Handlingsplan för att hantera sjukskrivningar

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Tryggvesson 2014-03-17 ON 2014/0028 53505 Omsorgsnämnden Handlingsplan för att hantera sjukskrivningar Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner handlingsplan för att hantera sjukskrivningarna i omsorgsförvaltningen. Bakgrund Omsorgsförvaltningen har, under senare år, provat ett flertal åtgärder för att komma till bukt med den sjukfrånvaro som finns inom omsorgsförvaltningen. Nu tar förvaltningen ett helhetsgrepp för att, via inventering, sätta in åtgärder utifrån individuella behov. Åtgärderna och de verktyg som presenteras har visat sig framgångsrika hos andra arbetsgivare. Omvärldsbevakning har skett. Det salutogena betraktelsesättet bildar grunden för detta utvecklingsarbete. Thomas Tryggvesson Förvaltningschef Bilaga Omsorgsförvaltningen V-Chef_Avd Chef Adress Box 848, 391 28 Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 35 25 Thomas.Tryggvesson@kalmar.se

Handläggare Datum Ärendebeteckning Lena Ekström 0480-453890 2014-03-17 Åtgärdsplan - Frisknärvaro är ett begrepp som är viktigt i sammanhanget Sjukfrånvaro i Sverige Sedan 2003 har allt färre svenskar blivit sjukskrivna. Men nu ökar antalet igen. Den senaste mätningen visar den högsta siffran på fyra år. I mars 2012 var 133 000 personer sjukskrivna. Det kan jämföras med år 2003 då det var som värst med över 300 000 sjukskrivna. I de siffrorna ingår både kort- och långtidssjukskrivna. En anledning till minskningen är att regeringen införde nya regler för sjukförsäkringen 2008. De nya reglerna gjorde att färre blev sjukskrivna. Det gjorde det också svårare att bli sjukskriven en längre tid. Korttidssjuka ökar också Men nu ökar antalet sjukskrivna igen. Framförallt gäller det de långtidssjukskrivna, alltså de som är sjukskrivna mer än ett år. I februari förra året var det knappt 22 000 personer. I år är det drygt 35 000 personer. Antalet korttidssjukskrivna har också ökat en aning, från 93 000 förra året till 97 000 personer det senaste året. Att det stiger beror framförallt på de som återvänder efter att ha varit utförsäkrade en period. Återvändarna är de som har utförsäkrats sedan de nått gränsen för hur länge man får vara sjukskriven. Därefter har de blivit hänvisade till arbetsförmedlingen för att söka arbete. De som ändå har varit för sjuka för att jobba har fått förnyad rätt till sjukersättning och återvänt till försäkringskassan. Totalt har 60 000 personer utförsäkrats sedan reglerna började tillämpas. Orsaker till sjukfrånvaron Hälften av alla som är långtidssjukskrivna lider av stressrelaterad ohälsa. Tyvärr finns det idag inget tillförlitligt sätt att kemiskt mäta utmattningssyndrom, med exempelvis blodprov. I stället är man hänvisad till att den sjuka berättar. För att underlätta både rehabilitering och prevention har forskare tagit fram skattningsskalan KEDS, som står för Karolinska Exhaustion Disorder Scale. Detta är ett test med ett antal frågor som skulle kunna användas då personer söker för stress-relaterade problem hos sin doktor. Omsorgsförvaltningen Adress Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx lena.ekstrom@kalmar.se

