GEMENSAM ANVISNING OM BUDGET OCH REDOVISING FÖR INTEGRERADE INSTITUTIONER

GEMENSAM ANVISNING OM BUDGET OCH REDOVISING FÖR INTEGRERADE INSTITUTIONER Ekonomiavdelningarna 2009-09-16

2(13) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. I NLEDANDE FÖRUTSÄTTNINGAR... 3 2. B UDGET... 4 2.1 Budget kärnverksamhet... 4 2.1.1 Utbildning... 4 A Studenter från ett lärosäte, lärare från båda... 5 B Studenter och lärare från båda lärosätena... 5 2.1.2 Forskning... 6 2.2 Budget stödverksamhet... 7 3. L OKALER... 9 4.1 Fakturering av stödverksamhet... 11 4.2 Fakturering av kärnverksamhet... 12 B Integrerade kurser... 12 4.2.3 Beskrivning av externredovisningen utifrån exemplet ovan... 13 4.2.4 Forskningsverksamhet... 13 4.3 Gemensam resultaträkning... 13 4.4 Gemensamma satsningar inom kärnverksamhet... 13 4.5 Momsbefrielse... 13

3(13) 1. INLEDANDE FÖRUTSÄTTNINGAR Dessa uppdaterade anvisningar är ett förtydligande av beslutet från den 23 januari 2009 1, särskilt vad gäller pålägg vid försäljning av tjänster inom såväl stöd- som kärnverksamhet. Indirekta kostnader på alla nivåer inom ett lärosäte ska finansieras av kärnverksamheten, vilket innebär att dessa måste läggas på vid försäljning av tjänster inom kärnverksamheten, se vidare avsnitt 2.2 och 4. Göteborgs universitet (GU) och Chalmers tekniska högskola AB (Chalmers) har i ett huvudavtal 2008-06-26 fastställt former för samarbetet mellan lärosätena. Avtalet anger att när det gäller köp av tjänster gäller för prissättning att köpande lärosäte betalar säljande lärosätes självkostnad enligt den av SUHF rekommenderade modellen för fördelning av direkta och indirekta kostnader. Ett integrerat institutionspar har gemensam ledning och integrerad grundutbildning och forskning. Institutionsledningen önskar därför uppföljning av det ekonomiska resultatet för hela den integrerade verksamheten i ett slags koncernredovisning. Detta kan vi naturligtvis inte åstadkomma i den ordinarie redovisningen, utan det måste ske utanför ekonomisystemen. Den redovisningsmodell som gäller vid respektive lärosäte ska tillämpas utan några undantag, även av de integrerade institutionerna. Redovisningsmodellerna kompletteras med delar som enbart gäller för de integrerade institutionerna. Internrevisionen vid båda lärosätena framför tydliga önskemål om en reglering av redovisningen, som inte lämnar öppet för tolkningar, för att uppnå god intern 2 styrning och kontroll. Båda lärosätena har uttryckt krav på att man går ifrån nettoredovisning, eftersom det strider mot gällande lagstiftning och god redovisningssed. Det är en grundläggande redovisningsprincip att inte kvitta fodringar och skulder eller intäkter och kostnader mot varandra så att endast mellanskillnaden återstår att redovisa. När det gäller utbyte av tjänster är det också helt nödvändigt att följa principen om bruttoredovisning för att kunna leverera korrekt moms till staten. Nettoredovisning försvårar även löpande uppföljning samt intern styrning och kontroll. En ytterligare effekt är att man då enbart ser en del av kostnaderna i ekonomisystemen. Det går därmed inte att genom att titta i GUs ekonomisystem svara på frågan hur mycket t ex en student i matematik kostar inom GU. Alla kostnader måste alltså redovisas fullt ut på respektive lärosäte. Vid Chalmers fördelas inte hela anslaget för grundutbildning till institutionerna och de bär inte heller alla kostnader. För att lärosätena ska fakturera varandra samma kostnadsslag inom ett integrerat institutionspar borde därmed även de kostnader inom grundutbildningen som inte förs ut till institutionerna på Chalmers följa med fakturan till GU för grundutbildningsinsatser. I nuläget finns det dock ingen metod för den andelsberäkning som krävs. 1 dnr C2008/1118 resp. A3 0437/08 2 Med intern menas här inom lärosätet, inte inom det integrerade institutionsparet.

