2015-02-26 BOOK-IT VERSION 8.0 Funktionsbeskrivning
2
BOOK-IT MARC21 Övergripande beskrivning BOOK-Its ordinarie lagringsformat för katalogposter är BTJMARC1. Poster som inte är katalogiserade eller exporterade i detta format utan i det internationella standardformatet MARC21 genomgår en konvertering vid import till BOOK-IT. Nu kan biblioteket välja att använda MARC21 i BOOK-IT istället för konverterad BTJMARC1. Detta underlättar främst för bibliotek som hämtar majoriteten av sina poster från andra källor än BURK, t ex LIBRIS. BOOK-IT MARC21 innebär en konvertering av de befintliga katalogposterna och behöver samordnas med Axiell. Kontakta er kundansvarige säljare för att få en offert på konvertering. Vi rekommenderar att övergången inte görs i samband med uppgraderingen utan som ett separat projekt. Att göra innan konverteringen Katalog Katalogiseringsmallar: Alla befintliga katalogiseringsmallar försvinner. Öppna de katalogiseringsmallar som ni önskar återskapa och ta skärmdumpar på dessa. Om ni har Syndetics som bildleverantör: Grunddata Webb Bildleverantör: Notera vad som står mellan begreppet client= och &-tecknet i webbadresserna, och spara så att ni kan lägga in dem på nytt efter konverteringen. Efter konverteringen: Kontrollera att rutan Aktiv är ibockad Årsstatistik: Ta ut årsstatistiken innan konvertering. Påverkan på befintliga rutiner Formatbytet märks i stora delar av systemet, nedan listas alla fönster och funktioner som i någon usträckning påverkas. Menyn Katalog Katalogisera, via mallar: nya flikar för mediespecifika koder Expertsök: Nya medietyper i Inställningar. Nya kvalifikatorer finns. Se avsnitt Sökning i Expertsök nedan. Listor: Listor med sökfrågor som innehåller objektkod eller medietyp fungerar inte längre. Profillistor: Listor med sökfrågor som innehåller objektkod eller medietyp fungerar inte längre. 3
Mängd katalog: Se nedan om Grunddata Ändringsfält Menyn Fjärrlån Beställning: Objektod är ersatt med Medietyp. Fjärrlån kan bara kodas med en väldigt övergripande medietyp. Grunddata Katalog MARC-format, beskrivning: formatet är uppdaterat med full MARC21. Även fält som normalt inte ingår i MARC21 men finns i BTJs MARC21 (det sk BTJMARC21) är validerade. Katalog Redigeringsformat, beskrivning: redigeringsformaten Rubrik och ISBD är anpassade till MARC21. Katalog Katalogiseringsmallar: Ny basicmall med namnet Basicmall 1: text/fack finns och ska användas som grund när man skapar lokala mallar. Katalog Medietyper: Kan nu endast användas till att byta namn på en medietyp. Övrig funktionalitet gäller ej för MARC21. Katalog Objektkoder: Fönstret är borttaget. Katalog Språk: Listan över validerade språk har utökats med alla språkkoder från ISO 639-2 om används i LIBRIS. Katalog Ändringsfält: Nya ändringsfält (används i Mängd katalog) måste läggas upp om ändringar i mängd ska kunna göras. Statistik Statistikprofiler: Objektkoder går inte att använda som variabel. Mediatyper fungerar som tidigare. Statistik Objektkodsgruppering: Fönstret är borttaget Webb Medieklasser: Nya variabler för mappning av de interna medietyperna mot medieklasserna som används I BOOK-IT-pub och Arena. Kombinera medietyp med publikationstyp för att skapa användarvänliga medieklasser på webben. Fritextfälten Innehållstyp, Medietyp och Bärartyp svarar mot RDA-fälten 336, 337 och 338 samt BTJfälten 939 a, b och c. Webb Bildleverantör: ISBN ligger i fält 020 och bildleverantörsfönstret är inställt på att hämta ISBN-lagrade bilder från detta fält. Även EAN-fältet är förinställt för att fungera för bildhämtning. Z39.70 Hantering Listrutan Objektkod har ersatts med Medietyp. Menyvalet Katalogisera i FreeLib. 4
