Mall för Ramavtal "[Avtalets Objektsnummer]" Upphandling 2012 Dentalutrustning NLL Innehållsförteckning

Transkript

1 Mall för Ramavtal "[Avtalets Objektsnummer]" 2012 Dentalutrustning NLL Innehållsförteckning 1 Avtalsparter Avtalsform Avtalsomfattning Avtalstid Kvalitet och utförande Standarder och regelverk Provning och kompletteringsköp svolym Nya och ändrade produkter Priser Prisjustering Valutajustering Avropsrutiner Leveransvillkor Leverans och leveranstid Leveransförsening och vite Leveransadress Statistik Uppföljning av avtal Ansvarig för leverans Försäkringar Ankomstkontroll av dentalutrustning Fakturaadress Fakturerings- och betalningsvillkor Dröjsmålsränta Utbildning i förekommande fall Garanti Service och support Dokumentation Reklamation fel i vara...10

2 31 Ändringar och tillägg Handlingars inbördes ordning Överlåtelse av avtal Hävning Befrielsegrunder (force majeure) Intrång i upphovsrätt och patent Tvist Underskrifter...12

3 1 (12) 1 Avtalsparter Köpare Norrbottens läns landsting Luleå. Org nr: Kontaktperson: Upphandlare Mikael Bucht Telefon: Telefax: E-post: mikael.bucht@nll.se Leverantör Org nr: Kontaktperson: Telefon: Telefax: E-post: 2 Avtalsform Avtal sluts genom ett upphandlingskontrakt, dvs. ett skriftligt avtal som undertecknas av parterna. Detta upphandlingskontrakt gäller under förutsättning att domstol inte innan avtalets tecknande i interimistiskt beslut förklarat att upphandlingen tills vidare inte får avslutas, eller att upphandlande enhet efter överprövning ålagts att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. 3 Avtalsomfattning Leverantören åtar sig att till Norrbottens läns landsting, Division Folktandvården leverera Dentalutrustning (nedan även kallad produkter) inkl. tillbehör i den omfattning och till de villkor, som anges i detta avtal och det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. Omfattningen av leveransen framgår av bifogad specifikation, bilaga 1 till detta avtal. Leveransen omfattar även: installation av ny behandlingsutrustning - stol med böjbar bendel, unit med brygga samt op.belysning dokumentation för handhavande samt teknisk dokumentation handhavandeutbildning av berörd personal utblidning av NLL s anlitade servicetekniker.

4 2 (12) 4 Avtalstid med option om förlängning maximalt ett (1) år. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Avisering om förlängning bör ske senast sex (6) månader före avtalsperiodens utgång. Oaktat ovanstående avtalstid äger köparen rätt att förlänga avtalstiden i lämplig omfattning, dock högst sex månader i det fall en överprövning enligt Lag (1992:1528) om offentlig upphandling föranleder försening vid kommande upphandling. 5 Kvalitet och utförande Dentalutrustningar med dess ingående delar skall till utförande, funktion, kvalitet och teknisk lösning uppfylla krav i tidigare översänd kravspecifikation samt uppgifter lämnade i anbud X daterat åååå-mm-dd. 6 Standarder och regelverk Dentalutrustningar med dess ingående delar skall uppfylla gällande standarder och regelverk enligt tidigare översänd kravspecifikation. Produkterna skall vara CE-märkta och uppfylla kraven i lagen om medicintekniska produkter SFS 1993:584 och läkemedelsverkets föreskrifter om medicintekniska produkter LVFS 2003:11. 7 Provning och kompletteringsköp Köparen förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet under begränsad tid prova produkter med motsvarande funktion från annan leverantör. Likaså förbehåller sig köparen rätten till kompletteringsköp när särskild anpassning krävs. 8 svolym Eventuellt angivna behov är uppskattade. Skulle köparens avrop enligt detta avtal under- resp överstiga beräknad kvantitet skall detta inte betraktas som avtalsbrott från köparens sida utan leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet.