4(13) 2. BUDGET För de integrerade institutionsparens arbete inom grundutbildning och forskning ska det inte spela någon roll om man är Chalmers- eller GU-anställd. Däremot ska det i redovisningen och följaktligen i budgeten tydligt framgå att det rör sig om två juridiska personer. Det behövs därför en komplett budget för respektive lärosäte inom det integrerade institutionsparet. Med dessa som grund skapas den sammanlagda budget för det integrerade institutionsparet som den gemensamma institutionsledningen har behov av. Figur 1 Budget & planering 2.1 Budget kärnverksamhet 2.1.1 Utbildning Inom ett integrerat institutionspar finns det tre typer av grundutbildningskurser: kurser där både studenter och lärare kommer från ett och samma lärosäte kurser där studenterna hör till ett lärosäte och lärarna kommer från båda kurser där både studenter och lärare kommer från båda lärosätena Den första typen behandlar vi inte här eftersom det förfarandet inte skiljer sig från andra institutioner.

5(13) A Studenter från ett lärosäte, lärare från båda Budgeten kan utgå ifrån en gemensam bemanningsplanering. Det viktiga är att man håller reda på insatserna från det andra lärosätet. Antingen ska säljande lärosäte uppfylla en avtalad insats eller så håller man reda på hur många timmar respektive lärare gör för respektive lärosäte. I de budgeterade kostnaderna kommer både löner och övriga personalkostnader samt köpta tjänster att finnas. Vi rekommenderar att både kostnader och intäkter alltid budgeteras för att underlätta uppföljning. Flödet i budgetarbetet 1. Varje verksamhetsdel budgeteras i sin helhet utan hänsyn till från vilket lärosäte en resurs kommer. 2. Ta reda på vad de resurser som behövs från det andra lärosätet kostar (t ex antal timmar x självkostnad). 3. De budgeterade kostnaderna för verksamheten ska innehålla både egna lönekostnader och köpta tjänster. 4. Motsvarande för det andra lärosätet blir lönekostnader och intäkter för sålda tjänster. B Studenter och lärare från båda lärosätena Budgeten ska utgå ifrån en gemensam bemanningsplanering. De budgeterade totala kostnaderna för en gemensam grundutbildningskurs fördelas mellan lärosätena med ett nyckeltal som beslutas av prefekten. Vi rekommenderar att både kostnader och intäkter alltid budgeteras för att underlätta uppföljning. Denna metod är endast tillämplig i redovisningen på väl avgränsade delar av grundutbildningen, så som kurs, för att undvika att endast skillnaden mellan lärosätenas resursanvändning syns i respektive redovisning, sk nettning. Metoden kan dock vara ett bra verktyg för budgetering inför en offertförfrågan. Flödet i budgetarbetet 1. Varje verksamhetsdel, kurs, program, projekt etc. budgeteras i sin helhet utan hänsyn till från vilket lärosäte en resurs kommer. Detta ger svar på frågan Vad kostar kursen/projektet? 2. Nästa fråga att besvara är Vilket lärosäte är mottagare av resultatet?. Om båda lärosätena ska tillgodoräknas resultatet blir frågan Hur ska resultatet fördelas mellan lärosätena? Med resultat menas här produkten av arbetet som utförs, för en grundutbildningskurs kan det mätas i t ex antal HST eller HPR. 3. De budgeterade kostnaderna för kursen/projektet fördelas på samma sätt. 4. Svaret på frågan Vilka budgeterade kostnader har respektive lärosäte för den aktuella kursen? ger lärosätets budget. Om man väljer att budgetera lärarna på individnivå ska även kostnaden per individ fördelas med samma nyckeltal.

