Idébok - för ett lyckat projekt
Förord Med Idéboken vill vi inspirera aktörer att ta steget och starta ett EU-projekt. Det finns alla möjligheter att testa nya idéer inom olika betydelsefulla områden och det passar såväl stora som mindre organisationer bra att driva sådana projekt, tycker vi på Mentorpoolen. Det gäller bara veta hur man ska gå tillväga och med Idéboken vill vi visa hur vi gjorde. Vi hoppas verkligen att ni låter er inspireras att ta steget! 1
Innehållsförteckning Inledning 3 Bakgrund och syfte 4 Projekt Nytänk 5 Arbetsprocess / aktiviteter 6 Hur skulle alla få reda på att vi fanns? 7 Genomförande 8 Programmet i sin helhet 9 Intervju med Katarina Sundbäck 10 Workshops 11 Föreläsningar 12 Coachning 12 Intervju med Ulrika Myhr 13 Nätverkande 15 Unika 15 Tillgänglighet 16 Uppföljning och utvärdering 16 Utvärdering 17 Intervju med Theresa Collins 18 Vad har det resulterat i? 19 Statistik 20 Slutligen 21 Medverkande i Idéboken 22 2
Inledning Vi är två företag som under 2010 gick samman i en ekonomisk förening, Mentorpoolen, för att tillsammans förena vår kunskap och kompetens och söka större uppdrag. Vi var och är intresserade av projekt som finansieras av ESF (Europeiska Socialfonden) för att där finns möjligheter att pröva nya vägar när det gäller bland annat kompetensutveckling av anställda och företagare, vilket är det som Projekt Nytänk handlar om. Vi i projektet har ambitionen att arbeta med företagande och entreprenörskap utifrån en lite annan synvinkel än de mer formaliserade vägarna och de mer traditionella aktörerna. Vi använder oss av vår kompetens och erfarenhet inom olika områden som marknadsföring, försäljning, eget företagande, controller och ekonomi i ledande positioner, samt erfarenheter och kompetens inom personlig utveckling och mental träning. Denna mix ser vi som vår styrka och den ville vi genom projekt Nytänk erbjuda kvinnor och unga vilka var de prioriterade grupperna i ESF:s projektutlysning. 3
Bakgrund och syfte Efter att vi tillsammans hade arbetat fram ett antal förslag och modeller inför olika upphandlingar, såg vi att vår styrka verkligen låg i den bredd av kunskap och kompetens vi kunde erbjuda trots att vi inte var så många personer till antalet. Några av oss hade också erfarenheten av att tidigare driva och arbeta i ESF-projekt och idén föddes att rikta vår samlade kompetens åt ett håll där det också fanns möjlighet att arbeta med innovativa idéer. Utlysningen från ESF om att stötta kvinnor och unga som ville starta eget eller utveckla sin egen verksamhet vidare, passade oss som handen i handsken. ESF lägger själva ut mycket information om vad som krävs i en ansökan och ansökningsprocessen gick förvånansvärt snabbt och lätt. I projekt Nytänk ville vi skapa förutsättningar för både kvinnor och yngre män (18-25 år) att kunna välja ett yrkesliv som entreprenörer och egen företagare. Deltagarna skulle via utbildning och träning i eget företagande, bli motiverade, inspirerade och redo att välja vägen som entreprenör och egen företagare. Den målgrupp som har arbete eller är sysselsatt via ett eget företag skulle få möjlighet att utvecklas, via en utbildning som baseras på ett helhetstänkande där teori och praktik och mental träning och personlig utveckling ingår. Projektet riktade sig till den del av målgruppen som fanns i Västra Götaland. 4
Projekt Nytänk Vi ville skapa förutsättningar för ett genomtänkt och lyckat genomförande. Genom att planera programmet i detalj, utvärdera och välja lämpliga samarbetspartners, skapade vi goda förutsättningar för genomförandet. Vi fokuserade på att nå ut med projektets idé och på så sätt skapa intresse för att delta. Nätverkande var viktigt för att bygga långsiktiga relationer som kom att bli värdefulla under hela genomförandefasen. Under en period på fyra månader gick vi från idé tydliga mål delmål detaljerad handlingsplan för genomförande, samt aktivitetsplan för att hitta lämpliga deltagare. 5
