2014-03-17 1 Plats och tid Carl August-rummet, kommunkontoret, Ödeshög, måndagen den 17 mars 2014 kl 16:00-17:00. Beslutande Jonny Ståhl (C), ordförande May Mjärdner (MP) Robert Wahlström (KD), ersättare för Weine Bäck (KD) Håkan Johansson (M) Madelaine Vilgren (S) Övriga deltagande Mari Bäckström, nämndadministratör, sekreterare Jonas Andersson (M), ej tjänstgörande ersättare Börje Lindholm (S), ej tjänstgörande ersättare Göran Berglund (C), ej tjänstgörande ersättare Utses att justera Justeringens tid o plats Madelaine Vilgren Kommunkontoret, Ödeshög Omfattar paragraferna 1-19 Underskrifter Sekreterare/Mari Bäckström... Ordförande/Jonny Ståhl. Justerande/Madelaine Vilgren Anslag/bevis Instans och datum Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-03-17 Datum för anslags uppsättande 2014-03-19 Datum för anslags nedtagande 2014-04-11 Förvaringsplats av protokollet Kommunkontoret, Ödeshög Underskrift
2014-03-17 2 Innehållsförteckning 1. Vallokaler vid EP-val den 25 maj 2014 och dess öppettider... 3 2. Vallokaler vid RKL-val den 14 september 2014 och dess öppettider... 4 3. Röstmottagare i vallokal vid EP-val den 25 maj 2014... 5 4. Röstmottagare i vallokal vid RKL-val den 14 september 2014... 6 5. Förtidsröstning - Röstningslokal vid EP-val och öppettider... 7 6. Förtidsröstning - Röstningslokal vid RKL-val och öppettider... 8 7. Behörighet att kvittera försändelser till valnämnden... 9 8. Valnämndens budget för 2014... 10 9. Placering av valsedlar i valsedelställ... 11 10. Ansvariga för institutionsröstningen vid EP-val... 12 11. Ansvariga för institutionsröstningen vid RKL-val... 13 12. Leverans av förtidsröster till vallokalerna på valdagen... 14 13. Mottagning av valmaterial på valdagens kväll... 15 14. Leverans av röster till Länsstyrelsen Östergötland valen 2014... 16 15. Tidpunkt för preliminär rösträkning vid EP-val... 17 16. Tidpunkt för preliminär rösträkning vid RKL-val... 18 17. Information till allmänheten inför valen 2014... 19 18. Arkivansvarig för valnämnden... 20 19. Övrigt... 21
2014-03-17 3 VN 1/14 Diarienummer 94/14-111 Vallokaler vid EP-val den 25 maj 2014 och dess öppettider Vallokaler och öppettider vid EP-val den 25 maj 2014 fastställs enligt följande: Valdistrikt Vallokal Öppettider Fridtjuv Berg Fridtjuv Bergskolan 09:00-13:00 och 17:00-21:00 Lysing Lysingskolan 09:00-13:00 och 17:00-21:00 Holaveden Boets bygdegård 09:00-13:00 och 17:00-21:00 Alvastra Heda församlingshem 09:00-13:00 och 17:00-21:00 Varje valdistrikt ska ha en vallokal. Valnämnden har att bestämma vilken lokal som är mest lämpad för respektive distrikt. Det är viktigt att lokalen uppfyller kraven på tillgänglighet. Vallokalerna ska som huvudregel vara öppna mellan klockan 08:00 och 21:00. Tiderna kan begränsas om väljarna ändå får goda möjligheter att rösta. Vallagen innehåller vissa minimikrav på öppethållande i vallokal, klockan 09:00-13:00 samt klockan 17:00-21:00. Kommunen måste samråda med länsstyrelsen om begränsat öppethållande. Länsstyrelsen för samråd
2014-03-17 4 VN 2/14 Diarienummer 93/14-111 Vallokaler vid RKL-val den 14 september 2014 och dess öppettider Vallokaler och öppettider vid RKL-val den 14 september 2014 fastställs enligt följande: Valdistrikt Vallokal Öppettider Fridtjuv Berg Fridtjuv Bergskolan 08:00-20:00 Lysing Lysingskolan 08:00-20:00 Holaveden Boets bygdegård 08:00-20:00 Alvastra Heda församlingshem 08:00-20:00 Varje valdistrikt ska ha en vallokal. Valnämnden har att bestämma vilken lokal som är mest lämpad för respektive distrikt. Det är viktigt att lokalen uppfyller kraven på tillgänglighet. Vallokalerna ska som huvudregel vara öppna mellan klockan 08:00 och 20:00. Tiderna kan begränsas om väljarna ändå får goda möjligheter att rösta. Vallagen innehåller vissa minimikrav på öppethållande i vallokal, klockan 09:00-13:00 samt klockan 17:00-20:00.
