1 Paragrafer 98-115 Plats och tid Mörbylånga Bostads AB, Köpmang. 32 Mörbylånga 09:00-12:10, 13:10-16:00 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande Joel Schäfer, förste vice ordförande Anders Nyholm (M) Ingvar Svensson (V) Daniel Nilsson (C) Övriga deltagande Clara Hoogland, sekreterare Niclas Persson, arbetstagarrepresentant Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Jonas Everbrand, VD Mörbylånga Bostads AB, 98 Utses att justera Joel Schäfer (S) Justeringens plats och tid Badhusgatan 4, 2016-08-24, kl 13:00 Underskrifter Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Joel Schäfer (S) Sekreterare Ordförande
2 Paragrafer 98-115 Innehållsförteckning 98 Information om Mörbylånga Bostads AB 99 Månadsuppföljning per den sista juli 2016 2016/1 100 Omprioritering i investeringsbudget 2016 2016/62 101 Attestreglemente Borgholm Energi 2015/161 102 Vattensituationen Borgholms kommun 2016/24 103 Tilläggsbudgetering för infiltration av Strömmen 2016/122 104 Projekt - uppföra avsaltningsverk i Sandvik 2016/124 105 Alternativ finansiering av avsaltningsverket, Sandvik 2016/125 106 Flytt av förråd för teknisk verksamhet 2015/186 107 Ansökan till EU:s havs- och fiskeriprogram 2014-2020: 2015/205 Böda hamn 108 Information om Resedan 10 - bostadsrättsföreningen och 2016/119 hälsocentralen 109 Tilläggsbudgetering för muddring av Sandviks hamn 2016/128 110 Tilläggsbeställningar Teknisk service - behörighet att göra 2016/127 beställningar 111 Organisation för hantering av taxor, 2016/123 112 Borgholm Energi - mål och resultatstyrning 2016/111 113 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) 2016/6 114 VD informerar 2016/7 115 Meddelanden till styrelsen 2016 2016/8 2016/12
3 98 Dnr 2016/130 Information om Mörbylånga Bostads AB Informationen är mottagen. VD Jonas Everbrand redogör för bolaget Mörbylånga Bostads AB, dess verksamhet, relationen med kommunen, affärskoncept och ekonomi. Ordförande finner att informationen är mottagen.
4 99 Dnr 2016/1 Månadsuppföljning per den sista juli 2016 Informationen är mottagen. Den skattefiansierade verksamheten visar ett bättre resultat än budgeterat för juli månad. Gata/Park har fakturerat för nyttjande av allmän plats och fått in alla hyresintäkter per juli. Fastighet och Kost visar positiva resultat i juli och det beror på högre intäkter och lägre kostnader för köpta tjänster. Lokalvården visar ett negativt resultat, vilket beror på periodisering av semesterlön. Ackumulerat är resultatet 149 tkr sämre än budget, vinterväghållningen utgör 1 059 tkr av detta. Extrabeställningar från kommunen som inte är budgeterade för 2016 uppgår till 4 684 tkr. Den taxefinansierade verksamheten visar ett negativt resultat på 293 tkr i juli. Återvinning och avfall redovisar -1 483 tkr, vilket verkar bero på ett periodiseringsfel på intäktssidan. Vindkraft visar negativt resultat, bland annat beroende på låg produktion, bland annat står ett verk i Kastlösa stilla. Ackumulerat visar den taxefinansierade verksamheten ett positivt resultat på 11 mkr. Investeringarna uppgår till 25 720 tkr av årets budgeterade 56 990. Likviditeten är fortsatt god. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Månadsuppföljning per den sista juli 2016.