Medietyper och publikationstyper Objektkod finns inte i MARC21. Fält 886 som i BTJMARC1 innehåller objektkod finns med i konverterade poster och MARC21-poster från BURK men själva objektkoden används ej. Istället används en kombination av koder i fälten 000, 007 och 008 för att precicera vilken typ av material det rör sig om. Nedanstående tabell visar hur BOOK-IT benämner kombinationerna. Ibland behöver man använda både en publikationstyp och medietyp för att precisera en viss materialtyp. Exempel: Storstilsböcker preciseras som medietyp Tryck och publikationstyp Storstilsbok. Tidskrifter : medietyp Tryck, publikationstyp Tidskrift. E-böcker: medietyp E-text, publikationtyp Bok. Publikationstyper kan sökas med kvalifikator pu och en sifferkod (1-11, se nedan). Medietyper kan sökas med kvalifikator ty och en bokstavskod. Överordnad medietyp har en enställig kod, övriga består av två tecken. (se nedan). Dessa koder finns inte lagrade i posten och finns ej MARC-formatet. De är BOOK-IT-specifika och används endast för sökning, ej katalogisering. I Expertsöks filterinställningar presenteras underordnade medietyper under den överodnade och markeras med en inledande punkt. Publikationstyper /pu Bok 000/6=a/t + 000/7=m 1 Artikel 000/6=a/t + 000/7=a 2 Dagstidning 000/6=a/t + 000/7=s + 008/21=n 3 Tidskrift 000/6 a/t + 000/7=s + 008/21=p 4 Storstilsbok 000/6=a/t + 000/7=m + 007/0=t + 007/1=b 5 Samling 000/6=a/t+ 000/7=c 6 Avhandling 000/6=a/t + 008/24-27=m 7 Festskrift 000/6=a/t + 008/30=1 8 Konferenshandling 000/6=a/t + 008/29=1 9 Recension 000/6=a/t + 008/24-27=o 10 Serie 000/6=a/t + 000/7=b/i/s + 008/21=m 11 5
Medietyper /ty Tryck allt som är 000/6=a + INTE (007/0=c + 007/01=r) A Punktskrift 007/0=f eller 008/23=f AA Bild 000/6=k K Affisch 000/6=k + 007/1=i + 008/33=i KA Bildband (007/0=g + 007/1=c/d/f/o) eller (000/6=g/k/o/r + 008/33=f) KB Diabild (000/6=g + 008/33=s) eller (007/0=g + 007/1=s/t) KC Originalkonst 000/6=k +008/33=a KD Elektroniskt material 000/6=m eller 007/0=c M Multimedia 000/6=m + 007/0=c + 007/1=o MA Diskett 000/6=m + 007/0=c + 007/1=j MB Dataspel 000/6=m + 008/26=g MC Film/Video 000/6=g G Film, Blu-ray 007/0=v + 007/1=s GA Film, DVD 007/0=v + 007/4=v GB Film, VHS 007/0=v + 007/4=b GC Spelfilm, filmpatron 007/0=m + 007/1=c GD Spelfilm, kassett 007/0=m + 007/1=f GE Spelfilm, öppet filmhjul 007/0=m + 007/1=r GF Video, övrigt 007/0=v GG 6
Ljud, musik 000/6=j J Musik, CD 000/6=j + 007/0=s + 007/1=d + 007/10=m JA Musik, kassett 000/6=j + 007/0=s + 007/1=s JB Musik, LP 000/6=j + 007/0=s + 007/10=p/r JC Ljud, tal 000/6=i I Ljudbok, CD 000/6=i + 007/0=s + 007/1=d IA Talbok, DAISY 000/6=i + 008/22=f +007/0=c + 007/1=o ELLER 000/6=i + 007/0=s + 007/1=d + 500aDAISY IC Talbok, kassett 000/6=i + 007/0=s + 007/1=s + 008/22=f ID Talbok med text 000/6=m + 007/0=c + 007/1=o + 500aDAISY IE Tal, kassett 000/6=i + 007/0=s + 007/1=s IF Tal, övrigt 000/6=i + 007/0=s IG Onlineresurser 007/0=c + 007/01=r L E-ljudbok 000/6=i + 007/0=c + 007/1=r LA E-text 000/6=a + 007/0=c + 007/1=r LB Internetlänk 000/6=m + 007/0=c +007/1=r + 008/26=j LC Övrigt Kombinerat material 000/6=p P Noter 000/6=c/d C Föremål 000/6=r R Handskrift 006/0=t T Karta 000/6=e/f E Mikrofilm 007/0=h eller 008/23=a/b/c H 7
Paket 000/6=o O Okänd medietyp Övriga koder Sökning i Expertsök (samt i Mängd exemplar, Mängd katalog, Mängd reservationer, Inköpsmodulen, Listor, Profillistor) Nya kvalifikatorer: markerade med fet stil i listan nedan Sökning på katalogpostleverantör: 1/tl = BURK 3/tl = LIBRIS 4/tl = fjärrlåneposter från LIBRIS 6/tl = lokalt katalogiserade poster 7/tl = lokala fjärrlåneposter Alla fjärrlåneposter söks fortfarande med katalogposttyp 5 (5/pt) Alla kvalifikatorer i BOOK-IT MARC21 AU Anmärkning: upphov AV BAV BN BOP BPL BT BÄ CÄ DF DK DN Organisation/enhet/avdelning, överordnad Organisation/enhet/avdelning, boende Intellektuell nivå Org./enhet/avdelning - placering, boende Placering, boende Bärartyp Ämnesord, lokalt, spec. typ Ämnesord - kongress Format Innehållstyp Originalnummer, import/konvertering 8
