Sveriges Modellflygförbund

Transkript

1 Sveriges Modellflygförbund Instruktion Medlemsregister Utgåva Detta dokument beskriver hur förbundet använder IdrottOnline för registrering av klubbmedlemmar. Normalt skall detta dokument läsas eller användas som referens av den eller dem inom klubben som utsetts att hantera klubbens medlemsregister. Vanliga uppgifter: Ny medlem 4 SMFF-registrera befintlig medlem 5 Registrera tävlingslicens 6 Registrera RC-bevis 7 Femtonmånadersmedlemmar 8.2 Familjemedlemmar på olika adresser 4.6 Reguljära medlemskap på samma adress 4.7 Kapitel Viktigt! IdrottOnline fungerar endast tillförlitligt med Microsoft Windows och webbläsaren Internet Explorer version 6 eller senare. Andra kombinationer kan fungera delvis, men endast angiven kombination fungerar i sin helhet.

2 1 Introduktion IdrottOnline ett IT-system Riksidrottsförbundet tagit fram för att rationalisera informationsflödena inom idrottsrörelsen. En del av detta system kallas IdrottOnline Klubb. Varje ansluten förening har tillgång till IdrottOnline Klubb. I IdrottOnline Klubb finns funktioner för att sköta klubbens eget medlemsregister såväl som att söka LOK-stöd eller SISU-aktiviteter för de föreningar som gör det. Det finns även en koppling till Swedbanks E-bokföring för att hantera föreningens bokföring. Vidare kan klubben använda IdrottOnline Klubb för att dra ut adressetiketter och annat som kan vara till stöd i föreningsadministrationen. Riksidrottsförbundet har sin egen manual som ganska detaljerat till fullo beskriver de möjligheter som finns i IdrottOnline Klubb. Deras manualer finns tillgängliga på: Resten av detta dokument kommer handla om hur SMFF kommer använda IdrottOnline under 2011 och hur SMFF:s arbetsprocess kommer se ut. För mer avancerade användningsområden för klubbens inre arbete (såsom koppling till Swedbanks E-bokföring) hänvisar vi till RF:s manualer. 2 Övergripande IdrottOnline Klubb innehåller flera funktioner så som klubbregister, rapporteringssystem för Idrottslyftet och LOK-stöd, webbhanteringssystem med mera. I detta sammanhang är vi endast intresserade av klubbregisterdelen där den enskilda klubben håller ordning på sina medlemmar. Klubbens register kan bestå av exempelvis aktiva medlemmar, gästmedlemmar, eller stödjande medlemmar. SMFF:s stadgar föreskriver att aktiva utövande modellflygare som inte är registrerade i annan klubb skall registreras hos SMFF. För att registrera ett urval av klubbens medlemmar används ett begrepp som kallas licenser. Licenser, i IdrottOnlines värld, är något som utfärdas av specialförbunden (Flygsportförbundet) och kan vara vad som helst, i vårat fall är det frågan om medlemskap, tävlingslicens eller något annat. Således behöver man genomföra följande steg i medlemsregistreringen: 1. Registrera personer med namn och adress som klubbmedlemmar. För de allra flesta personer är detta gjort sedan tidigare och behöver bara utföras för nytillkomna medlemmar. 2. Årligen registrera klubbens medlemmar som aktiva och eventuellt som innehavare av tävlingslicens för de tävlingsklasser där det krävs.. 3. Löpande under året, när en enskild medlem avlagd erforderliga prov för RC-Bevis uppdateras personens behörighetsnivå.

3 3 Inloggning Webbsidan hittas enklast genom att man söker efter IdrottOnline Klubb och klubbnamnet på en sökmotor, exempelvis Google. Nedan söker vi efter Fantasins MFK. Om klubbens sida för IdrottOnline Klubb inte kan hittas kan det bero på att sidan inte är aktiverad hos Riksidrottsförbundet. Detta sköts normalt när klubben ansluter sig till RF. Kontakta RF IT-stöd för mer information om detta. Kontaktuppgifter finns i slutet av detta dokument.

4 Klubbens IdrottOnline-sida brukar komma upp först i sökresultatet. Förstasidan kan se som följer och genom att klicka på hänglåset kan man logga in med de användaruppgifter man sänts ut från Riksidrottsförbundet.