5 100 Dnr 2016/62 Omprioritering i investeringsbudget 2016 Den uppdaterade investeringsbudgeten för 2016 godkänns. Total investeringsbudget 2016 är beslutad till 49 790 tkr, fördelad på definierade projekt. På grund av vattenbristen krävs omprioriteringar i investeringsbudgeten. För att skapa utrymme för nytillkomna obudgeterade investeringar på 17 mkr bör investeringar om 10 mkr skjutas på framtiden. Verksamheterna har enats om ett förslag som innebär att följande investeringar skjuts upp: (VS) Spjutterum vatten -200 (VS) Spjutterum avlopp -500 Vattenmätare -1000 Hornsjöns reglering -4900 Biobädd (Avlastning sommartid) -1500 Kolstad II -1000 Triangeln -900-10000 Reviderad investeringsbudget är med dessa ändringar 56 990 tkr. Ärendets behandling Ekonomichef Annika Hermansson uppdrogs 2016-04-13, 50, att presentera en uppdaterad investeringsbudget. Ekonomichef Annika Hermansson uppdrogs 2016-06-08, 83, att presentera en uppdaterad investeringsbudget. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att godkänna investeringsbudgeten 2016, uppdaterad utifrån beslut fattade under våren omfattande bl.a. avsaltningsverket i Sandvik.
6 101 Dnr 2015/161 Attestreglemente Borgholm Energi Attestreglemente daterat 2015-08-10 antas. Attestreglementet syftar till att ge bolaget en tydlig ansvars- och arbetsfördelning när det gäller kontroll av ekonomiska transaktioner. Med anledning av tillsättningen av en pensionsavgång på vattenverket har attestreglementet uppdaterats i aktuella delar. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att anta attestreglementet. Beslutsunderlag Attestreglemente, 2016-08-10
7 102 Dnr 2016/24 Vattensituationen Borgholms kommun Informationen är mottagen. Vattenförbrukningen under juli månad har varit lägre än under tidigare år, trots ett rekordstort antal besökare på Öland under sommaren och ett soligt och torrt väder. Information om vattenbristen och att ta hänsyn till bevattningsförbud och övriga vattenbesparande åtgärder har troligen nått VA-kunder och övriga besökare via nyhetsrapportering och informationskampanjen Vattensmart. Vidtagna åtgärder har gjort att Köpingsviksområdet har klarat förbrukningen under sommaren. Transporter med lastbil från Löttorp har bidragit med 300 kubik / dygn, sjöledningen med 270-300 kubik /dygn och vattenproduktion i det nya filtret i Rälla med 500 kubik / dygn. Dessutom kan ledningsnätet från Borgehage, som tidigare gått söderut, nu även leverera vatten norrut, mot Köpingsvik, vilket har avlastat Köpingsviks vattenverk med ca. 700 kubik / dygn. Två nya brunnar har även tagits i bruk i Köpingsvik och trycket i nätet har, precis som tidigare år, sänkts, för att på så sätt minska vattenförbrukningen. Helikopterburna grundvattenundersökningar påbörjas på Öland i slutet av augusti. Helikopterundersökningarna utförs av SGU, Sveriges Geologiska Undersökning och kommer troligtvis att starta den 29 augusti. Syftet är att öka kunskapen om grundvattenförhållanden och områden som kan vara av intresse för dricksvattenförsörjning på Öland. Det finns viss risk att djur kan bli skrämda av en lågt flygande helikopter, varför ett informationsarbete planeras. Ärendets behandling Styrelsen har mottagit information om vattensituationen vid varje styrelsemöte under 2016. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.
