Plats och tid Sammanträdesrum Yxningen, Nya kommunhuset, kl 13.30 16.40 Beslutande Ledamöter Elisabet Edlund (S), ordförande Magnus Hesse (M), vice ordförande Thomas Lidberg (S) Mira Wedenberg (M) Joakim Magnusson (C) Övriga närvarande Ersättare Lars-Åke Bergstrand (S) Anders Byström (FP) Övriga närvarande Justering Utses att justera Andreas Capilla, kommunchef Anita Sjösvärd, kommunsekreterare Thomas Lidberg (S) Justerande paragrafer Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Anita Sjösvärd Elisabet Edlund Thomas Lidberg ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift
Förteckning över planerings- och ets ärenden Ärende 1 Ekonomi - uppföljning 2 Aktuell strategisk utveckling 3 Personal - uppföljning 4 Information från verksamheten 5 Nytt inför 2015 6 Granskningsrapport organisation och bemanning IFO - uppdrag 7 Medborgarförslag Mat producerad på ett etiskt och hälsosamt sätt - uppdrag 8 Boende för ensamkommande barn i Björsäter - utredning 9 Nytt boende för ensamkommande barn i Åtvidabergs tätort - utredning 10 Förslag till föreläggande att besluta om verksamhetsområde för kommunalt avlopp inom området Kvarnvik-Holmbo remiss - uppdrag 11 Förslag till nytt arbetssätt för nyanländas etablering i Östergötland - remiss 12 Krisberedskap Ordförandes
1 Ekonomi uppföljning Ekonomichefen lämnar vid dagens sammanträde med planerings- och et en utblick över makroekonomin såsom långsam konjunkturuppgång men fortfarande lågkonjunktur i Sverige, exportsektorn och BNP-tillväxten. Ekonomichefen sammanfattar vidare kommunens ekonomi 2014, kommunens ekonomi inför 2015 samt ser framåt på kommunsektorns ekonomi 2016 2018. Ordförandes
2 Aktuell strategisk utveckling Kommunstyrelsen har beslutat godkänna projektplan för kommunens fortsatta översiktsplanearbete. Projektplanen har utarbetats på kommunens uppdrag av konsult Bengt Gustavsson, som vid dagens sammanträde med planerings- och et lämnar en avrapportering av pågående arbete samt förslag till fortsatt arbete. Ordförandes
3 Personal uppföljning Kommunchef Andreas Capilla lämnar under denna rubrik nedanstående information. Rekrytering av tjänsten som trygghets- och säkerhetssamordnare tillsammans med Valdemarsviks kommun är nu genomförd. Sarah Andersson har förordnats till tjänsten. Ordförandes
4 Information från verksamheten Kommunchef Andreas Capilla lämnar under denna rubrik nedanstående information. Den 29 januari 2015 anordnas ny företagslunch i Sessionssalen. Hans Grimsell, rektor på Alléskolan, kommer därvid att informera om IT-utvecklingen. Workshop kommer att anordnas tillsammans med Riksbyggen gällande Kopparsvanen och framtiden för kommande ny- och ombyggnadsetapper. Kommunchefen informerar om det strömavbrott som drabbade Åtvidaberg på kvällen den 23 december 2014 och den beredskap som träder in. Felet som slog ut strömmen berodde på kortslutning i en fördelningsstation. Det mest akuta i ett sådant läge är att kontrollera att äldreomsorg och hemtjänst fortfarande fungerar. Dock fungerade inte mobilnätet för de flesta vilket kan påverka vissa trygghetstelefoner. Kommunen har för avsikt att ta upp en dialog med Telia om bättre backup. Beredskap fanns att starta upp en krisorganisation då SMHI gick ut med stormvarning i början av januari. Ordförandes
5 Nytt inför år 2015 information Region Östergötland Den 1 januari 2015 bildades Region Östergötland. Den främsta förändringen är att Landstinget tar över ansvaret för de regionala utvecklingsfrågorna från Regionförbundet Östsam. Den nya regionen kommer att ansvara för hälso- och sjukvårdsfrågor, kollektivtrafik samt regional utveckling. Landstinget tar över merparten av Östsams arbete samt ett fåtal av Länsstyrelsens uppgifter som till exempel vissa företagsstöd. Kommunchefen redovisar Region Östergötlands arbetsuppgifter och ansvar samt effekter av regionbildningen. RTÖG Kommunchef Andreas Capilla informerar inför kommunens inträde i kommunalförbundet Räddningstjänsten Östra Götaland tillsammans med kommunerna Linköping, Norrköping, Söderköping och Valdemarsvik. Ingen större förändring kommer att märkas hos kommunmedborgarna, endast förändringar i ledningsfunktionen. Överförmyndare Från och med 1 januari 2015 samverkar Åtvidabergs kommun med Vimmerby, Kinda och Ydre kommuner i överförmyndarfrågor. Syftet med samverkan är att säkerställa kompetens och kontinuitet och bibehålla fortsatt hög kvalitet och service på överförmyndarverksamheten i samtliga kommuner. Verksamheten drivs från ett gemensamt kontor i Vimmerby. Namnet på samverkansorganisationen är Överförmyndare i Samverkan (ÖVIS). Ordförandes
