UPPHANDLING FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Digitala verktyg för grundskola och gymnasieskola HAPARANDA KOMMUN inbjuder till anbudgivning
ALLMÄNNA FÖRESKRIFTER Haparanda kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen inbjuder Er att lämna anbud på upphandling Digitala verktyg för grundskola och gymnasieskola allt i enlighet med detta förfrågningsunderlag. Avtalsperiod 2014-08-01 2016-07-31. Finansieringsform leasing i 36 månader för verktyg till gymnasieskolans elever samt 48 månader för grundskolan elever samt personal. I ramavtalet ska finnas möjlighet för kommunen att köpa enstaka verktyg. För varje nytt avtalsår förhandlas maskintyp, modell på grund av teknikutveckling. Förhandling om eventuell prisjustering kommer att ske inför varje nytt avrop. I 36 månadersavtalet skall det vara ett restvärde på 12 % medan i 48 månadersavtalet skall restvärdet vara 0% = 0 kr. Kommunen meddelar antalet datorer som ska tas in för ett nytt läsår senast maj månads utgång. Kommunen har rätt att under ett år avstå delvis eller helt från att ta in nya maskiner. Förfrågan avser även pedagogisk tjänst för att öka och utveckla användandet av digitala verktyg i lärmiljön. BENÄMNING I underlaget benämns Haparanda kommun som Kommun/ köparen/beställare och anbudsgivare som anbudsgivaren/säljare/leverantör. BAKGRUND Barn-och ungdomsförvaltningen i Haparanda kommun har sedan 2009 aktivt arbetat med att föra in digitala verktyg till skolans verksamhet. Satsningen benämns med vedertagen benämning för En till En, en dator per elev. Olika utbildningsinsatser gjordes tidigt för att möta införandet. Stor vikt läggs i vår tids och framtida informationsteknik och med nya kommunikationsmönster utveckla och anpassa kunskapssyn, pedagogik, arbetssätt och lärande. Målet med införandet av datorer är att öka elevernas måluppfyllelse och resultat.
ADMINISTRATIVA VILLKOR Denna upphandling genomförs med tillämpning av upphandlingsformen förenklad upphandling enligt Lagen om Offentlig upphandling. Endast hela anbud accepteras. Kommunen kan komma att anta anbud utan föregående förhandling. ANBUDETS LÄMNANDE Anbudet skall vara skriven på svenska, undertecknat av behörig firmatecknare och inlämnas i slutet kuvert som tydligt märkts med: "Anbud: Digitala verktyg för grundskola och gymnasieskola " och skickas till Haparanda kommun Kommunledningskontoret/Upphandling 953 85 HAPARANDA OBS! Fax eller e-post godkännes ej som anbud med anledning av att sekretessen ej kan garanteras. Anbudsgivare får inte redigera eller förändra innehållet i förfrågningsunderlaget eller bilagorna. SISTA DAG FÖR ANBUD Anbudet skall vara oss tillhanda senast 2014-06-12. FRÅGOR UNDER ANBUDSTID Sista dag för frågor är 2014-06-05. Frågor som inkommer efter denna tid kommer inte att besvaras. Endast skriftliga frågor besvaras. Frågorna skall vara skrivna på svenska. Anbudsgivare uppmanas att i god tid inkomma med frågor/funderingar angående förfrågningsunderlaget, så att eventuella misstag/otydligheter kan rättas/förtydligas före anbudstidens utgång. Frågorna skickas till skolintendent Bertil Segerlund, via: E-post: bertil.segerlund@haparanda.se SEKRETESS Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen fram till den tidpunkt då tilldelningsbeslut fattas eller upphandlingen på annat sätt
avslutas. Anbudsgivare som vill att uppgifter om anbudet bör sekretessbeläggas uppmanas att noggrant specificera vilka uppgifter i anbudet som bör sekretessbeläggas och på vilka grunder anbudsgivaren anser att sekretess skall gälla (vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjs). Följande handlingar skall inlämnas av anbudsgivare Bilaga 1 Anbudsformulär Bilaga 2 Leverantörsinformation Bilaga 3 Uppfyllelse av kravspecifikation Bilaga 4 Prislista Bilaga 5 Sanningsförsäkran UTVÄRDERING AV ANBUD Samtliga skall-krav skall vara uppfyllda för att anbudet kan kvalificeras till