8 103 Dnr 2016/122 Tilläggsbudgetering för infiltration av Strömmen Ärendet återremitteras för vidare utredning. För att säkra tillgången till infiltrationsvatten för Solberga och Lindbytäkten har undersökningar gjorts i två tänkbara vattendrag, Gåtebokanalen samt Strömmen. I Gåtebokanalen, som ligger närmst Lindbytäkten var vattenkvaliteten inte tillräckligt god för infiltration. I Strömmen som ligger 4 km söder om Lindbytäkten är tillgången samt vattenkvaliteten mycket god. De undersökningar som har gjorts visar att det vid ett torrår finns möjlighet att ta ca 500 000 kubikmeter vatten för infiltration i Lindby samt Solbergatäkten. Två alternativ på ledningsdragning har utretts: markförlagd ledning för kortsiktig lösning och nedgrävd ledning för långsiktig lösning. Skillnaden ekonomiskt mellan de olika lösningarna är ca 3 Mkr, vilket talar för det andra alternativet. Dock är det andra alternativet en mer tidskrävande lösning på grund av schaktningen samt för att tillstånd/ledningsrätter måste till. Uppskattningsvis krävs ca. tre månaders handläggningstid för ledningsrätterna. Uppskattade kostnader alternativ 2: Material 5 Mkr, Schakt 7,6 Mkr, Pumpar och styrning 0,6 Mkr, Externa resurser 0,2 Mkr, Elabonnemang 0,5 Mkr, Övrigt (tryckningar under väg, ledningsrätter mm) 2 Mkr. Beräknad driftskostnad för alternativ 2 uppskattas till ca 95 tkr/år. Vattendom för uttaget ur Strömmen samt infiltration i Lindby/Solberga kommer att sökas i samband med arbetet med aktuell vattendom för Lindby. Ärendets behandling VA-chef Markus Wertwein-Ros föreslår i tjänsteskrivelse daterad 2016-08-10 att en ledning för infiltrationsvatten från Strömmen till Lindby vattentäkt finansieras genom tilläggsbudget om 16 Mkr.
9 103 fortsättning VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden konstaterar att ärendet återremitteras för vidare utredning. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, 2016-08-10
10 104 Dnr 2016/124 Avrapportering av projekt avsaltningsverk i Sandvik Styrelsen mottar informationen. Beslut om investering av avsaltningsverk togs av kommunfullmäktige den 13 juni 2016. Projektledning samt projektering utförs av WSP med full insyn av Borgholm Energi. Projektgrupp hos Borgholm Energi består av VA-chef Markus Wertwein Ros, enhetschef Tina Pile, chef ledningsnät Torgny Färm, drifttekniker Roger Lundby Persson samt controller Daniel Petersson. Tidplan: Verket beräknas vara klart för drift under juni månad 2017. Budget: Beräknad budget för projektet är 113,2 Mkr, varav avsaltningsverkets del är 84,5 Mkr. Uppföljning av Ekonomin kommer att ske löpande genom rapportering till ekonomiavdelningen. Upphandlingar: Genomförda: Stomme (Nybro Cement Gjuteri), Vattenreservoarer (ABetong AB), Huvudentreprenad (Löttorps Betong). Kommande: Process (augusti), Havsvattenintag (oktober), Pumphus (oktober), Reservkraft (oktober) samt Ledningsnät. Genomförda aktiviteter: Avtal Naturstenskompaniet gällande markköp. Bygglovsansökan för byggnad beviljad. Ansökan om strandskydd för pumphus inlämnad. Första spadtaget togs den 15 augusti. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2016-08-10
11 105 Dnr 2016/125 Alternativ finansiering av avsaltningsverket, Sandvik Informationen är mottagen. I samband med att kommunfullmäktige biföll styrelsens förslag att uppföra ett avsaltningsverk i Sandvik 2016-06-13, 118, samt att finansiera detta genom att utöka :s borgensutrymme med 84,5 mkr till 552 mkr. Kommunfullmäktige beslutade även att uppdra till Borgholm Energi att undersöka alternativa finansieringsvägar. Alternativ finansiering innebär i praktiken försäljning av tillgångar tillhörande Borgholm Energi AB och Borgholm Energi Elnät AB. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Olika finansieringsalternativ diskuteras och ärendet återkommer vid nästa styrelsemöte.