6(13) Utifrån kursplaneringen kommer lärosätena alltså överens om vilka lärare som ska undervisa och hur mycket. Denna överenskommelse dokumenteras och utgör underlag för kostnadsfördelningen mellan lärosätena. 1) Vid det integrerade institutionsparet planeras kärnverksamheten gemensamt. I exemplet ges formellt två separata kurser, en vid Chalmers och en vid GU. 2) Man kommer överens om vem som ska undervisa och hur mycket. 3) För att underlätta kostnadsfördelningen ska överenskommelsen dokumenteras. Figur 2 Budgetering av integrerad kurs 4) De överenskomna kostnaderna utgör den integrerade budgeten för kursen. Budgeten används för att möjliggöra integrerad uppföljning samt för att svara på vad det kostar att producera en HST t ex. 2.1.2 Forskning Forskningsprojekt som finansieras med hjälp av externa medel, dvs från en tredje part, kan i huvudsak vara av två slag. Antingen söker lärosätena medel gemensamt och utför arbetet i projektet gemensamt eller så är ett lärosäte ägare av projektet och det andra deltar i moment under arbetet. I gemensamma forskningsprojekt sker inga transaktioner av intäkter eller kostnader mellan lärosätena. Förvaltande lärosäte gör däremot en transferering av utbetalda medel från finansiären. I de projekt där man planerar viss medverkan av det andra lärosätet budgeteras detta som en köpt tjänst. Det deltagande lärosätet fakturerar det projektägande lärosätet för de insatser som man gör, vilket budgeteras som intäkt av uppdrag. Budget för projekt av det här slaget görs på samma sätt som inom övriga delar av lärosätet. För den här typen av projekt kommer endast det projektägande lärosätet att kunna redovisa någon intäkt av bidragsmedel i den ekonomiska redovisningen.

7(13) 2.2 Budget stödverksamhet Alla kostnader för universitetens och högskolornas stödverksamhet ska bäras av deras kärnverksamhet. I den av SUHF rekommenderade modellen som tillämpas av både GU och Chalmers sker detta genom pålägg. Påläggen beräknas utifrån de budgeterade kostnaderna för stödverksamhet på de olika organisatoriska nivåerna, två för Chalmers och tre för GU, fördelat på kostnadsomslutningen för kärnverksamheten (basen ser något olika ut på respektive lärosäte). Eftersom utgifterna för institutionernas stödverksamhet inom ett integrerat institutionspar kan vara fördelade på ett annat sätt än hur de nyttjas mellan lärosätena måste en omfördelning av dessa ske för att påläggen för de institutionsgemensamma kostnaderna ska bli korrekta. Vanligen sköts stödverksamheten inom ett integrerat institutionspar av det ena lärosätet, men undantag finns eftersom det ibland finns anställda inom stödfunktionen på båda lärosätena. Stödverksamheten budgeteras därför i sin helhet, inklusive lokalkostnader, för det integrerade institutionsparet. De budgeterade kostnaderna för denna institutionsgemensamma verksamhet fördelas sedan mellan lärosätena utifrån ett nyckeltal som prefekten beslutar om. Figur 3 Beräkning och fördelning av institutionsgemensamma kostnader Precis som vid andra institutioner ska budgeten fördelas i de sex funktionskategorierna enligt SUHF samt mellan grundutbildning (GRU) och forskning (FO) i budgeten, vilket enklast sker efter att fördelningen mellan Chalmers och GU har gjorts. Högskole- respektive universitetsgemensamma kostnader fördelas till institutionen på hela institutionens lönekostnader respektive kostnadsomslutning. Detta utgör sedan påläggen på Chalmers respektive GU på direkt lönekostnad respektive direkta löne- och övriga driftskostnader. Inom GU fördelas fakultetsgemensamma kostnader på direkta löne- och övriga driftskostnader. Varken institutionens löpande stödverksamhet eller köp av denna typ av stödverksamhet inom ett integrerat institutionspar ska belastas av indirekta kostnader från

8(13) överliggande nivå. Vid försäljning av tjänster inom kärnverksamheten ska även indirekta kostnader faktureras. Kostnaden för den köpta tjänsten utgör dock inte grund för pålägg inom det köpande lärosätet, trots att den är en direkt kostnad. Flödet i budgetarbetet 1. Budgetera hela kostnaden för stödverksamheten för det integrerade institutionsparet 2. Fördela kostnaderna för stödverksamheten mellan Chalmers och GU med ett nyckeltal som fastställs av prefekt. 3. Fördela i GRU och FO för de poster som går att fördela direkt 4. För de delar som inte går att fördela direkt i GRU respektive FO används ett nyckeltal som fastställs av prefekt. Alt 1. Fördela ofördelade kostnader i två steg, först mellan Chalmers och GU och sedan i GRU och FO med ett nyckeltal för respektive lärosäte. Alt 2. Fördela ofördelade kostnader med ett nyckeltal för båda lärosätena 5. Fördela i de 6 funktionskategorierna 6. Kärnverksamheten inom respektive institution inom det integrerade institutionsparet ska enbart belastas med den del av stödkostnaderna som fördelats till denna enligt ovan. Figur 4 Budgetering och fördelning av indirekta kostnader, integrerad institution Modellen strävar efter att, i allt väsentligt, likna den som gäller institutioner utan integrerad verksamhet. Stödverksamhetens kostnader på varje nivå fördelas från överliggande till underliggande nivå och slutligen belasta kostnadsbärarna som indirekta kostnader. Fördelade belopp utgörs av den budget som fastställts för stödverksamheten och består därför av fasta

