Plats C-salen, Växjö kommun Tid Kl. 13.30 14.30 Beslutande Ledamöter Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Justering Justerare Plats och tid Ulf Hedin (M), ordf. Bert Sundström (S), v. ordf. Yvonne Ekaremål (C) Nils-Erik Carlström (FP) Therese Graesén (S) Jonas Danielsson (S) Karl-Erik Nedfors (C) Holger Petersson (KD) Monica Tengius (V) Lars Svensson, valsamordnare Fredrik Pettersson, sekreterare Bert Sundström Kommunkansliet Justerade paragrafer 18-25 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare.. Fredrik Pettersson.. Ulf Hedin.. Bert Sundström 1 (12)
Bevis om anslag av protokoll ens protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag 2013-10- Anslaget tas ner 2013-10- Förvaringsplats för protokollet Kommunledningsförvaltningen Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom 3 veckor från anslagsdagen. Underskrift.. Fredrik Pettersson 2 (12)
Förteckning över valnämndens ärenden den 26 september 2013 18 19 Organisation av vallokaler och förtidsröstningslokaler vid EU-val och allmänt val 2014 Organisation av särskild röstmottagning vid EU-val och allmänt val 2014 20 ens delårsbokslut efter augusti 2013 21 Sammanträdestider 2014 22 Inbjudan till seminarium om supervalåret 2014 - möjligheter och utmaningar 23 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden 24 Meddelanden 25 Övriga frågor 3 (12)
18 Organisation av vallokaler och förtidsröstningslokaler vid EU-val och allmänt val 2014 Dnr VN/2013:10 ens beslut 1. en godkänner organisationen av vallokaler vid val till Europaparlamentet den 25 maj 2014 och val till riksdag, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige den 14 september 2014. 2. en godkänner organisationen av förtidsröstningslokaler vid val till Europaparlamentet under tiden 2014-05-07 2014-05-25 och vid val till riksdag, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige under tiden 2014-08-27 2014-09-14. 3. ens ordförande får delegation att besluta om förändringar av organisationen vid behov. Vallokaler Vallokalen har endast öppet på valdagen. Vallokalens namn, adress och öppettid står på röstkortet som sänds till alla som är upptagna i röstlängden och har en adress. Det ska finnas en vallokal per valdistrikt och det är bara de som är folkbokförda i valdistriktet som får rösta i vallokalen. Alla val- och röstningslokaler ska vara tillgängliga för alla. I bifogat dokument finns förslag på Växjö kommuns organisation av vallokaler vid val till Europaparlamentet den 25 maj 2014 och de allmänna valen den 14 september 2014. Förtidsröstningslokaler Den som inte kan rösta i sin vallokal på valdagen kan rösta i förtid i en röstningslokal. Det går att förtidsrösta i vilken röstningslokal som helst i hela landet. Det är kommunen som bestämmer vilka lokaler som ska ha förtidsröstning. Förtidsröstningen får börja 18 dagar före valdagen och pågå fram till och med valdagen. I varje kommun ska det finnas minst en röstningslokal som har öppet även på valdagen. 4 (12)
18 fortsättning Inför ett val publicerar sedan Valmyndigheten alla röstningslokalers namn, adress och öppettider på sin webbplats http://www.valmyndigheten.se. I bifogat dokument finns förslag på hur Växjö kommun ska organisera förtidsröstningen under perioden 7 25 maj 2014 och 27 augusti - 14 september 2014. Beslutsunderlag Kommunchefen har i två skrivelser daterade 2013-09-17 beskrivit organisationen av vallokaler och förtidsröstningslokaler. Lista 2013-09-17 Vallokaler vid EU-valet 2014-05-25 och allmänna valet 2014-09-14. Lista 2013-09-17 Förtidsröstning vid EU-valet och allmänna valet 2014. Beslutet skickas till För åtgärd Valsamordnaren 5 (12)
