02.01 FÖRESKRIFTER A115.451/2013 2014-01-17

02.01 FÖRESKRIFTER Upphandling av lokalvård till Polismyndigheten i Kalmar län inklusive Åklagarkammaren i Kalmar och Polismyndigheten i Kronobergs län A115.451/2013 2014-01-17

INNEHÅLLSFÖRTECKNING UF UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 4 UF1 ALLMÄN ORIENTERING... 4 UF2 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN, VISNING AV OBJEKT... 6 UF3 FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGSPROCESSEN... 6 UF3.1 Former för upphandling... 6 UF3.2 Förfrågningsunderlag... 7 UF3.3 Anbudsgivning... 7 UF3.4 Anbudsöppning... 8 UF3.5 Anbudsprövning... 9 UF3.6 Tecknande av kontrakt... 15 SF SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER... 16 SF0 ALLMÄNT... 16 SF0.1 Beställare... 16 SF0.3 Beställarens mål... 16 SF1 OMFATTNING... 16 SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag... 17 SF1.2 Material och varor... 17 SF1.5 Kontroll av mängder... 18 SF2 UTFÖRANDE... 18 SF2.2 Miljö... 18 SF2.3 Statuskontroll... 18 SF2.4 Tillhandahållanden... 18 SF2.5 Varor, tjänster och entreprenader... 19 SF2.9 Övriga uppgifter om utförande... 19 SF3 ORGANISATION... 20 SF3.1 Organisation och personal... 20 SF3.3 Personal... 20 SF3.4 Kvalitetsledning... 22 SF3.5 Miljöledning... 23 SF3.7 Möten... 24 SF4 TIDER... 24 SF4.1 Tidplan... 24 SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning... 24 SF4.3 Tider för utförande av arbete... 24 SF5 ANSVAR... 25 SF5.1 Vite... 25 SF5.3 Försäkringar... 26 SF5.4 Arbetsmiljö... 26

SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m... 26 SF5.7 Säkerhet och sekretess... 27 SF6 EKONOMI... 27 SF6.1 Ersättning... 27 SF6.2 Fakturering och betalning... 28 SF7 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL... 29 SF7.1 Avslutande statuskontroll av entreprenaden... 29 SF8 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING... 29 SF8.1 Avbeställning... 29 SF8.2 Hävning... 29 SF9 TVIST... 30 SF10 ÖVRIGT... 30 SF10.1 Ändringar och tillägg... 30 SF10.2 Överlåtelse av avtal... 30 SF10.3 Befrielsegrunder... 30 SF10.4 Beställarens rätt till dokumentation... 31

UF UF1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Dessa föreskrifter är upprättade i enlighet med Upphandlingsföreskrifter ingående i AFF Städ 99 som är en mall ingående i AFF, avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer detta dokument. Förkortningar B E UE Pyramidregeln Beställaren Entreprenören Underentreprenör Det som skrivs under en kod och rubrik på högre nivå gäller för samtliga underordnade koder och rubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som t ex skrivs under koden UF, gäller således för UF3, UF3.1 osv, om annat inte anges under dessa underordnade koder. ALLMÄN ORIENTERING Lokalvården i B:s lokaler bedrivs för närvarande av en upphandlad entreprenör samt en ytterst liten del i egen regi (område 3, se nedan). Detta avtal kommer snart att gå ut och en ny upphandling krävs. De lokalvårdstjänster som idag bedrivs i egen regi ingår också i denna upphandling (1 tjänst). Detta innebär att upphandlingen omfattar verksamhetsövergång med övertagande av befintlig personal. Denna upphandling avser lokalvård inklusive golvvård, fönsterputs och hantering av entremattor i lokaler tillhörande Åklagarmyndigheten i Kalmar län samt Polismyndigheten i Kalmar län och Kronbergs län och omfattar nedan angivna områden: Område 1, Kalmar län söder: Kalmar, Åklagarmyndigheten/Åklagarkammaren i Kalmar, Galggatan 4 Kalmar, Galggatan 4 Kalmar, Dämme trafikkontrollplats invid väg 22 Nybro, Långgatan 9 Torsås, Karlskronavägen 7 Emmaboda, (Järnvägsgatan 41) Borgholm, Stenbergsgatan 4 Borgholm, Solliden vaktbyggnad Område 2, Kalmar län norr: Oskarshamn, Slottsgatan 5 Mönsterås, Storgatan 13 Högsby, Järnvägsgatan 33 4 (31)

