SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER för upphandling avseende service av hissar, portar och automatiska dörrar Micasa Fastigheter i Stockholm AB 2011-06-30 Handlingen är upprättad av:
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 2 (22) INNEHÅLLSFÖRTECKNING SF0 ALLMÄNT... 5 SF0.1 Beställare... 5 SF0.2 Entreprenör... 5 SF0.3 Beställarens målsättning... 5 SF1 OMFATTNING... 6 SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag... 6 SF1.2 Material och varor... 7 SF1.3 Tillkommande och avgående arbetsuppgifter under kontraktstiden... 7 SF1.4 Sidoentreprenörer och leverantörer... 7 SF1.5 Kontroll av mängder och statusuppgifter... 7 SF1.8 Diverse kostnader och intäkter... 7 SF1.81 Diverse kostnader... 8 SF2 UTFÖRANDE... 8 SF2.1 Kvalitet... 8 SF2.2 Miljö... 8 SF2.3 Statuskontroll... 9 SF2.4 Tillhandahållanden... 9 SF2.6 Ändringar och tilläggsarbeten... 10 SF2.7 Kundkontakter... 10 SF3 ORGANISATION... 10 SF3.1 Organisation och personal... 10 SF3.2 Fullmakter... 10 SF3.3 Personal... 10 SF3.4 Kvalitetsledning... 11 SF3.5 Miljöledning... 12 SF3.6 Dokumentation... 12 SF3.7 Möten... 13 SF4 TIDER... 14 SF4.1 Tidplan... 14 SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning... 14
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 3 (22) SF4.3 Tider för utförande av arbete... 14 SF4.32 Tid för utförande av felavhjälpande arbeten... 15 SF4.4 garantitid... 16 SF5 ANSVAR... 16 SF5.1 Vite... 16 SF5.2 Ansvar tredje man... 16 SF5.3 Försäkringar... 17 SF5.4 Arbetsmiljö... 17 SF5.5 Brandskydd... 17 SF5.51 Systematiskt brandskyddsarbete... 17 SF5.511 Beställarens brandskyddsansvarige... 17 SF5.512 Entreprenörens brandskyddsansvarige... 17 SF5.513 Brandskyddsutbildad personal... 17 SF5.514 Särskilda föreskrifter för brandskydd... 17 SF5.52 Heta arbeten... 18 SF5.521 Särskilda föreskrifter vid brandfarliga arbeten... 18 SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m... 18 SF5.7 Säkerhet och sekretess... 18 SF6 EKONOMI... 18 SF6.1 Ersättning... 18 SF6.2 Fakturering och betalning... 19 SF7 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL... 20 SF7.1 Avslutande statuskontroll... 20 SF7.2 Redovisning... 20 SF8 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING... 20 SF8.1 Avbeställning... 20 SF8.2 Hävning... 20 SF9 TVIST... 22 SF10 ÖVRIGT... 22 SF10.1 Överlåtelse och information... 22
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 4 (22) SF SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER Dessa Särskilda föreskrifter ansluter till ABFF 04, AFF-definitioner 04 och är upprättade i enlighet med SF 04 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster. Koder och rubriker följer dessa dokument. Pyramidregeln Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som skrivs t ex under rubriken SF1, gäller således för SF1.1, SF1.11 osv, om inte annat anges under dessa underrubriker. Förkortningar B Beställaren E Entreprenören UE Underentreprenör SE Sidoentreprenör Tillägg till AFF Definitioner 04 Objekt: alla ingående utrustningar i en (1) enskild och funktionsklar korg-, plattformseller trapphiss, automatisk port samt automatisk dörröppnings- och/eller stängningsutrustning. Utrustning: del i objekt med funktion som krävs för att ett objekt ska ha avsedd funktion.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 5 (22) SF0 ALLMÄNT Micasa Fastigheter i Stockholm AB, dotterbolag till Stockholms Stadshus AB, är ett fastighetsbolag som äger och förvaltar Stockholms stads omsorgsfastigheter där också olika kontors-, affärs- och lagerlokaler ingår, liksom ett antal senior- och trygghetsbostäder samt studentbostäder. En omsorgsfastighet kan vara ett servicehus, ett behandlingshem, en gruppbostad eller ett sjukhem. Micasas fastighetsbestånd omfattar 136 fastigheter inklusive fem förvaltningsuppdrag om totalt 1 120 000 kvm. SF0.1 SF0.2 SF0.3 SF0.31 SF0.32 SF0.33 Beställare Företag/organisation: Adress: Besöksadress: Micasa Fastigheter i Stockholm AB Box 17 211, 104 62 Stockholm Rosenlundsgatan 44 B Tel nr: 08-508 360 00 hemsida: www.micasa.se Org nr: 55 65 81-7870 Styrelsens säte: Entreprenör Redovisas i kontrakt. Beställarens målsättning Stockholm Beställarens målsättning för entreprenaden B:s mål är att uppdraget ska bedrivas med upprätthållande av rätt kvalitet så att hyresgäster och besökare upplever fastigheterna som välskötta och fyller sin funktion. E ska utföra entreprenaden i enlighet med detta mål. Kvalitetsmål för tjänsten (entreprenaden) Se SF2.1 och SF3.4. Miljömål för tjänsten (entreprenaden) Se även SF2.2 och SF3.5. B eftersträvar en miljöanpassad drift och förvaltning av sina fastigheter. Miljöanpassningen ska innebära en hushållning med resurser, en inomhusmiljö utan negativa hälsoeffekter samt i övrigt uppfylla allmänna hänsynsregler i Miljöbalken. E ska utföra sitt uppdrag i enlighet med denna målsättning. Se även B:s miljöpolicy.