Sidan: 1 (26) PROJEKTDEFINITION Persondatabas Fas 3 - Realisering
Sidan: 2 (26) INNEHÅLL 1. BASFAKTA...4 1.1 Godkännande...4 1.2 Revisionsinformation...4 2. IDÈ OCH MÅL...5 2.1 Bakgrund...5 2.2 Idé...5 2.3 Mål...5 2.4 Avgränsningar...5 3. LEVERANSER OCH GODKÄNNANDE...6 3.1 Inleveranser...6 3.2 Leveranser och delleveranser...6 3.3 Godkännandekriterier...9 3.4 Leverans- och överlämningsprocedur...9 3.5 Projektavslut...9 4. ORGANISATION... 10 4.1 Projektorganisation och bemanning...10 4.2 Ansvarsfördelning och beslutsprocess...12 4.3 Utbildning...14 5. TIDSPLAN OCH RESURSBEHOV... 15 5.1 Projekttidsplan...15 5.2 Beslutspunkter och milstolpar...17 5.3 Resursbehovsplan...18 5.4 Utrustning och lokaler...18 6. ARBETSFORMER... 20 6.1 Produktionsmodeller...20 6.2 Produkt- och dokumentstyrning...20 6.3 Avvikelse och ändringshantering...20 6.4 Projektanalys...20 6.5 Sekretess och säkerhet...21 6.6 Informationsspridning...21
Sidan: 3 (26) 7. RISKER... 22 7.1 Projektrisker...22 7.2 Produktrisker...23 7.3 Övriga risker...23 8. EKONOMI... 24 8.1 Kalkyl...24 8.2 Finansiering...25 9. REFERENSER... 26 BILAGOR Bilaga A B C Dokumentnamn
Sidan: 4 (26) 1. BASFAKTA 1.1 Godkännande Projektdefinitionens giltighet bekräftas av underskrifter av respektive part. Uppdragsgivaren är kundens projektansvarig och uppdragstagaren är projektchefen/projektledaren. Projektdefinitionen godkänns i styrgruppen och det bekräftas i ett styrgruppsprotokoll. Projektdefinitionen godkänd av: Uppdragsgivare/Beställare: Uppdragstagare/Projektledare: Bo Egardt genom Jan-Martin Löwendahl (Chalmers Tekniska Högskola) (Sigma nbit AB) Uppdragstagare/Projektchef: Börje Sennung (Chalmers Tekniska Högskola) 1.2 Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar P1.0-1 2001-12-10 Dokumentet skapat, ett första utkast. P1.0-2 Reviderad version enl protokoll styrgruppsmöte.
Sidan: 5 (26) 2. IDÈ och MÅL 2.1 Bakgrund Chalmers har idag en mängd olika register och system som hanterar personinformation. Dessa är idag inte synkroniserade med varandra, och hålls inte uppdaterade. En förstudie genomfördes under våren 2001, i syfte att undersöka behovet av en persondatabas, samt identifiera och förankra ett önskat läge. I förstudien fastslogs att den önskade systemlösningen skall bestå av ett ramverk för personinformation, till vilket befintliga och framtida system skall vara kopplade. Vidare betonades vikten av att ramverket definieras så snart som möjligt. Detta för att undvika att sektioner och systemansvariga tar fram flera olika lösningar på lokala problem utan inbördes samordning. Förstudieprojektet valde därför att arbeta fram ett förslag på projekt med syftet att ta fram det ovan beskrivna ramverket. Arbetet delas upp i två steg: 1 Framtagning av logisk systemlösning (dvs. definition av ramverket), 2 Framtagning och implementering av realiserad lösning. Den logiska systemlösningen har arbetats fram under hösten 2001 (se referens 1) och denna lösning skall nu realiseras och implementeras. Denna projektdefinition innefattar alltså steg 2 ovan. Poängerna med att först ha tagit fram den logiska lösningen är mycket stora: De olika sektionerna samt ansvariga för befintliga system får tidigt en gemensam bild av vad som gäller. Den realiserade lösningen blir en följd av det framarbetade ramverket/arbetssättet, och inte tvärtom. 2.2 Idé Projektets syfte är att bygga en databas för personinformation på Chalmers och koppla denna databas till ett antal utvalda befintliga system. 2.3 Mål Projektets övergripande mål är att realisera den logiska lösning som arbetades fram under föregående fas i projektet (se referens 1, Lösningsförslag Persondatabas). Persondatabas Web-gränssnitt för uppdatering mot databasen Kopplingar till följande utvalda system; Ladok, KA, Slör/Pir, Trax, Vakans, Resax, DCE Katalogsökning via Web-gränssnitt mot databasen Projektet skall genomföras på ett sådant sätt att dess resultat blir väl förankrade. 2.4 Avgränsningar Uppbyggnad av organisationsträd i Persondatabasen ingår inte i detta projekt. Projektet avgränsas till att endast innefatta de system som valdes ut i föregående fas.
