Dnr 263:1-3.5/16 Eva-Sofi Ernstell 2016-08-26
Upphandling av broderitjänst Innehållsförteckning: 1 Kortfattad beskrivning avseende uppdraget att brodera fanor 3 Bakgrund 3 Uppdraget 3 Efter genomfört broderi 3 Förfrågningsunderlag avseende upphandling av broderitjänst Allmänna föreskrifter 4 Uppgift om beställaren 4 Beställare 4 Kontaktperson för uppdraget 4 Orientering om uppdraget 4 Omfattning 4 Målsättning 4 Tider 4 Upphandlingsföreskrifter 5 Upphandlingsform 5 Krav på leverantören 5 Handlingar som ska bifogas anbudet 5 Förteckning av förfrågningsunderlag 6 Kompletterande förfrågningsunderlag 6 Anbudsgivning 6 Anbudets form och innehåll 6 Anbudstidens utgång 6 Anbudets giltighet 6 Adressering 6 Anbudsöppning 7 Anbudsprövning 7 Värderingsgrunder vid anbudsprövning 7 Kvalificeringsfasen 7 Utvärderingsfasen 8 Meddelande om beslut vid anbudsprövning 8 Beställning 8 1
Särskilda Föreskrifter 8 Beställarens miljömål 8 Material och varor 9 Förbrukningsmaterial 9 Hjälpmedel 9 Utförande 9 Kvalitetsplan 9 Möten 9 Arbetsmiljö 9 Personal 9 Kontrakt 10 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning 10 Kvalitetsansvariga personer 10 Ersättning för broderiarbeten 10 Ersättning för kostnadsändring (Indexreglering) 10 Fakturering 10 Betalning 10 Slutkontroll 10 2
Kortfattad beskrivning avseende uppdraget att brodera fanor 2016-08-25 Bakgrund Uppdraget Armémuseum handlägger ärenden gällande nytillverkning av fälttecken åt försvarsmakten. Det är fanor, standar och kommandotecken. I följande text benämns samtliga för fanor. Beslut om hur en fana ska se ut tas av Försvarets Traditionsnämnd. I nämnden sitter bland annat Statsheraldikern, representanter för Försvarsmakten och från Armémuseum. Nya fanor görs när äldre är utslitna och om omstruktureringar som sammanslagningar eller skapandet av nya enheter gör att det finns behov av nya fanor. Att ta fram en ny fana är en lång process. Försvarets traditionsnämnd tar fram heraldiken till den nya fanan och kontaktar en konstnär som gör en ritning. Det kan vara många möten innan den slutgiltiga ritningen godkänns med alla detaljer och färger. Ritningen överlämnas till Armémuseum i digital form. Brodörens arbete består i att brodera efter konstnärens ritning. Ritningen ska överföras på (krympt) fanduk i siden och motivet ska broderas för hand. Vanlig teknik som används är intarsia för fanor och kommandotecken samt applikation för standar plus olika prydnadssömmar. Tråden är silke. Vilka stygn, antal trådar och färger som väljs beslutas i dialog mellan den som utför broderiet och konstnären. Heraldiska färger är strikt reglerade och det gäller kunna åstadkomma dessa genom en blandning av olika nyanser av broderigarn. Den som utför uppdraget förväntas behärska materialet och tekniker för att brodera både dubbla fandukar samt enkla där motivet är spegelvänt på baksidan, men utfört med samma skicklighet så att ingen sida blir en avigsida. Uppdraget ska genomföras i dialog med konstnären. Den färdigbroderade fanan levereras till Armémuseum. Efter genomfört broderi Den färdigbroderade fanan ska sträckas, fållas och ibland förses med frans. Processen varierar beroende på om fanan har olika motiv på fram och baksida d.v.s. är dubbelsidig. I båda fallen monteras den på stång som förses med kordong för standaren och kravatt för fanor. Dessutom en graverad holk och fanspets med nuvarande regents monogram. Att spika en fana är en ålderdomlig ceremoni som sker i Armémuseums lokaler där representanter för regementet slår en spik var enligt en viss ordning. Fanan levereras därefter i ett specialsytt fodral. Denna upphandling handlar om momenten som är förknippade med att brodera fanan. 3
