PERSONAL- RAPPORT 2011

PERSONAL- RAPPORT 2011

1 Inledning Personalrapporten för år 2011 sammanfattar uppgifter om personalen under det gångna året. Ställningstaganden utgående från det statistiska materialet görs inom samkommunens ledningsgrupper och linjeorganisation, i samarbete med samarbetsdelegationen. Centrala målsättningar och åtgärder bör inkluderas i budget och verksamhetsplaner. 2 Personalens mängd och struktur Inom Optima samkommun arbetade vid årets slut sammanlagt 264 personer. Arbetsstyrkan motsvarar 225,7 årsarbeten. Antalet personer var 7 fler än motsvarande tidpunkt året innan. Ökningen i personalstyrkan beror på nyanställningar till följd av större volymer och utökad verksamhet. Anställda 31.12.2011 Anställda sammanlagt Tids- Års- Heltid Deltid Tot. bundna arbeten Samkommunen - administration 11 2 13 12,3 - fastighets- o. servicefunktioner 25 13 38 5 32,2 Optima utbildningsenhet - utbildn.enhetens förvaltn. + projekt 8 8 5 7,4 - studietorget 11 7 18 3 15,0 - grundläggande yrkesutb. på 2. stadiet 98 21 119 46 103,4 - yrkesinriktad specialundervisning 22 35 57 27 44,7 - vuxenutbildning o. arbetslivstjänster 11 11 1 10,7 Totalt 189 75 264 87 225,7 Utveckling av årsarbeten/anställd: anställda årsarb./anst. 2006 227 0,94 2007 235 0,92 2008 249 0,88 2009 252 0,89 2010 257 0,92 2011 264 0,86 s. 1

Det sammanlagda antalet anställda uppdelat i undervisande personal och övrig personal: Anställda 31.12.2011 Lärare Tids- Års- Heltid Deltid Tot. bundna arbeten Samkommunen - administration - fastighets- o. servicefunktioner Optima utbildningsenhet - utbildn.enhetens förvaltn. + projekt 2 2 1 2,0 - studietorget 3 3 1 3,0 - grundläggande yrkesutb. på 2. stadiet 81 18 99 40 85,7 - yrkesinriktad specialundervisning 19 9 28 14 26,0 - vuxenutbildning o. arbetslivstjänster Totalt 105 27 132 56 116,6 Anställda 31.12.2011 Övrig personal Tids- Års- Heltid Deltid Tot. bundna arbeten Samkommunen - administration 11 2 13 12,3 - fastighets- o. servicefunktioner 25 13 38 5 32,2 Optima utbildningsenhet - utbildn.enhetens förvaltn. + projekt 6 6 4 5,4 - studietorget 8 7 15 2 12,0 - grundläggande yrkesutb. på 2. stadiet 17 3 20 6 17,7 - yrkesinriktad specialundervisning 6 23 29 13 18,8 - vuxenutbildning o. arbetslivstjänster 11 11 1 10,7 Totalt 84 48 132 31 109,1 Sammanlagt 3 personer gjorde civiltjänst inom Optima under året. Ur nedanstående diagram framgår hur medelåldern för de anställda inom Optima har utvecklats sedan år 2006: 46,5 46 45,5 45 44,5 44 44,8 46,3 46,4 45,8 46,1 45,7 2006 2007 2008 2009 2010 2011 s. 2

Personalstyrkans fördelning i olika ålderskategorier samt medelåldern framgår ur följande tabell: Ålderskategori 31.12.1011 19-39 år 40-49 år 50-59 år 60-66 år Summa Medelålder Administration 3 3 5 2 13 49,5 Fastighets- och servicefunktioner 13 14 6 5 38 45,7 Utbildningsenhetens förvaltning, projektverksamheten och studietorget 6 11 6 3 26 46,9 Grundlägg.yrkesutbildn. på 2. stadiet 28 47 30 14 119 45,9 Yrkesinriktad specialundervisning 19 17 16 5 57 44,2 Vuxenutbildning och arbetslivstjänster 2 7 1 1 11 45,2 Summa 71 99 64 30 264 45,7 31.12.2011 33,3 % 29,8 % 28,1 % 8,8 % 100,0 % 31.12.2010 26,9 % 37,5 % 24,2 % 11,4 % 100,0 % 46,1 Andelen som fyllt 50 år är 35,6 %. De anställdas fördelning enligt kön och verksamhetsområde: Antal kvinnor och män 31.12.2011 Män Kvinnor Summa Administration 5 8 13 Fastighets- och servicefunktioner 8 30 38 Utbildningsenhetens förvaltning och projektverksamhet 3 5 8 Studietorget 3 15 18 Grundlägg.yrkesutbildn. på 2. stadiet 77 42 119 Yrkesinriktad specialundervisning 13 44 57 Vuxenutbildning och arbetslivstjänster 6 5 11 Summa 115 149 264 44 % 56 % Fördelningen av kvinnliga resp. manliga anställda har procentuellt sett varit ganska konstant inom samkommunen under de gångna åren: 2007 2008 2009 2010 2011 Kvinnor 129 55 % 142 57 % 139 55 % 143 56 % 149 56 % Män 106 45 % 107 43 % 113 45 % 114 44 % 115 44 % Sammanlagt 235 249 252 257 264 Lärarbehörighetsgraden vid årets slut, enligt Utbildningsstyrelsens mätare: 61 % (ingår lärare i huvudsyssla, rektorer, utbildningsledare och studiehandledare; även tjänstlediga och vikarier mer än 4 månader ingår). Inga behörighetskrav finns för förberedande och rehabiliterande utbildning. Antalet arbetslivsmästare = 7 stycken Antalet examensmästare = 16 stycken s. 3

