Kapitel 9 Kundreskontra Innehåll Kundreskontra...3 Inbetalningar...4 Fakturanummer...5 Fakturadatum...5 Ordernummer...5 Att betala / betalt...5 Förf.dag/bet.dag...5 Bet.via...5 Avi nr...5 Differens...5 Diff ok?...5 Utg.saldo...5 Ränta...5 Kommentarer...5 Uppdatera reskontra...6 Påminnelser...7 Faktura...7 Datum...7 Förfallodag...7 Kund...8 Belopp...8 Saldo...8 Dgr...8 Ant.påmin...8 Påmin...8 Urval av fakturor...8 Viss kund...8 Förfallna...8 För inkasso...8 Samtliga...8 Markerade...8 Markera valda...8 Avmarkera alla...8 Markera för påminnelse...9 Utskrift av påminnelser...9 Uppdatera påminnelser...9 Fakturakontrollen...10 Byte av förfallodatum...10 Flik #1 - Fakturainfo...11 Ordernummer...11 Moms...11 DMS Sweden AB 2001 sid 1
Senast betalt...11 Betalt via...11 Kreditvillkor...11 Slutbetalt...11 Betalt belopp...11 Kreditfaktura nummer...11 Påmind datum...11 Saldo...11 Fakturarader...11 Flik #2 Kontering...12 Flik #3 Inbetalningar...12 Flik #4 - Fakturor...13 Omutskrift av faktura...13 Omutskrift av följesedel...13 Skapa Excel fil?...13 DMS Sweden AB 2001 sid 2
Kundreskontra Kundreskontran har sin egen undermeny och består av följande huvudfunktioner; 1. Inbetalningar 2. Påminnelser En kundreskontra innehåller vanligtvis även en del utskrifter och rapporter, dessa finner du dock inte i den här menyn utan i Rapportcentralen under kategorin 'Kundreskontra'. Rapportcentralen finns som ett menyval sist i Kunder menyn eller genom att trycka CTRL F3. Så snart du skapar en faktura hamnar fakturan i kundens reskontra. Om fakturan förblir obetald även efter förfallodatumet kan du använda programmet för att skicka en eller fler påminnelser till kunden, inget spärr finns på hur många du kan skicka 1. När faktura betalas registrerar du betalningen i Inbetalningar. Blir fakturan endast delbetald kan du välja att godkänna differensen eller låta fakturan förbli obetald tills kunden betalar resten. 1 Däremot kan man fundera på hur många det är meningsfullt att skicka. DMS Sweden AB 2001 sid 3
Inbetalningar Registrering av inbetalningar gör du när du har fått betalt för en eller flera fakturor. Programmet låter dig registrera ett valfritt antal inbetalningar eller delbetalningar och sedan uppdatera reskontran vid ett och samma tillfälle. Utifrån registrerade inbetalningar kan du skriva ut en inbetalningsjournal som delar upp betalningar per datum och betalningssätt dvs Post, bank eller kontant. Inbetalningsformuläret fungerar så att du skriver in ett fakturanummer och bekräftar och/eller lägger till uppgifter om betalningen. Programmet föreslår hela tiden datum och belopp som du kan justera vid behov. Betalningssätt och datum rullas vidare till nästa inbetalningen under premissen att du registrerar dagens post vid ett och samma tillfälle. I följande uppställning ser du vilka uppgifter som ingår i inbetalningsformuläret och hur de används. DMS Sweden AB 2001 sid 4
Fakturanummer Fakturadatum Ordernummer Att betala / betalt Förf.dag/bet.dag Bet.via Avi nr Differens Diff ok? Utg.saldo Ränta Kommentarer Ange ett giltigt fakturanummer. Endast obetalda eller delbetatalda fakturor får anges. Om du behöver hjälp med att hitta ett fakturanummer kan du klicka på knappen? till höger om fältet för att kunna söka i listan av obetalda fakturor med hjälp av kundnamn, ordernummer mm. Du kan använda högerklickmenyn för att söka / sortera i listan av obetalda fakturor. När du har hittat fakturan du letar efter kan du dubbelklicka på den för att föra in det i inbetalningsformuläret. Datum när fakturan skapades ej ändringsbart Det första eller