Sidan: 6 (26) 3. LEVERANSER och GODKÄNNANDE 3.1 Inleveranser Följande förutsättningar gäller för projektet i form av inleveranser, resurstillgångar, mm: Lösningsförslaget från fas 2 i projektet (se vidare referens 1). Tillgång till personer med kunskap om det nuvarande arbetssättet rörande respektive system. Tillgång till personer med kunskap om existerande teknik och gränssnitt hos de befintliga systemen. Identifierad korrekt indata från befintliga system. Information om vad som sägs i PUL (personuppgiftslagen), så att lösningen håller sig inom ramarna för PUL. Information fås via PUL-ombudsmannen på Chalmers, Fredrik von Homeyer. 3.2 Leveranser och delleveranser Slutleveransen består av följande delar: Definition och fastställande av samtliga begrepp, samt val av kommunikationsteknik Samtliga begrepp definierade och dokumenterade. Vald kommunikationsteknik per systemkoppling, definierad och dokumenterad. Standard för anslutning av nya system fastställd. Testplan Framtagande av plan och förväntat resultat för systemtest. Framtagande av plan och förväntat resultat för produktionstest Designad databas Persondatabasens kompletta struktur definierad och dokumenterad. Persondatabasen (PDB) installerad på server. Anpassning Vakans- PDB-Vakans Anpassningar i Vakans för att lämna/emottaga information till/från PDB, enligt överenskommet protokoll. Funktioner gränsande till PDB för att lämna/emottaga information till/från Vakans. Överföring av korrekt information (bulk) från Vakans till PDB. Systemkopplingen produktionssatt. Systemkopplingen dokumenterad. Anpassning PDB-KA Anpassningar i KA för att emottaga information från PDB, enligt överenskommet protokoll. Funktioner gränsande till PDB för att lämna information till KA.
Sidan: 7 (26) Systemkopplingen dokumenterad. Anpassning PIR- PDB-PIR Anpassningar i PIR för att lämna information till PDB, enligt överenskommet protokoll. Funktioner gränsande till PDB för att emottaga information från PIR. Funktioner gränsande till PDB för att skicka information via email till PIR. Överföring av korrekt information (bulk) från PIR till PDB. Systemkopplingen produktionssatt. Systemkopplingen dokumenterad. PDB-reg (gränssnitt till databasen) samt behörighet Web-baserat användargränssnitt för registrering och uppdatering av uppgifter i Persondatabasen, installerat på web-server. Web-baserat gränssnitt för underhåll av behörighetsregler (autentisering via DCE), installerat på web-server. Gränssnittens struktur, källkodsnamn etc dokumenterade. Anpassning Trax- PDB-Trax Anpassningar i Trax för att lämna/emottaga information till/från PDB, enligt överenskommet protokoll. Funktioner gränsande till PDB för att lämna/emottaga information till/från Trax. Överföring av korrekt information (bulk) från Trax till PDB. Systemkopplingen produktionssatt. Systemkopplingen dokumenterad. Anpassning Ladok- PDB-Ladok Anpassningar i Ladok för att lämna/emottaga information till/från PDB, enligt överenskommet protokoll. Funktioner gränsande till PDB för att lämna/emottaga information till/från Ladok. Överföring av korrekt information (bulk) från Ladok till PDB. Systemkopplingen produktionssatt. Systemkopplingen dokumenterad. Anpassning DCE- PDB-DCE Anpassningar i DCE för att lämna/emottaga information till/från PDB, enligt överenskommet protokoll. Funktioner gränsande till PDB för att lämna/emottaga information till/från DCE. Överföring av korrekt information (bulk) från DCE till PDB. Systemkopplingen produktionssatt. Systemkopplingen dokumenterad.