5 3 (12) 9 Nya och ändrade produkter Nya produkter inom det upphandlade produktområdet som lanseras av leverantören kan efter köparens val ingå i avtalet. Leverantören skall skriftligen anmäla om förändringar i upphandlade produkter till köparen. Efter eventuella förhandlingar om priser och andra villkor meddelar köparen skriftligen leverantören om produkten ska ingå i avtalet. Offererad produkt samt tillbehör bör finnas tillgänglig under hela avtalstiden. Om ändring sker enligt ovan och Beställaren ej kan godkänna nytt utförande skall ursprungligt offererat utförande finnas tillgängligt under hela avtalstiden. Om Leverantör under avtalstiden ersätter eller förbättrar en produkt med en annan för motsvarande funktion, skall priset på ersättningsprodukten vara i samma procentuella relation till Leverantörens riktprislista, som den ersatta produkten. 10 Priser För leveranser enligt detta avtal gäller de priser, som framgår av detta avtal och bifogad artikelspecifikation bilaga 1. Priserna är fasta tolv (12) månader dock längst t o m [..]. Samtliga priser är angivna i svenska kronor (SEK) exkl mervärdeskatt och inkluderar eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull och transport. 11 Prisjustering Priserna är rörliga enligt bifogad prisjusteringsklausul, bilaga 2, som gäller även då leverantören begär prisjustering i samband med eventuell avtalsförlängning. Begäran om prisjustering skall för att vara giltig skriftligen meddelas Landstinget. Vid begäran om pris-/valutajustering översänds från leverantören, utöver den skriftliga begäran, även pris- och produktspecifikation i form av en excel-fil. Strukturen återspeglar avtalets prislista/produktspecifikation. 12 Valutajustering Parterna äger rätt att kompensera sig för valutaförändring överstigande nedanstående procenttal och med en varaktighet av minst en (1) månad före aviseringen genom justering av gällande prislista, bilaga 1. Avisering skall ske senast en (1) månad före ändringens ikraftträdande. Valutaförändring: ± 3% Basvaluta: [..] Baskurs: [..] = SEK Vid valutajustering skall [..] % av angivna priser i SEK korrigeras med hela den aktuella förändringen.

6 4 (12) Parterna har rätt att med två (2) månaders varsel upphäva avtalet om yrkandet förändrar priserna till en nivå som inte kan anses skälig eller inte överensstämmer med marknadens prisjusteringar. Tidigare avtalade priser gäller t o m avtalets upphörande. 13 Avropsrutiner Enheter som omfattas av detta avtal har rätt att avropa/beställa och leverantören skall ta emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna leveranstiden Vid tillämpning av rangordnade kontrakt Tillämpning av villkoren i ramavtalet. Inom utrustningsområdena position 2 t.o.m. positon 25 är ramavtalsleverantörerna rangordnade per position. Rangordningen innbeär att Landstinget kommer att avropa hela eller merparten av utrustningarna från anbudsgivaren som rangordnats som nummer 1, d.v.s lämnat lägsta pris i utvärderingen Vid tillämpning av fördelningsnyckel Tillämpning av villkoren i ramavtalet. Vid avrop av utrustningar inom utrustningsområdena position 3 t.o.m. positon 9 samt positionerna 19 och 23 väljer Landstinget den ramavtalsleverantör som bäst kan tillgodose Landstingets behov vid avropstillfället med hjälp av nedanstående fördelningsnyckel, (ej i inbördes rangordning). Landstingets behov av anpassning till andra produkter eller tidigare inköpta produkter Vid speciella fall och i begränsad omfattning - Landstingets behov av produktens prestanda och eller funktionalitet.

7 5 (12) 13.3 Vid tillämpning av förnyad konkurrensutsättning Tillämpning av villkoren i ramavtalet samt villkoren i förfrågan. För samtliga ramavtalsleverantörer inom utrustningsområde position 1 tillämpas en andra konkurrensutsättning vid förfrågan. När ramavtal med antagna leverantörer har tecknats, kommer Landstinget att, inför varje tilldelning av kontrakt ställa förfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer inom aktuellt avtalsområde. Kriterier vid förnyad konkurrensutsättning, för tilldelning av avrop är: Funktion, handhavande, användarvänlighet, anpassningsbarheten till lokaler och befintlig utrustning. Priser lämnas utifrån i detta ramavtal angivna priser. Avropsförfrågan Den förnyade konkurrensutsättningen ska gå till enligt följande: 1. Folktandvårdens kontaktperson skickar en avropsförfrågan till samtliga antagna Leverantörer inom delområdet. 2. Leverantören tar kontakt med berörd klinik för utrustningsdemonstration. 3. Folktandvårdens kontaktperson meddelar leverantörerna om utfallet. 4. Folktandvårdens kontaktperson genomför formell beställning. Förnyad konkurrensutsättning måste ske inom ramavtalets giltighetstid.