6 Dnr ATVKS 2014-00632 007 Granskningsrapport organisation och bemanning IFO uppdrag Planerings- och ets beslut Planerings- och et beslutar uppdra till vård- och omsorgsutskottet att bereda ärendet samt upprätta förslag till svar på Kommunrevisionens rapport. Kommunrevisionen har gjort en fördjupad granskning av organisation och bemanning inom IFO. Utgångspunkten har varit den instabila personalsituationen och styrelsens förmåga att upprätthålla kompetensen hos personalen. I granskningen framkommer att personalsituationen har varit och alltjämt är ansträngd. Den policy och de riktlinjer som finns för kvalitetssäkring är tillfredsställande men i granskningen har vi inte kunnat finna att de kvalitetskontroller som ska göras utförs med den regelbundenhet som riktlinjerna föreskriver och heller inte riktigt på det sätt som anges i riktlinjerna. Mot bakgrund av det som framkommer i granskningen lämnar revisionen vissa rekommendationer. Kommunrevisionen önskar svar från kommunstyrelsen på vilka åtgärder som övervägs med anledning av granskningsrapporten senast den 31 mars 2015. Ordförandes
7 Dnr ATVKS 2014-00528 092 Medborgarförslag Mat producerad på ett etiskt och hälsosamt sätt - uppdrag Planerings- och ets beslut Planerings- och et beslutar överlämna medborgarförslaget - Mat producerad på ett etiskt och hälsosamt sätt - för handläggning. Ett medborgarförslag angående mat producerat på ett etiskt och hälsosamt sätt har väckts genom att lämnas till kommunledningsförvaltningen. Förslagsställarna vill att kommunfullmäktige snarast ser över kommunens upphandlingspolicy då det gäller inköp av livsmedel och inför en policy, som tydliggör att kommunen framöver enbart ska upphandla livsmedel som minst uppfyller miljöstyrningsrådets baskrav. Detta bör gälla kommunens alla restauranger och storkök med i första hand kommunens förskolor och skolor. Förslagsställarna menar att skattepengar inte ska gå till att köpa in mat som har producerats på ett sätt som medför risk för allas hälsa samt går emot de regler som svenska politiker kräver av svenska lantbrukare. Kommunfullmäktiges handläggning Kommunfullmäktige har beslutat godkänna kommunstyrelsen som remissinstans för nämnda medborgarförslag. Ordförandes
8 Dnr ATVKS 2014-00565 133 Boende för ensamkommande barn i Björsäter uppdrag Planerings- och ets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att starta upp ett tillfälligt boende för som mest 10 ensamkommande flyktingbarn i Björsäters gamla servicehus så snart verksamheten tillåter. Boendet i Björsäter ska ses som en tillfällig lösning till dess att ett nytt boende är färdigställt. Hyreskontraktet i Björsäter går ut i mars 2016 och då ska det nya boende senast vara färdigställt. Antalet ensamkommande barn har under 2014 ökat dramatiskt i landet och så även i Åtvidaberg. Vid årets ingång hade vi avtal med Migrationsverket om att ha tre platser för asylsökande ensamkommande barn. Nu i slutet av året är vi snart uppe i att kontinuerligt ha åtta platser för denna målgrupp. I realiteten innebär det att behovet av boende för ensamkommande ungdomar ökat från de 11 platser vi hade vid ingången till 2014 till att nu istället uppskattas till ett behov av 20 boendeplatser under 2015. Alla indikationer vi får från såväl Migrationsverket som Regeringskansliet är att vi inte kan förvänta oss att antalet ensamkommande barn i närtid kommer minska utan snarare öka. Det är därför av yttersta vikt att vi har god framförhållning i vår planering av mottagandet av dessa individer. Kommunen behöver därför se över vilka ytterligare alternativ till boenden vi kan erbjuda dessa ungdomar. Vi har idag en fastighet i Björsäter som har visat sig vara mycket svårt att belägga med hyresgäster, det bor där idag en person och vi har nio lägenheter som står tomma. Vid en första anblick bedöms fastigheten vara lämplig för att inrymma ett bra boende för ensamkommande ungdomar. Kommunen äger dock inte fastigheten utan har ett hyreskontrakt som löper ut under första kvartalet 2016. Det är därför angeläget att