1 (2) Mall för ramavtal Papper och plastprodukter 2 Avtalsnummer: Leverantör: Ansvarig upphandlare: Therese Gustafsson 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
2 (2) Innehållsförteckning 1 Allmänna avtalsvillkor... 1 1.1 Avtalsparter... 1 1.2 Kontaktpersoner... 1 1.2.1 För avtalet... 1 1.2.2 För verksamheten... 1 1.3 Avtalshandlingars inbördes ordning... 1 1.4 Avtalsföremålet... 2 1.5 Avtalsperiod... 2 1.6 Ändringar och tillägg till avtalet... 2 1.7 Sekretess... 2 2 Kommersiella villkor... 3 2.1 Priser... 3 2.2 Prisjustering... 3 2.3 Valutajustering... 3 2.4 Faktureringsvillkor... 3 2.5 Dröjsmål med betalning... 4 2.6 Leverans... 4 2.6.1 Volym... 4 2.6.2 Avrop... 4 2.6.3 Orderbekräftelse... 4 2.6.4 Leveranstid... 4 2.6.5 Leveransadress... 4 2.6.6 Leveransvillkor... 4 2.6.7 Kontroll av leverans... 5 2.6.8 Leveransförsening som beror på leverantören... 5 2.6.9 Leveransförsening som beror på NLL... 5 3 Uppföljning under avtalsperioden... 6 3.1 Statistikuppgifter... 6 3.2 Avtalsuppföljning... 6 4 Ansvar... 7 4.1 Överlåtelse av avtal... 7 4.2 Underleverantör... 7 4.3 Kvalitet och utförande... 7 4.4 Produktförändringar... 7 4.5 Provning och kompletteringsköp... 7 4.6 Information om produkter under avtalstiden... 7 4.7 Reklamation - fel i varan... 8 4.8 Befrielsegrunder (force majeure)... 9 4.9 Åtgärdsplan vid avvikelser... 9 4.10 Hävning av avtalet... 10 4.11 Tvist... 10 5 Underskrifter... 11 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
1 (11) 1.1 Avtalsparter Köpare 1 Allmänna avtalsvillkor Namn: Norrbottens läns landsting Adress: 971 89 Luleå Organisationsnummer: 232100-0230 Telefon: +46 920-28 40 00 Hemsida: www.nll.se Leverantör Namn: Adress: Organisationsnummer: Telefon: Hemsida: 1.2 Kontaktpersoner 1.2.1 För avtalet Köpare Kontaktperson: Upphandlare Therese Gustafsson Mobil: +46 72-218 86 80 Telefon: +46 920-28 40 00 (växel) Fax: +46 920-28 43 86 E-post: therese.e.gustafsson@nll.se 1.2.2 För verksamheten Köpare Kontaktperson: Inköpare Susanna Johansson Mobil: +46 70-616 31 33 Telefon: +46 921-666 23 Fax: +46 921-519 84 E-post: susanna.johansson@nll.se Leverantör Kontaktperson: Mobil: Telefon: Fax: E-post: Leverantör Kontaktperson: Mobil: Telefon: Fax: E-post: 1.3 Avtalshandlingars inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1 Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet som eventuellt tillkommer under avtalsperioden. 2 Detta avtal inklusive bilagor. 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
2 (11) 3 Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag. 4 Förfrågningsunderlaget inklusive bilagor. 5 Leverantörens eventuella förtydliganden och kompletteringar. 6 Leverantörens daterade anbud. 7 Eventuella allmänna branschvillkor. Uppgifter i anbudet som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller endast som avtalsinnehåll om det finns en skriftlig överenskommelse om att dessa ska gälla. 1.4 Avtalsföremålet Leverantören åtar sig att leverera papper och plastprodukter till Norrbottens läns landsting (hädanefter NLL) i den omfattning och till de villkor som anges i detta avtal, förfrågningsunderlaget med bilagor samt Leverantörens anbud. 1.5 Avtalsperiod Uppdraget löper från och med 2014-XX-XX (fylls i senare) till och med 2016-02- 29 med option om förlängning med ett (1) år i taget, dock som längst två (2) år. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Avisering om förlängning bör ske senast tre (3) månader före avtalsperiodens utgång. 1.6 Ändringar och tillägg till avtalet Ändringar och tillägg till gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för NLL och Leverantören. 1.7 Sekretess Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) reglerar frågor om sekretess. För Leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för hälso- och sjukvårdspersonal anställd av NLL. Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja NLLs uppgifter, vad det än må vara (exempelvis personuppgifter samt ekonomiska och kommersiella uppgifter), som kan komma Leverantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som Leverantören på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot NLL och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