enda ordern som är grunden till fakturan Programmet föreslår betalt belopp som du kan justera vid behov Förfallodatum och betalningsdatum. Programmet föreslår betalningsdatum som du ändrar genom att markera fältet och trycka + eller - tangenterna. Om du vill skriva in ett datum måste du skriva datumet utan - tecknet. Betalningssättet dvs post eller bank Identifikationen av postens eller bankens betalningsavi Ev skillnad mellan belopp att betala och betalt belopp Markera om du godkänner en differens för att få bort fakturan från påminnelselistan. Kvarvarande saldo när inbetalningen är registrerad Ev räntesumma om du har bestämt att kunden skall debiteras dröjsmålsränta Ev kommentarer till inbetalningen DMS Sweden AB 2001 sid 5
När du har kommit så här långt skall du trycka 'Spara' knappen för att spara registreringen. Detta uppdaterar inte reskontran omedelbart utan lägger till inbetalningen i en lista med inbetalningar i formulärets nedre del. Uppdatera reskontra I och med att en eller flera inbetalningar är registrerade kan reskontran uppdateras vilket sker med hjälp av knappen 'Uppdatera'. Bekräfta att reskontran skall uppdateras och programmet utför själva uppdateringen och frågar om du vill skriva ut en inbetalningsjournal (rekommenderas). Om du inte vill uppdatera reskontran just då går det bra att avsluta och komma tillbaka för att jobba vidare med inbetalningar vid ett senare tillfälle.. DMS Sweden AB 2001 sid 6
Påminnelser Påminnelse funktionen i SoS2000 är en samlingsplats för obetalda fordingar dvs fakturor. Genom att dessa finns på ett och samma ställe kan du lätt bestämma vilka som skall påminnas eller krediteras eller om du bara vill skriva ut en fakturakopia. I kombination med högerklickmenyn som låter dig söka och sortera listan är detta en mycket användbar funktion i programmet; När du öppna påminnelseformuläret hämtas alla obetalda kundfakturor ur databasen, om du är ansluten via en långsam anslutning kan det ta en stund om du har väldigt många obetalda fakturor i din reskontra. Fakturorna visas i stigande fakturanummer följd vilket är detsamma som äldsta först. För varje faktura visas följande uppgifter; Faktura Datum Förfallodag Fakturanumret Fakturadatumet Fakturans förfallodatum - kan ändras genom att markera hela fältet och trycka på + eller - tangenterna. DMS Sweden AB 2001 sid 7
Kund Belopp Saldo Dgr Ant.påmin Påmin Fakturamottagaren Fakturabeloppet - röd bakgrund indikerar en kreditfaktura Summan som återstår att betala Antalet dagar försenat - färgskala från blå till röd indikerar hur försenad betalningen är Hur många påminnelser som har skickats Klicka på knappen om du vill skicka en påminnelse på fakturan Urval av fakturor För att underlätta valet av fakturor som skall få en påminnelse finns en rad med små knappar överst i formuläret; Viss kund Förfallna För inkasso Samtliga Markerade Markera valda Avmarkera alla Aktiverar en dropplista med en rad för varje kund som har en obetald faktura. Genom att välja en kund ur listan visas de obetalda fakturor som den kunden har Visar bara förfallna fakturor Visar bara de fakturor som har fått 2 tidigare påminnelser Visar samtliga obetalda fakturor Visar endast fakturor markerade för påminnelse Markera fakturor valda med föregående funktioner för utskrift av påminnelse Avmarkerar alla fakturor för utskrift av påminnelse DMS Sweden AB 2001 sid 8