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 6 (22) SF1 OMFATTNING Entreprenaden omfattar servicearbeten på hissar och automatiska dörröppnare (i fortsättningen benämnt objekt) inom B: s bestånd. Entreprenaden utgör ett åtagande med funktionsansvar med i handlingarna angivna avgränsningar. Entreprenören åtar sig, till fast ersättning per år utföra: Servicens driftdel med tillsyn och skötsel av objekt via förebyggande underhåll tillståndskontroll med åtgärdsförslag för B:s beslut biträda vid lagstadgad kontrollbesiktning ta emot larm från objekt via Internet, per objekt dokumentera datum för utfört servicebesök, felhändelser, felorsak och årsvis budgetunderlag hålla sig á-jour med gällande lagstiftning och meddela beställaren de förändringar som sker till löpande ersättning utföra: igångsättning efter funktionsfel Servicens underhållsdel med akut-, förebyggande- och planerat underhåll jourutryckning för tillrättaläggande på objekt som inte är kopplade till befintlig jour, Se 06.4 Hisslarm kopplade till jourmontör, dat 2011-06-30. Antal objekt varierar över tiden vartefter nya objekt installeras i fastigheter, fastigheter med objekt byggs om, förvärvas eller avyttras. Modernisering och estetisk förbättring av objekt ingår inte i entreprenaden. Entreprenadernas omfattning framgår i detalj av i SF1.1 förtecknade handlingar. SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag 01 Kontraktsformulär, dat 2011-06-30 02 ABFF 04, ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR ENTREPRENADER INOM FASTIGHETSFÖRVALTNING OCH VERKSAMHETSANKNUTNA TJÄNSTER (Bifogas ej) 03 AFF-DEFINITIONER (Bifogas ej) Aff-definitioner 04, utgiven av Aff-kommittén 06 ÖVRIGT FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 06.1 Särskilda föreskrifter, dat 2011-06-30 06.2 Objektsbeskrivning hissar, dat 2011-06-30 06.3 Objektsbeskrivning portar och automatdörrar, dat 2011-06-30 06.4 Hisslarm kopplade till jourmontör, dat 2011-06-30 06.5 Teknisk beskrivning, dat 2011-06-30 06.51 Exempel på Servicemanual Linhiss 06.52 Exempel på Servicemanual Hydraulhiss 06.53 Exempel på Servicemanual Lyftbord & plattformshissar 06.6 Fastighetskarta Micasa 2011 06.7 Hänsynsregler, dat 2010-09-10
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 7 (22) 06.8 Micasa miljöpolicy, dat 2006-04-01 06.9 Micasa fastighetsvärdar, dat 2011-06-30 07 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER, dat 2011-06-30 08 FORMULÄR TILL ANBUD, dat 2011-06-30 Om det i handlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, inbördes i ovanstående ordning. SF1.2 Material och varor Endast material och varor som är i överensstämmelse med B:s miljökrav får användas. E har inte rätt att byta fabrikat på befintligt material, tekniska komponenter eller teknisk utrustning av väsentlig betydelse utan B: s medgivande. SF1.21 Förbrukningsmaterial Material och varor för service i entreprenaden, anskaffas och bekostas av E. Exempel på förbrukningsmaterial är säkringar, lågenergi- och lysrörslampor, glödlampor, lysrör och glimtändare i hisskorg, belysning i schakt, signallampor, lysdioder, trassel, oljor, fästmaterial, batterier etc. SF1.3 SF1.4 Tillkommande och avgående arbetsuppgifter under kontraktstiden Vid köp, försäljning, överlåtande eller uppförande av nya objekt eller övertagande/avlämnande av larmmottagning och åtgärd vid Folk fast och felavhjälpande underhåll ska +/- 5 % tillkommande/avgående objekt ingå i entreprenaden. Den ekonomiska regleringen av tillkommande och avgående objekt därutöver sker enligt SF6.11. E ska bevaka utgående garantitider för objekt enligt objektsbeskrivningar, lägga till dem i entreprenaden när så sker och meddela B tillagda objekt. Sidoentreprenörer och leverantörer B utför själv fastighetsskötsel i fastigheter upp till 1500 m2 och har avtal med SE gällande fastighetsskötsel av fastigheter större än 1500 m2. I de fall egen fastighetsskötare eller SE påträffar fel på objekt ingående i entreprenaden kommer B att anmäla felet till E. Inställelsetider för E enligt SF4.32. Vissa automatlarm är anslutna till av B anlitad SE (fastighetsjour, se 06.4 Hisslarm kopplade till jourmontör_2011-06-30). Vid utlöst larm vidarebefordras dessa till E. SF1.5 Kontroll av mängder och statusuppgifter E förutsätts före avgivandet av anbudet i skälig omfattning skaffat sig kännedom om förhållanden av betydelse för att lämna anbud. Om kontrollen visar att avvikelser föreligger ska krav på ersättningsreglering vara framställt senast 4 månader efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. B har samma möjlighet till kontroll och reglering inom samma tidsperiod. Ekonomisk reglering sker enligt SF6.12. SF1.8 Diverse kostnader och intäkter
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 8 (22) SF1.81 Diverse kostnader E ska utföra och bekosta borttransport, återvinning, destruktion eller deponering av avfall som uppstår av entreprenadens utförande. SF2 SF2.1 SF2.12 SF2.2 SF2.22 UTFÖRANDE Kvalitet Beställarens kvalitetskrav Arbetsmetoder och hjälpmedel ska väljas med hänsyn till anläggningarnas långsiktiga underhållsstatus, kvalitets- och miljöaspekter samt anpassas till pågående verksamheter i förvaltningsobjektet. Beträffande Kvalitetsplan se SF3.422. Miljö Beställarens miljökrav E ska uppfylla de krav och riktlinjer som finns redovisade i förfrågningsunderlaget. Varor som används i entreprenaden inom följande produktgrupper ska vara miljöprövade enligt kriterierna i Byggvarubedömningen (www.byggvarubedomningen.se): Förvaltningsprodukter för drift (rengöringsprodukter, saneringsmedel, smörjmedel, mm) Kemiska produkter (färg, fog, lim, fogmassa, fogskum mm) Cementbaserade produkter (puts, avjämningsmassa, spackel ) Invändiga ytskikt Golvbeläggningar Byggskivor Termisk isolering Snickerier (exkl. beslag) Takbeläggningar Plan plåt (hängskivor, ståndskivor mm) Fasadmaterial (puts, skivor, tegel, element, panel) Drev, tätning, nät mm Elinstallationer (kablage, kanaler, apparater (vägguttag mm), elcentraler, armaturer) VS-installationer (va-rör, värmedistrubutionssystem (rör, radiatorer, ventiler), armaturer) Vent-installationer (kanaler, spjäll, ventilationsdon, ) Byggvaror som fått totalbedömningen rekommenderad eller accepterad är godkända för användning. Rekommenderad byggvara ska prioriteras före accepterad om möjligt. Byggvaror med totalbedömningen undviks får endast användas efter beställarens godkännande, samt upprättande av avvikelserapport. Miljöprövning av övriga varor som är tänkta att användas i entreprenaden och som inte finns i Byggvarubedömningen, görs enligt överenskommelse av entreprenören, alternativt beställaren, före användning. Åtkomst till Byggvarubedömningen erhålls genom att licens tecknas på Byggvarubedömningens webbportal. Licens bekostas av E.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 9 (22) Vid miljöprövning av vara utan beställning genom verktyget Byggvarubedömningen gäller BVB:s kriterier och viktningsmatris samt att beställaren avgör om bedömarens kompetens, bedömningsrutin och dokumentation är likvärdig. SF2.3 Statuskontroll Vid entreprenadens påbörjande ska de objekt som omfattas av entreprenaden granskas av E (bekostas av E) i samband med första service tillfället. E ska därefter anmäla behov av nollställning av objekt, om ej så anmäls tar E över objekt i befintligt skick för fortsatt service. Objekt som uppvisar brister ska dokumenteras med protokoll och fotografier för att fastställa statusen vid kontraktstidens inledning. E delger B sin dokumentation. Vid behov kan opartisk person medverka vid statuskontrollen, denne utses och bekostas av B. Med ledning av kontrollen kan ekonomisk reglering enligt SF6.12 bli aktuellt. SF2.4 Tillhandahållanden Nycklar/passerkort E erhåller det antal nycklar/passerkort/portkoder som erfordras för entreprenaden. Nycklar/kort kvitteras och återlämnas vid uppdragets slut. Nycklar ska förvaras betryggande. Ej återlämnad nyckel/passerkort likställs med förlust. Förlorad nyckel/passerkort ska anmälas omgående. Förlorad nyckel/passerkort är att betrakta som vårdslöshet. E ska inneha speciell nyckelförsäkring för att täcka ev. skada som kan uppkomma samt för byte av cylindrar etc. Se ABFF 04 punkt 32. SF2.44 SF2.442 SF2.45 SF2.53 SF2.532 Hjälpmedel/inredning och utrustning Hjälpmedel för entreprenadens utförande Hjälpmedel för de arbetsuppgifter som ingår i entreprenaden anskaffas och bekostas av E. Försörjningsmedia som tillhandahålls B tillhandahåller försörjningsmedia såsom el och vatten för Es utförande av entreprenaden. Endast av B anvisade uttag och tappställen får användas. Entreprenader Entreprenörens avtal med underentreprenörer Underentreprenörer som E behöver anlita för utförande av sin entreprenad ska godkännas av B. Detta gäller även för ytterligare underentreprenörsled, dvs. om underentreprenören i sin tur behöver anlita underentreprenörer. I anbud ska ev. underentreprenör anges och för vilket arbete som avses. E svarar för UE: s arbete i alla led som för sitt eget. E ska kontrollera att underentreprenörer fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, t ex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska utföras före avtalsskrivning med underentreprenörer och därefter årligen. B förbehåller sig rätten att ta del av E:s avtal med UE.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 10 (22) SF2.6 SF2.7 Ändringar och tilläggsarbeten Med tillägg till ABFF punkt 15; För rätt till ersättning ska samtliga ändringar och tilläggsarbeten vara godkända av B. Kundkontakter För entreprenaden gäller Micasa: s hänsynsregler vid arbete och i kontakter med hyresgäster/verksamhet i objekten, se bilaga 06.5. SF3 SF3.1 SF3.11 ORGANISATION Väsentliga ändringar i parts organisation som berör entreprenaden ska meddelas skriftligt till motparten. Organisation och personal E:s organisation för entreprenaden inklusive UE anges i kontraktet. Ombud B:s ombud under kontraktstiden är Anders Nordstrand. E:s ombud under kontraktstiden anges i kontraktet. SF3.12 Kontaktpersoner B:s kontaktperson under kontraktstiden är Christer Wessel. E:s kontaktperson under kontraktstiden anges i kontraktet. SF3.2 SF3.3 Fullmakter Vid behov av skyndsamma åtgärder, t.ex. risk för skada på person eller egendom har E behörighet och skyldighet att vidtaga de åtgärder han anser erforderliga för att begränsa skadans omfattning och minimera avbrottstiden. E redovisar snarast vidtagna åtgärder för B och informerar berörda verksamheter och personer. Personal E: s anställda ska vara för ändamålet speciellt utbildad personal. Entreprenadansvarig ska ha genomgått utbildning för utförande av intyg för Heta arbeten och inneha behörighet för att utföra installationer och reparationer på elektrisk starkströmsanläggning. E:s anställda ska vara enhetligt och prydligt klädda, ha E:s logo på kläderna samt bära synligt IDkort eller annan identitetshandling som B godkänt. E:s anställda ska kunna tala, förstå, läsa och skriva svenska. E ska, om E ej har kollektivavtal, följa kollektivavtalets krav på lägsta godtagbara arbets- och anställningsvillkor, lägstalöner, arbetstider och anställningsvillkor etc. Entreprenören förbinder sig att inte anlita s.k. svart arbetskraft. Med svart arbetskraft avses personer för vilka entreprenören inte innehåller och inbetalar källskatt och arbetsgivaravgifter i enlighet med gällande lag därom.