byråintäkt på 5 000 000. Små och medelstora företag kan komma att få uppdrag som underleverantör till avtalsleverantörerna. 1b De krav vi har ställt är baserade på de behov vi har idag och de vi kan se framåt. Vi accepterar att avtalsleverantören använder sig av underleverantörer vilket öppnar möjligheter för olika typer av företag. 1c Vår uppgift är att genomföra en upphandling för att tillgodose behovet av dessa tjänster för Västra Götalandsregionen. I arbetet med detta har vi tagit vara på det som fungerat bra och provar nya lösningar för det som fungerat mindre bra. 2 Samtliga leverantörer för område A ska kunna leverera de tjänster som ingår i område A, underleverantörer accepteras dock jfr svar på frågorna 4 och 7 i Frågor & svar. Motsvarande gäller för område B. 3a Vid upphandlingen 2006 tillät LOU fortfarande fritt val av ramavtalsleverantör vid avrop från ramavtalen. 2008 01 01 ändrades LOU så vid den förra upphandlingen där avtalen trädde i kraft 2011 11 01 respektive 2013 01 01 fick vi välja att hantera avropen genom rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. Projektgruppen för den upphandlingen valde förnyad konkurrensutsättning. Under avtalsperioden har både beställare och leverantörer sagt att de saknar möjligheten att diskutera uppdragen. Vi väljer därför att använda oss av rangordning för område A1 och konkurrensutsättning för område A2 i denna upphandling. data:text/html;charset=utf 8,%3Ctable%20class%3D%22rgMasterTable%22%20border%3D%220%22%20id%3D%22ctl00_CenterContentPlaceHolder_ 4/5
3b Selektivt förfarande innebär att vi genomför upphandlingen i två steg så att de som inte når upp till våra krav på leverantörer inte ska behöva lägga ner tid och kraft på att ta fram ett anbud. Se även svaret på fråga 3a. 3c Baserat på den utveckling som sker inom marknadsföring, marknadskommunikation och information har vi tittat på hur det ser ut idag och vilka behov vi ser framåt. 4 Inom detta område är det svårt att förutse hur stort behovet kommer att bli. Strategiska tjänster skiljer sig från förbrukningsvaror när det gäller att kunna förutse volymer. Andra faktorer kan påverka, till exempel politiska beslut. 5 Det kan exempelvis handla om bildredaktörskap, administration och support av den regiongemensamma bildbanken, att administrativt ombesörja och genomföra återkommande fotograferingar av pressbilder/porträtt och hålla en sådan samling uppdaterad. Antal: 8 data:text/html;charset=utf 8,%3Ctable%20class%3D%22rgMasterTable%22%20border%3D%220%22%20id%3D%22ctl00_CenterContentPlaceHolder_ 5/5