Allmänna föreskrifter Uppgift om beställaren Statens försvarshistoriska museer/armémuseum upphandlar broderi av fanor enligt bifogad beskrivning sid 3, daterad 2016-08-26. Beställare Statens försvarshistoriska museer/armémuseum Box 14095 104 41 Stockholm Org.nr. 202100-0464 Kontaktperson för uppdraget Orientering om uppdraget Eva-Sofi Ernstell Tel. 08-51 95 63 61 Mobil 0708-520284 E-post. eva-sofi.ernstell@armemuseum.se Armémuseum upphandlar broderi enligt bifogad beskrivning sid 3, daterad 2016-08- 26. Upphandlingen avser broderi av heraldiska motiv på fansiden. Armémuseum har ett helhetsansvar för nytillverkning av fanor med slutleverans till Försvarsmakten. Broderiet ska utföras för hand, med silke på siden. Omfattning Målsättning Tider Upphandlingen innefattar: Broderi av heraldiska motiv på fanor där förarbete och slutmonteringar görs på Armémuseum. Antalet heraldiska motiv uppskattas till i snitt fyra per år med en arbetsinsats på ca 1000 timmar per motiv. Uppdragets omfång varierar beroende på motivets komplexitet och svårighetsgrad. Avsikten är att tillverka hållbara och högkvalitativa fanor. Entreprenören skall utföra arbetet i tät dialog med beställare och konstnär. Den valda metoden/broderitekniken utgör endast en ram för arbetet och tolkningen av konstnärens bild ska kontinuerligt följas upp. Metoderna bör inte låsas utan anpassas efter behov. Materialet ska bestå av naturmaterial, garnet silke och tyget siden. Entreprenören ges en förhandsinformation när ett behov av fana börjar beredas i Traditionsnämnden. Det ger möjlighet att planera och fördela resurser. När skriftlig beställning görs har entreprenören 6 månader på sig att färdigställa ett 1000- timmarsmotiv. D.v.s. i anbudet måste framgå att entreprenören, inom 6 månader från beställningsdatum, kan erbjuda 1000 timmar broderi. 4
Upphandlingsföreskrifter 2016-08-26 Upphandlingsform Förenklad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling, vilket innebär att prövning och antagande av anbud kan ske utan föregående förhandling. Anbudsgivare ska därför beakta förfrågningsunderlagets frågor, vad som ska styrkas genom bifogade intyg. Krav på leverantören enligt 10 kap, 2 LOU Anbudsgivare ska visa att han är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 2 som anger att anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandling om han 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annan liknande förfarande, 3. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt Handlingar som ska bifogas anbudet Anbudsgivaren ska själv visa att han är fri från belastningar enligt ovan, vilket är en förutsättning för att bli antagen, och detta ska ske med bilaga 1 och 2 enl. nedan: 1. Gällande registreringsbevis från Patent- och registreringsverket, PRV. 2. Blanketten Begäran om upplysning, SKV 4820 ska, genom anbudsgivarens försorg, med den övre delen ifylld, skickas in till berörd skattemyndighet för komplettering av uppgifter (nedre delen). Denna ifyllda blankett ska sedan bifogas anbudet. Intyg daterat tidigare än denna förfrågan accepteras ej. Därutöver ska följande handlingar bifogas; 3. Redovisning av entreprenörens kapacitet (totalt), kapaciteten för vad som offererats samt entreprenörens arrangemang för att säkerställa uppdragets genomförande. 4. Planerad organisation och samarbetsformer för att lösa uppdraget. 5. Leveranstid och pris. 6. Referensobjekt, exempel på liknande utförda arbeten. 7. Miljöarbete, hur entreprenörens arbete är ordnat med hänsyn till beställarens miljömål. 8. Kvalitetsplan. 5
9. Kollektivavtal, Leverantören ska till beställaren ange vilket kollektivavtal eller vilka kollektivavtalsliknande villkor anbudsgivaren tillämpar. Beställaren förbehåller sig rätten att ta in egna referenser. Lämnas efter begäran: De två senaste årsredovisningarna som kan styrka företagets finansiella ställning. Förteckning av förfrågningsunderlag Anbud ska baseras på nedan angivna handlingar och kompletteringar av dessa som skett under anbudstiden. Innehåller handlingarna mot varandra stridande uppgifter gäller de sinsemellan i nedan angiven ordning. 1. Kompletterande uppgifter. 2. Dessa föreskrifter sid 4-10, daterade 2016-08-26. 