2 (6) Friskfaktorer i arbetet som främjar hälsa Kompetens och utveckling, medarbetarskap, arbetsmotivation, arbetssätt och mål, kommunikation och arbetsgemenskap, ledarskap, arbetsbelastning, fysisk miljö. Friskfaktorer i andra kommuner I Falköping arbetar de med en metod som heter Kasam dialogen, som går ut på att skapa delaktighet, dialog och engagemang och att se arbetsmiljön med ett salutogent perspektiv. En viktig del är en enkät som på olika sätt tar upp de anställdas känsla av sammanhang. Resultaten från enkäten bidrar till på ett bra sätt att få igång diskussion och dialog i arbetsgruppen. I Skövde har de tagit fram en kortlek med påståenden om vad det innebär att vara medarbetare. Den använder de för att få fart på diskussioner på arbetsplatsträffar och särskilda workshops och seminarier med partsföreträdare. Resultatet är att de har formulerat en medarbetaridé, som en motsvarighet till en verksamhetsidé. I Mölndal var det salutogena perspektivet en utgångspunkt när parterna inom förvaltningen för vård och omsorg satsade på att vidareutveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. De ville få med både risk- och friskfaktorerna när det gäller de psykosociala arbetsmiljöfrågorna. Resultatet är ett nytt styrdokument om hur man jobbar med arbetsmiljön, för få med det friska och se till att värna om de faktorer som stärker det friska. Det här arbetar man med i samverkanssystemet, från arbetsplatsträffar och uppåt, inom omsorgsförvaltningen. De har förenklat arbetsmiljöarbetet och ökat kunskaperna om arbetsmiljöfrågorna på arbetsplatserna. Under 2013 ska kommunens alla tio förvaltningar genomföra en något modifierad version av styrdokumentet. Ett konkret exempel på vad ett salutogent förhållningssätt kan innebära i praktiken berättade de om från äldreomsorgen i stadsdelen Norra Hisingen i Göteborg. De har i ett treårigt projekt 2011-2013 arbetat med att grupper av anställda en gång i månaden träffas för att reflektera om sitt arbete, med hjälp av reflektionsledare och en särskild samtalsmetod. Det har lett till ökad frisknärvaro, mer lärande i arbetet och ett bättre arbetsklimat. Tid för reflektion förbättrar arbetsmiljön i hemtjänsten. I Angered, en stadsdel inom Göteborg, har de som arbetar med stöd för personer med äldre och har goda erfarenheter av en årlig arbetsmiljöcertifiering, som har resulterat i bättre rutin för arbetsmiljöarbetet. I Angereds stadsdelsförvaltning som helhet arbetar parterna tillsammans också aktivt för att se vad man kan förbättra på arbetsplatserna, och tar hjälp av expertis inom både företagshälsovården och Arbetsmiljöverket. Ett exempel på insatser som har vuxit fram i det här samarbetet är att alla i barnomsorgen fick testa sin hörsel, samtidigt som man genomförde konkreta förändringar, som ljuddämpande bord. Inom enheten Social resursförvaltning i Göteborg har de satsat på att förbättra arbetsmiljön för både chefer och anställda, i verksamheter som har schemalagd arbetstid efter kontorstid. Medarbetare kan då ringa Socialjouren i akuta frågor, exempelvis hot och våld, plötslig personalbrist eller stöd i val av metod i en viss situation. Det ger ökad trygghet för medarbetarna. Samtidigt blir det en bättre balans mellan arbete och fritid för cheferna på Social Resursförvaltnings

3 (6) chefer eftersom de inte längre behöver vara tillgängliga dygnet runt, när' Socialjouren tar de akuta frågorna efter kontorstid. På Rehabkliniken vid Södra Älvsborsgs sjukhus inom Västra Götalandsregionen använder de en enkel checklista för att ta reda på hur alla upplever jobbet och samarbetet. Det är ett sätt att regelbundet undersöka arbetsplatsens psykosociala arbetsmiljö, för att i ett tidigt skede kunna ta tag i sådant som fungerar mindre bra. I Oskarshamn har de, för att utveckla både gruppen och verksamheten, inventerat friskfaktorer på individ-, grupp- och organisationsnivå. Sedan har arbetsgrupper i workshops, som varat mellan 1,5 och 2,5 timme, hjärnstormat om hur det är nu, hur de önskar att det ska vara och hur vägen till den önskade framtiden I Vellinge gör HR-strategen, en läkare och sjuksköterska från företagshälsovården och berörd chef gemensamt en hälsoinventering två gånger om året. Då går de igenom sjukfrånvaron, samtidigt som de ser om det kan finns tidiga signaler om att de behöver arbeta förebyggande på någon arbetsplats, och med några individer. Genom tidiga insatser förebygger de långtidssjukskrivningar. Även i Åmål har personalavdelning, företagshälsovård och berörd chef sjukfrånvaron arbetat med kartläggningar två gånger om året, för att kunna förebygga istället för att komma in i ett senare skede och behöva rehabilitera. Erfarenheten är att man genom att inte släppa taget, utan skapa kontinuitet i arbetet, kan minska långtidssjukfrånvaron. I samarbete med företagshälsovården genomför Laholm självhjälpscirklar på temat Att leva ett friskare liv. Studiecirklarna riktar sig till både till långtidssjukskrivna och till anställda som riskerar längre sjukskrivningar. Ett mål är att deltagarna efter sex träffar ser vad de kan göra och vad de kan förbättra, istället för att bara fokusera på vad de inte kan.

