Verksamhetsuppföljning, Vasastadens vårdboende, Kosmo AB, ,

Transkript

1 1 (8) Kvalitets- och utvärderingskontoret Dnr ÄN Malin Robertsson Verksamhetsuppföljning, Vasastadens vårdboende, Kosmo AB, , Bakgrund Äldrenämnden har sedan 1 oktober 2013 avtal (dnr än ) med Kosmo om drift av Vasastadens vårdboende. Avtalstiden är 5 år med möjlighet till förlängning i ytterligare 2 år. Boendet ligger centralt i Linköpings innerstad och består av 21 platser fördelat på 2 korttidsplatser och 19 sjukhemsplatser. Boendet består av tre våningar med en avdelning på varje våning. I huset bor även andra hyresgäster. Uppföljningen genomfördes som en del av gemensam uppföljning med socialkontoret. Syfte och metod Syftet med uppföljningen var att ta reda på om utföraren lever upp till avtalet gällande enheten. Under förarbetet i verksamhetsuppföljningen samtalade planeringsledare Malin Robertsson med äldreombudsman Maria Lindal om ev. inkomna synpunkter och klagomål på boendet. Vidare så har kvalitets- och utvärderingskontoret samtalat med planeringsledare Elisabeth Viman samt Maria Svensson på omsorgskontoret innan besöken i verksamheten. Även MAS Anette Kanon tillfrågades om uppgifter gällande medicinska händelser på boendet. Dessutom tog planeringsledare del av socialkontorets rapport gällande individuppföljning på boendet som kom planeringsledare till handa mellan första och andra besöket. Planeringsledare Björn Skoog och Malin Robertsson har besökt boendet två gånger, den första gången oanmält och den andra gången så var ett möte bokat med verksamhetschef och samordnare. Vid det andra besöket så användes en frågemall som är utarbetad från avtalskrav, mallen har sju frågeområden. Områdena är tandvårdskort, genomförandeplaner, anhörigträffar, aktiviteter, miljöarbete, personer med funktionsnedsättning som arbetar på Vasastaden, samt personalbemanning. Dessa områden valdes utifrån vad som framkommit i socialkontorets rapport samt att kvalitets- och utvärderingskontoret eftersträvar en bredd i uppföljningarna. Fokuseringen på nämnda områden utgår också ifrån vad som valdes bort. Sjuksköterskebemanning är exempel på ett bortval då den frågan hanteras via övergripande uppföljning. Promenader är ett exempel på en annan sak som valdes bort då kvalitets- och utvärderingskontoret tidigare ofta följt upp kriteriet på andra enheter. Genom att välja bort promenader denna gång skapas utrymme för att belysa andra viktiga frågor. Detta val gjordes trots att det framkom Besöksadress: Drottninggatan 16, Linköping Postadress: Box 356, Linköping Växel: E-postadress: Kvalitetsochutvarderingskontoret@linkoping.se

2 2 via socialkontorets rapport att en del boende önskar att få komma ut oftare. Men då utföraren också tagit del av den rapporten anser kvalitets- och utvärderingskontoret att promenader nödvändigtvis inte behöver belysas igen då utföraren redan är varse om detta. Personalscheman för de två senaste schemaperioderna e-postades till kvalitets- och utvärderingskontoret på begäran. Lagstiftning 1 kap. Socialtjänstens mål 1 Samhällets socialtjänst skall på demokratins och solidaritetens grund främja människornas - ekonomiska och sociala trygghet, - jämlikhet i levnadsvillkor, - aktiva deltagande i samhällslivet. Socialtjänsten skall under hänsynstagande till människans ansvar för sin och andras sociala situation inriktas på att frigöra och utveckla enskildas och gruppers egna resurser. Verksamheten skall bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. Socialtjänstlagen 3 kap. 3 Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Lag (2009:596). Verksamhetsuppföljning Innan uppföljningsbesöken hämtades uppgifter om synpunkter och klagomål in från äldreombudsmannen som redogjorde för ett inkommet klagomål under de senaste två åren. Under uppföljningens gång inkom ytterligare ett klagomål, detta handlade om personalbemanning. Vidare inhämtades uppgifter från planeringsledare på omsorgskontoret som upplyste om att boende nyligen till viss del renoverats invändigt samt att det har varit problem med lyhördhet i fastigheten. Information om att boendet har en relativt ny verksamhetschef kom också via omsorgskontoret. Vid det första besöket som var oanmält visade personal runt på boendet samt berättade bland annat om hur personalbemanningen såg ut. Personalbemanningen i normala fall var två på morgonen på varje avdelning, senare på eftermiddagen var det 1 på varje avdelning samt en löpare som gick i mellan avdelningarna.