utvärdering. Prövning sker enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till nedan angivna tilldelningskriterier, viktningsgrad och betyg anges inom parentes. Genomsnittligt anbudspris digitala verktyg inklusive utbildningspaket. (65%) (betyg 0-8) Helhetslösning (20%) (betyg 0-8) Sammanhållen service/support och anpassningsbarhet till nuvarande En till En lösning (15%) (betyg 0-8) Betygsättning av tilldelningskriterier sker genom betygsättningen 0 8 där 8 är högsta betyg. Bedömning kommer att i huvudsak att ske utifrån anbudsgivarens skriftliga redogörelse i anbudet. Bedömning av tilldelningskriterium genomsnittligt anbudspris sker genom betyget 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 varav 8 är det lägsta genomsnittliga anbudspriset för avtalsperioden. Exempel (genomsnittligt anbudspris). Ert betyg/8 x 65 Bedömning av tilldelningskriterium helhetslösning, sammanhållen service/support och anpassningsbarhet till nuvarande En till En lösning. Detta sker genom betyget
0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 varav 8 är det bästa betyget. Exempel helhetslösning (ert betyg/8 x 20) + (sammanhållen service/support och anpassningsbarhet till nuvarande En till En lösning) ert betyg/8 x 15). Vid lika poäng vinner lägsta anbudspris. Med lägsta genomsnittligt anbudspris menas det lägsta priset för kontraktet beräknat på fiktiv volym enligt anbudsformulär. ANBUDETS PRIS Anbudets pris skall anges i svenska kronor (SEK). Anbudspriset skall vara angivet exklusive moms med samtliga kostnader för verktyget. Anbudspriset skall anges med pris/dator/månad. Pris skall anges för varje objekt i förfrågningsunderlaget och gälla för respektive avtalsperiod som anges under rubriken LEASINGAVTAL. Priset förhandlas vid varje nytt avrop inför nytt avtalsår. HELHETSLÖSNING Leverantören skall i anbudet ta med alla objekt som är medtagna i förfrågningsunderlaget. Det gäller Verktyg 1, Verktyg 2, Verktyg 3 samt utbildningspaket. Anbud som inte uppfyller detta förkastas. Leverantören skall erbjuda service och support. Leverantören kan inte överlåta service och support till annan under avtalsperioden. Om leverantören inte kan erbjuda service och support skall leverantören teckna service/supportavtal med annan leverantör och ange detta i anbudet med skriftlig preliminät överenskommelse mellan leverantören och anlitad serviceföretag. Eventuella förändringar/byte av service/supportorganisation under avtalsperioden skall ske i överenskommelse med kommunen. LEASINGAVTAL För verktyg 1 skall gälla avtal på 36 och 48 månader. För verktyg 2 skall gälla avtal på 48 månader. För verktyg 3 skall gälla avtal på 36 månader. KRAVSPECIFIKATION Teknisk specifikation Verktyg 1. Likvärdig som nedan eller bättre. Bärbar dator, bildskärm 13,0-14,0 tum Bildskärmsupplösning 1440 x 900 Bakgrundsbelysning LED Processormodell Intel Core i5 1,3 GHz Minne 4 GB
Hårddisk 120 GB Integrerat ljudkort Inbyggd kamera Bluetooth Trådlös WiFi IEEE 802.11a, IEEE 802.11b/g, IEEE 802.11n, IEEE 802.11ac USB-port 2 st 3.0 anslutning Batteritid upp till 6 tim, minst 1000 laddcykler Miljömärkning enligt Energy star Minneskortläsare SD/SDHC Vikt max 1,5 Opertativsystem Mac OS X iworks, ilife Teknisk specifikation Verktyg 2. Likvärdig som nedan eller bättre. Surfplatta med bildskärm 9-10-tums LED-bakbelyst Multi-Touchskärm 2048 x 1536 pixlars upplösning. Maxvikt 0,8 kg. Processor A7 1,4 GHz Lagring 16 GB flashminne. 2 st kameror varav den ena minst 5-megapixlars och den andra min 1080p. Inbyggd Wi-Fi, 802.11a/b/g/n Wi-Fi (802.11n på 2,4 GHz och 5 GHz). Batteritid minst 9 timmar, minst 1000 laddcykler 3,5-mm hörlursuttag i stereo. Inbyggd högtalare och mikrofon. Bluetooth version 4.0. Sensorer, Gyro med tre axlar, Accelerometer, Sensor för omgivningsljus. Miljöpåverkan, kvicksilverfri LCD-skärm, arsenikfritt glas i skärmen, fri från bromerade flamskyddsmedel, PVC-fri, återvinningsbart hölje. Krav på att kunna koppas till projektor med eller utan adapter Operativsystem ios. iwork. Teknisk specifikation Verktyg 3. Verktyg 3 med samma specifikations krav som verktyg 1 men med större hårddisk. Verktyg tre omfattar 36 månaders avtal och begränsas till max 16 datorer per år. Likvärdig som nedan eller bättre. Bärbar dator, bildskärm 13,0-14,0 tum Bildskärmsupplösning 1440 x 900 Bakgrundsbelysning LED