4 (6) Förslag på följande insatser som kan höja frisknärvaron Förvaltningen kan välja att eftersträva en arbetsmetod utifrån beprövade metoder som salutogent arbetssätt och utifrån Kasam. Kasam- ett nyckelbegrepp är känsla av sammanhang. Salutogent- det nya arbetsmiljöordet Salutogena enligt Nationalencyklopedins definition: omständigheterna som bidrar till att personer är vid god hälsa trots att de varit utsatta för avsevärda och potentiellt sjuk-domsframkallande biologiska eller psykosociala stressorer. I utredningen har det framkommit att enheterna har olika behov då det gäller att utforma insatserna. Det kommer att bli tydligt efter behovsinventeringen. 1. Alla anställda ska få tillgång till sjukvårdupplysning i samband med sjukskrivning. Detta innebär att en sjuksköterska ger råd även vid tillfällen som vård av barn. Sjuksköterskan alla sjukfrånvarande dag ett, tre, sju och fjorton. Kan också gälla utifrån rehab kedjan dag 45,90 och 180. Cheferna får bättre överblick då det gäller sjukfrånvaroorsak över tid. Ansvaret ligger kvar hos chefen då det gäller kontakt med den sjuke och rehab insatser. Chefen undersöker vid varje anmälan om sjukfrånvaro om annat arbete kan erbjudas dag 2-14. Flera kommuner har prövat modellen och Karlstad kommun har arbetet med detta i 10 år. 2. Enkät som sedan kan ligga till grund för diskussion om lämpliga insatser. Enkäter kopplade till arbetsmiljön och ska ses som en behovsinventering. Det är genom dialog och diskussion som resultatet blir levande på arbetsplatsen och engagemang för handlingskraft skapas. Både positivt och negativt erhållet resultat bör diskuteras för att identifiera resurser och processer på arbetsplatsen men även för att se var det kan finnas förbättringsområden. Genom att vid varje diskussion lyfta fram positiva stärkande resurser och processer som finns på arbetsplatsen skapas positiva spiraler av igenkänning av sådana i dagligt arbetet. 3. Utbildning för chefer 4. Sjukfrånvaron kopplas till ekonomin så kostnader bli lättare att förstå 5. Förebyggande arbete. Detta kan innehålla allt från arbetsmiljöinsatser till hälsocoach/inspiratör. 6. Förebyggande insatser då det gäller droger och rökning 7. Olika insatser vid stress i arbetet 8. Olika lösningar som framkommer efter behovsinventeringen.