3 3 Vid det andra besöket på boendet som var förbokat möte tillsammans med verksamhetschef, Vardo Aldemir, samt samordnare, deltog även Lisa Nylund, verksamhetschef på Skräddaregården samt klusteransvarig inom Kosmo. Vid uppföljningen ställdes det frågor utifrån synpunkter som brukare framfört vid individuppföljning som socialkontoret nyligen genomfört på boendet. Brukare var generellt sett ganska nöjd med utföraren, vissa påpekanden om bland annat upplevd låg personalbemanning framkom dock. Informera, bedöma och utfärda intyg till tandvårdskort Tandvårdslagen ger äldre med omfattande omvårdnadsbehov rätt till kostnadsfri munhälsobedömning och rätt till nödvändig tandvård från landstinget. De som har rätt till detta får ett tandvårdskort. Utföraren i vårdbostad ska informera, bedöma och utfärda intyg till tandvårdskort. Utföraren ska vara tandvården behjälplig vid hembesök i vårdbostad. Varken verksamhetschefen, samordnaren eller klusteransvarig visste hur många tandvårdskort som utfärdats på boendet. Sjuksköterskan (som inte var närvarande på mötet) är den som utfärdar tandvårdskorten, den gamla verksamhetschefen gjorde det också, den nya Vardo Aldemir har inte fått utbildning i detta ännu. Dokumentation, journaler och genomförandeplan En genomförandeplan ska upprättas för varje brukare inom 14 dagar efter inflyttning. En genomförandeplan ska även upprättas, i tillämpliga delar, för brukare som har insats i form av korttidsboende och dagverksamhet. Genomförandeplanen ska visa brukarens behov över hela dygnet och upprättas tillsammans med brukaren och/eller dennes företrädare samt brukarens kontaktman. Om brukaren inte själv kan medverka ska genomförandeplanen upprättas tillsammans med dennes företrädare. Genomförandeplanen ska ge en samlad bild av hur var och en får sina behov av vård och omsorg tillgodosedda enligt både SoL och HSL. Genomförandeplanen ska revideras vid behov, dock minst en gång per år. Samt: Den boendes önskemål om aktiviteter, utevistelser och promenader ska framgå av genomförandeplanen. Varje brukare ska erbjudas egen tid för aktiviteter och/eller samvaro minst en timme per vecka. Egen tid ska framgå av genomförandeplanen. Genomförandeplan ska finnas som ger en samlad bild av hur var och en får sina behov av vård och omsorg tillgodosedda enligt både SoL och HSL.