även ha en dialog med fastighetsägaren om hur han ser på den eventuellt nya inriktningen. Det ställs idag höga krav på ett boende för ensamkommande barn och förvaltningen behöver utreda huruvida dessa krav kan, eller bör, uppfyllas för att det ska bli ett boende som bidrar till att de ensamkommande ungdomarna från kommunen får så goda förutsättningar som möjligt att integreras i det svenska samhället. Kommunstyrelsens handläggning Kommunstyrelsen har i december 2014 beslutat uppdra till kommunledningsförvaltningen att samordna ett uppdrag att starta ett boende för ensamkommande barn i Björsäter. Övriga förvaltningar som deltar i utredningsuppdraget är vård- och omsorgsförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen och fastighetsförvaltningen. Ärendet bereds i planeringsoch et och ska återrapporteras till kommunstyrelsen senast i februari månad 2015. Ordförandes
11 Dnr ATVKS 2014-00551 018 Förslag till nytt arbetssätt för nyanländas etablering i Östergötland förslag Planerings- och ets beslut Planerings- och et beslutar uppdra till kommunledningsförvaltningen att utarbeta förslag till svar på förslaget som kan föreläggas kommunstyrelsen vid dess sammanträde i februari 2015. För att skapa förutsättningar för ett fortsatt starkt offentligt engagemang för regionala utvecklingsfrågor i samband med att Region Östergötland bildas tillsattes under våren 2014 inom ramen för projektet Utveckling Östergötland fyra gemensamma politiska arbetsgruppen inom områdena kultur, attraktivitet, tillväxt/innovation och integration. För området integration var uppdraget att tillsammans med berörda parter föreslå hur det praktiska arbetet bör organiseras och samordnas med hänsyn till parternas ansvar och uppdrag. Integrationsgruppen har utarbetat ett förslag till en Östgötamodell där Östergötlands integrationsråd får ett tydligare mandat från kommunerna att hantera frågor rörande flyktingmottagande. Förslaget innebär vidare bland annat att kommunerna tar ansvar för det gemensamma utvecklingsarbete, finansierat med de s k 37-medel, som Regionförbundet ÖSTSAM bedrivit samt själva samordnar de professionella nätverken för erfarenhetsutbyte. Region Östergötland kommer fortsättningsvis, inom ramen för Kompetensplattformens arbete samt strukturfondsarbetet, ha fokus på integration. För att omsätta arbetsgruppens förslag i verkligheten har integrationsrådet tagit initiativ till att skicka förslaget på remiss till berörda organisationer. Rådet vill poängtera vikten av att se möjligheter och inte hinder för att realisera förslaget. Åtvidabergs kommun ombedes att inkomma med synpunkter på förslaget senast den 30 januari 2015 till Region Östergötland. Planerings- och ets handläggning Planerings- och et har vid sitt sammanträde i december 2014 beslutat återremittera ärendet till kommunledningsförvaltningen för kompletterande information. Kommunen har vidare hos Region Östergötland begärt förlängd remisstid till den 10 februari 2015 för kommunens synpunkter på förslaget. Ordförandes
10 Dnr ATVKS 201400-614 351 Allmänna vattentjänster i bebyggelseområdet Kvarnvik-Holmbo, Åtvidabergs kommun Planerings- och ets beslut Planerings- och et beslutar uppdra till samhällsbyggnadsförvaltningen att i samråd med miljönämnden och Åtvidabergs Vatten AB handlägga länsstyrelsens förslag till beslut avseende allmänna vattentjänster i området Kvarnvik-Holmbo. Länsstyrelsen har under år 2013 och 2014 genomfört ett tillsynsprojekt enligt lagen om allmänna vattentjänster (LAV) för att säkerställa att kommunen fullgör sin skyldighet enligt 6 i LAV. Inom projektet har tillsyn bedrivits i Åtvidabergs och Norrköpings kommuner, men länsstyrelsen har för avsikt att under kommande år bedriva tillsyn även i länets övriga kommuner. Åtvidabergs kommun ombads i juni 2013 att lämna ett antal uppgifter om bland annat aktuella verksamhetsområden enligt LAV, kommunens strategi för VA-frågor och organisation för arbetet. Under projekttiden har Åtvidabergs kommun antagit en VA-plan. I planen anges att det ska utredas om områdena Kvickstorp och Kvarnvik-Holmbo ska förses med allmänna vattentjänster inom fem år. Åtvidabergs kommun har den 26 mars 2014 beslutat om verksamhetsområde för vattenförsörjning och spillavloppsvatten för Kvickstorp. Länsstyrelsen har i skrivelse meddelat att de har för avsikt att förelägga Åtvidabergs kommun att besluta om verksamhetsområde för kommunalt avlopp inom området Kvarnvik-Holmbo. Länsstyrelsen översänder ett förslag till beslut avseende allmänna vattentjänster i bebyggelseområdet Kvarnvik-Holmbo. Åtvidabergs kommun anmodas lämna synpunkter på förslaget till beslut senast den 26 januari 2015. Ordförandes
