Våga värdera kvalitet! Möjligheter att i samband med utvärdering erhålla en hög kvalitet i samband med leverans av tjänster. Stockholm 29 januari 2014
Inledning Tjänst främst konsulttjänst i detta fall Upphandlar något som inte finns eftersom tjänster skapas då de utförs. Utvärdering stor frihet vid val av utvärderingskriterier!
Några utmaningar Utvärdering sammankopplas i många fall till subjektivitet Genomförandet baseras ofta på konsulternas kompetens och erfarenhet Svårt att formulera objektiva och mätbara kriterier
Subjektivitet Hur upphandlar vi något som bygger så mycket på tycke och smak? Är det tillåtet med subjektiv bedömning?
Kompetens och erfarenhet Kompetens och erfarenhet krav på konsulter i kvalificeringsfasen, inte utvärdera CV. Vill se en styrkt bild över konsultens prestationsnivå, hur har konsulten uppträtt i motsvarande uppdrag? Mjukas upp i det nya direktivet
Exempel på kompetens & erfarenhet? Uppdragsbeskrivningen kommer att bedömas utifrån nedanstående : Hur väl tidigare erfarenhet av motsvarande uppdrag avseende nulägesanalys av ekonomistyrning motsvarar komplexiteten i beställarens uppdrag samt visar hur väl konsulten kommer utföra beställarens aktuella uppdrag kopplat till de beskrivningar som står i avsnitten 2-4. (0-1000 kr i mervärdesavdrag)
Flera aspekter för bra kvalitet Inledande beskrivningar av det behov som finns, vad som är unikt för detta uppdrag/tjänst. Tydlig beskrivning av utvärderingskriterier, vad man vill ha in, är det ett fiktivt uppdrag/uppdragsbeskrivning, vad ska finnas med? Bedömningsgrunder som tydligt visar vad som kommer att värderas/premieras i utvärderingen, hur vi utvärderar. Beskrivning av hur poäng kommer att tilldelas för respektive utvärderingskriterium och bedömningsgrund.
Behovsanalys Vilka ska vara med? Vilket är behovet? Definiera vad som är bra Få fram det som finns mellan raderna Workshop!
Exempel: Inbjudan med personlig prägel
Utvärderingskriterier Arbetsprov Pitch/fiktivt uppdrag Intervju/presentation Arbetsmetod/ Genomförandebeskrivning Projektplan Objektiva kriterier Referenser
Exempel kriterier för ett fiktivt uppdrag Utvärderingsuppdraget består av att anbudsgivaren ska inkomma med ett förslag på ett genomförande av en konferens. Mål med uppdraget: att kunna erbjuda en så låg deltagaravgift som möjligt, men att få mycket för pengarna. Beskrivning av vad som ska ingå i konferensen Beskrivning av vad som skulle ingå i det inlämnade förslaget Anbudsgivaren ska även bifoga en projektplan för det fiktiva uppdraget, bad om en beskrivning av vad projektplanen skulle innehålla.
Ta fram mätbara och utslagsgivande bedömningsgrunder Bryt ner bedömningsgrunden i mindre delar, få fram flera bedömningsgrunder som utvecklas. Grupperingar för att få flera infallsvinklar på ett kriterium, t ex kreativitet. Underlättar viktning av kriterierna.
Exempel bedömningsgrunder Förståelse för uppdraget (totalt max 25 poäng) Bedömning av lösningens precision, dvs. hur precis lösningen är i förhållande till uppdragsbeställningen (0 5 poäng) Förståelse för uppdraget samt för mynidgheten som organisation, målgrupper. (0 5 poäng) Bedömning av balans mellan kreativitet och förståelse för uppdraget. (0 5 poäng) Miljö/energiaspekt för genomförandet (alla aspekter, hur man tar hand om sopor etc, hela kretsloppet) (0 5 poäng) Projektledning, helhetsansvar, röd tråd etc 0 5 poäng) Kreativitet (totalt max 20 poäng) Kreativitet i att skapa ett tema för konferensen (0 5 poäng) Kreativ höjd i relation till rådande förväntad bild av Myndigheten (0 5 poäng) Genomförbarhet i relation till Myndigheten (0 5 poäng) Integrerad mediemix, val av kanal/kanaler, koppling till sociala medier (0 5 poäng) Projektplan (totalt max 10 poäng) Bedömning av projektplan samt kostnad per deltagare, rimligheten i offerten i relation till ekonomiska ramar för myndigheten (0 5 poäng) Sannolikhet till måluppfyllelse (0 5 poäng)
Bedömningar Definiera vad det är som ger en viss poäng Skillnad mycket bra och Utmärkt Poäng eller mervärden beroende på hur man skrivit i underlaget, ofta kan det vara enklare att direkt ange i pengar hur stort mervärdet är.
Exempel bedömningar 1000 kronor - Den sammanlagda bedömningen visar att uppdragsbeskrivningen på en utmärkt nivå uppfyller bedömningsgrundens angivna punkt och ger betydande mervärde för beställaren. Beskrivningen är mycket tydligt strukturerad och detaljerad och har mycket stor relevans för det som efterfrågats. Djup förståelse visas för det som efterfrågats. 500 kronor - Den sammanlagda bedömningen visar att uppdragsbeskrivningen delvis uppfyller bedömningsgrundens angivna punkt och bedöms tillföra en god kvalitet för beställaren. Beskrivningen är på en fullgod nivå utifrån det som efterfrågats. Beskrivningen har ett antal brister, dock finns godtagbar förståelse för det som efterfrågas.
Undvika dåliga anbud/ Uppnå bra kvalitet! Hur kan man komma ifrån problemet med dumpade priser och nollanbud? Fasta priser Viten vid utebliven leverans Miniminivå på kvalitet för poäng i utvärdering Uteslutning i utvärderingsfasen
Sammanfattning Gör förarbetet ordentligt; en bra, personlig inbjudan sätter prägeln och tonaliteten Beskriv utförligt och försök få fram det som finns mellan raderna mål och syfte Se till att eventuell subjektivitet följs av tydlighet, transparens och likabehandling Försök att få med flera aspekter i utvärderingen för att få så bra bild som möjligt av anbudet. Låt det ta tid och resurser!
Råd på vägen Många subjektiva bedömningar blir tillsammans objektivitet. Om lag och praxis inte säger annat gå på principerna. Var modiga och våga utvärdera kvalitet!
Tack för mig! kristina.lundin@colligio.se 011 473 35 51