Markera för påminnelse Klicka på knappen intill kryssrutan. När en faktura är vald för påminnelse markeras kundens namn med blå bakgrund. Utskrift av påminnelser Det finns två utskrifter tillgängliga från utskriftsmenyn i formuläret, den ena utskriften är en kontrollista över de fakturor som har markerats för påminnelse och den andra utskriften skriver ut påminnelserna. Dubbelklicka på den utskrift du önskar skriva ut. Uppdatera påminnelser Uppräkning av antalet påminnelser för en faktura sker inte automatiskt i och med att du skriver ut en påminnelse. Du måste klicka på knappen 'Uppdatera påminnelser' för att de fakturor som är markerade för påminnelseutskrift skall få sin räknare uppdaterad och stämplas med påminnelsedatumet. DMS Sweden AB 2001 sid 9
Fakturakontrollen Fakturakontrollen används för att titta på en enskild faktura ifall du behöver kontrollera ett belopp, ändra kredittiden, göra en omutskrift av fakturan, göra en omutskrift av en följesedel eller kreditera hela fakturan. Du kan söka en faktura på fakturanumret, kundnamn, kundnummer, ordernummer eller fakturadatumet. Om din sökning resulterar i mer än en faktura läggs resultatet i flik 'Fakturor' där du kan söka vidare tills du hittar den du letar efter. Byte av förfallodatum Förfallodatumet för en faktura kan ändras genom att markera hela förfallodatumfältet och sedan trycka + eller - tangenten för att öka resp minska förfallodatumet. Fakturakontrollen består sedan av en huvuddel och en underdel där underdelen i sin tur består av 4 flik; DMS Sweden AB 2001 sid 10
Flik #1 - Fakturainfo Ordernummer Första eller enda ordernumret som är grunden till fakturan. Om fakturan är en samlingsfaktura måste du titta längre ned på sidan för att se vilka order som ingår i fakturan Moms Senast betalt Betalt via Kreditvillkor Slutbetalt Betalt belopp Kreditfaktura nummer Påmind datum Saldo Fakturarader Fakturans momsbelopp Datum för senaste betalning eller delbetalning Visar betalningssättet för fakturan Fakturans kreditvillkor, ändras när du byter förfallodatum Datum för sista betalning eller delbetalning Summan av betalningar Numret på en ev kreditfaktura till denna faktura Datum för senaste påminnelse Hur mycket som finns kvar att betala på fakturan Här visas information ur fakturans fakturarader bl.a ordernummer, artikelinformation och pris. DMS Sweden AB 2001 sid 11
Flik #2 Kontering I denna flik kan du se konteringen för en faktura dvs konto och belopp samt en summering av debit och kredit. Flik #3 Inbetalningar Här visas ev inbetalningar avseende den aktuella fakturan samt möjlighet att makulera en inbetalning dvs ta bort den gjorda inbetalningen eller att godkänna differens för en inbetalning. DMS Sweden AB 2001 sid 12
Flik #4 - Fakturor I fliken Fakturor kan du se en lista bestående av;?? samtliga fakturor?? endast obetalda fakturor?? endast förfallna fakturor valet 'samtliga' kan ta lite tid att visas om du har många fakturor och en långsam anslutning eller nätverk. Genom att dubbelklicka på ett fakturanummer i listan aktiveras fakturan som den aktuella fakturan och bilden växlar automatiskt till flik #1. Du kan använda högerklickmenyn för att sortera om listan eller filtrera den för en viss kund eller fakturadatum m.fl. Omutskrift av faktura Klicka på knappen för att göra en omutskrift av den aktuella fakturan. Omutskrift av följesedel 2 Klicka på knappen för att göra en utskrift av följesedeln (netto) till den aktuella fakturan Skapa Excel fil? Är valet markerat kommer programmet att skapa en Excelfil av fakturauppgifterna när du klickar på 'Omutskrift' knappen. 2 Kan ej användas för samlingsfakturor, se Omutskrift följesedel i Rapportcentralen istället. DMS Sweden AB 2001 sid 13
DMS Sweden AB 2001 sid 14
DMS Sweden AB 2001 sid 15