Kvalitet och utvärderingskontoret Dnr ÄN 2016-91 s- och verksamhetsuppföljning 2016 Verksamhet Datum för besök 160510 Deltagare/metod Landeryds vårdboende Metod Uppföljningen genomfördes med förbokat besök i verksamheten samt oanmälda intervjuer med personal. Verksamhetsuppföljningen är avgränsad till sjukhem. Uppföljningen syftade till att granska på vilket sätt verksamheten åtgärdat de brister som uppmärksammades vid tidigare uppföljning. Deltagare Aleris Omsorg AB: Verksamhetschef Susanne Carlsson samt två personal. Kvalitets-och utvärderingskontoret, Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Anette Kanon, Kvalitets- och utvärderingschef Mattias Bly, Utredare Jonas Arnoldsson Faktauppgifter om verksamheten Utförare stid Aleris Omsorg AB Diarienummer Än 2013-310 Arbetsledning E-post Postadress 140201 190201 med möjlighet till förlängning vid ett tillfälle med två år. Susanne Carlsson Susanne.x.carlsson@aleris.se 581 81 Linköping Besöksadress Slatterforsvägen 2 Typ av verksamhet Verksamhetsområde IFO ÄO LSS Socialpsykiatri Inriktning Öppenvård Boende Dagverksamhet Hemtjänst Annat Antal platser/volym Målgrupp Tidigare uppföljningar Genomförda uppföljningar under det senaste året 26 platser på sjukhem och 22 platser för personer med demenssjukdom Sjukhem och gruppboende för personer med demenssjukdom. Verksamhetsuppföljningen är avgränsad till sjukhem. Kvalitets- och utvärderingskontoret utförde under våren 2015 en avtalsoch verksamhetsuppföljning. Ytterligare uppföljning genomfördes under våren 2016. Verksamhetsberättelse samt patientsäkerhetsberättelse HSL-utredningar samt lex. Maria under det senaste året Åtta inkomna synpunkter och klagomål till Äldreombudsmannen, varav två närstående lämnat in två respektive tre synpunkter/klagomål. Ja Nej
Verksamhetsuppföljning Kvalitetsledningssystem Anbudsgivare ska ha ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Vid tidigare uppföljning framkom att utföraren inte hade ett fungerande arbetssätt för att hantera avvikelser. De åtgärder som genomförts är att personalen utbildats i frågan vid arbetsplatsträffar samt att utföraren nu har en kvalitetsgrupp som granskar avvikelser varje månad. Vidare diskuteras avvikelser på den nyinrättade ledningsgruppen som träffas varje vecka. Då det för närvarande är relativt mycket tillfällig personal som inte alltid har hunnit få behörighet i Treserva finns möjligheten att rapportera avvikelser på papper som verksamhetschefen sedan registrerar i systemet. Dokumentation, journaler och genomförandeplan Journalhandlingar ska finnas för varje boende för att dokumentera de insatser som ges enligt socialtjänstlagen (SoL) och den vård och omsorg som ges enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Journalerna ska förvaras oåtkomligt för obehöriga. För brukare i vårdbostad ska journaler enligt SoL och HSL förvaras samlade men åtskilda. Journalerna ska vara lättillgängliga för berörd personal. En genomförandeplan ska upprättas för varje brukare inom 14 dagar efter inflyttning. En genomförandeplan ska även upprättas, i tillämpliga delar, för brukare som har insats i form av korttidsboende och dagverksamhet. Genomförandeplanen ska visa brukarens behov över hela dygnet och upprättas tillsammans med brukaren och/eller dennes företrädare samt brukarens kontaktman. Om brukaren inte själv kan medverka ska genomförandeplanen upprättas tillsammans med dennes företrädare. Genomförandeplanen ska ge en samlad bild av hur var och en får sina behov av vård och omsorg tillgodosedda enligt både SoL och HSL. Genomförandeplanen ska revideras vid behov, dock minst en gång per år. Sedan förra uppföljningen har samtliga genomförandeplaner uppdaterats och upprättats i de fall där det sakandes. Utföraren har infört ett nytt arbetssätt för välkomstsamtal och upprättande av genomförandeplaner. Samtliga genomförandeplaner finns både i treserva samt i utskriven form i respektive brukares pärm. Personalen har utbildats i dokumentation av Aleris socialt ansvariga samordnare. Vid samtal med personal framkommer att det fortfarande finns behov av att fokusera på genomförandeplanen som ett centralt styrdokument då det var