2012-02-03 1(6) Styrelsemöte 2012/1 med funktionärer. Tid: Fredagen den 3 februari 2012 kl 10.00-16.00 Plats: Tekniska Nämndhuset, Flemminggatan 4, Stockholm Lokal: Bisittarsalen STYRELSEN: Närvarande: Inger Sundström, ordf., Allan Almqvist, vice ordf, Bo Bäckström, Jarmo Nieminen, Ted Ell (från 11.00) och Jan G Nilsson, suppl.(fm) Frånvarande: Margareta Alfredsson, Per Johansson, Kjell Hedenström (suppl.) och Göran Werner (suppl.) FUNKTIONÄRERNA: Närvarande: Håkan Bergeå, Inger Eliasson(fm), Klas Thorén (från 11.00), Agneta Sundberg(fm) och Per Olsson (från 13.45) Frånvarande: Åke Persson Arne Ransgård och Barbro Larsson 1. Styrelsemötets öppnande Ordföranden öppnar styrelsemötet och hälsar de närvarande välkomna. 2. Val av protokolljusterare Till justeringsman att jämte ordföranden justera styrelseprotokollet väljs Jarmo Nieminen. 3. Fastställande av dagordning Förslaget till dagordning godkänns. 4. Föregående styrelseprotokoll Föregående styrelseprotokoll från 2011-12-02 godkänns. 5. Föregående FU-protokoll Föregående FU-protokoll från 2011-12-09 godkänns. (Bilaga 1) Föregående FU-protokoll från 2011-12-28 godkänns. (Bilaga 2) Föregående FU-protokoll från 2012-01-12 godkänns. (Bilaga 3) Föregående FU-protokoll från 2012-01-20 godkänns. (Bilaga 4) 6. Verksamhetsplan Utsänd Verksamhetsplan för 2012, där synpunkterna från föregående styrelsemöte beaktats och inarbetas i planen, diskuteras och godkänns. (Bilaga 5)
2012-02-03 2(6) 7. Ekonomi Prognos 2011 Kassören redovisar en prognos för 2011. Resultatet pekar på ett överskott på cirka 200.000:-, före bokslutdispositioner och skatt. Överskottet beror på att kursverksamhet under hösten har gått bättre än prognos och att föreningens mail-annonser har gått bättre än prognos. Budget 2011 Kassören redovisar en underbalanserad budget. Efter diskussion kommer styrelsen fram till att föreslå en balanserad budget. Intäkter för kursverksamheten höjs något och kostnaderna för Stadsbyggnad sänks något så man uppnår detta. Styrelsen beslutar att efter justering godkänna budgeten för 2012. (Bilaga 6) 8. Funktionärer Funktionärsfrågor beslutar styrelsen vid överläggningar där endast styrelsen deltar. Beslut vid styrelsemöte skickas till enbart styrelseledamöterna. 9. Utbildning Utfallet för kursverksamheten 2011 Håkan presenterar utfallet för alla utbildningar under 2011 i jämförelse med utfallet för 2010. Samtliga kurser visar ett positivt resultat för 2011, bättre än 2010. Alla kurser 2011 ger ett överskott som väl uppfyller föreningens riktlinjer för eftersträvat överskott. Däremot kvarstår problemet med underskott vid de årliga utbildningsdagarna Kommunal Teknik, vars utformning kommer att omprövas under kommande år. (Bilaga över utfallet till styrelseledamöterna och revisorerna) Följande utbildningar är planerade under 2012: Stadsbyggnadsdagar 1-2 februari Gävle Gatukontorsdagar 8-10 maj Luleå Lantmäteridagar 23-24 maj Göteborg IFME Världskongress 4-10 juni Helsingfors MEX-dagarna 6-7 november Umeå Kommunala Lantmäteridagar 21-22 november Stockholm Trafikkommittén har möte vecka 6 och gör då en utvärdering av SKL:s Trafik- och Gatudriftdagar och tar ställning till fortsatt samarbete om detta arrangemang med SKL, 16-17 okt 2012. Trafikkommittén analyserar också möjligheten att genomföra egna, mer specialinriktade trafikdagar. Fastighetskommittén har på motsvarande sätt inlett diskussioner med kontaktperson Jonas Hagetoft på SKL om samarbete att genomföra de etablerade Fastighetsförvaltningsdagarna. Nytt möte redan den 6/2 2012. Även Fastighetskommittén ser över möjligheten att genomföra egna, mer specialinriktade fastighetsdagar kanske med fokus på de mjuka frågorna kring kommunal fastighetsförvaltning. Chefskommittén har fortsatt uppdrag att planera utbildning och studieresor för kommunala ledare. Seminariedag för kursverksamheten En kallelse till seminariedag för kursverksamheten den 17/4 har sänts ut den 17/1. 2 representanter för kommittéerna (ordförande + kursansvarig eller motsvarande) och FU kallas. Aktuella frågor är:
2012-02-03 3(6) Avtalet om kursverksamheten mellan KT och SKL Kurs o konferens Checklistor för samarbetet mellan parterna Relationen och samarbetet med ev. andra medarrangörer, såsom kommuner, lokala eventbyråer m fl Layout-frågor för kursprogrammen Kursdokumentationer till hemsidan Kursrapporteringar och gemensamma utvärderingar Distributionssätt digitalt (ev. även postförsändelse?) Konferenspaket med gemensamt informationsmaterial om föreningen Idéer om nya kurser? Styrelsen beslutar att vid seminariet lyfta frågan om ett policy- och värdegrundsdokument för KT. Konferenspaket Klas T, Håkan B och Agneta S har styrelsens uppdrag att ta fram ett konferenspaket som kan användas vid KT:s olika konferenser och utbildningar. Agneta presenterar förslaget till roll-up som livligt och konstruktivt diskuteras vid mötet. SKTF-loggan transformeras till bättre upplösning av Irmér. Agneta tar fram ett ytterligare utkast som processas med Klas och Håkan. Styrelsen beslutar att detta bereds och sedan tas upp vid Seminariedagen för kursverksamheten den 17 april (se ovan). Leveransen av konferenspaketet bör ske av SKL, samordnat med övrigt kursmaterial som SKL levererar inför varje kurstillfälle. 10. Medlemmar Medlemsstatistik Vid årsskiftet 2011/2012 hade föreningen 1699 medlemmar. Det är en ökning med 26 medlemmar sedan förra årsskiftet, 35 % kvinnor och 65 % män. Nya medlemmar Styrelsen beslutar välja in 9 nya medlemmar enligt förteckning nedan. Mlnr Befattning Förnamn Efternamn Namn Postort Arb 6247 Fastighetsförvaltare Hans (Hasse) Axnander Tekniska Avdelningen SKUTSKÄR 6248 Samhällsplanerare Tobias Häggblom Trafikverket, Region Stockholm 6253 Arkitekt Kristin Johansson Bygg- och Miljöförvaltningen GÄVLE 6251 Samhällsplanerare Johanna Levin Trafikverket, Region Stockholm SUNDBYBERG SUNDBYBERG 6254 Civilingenjör/Lantmätare Marie Mattsson NAI Svefa AB ÖSTERSUND 6255 Enhetschef, Geogr. Inf. Eva Nord Samhällsbyggnadskontoret SÖDERTÄLJE 6252 Planingenjör Henrik Siksjö Tekniska Kontoret SANDVIKEN 6249 Samhällsplanerare Sofia Söderberg 6250 Mark- och Exploateringschef Trafikverket, Region Stockholm SUNDBYBERG Anne-Katrin Ångnell Kommunledningsförvaltningen ÖSTERSUND
2012-02-03 4(6) 11. Stadsbyggnad Agneta presenterar utveckling av Stadsbyggnad. Tidningen är bra, men annonsutvecklingen är dyster. Ett nytt avtal, eventuellt ny upphandling, måste tas fram. Styrelsen beslutar att FU tillsammans med Agneta får detta uppdrag. Allan samordnar detta. 12. Hemsidan Besökstatistik Antal besök på föreningens hemsida framgår av bilagda tabeller nedan. Antal besök 2011 Jan 2985 Febr 2765 Mars 3328 Antal besök 2010 Jan Febr Mars 2624 2363 2729 April 2681 April 2385 Maj 3495 Maj 2446 Juni 2603 Juni 2349 Juli 2115 Juli 2215 Aug 2625 Aug 2849 Sept 2907 Sept 2947 Okt 2718 Okt 2808 Nov 2681 Nov 3312 Dec 2768 Dec 2861 Styrelsen godkänner föredragningen samt ger FU och hemsidans redaktionsråd uppdraget att analysera hemsidan och föreslå konsekvenser av detta. 13. Arkiv/Kansli Lokal Klas T redogör för villkoren att lokalmässigt flytta ihop KT:s kansli med SVR:s kansli på Vasagatan. KT har idag kontrakt på nuvarande lokal till den 31/12 2014. Klas T får styrelsens uppdrag att gemensamt med SVR ta fram ett förslag till hyreskontrakt. Kanslist FU får styrelsens uppdrag att ta fram en kravprofil för kanslist på 50 %. Förslaget tas upp vid nästa styrelsemöte. Vid rekrytering skall samråd ske med SVR, som dock inte är intresserad av att ta något arbetsgivaransvar. Medlemsregister Allan A presenterar ett nytt förslag på dataprogram för vårt medlemsregister. Detta är ett program inom Visma/SPCS:s programvaror, som kan anpassas till KT:s behov. Visma kan även vara behjälplig att göra anpassningar och föra över dagens uppgifter i detta program. Styrelsen tar ett inriktningsbeslut att använda föredragen programvara. Allan A arbetar vidare med frågan. 14. Årskongress 2012, Stockholm/Helsingfors/Talinn 2012-06-04-08 Årskongress KT:s årskongress äger rum i Helsingfors 2012-06-06 kl 13.00 i samband IFME:s världskongress. Per O ordnar ihop med Arne R och Åke P att kallelse kommer ut i god tid tillsammans med påminnelse om anmälan till IFME-kongressen. Verksamhetsberättelse. Åke P sammanställer verksamhetsberättelsen för 2011. Per O skickar ut påminnelse om att berörda skall skicka in material senast 2012-03-15. Ambitionen är ett det skall finnas ett färdigt koncept senast den 2012-03-31. Bokslut. Per O sammanställer bokslut för 2011 och samordnar arbetet med revision av 2011 års bokföring. Revisionsmöte planeras till den 17 eller 18 april i Stockholm. Utbildningsblock KT har ansvarat för tre föredrag.