3 (11) 2 Kommersiella villkor 2.1 Priser För leveranser enligt detta avtal gäller de priser som framgår av Leverantörens anbud och förfrågningsunderlaget. Priserna är fasta fram till 2015-02-28. Om varor under kampanjer eller liknande utbjuds till priser som understiger de priser som angetts i det upprättade avtalet ska det lägre priset debiteras. 2.2 Prisjustering Priset ska vara fast fram till 2015-02-28. Prisjustering får därefter ske en (1) gång per år och då i samband med månadsskiftet februari-mars. Prisjusteringen ska utgå från faktisk kostnadsförändring enligt SCB:s konsumentprisindex (KPI, tabellen fastställda tal) med december 2013 som basmånad. Om leverantörens kostnader avseende de varor som omfattas av detta avtal skulle förändras med minst tre (3) procent ska vardera parten äga rätt att begära justering av priset med ett belopp motsvarande kostnadsförändringen. Indexreglering sker med samma procenttal, uttryckt med en decimal, varmed indextalet har förändrats under avstämningsperioden. Begäran om prisändring ska skriftligen framställas senast en (1) månad före den leveransdag från och med vilken det justerade priset ska gälla. Retroaktiv prisjustering godkänns ej. Om begärd prisjustering inte godkänns ska den part vars begäran avslagits äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell produkt med en uppsägningstid om tre (3) hela kalendermånader efter det att begäran om prisjustering framställdes. Fram till denna tidpunkt ska i så fall det ursprungligen avtalade priset, eller i förekommande fall det tidigare justerade priset, gälla. 2.3 Valutajustering Vid valutajustering av avtalade produkter ska bilagorna Valutajusteringsklausul samt Information om valutajusteringsklausul användas. Om det till avtalade produkter finns en koppling till andra valutor än SEK ska det finnas en valutajusteringsklausul per aktuell valuta. Valutan ska bestämmas genom Riksbankens hemsida där medelvärdet per 1 enhet av månadsgenomsnitt på valutakurser presenteras, se följande länk: http://www.riksbank.se/sv/rantor-och-valutakurser/manadsgenomsnittvalutakurser/ Kommentar: Denna punkt kan komma att tas bort om valutajustering inte är tillämplig på avtalade produkter. 2.4 Faktureringsvillkor Fakturor ska skickas elektroniskt enligt anvisningar i bilagan Information om elektronisk fakturering. Fakturan ska vara i SEK. I de fall NLL har uppgett ett ordernummer/beställningsnummer ska detta nummer anges, exempelvis i svefakturafältet Order Line Reference/OrderReference. 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
4 (11) Faktura ska skickas först efter fullgjord leverans. Även eventuella påminnelser och krav skickas på samma sätt. Vid godkänd leverans betalas fakturan inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande bestämmelser gäller avtalad delleverans. NLL betalar inte expeditionsavgifter, faktureringsavgifter, frakter, uppläggningsavgifter eller andra avgifter från leverantören eller tredje part. Dessa kostnader ska vara inräknade i priset och inte föranleda särskild debitering. Påminnelseavgifter får debiteras. Betalning av faktura innebär inte att NLL avstått från rätten att påtala fel eller brister i leveransen. 2.5 Dröjsmål med betalning Om NLL inte betalar fakturan i rätt tid kan Leverantören kräva dröjsmålsränta enligt räntelagens (1975:635) bestämmelser. 2.6 Leverans 2.6.1 Volym Eventuellt angivna volymer i förfrågningsunderlaget är uppskattade. Skulle NLLs avrop enligt detta avtal under- respektive överstiga beräknad kvantitet ska detta inte betraktas som ett avtalsbrott från NLLs sida. Anbudsgivaren är skyldig att leverera det verkliga behovet. 2.6.2 Avrop Avrop sker successivt utifrån NLLs behov och utförs av Länsservice. Leverantören ska ta emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna leveranstiden. 2.6.3 Orderbekräftelse Skriftlig orderbekräftelse innehållande bland annat pris, antal och leveransdatum ska skickas till Länsservice snarast vid avrop, dock senast arbetsdagen efter mottagen beställning. 2.6.4 Leveranstid Leverans ska vara NLL tillhanda på den tid eller inom den tidsrymd som angivits i anbudet eller enligt fastställda leveransplaner om inget annat har överenskommits. Leveranser ska ske under ordinarie arbetstid, helgfria vardagar mellan klockan 07.30 16.00. 2.6.5 Leveransadress Leverans av produkter sker till: Norrbottens läns landsting Länsservice Verkstadsvägen 10 961 68 Boden 2.6.6 Leveransvillkor Leverans ska ske enligt Incoterms 2000, DDP (fritt levererat) till angiven leveransadress. 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