oklart hur planen används i det dagliga arbetet. Aktiviteter och social gemenskap i vårdbostad Utföraren ska möjliggöra och ge stöd till brukaren att vara aktiv i sin vardag och att tillsammans med andra vara en del i en social gemenskap både inom och utanför vårdbostaden. Aktiviteter ska erbjudas inom den egna verksamheten men också i samverkan med närstående, föreningar och frivilligorganisationer. En viktig del av verksamheten är att skapa trivsel, engagemang och samhörighet för och mellan de boende. I vårdbostäder ska möjligheter till en aktiv vardag erbjudas utifrån brukarens behov, fysiska och psykiska tillstånd och intresse. Planerade aktiviteter för varje vecka ska finnas skriftligt redovisade och tillgängliga. Innehållet i aktiviteterna ska planeras i samråd med de boende. De boende ska erbjudas daglig utevistelse samt promenader minst fem dagar i veckan. Den
boendes önskemål om aktiviteter, utevistelser och promenader ska framgå av genomförandeplanen. Utöver planerade aktiviteter enskilt eller i grupp ska de boende stimuleras och erbjudas att delta i vardagliga aktiviteter i den egna lägenheten och inom vårdbostaden, till exempel matlagning, enklare städning, skötsel av blommor. Personalen ska svara för ledsagning till aktiviteter utanför vårdbostaden. Varje brukare ska erbjudas egen tid för aktiviteter och/eller samvaro minst en timme per vecka. Egen tid ska framgå av genomförandeplanen. Det ska finnas tid avsatt i personalens schema för egen tid och aktiviteter, inklusive aktiviteter utanför vårdbostaden. Vid tidigare uppföljning var det oklart när de olika aktiviteterna genomfördes vilket nu är åtgärdat och anslås för både brukare och anhöriga vilket underlättar planeringen. För att säkerställa att egentid utförs enligt avtal finns tid för detta inplanerat i personalens schema och detta ska rapporteras dagligen till samordnaren. Om det av olika skäl inte utförts enligt plan finns därmed möjlighet att åtgärda detta exempelvis efterföljande dag. Utföraren ser en positiv utveckling med detta nya arbetssätt men det finns fortfarande vissa brister när det gäller rapportering och därmed säkerställande av att egentid genomförts. För att helt implementera det nya arbetssättet diskuteras frågan återkommande på arbetsplatsträffar. Personalbemanning Utföraren ska garantera att verksamheten är bemannad dygnet runt årets alla dagar med en sådan kompetens och personalbemanning att de boende tillförsäkras nödvändig tillsyn och säkerhet så väl beträffande personlig omvårdnad som medicinska insatser. Detta innebär krav på att scheman läggs så att det finns tillräcklig tid för överföring av information mellan olika arbetspass. Det ska finnas rutiner för överföring av information mellan olika arbetspass. Utföraren ska garantera att det finns personal i den omfattning att de boendes behov, enligt genomförandeplan, av personlig omvårdnad, hälsooch sjukvård, aktiviteter och social gemenskap, mat och måltider, boservice samt övriga åtaganden enligt lämnat anbud kan tillgodoses. Det innebär att personalbemanningen ska anpassas efter variationer i brukarnas sammantagna behov (vårdtyngd). Utföraren ska garantera att det finns personal för att säkerställa kvalificerad vård och omsorg i livets slutskede. Praktikanter, elever, personal i daglig verksamhet, personer i arbetsträning under sjukskrivning etcetera ska inte räknas med i personalbemanning. Personal med lönebidragsanställning kan räknas med motsvarande den procentsats som utgör grunden för bedömningen av arbetsförmågan. Enligt uppgift från verksamhetschefen har det varit fortsatt hög personalomsättning under våren vilket medför att det i dagsläget är relativt många vikarier som arbetar i verksamheten. Utföraren har prioriterat att rekrytera erfaren personal som antingen chefen själv har kännedom om eller som har goda rekommendationer från annan verksamhet. Då denna typ av personal i nästan samtliga fall har en anställning och därmed uppsägningstid på tre månader kommer det vara mycket vikarier även under sommaren. Verksamhetschefen räknar med att det finns en stabil personalgrupp med relevant utbildning på plats under augusti eller september.
