Redovisning av resultat



Relevanta dokument
Funktionell kravställning av e-tjänst för tillståndshantering för särskild kollektivtrafik (Färdtjänst)

Nyttorealisering i praktiken e-tjänstutveckling Göteborgs Stad. Mimi Lopez e-tjänstprojektkoordinator

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: PROJEKTBESKRIVNING... 1

medborgarservice En resa mot ett esamhälle som ger enhetlig och förbättrad service för göteborgarna Klas Eriksson chefredaktör goteborg.

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum:

Strategi för e-tjänster i Kumla kommun

Skellefteå kommun invånare ( ) Yta km inflyttade i Skellefteå i övriga orter

IT-strategi-Danderyds kommun

ANSÖKAN OM FINANSIERING AV E-TJÄNSTER

Workshop och dialog kring strategi för ehälsa

Lee Iacocca. (berömd Chryslerchef)

Beskrivning av processen Skapa användarvänliga e- tjänster för externa och interna mottagare

Riktlinje för organisation och finansiering av projekt

Skellefteå - en framsynt tillväxtkommun, attraktiv att bo och verka i invånare, hälften i tätorten km 2 (=Skåne)

SIDAN 1. Stockholms stad. Nationell IT-strategi för. Tillämpning för. vård och omsorg

IT-strategi. Krokoms kommun

Utlysning: Digitala möten i offentlig verksamhet

Arbetsflöden för hantering av Försäkringskassans medicinska underlag

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

Nyttorealisering på 10-minuter ger

Utlysning: medel för implementeringsnätverk och samordningsnätverk inom energi- och klimatomställning

ABCD. Förstudie av servicecentrets uppdrag och funktion. Kumla kommuns revisorer. Antal sidor:7

Skapa affärsnytta med affärssystemet. Olav Björk Lars Stigberg

Förvaltningsmodell e- tjänsteplattform

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: PROJEKTBESKRIVNING... 1

Förslag till ny investeringsmodell. För förvaltningarna inom Västra Götalandsregionen

Typ av dokument Slutrapport Ämne. PENG-analys e-arkiv Västerås stad. Framtagen av Datum Sida Kristina Lundevall & Ola Wadman

Strategi för digitalisering

Vägen till förnyelse och höjd kvalitet

IT-Policy för Tanums kommun. ver 1.0. Antagen av Kommunfullmäktige

Hantering av färdtjänst

Vägledning för att arbeta fram handlingsplan för trygghet, service och delaktighet i hemmet 1

Minskad handläggningstid med digitalisering? Seija Bäcklund Migrationsverket

Processledningsmodell för Kungälvs kommun

Bilaga 10. Priser 1 (15)

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: PROJEKTBESKRIVNING... 1

Förstärkt gemensam inköps- och upphandlingsorganisation

Alice i underlandet. - Det beror på vart du vill komma. - Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar

Regionalt befolkningsnav Utgåva P Anders Henriksson Sida: 1 (6) Projektdirektiv

Projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad

Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster. kommunal verksamhetsutveckling

Överenskommelse Kommunal ehälsa Genomförandeplan för regional utveckling i samverkan inom ehälsa 2013 Dnr: RFUL 2013/59

Digital strategi för Uppsala kommun

Digital mötesform - samordnad vårdplanering

Instruktion Stöd för processkartläggning i ett processorienterat arbetssätt för Region Skåne. Syfte

IKT-strategi för Sjöbo kommun

Program för utveckling av Göteborgs Stads service till boende, besökare och företagare

Teknisk infrastruktur för nationell IT-strategi för vård och omsorg samt kommunal e-förvaltning

Beställa och ställa krav på ett användarcentrerat sätt. Nätverksträff för 24-timmarswebben Norra Latin 12 december 2007

Verksamhetsutveckling och samarbete kring sammanhållen e-förvaltning. ger kostnadseffektivare offentlig service

Riktlinje för organisation och finansiering av projekt

Remiss Förslag avseende landsting, regioners och kommuners samarbete inom ehälsoområdet

Lotta Ruderfors. Sambruk 2004 Jönköpings kommun. Projektkoordinator. Projektledare Metodansvarig processer Teamledare

