Användarmanualen Visma Enterprise Content Search Standard Version 2.0 for Platina Version 1.1
Innehållsförteckning 1 Ändringshistorik... 4 2 Introduktion... 5 2.1 Ikoner... 5 2.1.1 Allmänt... 5 2.1.2 Sökresultat... 5 2.1.3 Ärende... 6 2.1.4 Handling... 6 2.1.5 Dokument... 7 2.2 Första sidan... 7 2.2.1 Sökgenvägar... 7 2.2.2 Hjälpfunktion... 8 2.3 Resultatlista och filter... 9 2.4 Förfina sökningen med filter... 10 2.5 Multipel förfining... 11 2.6 Filterrubrik med datumintervall... 12 2.7 Sorteringsordning... 13 3 Så här söker du... 14 3.1 Enkel sökning... 14 3.2 Sökning med citattecken... 15 3.3 Sökning med logiska operatorer... 15 3.3.1 AND... 16 3.3.2 NOT... 16 3.3.3 OR... 18 3.3.4 Kombinationer av logiska operatorer... 19 3.4 Sökning på diarienummer... 20 3.5 Icke sökbara ord... 21 4 Öppna Ärende... 22 4.1 Ärende... 22 4.2 Öppet ärende... 22 4.3 Ärende Visa som lista... 23 4.4 Ärende Visa som tabell... 24 4.5 Ärende Visa med kataloger... 25 4.6 Öppna ärende som tillhör en handling... 26 4.7 Ärende med sekretess och PUL... 27 5 Öppna handling... 28 5.1 En öppnad handling... 28 5.2 Öppna dokument som är kopplat till en handling... 29 Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 2 av 34
5.3 Handling med sekretess och PUL... 30 6 Öppna dokument... 32 6.1 Information om dokumentet... 32 7 Felmeddelande... 34 Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 3 av 34
1 Ändringshistorik Datum Version Författare Beskrivning 2013-05-29 1.0 Joakim Simonsson Första versionen 2013-11-06 1.1 Ewa Holm Uppdateringar för version 2.0 Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 4 av 34
2 Introduktion 2.1 Ikoner 2.1.1 Allmänt Klicka på denna ikon för att starta om applikationen. Starta sökningen. Klicka på denna länk så visas ytterligare två länkar. Handlingar registrerade senast igår och Handlingar registrerade de senaste 7 dagarna Klicka på denna länk för att söka fram de senaste registrerade sedan igår. Klicka på denna länk för att söka fram de senaste registrerade sedan 7 dagar. Innehåller länk till hjälptexter. 2.1.2 Sökresultat Ikoner som visas i sökresultatlistan Visar att det är ett ärende. Står framför ärendets titel. För att välja ärendet måste du klicka på ärendets titel. Visar att det är en handling utan dokument. Står framför handlingens titel. Visar att det inte finns något kopplat dokument eller på grund av behörighet att det kopplade dokumentet inte är tillgängligt. Visar att det är en handling som går att läsa. Står framför handlingens titel. Visar att det finns ett kopplat dokument till handlingen. Klicka på ikonen för att öppna dokumentet. Visar att det är ett dokument. Står framför dokumentets titel. Klicka på ikonen för att öppna dokumentet. Knapp för att sortera sökresultatet efter relevans. Knapp för att sortera sökresultatet efter datum. Det ärende, den handling eller det dokument som har äldsta datumet visas först. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 5 av 34
Visas nederst i sökresultatlistan om antalet träffar är fler än 20. Klicka på nästa resp. föregående eller på en siffra för att byta resultatsida. Gå ett steg tillbaka till föregående bild. Gå till den senaste sökningen med sökresultat. 2.1.3 Ärende Ikoner som visas för Ärenden. Visar att det är ett ärende. Visar att det är en handling utan dokument. Står framför handlingens titel. Visar att det inte finns något kopplat dokument eller på grund av behörighet att det kopplade dokumentet inte är tillgängligt. Visar att det är en handling med dokument. Står framför handlingens titel. Visar att det finns ett kopplat dokument till handlingen. Klicka på ikonen för att öppna dokumentet. Visar att det är ett dokument som tillhör ärendet. Klicka på ikonen för att öppna dokumentet. Knapp för att visa handlingar och dokument som är kopplade till ärendet som en lista. Knapp för att visa handlingar och dokument som är kopplade till ärendet som en tabell. Knapp för att visa handlingar och dokument som är kopplade till ärendet i en katalogstruktur 2.1.4 Handling Ikoner som visas för Handlingar Visar att det är en handling utan dokument. En handling är kopplad till ett ärende. Ikonen står framför handlingens titel. Den visar att det inte finns något kopplat dokument eller på grund av behörighet att det kopplade dokumentet inte är tillgängligt. Visar att det är en handling med dokument. En handling är kopplad till ett ärende. Ikonen står framför handlingens titel. Den visar att det finns ett kopplat dokument till handlingen. Klicka på ikonen för att öppna dokumentet. Används för att öppna dokumentet för läsning. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 6 av 34