Sidan: 8 (26) Telefonkatalog i form av webgränssnitt Web-baserat användargränssnitt för sökning på uppgifter i Persondatabasen, installerat på web-server. Gränssnittets struktur, källkodsnamn etc dokumenterade. Anpassning PDB- Resax Anpassningar i Resax för att emottaga information från PDB, enligt överenskommet protokoll. Funktioner gränsande till PDB för att lämna information till Resax. Systemkopplingen dokumenterad. Utbildning av användare samt användarinstruktion Dokumenterade instruktioner för användandet av PDB-reg samt ändrade rutiner i befintliga system. Genomförd utbildning av samtliga användare av PDB-reg samt berörda system. Driftrutiner Dokumenterade driftrutiner för Persondatabasen, samtliga användargränssnitt, samt kopplingar till befintliga system. Systemtest Genomförd systemtest enligt testplan. Dokumenterat testresultat. Verifiering att PDB innehåller korrekt och komplett information. Tankning från PDB till respektive system Genomförd överföring av korrekt information (bulk) från Persondatabasen till samtliga mottagande system. Verifiering att mottagen information är komplett och korrekt. Överföringen av information från PDB till mottagande system produktionssatt. Produktionstest Genomförd produktionstest enligt testplan. Dokumenterat testresultat. Verifiering att PDB innehåller korrekt och komplett information. Överlämning till driftsorganisationer Överlämning av driftansvaret till berörda driftsorganisationer. Dokumentation av helheten Komplett dokumentation över PDB, dess ingående funktioner och kopplingar till omgivande system. Dokumenterad plan för förvaltningen av Persondatabasen. Informationsplan Genomförd informationsplan (enligt fas 2).
Sidan: 9 (26) 3.3 Godkännandekriterier Projektresultatet skall leva upp till målen i sektion 2.3, och till beskrivningen i sektion 3.2. Godkännandet görs av styrgruppen efter samråd med driftsorganisationerna. 3.4 Leverans- och överlämningsprocedur Projektresultatet kommer att levereras till systemägare för Persondatabasen, för vidarebefordran till lämpliga personer. All källkod till PDB tillhör Chalmers. 3.5 Projektavslut Projektet är avslutat när: Godkännande skett enligt leverans- och överlämningsproceduren (se kapitel 3.4) Allt inlånat material är återlämnat och personliga arbetsexemplar är makulerade All projektdokumentation är arkiverad Slutrapporten godkänd av styrgruppen Avslutande styrgruppsmöte har förklarat projektet avslutat
Sidan: 10 (26) 4. ORGANISATION 4.1 Projektorganisation och bemanning Styrgrupp Kvalitetssäkring Projektledning (PC, PL, och Inf.) Referensgrupp Projektmedlemmar Styrgrupp: Ordförande: Jan-Martin Löwendahl, CIO Chalmers Inge Svensson, chef på Chalmers personalavdelning Göran Svensson, IT-chef sektion K Helle Sörensen, administrativ chef sektion F Projektchef: Projektledare: Kvalitetssäkring: Informatör: Börje Sennung, IT-chef sektion M, Sigma nbit AB Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB Projektmedlemmar: Stellan Englén, systemadministratör Ladok Karin Weber, applikationsansvarig SLÖR/PIR Henrietta Wicktorsson, avtalsansvarig IT- och serviceavd. Telematik Ulf Redsäter, kontaktperson Trax Darío Lopez-Kästen, kompetens Ladok-kopplingar Görgen Olofsson, IT-chef på centrala IT-avdelningen Christer Bernérus, kontaktperson DCE Pia Granqvist, applikationsansvarig Resax Jens Gustafsson, Sigma nbit AB Niclas Stoldt, Sigma nbit AB
Sidan: 11 (26) Vakans-kompetens (VM-data) Trax-kompetens (Consilium) Börje Sennung, IT-chef sektion M, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB Referensgrupp: Anna Stedt Annika Josefsson Catarina Olsson Christer Bernerus Erik Stenvall Fredrik von Homeyer (särskilda avstämningar mot PUL) Gunilla Walther Gunnar Rehbinder Harald Tägnfors Hasse Freij Inga-Lill Schragen Ingrid Riedl Kate Larsson Lill Andersson Paul Waserbrot Per Andersson Stefan Andersson Stig-Arne Nordin Tore Lund Valter Nordh Teknikgrupp: Görgen Olofsson, IT-chef centrala IT-avdelningen Jens Gustafsson, Sigma nbit AB Börje Sennung, IT-chef sektion M (projektchef), Sigma nbit AB