Processormodell Intel Core i5 1,3 GHz Minne 4 GB Hårddisk 250 GB Integrerat ljudkort Inbyggd kamera Bluetooth Trådlös WiFi IEEE 802.11a, IEEE 802.11b/g, IEEE 802.11n, IEEE 802.11ac USB-port 2 st 3.0 anslutning Batteritid upp till 6 tim, minst 1000 laddcykler Miljömärkning enligt Energy star Minneskortläsare SD/SDHC Vikt max 1,5 Opertativsystem Mac OS X iworks, ilife Ovan angivna verktyg skall vara fabriksnya och senaste modell inom prissegmentet skall erbjudas. Verktyg 2 skall levereras med fodral. UTBILDNING Leverantören skall erbjuda utbildningspaket som omfattar användandet av verktyg i lärmiljö. Utbildningen avser pedagogisk personal. Varje utbildningspaket skall gälla för 15 personer och omfatta 8 timmar och förläggas under en dag. Beställaren gör avrop på varje utbildning. Beställare har fritt att beställa utbildningspaket eller avstå helt från utbildning. Varje utbildningstillfälle ska beslutas i samråd med leverantören. MJUKVARA Mjukvara skall vara installerat vid leverans av leverantören. Imagefiler skapas i samråd med beställaren. Årlig uppdatering av imagefiler skall ingå. AVROP Beställaren avropar antalet verktyg inför varje nytt avtalsår. Avrop skall göras i god tid så att leverantören hinner leverera verktygen inom den avtalade tiden. Beställaren ansvarar för att avropen sker innan maj månads utgång. Beställaren har rätt att avropa enstaka verktyg under året till gällande avtalspris. FÖRSÄKRING Leverantören/anbudsgivaren skall till anbudet bifoga försäkringsvillkor
Allriskförsäkrings skall medfölja varje digital verktyg och gälla under hela leasingperioden. Köparen kan på begäran förlänga försäkringsperioden på datorer som ligger på 36 månadersavtalet. Kommunen anger vid slutet av leasingtiden vilka specifika datorer som skall omfattas av en sådan förlängning. Försäkringen skall omfatta oförutsedda händelser såsom rån/inbrott, skada, olycksfall, brand och skadegörelse dygnet runt i och utanför skolan. Försäkringen skall gälla med självrisk på 1000 kronor (SEK)/skadetillfälle. Vi skada skall utrustningen/verktyget repareas eller bytas ut. Vid funktionsfel skall ingen självrisk utgå 0 kr. GARANTI Samtliga digitala verktyg skall levereras med garanti som omfattar leasingperiod på 36 eller 48 månader. Garantin skall gälla i och utanför skolan, dygnet runt under garantitiden. Leverantören skall vid behov utföra reparation av verktyg inom ramen för garantiåtagandet. Täcks inte skadan/felet av garantin skall ärendet automatisk överföras till allriskförsäkringen. Fel/skada som inte täcks av garanti eller allriskförsäkring skall omgående meddelas beställaren med skäl till detta samt kostnadsförslag på reparation/utbyte. Kostnadsförslaget skall ges utan extra kostnad. Fri frakt till och från servicesverkstaden skall ingå inom gällande serviceåtagande. Servicetiden skall vara maximalt fem (5) arbetsdagar. Skada som kräver längre servicetid meddelas beställaren. Verktyg som är fysiskt skadade eller har funktionsfel vid leverans skall bytas ut av leverantören. SERVICE/SUPPORT Leverantören skall kunna tillhandahålla en fullständig service/supportorganisation. All support skall ske på svenska. Organisationen skall ta emot felanmäld mjuk- och hårdvara samt undersök felet och åtgärda felet. Beställaren levererar verktyget till organisationen kostnadsfritt. Leverantören och beställaren gör en överenskommelse om budföretag som ska anlitas för att leverera verktyget mellan beställaren och leverantören.
