PM Chefsjuristen 2013-11-14 Darienr Dnr2013/186-2 Tilldelningsbeslut Upphandling Till leverantör har valts: enkätverktyg Questback AB Motivering: 1 enlighet med förfrågningsunderlaget har utvärderings principen lägst pris (50 procent) och bäst kvalitet i betydelsen lätthanterlighet och logik (50 procent) använts. Utvärderingen bifogas. Mikael Hahpi Stf. generaldirektör Jo C fsjurist
kvalitet PM 1 (4) Chefsjuristen 2013-1 1-14 Utvärdering: Upphandling av enkätverktyg Statskontoret har den 24 september inbjudit leverantörer att lämna anbud gällande enkätverktyg. Enligt förfrågningsunderlaget genomför Statskontoret varje år cirka 30-40 enkätundersökningar. Statskontoret har behov av att själv kunna skapa, redigera, skicka ut och följa upp enkätformulären och analysera inkomna ifillda enkätformulär. Det finns behov av att göra olika typer av enkätundersökningar riktade till olika mottagargrupper. Statskontoret behöver tillgång till ett webbaserat enkätverktyg som fz5renklar och effektiviserar datainsamlingar. Leveransavtalet ska gälla från 2013-12-01 och för en period om två (2) år. Statskontoret ha rätt att genom avrop senast tre månader före avtalstidens utgång förlänga avtalet med ytterligare två (2) år. Avtalstiden är således som längst fyra (4) år. Avtalet upphör vid avtalstidens slut utan uppsägning. Utvärderingsprinciper Hos Statskontoret är det ett stort antal medarbetare som genomför enkätundersökningar. Att kunna bygga en enkät, administrera den och använda enkätsvar som en del i en analys är inte en spetskompetens hos oss. Således kommer Statskontoret att fästa en avsevärd vikt vid att det upphandlade enkätverktyget är lätthanterligt och logiskt. Statskontoret betygsätter varje anbudsgivare utifrån två kriterier och pris. Viktningen är följande: Kriterium Pris Kvalitet Viktning 50 procent 50 procent 1 de fall två eller flera anbudsgivare får samma totalbetyg vinner den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset. 1 sista hand görs valet genom lottning. Inkomna anbud Åtta (8) anbud har lämnats i tid. Krav på anbudsgivarna Formella krav 1 förfrågningsunderlaget har Statskontoret begärt uppgift om anbudsgivaren uppfyller ett antal formella krav.
PM 2 Chefsjuristen 201 3-1 1-14 Kval itets krav För att kunna delta i utvärderingen ska anbudsgivaren erbjuda möjlighet fdr medarbetare vid Statskontoret att delta i en utvärdering av enkätverktyget. Medarbetarna i utvärderingspanelen har olika erfarenhetsnivå av att arbeta med enkäter. Medarbetarna i utvärderingspanelen kommer självständigt att konstruera och administrera en enkät. På en skala 1-10 kommer de därvid att bedöma hur lätthanterligt och logiskt enkätverktyget är med följande utgångspunkter: Att komma igång och förstå hur enkätverktyget fungerar Att importera och skapa en kontaktlista Att skapa en enkät och olika typer av frågor Att skapa en rapport och ta del av resultatet i enkätverktyget Att administrera utskick och påminnelser Att exportera data från enkätverktyget till annat program Att administrera utskick och påminnelser Det sammanlagda resultatet från samtliga i utvärderingspanelen och samtliga svar utgör anbudsgivarens poängsumma. Utvärdering De tre utvärderingsstegen, utvärdering av formella krav, sammanställning av pris och kvalitetsutvärdering har skett helt separat. Chefsjuristen har ansvarat för utvärderingen av de formella kraven och prissammanställningen. En särskild projektgrupp har genomfört kvalitetsutvärderingen. Formella krav Samtliga anbudsgivare har angett att de uppfyller samtliga ska-krav. Statskontoret har inte funnit några brister hos någon anbudsgivare. Alstra Artisan Konsult Defgo.se Entergate Netigate Questback Quicksearch Webropol Ja
och PM 3 Chefsjuristen 2013-11-14 Pris Enligt förfrågningsunderlaget ska pris anges i SEK/år exklusive moms. Priset ska vara fast och gälla för två (år). Anbudsgivarna har angett följande priser per år. Defgo.se 24 900 5,00 Artisan Konsult 28 080 4,43 Webropol 29 400 4,23 Entergate 38 000 3,28 Netigate 39 000 3,19 Quicksearch 63 400 1 96 Questback 68 000 1,83 Alstra 87 600 1,42 Kvalitet Utvärderingen har genomförts på följande sätt: En panel bestående av både erfarna och inte så erfarna användare av olika enkätverktyg har deltagit i utvärderingen av anbudsgivarna. Utgångspunkten har tagits i hur logiska och lättillgängliga verktygen är i förhållande till de ovan nämnda punkterna. 1 flera fall har paneldeltagarna behövt kontakta anbudsgivarnas support och generellt fått bra hjälp. Enligt paneldeltagarna skiljer sig användarvänligheten i verktygen relativt mycket, men att dessa skillnader är generella i betydelsen att verktyg som har fått höga betyg har fått det på alla frågor och tvärtom. En fråga som dock i vissa skiljer ut sig dessa mönster gäller möjligheten att exportera data till Excel och SPSS. 1 vissa fall har det varit svårt att exportera till SPSS, med de krav som vi har ställt i förfrågningsunderlaget. Detta har även gällt något verktyg som i övrigt har fått höga betyg. 1 ett fall trots stöd av anbudsgivarens support har export till SPSS inte fungerat alls. Anbudsgivaren har dock angett att det ska fungera och vi har då tvingats acceptera att så kan vara fallet, men att det inte fungerar på ett tillräckligt användarvänlig sätt. Anbudsgivarna har fått följande betyg. Anbudsgivare Questback 117 5,00 Alstra 103 4,40 Entergate 68 2,91 Netigate 64 2,74 Quicksearch 62 2,65 Webropol 52 2,22 Artisan Konsult 50 2,14 Defgo.se 41 1,75
PM 4 Chefsjuristen 2013-11-14 Sammanvägd bedömning 1 sammanräkningen av dessa betyg ger detta följande resultat. Alstra 1,42 4,40 5,82 Artisan Konsult 4,43 2,14 6,57 Defgo.se 5,00 1,75 6,75 Entergate 3,28 2,91 6,19 Netigate 3,19 2,74 5,93 Questback 1,83 5,00 6,83 Quicksearch 1,96 2,65 4,61 Webropol 4,23 2,22 6,45 Resultat Statskontoret finner således att bland anbudsgivarna har Questback erhållit det bästa sammanvägda resultatet.