5 3.1 Gå in i medlemsregistret Det finns flera funktioner i IdrottOnline, men det som berörs i detta dokument handlar endast om medlemsregistret. För att nå medlemsregistret väljer man fliken Medlemsregister längst upp på skärmen. 3.2 Mer information om inloggning Hos IdrottOnline Support finns en rad tips om inloggningsproceduren. Se webbsidan:

6 4 Att nyregistrera en klubbmedlem Information om att nyregistrera en klubbmedlem finns även i RF:s manual men eftersom det är en vanlig uppgift beskrivs detta även här. 4.1 Starta dialogen Ny medlem Väl inne i medlemsregisterdelen (väljs med fliken Medlemsregister ) kan vi välja dels vilken del av föreningen som skall administreras. De allra flesta modellflygföreningar är ensektionsföreningar och då saknar valet mindre betydelse. I vårt exempel administrerar vi en ensektionsförening och väljer alternativet Föreningen. Högt till vänster syns länken som påbörjar inmatningen av en ny medlem. 4.2 Namn och personnummer I den första dialogen skall personnummer och namn matas in. Om personen finns på annat håll i systemet, exempelvis därför att han är medlem i en annan RF-ansluten förening kommer all information, såsom namn, telefonnummer och adress att hämtas från systemet.

7 Om personnummer saknas kan rutan Ofullständigt personnummer kryssas i och det går att söka reda på personen ändå, förutsatt att han eller hon redan är medlem i en annan RF-ansluten förening. Om personnummer saknas och det inte går att hitta personen i registret kommer denne hamna i något som kallas åtgärdslistan där man kan komplettera med uppgifter vid ett senare tillfälle och så länge vederbörande finns där kan han inte registreras hos SMFF. Åtgärdslistan nås i via en länk på toppen av skärmen under namnet Åtgärdslista. För mer information om åtgärdslistan, se RF:s manualer. 4.3 Adressuppgifter Nästa dialog handlar om kontaktuppgifter. Det enda som har betydelse här för SMFF är adress, postnummer och postadress. Adressen är viktig så tillvida att det är viktigt att familjemedlemmar är registrerade på samma adress. Rabatten för familjemedlemmar kommer att räknas ut automatiskt baserat på adressuppgifterna och således kan stavfel eller andra skillnader i adress betyda att familjerabatten inte blir rätt. Emellertid, eftersom IdrottOnline regelbundet uppdaterar adressuppgifter från SPAR kommer adresserna så småningom att bli korrekta. Om personen ifråga finns i IdrottOnline sedan tidigare kommer personens SPAR-adress dyka upp direkt.

8 För att fortsätta skall man här skrolla ner, vilket syns eftersom vi har markören i skrollningslisten. 4.4 Tillhörighet För de flesta modellflygklubbar kan följande steg te sig lite onödigt eftersom de flesta är ensektionsföreningar. Emellertid skall man i existerande system ange vilka sektioner medlemmen är aktiv i.

9 Särskilt viktigt är att rutan för modellflyg är ikryssad, enligt inringningen. I denna dialog går det även att besätta roller. Detta är inget som SMFF i dagsläget tittar på. Liksom tidigare behöver vi i denna dialog skrolla neråt för att komma vidare, därför har vi markören till höger i skrollisten. 4.5 Övriga uppgifter I den sista delen av denna dialog kan ytterligare uppgifter matas in, inklusive ett fält för dokumentande text. Alla dessa uppgifter är klubbens eller föreningens egna uppgifter och har ingen betydelse för Flygsportförbundet eller SMFF. Man kan även här mata ange målsman för minderåriga. I dagsläget använder inte SMFF denna information. SMFF:s familjerabatt reds ut enbart med hjälp av adressen som matades in tidigare och frågan om en person skall vara senior eller junior räknas fram med hjälp av födelseåret. För att spara i denna dialog ser man till att hitta Spara-knappen. 4.6 Familjemedlemmar på olika folkbokföringsadresser SMFF hanterar familjeförhållanden genom att jämföra bokföringsadresser. Personer som är folkbokförda på samma adress kommer, om inget annat anges, att betraktas vara familjerelaterade och erhålla därmed familjerabatt. Idag är det emellertid så att många med familjeliknande förhållanden inte är folkbokförda på samma adress. Det gäller särskilt barn med frånskilda föräldrar. För att dessa skall ingå i samma familj, registrera dessa med en särskilt angiven adress.

