2016-06-23 1 (20) Anvisning för Virtuellt mötesrum Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Beskrivning av det Virtuella mötesrummet... 2 2.1. Beskrivning av Tjänsten... 2 3. Funktioner och begränsningar... 3 3.1. Ringa in från videosystem... 3 3.2. Ringa in från olika mjukvaruklienter... 3 3.3. Ringa in från telefoner & plattor... 3 3.4. Ringa in från olika webbläsare... 4 4. Användning av det Virtuella mötesrummet... 5 4.1. Starta ett möte med ordförandekod... 6 4.1.1. Från PC och Jabber... 6 4.1.2. Från PC och Lync... 7 4.1.3. Från PC och Webbläsare... 8 4.1.4. Från Videosystem (Cisco) med touchpanel... 9 4.1.5. Från Videosystem (Cisco) med fjärrkontroll... 10 4.1.6. Från Videosystem (Polycom)... 11 4.2. Delta i ett möte med deltagarkod... 12 4.2.1. Från PC och Jabber... 12 4.2.2. Från PC och Lync... 14 4.2.3. Från PC och Webbläsare... 15 4.2.4 Från Videosystem (Cisco) med touchpanel... 16 4.2.5 Från Videosystem (Cisco) med fjärrkontroll... 17 4.2.6. Från Videosystem (Polycom)... 18 5. Skapa mötessignatur... 18 5.1. Signatur Telia Videomöte... 18 5.2. Välkomstbrevet Telia Videomöte... 19 6. Instruktionsfilm... 20 7. Support... 20 Organisationsuppgifter TeliaSonera Sverige AB SE-123 86 Farsta Styrelsens säte: Stockholm Org. nr 556430-0142, Momsreg.nr SE556430014201
2016-06-23 2 (20) 1. Inledning Grattis till ert köp av Telias Virtuella mötesrum! Syftet med denna beskrivning är ett ge en lättanvänd steg-för-steg-beskrivning över hur man startar och deltar i ett Virtuellt mötesrum 2. Beskrivning av det Virtuella mötesrummet 2.1. Beskrivning av Tjänsten Virtuella mötesrum möjliggör visuell kommunikation mellan deltagare med olika förutsättningar såsom: Videosystem, datorklienter, telefoner och plattor samt webbläsare. I konferensen kan användarna kommunicera med ljud och bild, samt dela dokument. Kunden väljer hur stor kapacitet rummet skall har i form av antal samtidiga deltagare per mötesrum. Kunden har även möjlighet att köpa mötesrum för engångsbruk t.ex. vid extra stora möten. Servicedesk måste dock kontaktas minst sju arbetsdagar innan mötet skall hållas för att säkerställa kapacitet. Till varje Virtuellt mötesrum hör ett generellt inringningsnummer till för deltagare som ringer in per telefon, som är samma för alla virtuella mötesrum. Dessutom har varje mötesnummer ett unikt mötes-id samt unika PIN-koder för ordförande respektive deltagare. De virtuella mötesrummen debiteras med en fast kostnad per månad, samt en kostnad per minut och användare för eventuell användning utöver rummets kapacitet
2016-06-23 3 (20) 3. Funktioner och begränsningar 3.1. Ringa in från videosystem Videosystem Generella funktioner Begränsningar Cisco Polycom Delta med högupplöst ljud och bild Dela och se presentation Delta med högupplöst ljud och bild Dela och se presentation Går ej att ringa direkt till en Lyncklient, Kan ej sätta enskilda eller alla deltagare i Kan ej delta i chatt Går ej att ringa direkt till en Lyncklient, Kan ej sätta enskilda eller alla deltagare i Kan ej delta i chatt Går endast att skriva IP adressen till VMR. Se 4.1.6 och 4.2.6 3.2. Ringa in från olika mjukvaruklienter Klienter Generella funktioner Begränsningar Lync Skype for business Jabber Delta med ljud och bild Dela presentation Chatta Delta med ljud och bild Dela presentation Chatta Delta med ljud och bild Dela och se presentation Kan ej sätta enskilda eller alla deltagare i Kan ej sätta enskilda eller alla deltagare i Går ej att ringa direkt till en Lyncklient, Kan ej sätta enskilda eller alla deltagare i Kan ej delta i chatt 3.3. Ringa in från telefoner & plattor Telefoner och Generella funktioner Begränsningar plattor t.ex. iphone Delta med ljud Fungerar endast att ringa in till mötet samt ta del av presentation ipad Delta med ljud Fungerar endast att ringa in till mötet samt ta del av presentation Windows phone Delta med ljud Fungerar endast att ringa in till mötet samt ta del av presentation Övriga plattor Delta med ljud och bild Dela och se presentation Web-RTC fungerar med alla Androidprodukter t.ex. Samsung