Sidan: 12 (26) 4.2 Ansvarsfördelning och beslutsprocess 4.2.1 Styrgrupp Ansvar o Säkerställa att projektets resultat är i linje med Chalmers verksamhet. o Säkerställa projektresultatet genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet. o Förankra projektresultatet i högskolans ledning och IT-beredningen. Befogenheter o Avsluta projektet o Godkänna och ändra projektdefinitionen o Tillsätta analysgrupp och initiera projektanalyser 4.2.2 Projektchef Ansvar o Genomföra projektet inom ramarna i denna projektdefinition o Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel o Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet o Rapportera och informera om projektläget Befogenheter o Styra tilldelade resurser enligt denna projektdefinition o Vid behov ändra projektets organisation o Initiera projektanalyser o Genomföra eventuella omförhandlingar angående projektet 4.2.3 Projektledaren Ansvar o Skapa rutiner för projektets genomförande o Producera, leverera och överlämna rätt resultat o Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används o Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra produktionsarbetet o Godkänna inleveranser o Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna
Sidan: 13 (26) Befogenheter o Nyttja och styra de tilldelade produktionsresurser o Avvisa inleveranser som avviker från överenskommet innehåll och överenskommen kvalitet o Föreslå funktioner och egenskaper i lösningen för diskussion i referensgrupper 4.2.4 Informatör Ansvar o Vara bollplank till projektledaren o Deltaga i förberedelser inför möten och aktiviteter o Upprätta och underhålla projekt- och resultatbibliotek o Spridning av projektinformation till berörda o Kontinuerligt uppdatera hemsidan Befogenheter o Att föra in och plocka ut produkter till och från projekt- och resultatbibliotek 4.2.5 Analysgrupp - kvalitetssäkring Ansvar o Genomföra projektanalyser o Rapportera resultatet och analysgruppens bedömningar till styrgruppen och projektledningen Befogenheter o Genomföra projektanalyser med tillgång till projektledningen, nyckelpersoner, projekt- och resultatbiblioteket. o Identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser från överenskommet arbetssätt till projektledningen och styrgruppen. Ansvar 4.2.6 Projektmedlemmar o Gemensamt realisera lösningen enligt förslaget från fas 2, dvs leverera delleveranserna under 3.2 inom projektets tidsplan och budget. 4.2.7 Referensgrupp Ansvar och befogenheter o Utgöra remissinstans för framtagna resultat från projektgruppen o Förankra lösningsförslagen i sin hemmaorganisation 4.2.8 Teknikgrupp Ansvar och befogenheter
Sidan: 14 (26) o Utgöra beslutsinstans i teknikfrågor, t.ex. rörande utrustning, verktyg, kommunikationslösningar etc. 4.3 Utbildning Projektgruppens medlemmar behöver ingen utbildning för detta projekt. Projektarbetet innebär utbildning och kunskapsspridning i sig.
Sidan: 15 (26) 5. TIDSPLAN och RESURSBEHOV 5.1 Projekttidsplan 5.1.1 Projektplan Projektet omfattar 17 projektveckor enligt planen nedan och löper under tiden 2001-12-03 till 2002-05-04. Projektplan löp v 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Aktiviteter v nr datum 49-1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1. Planering 2. Definition av begrepp M1 3. Testplan M2 4. Designad databas M3 5. Anpassning Vakans-PDB-Vakans 6. Anpassning PDB- KA 7. Anpassning PIR- PDB-PIR 8. PDB-reg samt behörighet 9. Anpassning Trax- PDB-Trax 10. Anpassning Ladok-PDB-Ladok 11. Anpassning DCE-PDB-DCE 12. Telefonkatalog (webgränssnitt). 13. Anpassning PDB-Resax 14. Utbildning av användare. M4 M5 M6 M7 M6 M7 M8 15. Driftrutiner 16. Systemtest
Sidan: 16 (26) 17. Tankning PDB - resp. system 18. Produktionstest 19. Överlämning M 20. Dokumentation av helheten 21. Informationsplan 22. Sammanställning Styrgruppsmöten SG1 SG2 SG3 SG4 SG5 Referensgruppsmöte n Teknikgruppsmöten Ref1 Ref2 Avstämning med PUL-ombudsman Tabell 1: Plan över projektets aktiviteter. P P P P P P P P = Enskilt arbete, M = Projektmöte (arbetsmöte), SG = Styrgruppsmöte, BP = Beslutspunkt, Ref = Referensgruppsmöte, T = Teknikgruppsmöte, P = PUL-avstämning 5.1.2 Kommentarer till aktiviteterna ovan 1. Planering: Syftar till att koppla aktiviteter till tisdplan, boka in alla möten med berörda personer etc. Utförs som enskilt arbete. 2. Definition av begrepp: Syftar till att definiera och dokumentera samtliga begrepp och vald kommunikationsteknik per systemkoppling. Utförs som ett arbetsmöte samt enskilt arbete. 