5 (11) Följesedel med beställarens ordernummer ska vara fäst, väl synlig, utanpå transportförpackningen. Vid leveranser på pall bör EUR-pall användas. Stadig engångspall kan accepteras. Maximal pallhöjd är 1,9 m. Maxvikt är 600 kg. Enskild transportförpackning får ej överstiga 20 kg. Överhäng får ej förekomma. Om blandat gods förekommer på samma pall ska det framgå av följesedel och märkning på pall. Pallarna ska vara plastade med återvinningsbar plast. 2.6.7 Kontroll av leverans NLL kontrollerar att avropad vara eller tjänst levereras enligt överenskommelse i avtalet, i rätt tid, på rätt plats och i rätt omfattning. 2.6.8 Leveransförsening som beror på leverantören Om Leverantören inte kan hålla avtalad leveranstid ska Leverantören, utan dröjsmål, skriftligen via mail meddela Länsservice detta samt ange orsakerna till förseningen och den tidpunkt då leverans beräknas ske. Länsservice bedömer om en senareläggning av leveransen kan ske. Vid leveransförsening som inte accepteras av NLL ska Leverantören erbjuda NLL en likvärdig ersättningsprodukt. Denna ska godkännas av Länsservice. Ersättningsprodukten får inte ha högre pris än den avtalade produkten. Om Leverantören inte själv kan tillhandahålla en likvärdig ersättningsprodukt inom avtalad tid ska Leverantören stödköpa en likvärdig produkt hos en annan leverantör för leverans till NLL. Ersättningsprodukten ska godkännas av Länsservice. Avtalsleverantören ska stå för alla extra kostnader i samband med stödköp av en produkt. Beror leveransförseningen på någon av de befrielsegrunder som nämns under 4.8 Befrielsegrunder (force majeure), på NLL eller något förhållande på NLLs sida ska avtalad leveranstid förlängas med den tid som kan anses skälig. 2.6.9 Leveransförsening som beror på NLL Om NLL inte kan ta emot varan på avtalad tid ska NLL, utan dröjsmål, skriftligen anmäla detta till Leverantören samt ange orsaken till förseningen och den tidpunkt då mottagandet beräknas kunna ske. Om NLL inte tar emot varan på avtalad tid och detta inte beror på någon av de befrielsegrunder som nämns under 4.8 Befrielsegrunder (force majeure) eller på Leverantören, är NLL skyldig att erlägga betalning i enlighet med avtalet som om varan i fråga hade levererats. Leverantören ska då, på NLLs risk och bekostnad tillse att varan lagras. Om NLL så begär, ska Leverantören också försäkra varan på NLLs bekostnad. 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
6 (11) 3 Uppföljning under avtalsperioden 3.1 Statistikuppgifter Leverantören ska på NLLs begäran kostnadsfritt lämna statistik på avropade produkter till Länsservice. Statistiken ska tillhandahållas via Excel. Statistiken ska innehålla följande uppgifter: Försäljning i kronor Försäljning per produkt respektive per produktgrupp Försäljning per leveransadress Artikelnummer Benämning/beskrivning Fakturerad kvantitet Enhet Pris per enhet Totalpris per artikel Fakturareferens/kostnadsställe 3.2 Avtalsuppföljning Avtalet ska följas upp vid behov, dock minst en gång per år. Uppföljningen kan exempelvis innehålla avtalets tillämpning, leverans, fakturering, ställda krav, måluppfyllelse, bemötande, kundtjänst, genomgång av från Leverantören inlämnad statistik samt förändringar av det ordinarie sortimentet. Båda parter kan initiera uppföljningen. Uppföljningen ska ske utan kostnad för NLL. 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