2016-06-23 4 (20) 3.4. Ringa in från olika webbläsare Webbläsare t.ex. Generella funktioner Begränsningar Microsoft Internet Explorer Delta med ljud och bild Dela och se presentation (OBS se begräsningar) Chatta Som ordförande: Sätta alla i Sätta enskilda deltagare i Bjuda in fler deltagare Låsa konferens för ytterligare deltagare Delegera ordföranderollen Microsoft Edge Delta med ljud och bild Dela och se presentation (OBS se begräsningar) Chatta Som ordförande: Sätta alla i Sätta enskilda deltagare i Bjuda in fler deltagare Låsa konferens för ytterligare deltagare Delegera ordföranderollen Mozilla Firefox Delta med ljud och bild Dela och se presentation (OBS se begräsningar) Chatta Kräver version 10 eller senare Kräver Flash 11 eller senare Kräver: ActiveX plug-in Presentation: Kan endast dela bild (t.ex. JPEG) eller PDF Kräver Flash 11 eller senare Presentation: Kan endast dela bild (t.ex. JPEG) eller PDF Kräver version 38 eller senare Presentation: Kan endast dela bild (t.ex. JPEG) eller PDF Som ordförande: Sätta alla i Sätta enskilda deltagare i Bjuda in fler deltagare Låsa konferens för ytterligare deltagare Delegera ordföranderollen Google Chrome Delta med ljud och bild Dela och se presentation Chatta Kräver version 27 eller senare Som ordförande: Sätta alla i Sätta enskilda deltagare i Bjuda in fler deltagare Låsa konferens för ytterligare deltagare Delegera ordföranderollen
Opera Delta med ljud och bild Dela och se presentation Chatta 2016-06-23 5 (20) Kräver version 23 eller senare Presentation: Kan endast dela bild (t.ex. JPEG) eller PDF Apple Safari Som ordförande: Sätta alla i Sätta enskilda deltagare i Bjuda in fler deltagare Låsa konferens för ytterligare deltagare Delegera ordföranderollen Delta med ljud och bild Dela och se presentation Chatta Som ordförande: Sätta alla i Sätta enskilda deltagare i Bjuda in fler deltagare Låsa konferens för ytterligare deltagare Delegera ordföranderollen Kräver version 6 eller senare. Endast Mac OS X Kräver Flash 11 plug in eller senare. 3.5. Ringa in från Mötesapp Webbläsare t.ex. Generella funktioner Begränsningar ios Android Delta med ljud och/eller bild Chatta Se presentationer Låsa konferensen från andra deltagare att komma in Som ordförande: Sätta alla i Sätta enskilda deltagare i Låsa konferens för ytterligare deltagare Delta med ljud och/eller bild Chatta Se presentationer Låsa konferensen från andra deltagare att komma in Som ordförande: Sätta alla i Sätta enskilda deltagare i Låsa konferens för ytterligare deltagare Kan inte se chatt Kan endast dela bilder från telefon Kan endast ringa till Telia videomötesadresser Kan inte se chatt Kan endast dela bilder från telefon Kan endast ringa till Telia videomötesadresser
2016-06-23 6 (20) 4. Användning av det Virtuella mötesrummet I detta stycke beskrivs hur man som ordförande startar ett möte. 4.1. Starta ett möte med ordförandekod 4.1.1. Från PC och Jabber a.) Öppna Jabber b.) Skriv in videoadressen i adressfältet och tryck Enter: c.) Jabber ringer då upp det Virtuella mötesrummet. d.) Slå in din ordförande PIN-kod
2016-06-23 7 (20) e.) Mötet startar 4.1.2. Från PC och Lync a.) Skriv in hela videomötesadressen (enligt bild nedan) i adressfältet och tryck Enter: b.) En dialogruta öppnas. Tryck på videosymbolen om du vill ha ett ljud & bild-möte och telefonsymbolen om du endast vill ha ett ljudmöte.
2016-06-23 8 (20) c.) Slå in din ordförande PIN-kod. d.) Mötet startar 4.1.3. Från PC och Webbläsare a.) Skriv in följande adress i adressfältet: https://teliavideomote.com/ och tryck Enter
2016-06-23 9 (20) b.) Skriv in videoadressen c.) Skriv ditt namn d.) klicka på Connect e.) Slå in din ordförande PIN-kod f.) Mötet startar. 4.1.4. Från Videosystem (Cisco) med touchpanel a.) Skriv in videoadressen och sedan Start/Call.
2016-06-23 10 (20) b.) Slå in din ordförande PIN-kod c.) Mötet startar 4.1.5. Från Videosystem (Cisco) med fjärrkontroll a.) Skriv in videoadressen och sedan grön lur.