IT-Strategi (7) IT-strategi KF 10/05

NYAST Ny arbetsmodell för stadsbyggnad

Projektdirektiv. Samordnad vårdplanering och införande av IT-verktyget Cosmic Link

Jönköpings Länstrafik - JLT

Förstudie e-tjänst försörjningsstöd samt sms-avisering Projektplan Version 0.2

Framställan om initiering av förstudie för GIS-samordning

PROJEKTPLAN, ETAPP 1 FÖR INSATSOMRÅDE 3 - TEKNISK INFRASTRUKTUR

Gör jämlikt gör skillnad i Karlskoga och Degerfors 2017

Översyn av styrdokument och utarbetande av digitaliseringsprogram för Stockholms stad

Elektroniska inköp steget före e-fakturan. Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008

Beslut om genomförande av anskaffning av tjänst för systemintegration

Program för digitalisering

Karlstads kommun e-plattform

Sammanhållen förvaltning utifrån ett klientperspektiv

Borås Stads remissyttrande över Remiss av slutbetänkandet reboot - omstart för den digitala förvaltningen

Lokal digital agenda för Bräcke kommun

Länsstyrelsernas handläggningstider. skl granskar

Läs mig! Nationell kvalitetsplan för vård och omsorg om äldre personer (SOU 2017:21)

1(7) Digitaliseringsstrategi. Styrdokument

Vervas kräver ISO och ISO av alla statliga myndigheter. Maylis Karlsson, Utvecklingsstrateg Verva

Kumla kommuns e-tjänsteplattform för att skapa användarvänliga e-tjänster för externa och interna mottagare

IT-strategi Bollebygds kommun

Gemensam definitionsgrund

e-hälsa Nationell IT-strategi för vård och omsorg, tillämpning för Stockholms stad

Jönköpings Länstrafik

Projektbeskrivning NeC etapp 3

Riktlinjer för sociala investeringar i Vingåkers kommun

Svar på remiss Särskilda persontransporter- moderniserad lagstiftning för ökad samordning (SOU 2018:58)

Olika former av metodstöd

Uppföljning, prioritering och genomförande av förslag inom Bredbandsforum

Genomförandeplan för nationellt införande av eped

Att samverka hur och varför. Anna Pegelow e-delegationen Anna Johansson - Tillväxtverket

E-program för Jönköpings kommun

Portföljhantering

Intressent- och behovskarta

LEAN I KOMMUNAL VERKSAMHET MÖJLIGHETER ATT OPTIMERA VERKSAMHETEN MED HJÄLP AV LEAN

Vägledning 1.0 Anslutning till Mina meddelanden

Försöksverksamheten om onödig efterfrågan

Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter

På väg. Delrapport om genomförandet av lagen om samverkan vid utskrivning från slutenvården. Seminarium om Nära vård, Kfsk och Region Skåne

En gemensam e-tjänsteplattform i Värmland drifts- och servicenämnden

Beslutad av kommunfullmäktige , 2016KS/0157

Fredrik Eriksson Linköpings kommun. E-tjänster i företag och samhälle. Varumärket. Kommunikation som är

Projektmodell - UPPDRAGiL

Styrande dokument. Göteborgs Stads riktlinje för nyttorealisering avseende digitalisering. Stadens nämnder och styrelser.

Kvalitetssäkrad granskningsprocess

Transkript:

Redovisning av resultat Tillståndshantering för färdtjänst NU- och BÖR- lägeskartläggning samt effekter Jan Törnebohm o Susanne Ribbing, 2009-04-20

Redovisning Den valda exempeltjänsten bakgrund och syfte Genomförandet av kravställningsarbete NU-läget i siffror Identifierade förbättringsområden Kravställt BÖR-läge översiktligt Nyttan sammanfattad utifrån olika perspektiv Underlag för nyttokalkyl Förslag till handlingsplan

Genomförandet Arbetsgrupp med repr. från kommunala utredare, färdtjänstens handläggare, läkare har träffats 8 ggr under hösten - 2008 och vintern - 2009. Arbetet har processletts av Jan Törnebohm, Visuera Integration AB. Mellan sessioner har processkartor uppdaterats och lagts ut för granskning av deltagarna.