3. Testplan: Innebär framtagande av plan och förväntat resultat för systemtest och produktionstest. Inleds med ett arbetsmöte och utförs sedan som enskilt arbete. 4. Designa databas: Syftar till att definiera och dokumentera Persondatabasens kompletta struktur, och installera PDB på servern. Utförs som arbetsmöte och enskilt arbete. 5, 6, 7, 9, 10, 11, 13. Anpassning befintligt system PDB befintligt system: Syftar till att anpassa de befintliga systemen med funktioner för att hämta/lämna information från/till PDB, enligt överenskommet protokoll. Aktiviteterna innehåller också överföring av information (bulk) från de befintliga systemen till PDB, i de fall detta är aktuellt. Vidare innehåller aktiviteterna också produktionssättning och dokumentation av systemkopplingarna. Aktiviteterna startas med ett arbetsmöte och genomförs sedan som enskilt arbete. 8. PDB-reg samt behörighet (webgränssnitt): Syftar till att ta fram ett webbaserat användargränssnitt för registrering/uppdatering av uppgifter i Persondatabasen, installerat på web-server (enl öppen standard). Vidare skall gränssnittets struktur, källkodsnamn etc dokumenteras. Genomförs som enskilt arbete. 12. Telefonkatalog (webgränssnitt): Syftar till att ta fram ett webbaserat användargränssnitt för sökning på uppgifter i Persondatabasen, installerat på web-server (enl öppen standard). Vidare skall gränssnittets struktur, källkodsnamn etc dokumenteras. Genomförs som enskilt arbete. 14. Utbildning av användare: Syftar till att ta fram dokumenterade instruktioner för användandet av PDB-reg samt ändrade rutiner i befintliga system. Innefattar även utbildning av samtliga användare av PDB-reg samt befintliga system. Genomförs som enskilt arbete.
Sidan: 17 (26) 15. Driftrutiner: Aktiviteten innebär framtagning och dokumentation av driftrutiner för Persondatabasen, samtliga användargränssnitt, samt kopplingar till befintliga system. Genomförs som enskilt arbete. 16. Systemtest: Syftar till genomförandet av systemtest enligt testplan, dokumentation av testresultat samt verifiering att PDB innehåller korrekt och komplett information. Genomförs som enskilt arbete. 17. Tankning PDB - resp. system: Syftar till överföring av information (bulk) från Persondatabasen till samtliga mottagande system, samt verifiering att mottagen information är komplett och korrekt. I och med denna aktivitet sker produktionssättningen av överföring av information från PDB till mottagande system. Aktiviteten genomförs som enskilt arbete. 18. Produktionstest: Syftar till genomförandet av produktionstest enligt testplan, dokumentation av testresultat samt verifiering att PDB innehåller korrekt och komplett information. Genomförs som enskilt arbete. 19. Överlämning: Syftar till att överlämna ansvaret för lösningen till berörda driftsorganisationer. 20. Dokumentation av helheten: Syftar till att ta fram komplett dokumentation över PDB, dess ingående funktioner och kopplingar till omgivande system, samt en dokumenterad plan för förvaltningen av Persondatabasen med hänsyn tagen till Chalmers systemförvaltningsmodell. Genomförs som enskilt arbete. 21. Informationsplan: Syftar till genomförandet an den informationsplan som togs fram i fas 2. Genomförs som enskilt arbete. Genomförs som enskilt arbete. 22. Sammanställning: Syftar till sammanställning av allt material i projektet och framtagande av Slutrapport. 5.2 Beslutspunkter och milstolpar 5.2.1 Beslutspunkter 01-12-20 Styrgruppsmöte 1 (sg1), BP4: Godkännande av Projektdefinitionen. Ställa resurser till projektets förfogande enligt Projektdefinitionen. Starta genomförandet. 02-xx-xx Styrgruppsmöte 2 (sg2): Mötet äger rum direkt efter att databasen är designad. Lägesrapportering 02-xx-xx Styrgruppsmöte 3 (sg3), BP5: Mötet äger rum direkt efter att gränssnitten utvecklade och alla anpassningar gjorda. Lägesrapportering Godkännande för projektet att fortsätta. 02-xx-xx Styrgruppsmöte 4 (sg4), BP6 och BP7: Styrgruppen godkänner överlämning av projektets resultat. Styrgruppen godkänner överlämning av ansvaret för projektets resultat. 02-xx-xx Styrgruppsmöte 5 (sg5), BP8: Godkännande av slutrapport Avslutande av projektet.