10 Gör enligt följande. Sök upp medlemmen i registret, under filken Medlemsregister : Här anger vi den aktuella medlemmens namn, men det går också bra att endast ange delar av namnet eller inget namn alls och söka upp personen genom att bläddra igenom medlemslistan. När medlemmens uppgifter dyker upp ser man att det finns en folkbokföringsadress knuten till medlemmen. Om vi vill att han skall, SMFF-mässigt, tillhöra samma hushåll som en annan person matar vi in denna adress genom att lägga till en alternativ adress. Denna adress anges via länken Visa/Lägg till fler. Se markören nedan. Som också syns är folkbokföringsadressen grå, vilket betyder att man inte kan ändra den. Den ändras endast genom justering av folkbokföringsregistret.

11 När man lägger till en adress anger man en alternativ adress som fortsättningsvis skall betraktas vara personens kontaktadress. Lägg till en adress genom att trycka på länken Lägg till adress och mata in uppgifterna. I detta fall önskar vi att personens kontaktadress skall vara densamma som hans mor har, "Skönflygande vägen 35", även om medlemmen ifråga är folkbokförd på annan plats. Tillse att rutan Kontakta mig på denna adress är ikryssad för den adress som skall vara aktuell. Tänk också på att adresserna kommer jämföras maskinellt, vilket betyder att stavning har betydelse. För att vara på den säkra sidan, klipp ut den aktuella adressen och klistra in den i dialogen ovan. Avslutningsvis sparar vi den nya informationen genom att trycka på Ok. 4.7 Reguljära medlemskap på samma adress I somliga fall bor det flera individer på samma folkbokföringsadress som av olika skäl inte är familjeanknutna. I normalfallet kommer SMFF betrakta dessa som tillhörande samma familj, så länge som adressen är samma, men om så inte är önskvärt kan kansliet manuellt registrera dessa som separata medlemskap. Tills vidare kräver detta ett manuellt handgrepp av kanslipersonalen. Eposta kansliet för att åtgärda dessa situationer! 5 Registrera medlemmar hos SMFF Registreringen i SMFF sköts med hjälp av Idrott Onlines licenshantering. Det är även via licenshanteringen man registrerar medlemmars RC-Bevis såväl som önskade tävlingslicenser. Mer

12 om det senare. För att nå licenshanteringen väljer man Licenser i toppmenyn.

13 5.1 Välja licenstyp I nästa skede skall vi välja vilken typ av licens som skall registreras. I exemplet nedan vill vi registrera SMFF Medlemskap med licensperiod _ där den senare anger verksamhetsåret Licensperioden Licensperioden omfattar verksamhetsåret ifråga. Det blir möjligt att registrera medlemmar för det kommande verksamhetsåret första oktober varje år. Om man vid detta tillfälle registrerar en medlemskapslicens för det kommande verksamhetsåret betraktas denne vara SMFF-registrerad från registreringsadatumet till och med sista december licensåret. Detta gäller såväl, nyregistreringar (femtonmånadersmedlemmar) som redan tidigare registrerade medlemmar. Exempel: Person A är sedan tidigare SMFF-registrerad för Första oktober 2011 blir han registrerad för 2012_01_ _12_31. Vederbörandes SMFF-registrering förlängs då till Person B är inte tidigare SMFF-registrerad. Första oktober 2011 blir han registrerad för 2012_01_ _12_31. Person B betraktas då vara en s.k. femtonmånadersmedlem och betraktas vara SMFF-registrerad från till och med

14 5.2 Välja personer Efter att vi tryckt på Sök i föregående dialog får vi upp ett antal av föreningens medlemmar där man kan skrolla fram och tillbaka. I kolumnen Ansök (inringat) markerar vi vilka som skall SMFF-registreras. Om den person du söker inte dyker upp här, kontrollera noga att personen är markerad som modellflygare, se sektion 4.4 Tillhörighet. Därefter gör vi Spara ändringar till höger. Notera att man behöver spara varje skärm man ändrat. För att nå resten av medlemmarna, använd skrollpilarna i nederkanten. Dessa syntes inte i detta exempel därför att alla medlemmar inte rymdes på samma skärm. Genom att ändra Antal per sida kan man överblocka fler medlemmar än fem på en skärm. 5.3 Vad händer sedan? När en person registrerats enligt ovan kommer kansliet i Falköping att erhålla en lista över vilka anökningar som ligger aktiva. När kansliet bekräftat ansökan kommer kansliet klicka i Godkänd, vilket betyder att ansökan bekräftats av kansliet. Medlemskort och övrig information kommer skickas till medlemmen kort därefter. Längre fram kommer alla registreringar att samlas upp och inbetalningskort skickas ut till klubben.