2012-02-03 5(6) 15. Kommande årskongresser Stockholm 2013 Styrelsen diskuterar att ändra upplägget för årskongressen. Förslag finns att omfånget på kongressen skall i princip vara ett dygn med att mycket attraktivt innehåll med spännande föredrag och sociala aktiviteter. Beslut om upplägg och datum fattas vid kommande styrelsemöte. Hänsyn till lokal och datum skall även tas till planerade kommunaltekniska mässor. Umeå 2014 Umeå är kulturhuvudstad år 2014 och vi har fått en inbjudan att förlägga årskongressen till denna norrländska metropol. 16. Arbetsordning Styrelsen godkänner föreliggande förslag till Arbetsordning. (Bilaga 7) 17. Föreningens utmärkelser, lägesrapport Arbetsgrupp, som består av Bo Bäckström (sammankallande), Kjell Hedenström, Hans Andersson, Göran Werner och någon från Stadsbyggnadskommittén (Hans Linderstad utser en person) har påbörjat arbetet. Lägesrapport kommer vid nästa styrelsemöte. Bo B ordnar med blänkare i Stadsbyggnad om utmärkelserna. 18. IFME, NKS, Internationell Samordnare Styrelsen beslutar: -att Allan Almqvist och Åke Persson representerar KT vid IFME:s möte i Lahti 2012-06-03. -att Åke Persson representerar KT vid Islands årsmöte 2012-05-05-06. 19. Samverkan med svenska organisationer, bl a SKL, Vinnova och mässarrangör SKL Samarbetet med SKL har efter hand intensifierats. Upplevelsen är att det upplevs positivt från båda håll. Nästa möte med SKL är planerat till 2012-05-03. Vinnova Klas T medverkar vid konferens i Gävle som Vinnova arrangerar. Mässarrangör KT inväntar förstudie från mässarrangör om planer på att göra en omstart av kommunaltekniska mässor vartannat år i Stockholm och Göteborg. 20. Vision KT 2020 Styrelsen beslutar att föreliggande underlag från Västeråsarbetet får ligga till grund för kommande visionsarbete, som FU får uppdrag att utveckla och återkomma. 21. Kommunikationsplan med aktiviteter Styrelsen beslutar att arbetet med dokumentet får vila i avvaktan på andra pågående processer och lämplig kommunikationsstrateg. 22. Övriga frågor Kommittéer Lantmäterikommittén ansöker om bidrag till studieresa. FU får på delegation besluta om storlek på bidrag efter inkommen resplan och kalkyl från kommittén. Gatukommittén har planer på att under 2012 genomföra en studieresa. Ansökan skickas i god tid till styrelsen.
2012-02-03 6(6) Chefskommittén ordnar en studieresa för allmänt deltagande av föreningens medlemmar i enlighet med resplan, som bl a Trafikkommittén var delaktig i. Strategidagar 2012 i Växjö FU får ansvar att ta kontakt med Växjö och undersöka möjligheterna att hålla strategidagar där. 23. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte äger rum onsdagen den 18april 2012, kl 10.00-16.00 i Stockholm. OBS. Ändrad plats. 24. Mötets avslutande Ordföranden tackar de närvarande för visat intresse och aktiva deltagande och förklarar sammanträdet avslutat kl 16.00. Stockholm 2012-02-03 Inger Sundström Jarmo Nieminen Per Olsson Ordförande Justeringsman Sekreterare (Delvis hjälp av Håkan B)