4 4 Verksamhetschef och samordnare redogör för att genomförandeplanerna upprättas oftast av kontaktperson tillsammans med brukare och anhöriga. Samordnare kan ibland delta som stöd. Dessa upprättas inom två veckor från inflytt, eller påbörjas inom detta tidsintervall. Eftersom det är ett levande dokument brukar de revideras var tredje månad. Vidare framkommer det att socialkontorets individuppföljning har upplevts som positiv av verksamhetsansvariga. Den har gett insikter om att all information inte nått fram och har därför har vissa välkomstsamtal utförts ytterligare en gång. Socialkontorets uppföljning visar på en del brister i tidpunkter gällande upprättande och reviderande av genomförandeplanerna. Aktiviteter och social gemenskap i vårdbostad Utföraren ska möjliggöra och ge stöd till brukaren att vara aktiv i sin vardag och att tillsammans med andra vara en del i en social gemenskap både inom och utanför vårdbostaden. Aktiviteter ska erbjudas inom den egna verksamheten men också i samverkan med närstående, föreningar och frivilligorganisationer. En viktig del av verksamheten är att skapa trivsel, engagemang och samhörighet för och mellan de boende. I vårdbostäder ska möjligheter till en aktiv vardag erbjudas utifrån brukarens behov, fysiska och psykiska tillstånd och intresse. Planerade aktiviteter för varje vecka ska finnas skriftligt redovisade och tillgängliga. Innehållet i aktiviteterna ska planeras i samråd med de boende. De boende ska erbjudas daglig utevistelse samt promenader minst fem dagar i veckan. Den boendes önskemål om aktiviteter, utevistelser och promenader ska framgå av genomförandeplanen. Utöver planerade aktiviteter enskilt eller i grupp ska de boende stimuleras och erbjudas att delta i vardagliga aktiviteter i den egna lägenheten och inom vårdbostaden, till exempel matlagning, enklare städning, skötsel av blommor. Personalen ska svara för ledsagning till aktiviteter utanför vårdbostaden. Varje brukare ska erbjudas egen tid för aktiviteter och/eller samvaro minst en timme per vecka. Egen tid ska framgå av genomförandeplanen. Det ska finnas tid avsatt i personalens schema för egen tid och aktiviteter, inklusive aktiviteter utanför vårdbostaden. Stöd till verksamheternas fritidsaktiviteter och kulturverksamhet ges, för utföraren kostnadsfritt, av Kulturaktiviteter och stöd till äldreomsorgens fritidsverksamheter med Leanlink som utförare. Verksamhetsansvariga berättar att de arbetar med så kallade super 8 grupper inom Kosmo, de olika 8 grupperna ansvarar för olika områden, all personal är med i någon grupp. Personalen själva väljer vilken grupp de vill delta i. Det finns bland annat en grupp för aktiviteter som tar fram aktivitetsscheman som sedan sätts upp på avdel-

5 5 ningarna. De försöker vara lyhörda för vad de boende vill genom att lyssna på deras åsikter men även ta in idéer från deras genomförandeplaner. Verksamhetschefen menar att aktiviteter och egen tid kan hända spontant också och att det inte alltid behöver vara så planerat, spela fia är exempel på en aktivitet som kan uppstå spontant i stunden. Boendet har samverkan med bland annat kyrkan och kulturarbetarna. Program för veckans aktiviteter fanns på anslagstavlor på boendets olika avdelningar. Miljöarbete Linköpings kommuns handlingsplan för Agenda 21 ska vara vägledande för utförarens miljöarbete. Det innebär bland annat att utföraren bör granska alla inköp ur miljö- och hälsosynpunkt och i första hand välja miljömärkta produkter samt minimera avfallsmängden genom till exempel återanvändning, källsortering och kompostering. Vid inköp av fordon bör utföraren ställa miljökrav såsom låg bränsleförbrukning samt drift med förnyelsebara bränslen. Ett särskilt verksamhetsstöd för enheternas miljöarbete finns framtaget. Verksamhetsstödet består av en handbok Omsorg om Miljön som ger förslag på olika miljöåtgärder inom beställarens verksamhetsområde. Verksamheten ska vara ansluten till Omsorg om Miljön. Utföraren ska utse en person som ansvarar för miljöarbetet på enheten, så kallat miljöombud. För mer information se Omsorg om miljön. Planeringsledare observerade vid båda besöken att det inte fanns några kravmärkta produkter i boendets skafferi. Verksamhetsansvariga medger att de inte har haft full koll på avtalet i miljöavseendet men att de har ett så kallat miljöombud som arbetar med 15 poäng i kommunens program Omsorg om miljön. När det gäller kompostering och återvinning så är det för tillfället batterier och lampor som hittills återvunnits. Boendet saknar återvinningskärl både på enheterna och i soprummen. Det som de återvinner återvinns vid miljöstationen på Priso i närheten av boendet. Verksamhetsansvariga säger att de ser miljöarbetet som ett förbättringsområde som de genast ska ta tag i. Sysselsättning för personer med funktionsnedsättning Avtalet/anbudet säger: Vi kommer att kunna erbjuda sysselsättning eller arbete för personer med funktionsnedsättning. Vi ställer inga krav på ersättning för att tillhandahålla detta. Just nu finns inga personer med funktionsnedsättning som arbetar på boendet, men under 2014 hade de en person som arbetade på enheten under ett år. Verksamhetsansvariga uppger att det fungerat bra och inte varit allt för krävande arbetsledarmässigt.

