AD 12-207/2007 1(41) Bolagsverket. Årsredovisning 2006

AD 12-207/2007 1(41) Bolagsverket Årsredovisning 2006

AD 12-207/2007 2(41) Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2 1. INLEDNING 4 1.1 REGISTRERINGS- OCH KUNDSERVICESVERKSAMHETEN 4 1.2 KÖ- OCH HANDLÄGGNINGSTIDER 5 1.3 BOLAGSVERKETS EKONOMI 6 1.4 ELEKTRONISK ÄRENDEHANTERING 6 1.5 EKONOMISK BROTTSLIGHET 6 1.6 POST- OCH INRIKES TIDNINGAR 6 1.7 EUROPEAN BUSINESS REGISTER (EBR) 6 1.8 HYRESAVTAL 7 1.9 ÖVRIGT 7 2. VERKSAMHETSRESULTAT OCH ORGANISATION 8 2.1 VERKSAMHETSRESULTAT 8 2.2 BOLAGVERKETS ORGANISATION 9 3. RESULTATREDOVISNING OCH ÅTERRAPPORTERING 9 3.1 VERKSAMHETSGREN BOLAG 9 3.1.1 Delmål Registrering 9 3.1.2 Delmål Telefonförfrågningar 11 3.1.3 Delmål Beställningar till kundservice 12 3.1.4 Delmål Uppdrag, information och försäljning 12 3.1.6 Antalet registerobjekt 15 3.1.7 Organisation 15 3.1.8 Kvalitet 15 3.2 VERKSAMHETSGREN FINANSIERING AV VISS VERKSAMHET (LIKVIDATORER) 16 3.2.1 Verksamhetsmål 16 3.2.2 Efterfrågan och produktion 16 3.2.3 Organisation 17 3.2.4 Kvalitet 17 3.3 FÖRETAGSINTECKNINGAR 17 3.3.1 Verksamhetsmål 17 3.3.2 Efterfrågan och produktion 17 3.3.3 Organisation 17 3.3.4 Kvalitet 18 3.4 TILLGÄNGLIGHET 18 3.4.1 Information 18 3.4.2 Kundundersökning 18 3.5 IT-STÖD 18 3.5.1 IT-investeringar 18 3.5.2 Elektroniska tjänster 19 3.5.3 Effektiviseringar 19 3.5.4 Tillgänglighet till e-tjänster 20 3.6 KVALITET 20 3.6.1 Serviceåtagande 20 3.6.2 Synpunktshantering 20 3.6.3 Kontaktkommitté 21 4. REDOVISNING AV KOMPETENSFÖRSÖRJNING 2006 22 4.1 INLEDNING 22 4.2 MEDARBETARE 22 4.2.1 Sjukfrånvaro 22 4.2.2 Tidiga åtgärder 23 4.2.3 Användbarhet 24 4.2.4 Friskvård 24 4.2.5 Arbetsmiljökonsekvensanalyser 24 4.2.6 Kompetensutveckling 25 4.2.7 Kompetensanalys 25 4.2.8 Chefsförsörjning/utveckling 25

AD 12-207/2007 3(41) 4.2.9 Jämställdhet och mångfald 26 4.2.10 Framtid 26 5 RESULTATRÄKNING 27 6 BALANSRÄKNING 28 7 ANSLAGSREDOVISNING 29 8 FINANSIERINGSANALYS 30 9 TILLÄGGSUPPLYSNINGAR OCH NOTER 31 10 RESULTAT- OCH UNDERSKRIFT 40 11 SAMMANSTÄLLNING ÖVER VÄSENTLIGA UPPGIFTER 41

AD 12-207/2007 4(41) 1. Inledning Denna årsredovisning för 2006 är det andra hela verksamhetsåret för Bolagsverket, som bildades den 1 juli 2004, då Patent- och registreringsverket (PRV) delades i två myndigheter. 1.1 Registrerings- och kundservicesverksamheten Bolagsverkets verksamhetsområde omfattar tre verksamhetsgrenar; Bolag, Finansiering av likvidatorer och Företagsinteckningar. I den helt dominerande verksamhetsgrenen Bolag, ingår registreringsverksamhet och kundserviceverksamhet. Verksamheten inom Bolagsverket har under året starkt präglats av ambitionen att effektivisera arbetet och därmed minska kö- samt handläggningstiderna, vilka tillsammans utgör kundens väntetid. Detta oavsett om det gäller ett registreringsärende eller en efterfrågad tjänst inom verkets kundservice. I syfte att effektivisera verksamheten har en flexiblare organisation genomförts. Bolagsverkets vision är att bli en myndighet utan väntetider, d.v.s att det på sikt inte skall finnas några köer alls för verkets kunder. Målen för det gångna året har varit att nå regleringsbrevets krav på högst 7 arbetsdagars väntetid för registreringsärenden och vidmakthålla en i princip omedelbar respons till kunden inom kundserviceområdet. I det förra har ambitionen inte helt lyckats, dock bättre i den senare, som framgår av resultatredovisningen. Efterfrågan på Bolagsverket tjänster har under året ökat kraftigt för såväl registreringsärenden som tjänster inom kundserviceområdet. Detta har inneburit att produktionen inte klarat att hålla de korta väntetider som varit målet. Det har dock medfört ökade intäkter som i sin tur inneburit att verksamhetsresultatet för året blivit mycket gott. Antal inkomna och avslutade registreringsärenden 2004-2006 450000 400000 Inkomna Avslutade 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0 2004 2005 2006