12 106 Dnr 2015/186 Flytt av förråd för teknisk verksamhet VD Anders Lindholm uppdras att ta fram en konsekvensanalys på vad en flytt till elnätsförrådet på Guntorp för VA-verksamheten innebär. Det finns behov av att flytta det nuvarande förrådet för den tekniska verksamheten, som ligger på Resedan 4. Idag delar personal från gata-park, fastighet och VA på utrymmena. Elnät har ett förråd i Guntorp i Borgholm, som byggdes på 90-talet och är dimensionerat för sju personer. Gata-Park har elva fast anställda och tar varje sommar in fyra säsongsanställda. Elnät har fyra anställda, fastighetsavdelningen två och VA tre. Fastighetsavdelningen kommer att flytta sina snickare till Smörblomman och kommunstyrelsen godkände 2016-05-10, 192, hyreskostnaden på 70 tkr som därmed tillkommer. Centralförrådet med torrvaror kommer efter beslut i kommunfullmäktige angående investering i fastigheten, att flytta till Ekbacka. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-06-07, 259, att kommunförrådet (gata-park) ska placeras på kvarterat Hammaren. Den verksamhet som då är kvar på förrådet på Resedan 4 är VA. Ett möjligt alternativ är att VA flyttar till elnätsförrådet på Guntorp. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott, ksau, beslutade den 25 augusti 2015, 270, att uppdra till controller Johan Andersson och kundtjänstassistent Julia Persson att utreda frågan om vilka behov den tekniska verksamheten har på förrådsutrymmen. Utredningen presenterades för styrelsen den 15 oktober 2015, 300 och nya förslag på lokaler presenterades därefter på ksau:s sammanträde den 20 oktober 2015, 367. Styrelsen för Borgholm Energi beslutade 2016-06-08, 86, att uppdra åt VD Anders Lindholm att ta fram en konsekvensanalys på vad en flytt till elnätsförrådet på Guntorp för VA-verksamheten innebär. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att uppdra åt VD Anders Lindholm att ta fram en konsekvensanalys på vad en flytt till elnätsförrådet på Guntorp för VA-verksamheten innebär.
13 107 Dnr 2015/205 EU:s havs- och fiskeriprogram 2014-2020 Ansökan Böda hamn muddring godkänns. EU-kommissionen har godkänt Jordbruksverkets förslag till havs- och fiskeriprogram. Det består av stöd för att dels utveckla ett miljömässigt, ekonomiskt och socialt hållbart fiske och vattenbruk i Sverige och dels genomföra en del av den integrerade havspolitiken och olika EU-miljödirektiv. I havs- och fiskeriprogrammet beskriver Sverige hur de unionsprioriteringar som medfinansieras genom den europeiska havs- och fiskerifonden ska genomföras. Havs- och fiskerifonden ingår i ett gemensamt, nationellt strategiskt ramverk som även omfattar övriga så kallade struktur- och investeringsfonder i EU (landsbygdsfonden, socialfonden, regionalfonden och sammanhållningsfonden). De övergripande målen i programmet är att öka konkurrenskraften hos små och medelstora företag, skydda miljön, främja en hållbar användning av resurser samt främja sysselsättning. För att hamnen ska vara aktuell att söka medel för ska den användas för yrkesfiske och den som söker medel ska själv ansvara för och investera i ett projekt i hamnen. Planerade projekt att genomföra med medfinansiering av havs- och fiskeriprogrammet gäller muddring av hamnarna i Borgholms kommun. Ansökan Byxelkroks hamn muddring lämnades in 2016-04-28. Total projektbudget: 1 252 000 kronor. Sökt stöd: 751 200 kronor. Egen medfinansiering: 500 800 kronor. En ny ansökan till EU:s havs- och Fiskeriprogram finns förberedd på Jordbruksverkets e- tjänst: Böda hamn muddring. Total projektbudget för Böda: 1 652 200 kronor. Sökt stöd: 991 320 kronor (60 %). Egen medfinansiering 660 880 kronor. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att godkänna ansökan Böda hamn muddring.
