Kommunala fordon - drift och uppföljning Workshop 24 september 2008 Hållbar Mobilitet Skåne Maria.Losman@ecoplan.se Tel 031-3399333
God fordonshantering Frigör bilanvändares arbetstid till själva jobbet. Ger bättre kostnadskontroll på kommunens 3:e 5:e största utgiftspost. Innebär ökade förutsättningar för att kommunen följer lagen. besiktning däckbyten skattemärken systematiskt arbetsmiljöarbete Underlättar miljöarbetet.
Fordonskompetens Inköp Fordonstyp Upphandling Rabatter/Avtal Säkerhetskrav Miljökrav Arbetsmiljökrav Drift Bränsle Försäkring Service Däck Administration Fakturor Förarkontakt Finansiering Eget ägande Leasing Räntor Restvärde Innehavstid Avveckling Kontraktsförlängning Eget utköp Personalköp Bilhandeln/auktion
Nötter att knäcka Ska kommunen styra till telefonmöten/video-webbmöten, kollektivtrafik, cykel och gång? Ska kommunens behov fortsätta (delvis) lösas med hjälp av personalens egna bilar i tjänsten? Hur stor del av rese- och transportberoende verksamhet ska köpas in av extern utförare?
Förslaget till inköpspolicy Det ska finnas en bilansvarig som har överblick på hela fordonsparken. Uppföljningssystem ska finnas (för att följa upp att rätt bränsle tankas) En bilansvarig med tydligt ansvar och befogenheter är en förutsättning för en god fordonshantering.
Nyckelpersoner för förankring och beslut Medarbetare på personalavdelningen, personalchef Medarbetare på ekonomiavdelningen, ekonomichef Medarbetare på de enheter som använder bilarna, även förtroendevalda Receptionist/sekreterare som bokar resor Förvaltningschefer, chefer med personalansvar Förtroendevalda som fattar beslut och tar del av uppföljning Miljöchef Trafiksäkerhetsansvarig Inköpare/beställare av fordon och transporter Fackföreningar
Nyckelpersoner för förankring och beslut Medarbetare på personalavdelningen, personalchef Medarbetare på ekonomiavdelningen, ekonomichef Medarbetare på de enheter som använder bilarna, även förtroendevalda Receptionist/sekreterare som bokar resor Förvaltningschefer, chefer med personalansvar Förtroendevalda som fattar beslut och tar del av uppföljning Miljöchef Trafiksäkerhetsansvarig Inköpare/beställare av fordon och transporter Fackföreningar
Förankring formellt och informellt Arbetsgrupp Referensgrupp KSAU Styrgrupp Genom faktainsamling Diskussioner vid fikaborden Diskussioner med enskilda
Koll på kostnaderna
Fordon kostar mycket pengar Ersättningen för egen bil i tjänsten Leasingavgifter/inköp Värdeminskning Drivmedel Service Reparationer Försäkringspremier
Dessutom: Skadekostnader, självrisker, sjukskrivning av skadad personal, vikarier Självrisk och självriskeliminering Bonusförluster Kompetensutveckling Avskrivning Däck Skatt Garage Besiktning Ränta
Livscykelkostnader Nivå 100 Inköp Innehav-drift Avslut Pris/rabatt Ränta 15-20 % Service, bränsle, admin/ uppföljning, reaktion 40-50 % Restvärdet, rekond. Mm 35-45 % Nivå Mot 0 Källa: Lars Peterson, PKvadrat HB/Ynnor AB, lars@pkvadrat.se tel 0705-913116.
Koll på arbetsmiljöansvaret
Ett fordon är en mobil arbetsplats hemtjänst hemsjukvård inspektioner vaktmästeri- och service renhållning parkunderhåll lärares resor mellan olika skolor möten med medborgare dagbarnvårdare som kör barn till aktiviteter osv.
Ansvar för arbetsmiljön Arbetsgivaren har huvudansvaret och skall systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten Arbetstagaren skall medverka i arbetsmiljöarbetet
10 000-kronorsfrågan: Vem ansvarar för arbetsmiljön i din kommun?
Koll på miljön
Ex 60 vanliga kommunbilar ALTERNATIV BILAR KOSTNAD/ÅR KKR ÅRLIGT UTSLÄPP CO2 TON Nuläge 15 Renault Clio bensin 30 Renault Megane bensin 5 Renault Kangoo bensin 10 Renault Kangoo diesel 3 030 247 Gas 50% fossilgas 50% biogas (Gas 100% biogas) 60 Opel Combo CNG E85 60 Ford Focus FFV 3 176 121 2 885 120 (60) Diesel 30 Renault Megane diesel 30 Renault Kangoo diesel 3 225 211
Uppföljning vem vill veta vad? Ks, nämnd, förvaltningschefer kostnader Miljöansvarig/Ag21 klimatpåverkan Personalchef, chefer, arbetsledare risk för trafikskada
Uppföljning är lätt när Varje fordon har eget kostnadsställe i bokföringen. Det finns tydliga krav på leveransstatistik från drivmedelsleverantörer. Det finns en ansvarig. Det finns efterfrågan på uppföljning från en ledning och resultaten får konsekvenser.
Lycka till!
Styrande dokument Inköpspolicy i kf/ks/nämnd Bilinstruktion
Instruktion i bilarna Körjournal, instruktioner hur du som förare gör Var fordonet tankas och rutiner för betalning Förarens ansvar för tankning, påfyllning av spolarvätska etc. Kontaktuppgifter till person som ansvarar för fordonet för rapportering av fel. Skötsel Tvättning in- och utvändigt Hur skall fordonet servas, med vilka finns avtal När skall fordonet servas, rapportering av mätarställning Vid olycka Rapportering av skada Handläggning vid olycka, polisinsats, bärgning Ersättningsfordon Körsäkerhet Påminnelse följa lagar och regler Inställningar i fordonet, säte, nackstöd mm Sparsam körning Påminnelse alkohol och mediciner Påminnelse att föraren betalar böter
Centralt fordonsansvarig Analyserar behov Beslutar om och när och hur fordon ska leasas/köpas, behållas och avyttras. Beslutar om storlek och utrustning på fordon. Beslutar var fordon ska placeras. Beslutar om rutiner för administration. Ansvarar för återkoppling till ks. Föreslår uppdatering av policy. Arrangerar vidareutbildning för förare.
Lokalt fordonsanvariga Besiktigar. Klistrar på skattemärke. Byter däck. Kollar däcktrycket. Tvättar in- och utvändigt. Lämnar på service. Lämnar till/från reparation Lämnar till försäljning (som centralt fordonsansvarig beslutar om)