Hultsfred, Västra Långgatan 36 Vimmerby, Kungsgatan 10 Västervik, Breviksvägen 35 Gamleby, Gamleby Centrum Område 3, Kronobergs län: Växjö, Sandgärdsgatan 31 Zeldas, Krukmakaregatan 1 Håkanssons, Sandgärdsgatan 33 Dalbo, Brittsommarvägen 2 Teleborg, Polislokalen har upphört Ljungby, Södra Torggatan 1 Älmhult, Bäckgatan 17 Tingsryd, Torsgatan 3/Dackegatan 14 (verksamhetsövergång 1 tjänst) Alvesta, Värendsgatan 14 Åseda, Olofsgatan 8 Markaryd, Drottninggatan 9 Den totala ytan är cirka 23 000 m 2 för Kalmar län, 16 500 m 2 för Kronobergs län och 705 m 2 för Åklagarkammaren i Kalmar. För en mer detaljerad lista på de olika områdena och ingående objekt, se bilagan Objektsförteckning. Ytorna består av kontor, kommunikationsytor, receptioner, garage, skjutbanor, motionshallar, omklädningsrum med mera. För vissa ytor kan nyttjandet av lokalerna bestämma städningens omfattning. B avser skriva avtal med en (1), två (2) eller tre (3) E. Anbudsgivare erbjuds att lämna anbud för ett, två eller samtliga tre områden enligt följande: Område 1 är Kalmar län söder och Åklagarkammaren i Kalmar, område 2 är Kalmar län norr och område 3 är Kronobergs län. Separata avtal tecknas med respektive myndighet; Polismyndigheten i Kalmar län, Åklagarkammaren i Kalmar och Polismyndigheten i Kronobergs län i enlighet med förutsättningarna i dessa föreskrifter. Verksamhetsövergången kommer att påbörjas så snart som är möjligt efter avtalsstarten och beräknas vara färdig senast tre månader efter avtalstecknande. Entreprenören ska medverka i att på ett så smidigt sätt som möjligt, och i enlighet med gällande regler genomföra verksamhetsövergången. Uppdraget ska påbörjas tidigast fyra veckor efter båda parters underskrift av avtalet, dock senast 2014-06-01 om inte förutsättningarna föranleder annat. Avtalet kommer att gälla under två (2) år med möjlighet för B att förlänga i två (2) år plus två (2) år plus ett (1) år där B skriftligen meddelar E om eventuell förlängning senast tre månader innan utgången av respektive avtalsperiod. Längsta möjliga kontraktstid är därmed sju (7) år. 5 (31)

UF2 UF3 UF3.1 UF3.12 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN, VISNING AV OBJEKT Frågor under upphandlingen ställs skriftligen till B:s ombud under anbudstiden: Namn: E-post: AffärsConcept i Stockholm AB upphandling.rps@affarsconcept.se Begäran och bokning av visning av lokalerna samt visning av ritningar ställs skriftligen till kontaktpersonerna för respektive städobjekt, se bilagan Objektsförteckning. Vid kontakt via e-post anges Lokalvård Polismyndigheten i Kalmar län och Kronbergs län i ärenderaden. FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGSPROCESSEN Former för upphandling Upphandlingen genomförs som öppet förfarande enligt reglerna för upphandling av tjänster i 4 kap. lag om offentlig upphandling (2007:1091), LOU. Övriga förutsättningar för upphandlingen Uppgifter om ingående städobjekt B har inga andra mängduppgifter avseende städobjekten än de som framgår av förfrågningsunderlaget. För mer detaljerade uppgifter är anbudsgivare hänvisade till att genomföra mätningar mot ritningar samt att göra platsbesök. För begäran och bokning av visning av lokalerna samt visning av ritningar, se UF2. Visning av ritningar Ritningar avseende B:s fastigheter är sekretesskyddade och kan inte lämnas ut med förfrågningsunderlaget. De får istället granskas på plats i B:s lokaler, se UF2, i den mån gällande sekretess inte medför något hinder. Offentlighet och sekretess B omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten normalt har rätt att ta del av till B inlämnade handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Under pågående upphandling är samtliga uppgifter som berör samtliga anbud sekretessbelagda. Efter det att upphandlingen avslutats, normalt genom att tilldelningsbeslut fattats, är inkomna anbud som regel offentliga. Av offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör E:s affärseller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att E lider skada om uppgiften röjs. Anser E att vissa uppgifter i dennes anbud ska sekretessbeläggas uppmanas E att, i sitt anbud, precisera vilka dessa är, samt lämna en motivering till på vilket sätt denne skulle lida skada om uppgiften lämnades ut. B vill samtidigt framhålla att det är B som sedan eventuellt beslutar om en uppgift ska sekretessbeläggas. Detta beslut kan överklagas av envar till domstol varför B inte kan lämna någon garanti för att en uppgift kommer att sekretessbeläggas. 6 (31)

UF3.2 UF3.21 UF3.22 UF3.23 UF3.24 UF3.3 Registerkontroll En kontroll i belastningsregistret kommer att genomföras innan uppdragets start på den personal som E avser använda för att utföra uppdraget. Personal som B ej bedömer är lojal och pålitlig ska bytas ut. Registerkontroll sker genom att berörd personal hos E och eventuella UE skickar ifylld blankett till B som kontrollerar uppgifter i belastningsregistret. Förfrågningsunderlag Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag tillhandahålls elektroniskt genom Visma Commerce AB:s hemsida www.opic.com. Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget omfattar handlingar förtecknade under SF1.1. Observera att angiven ordning gäller även för handlingarna i förfrågningsunderlaget om det förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter: Kompletterande förfrågningsunderlag Avisering gällande eventuella förtydliganden och kompletteringar gjorda av B under anbudstiden kommer att distribueras via Visma Commerce AB:s system (se även nedan UF.24). De leverantörer som erhållit förfrågningsunderlaget på annat sätt än via Visma Commerce AB, ansvarar själva för att kontrollera om tillkommande information har lämnats av B. Frågor under anbudstiden Anser leverantör att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart är det angeläget att denne kontaktar B. Eventuell kontakt (även frågor) avseende upphandlingen tas med B:s ombud genom att maila till upphandling.rps@affarsconcept.se. Frågor emotses så snart som möjligt för att eventuella förtydliganden ska kunna distribueras i god tid innan anbudstidens utgång. B kan inte garantera att frågor som inkommit senare än tio dagar före sista anbudsdag kan besvaras. De leverantörer som registrerat sig på www.opic.com och hämtat förfrågningsunderlag från denna plats kommer att aviseras via e-post om publicering av svar på inkomna frågor och andra förtydliganden av förfrågningsunderlaget har skett. Leverantör ansvarar själv för att denne tar del av all information som publicerats på detta sätt under anbudstiden. Publicerade svar gäller i tillämpliga delar som en del av förfrågningsunderlaget och gäller därmed som underlag för anbudsgivning. Svar eller andra upplysningar lämnade på annat sätt är inte giltiga och utgör därmed inte en del av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivning Anbudsgivare bör före anbudets avlämnande förvissa sig om förhållanden som kan inverka på offererade priser. Efter anbudets avgivande äger inte E rätt att framkomma med krav på ersättning för sådana arbeten som fordras för arbetets färdigställande 7 (31)

