Sveriges Modellflygförbund Instruktion Medlemsregister 2011 Utgåva 2010-11-04 Detta dokument beskriver hur förbundet kommer använda IdrottOnline för registrering av klubbmedlemmar under 2011. Normalt skall detta dokument läsas eller användas som referens av den eller dem inom klubben som utsetts att hantera klubbens medlemsregister. 1 Introduktion IdrottOnline ett IT-system Riksidrottsförbundet tagit fram för att rationalisera informationsflödena inom idrottsrörelsen. En del av detta system kallas IdrottOnline Klubb. Varje ansluten förening har tillgång till IdrottOnline Klubb. I IdrottOnline Klubb finns funktioner för att sköta klubbens eget medlemsregister såväl som att söka LOK-stöd eller SISU-aktiviteter för de föreningar som gör det. Det finns även en koppling till Swedbanks E-bokföring för att hantera viss ekonomisk bokföring runt medlemsregistret. Vidare kan klubben använda IdrottOnline Klubb för att dra ut adressetiketter och annat som kan vara till stöd i föreningsadministrationen. Riksidrottsförbundet har sin egen manual som ganska detaljerat till fullo beskriver de möjligheter som finns i IdrottOnline Klubb. Deras manualer finns tillgängliga på: http://www1.idrottonline.se/templates/page.aspx?id=396734&epslanguage=sv Resten av detta dokument kommer handla om hur SMFF kommer använda IdrottOnline under 2011 och hur SMFF:s arbetsprocess kommer se ut. För mer avancerade användningsområden för klubbens inre arbete (såsom koppling till Swedbanks E-bokföring) hänvisar vi till RF:s manualer. 2 Övergripande IdrottOnline Klubb är i huvudsak ett klubbregister där klubben håller ordning på sina medlemmar. Klubbens register kan bestå av exempelvis aktiva medlemmar, gästmedlemmar, eller stödjande medlemmar. SMFF:s stadgar föreskriver att aktiva utövande modellflygare som inte är registrerade i annan klubb skall registreras hos SMFF. För att registrera ett urval av klubbens medlemmar används ett begrepp som kallas licenser. Licenser, i IdrottOnlines värld, är något som utfärdas av specialförbunden (Flygsportförbundet) och kan vara vad som helst, i vårat fall är det frågan om medlemskap, tävlingslicens eller något annat. Således behöver man genomföra följande steg i medlemsregistreringen: 1. Registrera personer med namn och adress som klubbmedlemmar. För de allra flesta personer är detta gjort sedan tidigare och behöver bara utföras för nytillkomna medlemmar. 2. Årligen registrera klubbens medlemmar som aktiva och eventuellt som innehavare av
tävlingslicens för de tävlingsklasser där det krävs.. 3. Löpande under året, när en enskild medlem avlagd erforderliga prov för RC-Bevis uppdateras personens behörighetsnivå. 3 Inloggning Alla klubbar, vare sig man vill det eller eller ej, har en webbsida i IdrottOnline Klubb. Webbsidan hittas enklast genom att man söker efter IdrottOnline Klubb och klubbnamnet på en sökmotor, exempelvis Google. Nedan söker vi efter Fanatasins MFK.
Klubbens IdrottOnline-sida brukar komma upp först i sökresultatet. Förstasidan kan se som följer och genom att klicka på hänglåset kan man logga in med de användaruppgifter man sänts ut från Riksidrottsförbundet.
4 Att nyregistrera en klubbmedlem Information om att nyregistrera en klubbmedlem finns även i RF:s manual men eftersom det är en vanlig uppgift beskrivs detta även här. 4.1 Starta dialogen Ny medlem Direkt efter inloggning finns en flik högst uppe i webbläsaren vid namn Medlemsregister. Välj denna. Därefter möts man av en sida med följande utseende.. Den med rött inritade valet är för de flesta modellflygklubbar bäst att alltid låta stå som Föreningen. Fältet används för att administrera olika delar i en flersektionsförening, men eftersom nästan alla modellflygklubbar endast består av en sektion, välj alltid Föreningen. Om man i senare skeden inte lyckas hitta alla medlemmar kan det bero på detta. Se vidare under vanliga frågor. I medelhöjd till vänster syns länken som påbörjar inmatningen av en ny medlem.