2016-06-23 11 (20) b.) Slå in din ordförande PIN-kod c.) Mötet startar 4.1.6. Från Videosystem (Polycom) a.) Skriv in följande IP-adress: 193.108.6.43 b.) Tryck Ring c.) Tryck 1 d.) Skriv in videoadressen och # # e.) Skriv in ordförande PIN-kod Mötet startar.
2016-06-23 12 (20) 4.2. Delta i ett möte med deltagarkod 4.2.1. Från PC och Jabber a.) Öppna Jabber b.) Skriv in videoadressen i adressfältet och tryck Enter: c.) Jabber ringer då upp det Virtuella mötesrummet. d.) Slå in din deltagar PIN-kod
2016-06-23 13 (20) e.) Mötet startar
2016-06-23 14 (20) 4.2.2. Från PC och Lync e.) Skriv in videoadressen i adressfältet och tryck Enter: f.) En dialogruta öppnas. Tryck på videosymbolen om du vill ha ett ljud & bild-möte och telefonsymbolen om du endast vill ha ett ljudmöte.
2016-06-23 15 (20) g.) Slå in din deltagar PIN-kod. h.) Mötet startar 4.2.3. Från PC och Webbläsare a.) Skriv in följande adress i adressfältet https://teliavideomote.com/ och tryck Enter b.) Skriv in videoadressen c.) Ditt namn d.) Klicka på Connect
2016-06-23 16 (20) e.) Slå in din deltagar PIN-kod f.) Mötet startar. 4.2.4 Från Videosystem (Cisco) med touchpanel a.) Skriv in videoadressen och sedan Start/Call.
2016-06-23 17 (20) b.) Slå in din deltagar PIN-kod d.) Mötet startar 4.2.5 Från Videosystem (Cisco) med fjärrkontroll a.) Skriv in videoadressen och sedan grön lur. b.) Slå in din deltagar PIN-kod
2016-06-23 18 (20) c.) Mötet startar 4.2.6. Från Videosystem (Polycom) f.) Skriv in följande IP-adress: 193.108.6.43 g.) Tryck Ring h.) Tryck 1 i.) Skriv in videoadressen och # # j.) Skriv in deltagar PIN-kod 5. Skapa mötessignatur En mötessignatur gör det enkelt för dina mötesdeltagare att mötas i ditt Virtuella mötesrum. Bifoga en signatur i din Outlookkallelse så kan varje deltagare t.ex. trycka på någon utav länkarna för att ansluta till ditt möte. 5.1. Signatur Telia Videomöte Nedan är ett exempel på hur en signatur skulle kunna se ut. För att kunna bifoga klickbara länkar som går att öppna direkt från din möteskallelse/kalender krävs att mailklienten kan hantera olika typer av html länkar. Använd gärna nedanstående signatur i din mail. Byt ut alla X mot dina uppgifter. Join from Lync or Skype Click on video symbol then PIN: 9464 Join from web browser https://teliavideomote.com/tvm/#/?conference=xxxxxxx&pin=xxxx Join from video system or Jabber XXXXXXX@teliavideomote.com PIN:XXXX Join from phone +46 10-470 80 00, Meeting ID: XXXXXXX#, PIN: XXXX
2016-06-23 19 (20) 5.2. Välkomstbrevet Telia Videomöte TELIA VIDEOMÖTE Tack för att du väljer Telia Videomöte. Här kommer dina inloggningsuppgifter till ditt virtuella mötesrum. Detta mail innehåller viktiga uppgifter, spara därför detta mail på ett säkert ställe. Dina användaruppgifter: Adress till ditt Virtuella mötesrum: 1234567@teliavideomote.com Ordförandekod: 1234 Deltagarkod: 5678 Så här ansluter du till ett virtuellt mötesrum: Anslut via Lync eller Skype Ange Mötes-ID: 1234567@teliavideomote.com och PIN: 5678 och klicka på videosymbolen Anslut till mötet från ett videomötessystem: Ange Mötes-ID: 1234567@teliavideomote.com och PIN: 5678 Anslut från webbläsare (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari) Anslut till mötet via telefon: +46 10 470 80 00 och ange Mötes-ID: 1234567 # och PIN: 5678 Support: Om du har frågor kontakta servicedesk@cygate.se eller ring +46 10 8788 800. Lär mer om virtuella mötesrum på telia.se
2016-06-23 20 (20) 6. Instruktionsfilm Vi har även skapat en instruktionsfilm som visar hur det hela går till: https://publisher.qbrick.com/embed.aspx?mcid=6aa6b13a416916d9&width=640&height=360 7. Support Vår servicedesk finns tillgänglig, vardagar mellan kl. 8-17 Via video: servicedesk@cygate.se Via telefon: 010-8788800 Via e-post: servicedesk@cygate.se