UF3.31 UF3.311 UF3.312 UF3.32 UF3.33 UF3.34 UF3.4 enligt förfrågningsunderlaget, men som E förbisett på grund av bristande platskännedom. Alla kostnader som erfordras för uppdragets genomförande enligt förfrågningsunderlaget som t.ex. personalkostnader, kostnader för möten och resor, material, lokalvårdsutrustning, kemisk-tekniska produkter m.m. ska ingå i de lämnade anbudspriserna. Anbuds form och innehåll Anbudsgivare uppmanas att lämna svaren i de kryss- och svarsrutor som återfinns i bilaga 02.08 Anbudsformulär samt 02.09 Pris. Anbud avges skriftligen och på svenska. Anbudet ska undertecknas av behörig person hos anbudsgivaren. B kan komma att kontrollera att behörighet föreligger. Anbud och alla begärda handlingar lämnas i ett undertecknat original och en (1) digital kopia, till exempel på ett USB-minne eller en CD-/DVD-skiva. Ersättning för framtagande av anbud utgår inte. Huvudanbud Anbud lämnas i enlighet med vad som föreskrivits i dessa föreskrifter med tillhörande handlingar. Reservationer eller alternativa anbud accepteras inte. Anbud ska lämnas på hela uppdraget inom ett, två eller samtliga tre områden. Sidoanbud Sidoanbud accepteras inte. Anbudstidens utgång Anbud ska vara B tillhanda senast den 2014-03-13. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att prövas. Anbuds giltighetstid Anbud ska vara bindande i 180 dagar efter anbudstidens utgång. Anbuds lämnande Anbud ska lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud: Anbud A115.451/2013, till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256 10226 Stockholm Besöksadress är Polhemsgatan 30, Stockholm. Anbud kan lämnas i receptionen. Receptionen har normalt öppet mån-fre kl. 06:00-20:00. Det är inte möjligt att lämna anbud på annat sätt (exempelvis via fax eller e-post) på grund av att sekretessen då ej kan säkerställas. Anbudsöppning Anbud kommer att öppnas vid en förrättning där minst två personer som utsetts av B kommer att delta. 8 (31)

UF3.5 UF3.51 UF3.511 Anbudsprövning B har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad information och som uppfyller samtliga ställda krav. Det är av stor vikt att anbud innehåller efterfrågade uppgifter och redovisningar då utrymmet för kompletteringar är starkt begränsat. Intresserade leverantörer uppmanas därför att noggrant läsa förfrågningsunderlaget och följa de instruktioner som lämnas. Efterfrågade uppgifter lämnas i bifogat anbudsformulär. Vid prövning av inkomna anbud kan B komma att kontrollera uppgifter som lämnats av anbudsgivare. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats kan detta leda till att anbud förkastas. Anbudsprövningen kommer att genomföras i tre steg. I det första steget kontrolleras om det finns grund att utesluta anbudsgivare på grund av omständigheter som anges i UF3.51. Därefter görs en prövning av anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga förmåga utifrån de krav B har ställt på E. Därefter, i steg två prövas endast anbud från anbudsgivare som passerat det första steget. I detta steg kontrolleras att anbudsgivarna uppfyller de krav som ställs på utförandet av den efterfrågade tjänsten samt att de kommersiella villkoren accepteras. I det tredje och avslutande steget utvärderas de anbud som klarat de två första stegen. Prövning av anbudsgivare Nedan angivna krav ska anbudsgivare uppfylla för att anbud ska utvärderas. Kursiverad och fetmarkerad text innehåller upplysningar till anbudsgivare om hur krav uppfylls. Anbudsgivare har möjlighet att anlita UE för utförande av delar av uppdraget under förutsättning att dessa redovisas i anbudet. Anbudsgivare som avser att använda UE ska förfoga över dessa resurser i den omfattning som krävs för att uppfylla de krav som gäller för det åtagande som upphandlingen omfattar. Anbudsgivare ska, inom den egna organisationen, ha tillräcklig kompetens och kunskap inom de områden för vilka underleverantörer avses att användas för att kunna bedöma och säkerställa UE:s kompetens och kunskap inom det aktuella området. Anbudsgivaren ska i anbudet lämna en redovisning av vilken/-a eventuell/-a UE som anbudsgivaren avser anlita för utförande av uppdraget och för vilka delar av uppdraget dessa kommer att användas. Uteslutningsgrunder B kommer att utesluta anbudsgivare från deltagande i upphandlingen om omständigheter enligt LOU kap. 10 1 föreligger. B kan komma att utesluta anbudsgivare från deltagande i upphandlingen om omständigheter enligt LOU kap. 10 2 föreligger. Anbudsgivare äger heller inte rätt att anlita UE som är föremål för omständigheter som redovisas i detta avsnitt. 9 (31)

