PERSONAL- RAPPORT 2014

Transkript

1 Samkommunstyrelsen Samkommunfullmäktige PERSONAL- RAPPORT 2014

2 1 Inledning År 2014 var ett mycket händelserikt och på många sätt intensivt år för Optima. Byggnadsprojekt, flytt av verksamheter, certifiering, utredningar och möten gällande anordnarnätverk, nya lärmiljöer, förberedelser för nya examensgrunder, många besök m.m. har engagerat personalen i stor utsträckning. Ibland har det känts jobbigt och tungt, men ofta också entusiasmerande och positivt då vi har fått ta del av positiv respons och framgångar, såväl mindre som större. Kvalitetsutmärkelsen för yrkesutbildning 2014 som tilldelades Optima av Undervisnings- och kulturministeriet i slutet av året tillägnas alla anställda som ett bevis på det fina och målmedvetna arbete som utförs i vår organisation! Kvalitetsutmärkelserna för yrkesutbildning utdelades på Undervisnings- och kulturministeriets och AMKE ry:s seminarium i Kouvola Optimas diplom togs emot av Max Gripenberg, Tiina Sjölund, Rabbe Ede och styrelseordförande Kenneth Holmgård. Personalrapporten för år 2014 sammanfattar uppgifter om personalen under det gångna året. Ställningstaganden utgående från det statistiska materialet görs inom samkommunens ledningsgrupp och linjeorganisation, i samarbete med samarbetsdelegationen. Centrala målsättningar och åtgärder bör inkluderas i budget och verksamhetsplaner. 2 Personalens antal och struktur Samkommunen hade vid årsskiftet en aktiv personalstyrka på 262 personer. Anställningarna är heltids- och deltidsanställningar i huvudsyssla, och av dessa finns såväl anställningar tillsvidare som visstidsanställningar. Antalet anställda den var 12 personer färre än vid föregående årsskifte. Det allmänna ekonomiska läget och åtstramningar inom statsandelsfinansieringen innebär att vi följer en restriktivare policy vad gäller nyanställningar till följd av pensioneringar och ändringar i verksamheten och då tidsbundna avtal går ut. En del av personalen samlad i trappan i den nya Optima Arenan för personalinformation s. 1

3 Anställda Anställda sammanlagt Tids- Heltid Deltid Totalt bundna Samkommunen - administration fastighets- och servicefunktioner Optima utbildningsenhet - utbildningsenhetens förvaltning, studiekansli, studerandevård, studiebostäder och projektverksamhet grundläggande yrkesutbildning på andra stadiet yrkesinriktad specialundervisning vuxenutbildning och arbetslivstjänster Totalt Det sammanlagda antalet anställda uppdelat i undervisande personal (lärare) och övrig personal: Anställda Undervisande (lärare) Tids- Heltid Deltid Tot. bundna Samkommunen - administration - fastighets- och servicefunktioner Optima utbildningsenhet - utbildningsenhetens förvaltning, studiekansli, studerandevård, studiebostäder och projektverksamhet grundläggande yrkesutbildning på andra stadiet yrkesinriktad specialundervisning vuxenutbildning och arbetslivstjänster Totalt Anställda Övrig personal Tids- Heltid Deltid Tot. bundna Samkommunen - administration fastighets- och servicefunktioner Optima utbildningsenhet - utbildningsenhetens förvaltning, studiekansli, studerandevård, studiebostäder och projektverksamhet grundläggande yrkesutbildning på andra stadiet yrkesinriktad specialundervisning vuxenutbildning och arbetslivstjänster Totalt s. 2

4 Personalstyrkans fördelning i olika ålderskategorier samt medelåldern framgår ur följande tabell: Ålderskategori under 30 år år år år år över 64 år Summa Medel ålder - Administration ,6 - Fastighets- och servicefunktioner ,8 - Utbildningsenhetens förvaltning, studiekansli, ,4 studerandevård, studiebostäder och projektverksamhet - Grundläggande yrkesutbildning på andra stadiet ,0 - Yrkesinriktad specialundervisning ,6 - Vuxenutbildning och arbetslivstjänster ,3 Summa , ,4 % 21,4 % 35,1 % 30,2 % 9,5 % 0,4 % 100,0 % Andelen som fyllt 50 år är 40,1 %. Ur nedanstående diagram framgår hur medelåldern för de anställda inom Optima har utvecklats sedan år Medelåldern har nu stigit två år i rad, och var år 2014 den högsta inom den granskade tidsperioden ,1 45,7 45,4 45,8 46, Sara och Jenna-Mari besökte Taitaja-Mästare tävlingarna Rainer och Mats dricker dimissionskaffe s. 3