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 11 (22) De ovan angivna föreskrifterna gäller även anlitade underentreprenörer, ansvar och kontroll åligger entreprenören. Beställaren kommer stickprovsmässigt att kontrollera att föreskrifterna efterlevs. E ska i sin verksamhet i Sverige följa vid varje tillfälle i Sverige gällande antidiskrimineringslagstiftning och ställa samma krav på sina underleverantörer. SF3.31 Arbetsledning E ska för entreprenadens genomförande ha (relevant) kompetens, behörighet och utbildning. Entreprenadansvarig får ej vara UE. Vid eventuellt byte av entreprenadansvarig ställs samma krav på entreprenadansvarig som i upphandlingsföreskrifterna (inklusive referenser). SF3.4 SF3.41 Kvalitetsledning Kvalitetsansvariga B:s kvalitetsansvarige anges i kontraktet. E:s kvalitetsansvarige anges i kontraktet. SF3.42 SF3.422 Kvalitetsplan Entreprenörens kvalitetsplan E ska, sedan kontrakt ingåtts, upprätta kvalitetsplan för entreprenaden och därvid arbeta in kvalitetsåtgärder som B förskrivit om inte annat anges i kontraktshandlingarna. Innan arbetena påbörjas ska E överlämna kvalitetsplanen, som minst ska beskriva nedanstående förhållanden och områden, till B för dennes granskning och godkännande. Organisation för kvalitetssäkring av entreprenaden, inklusive en lista på den servicepersonal och arbetsledning som avses utföra uppdraget. Es kvalitetspolicy och kvalitetssystem Hur kvalitetskontroll (egenkontroll) kommer att genomföras och vilka rutiner för kvalitetssäkring och avvikelsehantering E kommer att tillämpa Rutiner för utförande av arbetsuppgifter Es kvalitetssystem ska vara praktiskt och administrativt hanterbart och integrerat med den dagliga driften. Gränsdragningen mellan egenkontroll av den som utför arbetet, arbetsledningens kontroll och internrevision ska vara tydlig. SF3.43 SF3.432 Kvalitetskontroll Beställarens kvalitetskontroll Genom Bs försorg kan kundattityder komma att mätas under entreprenadtiden. E ska under kontraktstiden utföra egenkontroll och ska till beställaren redovisa resultatet av dessa kontroller. Under entreprenadtiden kommer även kontroll av Es arbete att utföras av B genom stickprovskontroll. Kontroll kommer att genomföras minst en (1) gång per år.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 12 (22) SF3.433 SF3.5 SF3.51 Entreprenörens kvalitetskontroll E ska på eget initiativ under entreprenadtiden fortlöpande utföra egenkontroll och dokumentera åtaganden enligt avtalad kvalitetsplan samt rapportera resultatet på kundanpassad webbportal, drifts- och kontraktsmöten. Det innebär att E regelbundet i sin egen organisation utför kontroll av eget utfört arbete. Miljöledning Miljöansvariga B:s miljöansvarige anges i kontraktet E:s miljöansvarige anges i kontraktet. E ska ha en kontaktperson för miljöfrågor som ska kunna vara behjälplig med uppföljning av samtliga miljökrav. SF3.52 SF3.522 Miljöplan Entreprenörens miljöarbete Till anbud ska bifogas en miljöplan relevant för uppdraget. E ska i planen redovisa hur denne med system och rutiner uppfyller de krav och riktlinjer som finns redovisade i detta förfrågningsunderlag B kan under kontraktstiden genom stickprovskontroll komma att kontrollera att de angivna miljökraven uppfylls. E ska ha en miljöpolicy och ha rutiner för internrevision och egenkontroll, hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för avvikelser. E ska kunna beskriva hur information om nya riktlinjer, krav och övrig miljöinformation sprids inom företaget. Personal som arbetar inom avtalet ska ha miljöutbildning och kännedom om den egna verksamhetens påverkan på miljön och hur den kan minimeras, alternativt ska E ha en plan över hur utbildningskravet ska uppfyllas under avtalsperioden. Personal ska ha utbildning inom eco-driving eller motsvarande. Entreprenören/leverantören ansvarar för att ta med och källsortera det avfall som uppkommer. Avfallshanteringen ska präglas av i första hand återanvändning eller återvinning. SF3.6 SF3.61 Dokumentation Entreprenad-/Driftrapport E ska sammanfatta entreprenadens händelser genom att löpande föra dokumentation, tillgänglig för B via Internet, om datum för utfört servicebesök, felhändelser och felorsak samt lämna förslag till förbättringar och utveckling. Följande funktioner bör finnas: kunna välja automatisk E-post avisering av utförda besiktningar kunna skriva ut i PDF- och Excel format kunna sortera utfallet av besiktningar typ, från körförbud till godkänd kunna se sista datum för nästa besiktning kunna sortera objekt efter fastighet, felorsak, felfrekvens och feldatum