UF3.512 UF3.513 UF3.514 Anbudsgivare ska i sitt anbud intyga att ovan angivna omständigheter inte föreligger för anbudsgivare och eventuell/-a UE. Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. I det fall anbudsgivare avser att använda UE för att utföra delar av åtagandet ska även UE uppfylla detta krav. Anbudsgivare eller av denne anlitad UE får inte ha skulder avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden registrerats hos Kronofogdemyndigheten eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller skulder som på grund av andra förmildrande omständigheter anses försumbara. B kommer själv att kontrollera att anbudsgivare och UE uppfyller sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare med säte i annat land än i Sverige ska vara beredd att tillhandahålla aktuell information från relevanta myndigheter i hemlandet i de fall B inte har möjlighet att själv ta del av dessa. Detsamma gäller för de fall att anbudsgivare avser att använda sig av UE med säte i annat land än i Sverige. Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivare ska ha en stabil ekonomisk och finansiell ställning som är tillräcklig för att genomföra avtalat åtagande. Detta kontrolleras genom att följande krav uppfylls: Anbudsgivare ska ha lägst riskklass 3 enligt UC (UC AB) Anbudsgivare ska ha haft en årsomsättning hänförlig till lokalvård på minst 4 Mkr enligt senast fastställda årsredovisning per område som anbudsgivaren lämnar anbud på. 4 Mkr avser därmed ett område. Önskar anbudsgivaren lämna anbud på två områden ska årsomsättningen hänförlig till lokalvård uppgå till minst 8 Mkr. Önskar anbudsgivaren lämna anbud på samtliga tre områden ska årsomsättningen hänförlig till lokalvård uppgå till minst 12 Mkr. Anbudsgivare ska i anbudet ange vilken årsomsättning hänförlig till lokalvård anbudsgivaren hade enligt senast fastställda årsredovisningen. B kommer själv kontrollera att anbudsgivaren uppfyller ovan ställt krav på riskklass. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Nedan anges de resurs-, kompetens- och erfarenhetskrav som ställs på anbudsgivaren och efterfrågad personal. UF3.5141 Kompetens och erfarenhet Anbudsgivande företag ska själv eller tillsammans med eventuella UE inneha dokumenterad kompetens och erfarenhet tillräckliga för att utföra efterfrågat åtagande. Detta innebär följande krav: Anbudsgivaren ska ha minst tre (3) års erfarenhet av utförande av uppdrag inom lokalvård Företaget ska utföra eller ha utfört minst två (2) uppdrag avseende lokalvård som uppfyller följande kriterier: 10 (31)

1. De redovisade uppdragen ska utföras/ha utförts åt olika externa beställare 1 2. Uppdragen ska gälla/ha gällt lokalvård av kontor Varje uppdrag ska omfatta/ha omfattat minst 5 000 m 2 per område som anbudsgivare lämna anbud på. 5 000 m 2 avser därmed ett område. Önskar anbudsgivaren lämna anbud på två områden ska ytan uppgå till minst 10 000 m 2. Önskar anbudsgivaren lämna anbud på samtliga tre områden ska ytan uppgå till minst 15 000 m 2. Uppdragen får ej ha avslutats tidigare än tre (3) år räknat från sista anbudsdag. Anbudsgivare ska ha utfört uppdragen, enligt aktuell beställare, enligt avtalade villkor och kvalitetsnivåer. Anbudsgivare ska i anbudet lämna en beskrivning av den verksamhet man bedriver och hur lång erfarenhet anbudsgivare har av att utföra lokalvårdstjänster. Anbudsgivare ska i sitt anbud lämna en redovisning av efterfrågade referensuppdrag enligt krav ovan. Lämnade beskrivningar ska innehålla uppgifter om beställare, namn på kontaktperson för utfört uppdrag samt kontaktuppgifter för denne och information om vilka tjänster som aktuellt uppdrag avsåg, uppdragets omfattning (städyta), årsomsättning samt när uppdraget utfördes. UF3.5142 Personal och kompetenskrav Samtlig personal som är avsedda i uppdraget som arbetsledare och städpersonal ska ej inneha anmärkningar i belastningsregistret. Anbudsgivare ska bekräfta att erbjuden personal ej innehar anmärkningar i belastningsregistret. Samtlig personal som är på plats i objektet ska inneha väl synlig identitetshandling. Identitetshandling kan vara av typ Service ID eller motsvarande (t.ex. ID06). Vanlig identitetshandling eller körkort godkänns ej som identitetshandling. Anbudsgivare ska i sitt anbud lämna en beskrivning av vilken typ av identitetshandling som kommer att användas. Antagen E ska före uppdragsstart uppvisa att samtlig personal för uppdraget har giltig identitetshandling enligt ovan krav. Anbudsgivare ska i anbudet lämna en beskrivning av vilken typ av identitetshandling som kommer att användas. Anbudsgivare ska bekräfta att erbjuden personal inför uppdragsstar innehar identitetshandling av typen Service ID eller motsvarande (t.ex. ID06). Arbetsledare Anbudsgivaren ska offerera minst en ansvarig arbetsledare per område. En ansvarig arbetsledare ska finnas på plats främst på de största objekten under minst 2 timmar per vecka under uppstartsmånaden inkluderande besök på övriga objekt, därefter enligt överenskommelse. Övrig tid ska ansvarig arbetsledare finnas tillgänglig per telefon. Ansvarig arbetsledare ska under denna tid vara beredd att på kort varsel 1 Kravet avser den organisation som formellt stod som beställare och inte den juridiska personen. Om anbudsgivare t.ex. utfört lokalvårdsuppdrag åt två olika nämnder i en kommun och dessa stått som beställare för respektive uppdrag räknas detta således som två olika uppdrag med två olika beställare. 11 (31)