5 De anställdas fördelning enligt kön och verksamhetsområde: Antal kvinnor och män Män Kvinnor Totalt - Administration Fastighets- och servicefunktioner Utbildningsenhetens förvaltning, studiekansli, studerandevård, studiebostäder och projektverksamhet Grundläggande yrkesutbildning på andra stadiet Yrkesinriktad specialundervisning Vuxenutbildning och arbetslivstjänster Summa Procentuell fördelning 42,4 % 57,6 % De anställdas fördelning enligt kön och funktion: Antal kvinnor och män Män Kvinnor Totalt Undervisande personal 64 52,0 % 59 48,0 % 123 Övrig personal 47 33,8 % 92 66,2 % 139 Procentuellt sett har kvinnornas andel av den totala arbetsstyrkan inom samkommunen varit på stigande under de senaste åren: Kvinnor % % % % % Män % % % % % Sammanlagt Lärarbehörighetsgraden vid årets slut, enligt Utbildningsstyrelsens mätare: 68 % (ingår lärare i huvudsyssla, rektorer, utbildningsledare och studiehandledare; även tjänstlediga och vikarier mer än 4 månader ingår). Sammanlagt 40 anställda inom undervisningen saknar formell behörighet. I samband med höstterminens kick-offdag fick personalen bl.a. provsitta de nya stolarna i infoteket s. 4

6 3 Lönekostnader De utbetalda lönerna och arvodena har uppgått till: Lönekostnader (1000 ) utbetalda löner, arvoden andel av totala verksamhetskostnaderna 49,20 % 48,73 % 48,49 % 51,24 % 51,20 % löner, arvoden samt bikostnader andel av totala verksamhetskostnaderna 62,20 % 61,56 % 60,96 % 64,85 % 65,23 % totala verksamhetskostnaderna Till lönebikostnaderna hör pensionsavgifter, förtidspensionsavgifter, socialskyddsavgifter, olycksfallsförsäkringsavgifter och arbetslöshetsförsäkringsavgifter. Utvecklingen av samkommunens verksamhetskostnader, fördelade på personalkostnader och övriga verksamhetskostnader: Att personalkostnadernas andel av de totala verksamhetskostnaderna trots färre anställda har ökat i förhållande till de övriga verksamhetskostnaderna beror på återhållsamhet gällande materialinköp och lägre kostnader för köptjänster inom projektverksamheten och vuxenutbildningen. Projektmöte i Bilbao inom EUCVET-projektet. Christian, Dan och Nisse deltar från Optima. s. 5

7 4 Personalförändringar och -arrangemang 3 personer har anställts med ett anställningsförhållande som gäller tillsvidare, och 83 personer har anställts med tidsbunden anställning (här ingår förnyade tidsbundna avtal). 6 tidsbundna anställningar har ändrats till tillsvidare anställning. Under året sade 4 anställda upp sin tillsvidareanställning. För lärarnas del gäller att en lärare som inte är formellt behörig lärare anställs tidsbundet för ett läsår, inte tillsvidare. Följande pensioner och rehabiliteringsstöd har beviljats: Invalidpension Delinvalidpension 1 Ålderspension Deltidspension Rehabiliteringsstöd för viss tid Partiellt rehab.stöd för viss tid 4 Medelåldern för de 7 som avgick med ålderspension var 64 år 4 månad vid tidpunkten för pensioneringen. Vid årets slut var 7 anställda deltidspensionerade medan antalet delinvalidpensionerade inkl. rehabiliteringsstöd uppgick till 9. Optima betalade sammanlagt i förtidspensionsavgifter år En anställd kan gå i ålderspension enligt eget val efter att han/hon fyllt 63 år. Enligt eget övervägande kan den anställde fortsätta i arbete fram till 68 års ålder och t.o.m. efter det, om man kommer överens om saken med arbetsgivaren. På grund av detta kan man inte exakt förutse de årliga pensionsavgångarna. Som en riktgivande mätare används här den personliga pensionsåldern, som ligger mellan 63 och 65 år. Två anställda är i fortsatt arbete efter att den personliga pensionsåldern uppnåtts. Sammanlagt 29 anställda har beräknad pensionsavgång enligt personlig pensionsålder under perioden (inkluderar inte de personer som uppnått personlig pensionsålder, och som ännu inte anhållit om pension). Carita - tidigare lektor, numera pensionär s. 6

