Förfrågningsunderlag 2015-04-10 Upphandlande organisation Upphandling ARBETSFÖRMEDLINGEN Upphandlingsverktyg och avtalsdatabas - Request For Information (RFI) Ulf Sjölén RFI 2.1 Sista anbudsdag: 2015-04-24 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen RFI underlag 1. Allmän Information 1.1. Presentation Arbetsförmedlingen är en nationell myndighet som finns i hela landet. Vi har 320 arbetsförmedlingar i elva så kallade marknadsområden. Huvudkontoret finns i Stockholm och Arbetsförmedlingens organisation leds av generaldirektören. Vårt uppdrag, de långsiktiga målen och uppgifterna, kommer från riksdag och regering och är formulerat i en instruktion för Arbetsförmedlingen. Våra övergripande mål är att underlätta för arbetssökande och arbetsgivare att hitta varandra och att prioritera stöd till personer som står långt från arbetsmarknaden. Arbetsförmedlingen har även ett samordnande ansvar för vissa nyanländas etablering på arbetsmarknaden. Uppdraget är att ge nyanlända rätt förutsättningar för att så snabbt som möjligt lära sig svenska, komma i arbete och klara sin egen försörjning. All upphandling i Arbetsförmedlingen styrs av gällande lagstiftning samt av Arbetsförmedlingens antagna upphandlingspolicy. I Arbetsförmedlingen finns en central upphandlingsavdelning, som stödjer all verksamhet med inköpsfrågor och upphandlingar. I alla upphandlingar ska Upphandlingsavdelningen konsulteras så att upphandlingen genomförs korrekt och effektivt. Detta ställer stora krav på att upphandlingar inom Arbetsförmedlingen kan genomföras på ett genomskinligt och högkvalitativt sätt. Därmed ställs det även stora krav på att Arbetsförmedlingens elektroniska upphandlingssystem fungerar korrekt och i enlighet med de riktlinjer och den upphandlingspolicy som Arbetsförmedlingen antagit. Arbetsförmedlingen efterfrågar synpunkter och information inför en planerad upphandling av ett elektroniskt upphandlingssystem. En Request for information (RFI) är inte en förfrågan om anbud utan ett sätt för Arbetsförmedlingen att samla information om möjliga lösningar och kravställningsmodeller inom ett eller flera områden inför framtagandet av kommande förfrågningsunderlag. 1.2. RFI Utskrivet: 2015-04-10 10:22 Sida 1 av 6
Syftet med denna RFI är att ge Arbetsförmedlingen information om vilka möjligheter som finns på marknaden och vilka leverantörer som kan svara mot de specifika krav på det upphandlingssystem som Arbetsförmedlingen ställer samt samtidigt ta tillvara branschens erfarenheter, kunskaper och framtidsvisioner. Svar på denna förfrågan ger Arbetsförmedlingen underlag för att bedöma vilka upphandlingssystem marknaden erbjuder. Detta är leverantörernas tillfälle att ge synpunkter som de anser är av vikt för att en upphandling ska få ett så bra resultat som möjligt. Vi föredrar att svar på denna RFI lämnas elektroniskt via TendSign: www.tendsign.se Svar på denna RFI är frivillig, att svara är ingen förutsättning för att få delta i den planerade upphandlingen. Ingen ekonomisk ersättning utgår för att besvara frågorna i denna RFI. Vi önskar även att få en produktvisning samt en muntlig beskrivning av hur uppstart går till och vilken typ av utbildning som erbjuds/behövs för att kunna arbeta i systemet, samt en redogörelse för leverantörens supportorganisation och hur supportärenden hanteras. Frågor angående förtydligande avseende de frågeställningar som finns under punkt 2.0 ska ställas och kommer endast att besvaras via www.tendsign.se Om information som lämnas kan komma att innebära kommersiell sekretess ska detta anges av informationsangivaren se punkt 1.3 Offentlighet och Sekretess. Sker detta kommer Arbetsförmedlingen att sekretessbelägga handlingarna tills dess att upphandlingen är genomförd och avslutad. Om någon ber att få ta del av dessa handlingar kommer detta att prövas enligt offentlighets- och sekretesslagen i särskild ordning. Svar av allmän karaktär kommer att meddelas samtliga