genomföra besiktningar och granska eventuella kvalitetsbrister i utförd städning i hela området. Ansvarig arbetsledare ska ha helhetsansvar för respektive område. Uppdraget ska därutöver bemannas med det antal arbetsledare och under den övriga tid som anbudsgivare anser krävs för att försäkra sig om ett kontraktsenligt utförande samt en hög servicegrad. Dessa ska, i förekommande fall, namnges senast innan uppdragsstart. Arbetsledare ansvarar för att uppdraget utförs tillfredställande och enligt avtalade villkor och B:s instruktioner. Arbetsledaren ansvarar för att personal som uppfyller ställda krav finns tillgängliga samt att snabbt fylla vakanser. Arbetsledaren ska också ansvara för att arbetet fungerar problemfritt i de utrymmen som kräver planering och särskilda krav på utförande. Frågor som uppstår med anledning av arbetets utförande ska av B framföras till arbetsledare. Vid frånvaro ska arbetsledare omgående kunna ersättas av en person med minst likvärdig kompetens och erfarenhet för utförande av dennes arbetsuppgifter. Anbudsgivare ska även presentera yterliggare en ansvarig arbetsledare före uppdragsstart. Arbetsledaren ska uppfylla ställda krav. Arbetsledare ska ha: Minst tre (3) års erfarenhet som arbetsledare i städuppdrag. Genomgått och inneha ett yrkesbevis/certifikat enligt PRYL, SRY eller likvärdigt Obehindrat kunna kommunicera på det svenska språket både muntligt och skriftligt Anbudsgivare ska i anbudet namnge en ansvarig arbetsledare per område, ange denna/dessa persons/ers antal års erfarenhet av arbetsledning samt bifoga bevis för detta, till exempel CV, bifoga bevis för innehav av yrkesbevis/certifikat, beskrivning av språkliga kunskaper och bekräfta att yterliggare en ansvarig arbetsledare per område presenteras enligt uppsatt tidsram. Städpersonal All personal som arbetar inom B:s fastigheter: Ska innan uppdragsstart ha genomgått och inneha ett yrkesbevis/certifikat enligt PRYL, SRY eller likvärdigt. Alternativt kan detta krav också uppfyllas genom att personal har minst två (2) års erfarenhet av utförande av lokalvårdstjänster Ska behärska svenska språket på ett sådant sätt att personalen kan kommunicera på ett tillfredsställande sätt med övrig personal och B:s personal samt kunna läsa och förstå de instruktioner som krävs för att kunna utföra uppdraget på ett säkert och bra sätt Ska bära synligt identitetskort så att B kan styrka att de representerar E. Ska vara klädd i för uppgiften lämplig och enhetlig skyddsklädsel samt annan personlig utrustning som krävs för arbetet. Klädseln ska vara försedd med E:s logotyp. Logotypen ska ha en diskret framtoning. Detta gäller även personal från eventuella UE. 12 (31)

Ska inneha den utbildning som krävs för att utföra avtalat entreprenad. För speciell utbildning räcker det att personal innehar den senast 6 månader efter uppdragsstart. All städpersonal som vistas i B:s lokaler ska ha tagit del av B:s brand- och säkerhetsinformation. B ska i förväg skriftligen godkänna enskild lokalvårdare innan tjänstgöring får påbörjas i enlighet med avtalet. B ska ha rätt att kontrollera att personal som utför arbete uppfyller ställda krav. Personals kompetens ska på begäran styrkas med CV och intyg om genomgången utbildning. Anbudsgivare ska i sitt anbud beskriva hur de avser att uppfylla kravet gällande PRYL, SRY eller likvärdigt samt bekräfta att samtliga krav på personalen kommer att uppfyllas. UF3.5143 Förstärkningsresurser UF3.515 UF3.516 Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla flera personer som uppfyller kraven på personalen. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Kravet avser både arbetsledare och annan personal för uppdragets utförande. Vikarie ska kunna sättas in från första dagen vid frånvaro av ordinarie personal. Anbudsgivare ska i sitt anbud redovisa hur kravet tillgodoses. Platsorganisation Anbudsgivaren ska offerera en väl lämpad platsorganisation för uppdraget som innehåller en tillräcklig mängd tjänster och antal timmar för utförande av lokalvård och arbetsledning för att uppdraget ska kunna utföras enligt kraven i detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa sin väl lämpade platsorganisation per offererat område. Redovisningen ska innehålla antal personer för utförande av lokalvård och arbetsledning på plats i objekten, typ av tjänst för varje person (heltid eller deltid samt antal timmar per person) samt en genomsnittlig beräknad avverkningsgrad per lokalvårdare (antal m 2 per timme). Viss information om totalt antal arbetstimmar per månad för utförande av den ordinarie lokalvården inklusive arbetsledning ska också anges i prisbilagan. Kontinuitet Anbudsgivare ska i uppdraget tillsätta resurser som främjar ett åtagande som ger efterfrågad kvalitet under hela avtalsperioden. För att främja detta kan anbudsgivaren sträva efter att få så låg personalomsättning som möjligt och minimera utbyte av personal i uppdraget. Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa hur de kommer säkerställa efterfrågad kvalitet under hela avtalsperioden samt hur de avser att få en låg personalomsättning och minimera utbyte av personal i uppdraget. Redovisningen ska också innehålla tydlig information om hur många personer i den redovisade platsorganisationen enligt ovan avses att tillsättas med nystartsjobb, instegsjobb eller annan lönesubventionerad arbetskraft. 13 (31)