DT EA EID EN FAV FF FO FR FT FÄ FÖ GÄ HN HT HY ID IH Deltitel Elektronisk adress Externt katalogid Editionsnummer Organisation/enhet/avdelning, fiktivt bestånd Författare Anmärkning om fortsättningsarbete Titelnummer på forsättningsverk Föredragen titel Fackämnesord Förlag Genreämnesord Lagrad Huvudtitel Hylla Katalogidentitetsnummer Innehållsbeskrivning, BTJ IK Inläsningskod (används ej f n) IN IS IÄ KL KO LK LO LÄ NE Institution/musikgrupp ISBN eller ISSN Ämnesord - institution Klassifikation Kongress Litterär kategori Läsordning Ämnesord - geografiska namn EAN 9
NN NT NR OAV OF OOP OP OPL OT OÄ PD PL PT PU PÄ RD RE RS SP SS ST SÖ TG TI TL TR TT Nummerbeteckning Distributör av e-media Nummerbeteckning, överordnad Beställningar, organisation/enhet/avdelning Omfång I m Beställningar, org./enhet/avdelning - placering Organisation/enhet/avdelning - placering Beställningar, placering Originaltitel Ämnesord, lokalt, spec. typ Poster i periodikamodulen Placering Katalogposttyp Publikationskod Ämnesord - person Registreringsdatum Resturstyp Innehåll, fulltextdokument Språk Orsak Serietitel Språk, övriga TG Availible Titel, överordnad Katalogpostleverantör Titelnummer Titelanmärkning, mm 10
TY TÄ UG UP US UT UU UÄ VA VN VO VÄ ÅR ÄO ÖS ÖV ÖÄ Medietyp Ämnesord - form Upplaga Upphovsman, överordnad Ursprungligt språk Uniform titel Upphovsuppgift Ämnesord - uniform titel Årtal, värdobjekt Videogramnummer Värdobjekt Ämnesord, lokalt, spec. typ Utgivningsår Ämnesord, överordnat Översättare Övrigt Ämnesord, övriga Kvalifikatorer i BOOK-IT som inte fungerar mot MARC21 KÄ IE IL ÖS Ämnesord i z-signaturer Inläsare Illustratör Översättare 11
Tillfällig stängning Övergripande beskrivning Här följer en beskrivning av de inställningar och rutiner som su kan vidta i samband med tillfällig stängning av en enhet, och vad som behöver göras vid återöppning. Det kan gälla sommarstängning av en filial eller tillfällig stängning vid renovering eller flytt. Påverkan på befintliga rutiner Det är främst reservationshanteringen som berörs. I Administration Grunddata Allmänt Organisationsstrukturer finns ett nytt delfönster för Stäng filial tillfälligt där vikarierande enhet kan väljas och datum kan anges. Här finns också en Stäng-knapp. När en enhet är stängd visas detta med en röd prick i listan över enheter, och för stängd enhet visas texten Stängd i rött i fönstret ndra organisatorisk enhet. Delfönstret har då rubriken Öppna tillfälligt stängd filial, och knappen heter Öppna. Vid reservation visas stängd filial i rött vid val av hämtställe i reservationsdialogen. I reservationsdetaljen, fönstret Ändra reservation som öppnas från Låntagarinformationens eller Expertsöks reservationsflik visas stängd enhet i rött, liksom låntagarinformationens förvalda hämtställe. När en filial stängs sker följande: Oinfångade (inklusive frysta) reservationer får automatiskt vikarierande enhet som hämtställe. Infångade reservationer måste återlämnas på vikarierande enhet, varvid de får nytt hämtställe, nytt löpnummer, och ny hylltid. Grunddata Reservationer Reservationsregler: Stängd enhet inaktiveras och visas rödmarkerad. Infångningsstyrningen tar hänsyn till att aktuell enhet är stängd. I Arena/BOOK-IT PUB kan stängd enhet inte väljas som hämtställe. Om låntagaren har ett standardhämtställe som är stängt så visas Inget val gjort och låntagaren tvingas välja en annan enhet. 12