9(13) belopp, alltså inte de faktiska kostnaderna som uppkommer inom stödverksamheten. De indirekta kostnaderna bokförs efter hand som direkta kostnader uppstår på kostnadsbärarna. Figur 5 Budgetering och fördelning av indirekta kostnader vid Chalmers och GU 3. LOKALER Bidrag till lokalkostnader ska inte förekomma, GU ska fakturera Chalmers kostnaderna för de lokaler som nyttjas av Chalmers och vice versa. Om fördelning av lokalkostnaden inte kan ske utifrån utnyttjad yta, fördelas den integrerade institutionens lokalkostnad mellan lärosätena med ett nyckeltal t ex direkta lönekostnader. Figur 6 Hantering av lokalkostnader inom ett integrerat institutionspar Eftersom de lokalkostnader som hör till stödverksamheten ingår i de indirekta kostnaderna ska de dras av före fördelning mellan lärosätena, alltså måste institutionsparets lokalkostnad delas upp mellan stöd- och kärnverksamheterna och först därefter mellan lärosätena. Delas lokalkostnaden först mellan lärosätena riskerar man att budgeten (och därmed påläggen) för institutionens stödverksamhet blir felaktig, det är ju inte säkert att kostnaderna stödverksamheten och kostnaderna för lokalerna fördelar sig på samma sätt mellan lärosätena.

10(13) Vid budgetering av lokalkostnader måste skillnaden mellan lärosätena när det gäller kostnadsuttag för utbildningslokaler inom grundutbildningen beaktas. Institutionsparet måste därför ta fram en budget för nyttjande av lärosalar och andra utbildningslokaler. Inom GU fördelas hyreskostnader från fastighetsavdelningen till fakultetsnämnderna. Nämnderna hanterar lokalvård, bevakning etc. och fördelar hela lokalkostnaden till institutionerna. Inom Chalmers fördelas hyreskostnaden av Chalmersfastigheter till institutionerna. Vid integrerade institutioner måste alltså dessa nivåer ingå i arbetet med att fördela lokalkostnaderna, precis som för övriga institutioner inom lärosätena. En GU-institution ska därmed inte fakturera lokalkostnader till en Chalmersinstitution. Lokalhyra ska faktureras av fastighetsavdelningen till Chalmersfastigheter och övriga lokalkostnader (lokalvård, bevakning etc.) av fakulteten. På motsvarande sätt ska en Chalmersinstitution inte fakturera lokalhyra, utan fakturan går från Chalmersfastigheter till GUs fastighetsavdelning. För lokalvård, bevakning etc. ska Chalmersinstitutionen fakturera fakulteten på universitetet.

11(13) 4. OM FAKTURERING OCH REDOVISNING Den löpande redovisningen utförs i enlighet med respektive lärosätes redovisningsmodell. Kontering av fakturering mellan lärosätena sker på särskilda konton som kan användas för eliminering, för att underlätta konsolidering av respektive redovisning för rapportering till den gemensamma institutionsledningen. I samband med tertialbokslut T1 och T2 ska bokning av skuld respektive fordran ske utifrån beräknat utfall för perioden för både kärn- och stödverksamhet. De indirekta kostnaderna kan då räknas fram m h a påläggsprocenten. För stödverksamheten faktureras sedan faktiskt utfall för T1 under T2 och faktiskt utfall för T2 under T3. Kärnverksamhet faktureras när kursen/projektet är avslutat och delfaktureras vid tertialbokslut. I samband med årsbokslut stäms fakturerade kostnader av mot utfallet och regleras vid behov med hjälp av en slutfaktura. Det är viktigt att de tjänster som utbyts mellan lärosätena bokförs i ekonomisystemen så att redovisnings- och momsregler efterlevs samt att kostnadsuppföljningen blir korrekt inom respektive lärosäte. 4.1 Fakturering av stödverksamhet När anställda inom stödverksamheten finns på båda lärosätena måste fakturering av köpt respektive såld tjänst ske åt båda håll: Figur 7 Fakturering av institutionsgemensamma kostnader Ett integrerat institutionspar kan ha olika nyckeltal för kostnadsfördelningen mellan lärosätena inom varje funktion, men samma nyckeltal är tillräckligt rättvisande. Precis som inom en institution finansieras stödverksamheten genom pålägg på direkta kostnader (direkt lön resp. direkt lön och övriga driftkostnader).