Mat och måltider Utförare vid vårdbostäder ska svara för att samtliga dagens måltider inklusive mellanmål erbjuds de boende. Maten ska vara god och näringsriktig och anpassad efter de boendes matvanor och medicinska behov. Alternativ kost ska erbjudas till dem som av medicinska, religiösa, etiska eller kulturella skäl behöver det, utan extra kostnad för brukaren. De boende ska ges möjlighet till inflytande över matsedeln. Menyerna ska anpassas efter målgruppen samt till säsong, helgdagar och årstider. Måltiderna ska i enlighet med brukarens önskemål kunna intas gemensamt eller i den enskilda bostaden. Strävan är att tillagning av mat ska ske så nära de boende som möjligt. Frukost ska tillredas i boendegruppens gemensamma kök. Utföraren ska erbjuda alternativrätt vid minst ett av dagens två lagade mål mat lunch eller kväll. Brukaren ska i förväg kunna beställa och välja på två rätter. Efterrätt ska serveras till ett av dagens huvudmål. Två lagade mål per dag får tillagas på annan plats än i vårdbostaden. Måltiderna får inte serveras i så kallade en-portionsförpackningar. Utföraren har anställt en särskild person som ansvarar för matlagningen. På menyn anges alternativrätt vilken gäller för en vecka i taget. Möjlighet finns också att få del av den mat som lagas på den andra sjukhemsavdelningen. Vid samtal med personal framkommer att det är mycket ovanligt att någon brukare äter alternativrätt. Personalen har inte kunskap om möjligheten att hämta mat från andra avdelningar. Resultat Sedan uppföljningen som genomfördes i januari 2016 har utföraren genomfört en rad åtgärder för att komma till rätta med de brister som uppmärksammades. Då flera av bristerna hängde samman med den omfattande personalomsättning som varit under hösten 2015 och även fortsatt våren 2016 är det viktigt att det påbörjade arbetet fortsätter. Ur detta perspektiv är det positivt att utföraren lyckats rekrytera erfaren personal och även om detta leder till att det under en period är mycket vikarier i verksamheten skapas förutsättningar för stabilitet på längre sikt. När det gäller tillgång till alternativ rätt har utföraren åtgärdat detta så att gällande avtal efterlevs. Då det i praktiken snarare handlar om att det finns möjlighet att välja bort mat som den boende inte gillar snarare än att faktiskt välja mellan två rätter, ställer sig kvalitets- och utvärderingskontoret frågande till huruvida den aktuella avtalsskrivelsen leder till den kvalitet ur ett brukarperspektiv som avsågs av äldrenämnden när avtalet tecknades.
Åtgärder Aleris omsorg AB behöver fortsätta implementeringen av den åtgärdsplan som inkom till kvalitets- och utvärderingskontoret 2016-02- 18. Kvalitets- och utvärderingskontoret kräver inte in någon redovisning av åtgärderna i samband med denna uppföljning. Mattias Bly Kvalitets- och utvärderingschef Anette Kanon Medicinskt ansvarig sjuksköterska Jonas Arnoldsson Utredare