Visar vilket ärende som handlingen är kopplad till. 2.1.5 Dokument Ikoner som visas för Dokument Ikonen för dokument. Dokumentet går att öppna för att läsas Visar vilket ärende som dokumentet är kopplad till. Används för att öppna dokumentet för läsning. 2.2 Första sidan Efter att du har startat applikationen visas den första sidan. Överst på sidan finns den del där sökningen sker. Denna del finn på samtliga sidor. I sökfältet anger du sökordet eller sökorden som du vill söka efter bland Platinas ärende, handlingar och dokument. Se även 2.1.1. Allmänt. Bild 1. Första sidan. 2.2.1 Sökgenvägar När användaren har klickat på länken Sökgenvägar visas två nya länkar: Handlingar registrerade senast igår Handlingar registrerade de senaste 7 dagarna Genom att klicka på en av dessa så visas de senaste registrerade handlingarna enligt texten i rubriken. Bild 2. Handlingar registrerade senast igår och Handlingar registrerade de senaste 7 dagarna Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 7 av 34
2.2.2 Hjälpfunktion Klicka på länken Hjälp för att få anvisningar om hur Webdiarium skall användas. Hjälpfunktionen kan anpassas för olika kunder. Bild 3. Hjälpfunktionen Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 8 av 34
2.3 Resultatlista och filter Efter en sökning visas en lista med sökresultatet. Bredvid sökresultatet, till vänster, visas filterkolumnen. Sökresultatlistan innehåller ärenden och handlingar som matchar sökordet eller sökorden. I filter kolumnen visas olika rubriker med filterparametrar. Innehållet i filterparametrarna speglar resultatet av sökningen. Talet inom parenteserna vid sidan om filterparametrarna anger antalet träffar med just den parametern. Sökorden är markerade i sökresultatet. Om inga sökord är markerade i listan finns sökorden på nästa nivå t ex i ett dokument. Visa alla Under de olika filter rubrikerna kan det finnas en länk Visa alla. Om du klickar på denna länk visas alla filterparametrarna för den aktuella rubriken och sökningen. Filterkolumn Sökresultat Bild 4. Efter sökning filter till vänster. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 9 av 34
2.4 Förfina sökningen med filter När en sökning är gjord finns en filterfunktion till vänster på sidan. Det finns många olika filter som kan väljas. Några exempel är: Typ Diarium Ärendetyp Avsändare/mottagare Handläggare M.fl. Filterfunktionen används genom att sätta en bock i den filterparameter som ska användas. I nedanstående exempel är underrubriken Ärende i bockad under rubriken Typ. Sökresultatet blir då mer begränsat. Jämför bild 4, utan att använt filterfunktionen så är det 52 träffar, och bild 5, som med filterfunktionen har 28 träffar. Om du tar bort bocken, genom att klicka på den, så tas filterfunktion bort och du kommer tillbaka till den ursprungliga sökningen. Jämför med sökresultat i bild 4. Bild 5. Efter förfinad sökning, nu visas endast ärenden. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 10 av 34
2.5 Multipel förfining Med filterfunktionen är det möjligt att kombinera flera filter. Det går att kombinera olika filtertyper, t ex TN under Diarium och Brev under Handlingstyp. Det går också att kombinera flera filter av samma typ, t ex Anbud och Brev under Handlingstyp. Bild 6. Sökning utan förfining Förfina sökningen genom att exempelvis kombinera flera Handlingstyper och en Avsändare/Handläggare Om bockarna för filterparametrarna tas bort visas den ursprungliga sökningen. Jämför med sökresultatet i Bild 6. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 11 av 34
Bild 7. Kombinerar flera filterval. En Avsändare/Mottagare, och tre Handlingstyper. I sökresultatet visas rader där samtliga har Sekretessbelagt som Avsändare/Mottagare. samtliga rader har också någon av handlingstyperna Anbud, Anbudsförfrågan eller Anslag 2.6 Filterrubrik med datumintervall Det finns tre filterrubriker som används med ett datumintervall. Dessa tre är: Registreringsdatum Skapad datum In/Ut/Upprättad datum När du klickar i ett fält för datum öppnas en kalender. Där väljs ett datum genom att klicka på det och kalendern stängs. Till och från datum kan användas var för sig eller i kombination. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 12 av 34