AD 12-207/2007 5(41) 1.2 Kö- och handläggningstider I regeringens mål för registreringsverksamheten anges att väntetiden som högst skall vara sju arbetsdagar. Med väntetid avses då den tid som, förflyter från det att verket tar emot en anmälan eller ansökan till dess kunden får en reaktion tillbaka från verket. Det kan antingen vara att registrering skett eller ett meddelande om att komplettering måste komma in innan registrering kan ske. Väntetiden består sålunda av dels den tid som kunden får vänta innan handläggning påbörjas (kötid) och den tid som krävs för att åstadkomma det som anmälan eller ansökan avser (handläggningstid). Handläggningstiden är normalt den mindre delen av väntetiden vilket innebär att den väsentligaste faktorn för snabb genomströmning är kötiden. För att följa upp kötiden för registreringsärenden tas veckovis uppgifter ut ur det elektroniska ärendefördelningssystemet för fyra ärendekategorier (se figur nedan), som är signifikanta för ärendevolymerna generellt, och som visar hur lång tid som längst förflutit innan handläggning påbörjats. För att kapa efterfrågetoppar och öka produktionen i ärendehanteringen har Bolagsverket även under 2006 använt ett antal lördagar för övertidsarbete. Sålunda har verksamhetssystemen varit tillgängliga för lördagsarbete vid 17 tillfällen under året. Ett system med bonus för registrerings- och kassapersonalen infördes tillfälligt under en period sommaren-hösten för att stimulera till ökad produktion och därmed minskade väntetider. Kötidsstatistiken visade att väntetidsmålen för bonusmålen nåddes vid de mätpunkter som uppsatts. Inom ramen för bonussystemet utbetalades 2,3 Mkr till 341 personer, uppdelat på två tillfällen under året. Bolagsverkets totala kostnad för bonussystemet uppgick till 3,2 Mkr. Kötid veckovis 2006 Arbetsdagar 35 JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC 30 25 20 Nybildningar/Firmaändringar Kapitalärenden Företrädarärenden Stadgeärenden 15 10 5 0 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Vecka nr

AD 12-207/2007 6(41) 1.3 Bolagsverkets ekonomi Bolagsverkets verksamhetsresultat visar även för 2006 ett mycket gynnsamt utfall. Intäkterna har fortsatt att öka som en följd av en kraftigt ökad efterfrågan på såväl registreringsärenden som kundservicetjänster. Som framgår av resultaträkningen har verksamheten genererat ett överskott på ca 27,0 Mkr. 1.4 Elektronisk ärendehantering Den 1 januari 2006 trädde en ny aktiebolagslag i kraft och som med de ändringar som infördes från och med den 1 juli 2006, gav författningsstöd för att aktiebolagsärenden rörande såväl nybildning som ändringar kan lämnas in till Bolagsverket helt elektroniskt försedda med elektroniska signaturer. Från samma tidpunkt kan även årsredovisningen lämnas in elektroniskt genom ändringar i årsredovisningslagstiftningen. Tack vare ett intensivt utvecklingsarbete kunde Bolagsverket från tidpunkten för lagarnas ikraftträdande, erbjuda kunderna dessa e-tjänster inom ramen för den med Skatteverket gemensamma Internettjänsten foretagsregistrering.se 1.5 Ekonomisk brottslighet Den ändring av aktiebolagslagen och årsredovisningslagen som möjliggjort ett elektroniskt ingivande och undertecknande av registreringsärenden och årsredovisningar innebär en högre säkerhet än för traditionella pappersärenden där namnteckningar lätt kan förfalskas. Bolagsverket samarbetar på det internationella planet med andra registreringsmyndigheter i Europa. Bl.a. gäller det frågor kring bevakning av status för utländska huvudbolag till svenska filialer där det är det viktigt att Bolagsverket kan bevaka om det utländska huvudbolaget försätts i konkurs eller upplöses på annat sätt. Europabolag kan bildas bl.a. genom fusion med bolag i flera medlemsstater. Detta förutsätter kontakter mellan registreringsmyndigheterna för att säkerställa att bolagen fullgör sina nationella plikter i samband med europabolagsetableringen. Motsvarande frågor gäller för de fall där vanliga aktiebolag ingår i gränsöverskridande fusioner och för det fall det blir möjligt att flytta bolagets säte från ett land till ett annat. Även i dessa avseenden ingår Bolagsverket i samarbetsprojekt med andra registreringsmyndigheter. Bolagsverket samverkar i övrigt i kampen mot ekonomisk brottslighet inom ramen för Ekorådet och i andra samarbeten med främst Ekobrottsmyndigheten, Finanspolisen, Skatteverket och Kronofogdemyndigheten både på ett rikstäckande och ett lokalt plan. 1.6 Post- och Inrikes Tidningar För att möjliggöra att Bolagsverket från och med den 1 januari 2007 skall kunna överta utgivningen av Post- och Inrikes Tidningar i elektronisk form, enligt det avtal som slöts under 2005 mellan Svenska Akademien och Bolagsverket, har detta projekt haft hög prioritet under året. Avtalet ger Bolagsverket utgivningsrätten under 10 år. 1.7 European Business Register (EBR) Informationsnätverket European Business Register (EBR) har under 2006 förbättrat tjänsteutbudet genom att även Norge och Irland erbjuder nedladdningar av årsredovisningar till EBR:s kunder. Nya medlemmar i nätverket blev under året bolagsregistren i Jersey, Nederländerna och Ukraina. Information från dessa länder kommer att finnas tillgänglig fr.o.m. 2007.