4.2 Namn och personnummer I den första dialogen skall personnummer och namn matas in. Om personen finns på annat håll i systemet, exempelvis därför att han är medlem i en annan RF-ansluten förening kommer all information, såsom namn, telefonnummer och adress att hämtas från systemet. Om personnummer saknas kan rutan Ofullständigt personnummer kryssas i och det går att söka reda på personen ändå, förutsatt att han eller hon redan är medlem i en annan RF-ansluten förening. Om personnummer saknas och det inte går att hitta personen i registret kommer denne hamna i något som kallas åtgärdslistan där man kan komplettera med uppgifter vid ett senare tillfälle och så länge vederbörande finns där kan han inte registreras hos SMFF. Åtgärdslistan nås i via en länk på toppen av skärmen under namnet Åtgärdslista. För mer information om åtgärdslistan, se RF:s manualer. 4.3 Adressuppgifter Nästa dialog handlar om kontaktuppgifter. Det enda som har betydelse här för SMFF är adress, postnummer och postadress.
Adressen är viktig så tillvida att det är viktigt att familjemedlemmar är registrerade på samma adress. Rabatten för familjemedlemmar kommer att räknas ut automatiskt baserat på adressuppgifterna och således kan stavfel eller andra skillnader i adress betyda att familjerabatten inte blir rätt. Emellertid, eftersom IdrottOnline regelbundet uppdaterar adressuppgifter från SPAR kommer adresserna så småningom att bli korrekta.
4.4 Tillhörighet För de flesta modellflygklubbar kan följande steg te sig lite onödigt eftersom de flesta är ensektionsföreningar. Emellertid skall man i existerande system ange vilka sektioner medlemmen är aktiv i.
4.5 Övriga uppgifter I sista dialogen skall övriga uppgifter matas in. Alla dessa uppgifter är klubbens eller föreningens egna uppgifter och har ingen betydelse för Flygsportförbundet eller SMFF. Det är till exempel möjligt för klubben att gruppera medlemmarna på olika vis och det fiuns även ett familjebegrepp, men SMFF och Flygsportförbundet har inte tillgång till denna information. SMFF:s familjerabatt reds ut enbart med hjälp av adressen som matades in tidigare. För att spara i denna dialog kan man behöva skrolla ner för att hitta Spara-knappen. 5 Registrera medlemmar hos SMFF Registreringen i SMFF sköts med hjälp av Idrott Onlines licenshantering. Det är även via licenshanteringen man registrerar medlemmars RC-Bevis såväl som önskade tävlingslicenser. Mer om det senare.
För att nå licenshanteringen väljer han Person Licens i toppmenyn.
5.1 Välja licenstyp I nästa skede skall vi välja vilken typ av licens som skall registreras. I vårat fall är vi intresserade av SMFF Medlemskap med licensperiod 2011-01-01_2011-12-31 där den senare anger verksamhetsåret. Licensperioden för det kommande verksamhetsåret öppnas under det sista kvartalet och det blir då möjligt att registrera femtonmånadersmedlemmar.
5.2 Välja personer Efter att vi tryckt på Sök i föregående dialog får vi upp ett antal av föreningens medlemmar där man kan skrolla fram och tillbaka. I kolumnen Ansök markerar vi vilka som skall SMFFregistreras. Därefter gör vi Spara ändringar till höger. Notera att man behöver spara för varje skärm man ändrat i. 5.3 Vad händer sedan? När en person registrerats enligt ovan kommer kansliet i Falköping att erhålla en lista över vilka anökningar som ligger aktiva. När kansliet bekräftat ansökan kommer kansliet klicka i Godkänd, vilket betyder att ansökan bekräftats av kansliet och medlemskort skickats ut. Längre fram kommer alla registreringar att samlas upp och inbetalningskort skickas ut till klubben.
6 Beställa tävlingslicenser Radioflygverksamheten inom SMFF använder sig av tävlingslicenser. Det är en extra avgift för tävlingsverksamheten vars storlek fastställs av SMFF:s årsmöte. Pengarna går direkt tillbaka till respektive tävlingsverksamhet och förfogas av respektive företroendevalda inom SMFF. För att beställa en tälingslicens för en klubbmedlem går man tillväga på liknande sätt som medlemskapet registreras, förutom att man väljer licenstypen för tävlingslicens.
6.1 Välja personer På samma vis som vid SMFF-registreringen skall man välja de personer som skall få en tävlingslicens. När rätt person eller personer är markerade väljer vi Spara ändringar till höger.
6.2 Välja licenstyp Radioflyggrenens tävlingslicenser är knutna till en viss tävlingsform, dit pengarna kommer gå, men licensen medger tävling inom alla former av radiostyrt tävlingsflyg. Vibehöver således välja licenstyp, i praktiken vilken verksamhetsgren inom förbundet som skall få pengarna. Först får vi upp en förteckning över de personer som är aktuella. För att få fram val av tävlingsform behöver man klicka på Visa/Dölj.