Förberedelser Stäng tillfälligt: I Administration Grunddata Allmänt Organisationsstrukturer anges vikarierande enhet för den enhet som ska stängas i delfönstrret Stäng filial tillfälligt samt ett kommentarfält där du gärna kan ange till -datum för stängningen. Öppna tillfälligt stängd filial: När stängd enhet öppnas via knapp i Organisationsstrukturer så sker följande: Hämtstället återställs på de oinfångade reservationerna (inklusive flytande) som gjorts innan stängning med undansparat ordinarie hämtställe. Hämtstället aktiveras för reservationer. Låntagarposters förvalda hämtställe aktiveras igen. Reservationsregler: aktuell enhet aktiveras igen. Reservationer som gjorts under stängd period kommer inte att påverkas när standardhämtstället öppnas igen; eventuella ändringar av hämtställe måste göras manuellt. Detta kan t.ex göras i Mängd reservationer. Infångade reservationer med undansparade hämtställen flyttas inte. Infångade ex ska alltså hämtas på vikarierande enhet. Tips och goda råd Det krävs att vikariernade enhet är i samma reservationsgrupp som den stängda. Har man flytande bestånd flyter återlämnade exemplar in enligt gängse regler. Vid icke flytande bestånd ska återlämnat ex tillbaka till stängd filial om det inte fångas in. Om stängd enhet inte ska visa bestånd externt, ändras detta manuellt under Grunddata Allmänt Avdelningar (bocka ur rutan för Visa externt för enhetens alla avdelningar). Text på kravmeddelanden måste ändras tillfälligt i Grunddata Cirkulation Meddelandetexter med info om stängd filial. Reservationsmeddelandetext för stängande enhet måste vara tydligt innan stängningsdatum; beakta hylltiden så att låntagaren blir medveten om att exemplaret kan flyttas om man inte hinner till stängande filial i tid. Om beståndet inte är flytande ska alla exemplar återlämnas på återöppnad enhet. Bestånd som tillfälligt har gjorts flytande söks fram via Mängd exemplar när flytande t.o.m. datum uppnåtts; sök på Flytande utgångna. 13
Webbklienten BOOK-IT Flex Tilläggsmodul: Nu finns det en webbklient med fokus på dagliga rutiner som cirkulationsfunktioner (utlån, omlån, återlämning), låntagarhantering, Katalog (sökning, exemplarhantering) samt reservationshantering. Använd dator eller surfplatta BOOK-IT FLEX har responsivt gränssnitt som anpassar sig till surfplattan, och har utvecklats för ett flexibelt arbetssätt. Med Flex i handen har du katalogen med dig överallt, och du kan gallra, lokalisera och omlokalisera var du än är i biblioteket. 14
Plocklistorna är dynamiska, plockade titlar försvinner och nya titlar tillkommer vid ny sökning så du kan alltid få fram oplockade reservationer för egen enhet, för enhetsgruppen eller för alla hämtställen. Genom att markera en rad i plocklistan visas full information om reservationerna och plockbara ex. Genom att klicka på ett exemplarnummer blir detta återlämnat = infångat. Vid ny sökning är reservationen inte längre med i listan. 15
Det går att "spara" en låntagare, genom att klicka på ett häftstift. Därmed kan man reservera flera titlar till en och samma låntagare och behöver inte söka fram låntagaren för varje reservation. 16