2014-03-17 5 VN 3/14 Diarienummer 94/14-111 Röstmottagare i vallokal vid EP-val den 25 maj 2014 Uppdra till kansliet att tillfråga de som arbetat som röstmottagare vid tidigare val samt komplettera vid behov Det ska finnas minst 4 röstmottagare för varje valdistrikt varav en ordförande och en vice ordförande. Det måste finnas minst tre röstmottagare närvarande i vallokalen vid röstmottagningen och en av dessa ska vara ordföranden eller vice ordföranden. Kansliet
2014-03-17 6 VN 4/14 Diarienummer 93/14-111 Röstmottagare i vallokal vid RKL-val den 14 september 2014 Uppdra till kansliet att tillfråga de som arbetat som röstmottagare vid tidigare val samt komplettera vid behov Det ska finnas minst 4 röstmottagare för varje valdistrikt varav en ordförande och en vice ordförande. Det måste finnas minst tre röstmottagare närvarande i vallokalen vid röstmottagningen och en av dessa ska vara ordföranden eller vice ordföranden. Kansliet
2014-03-17 7 VN 5/14 Diarienummer 94/14-111 Förtidsröstning - Röstningslokal vid EP-val och öppettider Förtidsröstning anordnas i Ödeshögs bibliotek/kommunkontorets reception under tiden 7 maj till och med 25 maj 2014. Öppettiderna följer ordinarie öppettider måndag kl 08-17:30, tisdagonsdag kl 08-16, torsdag kl 08-19, fredag kl 08-15, lördag kl 10-13 samt valdagen kl 10-21. Röstmottagningen hanteras av personal inom kommunförvaltningen till en överenskommen kostnad av 27.000 kr (totalt 54.000 kr EP- och RKL-val) Förtidsröstning anordnas även som så kallad institutionsröstning den 18 maj 2014 på Solgårdens äldrecentrum kl 10-11:30. Förutom röstning på valdagen ska det även finnas röstningslokal för förtidsröstning. Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, det vill säga den 7 maj till och med den 25 maj 2014. I första hand bör lokaler användas där det redan bedrivs någon form av aktivitet och där många väljare passerar, tillexempel bibliotek. Kommunen har också möjlighet att sluta avtal med olika lokalinnehavare om att hålla röstmottagning i deras lokaler, tillexempel på köpcentra, bankkontor eller liknande. Det som ska undvikas är lokaler med politisk eller religiös anknytning. Öppettiderna ska anpassas till när väljarna förväntas rösta. Det bör vara möjligt att kunna rösta i kommunen under hela förtidsröstningsperioden. Enligt vallagen biträder Posten AB vid val genom att lantbrevbärare agerar bud. Ärendet Förtidsröstningen har vid tidigare val förlagts till biblioteket i Ödeshög. Öppettiderna har följt bibliotekets ordinarie öppettider med tillägg för valdagen. Förtidsröstning har även anordnats som så kallad institutionsröstning på äldreboenden. P Kenell
2014-03-17 8 VN 6/14 Diarienummer 93/14-111 Förtidsröstning - Röstningslokal vid RKL-val och öppettider Förtidsröstning anordnas i Ödeshögs bibliotek/kommunkontorets reception under tiden 27 augusti till och med 14 september 2014. Öppettiderna följer ordinarie öppettider måndag kl 08-17:30, tisdagonsdag kl 08-16, torsdag kl 08-19, fredag kl 08-15, lördag kl 10-13 samt valdagen kl 10-20. Röstmottagningen hanteras av personal inom kommunförvaltningen till en överenskommen kostnad av 27.000 kr (totalt 54.000 kr EP- och RKL-val) Förtidsröstning anordnas även som så kallad institutionsröstning den 7 september 2014 på Solgårdens äldrecentrum kl 10-11:30. Förutom röstning på valdagen ska det även finnas röstningslokal för förtidsröstning. Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, det vill säga den 27 augusti till och med den 14 september 2014. I första hand bör lokaler användas där det redan bedrivs någon form av aktivitet och där många väljare passerar, tillexempel bibliotek. Kommunen har också möjlighet att sluta avtal med olika lokalinnehavare om att hålla röstmottagning i deras lokaler, tillexempel på köpcentra, bankkontor eller liknande. Det som ska undvikas är lokaler med politisk eller religiös anknytning. Öppettiderna ska anpassas till när väljarna förväntas rösta. Det bör vara möjligt att kunna rösta i kommunen under hela förtidsröstningsperioden. Enligt vallagen biträder Posten AB vid val genom att lantbrevbärare agerar bud. Ärendet Förtidsröstningen har vid tidigare val förlagts till biblioteket i Ödeshög. Öppettiderna har följt bibliotekets ordinarie öppettider med tillägg för valdagen. Förtidsröstning har även anordnats som så kallad institutionsröstning på äldreboenden. P Kenell
2014-03-17 9 VN 7/14 Diarienummer 93 och 94/14-111 Behörighet att kvittera försändelser till valnämnden Försändelser till valnämnden får var för sig kvitteras av ordförande Jonny Ståhl, nämndadministratör Mari Bäckström och registrator Malin Pilebrant-Sabel. Berörda
2014-03-17 10 VN 8/14 Diarienummer 93 och 94/14-111 Valnämndens budget för 2014 Kommunfullmäktige har fastställt valnämndens budget för 2014 till ett nettobelopp på 77.000 kr. Statsbidrag Ödeshögs kommun erhåller statsbidrag på ca 160.000 kr från Valmyndigheten för genomförande av förtidsröstning.
2014-03-17 11 VN 9/14 Diarienummer 93 och 94/14-111 Placering av valsedlar i valsedelställ I samtliga röstningslokaler och vallokaler ska valsedlarna placeras i valsedelställ enligt följande; Blanka Blanka Blanka Parti A Parti A Parti A Parti B Parti B Parti B Parti C Parti C Parti C Parti D Parti D Parti D Parti E Parti E Parti E Parti F Parti F Parti F Parti G Parti G Parti G Parti H Parti H Parti H Parti I Parti I Parti I Parti J Parti J Parti J Parti K Parti K Parti K Det är valnämnden som beslutar hur valsedlarna ska placeras i alla val- och röstningslokaler inom kommunen. Alla partiers valsedlar ska presenteras på ett likvärdigt, ordnat och överskådligt sätt. Valmyndigheten har inför valen 2014 tagit fram ett förslag på hur valsedlarna kan placeras och presenteras. Förslaget bygger på placering i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln, och det är upp till valnämnden om förslaget ska användas eller inte
2014-03-17 12 VN 10/14 Diarienummer 94/14-111 Ansvariga för institutionsröstningen vid EP-val Valnämndens ordförande Jonny Ståhl och vice ordförande May Mjärdner ansvarar för genomförandet av institutionsröstningen den 18 maj, kl 10-11:30 Förtidsröstning ska anordnas den 18 maj vid Solgårdens äldrecentrum kl 10-11:30. Lysingsrummet har bokats för ändamålet. Berörda
2014-03-17 13 VN 11/14 Diarienummer 93/14-111 Ansvariga för institutionsröstningen vid RKL-val Valnämndens ordförande Jonny Ståhl och vice ordförande May Mjärdner ansvarar för genomförandet av institutionsröstningen den 7 september, kl 10-11:30 Förtidsröstning ska anordnas den 7 september vid Solgårdens äldrecentrum kl 10-11:30. Lysingsrummet har bokats för ändamålet. Berörda