6 6 Personalbemanning Utföraren ska garantera att verksamheten är bemannad dygnet runt årets alla dagar med en sådan kompetens och personalbemanning att de boende tillförsäkras nödvändig tillsyn och säkerhet så väl beträffande personlig omvårdnad som medicinska insatser. Detta innebär krav på att scheman läggs så att det finns tillräcklig tid för överföring av information mellan olika arbetspass. Det ska finnas rutiner för överföring av information mellan olika arbetspass. Utföraren ska garantera att det finns personal i den omfattning att de boendes behov, enligt genomförandeplan, av personlig omvårdnad, hälso- och sjukvård, aktiviteter och social gemenskap, mat och måltider, boservice samt övriga åtaganden enligt lämnat anbud kan tillgodoses. Det innebär att personalbemanningen ska anpassas efter variationer i brukarnas sammantagna behov (vårdtyngd). Utföraren ska garantera att det finns personal för att säkerställa kvalificerad vård och omsorg i livets slutskede. Praktikanter, elever, personal i daglig verksamhet, personer i arbetsträning under sjukskrivning etcetera ska inte räknas med i personalbemanning. Personal med lönebidragsanställning kan räknas med motsvarande den procentsats som utgör grunden för bedömningen av arbetsförmågan. Enligt anbud ska utföraren ha personalbemanning ca 73 timmar per dygn på boendet exklusive sjuksköterska och verksamhetschef. Planeringsledare påpekar att brukare har nämnt att det är för lite personal på boendet (enligt socialkontorets individuppföljning). Verksamhetschef menar att en brukare inte kan avgöra detta, och om man tillfrågar personal så vill dom alltid vara fler. Verksamhetsansvariga bedömer att det är tillräckligt med personal. Klusteransvarig redogör för Linköpings kommun ligger lågt när det gäller betalning och att man får klara sig, i Örebro är prisbilden en annan. Personal på boendet, som planeringsledare pratade med vid första besöket, som arbetat i många år på verksamheten och har varit med om många utförarbyten menar att det är vanligt förfarande att den nya utföraren skär ned på personal, det framgår dock inte om detta även gällde Kosmo eller om det avsåg tidigare utförarbyten. Enligt personalscheman så är personalbemanningen oftast högre än vad utföraren angett i anbud, endast undantagsfall har den varit lägre. Bedömning Enligt vad som framkommit under uppföljningen så fungerar verksamheten över lag på ett tillfredställande sätt inom kontrollerade områden.