UF3.517 UF3.518 Kvalitetssäkringsrutiner Anbudsgivare ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete och tillämpa dokumenterade rutiner för att säkerställa att tjänsten genomförs på ett sådant sätt att uppsatta kvalitetsnivåer och överenskomna villkor kan uppnås och upprätthållas. Kvalitetsarbetet ska omfatta rutiner för att mäta och följa upp resultat. E ska ha ett system för uppföljning som på ett enkelt och lättillgängligt sätt tillförsäkrar B kontinuerlig återkoppling på hur tjänsten utförs, hur avvikelser hanteras och som på enkelt och greppbart sätt redovisar den informationen för B. E ska till B tillhandahålla en kontaktpunkt via telefon (ett nummer) och mail (en mailadress) för avvikelseanmälan/felanmälan och återkoppling av åtgärdade avvikelser. E:s kvalitetsansvarig anges i anbudet. E:s kvalitetsansvarig ska ha den kompetens och erfarenhet av utförande av städuppdrag som krävs för att fullgöra rollen som kvalitetsansvarig. Anbudsgivare ska i sitt anbud bifoga redovisning över hur kravet uppfylls. Redovisningen ska innehålla kopia på giltigt ISO-certifikat (9001) eller likvärdigt certifikat alternativt en beskrivning av de kvalitetssäkringsrutiner som anbudsgivaren tillämpar. Sådan beskrivning ska vara så utförlig att det framgår att ställda krav uppfylls. Anbudsgivare ska även, oavsett hur det första kravet uppfylls, i sitt anbud på ett tydligt vis beskriva hur avvikelsehantering, åtgärder och uppföljning kommer att skötas under genomförandet av uppdrag för B samt hur denna information redovisas för B. Anbudsgivaren ska ange vem som är kvalitetsansvarig samt att denne uppfyller ställda krav. Miljösäkringsrutiner Anbudsgivare ska tillämpa ett strukturerat och systematiskt miljöarbete baserat på dokumenterade rutiner för att uppnå och upprätthålla miljömål samt att mäta och följa upp resultat. Anbudsgivare ska kontinuerligt utvärdera, rapportera och redovisa hur miljöarbetet fortskrider inom företaget, särskilt med avseende på hur anbudsgivare beskriver och kommunicerar produkters miljöegenskaper för berörda anställda i företaget. Anbudsgivare ska arbeta proaktivt för att identifiera och genomföra förbättringar i det egna miljöarbetet. E:s kvalitetsansvarig ska ha den kompetens och erfarenhet av utförande av städuppdrag som krävs för att fullgöra rollen som kvalitetsansvarig. Anbudsgivare ska till sitt anbud bifoga redovisning över hur kravet uppfylls. Redovisningen ska innehålla kopia på giltigt ISO-certifikat (14001) eller likvärdigt certifikat alternativt en beskrivning av de miljösäkringsrutiner som E tillämpar. Sådan beskrivning ska vara så utförlig att det framgår att ställda krav uppfylls. Anbudsgivaren ska ange vem som är miljöansvarig samt att denne uppfyller ställda krav. 14 (31)

UF3.519 UF3.52 UF3.53 UF3.6 Försäkring E ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp på minst 200 prisbasbelopp (1 pbb år 2013 = 44 500 kr). E ska på begäran av B uppvisa giltigt försäkringsbrev/bevis. Om B så begär ska E på begäran tillställa B bevis på att förfallna försäkringspremier erlagts. E:s ansvarsförsäkring ska inte ha längre gående undantag i ersättningsreglerna än följande: Försäkringen ska ersätta skälig kostnad för ändring, eller om så erfordras, byte av lås eller låssystem i fastighet i samband med att omhändertagen nyckel förkommit, med maximalt följande begränsningar: o Nyckel får inte vara märkt med namn och/eller adress i klartext o Stöld ur olåst bil Försäkringen ska ersätta kostnad för ändring, eller om så erfordras, byte av lås eller låssystem i fastighet i samband med att omhändertagen nyckel förkommit. Anbudsgivare ska i sitt anbud styrka att hen tecknat eller avser att teckna ovan nämnda försäkringar genom att till anbudet bifoga kopia på nuvarande försäkringsbrev/bevis som uppfyller kravet ovan eller en skrivelse om att krav kommer att uppfyllas vid avtalets tecknande. Prövning av anbud Varje område utvärderas var för sig. Anbudsgivare som i sitt anbud visat att samtliga krav är uppfyllda kommer att genomgå utvärdering enligt nedan. Avtal kommer att tilldelas per område enligt tilldelningsgrunden lägst pris. Det anbud som har lägst anbudskostnad är det som har lägst pris. Anbudskostnaden beräknas på följande sätt: Anbudskostnad = Kostnad post A + Kostnad post B, C, D, E och F Beräkningen visas i sin helhet i 02.11 Prisbilaga. Meddelande om beslut efter anbudsprövning/tilldelningsbeslut Resultatet av den genomförde prövningen och utvärderingen meddelas samtliga anbudsgivare innan avtal tecknas genom ett tilldelningsbeslut. Tecknande av kontrakt Bindande avtal uppstår ej genom att den antagne E fått meddelande om tilldelningsbeslut. Avtal sluts genom skriftligt upphandlingskontrakt efter iakttagande av lagstadgad avtalsspärr. 15 (31)

