VaraLean Förbättringsarbete i vardagen Maria Viidas, Kvalitetschef
Kort om mig Pedagogen Göteborg Högskolan Väst Högskolan i Borås Karlstads Universitet
Upplägg på dagen Vad är lean? Varför nu? (Hur) hänger allt ihop? Så här har vi tänkt Styrning Kompetensutveckling Förbättringsarbete Effekter & lärdomar
Vad är lean?
Det är definitivt inte något nytt en snabblösning en rationaliseringsmetod något konstigt eller krångligt
Överordnat begrepp Förhållningssätt / strategi Inbegriper delar som Företagskultur Värdegrund Grundläggande principer Metoder Ledarskap Medarbetarskap etc
Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg
Tanke- och arbetssätt Tanke och arbetssätt för systematisk förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete
Slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Förutsättningar Stödjande ledarskap Högsta ledningen involverad Aktiva och engagerade arbetslag Allas delaktighet i förbättringsarbetet Små steg, men många Fokusera på det värdeskapande, minska slöserierna Leta inte syndabockar!
Varför nu?
Färre ska serva fler Andelen arbetat tid minskar Antalet medborgare i arbetsför ålder minskar 2030 har vi 50% fler pensionärer än idag Antalet medborgare över 80 år har fördubblats 2030 Kravbilden förväntas bli högre på offentlig service Hur kan vi möta denna framtid bäst?
(Hur) hänger allt ihop?
Filosofisk modell över utvecklingsarbetets teori och praktik Bakåt Önskat framtida läge Framåt NU Frågar NU Uppdraget & kunden Stöder Puffar!Kunskap & färdighet Beteenden Tillit, trygghet Känsla av sammanhang Gemensam värdegrund
Så här har vi tänkt
Kultur som skapar möjligheter Samkörda arbetslag Regelbundna kommunövergripande utvecklingsinsatser sedan 1994 Ledarutveckling Samtliga chefer årliga utvecklingsinsatser motsvarande ca 40 200 timmar sedan 1992 Kultur som främjar förbättringar Befogenheter & ansvar Uppmuntra goda idéer Konstnärer på arbetsplatsen Kreativitet på dagordningen
Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg
Tydlig värdegrund Ledarskap Pådrivande Inspirerande Uppmuntrande Stödjande Kompetens Förmåga att tillämpa sina kunskaper, erfarenheter och färdigheter på ett rationellt och effektivt sätt som ger kvalitet. Delaktighet Alla medarbetare deltar i utformningen Inflytande över det dagliga arbetet
Principer Hos oss poängteras. Decentralisering Mål- visionsstyrning Arbetet sker i arbetslag Helhetssyn en organisation, flera uppdrag Kontinuerligt lärande Allas engagemang Brukarfokus
Metoder Hur & var syns våra värderingar? Lednings- och styrdokument Decentraliserad organisation Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer Kunskap och färdigheter i verktyg kring kontinuerligt förbättringsarbete i arbetslagen
Vara kommuns livslinje styrning, kompetensutveckling, förbättring Strategisk plan Strategisk plan Strategisk plan Strategisk plan Strategisk plan!!!!
STYRNING Ansvar & befogenheter
Operativ nivå Strategisk nivå Lagar och program Politiker Verksamhetsansvariga Lednings- och styrdokument Strategisk plan Verksamhetsplan Riktlinjer & anvisningar Arbetsplan Verksamhet Sektorsprogram Reglementen Återkoppling
Operativ nivå Strategisk nivå Politiker Verksamhetsansvariga VAD HUR
KOMPETENSUTVECKLING Samkörda arbetslag & stödjande ledarskap
Arbetslagsutveckling 2001
Arbetslagsutveckling 2001 Fokus Arbetslaget Inriktning Arbetslagsutveckling Rubrik Det vinnande laget och den goda arbetsplatsen Internat Mallorca Väl fungerande arbetslag som effektivt och med rätt kvalitet levererar de tjänster kommuninvånarna efterfrågar samtidigt som de har en bra arbetssituation, mår bra och kan känna tillfredsställelse och yrkesstolthet.
Verksamhetsutveckling 2005
Verksamhetsutveckling 2005 Fokus Verksamheten & brukarna Inriktning Uppdraget Rubrik Förändringskraft & effektivitet Internat Island Bästa möjliga service till våra kommuninvånare genom en verksamhet som ständigt förbättras och medarbetare som ständigt utvecklas.
Verksamhetsutveckling 2009
Verksamhetsutveckling 2009 Fokus Omvärlden Inriktning Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete Rubrik Det vinnande laget i en föränderlig värld Internat Prag Säkra en kommunal service av hög klass även i framtiden
FÖRBÄTTRINGSARBETE Vara Lean
Några verktyg hos oss Värdeflödeskarta Spagettidiagram Leanspel 5S Visualisering Dragande system Standardiserat arbete
Kontinuerliga förbättringar Lärande i arbetet Utveckling en del av vardagen Förbättringsarbetet utgår från arbetslaget Cheferna stödjer & ger förutsättningar Kreativa och engagerade medarbetare
Begreppet lean hos oss Tankesätt sedan 1992 Pilotförsök 2004 Anställde två projektledare 2006 Sedan 2008 en tillsvidareanställning kring VaraLean Start i äldreomsorgen, men utan slut
Värdeflödeskarta Visar vad vi gör, hur och när Hjälper oss att hitta slöserier & onödigt arbete Utgör en gemensam bild över hur vi gör idag och hur vi vill förbättra vår vardag
Deltagare Åtta ur arbetsgruppen Två handledare Kommundirektör inleder Resultatenhetschef & Förvaltningschef dag tre Alla i arbetsgruppen involveras
Värdeflödeskarta Avgränsning
Vår verksamhet
Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri
Hur och vad gör vi? Ritar Diskuterar Vad Hur När Uppskattar tidsåtgång och rätt från början
Så här kan det se ut.
5 S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)
5 S före och efter
5 S före och efter
Spagettidiagram
Leanspel
Visualisering
Effekter & lärdomar
Diplom efter varje genomförd kartläggning
Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar 20.000 10.000 5.000 En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande
Lärdomar Intressant att se processen i sin helhet. Ju fler aktörer desto mer komplicerad process: mycket dubbelarbete. Vi saknar en gemensam standard. Vi har inget gemensamt synsätt. Relativt små förändringar kan komma att ge stora effekter. Vi går ifrån att släcka bränder till att jobba förebyggande. Stora förbättringar till väldigt små kostnader.
Effekter Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 Nöjd-brukarindex barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan 68 82 gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete 24 kartlagda värdeflöden under 2008, samtliga förbättrade
Rätt från början 100% 95% 90% Nuläge Verkligt resultat 85% 80% 75% 70% 65% 60% 55% 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla
Sammanfattningsvis Lean är ett tanke- och arbetssätt för kontinuerliga förbättringar i vardagen Vi har en framtid som kräver ett annat arbetssätt det går inte att springa fortare Ledning & styrning medarbetare, arbetslag & chef påverkar varandra & hänger ihop Så här gör vi i Vara kommun Tydlig styrning Återkommande kompetensutveckling chefer & arbetslag Systematiskt kontinuerligt förbättringsarbete Vi har fått ett lugnare tempo, roligare jobb, frigjort tid och har ökat vår förmåga att hantera förändringar
Tack för mig www.vara.se Föredrag & presentationer (knapp långt ner till vänster) VaraLean (knapp till höger)