2014-03-17 14 VN 12/14 Diarienummer 93 och 94/14-111 Leverans av förtidsröster till vallokalerna på valdagen Valnämndens ordförande Jonny Ståhl och vice ordförande May Mjärdner ansvarar för leverans av förtidsrösterna till respektive vallokal på valdagen den 25/5 respektive 14/9 Kansliet ansvarar för att förtidsrösterna sorteras och packas i förseglade omslagskartonger. På valdagen ska rösterna transporteras till respektive vallokal. Berörda
2014-03-17 15 VN 13/14 Diarienummer 93 och 94/14-111 Mottagning av valmaterial på valdagens kväll 1. Valnämndens ordförande Jonny Ståhl och vice ordförande May Mjärdner ansvarar för mottagning av valmaterial på valdagens kväll 2. Mottagning sker på kommunkontoret efter kl 21:00 den 25/5 respektive efter kl 20:00 den 14/9 Efter att vallokalen stängts, rösterna räknats och rapporterats in per telefon till länsstyrelsen lämnar alla valdistrikt in sitt valmaterial till kommunen. Berörda
2014-03-17 16 VN 14/14 Diarienummer 93 och 94/14-111 Leverans av röster till Länsstyrelsen Östergötland valen 2014 Valnämndens ordförande Jonny Ståhl och vice ordförande May Mjärdner ansvarar för leverans av röster till länsstyrelsen Leverans av röster till länsstyrelsen ska ske den 26 och 28 maj samt den 15 och 17 september 2014. Berörda
2014-03-17 17 VN 15/14 Diarienummer 94/14-111 Tidpunkt för preliminär rösträkning vid EP-val Preliminär rösträkning sker onsdagen den 28 maj, kl 09:30 på kommunkontoret Tre dagar efter valdagen ska en preliminär rösträkning genomföras. Då behandlas de förtidsröster som inte granskats i vallokalen.
2014-03-17 18 VN 16/14 Diarienummer 93/14-111 Tidpunkt för preliminär rösträkning vid RKL-val Preliminär rösträkning sker onsdagen den 17 september, kl 09:30 på kommunkontoret Tre dagar efter valdagen ska en preliminär rösträkning genomföras. Då behandlas de förtidsröster som inte granskats i vallokalen.
2014-03-17 19 VN 17/14 Diarienummer 93 och 94/14-111 Information till allmänheten inför valen 2014 1. Annonsering sker i Östgöta Correspondenten och Östgötatidningen 2. Information läggs ut på kommunens hemsida www.odeshog.se 3. Ordföranden och kansliet får i uppdrag att utforma annonserna Berörda
2014-03-17 20 VN 18/14 Diarienummer 157/13-004 Arkivansvarig för valnämnden Kommunsekreteraren utses som arkivansvarig tjänsteman för valnämndens arkiv För att fullgöra arkivuppgifterna hos valnämnden ska en arkivansvarig tjänsteman utses. Sedan 2012 ingår Ödeshögs kommun som en del i ITSAM ARKIV. Vid tillsyn 2013-03-07 framkom att nämnden har att utse en arkivansvarig tjänsteman. Beslutsunderlag ITSAM tillsynsprotokoll arkiv 2013-03-07 ITSAM Arkiv Kommunsekreteraren
2014-03-17 21 VN 19/14 Övrigt Utbildningstillfällen 13/5 Utbildning av röstmottagare EP-val, kl 19:00 i Carl August-rummet 19/8 Utbildning av röstmottagare RKL-val, kl 19:00 i Carl August-rummet Valnämndens ledamöter erbjuds möjlighet att närvara vid de båda utbildningstillfällena. Kansliet samordnar utbildning/genomgång med berörda röstmottagare vid förtidsröstning. Kansliet samordnar genomgång av manual för mottagning av valmaterial på valdagens kväll med berörda personer.