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 13 (22) SF3.7 SF3.71 Möten Kontraktsmöten Kontraktsmöten ska hållas hos B en (1) gång per år och i övrigt när endera parten så begär. B kallar till kontraktsmöte där Es ombud eller uppdragsansvarige ska närvara. Kontraktsmötena ska bland annat innefatta en sammanställning av noteringar från entreprenaden, uppföljningar, ekonomiska redovisningar, policyfrågor och överenskommelser. Agenda för kontraktsmöte (kan komma att ändras under entreprenaden): 1. nästa möte B 2. föregående protokoll B 3. entreprenadens utförande B/E 4. fastställande av objektsbeskrivningar B 5. ekonomi B/E 6. övrigt B/E E ska bereda ärenden enligt agenda. B ska vara ordförande vid kontraktsmötena och föra protokoll, som ska justeras av E. SF3.72 Driftmöten Planerade driftmöten ska hållas fyra (4) gånger per år och när endera parten så begär. På begäran ska E lämna underlag för B: s budget gällande entreprenadens omfattning och andra åtgärder som E föreslår. Underlaget ska innehålla kostnad per fastighet inkl kalkylerade åtgärdsförslag. Agenda för driftmöte (kan komma att ändras under entreprenaden): 1. nästa möte B 2. föregående protokoll B 3. statistik felanmälan och besiktningsanmärkningar E 4. statistik service E 5. tillkommande/avgående objekt B 6. ekonomi B/E 7. övrigt B/E B ska vara ordförande vid driftsmötena och B för protokoll från dessa, som ska justeras av E. E ska rapportera om verksamheten och redovisa resultat av egenkontroll.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 14 (22) SF3.73 SF3.8 Startmöte B kallar till startmöte för entreprenaden. Anmälningar Part ska utan dröjsmål underrätta motpart om denne upptäcker skador eller andra omständigheter I objekt av betydelse för verksamheten. SF3.81 Anmälningar till beställare Eventuella avstängningar som är nödvändiga för att utföra arbeten ska meddelas B och till berörda hyresgäster/verksamheter tre (3) arbetsdagar innan arbetet utförs. Vid driftstopp eller nedsatt funktion som påverkar eller riskerar att påverka hyresgästs verksamhet ska omgående rapport lämnas till B via e-post (mottagargrupp anges av B). E ska genom tillsyn och i avvikelserapport anmäla till B skador eller risk för skador eller omständigheter som kan leda till skada eller olycksfall. SF3.82 Anmälningar till myndigheter Besiktningsföretag föranstaltar om anmälan, besiktning och kontroll. E ska på uppmaning av besiktningsföretaget eller B redovisa intyg och korrespondens som berör myndighetskontakter som behövs till följd av entreprenaden. SF4 SF4.1 SF4.2 TIDER Tidplan E ska senast en (1) månad efter entreprenadens början göra en tidplan för servicebesök för resp. fastighet som anger basdatum. Se även SF4.31. Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning Kontraktstid: kontrakt ska gälla fr. o m 2012-05-01 tom 2014-04-30, Förlängning: Uppsägning Kontrakt omfattar en kontraktstid om två (2) år - med möjlighet för beställaren att förlänga kontraktet med ett + ett (1+1) år. Kontrakt upphör utan vidare möjlighet till förlängning 2016-04-30. Om avtalet ska upphöra utan förlängning ska det skriftligen sägas upp av Beställaren senast tre månader före avtalstidens utgång. Görs inte detta förlängs avtalet ytterligare ett år. Observera att B har ensidig rätt att besluta om uppsägning av avtalet. SF4.3 Tider för utförande av arbete Som normal arbetstid räknas kl 07.00 16.00 på icke arbetsfria dagar.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 15 (22) Som arbetsfria dagar räknas Lördagar, Söndagar, Trettondagen, Långfredagen, Annandag påsk, 1 maj, Kristi himmelfärds dag, Sveriges nationaldag, Midsommarafton, Julafton, Juldagen, Annandag Jul, Nyårsafton och Nyårsdagen. SF4.31 Utförandetider E ska i huvudsak utföra sitt arbete under normal arbetstid. Service ska utföras fyra (4) gånger per år fördelat med ett (1) tillfälle per kvartal med minst 60 dagars mellanrum. E ska inom en månad efter entreprenadkontraktets tecknande lämna förslag på utgångsdatum för servicebesök till B. Servicebesök ska genomföras inom perioden 15 dagar före eller efter utgångsdatum. E skall utföra sitt arbete på objekten under normal arbetstid om annat inte överenskommes. Om risk för skada på person, byggnad, utrustning eller installation föreligger skall åtgärder genomföras omgående för att förhindra skada. Felavhjälpning får ta max två (2) timmar att avhjälpa om material ej behöver anskaffas. Vid behov av materialanskaffning gäller skyndsam igångsättning. Igångsättning av hissobjekt efter funktionsfel som kan avhjälpas utan leverans av material får ta max två (2) timmar att avhjälpa. Fel som anmäls före kl 12.00 ska åtgärdas samma dag. Igångsättning gäller dygnet runt. Igångsättning omfattar även hissobjekt som står under garantitid. Dock ska åtgärd, som normalt ska utföras av det företag som lämnar garanti, anmälas till beställarens kontaktperson och ej utföras utan beställarens godkännande. Entreprenören ska beakta krav om tillgänglighet av hiss när material måste anskaffas, uttryckt som fungerande efter 24 timmar efter påbörjat arbete på plats som anvisning för resursplanering och förrådshantering av funktionsberoende material så att kravet uppfylls. SF4.32 Tid för utförande av felavhjälpande arbeten Åtgärd ska påbörjas på alla objekt senast vid nedan förtecknade tidpunkter efter anmälan respektive automatisk indikering av driftstörning eller efter uppkommet annat behov. Med begreppet "påbörjande" avses att personal med rätt fackkunskap inställt sig på platsen för utförande av arbete. Till Folk fast räknas åtgärder för att avhjälpa brister som kan leda till personskada och egendomsskada. Insatser för personsäkerhet prioriteras framför avhjälpande av teknisk driftstörning. ÅTGÄRDSTYP/ BEHOV PÅBÖRJANDE UNDER- ORDINARIE ARBETSTID PÅBÖRJANDE UTANFÖR ORDINARIE ARBETSTID Folk fast 30 minuter 1 timme Felavhjälpande underhåll 2 timmar 2 timmar SF4.33 Tid för information till hyresgäster/verksamhet