15 6 Beställa tävlingslicenser Radioflygverksamheten inom SMFF använder sig av tävlingslicenser. Det är en extra avgift för tävlingsverksamheten vars storlek fastställs av SMFF:s årsmöte. Pengarna går direkt till respektive tävlingsverksamhet och förfogas av respektive företroendevalda inom SMFF för att vidareutveckla klassen eller grenen ifråga. För att beställa en tävlingslicens för en klubbmedlem går man tillväga på liknande sätt som medlemskapet registreras, förutom att man väljer licenstypen för tävlingslicens, SMFF Tävlingslicens.

16 6.1 Välja personer På samma vis som vid SMFF-registreringen skall man välja de personer som skall få en tävlingslicens. När rätt person eller personer är markerade väljer vi Spara ändringar till höger.

17 6.2 Välja licenstyp Radioflyggrenens tävlingslicenser är knutna till en viss tävlingsform, dit pengarna kommer gå, men licensen medger tävling inom alla former av radiostyrt tävlingsflyg. Vi behöver således välja licenstyp, i praktiken vilken verksamhetsgren inom förbundet som skall få pengarna. Först får vi upp en förteckning över de personer som är aktuella. OBS! Det går att hoppa över detta steg, men då kommer inte licensen att knytas till den önskade verksamhetsgrenen och licensavgiften kommer fördelas över alla verksamhetsformer. Om verksamhetsform anges kommer licensavgiften komma den önskade verksamhetsformen till del. För att få fram val av tävlingsform behöver man klicka på Visa/Dölj.

18 I det här fallet valde vi Konstflyg och därefter sparade vi.

19 7 RC-Bevis På samma sätt som SMFF-registreringen och tävlingslicenserna används licenshanteringen för att ange behörighetsnivå för en medlem i RC-Bevis-systemet. Denna gång väljer vi licenstyp Radioflygbevis. Notera att licensperioden här är till , vilket betyder att den tills vidare aldrig kommer gå ut.

20 7.1 Välja personer På liknande vis som vi redan sett skall man välja de personer som skall få en tävlingslicens.

21 7.2 Välja bevisnivå På liknande sätt som i fallet tävlingslicenser är det här möjligt att välja en kategori men även en nivå. Därefter sparas ändringarna genom att rycka på Avsluta och spara. 7.3 Ändra bevisnivå För att ändra RC-Bevis behöver man först ta bort det existerande RC-Beviset och sedan lägga in ett nytt. För att ta bort ett RC-Bevis, klicka i den person som avses, och tryck på Avsluta licens. Därefter skapa ett nytt RC-Bevis enligt ovan. Kansliet kommer att märka att en person fått nya uppgifter och skicka ut ett nytt medlemskort om de nya uppgifterna innebär utökade bevisbehörigheter. Om ändringen medför minskade behörigheter kommer inte uppgifterna ut på medlemskortet förrän nästa ordinarie medlemskortsutskick. 8 Vanliga frågor 8.1 Vilka skall vara SMFF-registrerade? SMFF:s stadgar 37 föreskriver att Alla medlemmar, som bedriver modellflygverksamhet, skall registreras av klubben i förbundet. Medlemmar i detta sammanhang avser medlemmar i klubben.