4.2 Fakturering av kärnverksamhet I budgetavsnittet (2.1.1) identifierade vi tre olika sätt att ge utbildning inom ett integrerat institutionspar: separerat, gemensamt eller integrerat Bilaga 1 12(13) A Gemensamma kurser För gemensamma kurser bör det finnas en dokumenterad överenskommelse utifrån den budget som lagts (se 2.1.1 A). Fakturering sker därmed enligt denna överenskommelse som såld tjänst (alltid momspliktigt). B Integrerade kurser Nedan följer ett exempel på beräkning av respektive lärosätes kostnad och vad som ska faktureras genom användning av nyckeltal: Formellt ges två separata kurser, en vid Chalmers och en vid GU. I praktiken sker utbildningen i samma lokaler med studenter från båda lärosätena och undervisningen utförs av lärare från både Chalmers och GU. För att avgöra lärosätenas respektive andel av kursens totala kostnad används ett nyckeltal, i det här exemplet baserat på helårsprestationer (hpr). GUs resursinsats i form av lärare mm Chalmers resursinsats i form av lärare mm Total kurskostnad Valt nyckeltal GUs resultat {15 hp*20 stud/helår} Chalmers resultat {15 hp*15 stud/helår} Totalt kursresultat GUs andel av kostnaderna vid Chalmers {(5/8,75)*500} Chalmers andel av kostnaderna vid GU {(3,75/8,75)*200} 200 tkr 500 tkr 700 tkr HPR 5 hpr 3,75 hpr 8,75 hpr 286 tkr 86 tkr Figur 8 Fakturering av integrerad kurs - nyckeltalsfördelning

13(13) 4.2.3 Beskrivning av externredovisningen utifrån exemplet ovan Resultaträkn Chalmers tekn högskola Resultaträkn Göteborgs universitet Grundutbildningsintäkt 420 tkr Grundutbildningsintäkt 560 tkr Intäkt GU såld tjänst 286 tkr Intäkt Chalmers såld tjänst 120 tkr Personalkostnader 500 tkr Personalkostnader 200 tkr Köpt tjänst GU 120 tkr Köpt tjänst Chalmers 400 tkr Indirekta kostnader 200 tkr Indirekta kostnader 80 tkr Resultat: 0 tkr Resultat: 0 tkr Momsredov Chalmers tekniska högskola Momsredov Göteborgs universitet Ingående moms 30 tkr Ingående moms 100 tkr Utgående moms 100 tkr Utgående moms 30 tkr Om så önskas och bemanningsplaneringens detaljeringsnivå tillåter, kan varje lärares insats fördelas med nyckeltal. 4.2.4 Forskningsverksamhet Forskning som utförs åt det andra lärosätet faktureras som såld tjänst (momspliktigt). För gemensamma forskningsprojekt skickas aldrig några fakturor, utan förvaltande lärosätet för över medel som en transferering via balansräkningen. (Se 2.1.2) 4.3 Gemensam resultaträkning För att få en resultaträkning för ett integrerat institutionspar krävs att bokförda kostnader och intäkter från Raindance och Agresso summeras. För att underlätta denna konsolidering av resultaträkningarna finns konton för eliminering (se respektive lärosätes kontoplan). 4.4 Gemensamma satsningar inom kärnverksamhet Om anslagsmedel ska användas för t ex strategiska satsningar för institutionsparet kan det inte komma i form av bidrag mellan lärosätena. Antingen kan båda lärosätena satsa lika mycket resurser eller så ger det lärosäte som avsätter anslagsmedel ett uppdrag till det andra, som fakturerar kostnaderna för detta. Efter noggrann prövning mot regleringsbrevet/motsv. och verksamhetsuppdraget kan även överföring av medel genom transferering vara aktuellt. Den typ av ekonomiska förehavanden mellan lärosätena då transferering kan komma i fråga är dock mycket ovanlig. 4.5 Momsbefrielse Endast de grundutbildningskurser som finns i GUs ordinarie kursutbud och som har en (inom GU) antagen kursplan kan säljas utan moms till Chalmers, och vice versa, eftersom det enbart är då det anses vara en utbildningstjänst enligt Skatteverkets ställningstagande från 2008-08- 29 3. 3 dnr 13 715471-07/111