2. Avtalsvillkor. Förfrågningsunderlag Allmänna kontraktvillkor Kerstin Thuresson 11/124. Sista anbudsdag: ansökansdag:

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Lidingö stad Upphandling Familjerådgivning, LOV Kerstin Thuresson 11/124 Sista anbudsdag: ansökansdag: Anbud kan lämnas löpande Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 2. Avtalsvillkor 2.1. Allmänna kontraktvillkor Delar av avtalstexten finns angivet i krav på leverantör/sökande och i krav på tjänsten och genomförande. Den texten kommer att ingå i avtalet när avtal tecknas. Avtalstexten kan också komma att kompletteras med upplysningar från Leverantören. I avtalstexten kommer staden att benämnas Staden och sökande kommer att benämnas Leverantör. Även parternas formella uppgifter kommer att ingå. Om fler än en kontaktperson är aktuellt kan avtalet kompletteras med en bilaga, "Kontaktlista". Avtalet ska tecknas av behörig person Avtalstid Avtalstiden gäller från och med det datum avtalet tecknats... och gäller löpande tills dess avtalet sägs upp eller på annat sätt avslutats Handlingarnas inbördes rangordning 1. Skriftliga ändringar och eventuella tillägg som tillkommer under avtalsperioden 2. Detta kontrakt 3. Förfrågningsunderlaget inklusive bilagor enligt annonseringsdatum och nytillkommen information 4. Leverantörens daterade ansökan inklusive förtydliganden och kompletteringar Uppdrag och omfattning Uppdraget innebär familjerådgivning till de kunder som väljer Leverantören inom det valfrihetssystem som Staden har enligt lagen om valfrihetssystem, LOV. Med familjerådgivning avses samtal i syfte att bearbeta samlevnadskonflikter i parförhållanden och familjer. Famlijerådgivning vänder sig till gifta, sammanboende, särboende eller separerade. Inga övriga tjänster än de som upphandlas är tillåtna att utföras inom ramen för detta avtal. Utskrivet: :59 Sida 1 av 7

2 Maximalt antal samtalstillfällen är fyra (4) men kan om det finns särskilda skäl utökas. Prövningen görs av socialförvaltningen Ändringar och tillägg i avtalet Staden förbehåller sig rätten att förändra villkoren för uppdraget under avtalstiden. Ändringar kan komma att göras en gång per år. Dessa förändringar dokumenteras genom ett skriftligt tillägg till avtalet undertecknat av båda parter. Om överenskommelse inte sker mellan parterna upphör avtalet att gälla efter tre månader. Om Leverantören trots överenskommelse inte uppfyller eller accepterar de ändrade kraven inom en månad kommer Staden skriftligen säga upp Leverantören. Uppsägningstiden är tre månader Lagar, förordningar och föreskrifter Enligt pkt i ansökan: Leverantör måste följa gällande lagar, förordningar och föreskrifter som är tillämpliga inom avtalat område Insyn Enligt pkt i ansökan: Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål lämna sådan information som avses i 3 kap 19 a Kommunallagen. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten sköts. Leverantören är inte skyldig att lämna information om det inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för leverantör eller om det strider mot lag eller annan författning som till exempel personuppgiftslagen eller offentlighets- och sekretesslagen Krav på genomförande Enligt pkt i ansökan: Leverantören ska bedriva verksamheten enligt gällande lagar och regler samt enligt allmänna råd, riktlinjer och förordningar för området. Rådgivning ska bedrivas enligt vetenskap och beprövad erfarenhet. Leverantören ska nogsamt beakta barnperspektivet och vid behov vara beredd att låta barn delta i samtalen. Leverantören har på samma sätt skyldighet att följa socialtjänstlagens (SoL) bestämmelser om anmälningsskyldighet om missförhållanden där barn utnyttjas sexuellt eller utsätts för fysisk eller psykisk misshandel i hemmet SoL 14 kap 1. Leverantören förbinder sig att iaktta den tystnadsplikt som gäller enligt 15 kap. 2 SoL. Leverantören ansvarar för att samtlig personal inom verksamheten har kännedom om den speciella tystnadsplikt som gäller för familjerådgivning samt ser till att den efterlevs. Leverantören ansvarar för att skriftlig försäkran undertecknas av personalen. Försäkran ska uppvisas vid begäran för staden. Leverantören ska kontrollera att minst en av de/den som söker familjerådgivning är Utskrivet: :59 Sida 2 av 7