3. Kortfattad beskrivning sid 3, daterad 2016-08-26. Kompletterande förfrågningsunderlag Beställaren förbehåller sig rätt att under anbudstiden utsända kompletterande handlingar. Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska vara skriftliga och ställas till Eva-Sofi Ernstell. Beställaren lämnar lika och skriftliga svar till alla anbudsgivare. Frågor ska vara beställaren tillhanda senast 5 arbetsdagar före anbudstidens utgång och svar lämnas senast 3 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Svar lämnas via e-post, önskan om annan leverans av svar (post eller fax) meddelas Eva-Sofi Ernstell. Svar skickas samtidigt men levereras olika tid beroende på valt leveranssätt. Anbudsgivning Avlämnat anbud förutsätter att entreprenören godkänner befintlig arbetsgång. Ersättning för anbudsgivning utgår ej. Anbudets form och innehåll Anbudstidens utgång Anbudets giltighet Anbud med tillhörande dokument ska vara skrivna på svenska och priser ska anges i svenska kronor (SEK). Anbud lämnas i slutet kuvert märkt Fanbroderi senast 2016-10-07. Anbudet ska vara bindande i två (2) månader efter anbudstidens utgång. Adressering Anbudet ska vara utställt samt sändas till/lämnas till: Armémuseum Box 14095 104 41 Stockholm 6
Anbud ska lämnas i två (2) exemplar, ett original och en kopia. Anbud lämnas i neutralt kuvert utan företagslogga. Faxanbud eller anbud via e-post godtas ej. När beslut angående val av entreprenör fattats, skickas ett tilldelningsbesked till alla anbudsgivare (LOU 9 kap 9 ). Av tilldelningsbeskedet kommer att framgå vilken entreprenör som beställaren har för avsikt att teckna avtal med samt skälen härför. I ert anbud ska ni ange kontaktperson och adress som beskedet ska skickas till. Om den upphandlande enheten, efter den tidpunkt då beslut om entreprenör har fattats men innan båda parter undertecknat kontrakt eller motsvarande handling, underrättas om att förvaltningsdomstol beslutat att vidare åtgärder inte får vidtas i upphandlingsärendet till dess att annat har beslutats, eller beslutat att upphandlingen ska göras om, eller beslutat att upphandlingen får avslutas först efter rättelse gjorts Anbudsöppning Anbudsprövning äger den upphandlande enheten rätten att ändra sitt beslut även om entreprenören har underrättats om detsamma. Entreprenören har i sådant fall inte rätt till ersättning eller skadestånd annat om skadeståndsskyldighet skulle befinnas föreligga enligt 7 kap i upphandlingslagen. Bindande avtal avseende denna upphandling sluts genom att såväl beställaren som entreprenören undertecknar ett särskilt upprättat avtal/upphandlingskontrakt. Detta avtal/upphandlingskontrakt kommer att villkoras av att överprövning inte begärs. Anbudsöppning sker vid sluten förrättning. Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud utan ersättning till anbudsgivarna. Värderingsgrunder vid anbudsprövning Kvalificeringsfasen Inkomna anbud kommer att utvärderas i två steg: kvalificeringsfasen och utvärderingsfasen. Här granskas och bedöms anbudsgivarens lämplighet med avseende på att anbudsgivaren är fri från belastning enligt 10 kap 2 i LOU, vilket är en förutsättning för att bli antagen anbudsgivarens ekonomiska stabilitet satt i relation till entreprenadens omfattning anbudsgivarens erfarenhet och referensobjekt anbudsgivarens kapacitet med hänsyn till åtagandets omfattning 7
Utvärderingsfasen Här utvärderas anbudet från kvalificerade anbudsgivare. Det mest fördelaktiga anbudet kommer att väljas med hänsyn tagen till nedanstående urvalskriterier vilka förtydligas på sid 8ff under rubriken Särskilda Föreskrifter: Värderingsgrund Viktning UTFÖRANDET 45 % d.v.s. organisation och kvalitetsplan LEVERANSTID 25 % Tid från skriftlig beställning till färdigt broderi räknat på ett 400-timmarsmotiv PRIS 20 % Anges per timme MILJÖARBETE 10 % Här bifogas beskrivning som visar att entreprenörens miljöarbete verkar mot beställarens miljömål. Dessa grupper kommer att var för sig poängsättas efter