8 Beräknad pensionsavgång: Summa - Administration Fastighets- och servicefunktioner Utbildningsenhetens förvaltning, studiekansli, studerandevård, boende och projektverksamhet Grundläggande utbildning på andra stadiet Yrkesinriktad specialundervisning Vuxenutbildning och arbetslivstjänster 1 1 Summa Ur arbetstagarens synpunkt fungerar systemet så att ju längre man fortsätter att förvärvsarbeta, desto bättre pension får man, Fortsatt förvärvsarbete sporras bl.a. genom en pensionstillväxtprocent som stiger med åldern. Pensionens tillväxt på årsinkomsten: - fram till 53-års ålder med 1,5 % - därifrån fram till 63 år med 1,9 % och - från fyllda 63 med 4,5 %. Arbetstagarna kan kontrollera sin egen situation med hjälp av en pensionskalkylator som finns på Kalkylatorn beräknar pensionens belopp i olika åldrar vid avgång med ålderspension, förtida ålderspension eller deltidspension. En pensionsreform är för närvarande under beredning, och föreslås träda i kraft Arbetshälsa och frånvaro Sammanlagt registrerades enligt ledningsrapporteringen under året 3563 sjukfrånvarodagar (kalenderdagar), vilket är en ökning med 957 dagar jämfört med år Ökningen kan direkt hänföras till fastighetssidan, där det förekommit några långtidssjukskrivningar. Genomsnittlig sjukfrånvaro Dagar/anställd 11,2 9,6 11,9 9,5 13,6 s. 7

9 Sjukfrånvaron fördelar sig inom organisationen enligt följande: Sjukfrånvarodagar Administration Fastighets- och servicefunktioner Utbildningsenhetens förvaltning, studiekansli, studerandevård, studiebostäder och projektverksamhet Grundläggande yrkesutbildning på andra stadiet Yrkesinriktad specialundervisning Vuxenutbildning och arbetslivstjänster Summa Antal sjukfrånvarodagar enligt frånvarointervall: Sjukfrånvarodagar (kalenderdagar) sammanlagd sjukledighet dagar ,2 % ,8 % 4-10 dagar ,8 % ,8 % dagar ,8 % ,1 % dagar 241 9,2 % 215 6,0 % dagar 233 8,9 % ,3 % ,0 % ,0 % De av Jakobstads arbetshälsovårdsförening statistikförda orsakerna till sjukfrånvaro fördelar sig enligt följande: Orsak till sjukfrånvaro dagar % dagar % dagar % dagar % dagar % Andningsorgan 114 9,2 % ,4 % ,2 % ,3 % 105 9,7 % Övriga infektioner 39 3,2 % 44 4,3 % 21 2,0 % 17 1,9 % 12 1,1 % Stöd- och rörelseorgan ,9 % ,6 % ,2 % ,5 % ,7 % Psykisk ohälsa ,3 % ,7 % ,4 % ,5 % ,1 % Skador 7 0,6 % 68 6,7 % 7 0,7 % 45 5,0 % 7 0,6 % Blodtryck ,2 % 25 2,4 % 84 7,9 % 45 5,0 % 86 8,0 % Övrigt ,6 % 40 3,9 % ,8 % ,6 % 72 6,7 % Totalt FPA godkänner hälso- och sjukvårdskostnader för 414,10 /anställd (ersättningsklasserna I och II). Inom Optima bokförda kostnader per anställd: Hälso och sjukvårdskostnader /anställd 173,53 209,78 319,63 258,99 257,41 10 anställdas arbetsolycksfall noterades under år 2014, sammanlagda antalet frånvarodagar på grund av dessa uppgick till 42. s. 8

10 Samkommunen har under verksamhetsåret haft avtal med Jakobstads arbetshälsovårdsförening rf., Työplus, Vasa regionala företagshälsovård, Malax- Korsnäs hälsovårdscentral, Pargas hvc företagshälsovård, Raseborgs företagshälsovård, Diacor och Borgå Läkarcentral om att de ombesörjer personalens företagsvård. I verksamheten följs rådande lagstiftning, direktiv och rekommendationer gällande företagsvård enligt samkommunens egen verksamhetsplan för företagsvården. Registrerade frånvarodagar: Frånvaro-orsaker, antal dagar Moderskapsledighet med lön Moderskapsledighet utan lön Faderskapsledighet Föräldraledighet 117 Vårdledighet Vård av sjukt barn Sjukledighet med full lön Sjukledighet med 2/3 lön Sjukledighet utan lön 425 Arbetsolycksfall 8 42 Rehabilitering Rehabiliteringsstöd Fortbildning Studieledighet Alterneringsledighet Handhavande av annan tjänst Handhavande av annan tjänst i samma organisation Semester Sparsemester 3 Permittering Privat angelägenhet Totalt s. 9