3 Lönekostnader De utbetalda lönerna och arvodena har uppgått till: Lönekostnader (1000 ) 2010 2011 utbetalda löner, arvoden 8 817 9 403 andel av totala verksamhetskostnaderna 49,20 % 48,73 % löner, arvoden samt bikostnader 11 146 11 878 andel av totala verksamhetskostnaderna 62,20 % 61,56 % totala verksamhetskostnaderna 17 920 19 295 Utvecklingen av samkommunens verksamhetskostnader, fördelade på personalkostnader och övriga verksamhetskostnader: 100 80 38,5 37,8 38,4 Procent 60 40 20 0 61,5 62,2 61,6 2009 2010 2011 Övriga verksamhetskostnader Personalkostnader 4 Personalförändringar och -arrangemang Två personer har anställts med ett anställningsförhållande som gäller tillsvidare, och två personer har anställts med tidsbunden anställning. Fem tidsbundna anställningar har ändrats till tillsvidare anställning. Under året sade fem anställda upp sin tillsvidareanställning. För lärarnas del gäller att en lärare som inte är formellt behörig lärare anställs för ett läsår, inte tillsvidare. Sammanlagt 51 anställda inom undervisningen saknar formell behörighet. s. 4

Följande pensioner och rehabiliteringsstöd har beviljats: 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Invalidpension 1 2 1 2 3 1 Delinvalidpension 2 1 2 Ålderspension 2 2 1 6 4 Deltidspension 4 8 1 2 Rehabiliteringsstöd för viss tid 2 3 1 2 3 Att notera är att 4 anställda avgick med ålderspension (jämfört med ingen 2010). Medelåldern för dessa vid tidpunkten för pensionerandet var 64 år 1 månad. Vid årets slut var 14 anställda deltidspensionerade medan antalet delinvalidpensionerade inkl. rehabiliteringsstöd uppgick till 3. Optima betalade sammanlagt 100.645 i förtidspensionsavgifter år 2011. Sedan år 2005 finns det inte längre någon egentlig pensionsålder. En anställd kan gå i ålderspension enligt eget val efter att han/hon fyllt 63 år. Enligt eget övervägande kan den anställde fortsätta i arbete fram till 68 års ålder och t.o.m. efter det, om man kommer överens om saken med arbetsgivaren. På grund av detta kan man inte exakt förutse de årliga pensionsavgångarna. Som en riktvisande mätare används här den vägda personliga pensionsåldern. En anställd har hittills fortsatt i arbete efter att den personliga pensionsåldern uppnåtts. Sammanlagt 37 anställda har beräknad pensionsavgång enligt vägd personlig pensionsålder under perioden 2012-2016 (inkluderar inte de personer som uppnått personlig pensionsålder, och som ännu inte anhållit om pension): Beräknad pensionsavgång: 2012 2013 2014 2015 2016 Summa Förvaltning 1 1 2 Fastighets- o. Servicefunktioner 3 1 1 5 Utbildningsenhetens förvaltning Projektverksamhet 1 1 Studietorget 1 1 Grundl. utbildn. på 2. stadiet 2 4 6 2 2 16 Yrkesinriktad specialundervisning 1 1 3 3 8 Vuxenutbildn. o. arbetslivstjänster 1 1 Summa 6 8 7 7 6 34 Ur arbetstagarens synpunkt fungerar systemet så att ju längre man fortsätter att förvärvsarbeta, desto bättre pension får man, Fortsatt förvärvsarbete sporras bl.a. genom en pensionstillväxtprocent som stiger med åldern. Pensionens tillväxt på årsinkomsten: - fram till 53-års ålder med 1,5 % - därifrån fram till 63 år med 1,9 % och - från fyllda 63 med 4,5 %. s. 5