BOOK-IT Eco för externa räkingar Tilläggsmodul 2015-02-26 Övergripande beskrivning BOOK-IT kan integreras med affärssystem. Efter generering av räkningar finns det möjlighet att skicka räkningarna till externa ekonomisystem. Återrapportering kan göras, med automatisk hantering av lån, exemplar och räkningsinforrmation som resultat. Återlämningar i BOOK-IT av exemplar på räkning kan generera information till ekonomisystemet för kreditering. Påverkan på befintliga rutiner Ordinarie räkningsförfarande i BOOK-IT finns kvar det går att göra inställningar för att en eller flera enheter kan använda Eco medan andra fortsätter som tidigare. Om en räkning överlämnas till externt ekonomisystem så hanteras skulderna inte alls i BOOK-IT. Betalning kan endast göras i det externa systemet och all försenings- och inkassohantering hanteras externt. Externa räkningar visas i låntagarens skuldbild (jämför Inkasso-förfarandet). De låntagare som har fått Extern räkning kan sökas fram i fönstret Cirkulation Räkningar, men normalt ska ärendena avslutas genom att låntagaren betalar sin skuld varvid informationen skickas från det externa systemet till BOOK-IT. Aktuella exemplar blir då automatiskt gallrade. Mejl med info om gallring skickas till Ekonomiansvarig på hanterande enhet. Cirkulationsparametern: Räkningar, ersättningsavgift i låntagarskuld gäller inte för Externa räkningar. Mängd exemplar: Radioknappen Finns på betald räkning är borttagen, och ersatt av en status, Betald räkning, som kan sökas fram i Mängd exemplar. Exemplar som finns på Extern räkning kan inte gallras i Mängd exemplar. Från exemplarposten kan gallring göras, genom att markera radioknappen Gallra hårt, som innebär att gallring kan göras fastän exemplaret är utlånat. I förkommande fall ges en varning om att exemplaret finns på Extern räkning. 17
Förberedelser Kontakta support för att få prisuppgift för att öppna modulen. Grunddata Cirkulation Kravtyper Välj kravtypen Extern räkning. Ange samma ordningsnummer som för Räkning, och inbördes ordning 1. Grunddata Cirkulation Meddelandeformat Välj Meddelandeformat Krav: Extern räkning XML Grunddata Cirkulation Externt ekonomisystem. Ställ in värden per konto-organisation alternativt för de enheter som som är aktuella för Extern räkning (samma enheter som för Cirkulationsparameter Räkning, extern, se nedan). Värdena ska fylla i enligt anvisningar sist i denna funktionsbeskrivning. Grunddata Allmänt Adresser egna Försäkra dig om att rätt användare är valda för e-postadresstyp Ekonomi på kontoorganisations-/ enhetsnivå. Grunddata Allmänt Organisationsstrukturer Skriv in organisationsnummer på kontoorganisations-/ enhetsnivå i delfönstret Externt ekonomisystem, fältet Org.nummer. Denna information tas med i meddelandet till ekonomisystemet. Cirkulationsparametrar: Räkning, extern. Ställ in parametern med värde 1 för den konto-organisation/ de enheter som ska använda Extern räkning. Räkning, hantera räkningsexemplar. Ställ in parametern med värde 1 för den konto-organisation/ de enheter som önskar tillåta återlämning av exemplar på räkning. Denna parameter gäller för såväl Räkningar som Externa räkningar, och gäller samtliga återlämningar, också s.k flygande återlämningar. Detta innebär att det inte går att låna ut ett icke-återlämnat exemplar på räkning. Meddelandesätt. Välj den konto-organisation/ de enheter som ska använda Extern räkning. Ställ in parametern med värde 1 för önskade låntagarkategorier etc. Rutiner Fakturan initieras från BOOK-IT när man genererat krav och efter det valt att skapa en utskrift med formatet Extern räkning. När de gäller vanlig faktura skickar BOOK-IT sitt interna räkningsnummer som id och får i sin tur tillbaka ett svar från ekonomisystem med status ok om allt fungerat. Samtliga avgifter kan likställas med en faktura-rad. Eventuella kontouppgifter hamnar i fältet Note. 18