9 Förslag om tillskapande av nytt boende för ensamkommande ungdomar i Åtvidabergs tätort Planerings- och ets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att uppdra till vård- och omsorgsförvaltningen och fastighetsförvaltningen att tillskapa ett boende för ensamkommande flyktingbarn. En långsiktigt lämplig placering av ett boende för yngre är så centralt som möjligt i Åtvidaberg. När biblioteket flyttas till sina nya lokaler föreslås att kommunen fortsatt förhyr den gamla bibliotekslokalen i ytterligare 5 år och att förvaltningarna i samråd med fastighetsägaren snarast efter biblioteket flyttat ur lokalerna iordningställer dem till boende för ensamkommande ungdomar. Antalet barn och unga som kommer utan föräldrar eller annan vuxen till Sverige ökar och har så gjort de senaste åren. Under 2014 har antalet ungdomar ökat så mycket att det varit svårt för kommunen att bereda plats för de som anvisats. Den 22 september 2014 fick kommunen meddelande från Länsstyrelsen att antalet ensamkommande barn med behov av asylplats i Östergötland ökar från 95 platser 2014 till 145 asylplatser 2015. För Åtvidabergs del innebär det en ökning från de tre platser vi hade vid ingången till 2014 till tio platser vid ingången av 2015. Den fjärde november kom Migrationsverket med en ny prognos där antalet ensamkommande hade ökat från tidigare 6 500 asylsökande ensamkommande barn till 8 000. Detta innebär med stor sannolikhet att vi behöver förbereda oss på att kunna ta emot fler än de 10 asylplatserna. Eftersom asylprocessen är relativt snabb för flera nationaliteter så innebär det i praktiken att vi uppskattar det till att vi i kommunen kommer behöva bereda plats för att erbjuda boende för minst 25 ensamkommande barn och ungdomar. Vårt nuvarande EKB-boende inrymmer 11 lägenheter, vi saknar alltså minst ytterligare 14 lägenheter utifrån länsstyrelsens fördelningstal för länet. Kommunen erhåller ersättning från Migrationsverket för de ensamkommande ungdomarna som ska täcka kommunens kostnader för bland annat boende, personal och skola. Kommunens ersättning uppgår till 1 900 kronor/dygn och plats, vilket innebär att kommunen får en ersättning motsvarande 693 500 kronor/år och plats. Om asylplatsen inte nyttjas av Migrationsverket utgår ändå för varje outnyttjad avtalad plats en ersättning på 1 600 kronor/dygn. Bedömningen är att kommunen kommer ha full kostnadstäckning för de ensamkommande ungdomarna så länge de är inskrivna i Migrationsverkets mottagningssystem. Det finns i dagsläget i stort sätt inga lediga lägenheter i Åtvidaberg. För att öppna upp ett nytt boende för ensamkommande ungdomar skulle kommunen vara tvungna att bygga ett nytt boende som skulle uppbringa en hög investeringskostnad och ett lågt alternativvärde den dag då efterfrågan minskar. Det finns idag endast en lokal i Ordförandes
forts 9 Åtvidabergs tätort som anses möjlig att inrymma en HVB-verksamhet för ensamkommande ungdomar, med möjlighet att samla minst 10 boende, personal och gemensamhetsytor, och det är i den lokal som kommunens bibliotek ska flytta från. Ytan är närmare 700 kvadratmeter och lokalens disposition kan väl lämpas för att skapa såväl enklare boenderum till en låg kostnad, som gemensamhetsytor, toaletter och duschar. Det är även en positiv aspekt att verksamheten då blir centralt placerad med närhet till skola och fritidsutbud. En viktig aspekt är även möjligheten att rekrytera kompent personal till verksamheten. Här ser vi en fördel i att ha verksamheten belägen på promenadavstånd från resecentrum. Förutsättningarna är att boendestandarden ska kunna användas som HVB-boende för ensamkommande ungdomar och uppfylla de krav som ställs på ett sådant boende. Ordförandes
12 Krisberedskap Med anledning av ny mandatperiod informeras utskottet vid dagens sammanträde om nu gällande dokument vid krisberedskap såsom krisledningsplan, kommunal risk- och sårbarhetsanalys och handlingsprogram enligt lagen om skydd mot olyckor. Ordförandes