3 mantalsskriven på Lidingö Marknadsföring av leverantörens avtal För att kunden ska kunna göra ett aktivt val sammanställer staden ett informationsmaterial för varje godkänd Leverantör. Informationen kommer att läggas ut på Stadens webbsida. Staden kommer även komplettera denna information med skriftligt informationsmaterial i pappersformat. Leverantören ska senast i samband med avtalstecknandet lämna över information om sig själv och sin verksamhet enligt de riktlinjer som Staden bestämmer tex. leverantör, besöksadress, telefonnummer, e-post, hemsida, utbildning hos anställda, inriktning, övrigt (tex. språk) mm. Leverantörens marknadsföring ska ske i enlighet med god marknadsföringssed med stor respekt för kunderna och övriga Leverantörer så att den inte uppfattas det som påträngande eller i övrigt stötande. Leverantören ansvarar för att uppgifterna är aktuella och att ändringar snarast anmäls till avtalets kontaktperson Skyldighet att ta emot uppdrag Leverantören förbinder sig att ta emot de kunder som valt Leverantören Ickevalsalternativ Enligt pkt i ansökan: I det fall en person som söker familjerådgivning inte själv väljer en av de Leverantörer som Staden tecknat avtal med tilldelas denna person Stadens egen familjerådgivning Rutiner för omval Enligt pkt i ansökan: Kunden har alltid rätt att byta Leverantör bland de Leverantörer som Staden tecknat avtal med. Byte av Leverantör ska ske smidigt med minsta möjliga påverkan för kunden. Det totala antalet samtalstillfällen för den som söker familjerådgivning ska dock vara fyra (4), om inte särskilda skäl finns, varvid prövning av behovet ska göras av socialförvaltningen. Kommersiella villkor 2.2. Kommersiella villkor Ersättning Staden ersätter leverantören för varje genomfört samtal. Ersättningen baseras på 90 minuter för samtalet samt ytterligare 30 minuter för för- och efterarbete. För år 2013 är ersättningen från Staden kronor per samtal. Staden fastställer också kundens egenavgift som gäller för besök hos familjerådgivare. Leverantören debiterar kunden denna avgift som är en del i ersättningen. För år 2013 är avgiften 520 kronor per samtal. Leverantörens totala ersättning för år 2013 är därmed 880 kronor från Staden per samtal inklusive för- och efterarbete. Avgiften är densamma oavsett antalet personer som deltar vid samtalet. Utskrivet: :59 Sida 3 av 7