Bild 8. Exempel på när kalendern är öppen 2.7 Sorteringsordning I Webbdiarium finn två olika sorteringsordningar för sökresultatet. Dessa två är: Relevans Datum Som standard är sorteringsordningen efter relevans. Det innebär att det ärende, handling eller dokument som stämmer bäst med sökningen visas överst i listan. Genom att klicka på Datum kommer raderna att sorteras efter registreringsdatum i fallande ordning. För att återgå till sortering efter relevans används länken Relevans. Bild 9. Med sorteringsordning Datum Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 13 av 34
3 Så här söker du 3.1 Enkel sökning Den enklaste sökningen är att skriva in ett sökord i rutan för sökord och därefter klicka på Enter på tangentbordet eller på sökknapen med förstoringsglaset. Sökfönstret Sökknappen Bild 10. En enkel sökning. I exemplet nedan utförd du en sökning med tre ord. Sökningen är gjord med tre sökord: båtar tretton ytbehandlas. De sökta orden är markerade i sökresultatet. Sökresultatet visar olika kombinationer som innehåller de angivna sökorden. Den bästa matchningen kommer först, den som innehåller alla tre sökorden. Bild 11. Sökning med tre sökord. Sökresultatet är oberoende av i vilken ordning sökorden anges. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 14 av 34
Bild 12. Sökning med tre sökord i annan angiven ordning. 3.2 Sökning med citattecken Det går att söka på fler ord som ska komma i en viss ordning, t ex tre båtar. Resultatet innehåller även träffar på delord, se nedan. Det bör vara minst två ord mellan citattecknen. Bild 13. Sökning med citattecken 3.3 Sökning med logiska operatorer Det är möjligt att använda så kallade logiska operatorer mellan sökorden. De logiska operatorerna måste skrivas med VERSALER. Sökning med orden båtar märke. I detta exempel innehåller sökresultatet 8 träffar där dessa ord ingår eller inleds med sökorden. Observera att båda orden inte måste finnas med i sökträffen utan ett av sökorden räcker Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 15 av 34
Bild 14. Sökning utan AND 3.3.1 AND I detta exempel sker sökningen med den logiska operatorn AND, det vill säga OCH Sökresultatet visar de endast de sökträffar som innehåller båda sökorden. Bild 15, Sökning med AND 3.3.2 NOT I detta exempel använder vi oss av den logiska operatorn NOT, det vill säga INTE. NOT skrivs framför det ord som skall uteslutas från sökningen. I exemplet använder vi NOT för att exkludera ett ord, i sökningen nedan är det ordet märke. Det vill säga resultat listan får inte innehålla detta ord. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 16 av 34
Bild 16. Sökning med NOT Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 17 av 34
3.3.3 OR Det finns även den logiska operatorn OR (ELLER). Denna behöver du inte använda. Ett mellanrum mellan sökorden är det samma som att använda OR. Nedanstående exempel ger samma resultat. Bild 17. Sökning med OR Inget OR mellan sökorden. Endast ett mellanrum ger samma sökresultat. Bild 18. Sökning utan OR Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 18 av 34
3.3.4 Kombinationer av logiska operatorer Det går också att kombinera logiska operatorer. AND OR Sökorden är båt AND tre OR motor. Sökningen innebär att ordet bår måste vara med tillsammans med tre eller motor. Sökresultatet ger även resultat på ord som börjar på båda sökorden båt och tre. Sökordet motor markeras där det förekommer. Bild 19. Sökning med AND OR AND NOT Sökorden är båt AND tre NOT motor. Sökresultatet visar rader som har ord som börjar på båda sökorden båt och tre. Sökordet motor får inte förekomma i sökresultatet. Jämför med sökresultat i föregående bild. Bild 20. Sökning med AND NOT Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 19 av 34
3.4 Sökning på diarienummer Om du känner till diarienumret kan du göra en sökning med citattecken runt diarienumret. Du får då en direkt träff. Bild 21. Sökning med diarienummer med citattecken. Om du inte använder citattecken runt diarienumret får du ett bredare resultat. Bild 22. Sökning med diarienummer utan citattecken. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 20 av 34
3.5 Icke sökbara ord Vissa ord är inte sökbara. Det är ord som förekommer ofta och de är därmed ingen hjälp vid sökning. Exempel på sådana ord är: att av det en från för men mot när och om på till var är, med flera ord. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 21 av 34