som är med i RFI. 1.3. Offentlighet och sekretess Uppgiftslämnare som vill skydda uppgifter i RFI rekommenderas att lämna in en begäran om sekretess till Arbetsförmedlingen samt ange vilka uppgifter Uppgiftslämnaren vill skydda och vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs. enligt 31 kap 16-99 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Arbetsförmedlingen kan aldrig garantera att en handling förblir sekretessbelagd eftersom ett sådant beslut alltid kan överklagas till och bli prövat av Kammarrätten. Domstolen kan således besluta att handlingen inte ska vara sekretessbelagd. Observera att det är Arbetsförmedlingen som enligt offentlighets- och sekretesslagen ska besluta om en uppgift ska sekretessbeläggas. Ange vilka delar för vilka delar sekretess begärs samt motivera varför dessa ska omfattas av sekretess. Om sekretess inte begärs ange "ej aktuellt" i fritextfältet. 2. Frågeställningar 2.1. Dokument & ärendehantering/diarieföring Beskriv systemets stöd för dokumenthantering Beskriv systemets stöd för ärendehantering inklusive vad som är ett ärende, är det varje upphandling eller är det på lägre nivå till exempel varje anbud Beskriv systemets stöd för interna beställningar. Utskrivet: 2015-04-10 10:22 Sida 2 av 6
Beskriv systemets stöd för diarieföring Beskriv systemets regelverk för gallring och arkivering Beskriv er ordbehandlingsfunktion samt textredigeringsfunktion. Beskriv systemets hantering av frågor och svar? Beskriv systemets hantering av informationsutskick till leverantörer 2.2. Sökfunktion & rapporter/statistik Beskriv systemets sökfunktion ex leverantörsuppgifter, avtal, etc. Vilka möjligheter finns det för framtagning av rapporter/statistik? Beskriv möjligheten att visa ett förfrågningsunderlag som en pdf Beskriv möjligheten att visa ett avtal som en pdf (vi har behov av att visa avtal för medarbetare som inte nödvändigtvis kommer ha tillgång till upphandlingssystemet) 2.3. Support & utbildning Om det finns en demo-databas i så fall hur är den tillgänglig. Beskriv er supportfunktion Beskriv tillgången till testsystem/testmiljöer Beskriv möjligheten att vi kan ha en instans i testmiljö nummer 1 och en annan instans i testmiljö nr 2 Beskriv möjligheten till teknisk support och direktkontakt med utvecklare av systemet 2.4. Upphandlingsformer Finns samtliga aktuella upphandlingsförfaranden tillgängliga i ert system? (LOV, LOU, förnyad konkurrensutsättning, direktupphandling etc. Vilka möjligheter till icke lagstyrda former, exempelvis RFI, finns i systemet? Vilka möjligheter till att se/läsa/börja jobba med inkomna svar före sista anbudsdag finns i förekommande fall? Finns möjligheter att se/läsa/börja jobba med inkomna anbud före sista anbudsdag vid exempelvis direktupphandling? Finns möjlighet till att genomföra en enkätförfrågan i systemet erhålla sammanställningar av inkomna svar? 2.5. Anpassning Finns det möjlighet till anpassningar av upphandlingssystemet utifrån Arbetsförmedlingen egna behov? Finns det möjligheter till att förändra uppgifter som exempelvis avtalsansvarig, kontraktsägare osv i ert system? Finns det möjlighet att få kopplingar till specifika tjänster såsom verktyg för avtalsuppföljning? Utskrivet: 2015-04-10 10:22 Sida 3 av 6
Beskriv vilken typ av kompatibilitet som systemet har med t.ex. ekonomisystem, e-beställningssystem, inköpsanalys osv. 2.6. Integration Beskriv hur systemets informationsmodell ser ut, gärna i ett UML-liknande form, det vill säga relationer och begreppsdefinitioner (t ex avtal, rangordning, viten, upphandlingsform etc.)? Beskriv på vilket sätt ert system erbjuder integration mot ärendehanteringssystem, inköpssystem och ekonomisystem. Finns det integration mot e-arkiv? Hur ser systemets API ut för export/import av data? Vilka standarder (protokoll) använder systemet? Vad är det som är möjligt att exportera/importera, det vill säga vilka objekt (avtal, leverantörer, upphandlingar, pris etcetera) Hur gör man för att hantera egendefinierade strukturer som ska vara tillägg till avtal? 