Sidan: 18 (26) 5.2.2 Milstolpar Beslutspunkter utgör milstolpar. 5.3 Resursbehovsplan TIMKALKYL Externa resurser arbetsveckor tim/vecka tim i projekt Projektledning 17 32 544 Informatör 17 24 408 Kvalitetssäkring 17 4 68 Projektgruppsmedlemmar externa 632 Summa externa resurser 1,652 Interna resurser arbetsveckor tim/vecka tim i projekt Projektchef 17 6 102 Projektgruppsmedlemmar interna 409 Informationsplan, åhörare 600 Styrgruppsmedlemmar 60 Referensgruppsmedlemmar 90 PUL-ombudsman 24 Summa interna resurser 1,285 Totalsumma resurser 2,937 5.3.1 Beräkningar Informationsplan åhörare (2400 pers * 5 min)+(400 användare * 1 tim) 600 timmar Styrgrupp 4 pers * 5 möten * 3 timmar 60 timmar Referensgrupp 15 pers * 2 möten * 3 timmar 90 timmar PUL-ombudsman 1 pers * 8 avstämningsmöten * 3 timmar 24 timmar 5.4 Utrustning och lokaler TBD 5.4.1 Utrustning
Sidan: 19 (26) 5.4.2 Lokaler TBD
Sidan: 20 (26) 6. ARBETSFORMER 6.1 Produktionsmodeller Projektets arbetsformer beskrivs av projekttidsplanen (kap 5.1). 6.2 Produkt- och dokumentstyrning 6.2.1 Projektdokument Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Samtliga original lagras i den för projektmedlemmarna tillgängliga projektdatabasen. För att definiera utgåvan (versionen) av våra dokument används följande kodningssyntaxen: P1.0-3, vilket betyder version nummer 3 av ett preliminärt dokument (P), som efter godkännande skall komma att bli den officiella versionen 1.0. I kapitel 1.2 (Revisionsinformation) kan läsas vilka ändringar som gjorts sedan den förra utgåvan. 6.2.2 Produktdokument Under projektets gång gäller samma hantering som för projektdokument (se ovanstående sektion). 6.3 Avvikelse och ändringshantering Här beskriver Du tillvägagångssättet vid förändringar av projekt- och produktstyrande dokument. Om den föreslagna ändringen i ett projekt- eller produktstyrande dokument är inom ramen för projektet, tas beslut om genomförande i projektgruppen. Om den föreslagna ändringen i ett projekt- eller produktstyrande dokument inte är inom ramen för projektet, tas beslut om genomförande av projektchefen i samråd med styrgruppen. 6.4 Projektanalys 6.4.1 Projekt Kvalitetssäkring kommer att ske genom att kvalitetssäkraren: följer projektet kontinuerligt genom avstämningar och planeringsmöten med projektledare och informatör samt uppföljning av framarbetade resultat. 6.4.2 Produkt Leveranserna granskas av referensgrupperna.
Sidan: 21 (26) 6.5 Sekretess och säkerhet Här beskriver Du vilka regler som gäller avseende tillgång till dels arbetsplats, dels information om projektet och de produkter som projektet producerar. All projektinformation är öppen för personer på Chalmers. 6.6 Informationsspridning Här beskriver Du hur projektinformation sprids internt och externt. Du redovisar hur projektdokumentationen skall distribueras och när och hur muntlig information lämnas. Protokoll från projektmöten, referensgruppsmöten och styrgruppsmöten samt övriga Projektdokument, skall läggas ut på webben på nedanstående adress, och till berörda personer skickas ett mail som beskriver var på webben informationen finns. www.ita.chalmers.se/ita/persondatabas Alla dokument som skickas till personer på Chalmers skall vara i PDF-format. 6.6.1 Rapportering Veckorapport om vad som har hänt i projektet skall skickas per mail till styrgruppens medlemmar. Rapportering till personer/grupper utanför projektet: Information skall skickas till IT-chefsringen, en vecka innan deras månatliga möte. Vid samma tillfälle som ovan skall information skickas till runda bordet. 6.6.2 Mötesstruktur Nedan redovisas de regelbundna möten som finns i projektet. Styrgruppsmöten Vid planerade beslutspunkter. Projektmöten Arbetsmöten per aktivitet där projektmedlemmarna tillsammans inleder aktiviteten. Referensgruppsmöten Möten för att förankra projektgruppens arbete och samla in synpunkter. Teknikgruppsmöten TBD Avstämningar projektledare och projektchef Projektledare och projektchef har avstämningsmöten en gång per vecka. Avstämningar projektledare och styrgruppsordförande Projektledare och styrgruppsordförande har avstämningsmöten en gång varannan vecka.