4 Öppna Ärende 4.1 Ärende När en sökning är gjord visas resultatet i resultatlistan Varje resultat har en ikon framför titeln. Den ikonen talar om vilken typ just det resultatet är. Typerna är ärende, handling och dokument. Ärendeikonen ser ut så här: Bild 23. Träff på ärende i en sökning För att öppna ett ärende i träfflistan dubbelklickar du på meningen som ståt till höger om ikonen. När du för musen över meningen så blir den understruken. Bild 24. Länken markeras när musen förs över ärendemeningen 4.2 Öppet ärende När du klickat på raden framför ärendeikonen öppnas ärendet. Då visas olika parametrar om ärendet samt de handlingar och dokument som finns kopplade mot ärendet. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 22 av 34
Bild 25. Innehållet i ett ärende De parametrar som visas för ärendet är: Diarienummer Titel Beskrivning Avs/mot Handläggare Status Enhet Ärendetyp Tillkomst Under ärendet finns tre knappar Visa som lista, Visa som tabell samt visa med kataloger. Dessa knappar ger olika visningsalternativ för att visa ärendets innehåll dvs ärendets handlingar och dokument. Visa som lista är det visningsalternativ som visas automatiskt. Bild 26. Knappar för olika visningslägen för ärende 4.3 Ärende Visa som lista Ett ärende innehåller oftast ett antal handlingar och dokument. Det finns olika visningsalternativ för att visa dessa. Nedan visas alternativet Visa som lista. Detta visningsläge är det som alltid visas automatiskt. Om ett annat visningsläge önskas används motsvarande knapp. Först visas alla handlingar sedan dokumenten. Alla handlingar och dokument är länkar som det går att öppna resp. handling eller dokument med. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 23 av 34
Bild 27. Ärende visad som lista 4.4 Ärende Visa som tabell Ett ärende innehåller oftast ett antal handlingar och dokument. Det finns olika visningsalternativ för att visa dessa. Nedan visas alternativet Visa som tabell. Detta visningsläge väljs med knappen med samma namn. Om ett annat visningsläge önskas används motsvarande knapp. Först visas alla handlingar sedan dokumenten. Alla handlingars och dokuments ikoner är länkar som det går att öppna resp. handling eller dokument med. Detta visningsläge visa även ett antal parametrar om handlingen och dokumentet. Ikon som visar om det är en handling med eller utan kopplat dokument samt ikon för dokument. Ikonen är även en länk till handlingen eller dokumentet. Nummer, visar Diarienumret för handlingar och dokumentnumret för dokument H/D, H betyder att det är en handling, D betyder att det är ett dokument Titel anger titeln på handlingen eller dokumentet Avs/Mot visar avsändaren eller mottagaren Handläggare visar handläggarens namn Beskrivning visas om det finns en beskrivning Typ visar typen på handlingen eller dokumentet Skapat datum visar när handlingen eller dokumentet skapades Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 24 av 34
Bild 28. Ärende visad som tabell 4.5 Ärende Visa med kataloger Ett ärende innehåller oftast ett antal handlingar och dokument. Det finns olika visningsalternativ för att visa dessa. Nedan visas alternativet Visa med kataloger. Detta visningsläge väljs med knappen med samma namn. Om ett annat visningsläge önskas används motsvarande knapp. Det första som visas en mapp med alla handlingar i och därefter den mappstruktur som hanläggaren byggt för ärendet. Bild 29. Ärende visad med mappar En mapp öppnas genom att klicka på +, mappikonen eller ordet som står till höger om ikonen. På samma sätt stängs en öppen mapp. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 25 av 34
Bild 30. Handlingsmappen öppnad för ett ärende Om en mapp innehåller både mappar och dokument visas mappen/mappar först och därefter de dokument som finns i mappen. Bild 31. Mapp med dokument öppnad för ett ärende För att öppna en handling eller ett dokument från mappstrukturen klickar du på ikonen eller namnet till höger om ikonen. 4.6 Öppna ärende som tillhör en handling När en handling är öppen visas ärendet som handlingen tillhör. För att öppna ärendet klicka du på ärendeikonen eller på namnet till höger om ikonen. Bild 32. Öppnad handling Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 26 av 34
4.7 Ärende med sekretess och PUL Det finns ärenden som är sekretesskyddade och eller skyddade enligt PUL (personuppgiftslagen). Dessa ärenden går att söka på men några av parametrarna är skyddade. För ärende med PUL så visas inte Beskrivning samt Avs/Mot. Bild 33. Ärendeparametrar med PUL skydd För ett ärende med sekretesskydd så visas inte heller Beskrivning samt Avs/Mot. Dessutom visas vilken typ av sekretess det är under Beskrivning. Det finns många olika typer av sekretesser. Bild 34. Ärendeparametrar med sekretesskydd Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 27 av 34