Arbetsprocess/aktiviteter Här vill vi visa en del av de aktiviteter vi genomförde, vilket kan vara ett stöd i ert projekt. Skapa informationsmaterial Marknadsföra projekt Nytänk via annonsering i tidningar, hemsidor och via PR Skapa ett nyhetsbrev som nu skickat ut till ca.1000 mottagare Skapa en blogg där man under genomförandefasen kommer att kunna följa projekt Nytänk. Välja utvärderare och inleda samarbete för att redan i mobiliseringsfasen lägga upp rutiner för uppföljning och utvärdering. Val av samarbetspartners inom Juridik, CSR och marknadsföring. Skapa ett program bestående av workshops, föreläsningar och coachning Utbilda oss i strategiskt påverkansarbete via SPeL Utbilda oss i målstyrd projektplanering enligt LFA metoden. 6
Hur skulle alla få reda på att vi fanns? Vi arbetade med olika vägar och medier för att nå våra deltagare; annonser i Metro och på webbsidor, en som riktar sig till kvinnor som är intresserade av företagande och entreprenörskap och en som riktar sig till unga personer. Resultatet blev dock en besvikelse då vi inte fick kontakt med mer än en deltagare. Vi valde att lägga stort fokus på sociala medier, som hemsidan och vår blogg www.nytank.nu, facebook och vårt nyhetsbrev. Vi gjorde reklam för Nytänk i våra egna nätverk. Vi bjöd också in oss själva till ett flertal nätverk. De kvinnliga nätverken tog emot oss med öppna armar och efter att vi berättat om projektet strömmade ansökningarna in. Ett speciellt tack vill vi rikta till nätverken Business in Heart och Panthera i Partille, som varit särskillt entusiastiska. Alla dessa nya möten gav nya adresser till vårt nyhetsbrev och fler fick veta att Nytänk fanns. Det tog inte lång tid innan första omgången var fullbokad och vi hade anmälningar även till nästa omgång. Härligt! Vårt nyhetsbrev har använts under hela projektperioden, speciellt för att nå nya deltagare. Facebook har mer varit ett forum för deltagarna för att kunna ta kontakt med varandra. Ganska snabbt märkte vi att en övervägande del av de som var intresserade av projekt Nytänk var kvinnor i alla åldrar. Vi hade svårt att attrahera unga män, vi bestämde oss vid ett utvärderingsmöte med vår externa utvärderare att inte satsa mer tid och pengar på att nå denna målgrupp. 7
Genomförande I juni 2011 startade vi genomförandefasen med den första gruppen på 32 kvinnor. Nästa start var i december 2011 och den tredje och sista i juni 2012. Totalt i projektet startade 104 kvinnor ifrån 20-68 år Vi valde att lägga upp utbildningen som en process över sex månader där den röda tråden var den individuella coachningen, workshops i mindre grupper och föreläsningar och en nätverksträff. Vi vill att alla grupper skulle ha utrymme för diskussion och förutsättningar att hitta en samarbetspartner eller bygga affärsnätverk. På förläsningarna fick deltagarna möjlighet att träffa övriga grupper under samma period. Och via nätverksträffen ville vi skapa möjligheten för att alla deltagare i Nytänk kunde träffas och träna sig i hur man skapar kontakter under ett affärsmingel. 8
Programmet som helhet ser ut enligt nedan 6 st workshops (en gång i månaden) 2 st föreläsningar (två tillfällen under sex månader) 6 st coachtillfällen (ca ett tillfälle per månad) 1 nätverksträff, där alla deltagare bjöds in även tidigare omgångar Projektet varade sex månader för varje kursomgång Varje omgång bestod av 30 personer, utom den sista där alla de 40 som sökt kom med. Varje omgång delades in i tre undergrupper om ca 10-12 personer. Hela upplägget är klockrent som jag ser det säger Katarina Sundbäck 9
Katarina Sundbäck, Coach. Deltagare i projekt Nytänk Hela projektets upplägg, vad har Nytänk gett dig? Det har gett mig en helhetssyn på företagande, jag har gillat att man tagit upp så många aspekter, både hårda och mjuka delar. Faktadelarna med föreläsning och mjukare delar som varumärke och kommunikation, föreläsning + workshop har varit mycket bra! Mingelkvällen var bra som kontaktyta med de andra grupperna, synd att inte fler var där. Det var hög kvalitet på alla föreläsare och projektledare. Egen coach är mycket värdefullt som komplement. Hela upplägget är klockrent som jag ser det. Vad tycker du om att det bara varit kvinnor med i projektet? Det har varit mångfald ändå, i ålder, erfarenheter och olika branscher. Det har också varit väldigt öppen kommunikation, man har bjudit på sig själv och sina både styrkor och brister, jag tror det kan gå snabbare att hitta den prestigelösheten med bara kvinnor. Har din affärsidé utvecklats, förändrats eller vuxit under tiden projektet pågått? Min affärsidé har spetsats till, framför allt genom coachningen. Vilka styrkor har du fått eller stärkt genom projektets gång? Mest har jag lärt mig kring varumärke och marknadsföring/ försäljning, där jag tidigare varit väldigt okunnig och inte riktigt förstått hur jag ska göra och var jag ska få veta det. Vad kommer du sakna mest när projektet är över? Gruppen med fantastiska kvinnor! 10