8 6 (12) 14 Leveransvillkor Leverans skall ske enligt Incoterms 2000, DDP (fritt levererat) enligt angiven leveransadress. Följesedel med beställarens ordernummer, skall vara fäst, väl synlig, utanpå transportförpackning. Vid leveranser på pall bör EUR-pall användas. Stadig engångspall kan accepteras. Maximal pallhöjd 1,9 m. Maxvikt 600 kg. Enskild transportförpackning får ej överstiga 20 kg. Överhäng får ej förekomma. Om blandat gods förekommer på samma pall skall det framgå av följesedel och märkning på pall. Pallarna skall vara plastade med återvinningsbar plast. För leverans enligt position 1 i kravspecifikationen gäller förutom fritt levererat mottagaren även montering med erforderliga infästningsanordningar, anslutning, idrifttagning. Leverans och montage av kablar och apparater för elförsörjning till utrustningen som direktansluts utförs av landstinget, men ansluts av leverantören. Vid avrop skall orderbekräftelse med beräknat leveransdatum sändas till beställaren. 15 Leverans och leveranstid Leverantören åtar sig att till Norrbottens läns landsting, Division Folktandvården vid avrop leverera utrustningar/produkter enligt detta avtal med tillhörande specifikation. Antalet kliniker i länet är 37 stycken och antalet behandlingsrum är 284 stycken. Därutöver finns 5 stycken tandtekniska laboratorier. Avrop kommer att ske successivt under avtalsperioden. Leveranstiden är XXX arbetsdagar från avrop till dess varan anlänt till mottagande inrättning. Leveranser skall ske under ordinarie arbetstid vardagar måndag torsdag mellan kl , fredag mellan kl

9 7 (12) 16 Leveransförsening och vite Om leveransförsening inte kan undvikas skall leverantören omgående meddela köparen, som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras. Vite skall utgå under högst 5 veckor med 2 % per arbetsvecka för den del av leveransen som försenats. Alternativt har leverantören rätt att leverera av köparen godkänd likvärdig produkt utan merkostnad för köparen. Villkor i övrigt enligt ALOS Leveransadress Leverans av ingående produkter sker till: Beställande klinik enligt bilaga adresslista Folktandvården i Norrbottens län. 18 Statistik Leverantören skall, utan kostnad 1 gång per år leverera statistik i digitalt format avseende levererade mängder, omsättning, priser och mottagande enheter till köparen. 19 Uppföljning av avtal I direkt anslutning till varje förflutet avtalsår bör båda avtalsparter mötas för att följa upp hur man förhåller sig till avtalade villkor och samarbetet i stort. Övriga frågor kan tas upp på endera avtalsparts begäran. Beställaren är sammankallande. 20 Ansvarig för leverans Leverantören lämnar uppgifter till köparen om ansvarig kontaktperson i god tid före leverans. 21 Försäkringar Leverantör skall inneha och vidmakthålla ansvarsförsäkring, under hela avtalstiden och 6 månader därefter. Försäkring skall innefatta alla skador som kan drabba Beställaren, patient, eller tredje man pga. fel eller försumlighet hänförlig till Leverantör, dess personal eller av Leverantör anlitad underleverantör. Leverantören ombesörjer och bekostar erforderliga försäkringar av utrustningen fram till dess att garantitiden börjar gälla.

10 8 (12) 22 Ankomstkontroll av dentalutrustning Ankomstkontrollen utförs tekniskt av landstinget, division folktandvård utan medverkan av leverantören. Denna kontroll består av avprickning av levererad utrustning och dokumentation samt säkerhets- och funktionskontroll. Division folktandvård upprättar protokoll från leveranskontrollen och informerar leverantören om eventuella avvikelser. All utrustning och dokumentation skall vara levererad innan ankomstkontrollen kan ske. Godkännande och övertagande av utrustningen sker efter godkänd ankomstkontroll, montering och i förekommande fall utförd handhavandeutbildning. Utrustningen kan därefter tas i klinisk drift. Om leverantören inte kan leva upp till ovanstående villkor om godkännande och övertagande av utrustningen inom 6 månader från utlovad leveranstid har köparen rätt att häva leveransen/avtalet och erhålla full kreditering. 23 Fakturaadress Administrativ service Norrbottens läns landsting Box Boden. 24 Fakturerings- och betalningsvillkor Landstinget ställer två krav på fakturans utseende. Fakturan ska vara märkt med landstingets kostnadsställe och tandvårdsklinik. Fakturan bör vara enkel att tolka efter inscanning d v s vara utskriven på vitt papper med svart text. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte. Faktura skall ställas till i beställning angiven fakturaadress och först efter fullgjord leverans. Även eventuella påminnelser och krav sänds till samma adress. Om anledning till anmärkning mot verkställd leverans inte föreligger, erläggs betalning inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande bestämmelser skall gälla avtalad delleverans. Köparen betalar inte expeditions-, faktura- eller andra avgifter från leverantören eller tredje part. Dessa kostnader skall vara inräknade i priset och inte föranleda särskild debitering. 25 Dröjsmålsränta Om Landstinget inte betalar faktura i rätt tid, kan leverantören kräva dröjsmålsränta enligt räntelagens bestämmelser.

