Användarmeddelande (maj 2014) Ny programversion FLEX Tidredovisning Version 14.2a Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Tidredovisning i version 14.2a. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att se kommentarer i projektsöklistan i FLEX Portal och en ny inställning i styruppgifterna som tillåter att rader utan kontering inte behöver delattesteras. Ytterligare en nyhet är möjligheten att stämpla tider och göra konteringsbyte i FLEX WebApp. Med vänlig hälsning Flex Datasystem
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2014) 2 Innehåll Nyheter FLEX Tidredovisning... 3 Rader utan kontering behöver inte delattesteras... 3 Kommentar i projektsöklista i FLEX Portal... 4 Nya möjligheter vid överföring från FLEX Tidredovisning... 4 Export av personuppgifter till Quinyx FlexForce... 5 Säkerhetsförbättringar... 5 Nyheter FLEX WebApp... 7 Stämpling i FLEX WebApp... 7
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2014) 3 Nyheter FLEX Tidredovisning Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Tidredovisning, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Rader utan kontering behöver inte delattesteras Om du arbetar med delattestering så finns numera möjligheten att ange att tidrader utan kontering inte behöver delattesteras. Denna inställning kan exempelvis vara användbar om du inte vill att delattestanter ska behöva delattestera frånvaro. Inställningen finns under Inställningar Styruppgifter, flik Allmänna. I vårt exempel nedan sker delattestering på konteringsnivån Projekt och inställningen heter därför Tidrader utan Projekt behöver ej delattesteras.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2014) 4 Kommentar i projektsöklista i FLEX Portal I FLEX Portal kan du numera även se kommentaren som ligger på ett projekt när du väljer projektet från söklistor. Nya möjligheter vid överföring från FLEX Tidredovisning Denna nyhet gäller dig som använder FLEX Tidredovisning tillsammans med FLEX Lön. I FLEX Lön är det väldigt viktigt att få med datum på transaktioner för att olika typer av statistik ska bli korrekt och för att beräkningar såsom retroaktiv lön ska fungera. Ofta innebär det att det blir en transaktion per dag från FLEX Tidredovisning. Nu finns det dock en ny möjlighet att på tidkoden i FLEX Tidredovisning välja att lägga in avräkningsperiodens datum på transaktionen och på så sätt klumpa ihop periodens alla timmar på en enda transaktion. Detta kan användas på transaktioner där det räcker att veta hur många timmar som gjorts under perioden, utan att man behöver veta mer exakt när under perioden timmarna gjorts. Exempelvis kan övertidstimmar eller OB-timmar vara tänkbara användningsområden.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2014) 5 Inställningen hittar du i FLEX Tidredovisning under Inställningar Tidkoder, flik Frånvaro/Lön. Observera att inställningen endast finns tillgänglig för de kunder som använder lönekoppling FLEX Lön. Kryssa i Avräkningsperiod som transaktionsdatum om du använder transtyp Timmar och vill ha periodens datum på transaktionen till FLEX Lön. Export av personuppgifter till Quinyx FlexForce Det är nu möjligt att exportera personuppgifter från FLEX till Quinyx FlexForce. Detta är användbart när man vill ändra och lägga upp nyanställda i FLEX och automatiskt få över uppgifterna till Quinyx. För att aktivera funktionen går du in under Inställningar Styruppgifter, fliken Kommunikation, knappen Anslutningar. På fliken Quinyx gör du de inställningar som krävs för att FLEX ska kunna kommunicera med Quinyx. Uppgifterna som behövs är dels en URL till Quinyx webbservice samt en API key för att kunna anropa denna webbservice. Dessa uppgifter tillhandahåller Quinyx. I personregistret under fliken Allmänt kommer det att aktiveras ett fält för Personalkategori Quinyx. Här anger du vilken personalkategori den anställde tillhör i Quinyx. När du sedan ändrar eller lägger upp en ny anställd i personregistret kommer personuppgifterna samtidigt att exporteras till Quinyx. Om du vill göra en grundöverföring från FLEX till Quinyx kan du göra detta under Servicerutiner Exportera anställda till Quinyx. För mer information om vilka personuppgifter som exporteras till Quinyx finns en mer utförlig dokumentation. Säkerhetsförbättringar Säkerhet i program blir allt viktigare, det gäller i synnerhet program som är tillgängliga över internet. Till version 14.2a har ett antal säkerhetsförbättringar gjorts i FLEX Personalsystem. De flesta förbättringarna kommer inte att påverka användningen av programmen. Hanteringen av lösenord har förbättrats och FLEX Personalsystem stöder nu lösenord med längd upp till 50 tecken som lagras med irreversibel kryptering i databasen. Detta leder till ett par ändringar i programmen.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2014) 6 Skiftlägeskänsliga lösenord Efter uppdatering till version 14.2a måste man, om man vill använda skiftlägeskänsliga lösenord, aktivera detta under Arkiv Systeminställningar, flik Säkerhet (1). Efter aktiveringen av skiftlägeskänsliga lösenord måste alla användare byta lösenord vid nästa inloggning. För användare som använder tillförlitlig anslutning påverkas inloggningen inte av aktiveringen. Glömt lösenord Från version 14.2a får man, då man klickar på länken för att återställa lösenord, ett tillfälligt lösenord skickat till sig. (En förutsättning för att länken ska visas är att inställningen Aktivera lösenordspåminnelse vid inloggningsrutan är markerad (2)). Om man har begärt ett tillfälligt lösenord kan man fortfarande logga in med sitt gamla, ifall man skulle minnas det. Loggar man in med det tillfälliga lösenordet kommer FLEX vid inloggning begära att man byter till ett nytt lösenord.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2014) 7 Nyheter FLEX WebApp Nedan beskrivs de nyheter som har tillkommit i FLEX WebApp. Stämpling i FLEX WebApp Nu finns möjlighet att stämpla via FLEX WebApp. Du kan stämpla in och ut samt göra konteringsbyte. För att få stämpla i appen krävs behörighet till detta, vilket kan ställas in dels för enskilda användare, dels för hela grupper av användare (behörighetsgrupper). Inställningen per behörighetsgrupp görs under Arkiv Behörighetsgrupper, flik Övrigt. Markera inställningen Behörig att använda stämpling i FLEX App för att ge aktuell behörighetsgrupp åtkomst till stämpling via appen. Se bild på nästa sida.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2014) 8 Om du istället vill tilldela behörighet till enskilda anställda går du in under Arkiv Användare, flik Behörigheter och markerar motsvarande inställning. Möjlighet finns även att ställa in vilka konteringsnivåer det ska vara möjligt att stämpla. Detta görs under Inställningar Styruppgifter, flik Konteringsuppg. Där anger du önskade konteringsnivåer separerade av kommatecken. Se bild nedan:
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (maj 2014) 9 När du sedan byter kontering i appen kan du enkelt byta flera nivåer på en och samma gång. Stämplingar gjorda via appen visas med ikonen för FLEX App i tidloggen (nås via knappen Logg nederst i tidrapporten).