Varför valde vi Färdtjänsten? Projektet Regional Webbplats för vård och omsorg Webbplatsen ska tillhandahålla information och tjänster. Tjänsterna har varierande och oftast okänd komplexitet. Vi har behov av att klargöra hur nya tjänster ska identifieras, kvalificeras, beslutas, införas och förvaltas i en framtida tillämpning. Det är viktigt att lära och dra nytta av arbetet med en första e-tjänst i kommande utveckling. Det är inte tillräckligt att enbart peka på ett behov. Utmaningen är att från behov komma till beslut att leverera och fortvarigt förvalta. Val av tjänst för exemplet Färdtjänsten är förhållandevis enkel men den är gränsöverskridande mellan kommuner och landsting i Stockholm. Färdtjänsten är bedömd av verksamheten att ha stor effektiviseringspotential och lämplig i syfte att höja servicenivån gentemot invånarna, i linje med den nationella IT-strategin. Vad försöker vi göra annorlunda? En presumtiv tjänst måste vara i detalj identifierad innan en bedömning kan ske hur den stegvis ska realiseras. Med hjälp av detaljerade processkartor tydliggörs ett önskat läge, BÖR-läget. Med processkartorna som grund kan vi välja att realisera tjänsten iterativt i samarbete med verksamheterna. Ett arbetssätt och en metodik för tjänsteutveckling.

Tillståndshanteringens NU-läge i siffror Beskrivning 2865 267 Antalet ansökningar om särskild kollektivtrafik per år (ny, förlängning, återansökan). Antal/ andel 23.489 Andel i procent av ansökningar om tillstånd som leder till avslag 12,2% Antalet ansökningar om övrig ändring per år. 2.239 Andel i procent av ansökningar om ändringar som leder till avslag. 12,0% Antalet ansökningar om ändring specialfordon per år. 3.222 Andel i procent av ansökningar om ändring specialfordon per år som leder till avslag. 2,5% Andel i procent ej kompletta ansökningar eller utredningar. 8%

Identifierade förbättringsområden inom beskrivet NU-läge Ingen transparens för deltagande roller medges Ingen möjlighet till självbetjäning, servicegraden för kommuninvånaren är mycket låg (systemmässigt) Manuell hantering av arbetsflöde med tillhörande informationsflöde är gällande för samtliga roller men i mindre omfattning för handläggningen inom färdtjänsten. Kvalitén på informationsflödet brister till följd av att olika versioner av blanketter används och anvisningar inte tillämpas. Idag fattas beslut årligen för 28.950 tillståndsprövningsärenden. Ett bedömningsinstrument som ger stöd för behovsprövningen och spårbarhet av kriterier för fattat beslut saknas.

Tillståndshantering för färdtjänst Översiktsmodell BÖR-läge med Flöden

Nyttan sammanfattad utifrån olika perspektiv inom beskrivet BÖR-läge Medborgarnytta Färre telefonkontakter och möjlighet till självbetjäning för medborgaren. Aktuell information om status för ett ärende finns alltid tillgänglig Kortare ledtider Verksamhetsnytta Inga ofullständiga ansökningar (tvingande fält, flervalslistor etc.) Ökad kvalitet på informationsflödet till följd av elektroniska blanketter Pappershantering i möjligaste mån helt eliminerat Sparad tid i alla steg då informationen följer ärendet utan behov av återupprepad inmatning Transparens, tillgång till webbgränssnitt som visar var i processen ärendet finns Uppföljning, statistik, lärande Huvudmän (Landsting, Kommuner samt KSL) Processbeskrivningen utgör ett levande beslutsunderlag som reglerar samverkan mellan roller/organisationer utgör en exakt beskrivning av verksamhet och IT stödjer fortsatt utveckling av verksamhet och IT medger bättre stöd för styrning och uppföljning av verksamheten

Men nyttan för medborgaren? Vilken nytta finns? Egen tid Väntan (ledtid) Följa ärendet Tillgänglighet Anhörigs medverkan Tillståndshanteringen för färdtjänst är kravställd helt ur ett medborgarperspektiv En fokusering på medborgarperspektivet ger en stor effektivisering av hela processen Processen ger transparens för samtliga deltagande roller i hanteringen