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 16 (22) Planeringsbara ingrepp som påverkar hyresgästers nyttjande ska aviseras till dessa senast tre vardagar innan arbetet utförs. B ska snarast meddelas om E har för avsikt att byta/ersätta personal på något av arbetsområdena. Personallista, enl. SF3.3 och SF3.422 ska då uppdateras och lämnas till B. SF4.4 GARANTITID Garantier som medföljer levererat material ska gälla gentemot B. SF5 ANSVAR I det fall E inte utför arbetet på kontrakterat sätt och efter påpekande förbehåller sig B rätten att på Es bekostnad vidtaga nödvändiga åtgärder eller innehålla fakturerat belopp motsvarande de beräknade kostnaderna. Skadestånd motsvarande beställarens ekonomiska förlust, kommer att krävas vid varje tillfälle som bostad, lokal och/eller annat utrymme i objekten ej kan användas på grund av fel eller försumlighet i entreprenaden från entreprenörens sida. SF5.1 Vite 1. Om Es budgetunderlag till B om nästkommande års kostnader för drift- och underhåll av objekten inte levererats inom 30 dagar från och med B: s avrop, är B berättigad att av E erhålla vite om 10 000 SEK exkl. moms. 2. Om E efter anmälan om felavhjälpande underhåll inte inställt sig på plats inom avtalad tid, är B berättigad att av E erhålla vite om 5000 SEK för varje tillfälle exkl. moms. 3. Om E inte utfört felavhjälpande underhåll med påbörjande på plats inom avtalad tid äger B rätt att utföra det felavhjälpande underhållet på E: bekostnad med ett påslag på 50%. 4. Om entreprenad-/driftrapport enligt SF3.61 ej är gjord inom fem (5) arbetsdagar efter utförd service av objekt, är B berättigad att av E erhålla vite om 500 SEK per objekt exkl. moms för varje tillfälle. 5. Om det vid kontroll påträffas person sysselsatt i arbete, utan namnbricka och identitetshandlingar, ska E omgående bevisa personens identitet samt att E i övrigt uppfyllt sina åtaganden vad gäller anställda etc. Om E inte kan påvisa detta eller om E i övrigt ej fullgör sina åtaganden enl. SF3.3, är B berättigad att av E erhålla vite om 5 000 SEK exkl. moms för varje kontrolltillfälle. 6. Vid ombesiktning av hiss pga fel enligt denna punkt ska entreprenören stå för extra kostnader uppkomna genom återbesök av besiktningsföretag, dispens-ärende hos kommunen etc. Vid behov följs grund för vite upp på driftmöte. SF5.2 Ansvar tredje man Enligt ABFF 04 punkt 30.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 17 (22) SF5.3 SF5.32 SF5.321 Försäkringar Om part orsakar skada som ersätts av den andra partens försäkring, betalas självrisken av den part som orsakat skadan. Entreprenadförsäkring Ansvarsförsäkring Utöver vad som anges i ABFF 04 punkt 32 ska Es ansvarsförsäkring omfatta skydd för skada/förlust på omhändertagen egendom samt skydd för kostnad för ändring, eller om så erfordras, byte av lås i fastigheter i samband med att nyckel eller passerkort förkommit. Polisanmälan ska göras och kopia lämnas till försäkringsbolaget. Kopia av tecknad och godkänd försäkring ska tillställas B före kontraktstecknande. SF5.4 SF5.41 SF5.42 Arbetsmiljö Ansvar arbetsmiljö B är som fastighetsägare ansvarig och bekostar åtgärder så att objekten uppfyller kraven på god arbetsmiljö enligt arbetsmiljölagen. Samordning av arbetsmiljö B ansvarar för samordningen av arbetsmiljön på gemensamma arbetsställen. E är skyldig att medverka i detta arbete förutsatt att det berör honom. E ansvarar för arbetsmiljön på för E avskilda arbetsplatser (hissmaskinrum, hisschakt, hissgrop etc.) och är skyldiga att upprätta arbetsmiljöplan för arbetena på de här arbetsplatserna. E rapporterar omgående eventuella brister i ej ansvarad arbetsmiljö till B. SF5.5 SF5.51 SF5.511 SF5.512 SF5.513 SF5.514 Brandskydd Systematiskt brandskyddsarbete Beställarens brandskyddsansvarige B:s brandskyddsansvarig anges i kontraktet. Entreprenörens brandskyddsansvarige E ska utse en brandskyddsansvarig vars brandskyddskompetens kan bestyrkas. Den brandskyddsansvariges namn anges i kontraktet. Brandskyddsutbildad personal E: s servicepersonal ska ha utbildning för utförande av Heta arbeten. På anmodan ska intyg över genomgången utbildning kunna uppvisas. Särskilda föreskrifter för brandskydd E ska följa B:s försäkringsvillkor för brandskyddsarbete. E ska också ålägga sina UE och vid behov leverantörer att följa desamma. Försäkringsvillkoren bifogas avtalet. När ingrepp görs som försämrar en brandbegränsande funktion ska brandskyddet ändå upprätthållas.