19 Organisation av särskild röstmottagning vid EU-val och allmänt val 2014 Dnr VN/2013:10 ens beslut 1. en beslutar att genomföra särskild röstmottagning för val till Europaparlamentet den 18 maj 2014 och för val till riksdag, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige den 7 september 2014. 2. en godkänner organisationen av särskild röstmottagning vid val till Europaparlamentet den 18 maj 2014 och vid val till riksdag, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige den 7 september 2014. 3. ens ordförande får delegation att besluta om förändringar av organisationen vid behov. Den som inte kan rösta i sin vallokal på valdagen kan rösta i förtid i en röstningslokal. Särskild röstmottagning vänder sig framförallt till den som inte har någon möjlighet att ta sig till vallokalen den 25 maj 2014 och 14 september 2014. Den särskilda röstmottagningen är främst avsedd för boenden men även andra, t.ex. anhöriga, besökare och personal kan rösta. Beslutsunderlag Valkansliet har den 17 september överlämnat ett förslag till organisation av den särskilda röstmottagningen i Växjö kommun avseende den 18 maj 2014 och den 7 september 2014. Beslutet skickas till För åtgärd Valsamordnaren 6 (12)
20 ens delårsbokslut efter augusti 2013 Dnr VN/2013:12 ens beslut en godkänner delårsbokslutet efter 8 månader och prognosen för 2013-13. Enligt gällande ekonomistyrningsprinciper ska varje nämnd lämna delårsrapporter till kommunledningsförvaltningen. Rapporten ska ha behandlats av nämnden innan kommunledningsförvaltningen överlämnar den till kommunstyrelsen Årets händelser en har efter 8 månader 2013 ett överskott med 210 kr mot budget. Förändringen från ett överskott med 6000 kr mot budget vid bokslutet i mars kan främst förklaras med att valnämnden har haft fler sammanträden än planerat med anledning av arbetet med en ny valkrets- och valdistriktsindelning inför valåret 2014. Den nya valkrets- och valdistriktsindelningen antogs av kommunfullmäktige i enlighet med förslaget från valnämnden den 27 augusti. Prognos för helåret 2013 är noll mot budget. Bilaga en delsårsbokslut vid den 31 augusti 2013. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 7 (12)
21 Sammanträdestider 2014 Dnr VN/2013:11 ens beslut en fastställer följande sammanträdesdagar och tider för nämnden år 2014: 30 januari 27 februari 27 mars 24 april 22 maj 19 juni 28 augusti 25 september 30 oktober 27 november 11 december Nämndens sammanträden på torsdagar börjar kl.13:30. Sammanträdesdagar och tider för valnämnden år 2014 ska fastställas. Under 2014 ska val till Europaparlamentet genomföras den 25 maj och val till riksdag, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige den 14 september. Det kan därför bli nödvändigt med extrainsatta sammanträden utöver vad som här beslutas. Beslutsunderlag Valkansliet har i en skrivelse 2013-09-03 föreslagit sammanträdestider för valnämnden 2014. Beslutet skickas till Ledamöter och ersättare Valsamordnaren 8 (12)
22 Inbjudan till seminarium om supervalåret 2014 - möjligheter och utmaningar Dnr VN/2013:3 ens beslut 1. en deltar på seminarium om supervalåret 2014 - möjligheter och utmaningar i Jönköping den 3 december 2013. 2. Valkansliet ordnar med bokning av seminarium och gemensam transport. Sveriges kommuner och landsting har bjudit in valnämnder och valadministratörer till seminarieserien Supervalåret 2014 möjligheter och utmaningar. Beslutet skickas till För åtgärd Sekreteraren 9 (12)
23 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden Dnr VN/2013:2 ens beslut en noterar informationen från Valmyndigheten. Valmyndighetens nyhetsbrev 2013:3 och 2013:4 redovisas för valnämnden. 10 (12)
24 Meddelanden Dnr VN/2013:3 ens beslut en noterar informationen. Beslut från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens organisations- och personalutskott redovisas för valnämnden: 1. Kommunstyrelsens beslut i 200 2013-06-04 Analys av kostnadsnivåer i externt hyrda lokaler. 2. Kommunstyrelsens beslut i 206 2013-06-04 Yttrande över revisorernas granskning av Växjö kommuns attestrutiner. 3. Kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts beslut i 40 2013-06-11 Arvodesregistrering och lönespecifikationer i självservice för förtroendevalda. 4. Kommunfullmäktiges beslut i 158 2013-06-19 Budget för Växjö kommun 2014 med verksamhetsplan för 2015 och 2016. 5. Kommunfullmäktiges beslut i 188 2013-08-27 Avsägelse från uppdrag som ersättare i valnämnden Peter Almlöf (V). Ny ersättare Monica Tengius (V). 11 (12)
25 Övriga frågor Sekreteraren informerar om att fr.o.m. 1 november 2013 ska valnämndens ledamöter och ersättare övergå till digital arvodesregistrering i Självservice. 12 (12)