22 I SMFF är det emellertid klubbarna som är medlemmar. Eftersom registreringen är förknippad med en avgift som fastställs årligen av medlemsföreningarna vid SMFF:s årsmöte betyder det att klubbens medlemsavgift är beroende av antalet aktiva modellflygare i klubben. Övriga ickeaktiva medlemmar i klubben, stödjande, inaktiva eller passiva, är avgiftsfria men erhåller heller inget försäkringsskydd och heller inte medlemsbladet Modellflygnytt. Klubbmedlemmar (s.k. gästmedlemmar) som är SMFF-registrerade i någon annan klubb är också avgiftsbefriade. 8.2 Hur hanteras femtonmånadersmedlemmar? SMFF erbjuder en rabatt till klubbmedlemmar som nyregistreras under årets sista kvartal. Dessa personer förblir SMFF-registrerade hela kommande verksamhetsår utan extra kostnad. Med nyregistrerad avser en person som inte var medlem under det föregående verksamhetsåret. För att registrera en femtonmånadersmedlem, registrera personen på det kommande verksamhetsåret, till exempel under perioden oktober-december 2011 är det möjligt att registrera medlemmar för verksamhetsåret Registreringen anses påbörjad när registreringen nått kansliet, normalt nästa vardag. 8.3 Varför hittar jag inte medlemmen? IdrottOnline Klubb är ett system som är framtaget för att hantera alla typer av föreningar. Även om det sällan är aktuellt för modellflygklubbar omfattar det även sådana föreningar med flera sektioner. I sådana behöver inte medlemmar automatiskt vara anslutna till alla sektioner. I kapitel 4.4 (Tillhörighet) angav man vilka sektioner en medlem skulle tillhöra. Om man struntat i att kryssa i att en medlem skall vara ansluten till modellflygsektionen kommer han inte komma upp om man söker efter honom i modellflygsektionen. Det enklaste är att alltid söka i hela föreningen, vilket man anger längst till höger i dialogen som beskrevs i 4.1 (Starta dialogen Ny medlem ), då man slipper detta problem. 8.4 Hur gör man med gäst- eller stödjande medlemmar? Begreppet gästmedlemmar eller stödjande medlemmar är ej fastställt i SMFF:s stadgar. Enligt gängse norm är en stödjande medlem en person som är medlem i klubben men ej utövar modellflyg aktivt. En gästmedlem betraktas allmänt vara en klubbmedlem som är aktivt utövande modellflygare men som är SMFF-registrerad genom annan modellflygklubb. Gästmedlemmar och stödjande medlemmar är alla personer i klubben som ej blivit registrerade i SMFF enligt kapitel 5 (Registrera medlemmar hos SMFF). 8.5 Från när och till vilket datum gäller SMFF-registreringen? Medlemskapet för ett visst år gäller från det datum kansliet har bekräftat genom att kryssrutan beviljad blivit ikryssad av kansliet. Det tar normalt någon arbetsdag. Medlemskort och andra handlingar kommer skickas ut till medlemmen kort därefter. Registreringen upphör vid verksamhetsårets slut, men alla medlemmar som är registrerade ett visst år erhåller första numret av Modellflygnytt det kommande året.

23 8.6 De menyval och alternativ som visas i denna guide syns inte på min dator IdrottOnline kräver för närvarande att man använder Microsoft Internet Explorer på en dator med operativsystemet Microsoft Windows. Alla menyval och knappar visas inte korrekt i andra webbläsare. 8.7 Flera av klubbens medlemmar har sedan tidigare erhållit RCcertifikat, men är ändå inte registrerade för RC-bevis Enligt beslut skall alla tidigare innehavare av Radioflygcertifikat betraktas vara kvalificerade för nivå B inom RC-Bevis-systemet. Det gamla register som underhölls fram till 2005 har dock inte importerats till IdrottOnline, men tas ändå i beaktande när medlemskort eller andra dokument tas fram på kansliet. 8.8 Några av mina medlemmar tog RC-certifikat under 2005 och senare, men har inte fått några kryss på medlemskorten SMFF beslutade under 2004 att avskaffa RC-certifikaten och sedermera ersätta dessa med RC- Bevisen. Det tog emllertid tid och under mellantiden uppdaterades inte SMFF:s register centralt, trots att många klubben fortsatte utfärde certifikat. Dessa personer finns varken med i kansliet register över gamla certifikatinnehavare och inte heller med i IdrottOnline, om inte klubben registrerat dessa i efterhand. Dessa personer får inga kryss på sina medlemskort förrän klubben i efterhand registreras dessa som RC-Bevis-innehavare. 9 Ytterligare information För den händelse problem uppstår finns det följande möjligheter att få mer information och stöd. 9.1 IdrottOnline kundstöd IdrottOnline har både kundstöd online och via telefon. Mer information finns på nedanstående webbadress. Där finns även ytterligare dokumentation och svar på många allmänna frågor om IdrottOnline, dock inget SMFF- eller flygsport-specifikt. På samma webbsida finns även information IdrottOnlines telefonstöd. I februari 2012 finns kundstödet tillgängligt per telefon på med öppettider tisdag , onsdag-torsdag Dessutom nås kundstödet per epost på helpdesk@rf.se. När man talar med Riksidrottsförbundet är det viktigt att tala det språk som RF känner till. Det vill säga har man problem med klubbens eget medlemsregister talar man i termer av medlemsregister. Har man problem med att SMFF-registreringen, tävlingslicenser eller RC-bevis talar man i termer av licenser. 9.2 Kansliet IdrottOnline support kan bara svara på frågor om IdrottOnlinesystemet som sådant. De kan inte svara på hur Flygsportförbundet eller SMFF använder IdrottOnline. För övriga frågor hänvisar vi till kansliet, som har telefontid eftermiddagar varje vardag.

24