INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyheter 2015.2 Vitec Mäklarsystem Office VITEC Affärsområde Mäklare www.vitec.se/maklare info.maklare@vitec.se GÖTEBORG: REDEGATAN 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA VÄXEL: 031-360 61 00 KALMAR: BOX 751, BORGMÄSTAREGATAN 5, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-44 74 00 STOCKHOLM: BOX 30206, LINDHAGENSGATAN 116, 104 25 STOCKHOLM
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Nyheter version 2015.2, mars.... 3 Provision... 3 Provisionstrappa... 3 Provisionsdelning... 4 Tillägg och avdrag... 4 Bostadsrättsföreningar... 5 Nytt utseende och innehåll på fliken Förening.... 5 Ny flik Ekonomi och förvaltning... 6 Föreningsfliken på ett Bostadsrättsobjekt... 7 Söker och matchning... 8 Olika sökkriterier... 9 Områden... 9 Ombyggd urvalstratt... 10 Prestandardhöjande optimeringar... 10 Epost-mallar... 10 Dokument... 10 Buggrättningar... 10 2
Nyheter version 2015.2, mars. De främsta nyheterna i den här versionen rör Provision, Bostadsrättsföreningar och Söker/Matchning. Nedan kan du läsa mer om respektive nyhet: Provision Fliken Ekonomi är helt omgjord för att ge plats åt nya möjligheter vad gäller inmatning av provision. Fast arvode ser ut ungefär som innan, med den skillnaden att fritext är uppflyttad hit. Om du klickar på Fritext, ändras rubrikerna och du kan ange provision som fritext. (Kom ihåg att du endast bör använda fritext om andra möjligheter inte passar in, till exempel Enligt separat prislista.) PROVISIONSTRAPPA Du har nu möjlighet att ange provision i steg likt en trappa, det vill säga olika provisionsprocent beroende på slutprisintervall. Provisionstrappan skrivs ut som löpande text i dokument, till exempel i uppdragsavtal, precis som övriga provisionstyper. Nedan syns varningar i det nedersta provisionsintervallet eftersom en felaktig inmatning har identifierats (överlappande intervall). 3
PROVISIONSDELNING I de fall då en del av provisionen ska gå till en kollega, finns nu stöd för detta i systemet. Du kan här ange procentuell andel av provision eller arvode, och namnet på din kollega. Informationen syns som regel inte i dokumenten, utan är främst till för efterföljande rapportering och statistik. Vill du radera en post så markerar man bara raden och klickar på minusknappen. Som ett första steg kan data endast exporteras till externa ekonomisystem via funktionen Vitec Connect. Men framöver kommer du kunna få ut rapporter även inne i mäklarsystemet (Verktyg, Statistik) och i Vitec Beslutsstöd. TILLÄGG OCH AVDRAG Sedan tidigare har du kunnat lägga till två tilläggsposter när du fakturerar ut provision/arvode. Nu kan du även lägga till ett avdrag, till exempel en rabatt. Du är inte längre begränsad i antalet tillägg eller avdrag utan kan lägga in hur många poster som helst. Informationen används sedan vidare i berörda dokument. Du kan enkelt byta ordningsföljd på tilläggen och avdragen genom att markera bockrutan, och sedan klicka på pilknapparna. På samma vis gör du om du vill radera en post, fast då använder du minusknappen istället. 4
Bostadsrättsföreningar Den här versionen innehåller ett flertal nyheter vad gäller hantering av Bostadsrättsföreningar. Du kommer därför märka ändringar i systemet både vad gäller föreningskontakter och fliken förening inne på bostadsrättsobjektet. Dessutom har nu möjlighet att ange en eventuell förvaltare. Dokument och standardbeskrivningar för webben är uppdaterade med de nya funktionerna. Observera att om du har gjort konsultanpassningar av dokument, trycksaker eller webbeskrivning via en extern webbyrå eller liknande, så behöver du kontakta dem om du vill göra nya anpassningar. NYTT UTSEENDE OCH INNEHÅLL PÅ FLIKEN FÖRENING. Inne på Bostadsrättsföreningen (kontakten) har fliken Förening fått nya inmatningsfält för: Antal lägenheter, varav hyresrätter och antal lokaler. Tv och Bredband (Fritextfält som visas på dokument Objektsbeskrivning). Parkering (Fritextfält som visas på dokument Objektsbeskrivning). Renoveringar Utförda och planerade (Fritextfält som visas på dokument Objektsbeskrivning). Ordförande (Likt existerande Ansvarig lägenhetsregister) 5