I det här fallet valde vi Konstflyg och därefter sparade vi.
7 RC-Bevis På samma sätt som SMFF-registreringen och tävlingslicenserna används licenshanteringen för att ange behörighetsnivå för en medlem i RC-Bevis-systemet. Denna gång väljer vi licenstyp Radioflygbevis. Notera att licensperioden här är 2000-01-01 till 2099-12-31, vilket betyder att den i praktiken aldrig kommer gå ut.
7.1 Välja personer På liknande vis som vi redan sett skall man välja de personer som skall få en tävlingslicens.
7.2 Välja bevisnivå På liknande sätt som i fallet tävlingslicenser är det här möjligt att välja en kategori men även en nivå. Instruktioner för RC-Bevis kommer att finnas tillgängliga i separata dokument. Därefter sparas ändringarna genom att rycka på Avsluta och spara. 8 Vanliga frågor 8.1 Vilka skall vara SMFF-registrerade? Enligt SMFF:s stadgar 37 föreskriver att Alla medlemmar, som bedriver modellflygverksamhet, skall registreras av klubben i förbundet. Medlemmar i detta samanhang avser medlemmar i klubben. I SMFF är det emellertid klubbarna som är medlemmar. Eftersom registreringen är förknippad med en avgift som fastställs årligen av medlemsföreningarna vid SMFF:s årsmöte betyder det att klubbens medlemsavgift är beroende på antalet aktiva modellflygare i klubben. Övriga ickeaktiva medlemmar i klubben, stödjande, inaktiva eller passiva, är avgiftsfria men erhåller heller inget försäkringsskydd och heller inte medlemsbladet Modellflygnytt. Klubbmedlemmar (s.k. gästmedlemmar) som är SMFF-registrerade i någon annan klubb är också avgiftsbefriade.
8.2 Hur hanteras femtonmånadersmedlemmar? SMFF erbjuder en rabatt till klubbmedlemmar som nyregistreras under årets sista kvartal. Dessa personer förblir SMFF-registrerade hela kommande verksamhetsår utan extra kostnad. Med nyregistrerad avser en person som inte var medlem under det föregående verksamhetsåret. För att registrera en femtonmånadersmedlem, registrera personen på det kommande verksamhetsåret, till exempel under perioden oktober-december 2010 är det möjligt att registrera medlemmar för verksamhetsåret 2011. Registreringen anses påbörjad när registreringen nått kansliet, normalt nästa vardag. 8.3 Varför hittar jag inte medlemmen? IdrottOnline Klubb är ett system som är framtaget för att hantera alla typer av föreningar. Även om det sällan är aktuellt för modellflygklubbar omfattar det även sådana föreningar med flera sektioner. I sådana behöver inte medlemmar automatiskt vara anslutna till alla sektioner. I kapitel 4.4 (Tillhörighet) angav man vilka sektioner en medlem skulle tillhöra. Om man struntat i att kryssa i att en medlem skall vara ansluten till modellflygsektionen kommer han inte komma upp om man söker efter honom i modellflygsektionen. Det enklaste är att alltid söka i hela föreningen, vilket man anger längst till höger i dialogen som beskrevs i 4.1 (Starta dialogen Ny medlem ), då man slipper detta problem. 9 Ytterligare information För den händelse problem uppstår finns det följande möjligheter att få mer information och stöd. 9.1 IdrottOnline support IdrottOnline har både support online och via telefon. IdrottOnline Support Online finns på nedanstående webbadress. http://www1.idrottonline.se/templates/page.aspx?id=392481 På samma webbsida finns även information IdrottOnlines telefonstöd. I oktober 2010 har telefonnumren 08-6996150 eller 08-6996570 och hade öppet kl 13-21 (måndag, tisdag, torsdag) och 17-21 på söndagar. När man talar med IdrottOnline är det viktigt att tala det språk som IdrottOnline support känner till. Det vill säga har man problem med klubbens eget medlemsregister talar man i termer av medlemsregister. Har man problem med att SMFF-registreringen, tävlingslicenser eller RC-bevis talar man i termer av licenser. 9.2 Kansliet IdrottOnline support kan bara svara på frågor om IdrottOnlinesystemet som sådant. De kan inte svara på hur Flygsportförbundet eller SMFF använder IdrottOnline. För övriga frågor hänvisar vi till kansliet, som har telefontid eftermiddagar varje vardag.