SF SF0 SF0.1 SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER Dessa Särskilda föreskrifter ansluter till ABFF 04 och är upprättade i enlighet med SF 06 ingående i AFF, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer dessa dokument. Funktionskrav/Åtgärdskrav Beträffande förhållandet mellan funktionskrav och åtgärdskrav se ABFF 04, punkt 5a med tillhörande kommentar. Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att samtliga krav i detta avsnitt uppfylls och accepteras. ALLMÄNT Beställare Polismyndigheten i Kalmar län (genom Rikspolisstyrelsen) Box 923 391 29 Kalmar Org.nr: 202100-0076 Polismyndigheten i Kronobergs län (genom Rikspolisstyrelsen) Box 1211 351 12 Växjö Org.nr: 202100-0076 Åklagarmyndigheten och Åklagarkammaren i Kalmar (genom Rikspolisstyrelsen) Box 931 391 29 Kalmar Org.nr: 202100-0084 SF0.3 SF0.33 SF1 Beställarens mål Uppdraget ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt samt genom ett långsiktigt underhåll i syfte att upprätthålla rätt kvalitet så att lokalnyttjarna anser att fastigheten är välskött och fyller sin funktion på ett bra sätt. Den löpande lokalvården ska genomföras på ett sådant sätt att storstädning undviks. Beställarens miljömål B planerar och genomför den egna verksamheten efter uppsatta miljömål. B eftersträvar därvid en miljöanpassad drift och förvaltning av sina lokaler. Miljöanpassningen ska ge en inomhusmiljö utan negativa hälsoeffekter, hushållning med resurser samt i övrigt uppfylla allmänna hänsynsregler i miljöbalken (1998:808). E ska följa B:s miljöplan. OMFATTNING Se UF1. Omfattningen i detalj framgår av i SF1.1 förtecknade handlingar. 16 (31)

SF1.1 SF1.2 SF1.21 SF1.213 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag Med ändring av ABFF 04 punkt 3 gäller följande ordning på kontraktshandlingarna om det förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter: 01 Förlaga till kontrakt, 2013-09-02 02 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 02.01 Föreskrifter, 2014-01-17 (detta dokument) 02.02 Ritningar (sekretess, granskas på plats, se UF3.12) Bifogas ej 02.03 Definition av objektgrupper, 2014-01-17 02.04 OMRÅDE 1 & 2, KALMAR LÄN SÖDER EXKL: ÅKLAGARKAMMAREN OCH KALMAR LÄN NORR 02.04.01 Område 1 & 2 objekt, 2014-01-17 02.04.02 Område 1 & 2 städanvisning & frekvens, 2014-01-17 02.04.03 Område 1 & 2 städanvisning Tekniska roteln 2008-10-10 02.05 OMRÅDE 1, ÅKLAGARKAMMAREN 02.05.01 Område 1 Åklagarkammaren objekt, 2014-01-17 02.05.02 Område 1 Åklagarkammaren städanvisning & frekvens, 2014-01-17 02.06 OMRÅDE 3, KRONOBERGS LÄN 02.06.01 Område 3 städanvisning, frekvens & objekt, 2014-01-17 02.06.02 Område 3 städanvisning Tekniska roteln, 2005-11-29 02.07 Generell städanvisning arrestceller, 2004-12-17 02.08 Sammanställning objekt, 2014-01-17 02.09 Ålders- och lönestruktur på egen personal, 2014-01-17 02.10 Anbudsformulär, 2014-01-17 02.11 Prisbilaga, 2014-01-17 03 ABFF 04 Bifogas ej 04 DEFINITIONER 04.01 AFF-definitioner 10 Bifogas ej 04.02 Metodnomenklatur för städning, SSEF och Almega Bifogas ej 05 BESTÄLLNING AV EXTRA STÄDNING Beställs av B 06 ANBUD E:s anbud Material och varor All utrustning som används inom verksamheten ska uppfylla lagar, vedertagna normer, standarder och krav på tillförlitlighet, prestanda och kvalité för att tillförsäkra en ändamålsenlig funktion. E ska använda sig av miljövänliga produkter vid utförande av uppdrag för B. Produkter ska ej vara allergiframkallande och endast ha svag lukt. Förbrukningsmaterial Med ändring av ABFF 04, punkt 10 föreskrivs att E ska tillhandahålla och bekosta all den utrustning och material som erfordras för utförandet av de tjänster som omfattas av förfrågningsunderlaget. Förbrukningsmaterial för verksamheten i fastigheten Generellt gäller att E ska köpa in förbrukningsmaterial och fakturera B för verklig förbrukning i efterskott. E har inte rätt att ta ut någon ytterligare ersättning för detta annat än inköpskostnaden. E ska fylla på förbrukningsmaterial för verksamheten i fastigheten. 17 (31)

SF1.5 För Åklagarkammaren i Kalmars lokaler ska kostnaden för förbrukningsmaterial ingå i E:s angivna kostnad för den ordinarie lokalvården. Påfyllning av förbrukningsmaterialet ska utföras i samband med att lokalvården utförs. Kontroll av mängder E ska kontrollera att de mängduppgifter om objekt (t.ex. uppgifter om areor och antal) som B angivit i förfrågningsunderlaget överensstämmer med verkliga förhållanden. Om kontrollen ger vid handen att avvikelser föreligger ska krav på ersättningsreglering vara framställt senast sex (6) månader efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. Även B har möjlighet till kontroll och reglering inom samma tidsperiod. SF2 SF2.2 SF2.22 SF2.3 SF2.31 SF2.4 SF2.42 UTFÖRANDE Miljö Beställarens miljökrav E ska kunna tillhandahålla torra städmetoder där så är möjligt och kunna informera B om de miljömässiga och hygieniska fördelarna med torra städmetoder. B ska kunna begära byte av städprodukt/kemikalie om användningen av viss städprodukt/kemikalie medför någon form av olägenhet för anställda hos B eller om krav förändras kopplat till B:s interna miljöledningssystem, exempelvis miljöpolicyförändring. Säkerhetsdatablad/produktblad för samtliga kemikalier som används inom uppdraget ska, på B:s begäran, uppvisas. E ska, på B:s begäran, beskriva alla arbetsmetoder där kemikalier används. Statuskontroll Statuskontroll före entreprenadens påbörjande E och B ska före uppdragets påbörjande gemensamt göra en genomgång av de för uppdraget aktuella lokalerna och utrymmena. E kommer att kontaktas av utsedda kontaktpersoner från B för att bestämma tid och plats för denna genomgång. Ytor/inredning som är speciellt känsliga och ytor/inredning som uppvisar brister bör dokumenteras med protokoll och fotografier för att fastställa statusen vid kontraktstidens inledning. Det åligger B att upprätta protokollet vilket ska justeras av E. Tillhandahållanden Handlingar och uppgifter från entreprenören E ska, utan anmodan, lämna skriftlig uppdragsstatistik varje kalenderår av under året utförda extra uppdrag utöver ordinarie lokalvårdsuppdrag till B. Kostnaden för detta ska ingå i anbudet offererat pris för lokalvården. Statistiken ska omfatta: Periodens uppdrag med beställningsdatum, ansvarig beställare och städobjekt 18 (31)