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 18 (22) SF5.52 Heta arbeten Vid heta arbeten ska Svenska Brandförsvarsföreningens säkerhetsregler följas. E övertar inom ramen för sitt åtagande det brandskyddsansvar som åvilar B. SF5.521 Särskilda föreskrifter vid brandfarliga arbeten E ska följa B:s försäkringsvillkor för heta arbeten. E ska också ålägga sina UE och vid behov leverantörer att följa desamma. Försäkringsvillkoren bifogas avtalet. När ingrepp görs som försämrar en brandbegränsande funktion ska brandskyddet ändå upprätthållas. SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m Nycklar får inte vara märkta så att tillhörigheten kan tolkas av obehörig och ska förvaras i låst säkerhetsklassat utrymme. E svarar för säker förvaring av nycklar, passerkort, koder och liknande. E skall upprätthålla nyckel-, passerkorts- och kodförteckning. E får ej lämna ut erhållna nycklar, passerkort, koder eller liknande till obehöriga. Handlingar, dataregister, arkiv och nycklar/passerkort, som E erhåller för entreprenadens genomförande, kvitteras vid entreprenadens början och återlämnas vid entreprenadens slut. Rutin för det meddelas vid startmöte. Nycklar ska förvaras betryggande. Förlorad nyckel/förlorat passerkort anmäles omgående. Se även SF3.73 och SF5.321. SF5.7 SF5.72 Säkerhet och sekretess Sekretess Enligt ABFF 04 punkt 13. SF6 SF6.1 SF6.11 EKONOMI Ersättning Ersättning för kontraktsarbetena Ersättning för kontraktsarbetena för service av hissar och automatiska dörröppnare utgår som fast ersättning per år med indexreglering. Reglering av antal objekt sker en (1) gång per år. Ersättning eller avdrag, enligt á-pris för service för per objekt, på kontraktssumma för service, sker för antal över- eller understigande 5 % av antal objekt fastställda för föregående år. Ersättning för kontraktsarbetena för underhåll av hissar och automatiska dörröppnare utgår som rörlig ersättning enligt á-priser i kontrakt för villka timtid, material, hjälpmedel, underentreprenörer och försäkringar enligt ABFF 04 p36, kategori 1-7 ingår. Entreprenörsarvode enligt ABFF 04 p36, kategori 8-9 för de här arbetena är fastställt av B till 10 % under hela avtalsperioden. Om á-pris inte finns ersätts arbetena enligt SF6.12. SF6.12 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten Reglering av kontraktssumman för ändrings-, tilläggs- och avgåendearbete görs på följande sätt: I första hand enligt á-priser för timtid och material enligt kontrakt.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 19 (22) I andra hand enligt ett i förväg överenskommet pris. I tredje hand efter löpande räkning enligt ABFF 04 punkt 36, varvid procentsatserna för entreprenörarvodet enligt punkt 36, 8-9 är fastställda till 10 %. Es arvode för anlitad UE medges inte om inte särskild överenskommelse därom träffats i kontraktet (ev. påslag för UE förutsätts ingå i överenskommen debiteringsnorm). I Formulär till anbud angivna à-priser för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen ingår punkterna 2-9 enligt ABFF 36, inkluderat transporter, utryckningskostnad, erforderliga hjälpmedel, utrustning och förbrukningsmaterial. SF6.13 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) Fast ersättning ska regleras med hänsyn till förändringarna i Svensk Näringsgrensindelning SNI 2007, kategori L. Reglering av kontraktsarbetena ska utföras årligen och första regleringen ska avse tiden fr. o m 2013-01-01. Regleringar baseras på indextalet för oktober månad 2012 jämfört med indextalet för samma månad ett år tidigare. Påföljande regleringar görs på motsvarande sätt med ett års förskjutning. Á-priser enligt kontrakt är fasta under hela avtalsperioden inklusive ev. förlängningsår. SF6.2 Fakturering och betalning Faktura ska utställas i form av ett original per fastighet med uppgift om ingående objekt och ställas till Micasa Fastigheter i Stockholm AB, Box 17211 104 62 Stockholm. Faktura märks med specifikt löpnummer. På faktura ska anges: Projektnummer, beställningsnummer och beställarens referens, leverantörsreferens och telefonnummer, momsregistreringsnummer, uppgift om innehav av F-skattmedgivande för aktuellt år, nettobelopp mervärdeskatt och bruttobelopp samt hittills fakturerat.. Faktura ska vara öresavrundat till närmaste hela krontal. Betalningstid är 30 dagar efter hos beställaren ankomststämplad faktura. Faktureringsavgifter eller andra expeditionsavgifter utgår ej. Faktura erhållen under månaderna juni, juli, augusti och december ska betalas inom 45 dagar från mottagandet. E ska skicka påminnelse om förfallen faktura. Räntefakturor för sen betalning understigande 150 kronor betalas ej. Samlingsfakturor accepteras endast efter särskild överenskommelse. Faktura som inte är rätt märkt kan komma att återsändas utan åtgärd. SF6.21 SF6.22 Fakturering och betalning av fast ersättning Den fasta ersättningen faktureras månadsvis i efterskott med 1/12 (en tolftedel) av årsarvodet. Undantaget från detta, gäller att för ersättning för kontraktsperiodens sista månad innehålls betalning till dess att slutredovisning och slutreglering, enligt SF7. 