14 108 Dnr 2016/119 Information om Resedan 10 - bostadsrättsföreningen och hälsocentralen Informationen är mottagen. En fastighetsreglering på Resedan 10 är under framtagande. Bostadsrättsföreningen har inkommit med en skrivelse med synpunkter, som är besvarad. Förhandlingarna fortsätter med bostadsrättsföreningen. Samtliga lägenheter är sålda, utom en. Den lägenheten ska lämnas till försäljning under hösten. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.
15 109 Dnr 2016/128 Tilläggsbudgetering för muddring av Sandviks hamn Ärendet återemitteras för vidare handläggning. Sandviks hamn har ett återkommande problem med grusdrift som grundar upp hamninloppet. Transportstyrelsen har påpekat vikten av att muddra hamninloppet för att säkerhetsställa djupet. Sedan 2013 finns ett tillstånd från länsstyrelsen att muddra hamninloppet samt att gräva ur grusfånget norr om hamnen. Muddringen har varit planerad och budgeterad tidigare men projektet har skjutits på framtiden p.g.a. andra projekt. Arbetet är påbörjat med muddring mellan pirhuvudena för att lösa det mest akuta läget. Nu är det dock nödvändigt att slutföra muddringen i sin helhet, då situationen förvärrats och det femåriga tillståndet för muddring börjar gå mot sitt slut. Massorna är av bra kvalitet och kan mycket väl användas till entreprenadprojekt som byggen av cykelvägar, sluttäckning av deponier, byggnation av avsaltningsverk, mm. Kostnaden är beräknad till 800 tkr. Bidrag från Jordbruksverket är ej aktuellt, då Sandvik inte anses vara en fiskehamn i detta samanhang. Slutförandet av muddringen kan vid ett beviljande av medel ske under hösten-vintern 2016-17. Ordförande finner att styrelsen beslutar att återremittera ärendet för vidare handläggning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2016-08-10
16 110 Dnr 2016/127 Tilläggsbeställningar Teknisk service - behörighet att göra beställningar Lista för vilka som får göra tilläggsbeställningar vad avser teknisk service, antas enligt nedan. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-06-07, 243, att godkänna en sammanställning på de funktioner / personer som har rätt att göra tilläggsbeställningar och vilken kostnad tilläggsbeställningen får omfatta vad gäller teknisk service. Listan ska antas av styrelsen för. Gällande till vilken summa tilläggsbeställningar får göras, ska detta inarbetas i kommande revidering av kommunstyrelsens delegationsordning. Följande personer, utöver politiska beslut i kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott, får göra tilläggsbeställningar vad avser teknisk service: Allmän kulturverksamhet Beställare och referens: Jan-Åke Johansson, 101001 Lars Gunnar Fagerberg, 101001 Fastighetsunderhåll Beställare och referens: Maria Drott, 101505 Viktor Rikner, 101506 Jan-Åke Johansson, 101507 Lars Gunnar Fagerberg, 101508 Linda Kjellin, 101509 My Nilsson, 101510 Extrabeställningar gata/park Beställare och referens: Lars Gunnar Fagerberg, 101201 Linda Kjellin, 101201
17 110 fortsättning Övriga extrabeställningar Beställare och referens: Lars Gunnar Fagerberg, 101201 Linda Kjellin, 101201 Ordförande finner att styrelsen antar lista för vilka som får göra tilläggsbeställningar vad avser teknisk service, enligt ovan. Beslutsunderlag KSAU 2016-06-07, 243
18 111 Dnr 2016/123 Organisation för hantering av taxor, VD Anders Lindholm uppdras att påbörja arbetet med att se över organisationen för taxehantering. En översyn av :s taxehantering har gjorts. Undersökningen visar att det finns behov att se över hanteringen ytterligare, både vad gäller bemanning, roller och ansvar, liksom sjäva taxans struktur för de olika verksamheterna. VD Anders Lindholm redogör för den genomförda utredningen av hanteringen av taxor. Hanteringen av taxor skulle kunna centraliseras i organisationen. Ordförande finner att styrelsen beslutar att uppdra åt VD Anders Lindholm att påbörja arbetet med att se över organisationen, i övrigt är informationen mottagen.