Beställaren skall garanteras kostnadsfri telefonsupport under kontorstid. All service/reparation skall utföras av utbildad personal. Fel skall åtgärdas inom 5 arbetsdagar (frakttiden ej inräknad). Är felet omfattande att det krävs länger tid skall beställaren meddelas om detta. Beställaren anmäler vilka personer som ska vara kontaktpersoner mot leverantören vid service/support. LEVERANS Levereras av beställda verktyg skall ske vid varje läsårsstart. Leveranstiden skall omfatta augusti månad. Om levarans inte kan uppfyllas under avtalad leveranstid skall leverantören meddela beställaren skriftligen och förhandla om ny tidpunkt för leverans. Vid försenig av leverans kan beställaren begära att förhandla om eventuell kreditering/vite. Leverans får inte ske utan att beställaren godkänt tidpunkt. Leverantören bistår beställaren vid utdelning av verktyg till eleverna och skall föra in uppgifterna i en gemensam databas. DATADAS Leverantören skall tillhandahålla en databas med följanande uppgifter: Modell, avtalsnummer, ingångsår, skolans namn, elevens namn/personnummer/adress, serviceinformation, felanmälan/beskrivning av skada. Databasen underhålls av leverantören. Beställaren har tillgång till databasen med unika inloggningsuppgifter för utsedda personer hos beställaren. KOMMERSIELLA VILLKOR Parter Haparanda kommun Namn: Haparanda kommun, Barn- och utbildningsförvaltningen Adress: Torget 1 Postnummer: 953 85 Ort: Haparanda Org.nummer: 212000-2775
Leverantören Namn: Adress: Postnummer: Ort: Org.nummer: Allmänna villkor Enligt allmänna bestämmelser för leverans av varor (utan montage) till offentligsektor ALOS 05. 1 Avtalets omfattning Enligt förfrågningsunderlaget 2 Avtalsperiod Enligt förfrågningsunderlaget 3 Leveranstid Leverans skall ske inom den tid eller tidsrymd som anges av avtalet 4 Pris Enigt anbudformulär 5 Leasingavtal I enlighet med förfrågningsunderlaget 6 Betalning Betalning skall ske månadsvis under hela avtalstiden. Beställaren betalar fakturan inom 30 dagar. Fakturaadress: Haparanda kommun, Fack 760017, R067, 106 37 STOCKHOLM. Referensnummer ZH61, referensperson Arja Martinviita 7 Leveransvillkor Fritt till av kommunen anvisad mottagningsplats. 8 Garanti och service Garanti i enlighet med förfrågningsunderlag. 9 Säkerhet och sekretess leverantören skall följa de säkerhetsföreskrifter som kommunen redovisar.
10 Överlåtelse av avtal Avtalet får inte överlåtas utan kommunens skriftliga medgivande. Medgivandet skall undertecknas av för kommunen behörig person. 11 Kommunens rätt att häva avtalet Kommunen har rätt att häva avtalet om leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden 12 Leverantörens rätt att häva avtalet. Leverantören har rätt att häva avtalet om Haparanda kommun i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. 13 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av avtalet och därmed sammanhängande frågor avgörs i första hand genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse skall tvist avgöras av allmän svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuell talan skall väckas i Haparanda tingsrätt. I avvaktan på att tvisten löses har kommunen tolkningsföreträde. 14 Avtalets undertecknande Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. Haparanda den / 2014..den / 2014 För Haparanda kommun För leverantören Arja Martinviita Förvaltningschef Nadja Lukin Kommunchef