Workshops Med de teman som vi valt för workshopsen var tanken att alla deltagare snabbt skulle lära känna varandra. Att de skulle få insikt och kunskap om hur man utvecklar sitt företags identitet till ett starkt varumärke, få öka sin kunskap om företagsekonomi och försäljning. Stor vikt lades på mental träning, målfokusering och skapandet av tydliga delmål och en mental strategi som hjälp på vägen. Det skrattas, diskuteras, och reflekteras. Vi analyserar varandras styrkor och hittar gemensamma utgångspunkter där de minst kunde anas på förhand. Det blir mer idéer än varumärken, mer skratt än allvar, men det läggs också stabila grunder för fortsatt reflektion, och utveckling, av idéer, företag, människor. Maria Abrahamsson Efter den senaste och sista workshopen i Nytänk har jag helt plötsligt fått mina efterlängtade kollegor! Jag har blivit vän med Kritikern och Realisten. Helt plötsligt står de bakom mig och stöttar mig, kommer med positiva, konstruktiva idéer och hjälper mig, Drömmaren, att förverkliga det jag drömmer om. Mina ibland vilsna tankar och motstridigheter inom mig har fått namn och blivit en tillgång istället för att sätta käppar i hjulen för mig. Äntligen förstår jag varför jag så länge har stått på samma ställe och stampat och gått runt runt i cirklar. Marina Jaconelli Men det är när vi kommer till deklarationen som flera av oss känner bävan och ångest. Vilken siffra ska stå i den rutan och i den då? Det är då en i gruppen plockar fram pepparmyntsolja ur väskan och ber oss rolla på lite i nacken för att få oss att slappna av och kunna tänka bättre. Så med en mycket stark doft omkring oss av pepparmynta lämnar vi dagens workshop och känner oss lugna inför våra kommande verifikationer och deklarationer! Sanna Levelius 11
Föreläsningar Vi tog hjälp av experter inom områden som marknadsföring, CSR (corporate social responsibility), juridik och skattefrågor. Där föreläsarna hade stor kunskap om småföretagares villkor och utgick från dessa villkor i sina föreläsningar. Coachning Vi tre som drev projektet har dubbla kompetenser inom marknadsföring, försäljning, ekonomi och beteendevetenskap. Denna dubbla kompetens använde vi oss av när vi ledde workshops och coachade våra deltagare. Under coachtimmarna kunde vi knyta samman det som väckts via workshops och föreläsningar för varje deltagares idéer och behov. Coaching-sessionerna i kombo med Projekt Nytänk har varit helt outstanding. Min coach har förvandlat problem till möjligheter och möjligheter till verklighet. Vid våra sessioner har min coach illustrerat hur jag konkretiserar mina ambitioner och pushat mig i rätt riktning. Kort sagt: Min coaching har skänkt blodad tand. Tackar och niger! Jessica Gustafsson 12
Ulrika Myhr, Massör och inspiratör deltagare i projekt Nytänk Varför valde att gå med i Nytänk? Min systerdotter gick där och upplevde den så bra så hon frågade mig om jag var intresserad. Jag är gravt syn och hörselskadad och frågade om jag kunde få ta med min ledarhund Rocky Inga problem sa de! Så jag började där och fick så fint bemötande och det kändes mycket bra. I workshops har det alltid ingått diskussionsgruppen, hur har diskussioner gått? Ja, det har varit många bra diskussioner och intressant att höra alla tips, råd och berättelser. Det var ju blandad grupp med några som haft eget i många år och några som startats ganska nyligen som jag och några som går i tankebanorna att starta eget. Det är bra. Hur har du upplevt att få möjlighet till coachning? För mig att få coachning under denna tid har varit fantastisk för jag har fått otroligt bra hjälp och bemötande. Jag har känt att jag har fått det stöd jag behövde för att komma igång med mitt företag som massör och föreläsare. Jag är väldigt tacksam för att fått komma med i denna grupp med Nytänk. 13