Kreditfaktura En kreditfaktura initieras från BOOK-IT när en låntagare lämnar tillbaka ett media där ersättningsavgift finns på en icke ännu betald räkning. BOOK-IT skickar då en kreditfaktura med referens till den tidigare fakturan. Kreditfakturan kommer att ha samma id som ursprungsfakturan eftersom BOOK-IT inte skapar en ny räkning utan enbart tar bort en skuld på befintlig. Betalningstransaktionen initieras av ekonomisystemet och innehåller BOOK-IT:s interna id för att kunna ta bort betalningen. När en betalningstransaktion når BOOK-IT tolkas det som att hela räkningen är betald, dvs. BOOK-IT hanterar inte delbetalningar av en räkning. Tips och goda råd Externa räkningar redovisas inte i låntagarens skuldbild i Arena/BOOK-IT PUB. Administration Grunddata Cirkulation Externt ekonomisystem Om ni har modulen Eco och vill skicka fakturor till ett externt ekonomisystem måste uppgifter anges i BOOK-IT för att kommunikationen ska fungera. Det görs under Grunddata Cirkulation Extern ekonomisystem. Ledtext Beskrivning Värde/Exempel Organisation Organisation. Här kan man fylla i både kontoorganisation eller enhet. Om man skickar en faktura för en enhet används värden upplagda på den enhet och om inga finns på enhet, tittar på om det finns på kontoorganisationen. Testorganisationen Vem skickar informationen Vem skickar informationen, typ Vem skickar informationen, detalj Vem skickar informationen, typ Vem tar emot informationen Här anger man enhetens alt. kontoorganisationens organisationsnummer. Om man använder sig av organisationsnummer för att tala om vem som skickar informationen ska det så som i detta exempel. Möjlighet att ange fler identifieringsbegrepp för den som skickar om behov finns. Typ av identifiering av Vem skickar informationen, detalj. OBS! Om denna fylls i måste också raden ovan fyllas i. Här anger man organisationsnummer för en som ska ta emot fakturan. SE1234567890 countrycode:organizationid SE2999999999 19
Vem tar emot informationen, typ Vem tar emot informationen, detalj Vem tar emot informationen, typ Beställarreferens Beställarreferens, detalj Verksamhetsprocess, organisation Verksamhetsprocess, samverkanspro cess Verksamhetsprocess, dokumentnam n Om man använder sig av organisationsnummer för att tala om vem som ska ta emot informationen ska det stå som i detta exempel. Möjlighet att ange fler identifieringsbegrepp för mottagare om behov finns. Typ av identifiering av Vem tar emot informationen, detalj. OBS! Om denna fylls i måste också raden ovan fyllas i. Referens för att automatiskt kunna styra fakturor rätt internt. Värdet är enbart ett exempel. Här är det viktigt att stämma av med den som tar emot fakturorna vad som ska anges. Referens som kan användas vid behov om inte Beställarreferens kan administreras centralt i mottagarens organisation. Det kan då vara en organisatorisk enhet, projekt eller liknande. Här kan det stå som i exemplet, dvs. sfti. SFTI är organisationen som har ansvar för processen och betyder Single Face Fo Industry. Här kan det stå som i exemplet. Det anger vilken affärsprocess det handlar om och i det här fallet gäller det SFTI:s enkla faktura, Svefaktura bas. Här kan det stå som i exemplet. countrycode:organizationid Biblioteken sfti BasicInvoice incomingbasicinvoice Url intern Här kan det stå som i exemplet. Det avser Bookits interna webtjänst som startas. Här använder Bookit sig av det värde som finns i systemparametern WEB_URL tillsammans med det här värdet. Url extern Här ska adressen till ekonomisystemets tjänst anges. /services/rest/financial/sendinvoic e http://<host>/<ekonomisystemets tjänst> Obligatoriska fält Om kommunikationen med externt ekonomisystem är bruten visas detta vid utskrift av Räkning extern, och ett meddelande skickas till Ekonomiansvarig om detta. Exemplar på räkning kan återlämnas i detta skede. Om Extern räkning är skickad och exemplar på räkning återlämnas, och kommunikationen inte fungerar går det inte att återlämna. Dialogruta visas om anledning till att återlämning inte fungerar. 20