19 112 Dnr 2016/111 Borgholm Energi - mål och resultatstyrning 1. Mål för bolaget antas, enligt dokument mål för och Borgholm Energi Elnät AB. 2. VD Anders Lindholm uppdras att tillse att verksamheterna tar fram mål och aktiviteter. 3. Ledamöterna Anders Nyholm och Joel Schäfer uppdras att formulera en vision för bolaget. Mål- och resultatstyrning syftar till att skapa en tydlig styrkedja, där kommunfullmäktige formulerar övergripande mål och gemensamma riktlinjer och därmed anger för nämnder och bolag vad som ska åstadkommas och hur uppföljningen ska ske. Målen bryts ner på styrelse- och nämndnivå och verksamheterna/förvaltningarna formulerar uppdrag som verkställs och rapporteras tillbaka. Mål ur ett övergripande perspektiv, kommunfullmäktiges prioriterade inriktningsmål, omfattar alla kommunala verksamheter. Målen beskriver en inriktning som gäller under planperioden. Styrelsen tar därefter mål för bolaget som knyter an till de övergripande målen. Respektive verksamhet planerar sedan i sin tur sina mål som ska vara mätbara samt aktiviteter som ska bidra till måluppfyllelsen. Resultat i ett styrningsperspektiv kräver att kommunen på ett tydligt sätt ska visa vilka effekter som ska åstadkommas för medborgarna/brukarna/kunderna. Resultatstyrning innebär att kommunen använder olika typer av resultatmått och nyckeltal för att beskriva service- och tjänstekvalitet samt effektivitet. Måtten används för att följa upp de fastställda målen. Sekreterare Clara Hoogland redogör för ärendet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att anta målen samt uppdra till VD Anders Lindholm att tillse att verksamheterna tar fram mål och aktiviteter. Ledamöterna Joel Schäfer och Anders Nyholm uppdras att till styrelsens sammanträde i september formulera en vision för bolaget. Beslutsunderlag Mål för och Borgholm Energi Elnät AB Mål- och resultatstyrning, och Borgholm Energi Elnät AB
20 113 Dnr 2016/6 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) Styrelsen beslutar vilka ärenden som är avslutade. Aktuella uppdrag, som är beslutade av styrelsen, samt ärenden som är översända till kommunstyrelsen för beslut, redovisas i bilaga Beslutsunderlag Restlista, daterad 2016-08-09
21 113 Dnr 2016/7 VD informerar Informationen är mottagen. VD Anders Lindholm informerar om aktuella möten och ärenden: VD:n för Bixia AB och Bixia ProWin AB avgår. Tjänsten som kommunikatör och chef för kundtjänst ska förhandlas enligt MBL, 19 Upphandlingsfunktion, ska förhandlas enligt MBL, 11. Daniel Petersson har tacka ja till tjänsten. Rekrytering av controller för att ersätta Daniel Peterson påbörjas omgående. Tillsättning av tjänsten som chef för VA, energi och miljö, ska förhandlas enligt MBL, 19. Fastighetsorganisation: KS återremitterade ärendet för att utreda det vidare. Kastlösa vindkraftverk kommer att kräva åtgärder framöver.
22 114 Dnr 2016/8 Meddelanden till styrelsen 2016 Revisionsrapport Fjärrvärme 2015 Revisionsrapport Elnät 2015 Dnr 2016/12 Tilläggsbudgetering för att förbättra arbetsmiljön Köpings skolkök Dnr 2016/46 Utveckling av logistiktjänsten Dnr 2016/121 Anvisning av medel Murargatan Dnr 2016/67 Tillämpning av avfallstaxa Dnr 2016/52 Åtgärder för förbättrad arbetsmiljö Löttorp 3:33 - Åkerboskolan garage/kontor Dnr 2016/57 Upplåtelse av mark för prefabricerad förskola på Rödhaken 4, Borgholm