Arbetstagarna kan kontrollera sin egen situation med hjälp av en pensionskalkylator som finns på www.keva.fi. Kalkylatorn beräknar pensionens belopp i olika åldrar vid avgång med ålderspension, förtida ålderspension eller deltidspension. 5 Arbetshälsa Sammanlagt registrerades under året 2543 sjukfrånvarodagar (kalenderdagar), vilket är en minskning med 326 jämfört med år 2010. De främsta av arbetshälsovårdsföreningen statistikförda orsakerna till sjukfrånvaro: Orsak till sjukfrånvaro 2008 2009 2010 2011 dagar % dagar % dagar % dagar % Andningsorgan 119 15,1 % 155 15,1 % 114 9,2 % 127 12,4 % Övriga infektioner 20 2,5 % 17 1,7 % 39 3,2 % 44 4,3 % Stöd- och rörelseorgan 440 55,9 % 188 18,3 % 382 30,9 % 557 54,6 % Psykisk ohälsa 29 3,7 % 105 10,2 % 276 22,3 % 160 15,7 % Skador 15 1,9 % 8 0,8 % 7 0,6 % 68 6,7 % Blodtryck 153 19,4 % 219 21,4 % 275 22,2 % 25 2,4 % Övrigt 11 1,4 % 333 32,5 % 143 11,6 % 40 3,9 % Totalt 787 100,0 % 1025 100,0 % 1236 100,0 % 1021 100,0 % Genomsnittlig sjukfrånvaro 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Dagar/anställd 9,9 10,9 7,6 9,4 11,2 9,6 Sjukfrånvaron fördelar sig på yrkeskategorier enligt följande: Sjukfrånvaro enl. yrkeskategori 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Personal inom undervisningen 1303 1275 890 1254 1659 1409 Fastighets- och städpersonal 544 323 587 357 198 619 Personal inom kosthåll 271 320 94 192 137 114 Personal i administrativa uppgifter 134 115 158 124 23 110 Övriga 3 522 174 441 852 291 I slutet av året godkändes ett program för förebyggande och handläggande av rusmedelsprogram på arbetsplatsen samt ett program för tidigt stöd och lyckad återgång till arbetet. FPA godkänner hälso- och sjukvårdskostnader för 391,80 /anställd. Inom Optima bokförda kostnader per anställd: Hälso- och sjukvårdskostnader 2007 2008 2009 2010 2011 /anställd 146,49 161,11 156,76 173,53 209,78 s. 6

Fem arbetsolycksfall registrerades under år 2011, varav ett med lång verkan. Inom UUA-verksamheten fortsatte systemet med Optimas egna motionssedlar under året. Under hösten togs beslut om att fr.o.m. 2012 övergå till köpta kombinerade motions- och kultursedlar. Anställda som fyllde 60 år under året samlades i januari till en må-bra-dag vid Folkhälsan Östanlid, och i december var det 45- och 55-åringarnas tur att ha en gemensam UUA-eftermiddag på samma ställe. De anställda som uppnått 60 före eller under året hade möjlighet till gratis simhallsbesök. Den i verksamhetsplanen planerade rekreationsresan/studiebesöket förverkligades i oktober då största delen av personalen gjorde en gemensam resa till London. Under året startades, under ledning av Benita Norrbäck-Stenman och John Forslund, ledd frivillig motionsverksamhet för personalen utanför arbetstid under namnet OptiMotion. Utgångspunkten för verksamheten beskrev ledarna så här: Vi startar från noll och rör oss så småningom allt ledigare, snabbare och oftare. Du behöver inga förkunskaper, bara en vilja att förbättra din ork och ditt flås genom olika rörelseaktiviteter. I gengäld erbjuder vi dig gott sällskap, frisk luft samt råd och hjälp på din väg vidare. Detta förverkligades bl.a. genom gemensam promenad/löpning och träning i gymmet. Så som tidigare deltog även flera Optima-lag i motionsevenemanget Nice Run. Sammanlagt har Optima under året satsat 14.783 vilket utgör 54,75 /anställd i UUAverksamhet. Summan är lite lägre än året innan beroende på den stora satsningen på personalresa hösten 2011. Satsningar i UUA-verksamhet 2010 2011 kostnader totalt 17760 14783 kostnader per anställd 69,11 54,75 Samkommunen har avtal med Jakobstads arbetsvårdsförening rf., Työplus, Vasa regionala företagshälsovård, Pargas hälsocentral samt Raseborgs social- och hälsovårdscentral om att de ombesörjer personalens företagsvård. I verksamheten följs rådande lagstiftning, direktiv och rekommendationer gällande företagsvård enligt samkommunens egen verksamhetsplan för företagsvården. s. 7