Sidan: 22 (26) 7. RISKER Här redovisar Du de risker som har identifierats under förberedelsefasen. Du redovisar också vilka åtgärder som är genomförda eller skall genomföras. En riskanalys är framtagen för att identifiera de risker som kan påverka resultatet av projektet. Riskerna listades och sedan bedömdes sannolikheten (1 låg och 5 hög) samt konsekvens (1 ringa och 5 stor). Prioritet är produkten av sannolikhet och konsekvens. Låg < 8 Medel 8-16 Hög > 16 7.1 Projektrisker 1 Nödvändiga resurser för projektets genomförande finns ej tillgängliga. Nr Risk Sannolikhet Konsekvens S*K Prioritet 3 5 15 Medel 2 Möten går ej att boka i önskad omfattning med styrgrupp och projektmedlemmar inom den angivna projekttiden. 2 5 10 Medel 3 Styrgruppen accepterar ej framtagna planer. 1 5 5 Låg 4 Projektmedlemmarna motarbetar projektets syfte. 1 5 5 Låg 5 Referensgruppen accepterar ej projektets leveranser. 2 3 6 Låg 7.1.1 Åtgärder De risker som har prioritet hög eller medel anges nedan med en åtgärd. Nr Åtgärd/aktivitet för att eliminera risker 1,2 Alla möten fastställs och bokas i v51 och 01. Projektchef och styrgruppsordförande informerar berörda medlemmar i projektet och styrgruppen om vikten av att avsätta önskad tid.
Sidan: 23 (26) 7.2 Produktrisker Riskseminarium angående riskerna med Persondatabasen genomfördes i fas 2 och åtgärdas inom ramen för fas 3. 7.3 Övriga risker Riskseminarium angående riskerna med Persondatabasen genomfördes i fas 2 och åtgärdas inom ramen för fas 3.
Sidan: 24 (26) 8. EKONOMI 8.1 Kalkyl (alla kostnader angivna i 1000-kronor) Budget Budget Budget Budget Resurs Projekttid 17 arbetsveckor Person resurser timmar i projektet Extern kostnad Projektledning 544 490 Information, sammanställningar 408 367 Kvalitetssäkring 68 61 Intern kostnad Projektchef 102 66 Projektgruppsmedlemmar externa 632 581 Projektgruppsmedlemmar interna 409 219 Ej debiterbar kostnad Informationsplan, åhörare 600 240 Styrgruppsmedlemmar 60 39 Referensgruppsmedlemmar 90 59 Avstämning PUL-ombudsman 36 23 Summa interna resurser 2,949 1,499 285 361 Omkostnader Intern OH 200 lokalkostnad vid möten Reserv Summa intern overhead 0 0 200 0 Totalsumma resurser 2,949 1,499 485 361 64% 21% 15% Projekt-total 2,345 Varav debiterade kostnader 1,984
Sidan: 25 (26) 8.2 Finansiering Projektet finansieras av prorektor Bo Egardt inom ramen för stiftelsen, IT-infrastruktur satsning 2002.
Sidan: 26 (26) 9. REFERENSER Här redovisar Du vilka dokument som projektdefinitionen refererar till. Referenser skall finnas till kravbeskrivningen och/eller andra dokument som fastställer kravbilden eller utgör underlag för projektet. Referenser kan finnas till dokument som beskriver projektets arbetssätt. Här följer en lista på de dokument som det finns referenser till i projektdefinitionen. Ref. Dokumentnamn och dokumentbeteckning Utgåvenummer och dokumentdatum 1 Lösningsförslag Persondatabas P1,0-2, 2001-11-20