5 Öppna handling När en sökning är gjord visas resultatet i resultatlistan Varje resultat har en ikon framför titeln. Den ikonen talar om vilken typ just det resultatet är. Typerna är ärende, handling och dokument. Ikonen för handling har olika utseende beroende på om det finns ett dokument kopplat till handlingen eller inte. Ikon för handling utan dokument Ikon med kopplat dokument För att öppna en handling i träfflistan dubbelklickar du på meningen till höger om ikonen. När du för musen över meningen så blir den understruken. Bild 35. Länken till handlingen blir understruken när musen förs över den 5.1 En öppnad handling När du klickat på meningen som står till höger om handlingsikonen för den handling du vill öppna. Då visas olika parametrar om handlingen samt det ärende som handlingen är kopplad till. Det går att öppna ärendet genom att klicka på det. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 28 av 34
Ärendet som handlingen är kopplad mot Bild 36. Parametrar för en öppne handling De parametrar som visas för handlingen är: Diarienummer Titel Beskrivning Avs/mot Handläggare Status Registreringsdatum Tillkomst In/Ut-datum Handlingstyp 5.2 Öppna dokument som är kopplat till en handling Handlingar som innehåller ett dokument som går att öppna har denna ikon. Om du dubbelklickar på ikonen kommer dokumentet att visas. Du kan även klicka på knappen Ladda ner för att öppna dokumentet. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 29 av 34
Bild 37. Dokumentet kopplat till en handling kan öppnas på två sätt. För några webbläsare och beroende på inställningar kan en popup ruta visas längst ner på sidan där du får göra ett val om du vill öppna eller spara dokumentet. Det går även att avbryta processen. Bild 38. Meddelande från vissa webbläsare när ett dokument ska öppnas 5.3 Handling med sekretess och PUL Det finns handlingar som är sekretesskyddade och eller skyddade enligt PUL. Dessa handlingar går att söka på men några av parametrarna är skyddade. För handling med PUL så visas inte Beskrivning samt Avs/Mot. Bild 39. Handling med PUL För en handling med sekretesskydd så visas inte heller Beskrivning samt Avs/Mot. Dessutom visas vilken typ av sekretess det är under Beskrivning. Det finns många olika typer av sekretesser. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 30 av 34
Bild 40. Handling med sekretesskydd Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 31 av 34
6 Öppna dokument När en sökning är gjord visas resultatet i resultatlistan Varje resultat har en ikon framför titeln. Den ikonen talar om vilken typ just det resultatet är. Typerna är ärende, handling och dokument. Ikon för dokument För att öppna ett dokument i träfflistan dubbelklickar du på dokumentikonen. För att öppna information om dokumentet klickar du på meningen till höger om ikonen. När du för musen över meningen så blir den understruken. Om du vill öppna dokumentet för läsning dubbelklickar du på ikonen. Det går även klicka på knappen Ladda ner för att öppna dokumentet. Bild 41. Hur ett dokument öppnas För några webbläsare och beroende på inställningar kan en popup ruta visas längst ner på sidan där du får göra ett val om du vill öppna eller spara dokumentet. Det går även att avbryta processen. Bild 42. Meddelande från vissa webbläsare när ett dokument ska öppnas 6.1 Information om dokumentet När du klickat på meningen som står till höger om dokumentsikonen för det dokument du vill se information om. Då visas olika parametrar om dokumentet samt det ärende som dokumentet är sparat under. Det går att öppna ärendet genom att klicka på det. Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 32 av 34
Ärendet som dokumentet är sparat under. Bild 43. Information om ett dokument De parametrar som visas för dokumentet är Dokumentnummer Titel Beskrivning Dokumenttyp Skapat datum Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 33 av 34
7 Felmeddelande Det finns tillfällen när något kan gå fel med sökningen. Oftast får du då ett felmeddelande. En anledning till ett felmeddelande kan vara att det du sök efter precis tagits bort. Bild 44. Felmeddelande Om du försöker öppna ett dokument som av någon anledning inte kan öppnas så visas detta meddelande: Bild 45. Felmeddelande Användarmanualen VECS v2.0 Standard Edition Sida 34 av 34