11 Inom UUA-verksamheten ger Optima inköpta kombinerade motions- och kultursedlar till de anställda. Maximibeloppet för sedlar per anställd är 200 euro. Motionssedlarna utdelas inför vår- respektive höstterminen. Inför vårterminen tog personalen ut sedlar motsvarande euro, och inför höstterminen sedlar motsvarande euro. I april samlades personalen från verksamhetsställena i Österbotten till en gemensam rekreationsdag vid Härmän Kuntokeskus. Föreläsningar och information varvades med olika aktiviteter såsom gångtest, vattengymnastik, boxning m.m. Personalen i Helsingfors och Borgå fick eget program, via Folkhälsan Solvalla, och de anställda i Raseborg och Pargas hade sin rekreation vid Ruissalon kylpylä i Åbo. Sonja och Tarja njuter av Härmä-solen Uppladdning inför gångtesten Pysslig samvaro ökar också välbefinnandet s. 10

12 Anställda som fyller 60 år under året får enligt UUA-planen delta i en må-bra-dag. Enligt planen ordnas också en halv UUA-infodag för de som fyller 45 respektive 55 år under året. För att få ihop tillräckligt stora grupper hänfördes bägge dessa evenemang till början av De anställda som uppnått 60 före eller under året hade möjlighet till 10 gratis simhallsbesök. Förmånen användes av 8 anställda. Satsningar i UUA verksamhet kostnader totalt kostnader per anställd 69,11 54,75 139,66 156,28 181,37 6 Sjukkassan Ebba Av sjukkassan Ebbas vid årsskiftet sammanlagt 1236 medlemmar var 50 anställda vid Optima. Sjukkassan har under året betalat ersättningar till ett sammanlagt belopp på De största ersättningarna har betalats för: Mediciner Tandvård Glasögon Fysioterapi Samarbetsförfarande Samarbetsdelegationen samlades till 5 protokollförda möten under året. På mötena behandlades bl.a. bokslutet, SORA-direktivet, personalrapporten, utbildningsutbudet, budgeten för 2014, principer för tjänsteledigheter UKTA, kameraövervakningen vid Trädgårdsgatan 30, UUA-planen för 2015, samt godkändes arbetarskyddsprogrammet för Samarbetsdelegationens sammansättning 2014: Mikael Snellman, ordf. samkommunstyrelsens representant ersättare Bjarne Kull Lars Björklund, sekr. arbetarskyddschef Tage Lundström personalens representant ersättare Liselott Wik Johan Kronholm arbetarskyddsfullmäktige 1. vice = Ulla-Stina Löw, 2. vice = Kenneth Päivärinne John Forslund arbetarskyddsfullmäktige 1. vice = Göran Frilund, 2. vice = Mats-Helge Sundqvist Tiina Sjölund ledningens representant ersättare Rabbe Ede Max Gripenberg ledningsgruppens representant ersättare Anna-Lena Forsman s. 11

13 8 Personalenkät I december 2014 utfördes via det elektroniska verktyget Webropol en enkät bland alla anställda. Personalenkäter har tidigare utförts åren 2005, 2008 och Denna gång reviderades frågebatteriet, varför de svar som nu har erhållits inte är jämförbara med svaren från de tidigare årens undersökningar. Frågorna indelades i fem kategorier: - arbetsmiljö, - kommunikation och information, - utveckling och samverkan, - ledarskap, och - servicenivån Under kategorierna ställdes 6-11 påståenden, som skulle bedömas på en skala 1-4 (1 = instämmer inte, 4 = instämmer helt). De givna bedömningarna gav följande helhetsvärden för samkommunen totalt: I kategorin Arbetsmiljö var ett par påståenden av misstag felformulerade, så att poängsättningen drog ner medelvärdet då den i stället borde ha gått upp. Detta kommer att korrigeras då följande enkät genomförs. Ledningsgruppen har tagit del av resultaten och därtill hörande fria kommentarer. Ansvariga för Optimas resultatområden har fått ta del av bedömningarna av den egna verksamheten, och kommer att gå igenom dem med personalen och föra fram förslag till utvecklingsområden till ledningsgruppen. s. 12