Vilka förväntningar har du haft? Jag var klart nervös när jag skulle gå dit första gången. Men personalen från Nytänk var så fantasiska med sitt bemötande mot mig och min ledarhund Rocky så jag kände mig hemma direkt. För mig är det otroligt viktigt med bemötande och vara lyhörd för andra. Under denna tid har jag växt och känner mer trygghet i att ha företaget. Det är mycket att lära sig men det är roligt! Personalen inom Nytänk har varit guld värt för mig och tagit mig naturligt och det är skönt bara det. Jag har ju ofta möts av människor med fördomar när man har sk funktionsnedsättning. Tack för att jag fick vara med! Om du skulle ge ett råd för framtida entreprenörer, vad skulle det vara? Vad jag skulle ge för råd... Se möjligheter istället för begränsningar, följ ditt hjärta och gör det du brinner för. Onödigt att ångra sig senare i livet då det kanske är försent att uppfylla sina drömmar. Under denna tid har jag växt och känner mer trygghet i att ha företaget säger Ulrika Myhr 14
Nätverkande Vi skapade ett mingel för alla Nytänks deltagare med föreläsning och speeddating. Det var roligt att se hur nya kontakter knöts och hur roligt alla hade samtidigt som man utmanade sig själv att vara kortfattad, tydlig och lyhörd. Unika aktörer Vi bedömde oss unika i jämförelse med många andra aktörer inom nyföretagande och företagsutveckling när det gällde att koppla samman mental träning och personlig utveckling med kunskap i marknadsföring, ekonomi och försäljning. En viktig del i förståelsen för företagande är hur en företagare och entreprenör lever och tänker. Hur den kreativa processen går till och vikten av att tänka lösningsorienterat. Att misslyckas innebär att man lär sig och går vidare. Därför är mental träning och att kunna visualisera sitt mål och sina delmål också viktiga moment i Nytänk. Vi ville bidra till att fler kompetenser och idéer skulle få en chans att växa och utvecklas och slippa mätas mot en mer konservativ måttstock. Vi ville stötta kvinnor och yngre att våga ta steget att utveckla sina entreprenöriella sidor och förverkliga dessa i ett eget företag. Vi ville bidra till att vidga bilden av en entreprenör så att fler människor kan känna igen sig i bilden. Vi vill bidra till att öka förståelsen för vad det är vi som individer kan påverka hos oss själva för att sedan, om man vill, försörja sig på sina egna idéer och sina egna initiativ. 15
Tillgänglighet Projektet skulle vara tillgängligt för så många som möjligt. Vi i projektgruppen har kompetens att hantera olika sorters psykiska funktionshinder. Lokalen är också anpassad för våra olika målgrupper. Därför var vi tillgängliga för många olika sorters människor. För att underlätta för deltagarna genomfördes projektet på både dag- och kvällstid. En möjlighet som uppskattades, liksom vår flexibilitet när det gällde coaching tillfällena. Uppföljning och utvärdering Under hela projektets gång har vi arbetat med uppföljning och utvärdering. För att snabbt få feedback på innehåll och föreläsare, kunna anpassa oss efter deltagarnas önskemål, kunna utveckla oss och bli bättre. Vilket bland annat resulterat i att vi har justerat upplägget på några workshops och i vilken ordning de kommer. På så sätt har vi också fått kunskap om vad som uppskattas och har då kunnat fokusera lite extra på det. I skrivande stund är inte den slutliga utvärderingen gjord, men den finns att söka hos ESF under våren 2013. 16
Utvärdering Efter varje workshop och föreläsning har vi bett deltagarna att anonymt fylla i en utvärdering som sammanställts av vår samarbetspartner Jensplus. Vi har även haft fokusgrupper om 6 personer från varje grupp som är ett komplement, där frågor om förväntningar, inriktning och uppfyllelse m.m. kan diskuteras mer på djupet. Dessutom gjordes efter halva projekttiden en halvtidsrapport där projektets resultat så långt presenteras. Denna rapport är ett officiellt dokument och i den är deltagarnas röster sammanställda, beslut som tagits och åtgärder som genomförts presenterade och förklarade. Halvtidsrapporten är tillgänglig för projektets samtliga intressenter. Vårt projekts slutprodukt är denna Idébok där projektets upplägg presenteras. Vi har fått en samarbetspartner och nya relationer som bara klickat säger Theresa Collins 17