Ytterligare nytta i ett längre perspektiv ej omhändertaget i beskrivet BÖR-läge Jämlika bedömningar med stöd av kopplat regelverk, bedömningsinstrument Bättre återkoppling och samordning med stadsplanering/ tekniska kontoret Effektivisering med stöd av GIS- och trafikplaneringsstöd (SL-planerare mm) Utvärdera möjligheterna till en effektivare organisation till följd av kravställd lösning

Tillståndshantering för färdtjänsten Effekter ur ett rollperspektiv timmar och kostnad Effekt tid/kostnad 57% 17.0 MKR Effekt tid/kostnad 50% 1.3 MKR tim tim tim Effekt tid/kostnad 55% 9.7 MKR tim tim tim Effekt tid/kostnad 11-66% 1,3-6.7 MKR 7653 20247 tim Not 1. tim Effekt tid/kostnad 100% 1.0 MKR tim 50 kr/tim 1000 kr/tim 500 kr/tim 500 kr/tim 350 kr/tim Not 1. 20247 tim motsvarar 13.5 FTE vilket är nuvarande bemanning. Dagens ärendevolym hanteras av 5.1 FTE. Utestående fråga kvalitet på tidsangivelser, annat arbetsinnehåll än tillståndshantering.

Vilka resurser krävs för att hantera dagens volym med kravställd lösning realiserad? FTE (fulltidsekvivalent ) = manår 5.1 13.5 Se Not 1

Underlag för nyttokalkyl RÖD NYTTA (1.3 mnkr) Svårvärderad nytta Självbetjäning Värdering av medborgarens nytta GUL NYTTA (23.2-27.6 mnkr) Indirekt resultatpåverkande nytta Reducerad hanteringstid (80/20) - samordnad medborgarkontakt - ökad samverkan över mellan kommuner och kommuner/landsting Årlig bruttonytta (GUL/GRÖN) 29.0-34.5 mnkr Återstående arbete för en komplett nyttokalkyl o Uppskatta kostnader för att realisera nytta o Strategi och prioritering av gula nyttor o Principer för hemtagningsansvar GRÖN NYTTA (5.8-6.9 mnkr) Direkt resultatpåverkande nytta Reducerad hanteringstid (80/20) - minskad ledtid/kö - möjligheta att hantera en ökad volym Drift och förvaltningskostnad - ej värderad KOSTNAD Kostnad för nyttan Värdering av kostnader ej utfört

Riskanalys, största risker: Nr Beskrivning 4 1 Övertro på systemet, överskattade nyttoeffekter, man bibehåller sitt tidigare arbetssätt 3 Överenskommelse om finansiering uppnås inte 13 Förbisett beroenden till andra system 15 Vi klargör inte vem som fattar vilka beslut om ny tjänst S a n n o l i k h e t 3 2 1 25 20 19 5 8 9 11 21 22 24 2 4 6 7 10 12 14 18 23 15 1 16 17 13 3 16 Vi överenskommer inte om ägarfrågan, process och förvaltning 17 Vi misslyckas med upphandlingen 1 2 3 4 K o n s e k v e n s

Förslag till beslut om nästa steg Förslag: Ta fram en körbar lösning, demonstrator, i syfte att ytterligare förfina kravställning och förankra arbetssätt Projekt Demonstrator för Färdtjänstens tillståndshantering Hela flödet från ansökan till beslut omfattas (Se beskrivning funktionalitet/avgränsning) Rollerna Medborgare, Utredare, Läkare, Handläggare stöds Inga kopplingar till interna/externa system realiseras. Koppling till dessa system ersätts med manuell hantering där så är tillämpligt BP 1 - Iteration 1 körbar enligt ovan till Q4-09 Pilotdrift under 3 månader efter BP1 Arbete med utvärdering av begreppsarbete samt grad av funktionalitet (parallellt) BP 2 vägval utveckling mot alternativ a) eller b) a) produktionsmässig tillämpning b) upphandling Q2 2010 Varför den här vägen? Gränssnitten måste prövas, begrep och språkbruk, tvingande fält mm. Pröva arbetsflöde i en sammanhållen och transparent verksamhetsprocess Det finns Att utreda punkter Vi tror det finns ett bedömningsinstrument som kan införlivas i tjänsten Etablera parallellt former för ägarskap och förvaltning i enlighet med ingångna avtal Ger flexibilitet i beslutsgång

Demonstrator funktionalitet och avgränsning