6 Sjukkassan Ebba Av sjukkassan Ebbas vid årsskiftet sammanlagt 1180 medlemmar var 61 anställda vid Optima, vilket var 2 fler än året innan. Sjukkassan Ebba har under året betalat ersättningar till ett sammanlagt belopp på 335.170. De största ersättningarna har betalats för: Mediciner 83.630 Fysioterapi 22.848 Tandvård 76.819 Glasögon 38.365 7 Personalenkäter Under hösten genomfördes två personalenkäter. Den första var en del av utarbetandet av en jämställdhets- och likabehandlingsplan, och behandlade frågor i anslutning till detta. Resultatet av enkäten visade på att jämställdheten och likabehandlingen inom Optima upplevs som bra, okunskap framfördes i huvudsak beträffande lönefrågor. Ämnesområdet upplevs som viktigt och kan gärna lyftas fram vid t.ex. en fortbildningsdag. Den andra enkäten var den allmänna personalenkäten, som tidigare gjorts åren 2005 och 2008. Enkäten gjordes i slutet av året och har behandlats i ledningsgrupper och samarbetsdelegation under vårvintern 2012. Överlag ger enkäten goda vitsord i de frågor som gäller det egna arbetet, arbetsmiljön och kontakterna med arbetskamrater. Områden som behöver förbättras eller granskas kritiskt är enligt enkätsvaren främst organisationsmodellen och ledningen samt arbetsbelastningen. 8 Samarbetsförfarande Samarbetsdelegationen sammankom till 4 möten under året. Ärenden som behandlades var bl.a. budgeten för år 2012, UUA-verksamheten och personalrapporten för år 2010. På mötena diskuterades även viktiga frågor gällande arbetssäkerheten inom samkommunen. Inspektör Jan-Erik Flemming med ansvarsområdet för arbetarskydd från Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland besökte alla samkommunens adresser under vårvintern. Ett par mindre anvisningar framkom i inspektionsberättelsen, vilka genast åtgärdades. s. 8

Samarbetsdelegationens sammansättning 2009 2012: Nils Backlund, ordf. Lars Björklund, sekr. Tage Lundström Johan Kronholm Bengt Jåfs Tiina Sjölund Tuula Sissala samkommunstyrelsens representant ersättare Johanna Överfors arbetarskyddschef personalens representant ersättare Liselott Wik arbetarskyddsfullmäktige 1. vice = Ulla-Stina Löw, 2. vice = Jan-Anders Granvik arbetarskyddsfullmäktige 1. vice = Sixten Finnholm, 2. vice = Janne Peitso ledningens representant ersättare Rabbe Ede strategiska ledningsgruppens representant Av samarbetsdelegationens medlemmar bildas arbetarskyddssektionen, bestående av arbetarskyddschefen och de två arbetarskyddsfullmäktige. Vid behandling som gäller studerandes arbetsskydd deltar en studeranderepresentant. Inga sådana ärenden har behandlats hittills under mandatperioden. Tage Lundström har varit personalens representant i den strategiska ledningsgruppen. 9 Gemensamma händelser och aktiviteter Thomas Fürth från Kairos Future i Stockholm föreläste för hela personalen under den gemensamma fortbildningsdagen i början av februari. s. 9

Arbetet med trygghet och säkerhet fortsatte under året med bl.a. utrymningsövningar. Under sommaren och hösten förnyades intranätet helt och hållet, och personalen har nu en omfattande informationsbank till sitt förfogande. Den 6-8 oktober gjorde samkommunen en unik satsning, då 232 anställda och 6 förtroendevalda flög till London på kombinerat studiebesök/rekreation. Största delen av gruppen reste med chartrat direktflyg till/från London, de övriga via kombination av reguljärflyg och charterflyg. Hela gruppen inkvarterades på ett hotell i Kensington. Resan möjliggjordes tack vare att Optima år 2011 för andra gången rankats som landets bästa yrkesutbildare ( Tulo-11 ). Under den första dagen, efter guidade rundturer med buss i London City, indelades deltagarna indelades i grupper som besökte South Thames College, Kensington and Chelsea College och Westminster Kingsway College. En grupp fick ta del av information av Finlands ambassadör i London Pekka Huhtaniemi och informerades även om verksamheten vid South Thames College och Status Employment. s. 10

Under den andra dagen besökte samtliga deltagare World Skills 2011 i utställningscentret ExCel, en tävling och arrangemang som imponerade stort och gav inspiration för kommande utmaningar. s. 11

Deltagarna ordnade själva sitt program under kvällarna och på avresedagens förmiddag, många passade bl.a. på och besökte musikaler, gjorde museibesök och shoppade. Arrangemangen som planerades och utfördes i samarbete med Oravais Trafik förlöpte perfekt och responsen från resenärerna var mycket god. Personalrapporten har uppgjorts av: Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör Gun Åhlfors, kanslisekreterare Ann-Sofi Sjöholm, ekonomiassistent Bodil Bergvall, löneansvarig s. 12