Theresa Collins, Training for life. Deltagare i projekt Nytänk Hur kom du i kontakt med Nytänk? Genom min kollega Veronica fick kontakt via AF där hon gått en nystarts utbildning. Kombinationen av workshops, föreläsning och coachning, hur upplever du det? Bra, väldigt bra, med små grupper och coacher som kunde styra och ställa frågor, bra ämnen och upplägg. Vad tycker du om att det bara varit kvinnor med i projektet? Roligt, det är en mansdominerad bransch vi jobbar i, så det har varit bra och roligt med kvinnor. Som även kan läsa mellan rader mer än vad män gör. Är det något du saknar, som inte varit med under tiden projektet pågått? Inte vad jag kan tänka mig, kanske kan det ha gått djupare ner i en del områden. Vad tar du med ifrån projektet? Kontakten med vår coach som varit ett stort stöd. Vi har fått en samarbetspartner och nya relationer som bara klickat. 18
Vad har det resulterat i? Eftersom inte den slutliga utvärderingen är färdig i skrivande stund, delar vi med oss av summeringen i halvtidsrapporten som är gjord av Jensplus. Den slutliga utvärderingen finns att läsa hos ESF under våren 2013. Efter att halva projektet har genomförts är resultaten goda, enligt enkäterna som deltagarna fyller i vid varje workshop/ föreläsning verkar den gängse uppfattningen vara att projektet är lyckat och att deltagarna lär sig mycket. Framförallt framhåller många deltagare att de upplever att de blir säkrare på sig själva och sin roll som entreprenörer. De delar av projektet som innehåller mental träning och tankeverktyg är det som ger högst betygen av deltagarna, och många påpekar att det är dessa delarna som de kommer att ha allra störst nytta av i framtiden. I detta skede av projektet kan det även konstateras att deltagarna i sina enkätsvar, utan ledande frågor eller speciell kunskap om ESFs programkriterier, har uttalat bl.a. att projektets helhetstänkande kring både praktiska och mentala frågor har inneburit en klar fördel jämfört med traditionella entreprenörskapsutbildningars upplägg. Något som tyder på att ESFs programkriterie innovativ verksamhet är tillgodosett i projektet så här långt. Det har även visat sig att deltagare upplever att de har fått kunskaper och verktyg i utbildningen som de kommer att ha stor nytta av i sitt praktiska arbete som företagare. Detta tyder på att även ESFs programkriterie lärande miljöer är tillgodosett i projektet så här långt. 19
Statistik Alla omgångar hade ett rejält antal deltagare som redan drev företag och de ville nu få sina företag att utvecklas ytterligare. Under deltagarperioden startades också ett antal företag. Närvaro över tid har varit väldigt likartat i förhållande till omgångarna. Man ser en klar tendens att närvaron minskar med tid. Detta är något vi diskuterat en hel del i styrgruppen. Vi har hört oss för med andra projekt om de haft liknande erfarenheter. Alla vi talat med upplever något liknade även inom skolans värld. Vi har även haft diskussioner med personer som jobbar inom hotellverksamhet och konferensbokningar, där de säger att de alltid överbokar, det är naturligt med ett visst bortfall. Vi har inte kommit lösningen närmre än att det kan vara viktigt att alltid överboka, vilket vi dock gjorde i sista omgången. 20
Slutligen Vill vi sprida resultatet på tre sätt förutom den rapport ESF kommer att få. World Café ett sätt att skapa ett forum för lärande genom att kvinnliga företagare möttes, diskuterade och fick möjligheten att nätverka. Externa intressenter såsom ESF, Skatteverket, Företagarna och Arbetsförmedlingen var också inbjudna. Spridningskonferensen på Svenska Mässan som pågick under 27 och 28 november 2012. Där vi berättade om Nytänks upplägg och delar av det resultat vi kunnat se vid denna tidpunkt. Denna Idébok för ett lyckat projekt där vi på ett mer lättillgängligt sätt vill berätta om projektets genomförande och resultat, för att på så sätt inspirera andra att använd en mer processinriktad metodik och se möjligheterna i EU-projekt finansierade av ESF. Tack! 21
Vi har medverkat i framställandet av boken: Ulrika Swala Tommy Hermansson Mona Hermansson 22
23