11 9 (12) 26 Utbildning i förekommande fall Leverantören ska utan kostnad på platsen svara för handhavandeutbildning av all berörd personal. I de fall utrustningen/produkten kräver ytterligare utbildning ska detta tillhandahållas kostnadsfritt av leverantören. Handhavandeutbildningen ska ske snarast efter installationen av utrustningen. Muntlig och skriftlig information ska vara på svenska. Telefonsupport tillhandahålles utan kostnad. 27 Garanti Garantitiden skall vara X år efter att utrustningen godkänts och övertagits. Garantireparationer skall utföras inom högst två arbetsdagar. Garantitid för utförd reparation efter garantitidens utgång skall vara minimum tre månader. I övrigt enligt ALOS Service och support 28.1 Reservdelar Leveranstiden för reservdelar, från Sverige och utlandet, till slutanvändaren är 1-3 respektive 1-10 dagar. Reservdelar skall kunna tillhandahållas under utrustningens tekniska livslängd, normalt 10 år efter leverans av utrustningen Förebyggande och avhjälpande underhåll Under garantitiden Alla kostnader för erforderligt underhåll, akut eller planerat, bekostas av leverantören under garantitiden Efter garantitiden Det förebyggande och avhjälpande underhållet av behandlingsutrustningar sköts efter garantitidens utgång av Folktandvårdens serviceorganisation. Leverantören ska erbjuda serviceteknikerna en fortlöpande information om aktuell utrustning och dels en grundläggande utbildning Uppdateringar och uppgraderingar Aktuella uppdateringar av utrustningen under tiden från beställning till leverans utförs av leverantören om inte annat överenskommits mellan parterna. Uppdateringar som berör produkt-, patient- och personalsäkerhet ingår i leverantörens åtagande under utrustningens tekniska livslängd, normalt 10 år efter leverans. Uppgraderingar som ger utrustningen nya funktioner ingår inte i leverantörens åtagande.

12 10 (12) 29 Dokumentation Leverans anses fullgjord först när all överenskommen dokumentation är levererad. Om leverantören utför ändringar på levererad utrustning skall leverantören också ansvara för att levererad dokumentation ändras i motsvarande grad Bruksanvisningar 1 st komplett bruksanvisning på svenska ingår per utrustning Teknisk dokumentation Komplett och ändamålsenlig teknisk dokumentation skall medfölja den levererade utrustningen. Dokumentationen skall vara på svenska eller engelska i form av tekniskt underlag för underhåll och service Uppdatering av information i dokumentation Om utveckling/uppdatering av dokumentation och/eller produkt sker skall information om detta sändas till köparen. 30 Reklamation fel i vara Om fel eller kvalitetsavvikelser eller avvikelser från gällande miljökrav föreligger skall köparen omgående reklamera felet från det att det uppdagats. Köparen äger rätt att häva köpet eller kräva fullgod leverans eller mot felet eller kvalitetsavvikelsen motsvarande avdrag på köpeskillingen samt kräva ersättning mot uppkommen skada. Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel eller brister i leveransen. Utbyte av felaktiga produkter eller avhjälpande skall äga rum så snart det är möjligt efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Eventuella merkostnader i samband med retur eller ersättning bekostas av leverantören. 31 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för köparen och leverantören.

13 11 (12) 32 Handlingars inbördes ordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1 skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2 avtal inkl bilagor 3 eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4 förfrågningsunderlag med bilagor 5 anbud. 33 Överlåtelse av avtal Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande. 34 Hävning Enligt ALOS Befrielsegrunder (force majeure) Enligt ALOS Intrång i upphovsrätt och patent Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara köparen om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta köparen för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning. Om det fastställs att intrång har skett skall leverantören på egen bekostnad antingen: tillförsäkra köparen rätt att fortsätta använda produkterna ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär intrång ändra produkten så att intrång inte föreligger återta produkten och kreditera köparen ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid som produkten använts och normal avskrivningstid. Innebär intrånget väsentlig olägenhet för köparen har denne rätt att genom skriftligt meddelande till leverantören häva avtalet i sin helhet.

14 12 (12) 37 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser avgörs av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar äger i första instans rum i Luleå. 38 Underskrifter Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit var sitt. Anm: Anbudsgivare behöver inte underteckna och återsända denna mall tillsammans med anbudet. För köparen Ort och datum För leverantören Ort och datum Namnteckning Namnteckning Namnförtydligande Namnförtydligande