7 7 Att de intervjuade verksamhetsansvariga inte kunde redogöra för tandvårdskorten anses rimligt med tanke på att verksamhetschefen är relativt ny samt att sjuksköterskan (som vi inte intervjuade) är en av personerna som hanterar detta. Gällande genomförandeplanerna så har socialkontoret nyligen kommunicerat sin individuppföljning med utföraren som bland annat berörde detta. Utföraren uppger att de via socialkontoret blivit medveten om brister och har bland annat gjort om vissa moment gällande genomförandeplaner med en del boende. Utföraren visar att de både är medveten om vad som gäller enligt avtal samt att de arbetar för att göra saker bättre när de gör om vissa delar tillsammans med brukare oftare än vad avtalet anger. Socialkontorets uppföljning visar en del brister gällande tidpunkter för upprättande och reviderande av genomförandeplaner. Ibland kan det ha funnits naturliga förklaringar varför saker och ting inte skett i tid, till exempel att anhöriga inte haft möjlighet att delta inom två veckor och att det varit viktigt för den boende att de deltar. Sådana förklaringar måste anses som ursäktande för att frångå avtal. Det är dock oklart vilka omständigheter som tidigare lett till att vissa genomförandeplaner inte varit upprättade i tid. Utförarens redogörelse för hur de nu arbetar med genomförandeplaner anses vara enligt avtal. Verksamhetsansvariga för Vasastadens vårdboende uppger under uppföljningen att miljöarbetet kan få ännu mer utrymme och att de nu planerar för att se över inköpen och återvinningsmöjligheterna. De har tidigare upplevt att det miljöarbete som de bedrev genom att ha ett miljöombud och Omsorg om miljön skulle ha varit tillräckligt. Det upplevs som positivt att utföraren direkt agerar för att bli ännu bättre när det gäller sitt miljöarbete. Detta är viktigt ur ett globalt perspektiv då utföraren genom sitt avtal ingår i ett större sammanhang via programmet Agenda 21 som är en FN-deklaration. Vidare kan detta vara ett område som skulle kunna förtydligas i kommande avtalsskrivningar Verksamhetschef uppger att boendet arbetar med att fånga stunden gällande alla typer av aktiviteter, allt från egen tid och promenader till sällskapsspel. Detta sätt att arbeta på kan till viss del vara önskvärt och ligger i linje med socialtjänstlagen kap 1 1 som bland annat säger Verksamheten skall bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. Nivån på personalbemanningen har dock ifrågasatts både från brukare och anhöriga, personal på boendet har också kommenterat personalbemanningen. Utifrån detta är det oklart hur mycket reell flexibilitet det finns för den typen av arbetssätt. När det gäller personalbemanningen uppger verksamhetschef att brukare och anhöriga inte kan avgöra om personalbemanningen är tillräcklig, hon uppger också att det är en generell önskan från personalen att alltid vara fler och att dessa inte heller är lämpade att avgöra nivån på personalbemanningen. Även om kvalitets- och utvärderingskontoret till viss del har förståelse för verksamhetschefens resonemang så finns det risk för att andra faktorer, som tillexempel ekonomi, får den avgörande betydelsen för hur boendet bemannas. Klusteransvarig menar att Linköpings kommun betalar dåligt i jämförelse med andra kommuner. Även om utföraren skulle vara missnöjd med sitt anbud (som de själva lagt) är det svårt att avgöra om detta inverkar på boendets kvalitet. Kontrollerade personalscheman visar att utföraren oftast bemannar mer än vad de uppgett i anbud, det tillsammans med att inga alvarliga händelser inträffat gör att utföraren måste anses leva upp till avtalet avseende personalbemanning. Med

8 8 tanke på de invändningar som ändå framkommit under uppföljningen gällande bemanningen bör utföraren reflektera utifrån socialtjänstlagen 3 kap 3 (främst första och sista meningen) som lyder: Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Åtgärder Säkerställa att miljöarbetet är enligt avtal. Kvalitet- och utvärderings kontoret kommer inte begära in redovisning angående åtgärderna i nuläget, men dessa kan bli föremål för uppföljning i framtiden. Malin Robertsson Planeringsledare Björn Skoog Planeringsledare