4 Ersättning vid återbud/uteblivet besök Om kunden avbokar sitt besök senast 24 timmar innan inplanerad tid, ersätts Leverantören av Staden med halva ersättningen för genomfört samtal, för 2013 med 440 kronor. Inga övriga ersättningar kommer att utgå till Leverantören Justering av ersättningsnivå Kommunfullmäktige beslutar årligen om ersättningen till Leverantören. Om avtalad ersättning sänks och Leverantör inte kan acceptera den nya ersättningen upphör detta avtal tre månader efter det att Staden mottagit Leverantörens skriftliga uppsägning Betalnings- och faktureringsvillkor Fakturering sker elektroniskt en gång per månad. Fakturan ska innehålla - företagets namn, adress, f-skatt och momsregistreringsnummer - specifikation, dvs antal par och samtal som genomförts senaste månaden Observera att inga sekretessbelagda uppgifter får finnas på fakturan. Betalning sker trettio dagar efter erhållen och registrerad faktura. Vid felaktigheter på fakturan kontaktas Leverantören för rättelse. Vid försenad betalning orsakad av Staden ska dröjsmålsränta enligt räntelagen utgå Leverantörens ansvar Utbildning och kompetens Enligt pkt i ansökan: Leverantörens kompetens, kunskap och erfarenhet är avgörande för kvalitén. Leverantören ska ha sådan kompetens som krävs för att utföra familjerådgivning. Den personal som utför rådgivningen ska ha följande utbildning/erfarenhet; - adekvat högskoleutbildning - utbildning i familjeterapi - minst två års erfarenhet av familjeterapeutiskt arbete Som bevis för att kompetenskravet uppfylls bifogas en företeckning/cv för varje familjerådgivare som kommer att utföra tjänsten åt Staden. Leverantören ska se till att den personal som bedriver familjerådgivning har tillgång till relevant fortbildning inom området som exempelvis psykoterapi, familjeterapi, gruppterapi och psykosocialt behandlingsarbete. Det är också viktigt att möjlighet finns för kollegialt erfarenhetsutbyte. Personalen ska även ha tillgång till regelbunden extern handledning minst en gång i månaden Handledning Familjerådgivaren ska ha tillgång till regelbunden extern handledning till samtlig personal som bedriver familjerådgivning, minst en (1) gång per månad Geografiskt område, lokaler, handikapp, allergier mm Enligt pkt i ansökan: Leverantörens lokaler ska för kunderna ligga geografiskt lättillgängliga inom Stockholms län. Utskrivet: :59 Sida 4 av 7

5 Leverantören ska även ha möjlighet att i den ordinarie lokalen, eller annan för kunden lämpligt geografiskt placerad lokal ta emot personer med funktionsnedsättningar eller allergier. Staden ska vid byte ges möjlighet att besöka och bedöma ny lokals lämplighet för verksamheten Mottagnings- och väntetider samt tolk Kompletteras med information från Leverantörens ansökan I övrigt enligt pkt Sekretess i uppdraget Leverantören förbinder sig att iaktta den tystnadsplikt som gäller enligt 15 kap. 2 SoL. Leverantören ansvarar för att samtlig personal inom verksamheten har kännedom om den speciella tystnadsplikt som gäller för familjerådgivning samt ser till att den efterlevs Efterfroskningsförbud Enligt pkt i ansökan: Leverantören ska, med undantag av vad som anges nedan, förbinda sig att inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat meddelande på så sätt som framgår av 1 kap. 1 tredje stycket i tryckfrihetsförordningen (1949:105). Samma krav ska gälla underleverantör/samarbetspartner till Leverantören. Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemligheter och som skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för Leverantörens anställda utanför det område som kontraktet omfattar. Den gäller inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentlig anställda enligt SoL. Tillägg i avtalsmall: Leverantören förbinder sig också att kräva att pkt efterlevs av underleverantör/samarbetspartner som anlitas för fullföljandet av detta avtal Uppföljning av avtalet Kontroll och uppföljning sker av ställda krav i upphandlingen löpande under avtalsperioden Kvalitetsarbete Enligt pkt i ansökan: Leverantören ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2006:11 (S) Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL. Leverantören ska även ha rutiner för klagomålshantering Uppföljning Enligt pkt i ansökan: Som ett led i Stadens uppföljning av familjerådgivningsverksamheten genomför Staden en enkätundersökning till dem som erhållit familjerådgivning. Enkäten är anonym vad gäller kundens identitet men Leverantörens namn framgår av svaret. Leverantören ska varje år, under en tvåmånadersperiod (oktober/november) lämna en enkät och ett frankerat svarskuvert till alla kunder i anslutning till ett samtalstillfälle under Utskrivet: :59 Sida 5 av 7

