Varför planera? Planering av projekt - Behövs en tidplan? - Planera tar ju bara en massa tid? - Resursplan? Vi har ju både tid och utrustning? Stefan Berglund - Ett underlag för kommunikation och förankring hos beställare, projektdeltagare mfl! Projektplan Planering tar tid, men det är tid som tjänas igen flera gånger om under genomförandet Bo Tonnquist - Aktivitetsplan - Resursplan - Tidsplan - Budget - Riskanalys (inkl åtgärdsplan) - Kvalitetsplan - Informationsplan Planeringsarbetet Planeringsmodeller - Involvera och delegera! - Inledande möte = lära känna projektet + varandra - Starta utifrån eventuell förstudierapport Dynamisk utveckling Användarcentrerad Iterativ planering + Flexibelt + Anpassningsbart + Onödigt planeringsarbete undviks - Svårt att kostnadsuppskatta - Svårt att skriva kravspecifikation - Kräver noggrann uppföljning och styrning Närzonsplanering Detaljplanerat start Bara milstolpar senare 1
Spiralmodellen Planeringsmodeller (forts) Seriell utveckling vs Parallell utveckling Ett steg i taget Aktiviteter igång samtidigt + Riskfritt + Tidseffektivt -Tidskrävande -Riskabelt Dela upp större projekt i Delprojekt okänd Aktivitetsplanering Resursplan arbetet som behöver göras för att nå milstolparna. Milstolpemetoden - Top-Down Arbetspaketsmetoden - Bottom-Up - Resulterar i en Nätplan - Aktiviteter beskrivs i en Aktivitetslista - Underlag för Tids- och Resursplanering Vad är en resurs? - Människor? - Utrustning? - Material? - Tid? - Pengar? Påverkar budget och tidsplan Fysikens gyllene regel: Det man vinner i kraft förlorar man i väg Tidsåtgång Lichtenbergsmetod Varaktighet Tidsåtgång 1 person x 100 timmar 100 personer x 1 timme Bedöma tidsåtgång = Svårt - Delegera! Beräknat medelvärde: Tväntad = (Tmax + 3 Ttrolig + Tmin)/5 Standardavvikelse: S = (Tmax -Tmin )/5 Uppskattad tidsåtgång (95%) : Tverklig = Tväntad ±2 S 2
Tidsplan Ganttschema Syfte/Mål Arbetsstruktur (inkl Work Breakdown Structure) Nätplan(inkl aktiviteter och milstolpar) Aktivitetslista (inkl varaktighet och beroende) Ganttschema! wikipedia Kritiska linjen och Resurskrockar Verktyg för projektplanering Kritiska linjen = Serie av aktiviteter som bestämmer den tidigaste färdigpunkten - Varför? - Blir det verkligen bättre? Resurskrockar (personer, utrustning ) Förskjutet avslut Att inleda genomförandet Nu sätts ledaregenskap och genomförd planering på prov Stefan Berglund 3
Resursanskaffning Upphandlingsprocessen Projektkonto och budget Utrustning - Köpa eller hyra? Personal - Internt från linjeorganisationen - Hyra konsultinsatser 1. Externt förlagda arbeten = Delprojekt 2. Problembeskrivning / Kravspecifikation 3. Anbudsförfrågan 4. Val av leverantör Upphandling Förhandling Out sourcing Köpkompetens Ramavtal Reducera antalet leverantörer Kvalitetssäkring Prispress Begränsat resursutbud Återkommer Inleda arbetet Inleda arbetet Traditionellt projekt Dynamiskt projekt Designfas Planen granskad Resurser anskaffas Gruppen bemannas Genomförande Förstudie Planering Genomförande Avslut Kraven kompletterade Utvecklingen kan börja Projektledning Bo Tonnquist Funktionskrav Kravspecifikation 4
Inleda arbetet Dynamiskt projekt Designfas Förhandlingsteknik Förstudie Planering Genomförande Avslut Stefan Berglund Kravspec 0.x Kravspec 1.0 Förhandlingsteknik Björn Lundén och Lennart Rosell Förhandlingsteknik Två vinnare?! - Uppdraget - Budget - Personella resurser - Upphandling - Löpande under projektet - Aggressiv eller mesig? - Sätt dig in i motpartens situation - Dela upp förhandlingen i delfrågor - Skilj på positioner och intressen Taktik Taktik 1. Kom förberedd - Prioriterade mål - Mentalt (styr dina känslor vs dina känslor styr) 2. Sök helhetsbild och var lyhörd - Ställ frågor 3. Visa dig inte angelägen - Rygga till på bud - Var beredd på att lämna förhandling - Flexibilitet före envishet och tuffhet 4. Ge inte helhetsbild - Undanhåll information, men ljug inte 5
Taktik taktik 4. Ta initiativ, bli inte överrumplad - Be alltid motparten lägga första budet 5. Efterfråga alltid bättre villkor - Vid nekande svar, fråga en gång till - Spela ut mot varandra/plocka russin 7. Dumt att vara smart -Smart att vara dum 8. Referera till högre instans 6. Ge aldrig efter utan motprestation Psykologi Avtal - Möten hos dig - Två mot en - Stå när andra sitter - Var kvick och alert (ta initiativet) - Tystnad kan vara jobbig - Vad vi säger 7%, röstläge 38%, kroppsspråk 55% - Muntligt avtal vs skriftligt - Avtalslagen en bra utgångspunkt - Skriv avtalet du! Avtalsprocessen Beskrivning av uppdrag Kravspecifikation Resurskontrakt Projektbudget Är det detta som uppdraggivaren behöver? Offert Projekttriangeln Kvalitet % Kalendertid % Resurser % Summa 100% 6