2.7. Licensiering/Ersättningsmodell I myndigheten arbetar 25-30 upphandlare. Totalt har ca 50 personer behörigheten upphandlare utöver dessa finns det ca möjliga 13 000 avtalsläsare. Beskriv er licensieringsmodell/ersättningsmodell Beskriv för hur systemet hanterar licenser för passiva användare som beställer upphandlingar/registerar ärenden samt för support/systemanvändare/avtalsläsare som inte aktivt jobbar i systemet. 2.8. Sekretess & Behörighet Beskriv hur sekretessen fungerar Beskriv behörighetssystemet Finns det stöd för PUL skydd? Finns det stöd för digitala signaturer för ex anbudsgivare, avtal, etc. Finns SingleSignOn (SSO) för inloggning? 2.9. Lagar & Direktiv Beskriv hur ni agerar vid nya antagna upphandlingsföreskrifter och vid nya EU-direktiv Beskriv hur ni som Leverantör följer ESV:s e-handelsförordning? (t ex att inmatning av priser ska ske av leverantörer) 2.10. Juridik Vem äger informationen? Beskriv hur informationen (t ex all avtalsinformation) kan levereras ut till oss i händelse av byte av systemleverantör? Utskrivet: 2015-04-10 10:22 Sida 4 av 6
2.11. Kreditupplysning Beskriv er funktion för kreditupplysning och redogör för hur funktionen fungerar i ert system. 2.12. Utveckling & Nya versioner Vilken Roadmap och ambitioner har ni för ert system? Beskriv hur ni hanterar nya versioner av systemet. MS Office 2010 är standard i Arbetsförmedlingen beskriv vad det innebär för ert system Hur hanteras förslag från kunder? Hur kommuniceras de till övriga kunder? Redogör för er process för detta och hur ni prioriterar förslag samt vilka tidsramar som vanligtvis gäller. 2.13. Avtalshantering Beskriv vilka funktioner som ingår i avtalsdelen Beskriv systemets möjlighet för oss att styra vilka avtal som visas externt eller inte Beskriv systemets möjlighet att hantera geografiska upphandlingsområden (leveransområden) Beskriv systemets möjligheter att prissätta utifrån alternativ leveransort Beskriv er prisfunktionalitet Beskriv möjligheten att göra prisjusteringar (kan leverantörer lämna pris) Beskriv systemet möjlighet att kommunicera att ett antal platser på en upphandlad utbildning är slut enligt avtalet Beskriv möjligheten att hantera olika typer av samarbetsavtal etc i avtalshanteringen Beskriv möjligheten att hantera avtal vilka vi till exempel inte vill visa upp publikt 2.14. System Hur är systemet uppbyggt t ex i moduler eller komponenter? Är ert system processorienterat? Hur ser upphandlingsförfarandets tillståndsmaskin ut? Vilka lösningar finns och rekommenderas av leverantören vad gäller drift av systemet. Hur ser processen ut vid systembyte? Har systemet responsivt gränssnitt? 2.15. Utvärdering Beskriv vilka funktioner som ingår i utvärderingsmodulen Utskrivet: 2015-04-10 10:22 Sida 5 av 6
2.16. Rättsfallsbibliotek Finns det någon rättsfallsdatabasmodul? 2.17. Upphandlingsbibliotek Finns det någon upphandlingsdatabasmodul? 3. Upphandlingsverktyget 3.1. Länk eller demo Ange i fritextfältet länk till demo av ert upphandlingsverktyg. Det är ca 8 deltagare i projektet som behöver ha en demolänk till systemet 4. Presentation 4.1. Tider för presentation av er systemlösning för upphandlingsverktyget Arbetsförmedlingen ser gärna att de leverantörer som besvarar RFI:n kan demonstrera sina system på plats i Arbetsförmedlingens lokaler. Datum och möjliga tider för presentationer. Måndag: 4/5-15 kl.09.00 10.30 och 13.00-14.30 Tisdag: 5/5-15 kl.09.00 10.30 och 13.00-14.30 Onsdag: 6/5-15 kl.09.00 10.30 och 13.00-14.30 Presentationen genomförs hos Arbetsförmedlingen, Hälsingegatan 38, Stockholm och beräknas ta ca en timme. Ingen ersättning för deltagande utgår. I lokalerna finns PC-projektor som lätt kan anslutas till medhavd dator. Ange i fritextfältet kontaktperson, e-postadress och tfn samt vilka av dagarna samt tider som fungerar för er Utskrivet: 2015-04-10 10:22 Sida 6 av 6