2, skett. Fakturering och betalning av arvode för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 20 (22) Kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen ska specificeras per åtgärd och fastighet och faktureras månadsvis i efterskott. Alla, under månaden, utförda arbeten ska ackumuleras och regleras vid månadens slut. SF6.23 Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten Ändringar och tilläggsarbeten regleras enligt SF1.3. Ändringar och tilläggsarbeten faktureras månadsvis i efterskott. Alla, under månaden, utförda arbeten ska ackumuleras och faktureras vid månadens slut. Se även SF2.6. SF7 SF7.1 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL Avslutande statuskontroll B kallar till avslutande statuskontroll av entreprenaden som ska verkställas i anslutning till att kontraktet upphör. Besiktningsman utses och bekostas av B. Vid avslutande statuskontroll ska följas upp att vid tidigare kontroller under entreprenaden noterade fel, av B beslutade att åtgärdas, blivit avhjälpta. Eventuella nya fel vid statuskontrollen ska föreläggas B för beslut om åtgärd. Sådana av B beslutade åtgärder ska E åtgärda innan för entreprenaden sista faktura får skickas. Den avslutande statuskontrollen ska dokumenteras av B. E står för egna kostnader i samband med Avslutande Statuskontroll. SF7.2 Redovisning Slutredovisning görs i enlighet med ABFF 04 punkt 22. Sedan avtalet upphört ska redovisning av Entreprenaden lämnas till B inom tre månader efter avtalets upphörande. Erinringar beträffande lämnad redovisning ska göras senast tre månader efter att B mottagit redovisningen, i annat fall anses den godkänd. Detta ska dock ej gälla såvida sådan omständighet som kan föranleda erinran blir känd för B först senare. Erinran på grund av omständigheter som nyss sagts får ske senast tre månader efter omständigheten blev känd av B. SF8 SF8.1 SF8.2 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING Avbeställning Avbeställning av kontraktsarbeten regleras enligt SF1.3. Hävning Hävning regleras enligt ABFF 04 punkt 48 med följande tillägg: 1) B äger rätt att häva avtalet i enlighet med SF5.9 4 om E bryter mot antidiskrimeringsklausulen (SF5.9 1-3). 2) B äger rätt att häva avtalet om entreprenören brutit mot kontraktsvillkor av icke oväsentlig betydelse vid tre tillfällen samt erhållit skriftliga reklamationer från B.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 21 (22) 3) B äger rätt att häva avtalet med entreprenören om denne eller någon av denne anlitad underentreprenör inte fullgör, eller på annat sätt missköter, redovisning och betalning av skatter och avgifter. 4) B äger rätt att häva avtalet då entreprenören, bryter mot i var tid gällande antidiskrimineringslag i Sverige. E ska vid utförandet av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses är vid var tillfälle aktuella paragrafer och kapitel inom brottsbalken, jämställdhetslagen, lagen om åtgärder mot diskriminering i arbetslivet på grund av etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, lagen om förbud mot diskriminering inom arbetslivet på grund av sexuell läggning, lagen om förbud mot diskriminering, lagen om likabehandling av studenter i högskolan och lagen om diskriminering annan kränkande behandling av barn och elever. E är under avtalstiden skyldig att på begäran av B skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelser enligt ovan redovisade lagar. Tiden för redovisningen ska vara en vecka efter anfordran, om inte längre tid har överenskommits. Om E inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete B eller om E vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering, äger B rätt att säga upp avtalet till förtida avveckling per omgående. E ska ålägga UE samma skyldigheter som ovan redovisats i enlighet med följande: För det första ska villkoren endast omfatta UE som utför den verksamhet som entreprenaden avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. För det andra bör UE utföra väsentlig del av entreprenaden som upphandlingskontraktet avser. För det tredje krävs att E har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuella UE. Eftersom det är av stor betydelse för B att dess entreprenörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. B äger i dessa fall rätt att omgående häva avtalet. Avtal kommer dock inte att hävas om E/leverantören, eller dennes UE/underleverantör omedelbart vidtar rättelse eller andra åtgärder i syfte att uppnå efterlevnad av lagarna eller om överträdelsen anses som ringa. Om avtalet sägs upp på grund av nu angivna förhållanden äger B rätt till skadestånd med tre månaders kontraktsersättning. 5) Part äger rätt att häva avtalet om motpart överlåter kontraktet och den däri reglerade verksamheten, utan att först inhämta motpartens godkännande. 6) B äger rätt att häva avtalet då E lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter är av icke oväsentlig betydelse.
Micasa Fastigheter i Stockholm AB SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 22 (22) SF9 SF10 SF10.1 TVIST Med ändring av ABFF 04 gäller att tvist i anledning av kontraktet i första hand ska lösas mellan parterna. I andra hand ska tvist på grund av kontraktet avgöras av allmän domstol, enligt svensk rätt. ÖVRIGT Överlåtelse och information Part får inte, varken helt eller delvis, överlåta detta kontrakt och den däri reglerade verksamheten utan att först inhämta den andra partens skiftliga godkännande. Överlåtelse utan godkännande är hävningsgrundande i enlighet med SF8.2 punkt 5. Parterna ska omgående informera varandra om part vidtar större organisationsförändringar, t ex ändrar ägarförhållanden eller företagsform.