SF2.43 Tidsåtgång per städobjekt Totalkostnad per städobjekt Om avtalet sägs upp ska E inom en månad efter begäran från B återlämna de handlingar som B tillhandahållit E för entreprenadens genomförande. Utrymmen m m som beställaren tillhandahåller Följande lokaler finns normalt tillgängliga för E på de flesta städobjekt: Städrum med tillgång till varmt och kallt vatten samt avlopp Låsbara utrymmen för städmaterial och förbrukningsartiklar Eventuellt befintliga omklädningsutrymmen får nyttjas av E:s personal Eventuellt befintligt pentryn/lunchrum får nyttjas av E:s personal Tvättmaskiner för mopptvätt finns för närvarande i Kalmar och Växjö. SF2.5 SF2.53 SF2.532 SF2.9 Förrådsutrymmen delas i förekommande fall med B. E ansvarar, utan särskild ersättning, för att ovan nämnda lokaler städas och hålls i gott skick vid E:s brukande. E ska iaktta gällande föreskrifter och säkerhetsföreskrifter för lokalerna. Senast vid avtalets upphörande ska E genomföra slutrengöring av nyttjade lokaler och då omhänderta och bortforsla kvarvarande maskiner och annat material som tillhör E. E har rätt att lämna avfall och återvinningsmaterial i avsedda kärl i soprum/miljöstation. E är skyldig att innan uppdragsstart förvissa sig om eventuella, från ovan beskriven ordning, avvikande bestämmelser som kan gälla för respektive städobjekt. Varor, tjänster och entreprenader Entreprenader Entreprenörens avtal med underentreprenörer E får inte utan B:s skriftliga godkännande anlita annan entreprenör, UE, för utförandet av hela eller delar av uppdraget. E svarar för UE:s arbete i alla led som för sitt eget. Villkor i dessa Föreskrifter ska genom förbehåll i E:s avtal med UE göras gällande även för dessa. B har rätt att ta del av E:s avtal med UE. E ska kontrollera att UE fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, till exempel avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska utföras före avtalsskrivning med UE och därefter årligen. E ska rapportera resultatet av dessa kontroller till B. Avvikelser från denna punkt kan leda till hävning och/eller vite. Övriga uppgifter om utförande Vid beställning av extra lokalvård ska B och E i varje enskilt fall komma överens om när och hur städningen ska utföras. Beställningen ska vara skriftlig. Det åligger E att rapportera till B eventuella skador och fel som E upptäcker i fastigheten under utförande av lokalvården (exempelvis trasiga eluttag, fönster, glödlampor, avloppsstopp, skador på mattor etc.). 19 (31)

SF3 SF3.1 SF3.11 ORGANISATION Organisation och personal E ska ha en väl lämpad platsorganisation för uppdraget som innehåller en tillräcklig mängd tjänster för att uppdraget ska kunna utföras på ett tillfredsställande vis. Personal som utför uppdrag i B:s lokaler ska ha den kompetens och den erfarenhet som krävs för att utföra ett uppdrag av aktuell storlek och komplexitet. E ska ombesörja att all berörd personal för uppdragets genomförande erhåller vidareutbildning om nya städprodukter, ny städteknik och nya städmetoder. Innan uppdragsstart ska E utförligt redovisa sin platsorganisation för B. Av beskrivningen ska innehålla personalförteckning med kompetensprofil, arbetsbeskrivningar, rutiner för egenkontroll (omfattning minst enligt SF3.433), utförandetider för städning och övrigt. E är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal som B anser saknar erforderlig kompetens och/eller med vilken B anser sig ha samarbetssvårigheter. För att försäkra sig om bästa möjliga utförande ska E om möjligt tillse att personal som tillkommer under kontraktstiden arbetar parallellt med sina kollegor under en introduktionsperiod. Förändringar av personal berättigar inte E till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Ombud B:s ombud under kontraktstiden för Kalmar och Kronoberg är Ingemar Jonsson B:s ombud under kontraktstiden för Åklagarmyndigheten är Ann-Christine Johansson SF3.12 E:s ombud under kontraktstiden anges i kontraktet. Kontaktpersoner B:s kontaktperson under kontraktstiden för Kalmar och Kronoberg är Ingemar Jonsson B:s kontaktperson under kontraktstiden för Åklagarmyndigheten är Ann- Christine Johansson SF3.3 SF3.31 SF3.311 E:s kontaktperson under kontraktstiden anges i kontraktet. Personal Städpersonal Se UF3.5142. Verksamhetsövergång Upphandlingen är upplagd så att anbud ska baseras på att nuvarande personal ska erbjudas möjlighet att övergå över till den som Polismyndigheten ingår avtal med. 20 (31)