6 perioden. Kunden ska erbjudas möjlighet att fylla i enkäten på plats och lämna den till Leverantören, vilken sedan skickar den till Stadens representant. Staden eller dess företrädare ska alltid, utifrån vad reglerna om sekretess medger, få den insyn i verksamheten som krävs för uppföljning, kvalitetskontroll eller utvärdering. Leverantören ska acceptera de uppföljningar som Staden eller dess representanter för denne genomför. Leverantören ska vid alla uppföljningar/utvärderingar biträda Staden. Detta gäller även för uppgifter som Staden ska redovisa till kommunfullmäktige och stat. Stadens kvalitetsuppföljning utvecklas ständigt och kan komma att kompletteras över tid. Upptäcks brister vid kvalitetskontroller kommer Staden att begära att åtgärder vidtas så att felaktigheter rättas till Tillfälligt beställningsstopp Staden har rätt att införa tillfälligt beställningsstopp gentemot Leverantör som står under utredning, av olika typer av missförhållanden, i avvaktan på ett klargörande Övrigt Underleverantör Om åberopande av andra företags kapacitet angivits i ansökan och de uppfyller i upphandlingen angivna krav för leverantör, anpassas texten för detta i denna punkt. Underleverantör får i övrigt inte anlitas i detta uppdrag. Vid undantagsfall kan det ske efter Stadens kontroll av leverantör och skriftligt godkännande Uppsägning av avtal Staden har rätt att säga upp detta avtal med tre månaders varsel om kommunfullmäktige beslutar att valfrihet gällande familjerådgivning enligt LOV, lagen om valfrihetssystem, ska upphöra. Leverantören har rätt att med tre månaders varsel säga upp detta avtal om förändringar sker avseende ersättning eller andra avtalsvillkor vilka Leverantören inte kan acceptera. Leverantör som kommer upphöra med sin verksamhet ska senast tre månader innan verksamhetens upphörande meddela detta skriftligen till Staden Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter Överlåtelse av uppdrag eller avtal är inte tillåtet. Om företaget byter ägare ska ny ansökan lämnas och godkännandet omprövas. Förändringar inom företaget som påverkar uppdraget ska omedelbart meddelas Staden, likaså vid förändringar i F-skattebesked Ansvarsförsäkring Leverantören ska teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring under hela avtalsperioden. Leverantören är skyldig att hålla ansvarsförsäkring som täcker skador på person och vid olycksfall som orsakats av Leverantören eller dennes anställda. Nivån på försäkringen ska Utskrivet: :59 Sida 6 av 7

7 under avtalsperioden vara minst lika hög som vid tiden för avtalets ingång. Om Staden förpliktigas utge ersättning till tredje man på grund av Leverantören, ska Leverantören ersätta Staden härför. Tecknad ansvarsförsökring ska uppvisas senast i samband med att avtalet tecknas Force majeure, ansvarsbegränsning Parterna ska vara befriade från att fullgöra sina skyldigheter enligt avtal om utförande hindras eller oskäligt betungas till följd av händelser utanför parts kontroll och som inte hade kunnat förutses. Till händelser utanför Leverantörens kontroll ska inte räknas strejk, blockad, lockout eller annan arbetskonflikt som beror av att Leverantören inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer. Leverantören ska visa att konflikt som nyss sagts inte beror på honom. Part är skyldig att omgående och skriftligen underrätta den andra parten i händelse av nyss nämnt slag, som hindrar eller oskäligt betungar parts fullgörande av avtalet. Parten är skyldig att genast utföra sina åliggande enligt avtal när händelsen av nu nämnt slag upphör Hävning av avtal Om Leverantören inte fullgör sina åtaganden och skyldigheter enligt lagar, förordningar, detta avtal och Leverantören inte har avhjälpt felet inom skälig tid efter det att Staden skriftligen begärt detta, har Staden rätt att häva avtalet om felet är väsentligt för Staden och Leverantören insett eller bort inse detta. Båda parter har rätt att häva avtalet om någondera försätts i konkurs eller uppenbarligen inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Om det vid Stadens regelbundna kontroll, gällande Leverantörens åtagande avseende skatter, socialavgifter och soliditet i enlighet med kraven för uteslutning av Leverantör, finns allvarliga brister kan det innebär risk för hävning av avtalet. Om Leverantör inte respekterar god marknadsföringssed innebär detta hävning av avtalet. Staden äger rätt till ersättning från Leverantören för uppkomna kostnader i samband med hävning. Hävning ska ske skriftligt Tvist Tvist ska i första hand lösas i förhandling mellan parterna, i andra hand prövas av allmän domstol i Stockholm. Utskrivet: :59 Sida 7 av 7