7 (11) 4 Ansvar 4.1 Överlåtelse av avtal Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande. 4.2 Underleverantör Leverantören ska i alla frågor vara NLLs motpart. Leverantören ska ansvara för att eventuella underleverantörer uppfyller samma krav som ställs på Leverantören enligt 10 kap. LOU. 4.3 Kvalitet och utförande Levererade produkter ska till utförande och kvalitet överensstämma med de specifikationer, anbudsprover, broschyrer och liknande som NLL fått i samband med att avtal slutits. 4.4 Produktförändringar Förändringar i konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek eller sammansättning och liknande ska i förväg meddelas NLL. Produkter som förändras eller produkter som ersätter utgående produkter ska vara likvärdig avtalad produkt. Likvärdigheten ska prövas bland annat avseende kvalitet, funktion, drifts- och underhållskostnader, utseende, kulör och miljöpåverkande faktorer. Det åligger Leverantören att påvisa likvärdigheten för NLL. Ersättningsartikel får inte ha högre pris än den artikel som är på avtal. Ersatt produkt ska godkännas skriftligen av båda parterna innan utbyte. Om inte överenskommelse kan träffas kommer prövning av avtalets giltighet att ske. 4.5 Provning och kompletteringsköp NLL förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet under begränsad tid prova produkter med motsvarande funktion från annan leverantör. Likaså förbehåller sig NLL rätten till kompletteringsköp när särskild anpassning krävs. 4.6 Information om produkter under avtalstiden Under det första avtalsåret får Leverantören endast visa vårdpersonalen de produkter som omfattas av avtalet. Detta för att vårdpersonalen ska kunna överblicka avtalat sortiment och uppnå en hög avtalstrohet. Information och utbildning ska göras i samråd med Länsservice. Från avtalsår två och fram till avtalets slut kan Leverantören få visa nyheter i sitt produktsortiment. Detta ska ske efter samråd med Länsservice. Spontana besök på sjukhusen för att visa nya, ej upphandlade produkter, får inte förekomma. 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
8 (11) 4.7 Reklamation - fel i varan 1. För fel i varan som beror på bristfälligheter i konstruktion, material, tillverkning eller som består i att varan i övrigt inte uppfyller avtalade egenskaper ansvarar Leverantören enligt nedanstående regler. Leverantören har samma ansvar för underleverantörs material och arbete som för eget. Leverantörens ansvar omfattar inte fel som beror på material som NLL tillhandahållit eller på konstruktion som denne föreskrivit, om inte Leverantören upptäckt eller bort upptäcka felet. Leverantörens ansvar omfattar inte fel orsakade av omständigheter som tillkommit efter att risken för varan gått över på NLL. Ansvaret omfattar således inte fel som orsakats av bland annat bristfälligt underhåll, felaktig lagring eller oriktig montering från NLLs sida, ändringar utan Leverantörens skriftliga medgivande, normal förslitning eller försämring eller genom NLLs försorg genomförda reparationer. Leverantören ansvarar dock för fel som uppstått till följd av att Leverantörens instruktioner varit bristfälliga. Leverantören ska ansvara för skador som omlevererade eller reparerade delar orsakar på andra delar av vara. 2. Ett fel som visar sig inom ett år efter det att varan avlämnades ska anses ha funnits vid avlämnandet om inte Leverantören kan visa annat eller detta är oförenligt med varans eller felets art. På motsvarande sätt gäller att fel, som visar sig inom ett år på vara eller del av vara som bytts ut eller reparerats, ska anses ha funnits när reparationen eller utbytet avslutades. Om varan till följd av fel enligt punkten 1 är obrukbar i mer än en månad, förlängs ovan angivna tider med den tid som varan varit obrukbar. Oavsett vad som ovan angetts förlorar NLL rätten att åberopa fel om NLL inte reklamerar felet inom två år från den ursprungliga leveranstidpunkten. 