14 9 Säkerhetsarbete Tyngdpunktsområden inom säkerhet och trygghet har behandlats inom säkerhetsgruppen. Under året låg tyngdpunkterna på arbetssäkerhet, personalens kunnande, datasäkerhet och den trygga skolvägen. I mars hölls en säkerhetsdag för studerande, och också personalen kunde ta del av det digra programmet. Säkerhetsdagen planerades och verkställdes i samarbete med polisyrkeshögskolan i Tammerfors, räddningsverket, bilskolor och Trafik och hälsa. Programmet var skräddarsytt och konkret. Bland annat redogjorde Optimas anställda Ingvar Helsing för hur livet känns efter en svår olycka (mc-krock med bil) och polisstuderande berättade om polisens funktion på olycksplatsen. Räddningsverket sågade upp flera bilvrak för att demonstrera hur det kan gå. "Trafikolycka" under trafiksäkerhetsdagen Räddningsplanen för Trädgårdsgatan har uppdaterats, och personalgrupper har fått göra säkerhetsvandringar i fastigheten med anledning av de nya och ombyggda utrymmena. Ett antal räddningsövningar och första hjälpen-kurser genomfördes under året. Säkerhetsgruppen bjöd in flera aktörer inom trafik för en diskussion om trafiksäkerheten. Arbetarskyddschefen blev vald till Jakobstad-Pedersöre-Nykarleby regionala trafiksäkerhetsgrupp. Förberedelser för att ta i bruk fotoförsedda ID-kort för hela personalen inleddes. s. 13

15 9 Händelser och aktiviteter De anställda har deltagit många olika slag av informationstillfällen under året, och haft stora arbetsinsatser i olika evenemang som arrangerats på organisationens olika verksamhetsställen. På flera håll skedde förändringar då verksamhet flyttades till andra adresser, så som bl.a. flyttningarna från Paul Hallvars gatan och Hagagränd i Terjärv till Trädgårdsgatan. Personalens roll i dessa omändringar var otroligt stor. Ett stort evenemang i anslutning med anknytning till detta var också den händelsevecka som arrangerades vecka 43 på Trädgårdsgatan. Veckans innehåll, programpunkter och praktiska arrangemang involverade ett stort antal anställda och responsen efter veckan var mycket positiv. Många har under 2014 fyllt jämna år eller avslutat sin arbetskarriär inom Optima, och detta har uppmärksammats i enlighet med den anställdas egna önskemål. Många firanden har skett också utanför arbetstid, tillsammans med de närmaste arbetskamraterna. Projektet klart! Rabbe, Elin och Max i Optima Arenan. Personalen vid yf-linjen vid Lannäslund på utflykt i Aspegrens trädgård s. 14

16 Hus & Hem-julfest med Monica, Carina, Eivor och Kethen Glädjande är att många även efter pensionering fortsätter hålla kontakt till den gamla arbetsplatsen och de tidigare arbetskamraterna, och träffarna inom den fritt organiserade gruppen Optimas pensionärer brukar samla många glada människor! Optimas glada pensionärer på besök i de nya lärmiljöerna s. 15

17 Optima anhöll under året om förtjänsttecken för fem personer, varav fyra beviljades. Republikens president beviljade följande förtjänsttecken: Medalj av 1. klass med guldkors av Finlands Vita Ros orden: Ulf Forsström, iktchef och Carita Slotte, lektor (pensionerad under 2014) Medalj av 1. klass av Finlands Vita Ros orden: Kerstin Henriksson, lärare och Rainer Mäenpää, lärare (pensionerad under 2014) Samarbete på många plan! Arbetsliv i vardag, fest och naturligtvis i umgänget med våra fina studerande! Pärmbilden: Vid invigningsfesten för de ny- och ombyggda utrymmena i samband med händelseveckan utdelades förtjänstgåvor till anställda/tidigare anställda/förtroendevalda med långvarig tjänstgöring (20 och 30 år) Uppgifterna har insamlats av och rapporten har uppgjorts av förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, löneansvarig Carina Lill-Engström, lönesekreterare Gun Åhlfors, ekonomisekreterare Lena Sandberg, ekonomiassistent Susanne Mäenpää och arbetarskyddschef Lasse Björklund. s. 16