5 (6) Forskning om enkäter och dialogverktyg från Kristianstad Högskola Dialogverktyg kan användas som kartläggningsinstrument men även som dialogverktyg i kontinuerligt hälsoskapande processer på arbetsplatser. Det är genom dialog som resultatet blir levande på arbetsplatsen och engagemang för handlingskraft till förbättringsarbete skapas. En väl fungerande dialogprocess bidrar till hälsa på arbetsplatsen, både indirekt som en stödstruktur för hälsoskapande förbättringsarbete, och direkt genom de hälsoskapande upplevelser som individuellt engagemang möjliggör för personalen som deltar. Det är betydelsefullt att föra en dialog om både positivt och negativt erhållet resultat. Det är av vikt för att kunna identifiera resurser och processer på arbetsplatsen, men även för att se var det kan finnas förbättringsområden eller resursbrister. I varje dialogprocess bör även positivt stärkande resurser och processer som finns på arbetsplatsen lyftas fram, det bidrar till att skapa positiv uppmärksamhet och igenkänning av sådana i dagligt arbete Näckrosen har blivit en metafor för dialogprocessens cirkulära struktur. Näckrosens blomma är både start och nystart för enkätprocesser. I både första och sista steget i strukturen är förankring och förberedelser mycket viktiga. En välförankrad enkätprocess i hela organisationen bidrar till dess användbarhet, meningsfullhet och hållbarhet. Då kan organisationen blomstra genom väl genomfört hälsoskapande arbete. Bladet visar den cirkulära och kontinuerliga processen som genomgår ett antal steg från förankring till en ny processtart. Medarbetarna symboliseras av näckrosens stjälk som ger processen näring och håller processen flytande. De omgivande ringarna på vattnet visar att en ständig cirkulär process påverkar och medverkar i annat som händer i vardagen.

6 (6) Salutometern mäter det som är bra Enkäterna fungerar i en process Resultatet blev två frågeformulär, eller enkäter. De båda frågeformulären innehåller ett antal påståenden att ta ställning till på en sexgradig skala, till exempel jag går till arbetet med glädje, mitt arbete känns meningsfullt. Frågeformulären testades på några avdelningar på Ängelholms sjukhus och kallades där för Salutometern. Enkäterna är tänkt att fungera i en process där man först förbereder enkätprocessen, därefter besvarar enkäten, redovisar resultaten, diskuterar resultaten; både det som kommit fram som är bra och det som kan bli bättre, enas om förbättringar som behöver göras och så småningom genomför enkätprocessen igen, i ett ständigt pågående kretslopp. Det som är annorlunda med dessa enkäter är just den salutogena inriktningen, att man fokuserar på resurser i arbetet som är hälsoskapande. Och att vi har jobbat så nära de som ska använda enkäten att den har känts meningsfull och användbar för dem. Den praktiska arbetsprocessen för att jobba med Salutometern har tagits fram i samarbete med en grupp vårdanställda på Ängelholms sjukhus. Eftersom anställda inom vården länge har hört till dem som har flest sjukskrivningsdagar ville forskarna gärna utforma Salutometern tillsammans med den gruppen Enkätinstrument för att mäta...... indikatorer på hälsa... upplevelser av arbete Det hälsofrämjande perspektivet är idag utgångspunkt i mycket av det hälsoinriktade arbetet. Det gäller såväl när insatser görs på arbetsplatser som på andra arenor och oavsett om det gäller ren kartläggning, forsknings- och/eller utvecklingsarbete. Trots det används ofta sjuklighets- och problemorienterade instrument för att mäta framför allt hälsa men även upplevelse av arbete. Där har hälsomåtten ofta en patogen utgångspunkt "är du inte sjuk i medicinsk bemärkelse, har du god hälsa". I modern folkhälsovetenskap ses hälsa som ett kontinuum, som kan mätas på andra sätt än enbart genom en medicinskt orienterad dimension sjuk frisk. Trots det har de flesta försök att operationalisera hälsobegreppet. Begreppet genom att konstruera mätinstrument ändå i huvudsak kommit att handla om att mäta närvaro eller frånvaro av symtom, sjukdomar eller funktionsnedsättningar. På samma sätt som för hälsa har också korta, positivt inriktade instrument för mätning av upplevelser av arbete saknats. På grund av den rådande bristen på mätinstrument för upplevelsen av hälsa och arbete utifrån ett salutogent perspektiv, har ett flerårigt instrumentutvecklingsarbete pågått vid Högskolan Kristianstad. Kontinuum = gradvis övergång från ett stadium till ett annat utan några abrupta förändringar.