3. NLL ska inom skälig tid från det att NLL upptäckt eller bort upptäcka felet meddela Leverantören om att fel i varan föreligger. Underlåter NLL detta förlorar NLL rätten att åberopa felet. Efter det att Leverantören från NLL fått meddelande om fel som avses i punkt 1 ska Leverantören avhjälpa felet eller företa omleverans med den skyndsamhet som omständigheterna påkallar. NLL har rätt att erhålla omleverans om felet är väsentligt för NLL och Leverantören insett eller bort inse detta och omleverans kan ske utan olägenhet för Leverantören. Ska felet avhjälpas och är felet av sådan art att det inte är lämpligt att avhjälpandet sker på uppställningsplatsen, ska NLL på Leverantörens begäran och bekostnad underlätta arbetets utförande genom att för utbyte eller reparation återsända felaktig vara eller del av vara till Leverantören. 4. Uppfyller inte Leverantören sina förpliktelser enligt punkt 3, får NLL skriftligen ge honom en skälig slutlig frist för detta. Har inte Leverantören uppfyllt sina förpliktelser inom tidsfristen får NLL efter eget val: a. låta utföra nödvändiga reparationer och/eller framställa nya delar på Leverantörens risk och bekostnad, förutsatt att NLL därvid förfar med omdöme, eller b. kräva och erhålla sådant prisavdrag som svarar mot felet. 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
9 (11) Om felet efter åtgärd enligt punkten a. kvarstår men ej är väsentligt har NLL rätt att kräva och erhålla prisavdrag som svarar mot felet. Är felet väsentligt får NLL istället häva avtalet genom ett skriftligt meddelande till Leverantören. NLL får också häva köpet om felet efter åtgärd som nämns under punkten a. alltjämt är väsentligt. Vid hävning har NLL rätt till ersättning för den skada NLL lidit. Ersättningen ska dock inte uppgå till mer än 20 % av det avtalade priset, och omfattar inte ersättning för indirekt förlust. 5. Leverantören har inte något ansvar för fel utöver vad som föreskrivs i punkterna 1 4, såvida inte grov vårdslöshet ligger Leverantören till last. 6. Vad som angetts i punkterna 1 5 om fel i varan ska i tillämpliga delar gälla där varan inte uppgår till avtalad kvantitet, men Leverantören, efter vad NLL måste anta, anser sig ha fullgjort sitt åtagande. 4.8 Befrielsegrunder (force majeure) Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid köpet och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Exempel på händelser som kan omfattas är krig, krigshandling, extrema väderförhållanden, myndighets åtgärd, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, konflikt på arbetsmarknaden, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning och därmed jämställda omständigheter. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en underleverantör som Leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare säljled. För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Vid force majeure hos NLL ska NLL ersätta Leverantören för de merkostnader som säljaren får vidkännas för att säkra och skydda varan. Oavsett vad som i övrigt gäller får vardera parten frånträda avtalet genom skriftligt meddelande till andra parten, om avtalets fullgörande försenas mer än tre (3) månader av befrielsegrund enligt ovan. 4.9 Åtgärdsplan vid avvikelser Följande åtgärder vidtas vid sådana avvikelser från avtalsvillkoren som inte har reglerats specifikt i detta avtal: 1. Dialog 2. Rättelse under en given tidsfrist 3. Avtalet förlängs inte 4. Hävning av avtalet 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
10 (11) 4.10 Hävning av avtalet Endera parterna äger rätt att säga upp tecknat avtal om motparten i väsentligt avseende åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtar rättelse. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor och priser att gälla. En förtida uppsägning ska göras skriftligen och undertecknas av behörig företrädare för parten. 4.11 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser avgörs av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar äger i första instans rum i Luleå. 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7
11 (11) 5 Underskrifter Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit var sitt. Avtalet ska undertecknas av behöriga företrädare för bägge parter. Anm: Anbudsgivare behöver inte underteckna och återsända denna mall tillsammans med anbudet. För NLL Ort och datum För leverantören Ort och datum Namnteckning Namnteckning Namnförtydligande Namnförtydligande 971 89 Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7