På kontakttyperna kan du endast hämta underkontakter från fliken Kontakt, undantag Offentlig kontaktperson, där du kan skriva över epost och telefonnummer. I Ansvarig lägenhetsregister och Ansökan in/utträde kan du även välja bland förvaltarkontakterna. Om du inte väljer något här kommer föreningsuppgifter att hämtas in med automatik. NY FLIK EKONOMI OCH FÖRVALTNING Inne på Bostadsrättsföreningen (kontakten) hittar du nu även en helt ny flik: Ekonomi och förvaltning. Här finns inmatningsfält för: Föreningens ekonomi och planerade avgiftsförändringar. Överlåtelseavgift (samt vem som betalar den). Pantsättningsavgift (alltid köparen som betalar). Organisationstyp (till exempel äkta/oäkta förening). Tillåter föreningen juridisk person som köpare? Tillåter föreningen delat ägande? Äger föreningen marken? Det är vanligt att en bostadsrättsförening numera låter en utomstående förvaltare hjälpa dem med en del sysslor. Därför har du nu fått tillgång till en ny kontakttyp - Förvaltare. Förvaltaren kan du sedan knyta till Bostadsrättsföreningen. Du hittar förvaltare här på fliken Ekonomi och förvaltning. Och kontakten är sedan valbar under till exempel "Ansvarig för In-/Utträde". 6
Överst på fliken kan du göra urval på vilka brf-kontakter som ska visas i listan. FÖRENINGSFLIKEN PÅ ETT BOSTADSRÄTTSOBJEKT Inne på själva bostadsrättsobjektet visas en del av föreningsinformationen. Den här är nu utökad och visar mer uppgifter om föreningen, så att du har dessa lätt tillgängliga när du öppnar objektet. Tänk på att informationen om föreningen inte är redigerbar inne på objektet utan ska redigeras inne på själva föreningskontakten. Det här för att kunna återanvända samma information när nästa bostad ska säljas i föreningen. (Tidigare var det möjligt att redigera Allmänt om föreningen direkt från objektet, det vill säga frångå standardtexten om föreningen.) 7
Söker och matchning Fliken Söker har fått ett nytt utseende, för att förenkla hanteringen av sökprofiler. En av ändringarna är att du nu kan söka på flera olika objektstyper i samma sökning. Förutom på sökområden och karta, så kan du nu även söka på Kommun och Län. På varje sökprofil kan du ange hur många sökområden eller kommuner etcetera, som kunden önskar. Du kan dessutom lägga upp olika sökprofiler på samma kund, i de fall kunden har helt olika kriterier på olika sökprofiler, till exempel en kund som samtidigt söker både villa och fritidshus. Först anger du om personen alls ska matchas, det är först då övriga sökkriterier dyker upp. Om kontakten ska matchas, så kan du göra val i alla sökfälten som visas nedan: Här kan du välja att söka på flera olika objektstyper i samma sökning 8
OLIKA SÖKKRITERIER Det händer ibland att kunder har olika sökkriterier för olika objektstyper (exempelvis då kunden letar både villa och fritidshus). Då kan du istället välja att ange olika sökprofiler. Detta gör du genom att klicka på plustecknet. OMRÅDEN Nu har du flera olika möjligheter att ange sökområde. Enklast är att skriva in hela eller början av namnet på aktuellt område och trycka enter. Men du kan också klicka på områdesnamnet. När ett område finns i flera städer dyker även kommunnamnet upp i listan. Söker kunden en bostad i flera områden, och med samma sökkriterier (till exempel bostadsrätt). Lägger du bara till fler områden. Alla områden hamnar under varandra i en lista, och du kan enkelt radera ett visst område genom att klicka på krysset. (Ett område kan även vara en kommun, eller ett län.) En förutsättning för att det sedan ska gå att matcha mot dessa områden detta är att man på alla sökområden angivit i vilken kommun det ligger (se nedan bild från menyn Verktyg, Administrera, Standardområden). 9
Ombyggd urvalstratt I samband med förändringen av fliken Söker på kontakter, gjordes även ett omfattande jobb med att kvalitetssäkra och rätta gamla felaktigheter i urvalsfunktionen. Tidigare skapade urval bör fortfarande fungera, men vi rekommenderar att du istället skapar nya med bättre funktionalitet. Prestandardhöjande optimeringar Ett flertal olika ändringar har gjorts för att snabba upp läsning av stora listurval och vid byte av flikar i systemet. Det här blir främst märkbart för dig som arbetar på större kontor med många användare. Epost-mallar För förenklad hantering fylls nu tillträdesplats i automatiskt i några av mejlmallarna, och du kan även lägga till fältet i dina egna mallar. Dokument Dokumenten Borgensförbindelse och Ansökan om In/Utträde ur förening har fått ny design. Förutom dessa har ett antal mindre förbättringar gjorts på ett flertal dokumentmallar. Dessutom har layoutarbete påbörjats vad gäller uppställningsformen för underskrifter, vilket du redan nu kan se resultatet av på några av dokumenten. Buggrättningar Rättat ett fel som kunde uppstå vid återkommande kalenderposter på just söndagar. Flertal mindre justeringar. 10