en skala mellan 0-5: 0 Underlag saknas för bedömning 1 Dåligt 2 Mindre bra 3 Godtagbar nivå 4 Bra 5 Mycket bra Meddelande om beslut vid anbudsprövning Skriftligt meddelande om beslut vid anbudsprövning kommer att skickas till samtliga anbudsgivare 10 dagar innan avtalens tecknande. Beställning Avtalet med antagen entreprenör utgörs av skriftlig beställning. Särskilda Föreskrifter Beställarens miljömål Armémuseums upphandling ska verka för god livsmiljö och hållbar utveckling. Detta genom att så långt som möjligt välja varor och tjänster som är miljöanpassade. Entreprenören ska utföra sitt uppdrag i enlighet med denna målsättning. 8
Material och varor Förbrukningsmaterial Vid inköp ska miljömärkta produkter prioriteras. De produkter som används eller upphandlas av entreprenören i entreprenaden får ej innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens begränsningsdatabas och bör ej innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens PRIO-databas (se www.kemi.se). Förbrukningsmaterial för de arbetsuppgifter som ingår i entreprenaden, t ex nål och sytråd samt färg (om garn ska färgas) anskaffas och bekostas av entreprenören. Broderigarn och fanduk som kan användas ur beställarens befintliga lager ska dokumenteras med protokoll för varje enskild fana. Nyinköp görs vid i dialog med beställaren. Hjälpmedel Arbetsredskap för de uppgifter som ingår i entreprenaden anskaffas och bekostas av entreprenören. Entreprenören ska ha möjlighet att krympa stora fandukar och ha utrustning för detta. Utförande Arbetsmetoder och hjälpmedel ska väljas med hänsyn till hantverkets art och traditioner. Kvalitetsplan Entreprenören ska upprätta förslag till organisation med kvalitetsplan för uppdraget. Entreprenören ska i planen redovisa hur han avser att säkra kvaliteten i uppdraget och hur Entreprenörens kvalitetsuppföljning ska redovisas för beställaren. Kvalitetsplanen ska innehålla organisation, metodbeskrivningar och utförandeprocesser för broderiet och övrigt. Förslag till organisation och kvalitetsplan lämnas i anbudet och används för bedömning i utvärderingen. Möten Möten angående entreprenaden samt kvalitetskontroller ska hållas enligt överenskommelse. Vid kvalitetskontroll deltar båda parter. Protokoll förs av Beställaren, men undertecknas av båda parter. Arbetsmiljö Entreprenören svarar för arbetsmiljön för egen personal. Personal Personal som utför broderiet ska behärska svenska språket vad gäller tal och skrift. 9
Kontrakt Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning Detta avtal ska gälla fr.o.m. 2016-11-01 2018-10-31. Avtalet kan förlängas t.o.m. 2019-10-31. Detta ska i så fall ske (två) 2 månader före avtalstidens utgång. Beställaren äger själv rätten att fatta beslut om ev. förlängning. Avtalet kan förlängas ytterligare ett (1) år t.o.m. 2020-10-31. Detta ska i så fall ske två (2) månader före avtalstidens utgång. Beställaren äger själv rätten att fatta beslut om ev. förlängning. Kvalitetsansvariga personer Parternas kvalitetsansvariga personer samt hur kontroll ska ske anges i kontraktet. Ersättning för broderiarbeten Varje broderiuppdrag ska föregås av en för uppdraget specifik offert. Ersättning utgår mot inlämnande av faktura. Ersättning för kostnadsändring (Indexreglering) Fakturering Betalning Slutkontroll Fast pris gäller med årlig indexreglering för avtalstiden 2016-11-01 2018-10-31 samt vid ev. förlängning av avtalet Fakturering görs efter slutleverans av varje enskilt uppdrag. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller dylikt får inte faktureras. Fakturor ställs till: Statens försvarshistoriska museer FE 130 838 80 Frösön Ref: Eva-Sofi Ernstell Fakturor ska betalas inom 30 dagar efter fakturaankomstdatum. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt den lag samt ev. påminnelseavgift. Slutkontroll av entreprenaden verkställs i samband med att avtalet upphör. Slutkontroll utförs av parterna gemensamt och dokumenteras. 10