AD 12-207/2007 7(41) 1.8 Hyresavtal Under året har Bolagsverket efter medgivande från Regeringen tecknat ett 10-årigt hyreskontrakt med Fastighetsaktiebolaget Norrporten, avseende nya verksamhetslokaler för verket fr.o.m. hösten 2008. 1.9 Övrigt Som ett resultat av det allmänna valet under hösten 2006 tillträdde generaldirektör HG Wessberg en post som statssekreterare vid Försvarsdepartementet. Överdirektören vid Bolagsverket utsågs tills vidare till vikarierande generaldirektör och chef för verket.

AD 12-207/2007 8(41) 2. Verksamhetsresultat och organisation 2.1 Verksamhetsresultat Verksamhetsresultat för respektive verksamhetsområde Verksamhetsgren (VG) 2005 2006 Drift (disp.) Uppbörd (ej disp.) Drift (disp.) Uppbörd (ej disp.) VG Bolag Intäkter 323 255 340 432 Kostnader 276 599 309 549 Förseningsavgifter Intäkter 8 004 56 785 7 768 72 659 Kostnader 8 004 46 185 7 768 61 993 Resultat 46 656 10 600 30 883 10 666 VG Finansiering av viss verksamhet (likvidatorer) Intäkter 8 857 6 614 Kostnader 8 857 6 614 Resultat 0 0 0 0 VG Företagsinteckningar 1 Intäkter 4 238 135 629 4 512 147 823 Kostnader 6 408 191 958 8 413 146 239 Resultat - 2 170-56 329-3 901 1 584 Bolagsverket totalt Intäkter 344 354 192 414 359 326 220 482 Kostnader 299 868 238 143 332 344 208 232 Resultat 44 486-45 729 26 982 12 250 Kostnader och intäkter inom verksamhetsgrenen Företagsinteckningar är i obalans och åtgärder för att se över expeditionsavgifterna har genomförts under 2006. Expeditionsavgiften kommer att höjas fr. o. m. 1 april 2007. Även verksamhetsgrenen Bolag visar en obalans, men i positiv riktning. Bolagsverkets myndighetskapital visar fortfarande ett underskott, trots förbättringar under 2005. Verksamhetsresultatet för 2006 bidrar till att ytterligare minska underskottet. Under 2006 har Bolagsverket analyserat kostnader och intäkter inom verksamhetsgrenen Bolag. Denna analys visat att en viss obalans råder mellan kostnader och intäkter när det gäller myndighets- och uppdragsdelen. Av det skälet, och det faktum att elektronisk inlämning och hantering skapar en annan kostnads- och intäktssituation än idag, gör att Bolagsverket kommer att samråda med Regeringskansliet om den framtida strukturen av avgiftssystemet.

AD 12-207/2007 9(41) 2.2 Bolagverkets organisation Fr.o.m. februari 2006 har Bolagsverket nedanstående organisation. GD ÖD Register- Utvecklings- Administrativ Juristavdelning avdelning avdelning avdelning I Bolagsverkets Insynsråd ingår fem personer (se under Tilläggsupplysningar och noter nedan). För att skapa maximal flexibilitet i organisationen genomförde Bolagsverket i början av 2006 omorganisation som innebar att Registrerings- och Kundserviceavdelningarna slog samman till en gemensam avdelning, Registeravdelningen, samt att de administrativa funktionerna fördelades på två nya avdelningar, Utvecklingsavdelningen och den Administrativa avdelningen. Även Juristavdelningen har förändrats något. 3. Resultatredovisning och återrapportering Bolagsverket skall med sin verksamhet främja en hållbar tillväxt och en ökad sysselsättning genom insatser för ökad konkurrenskraft och fler växande företag. För att uppnå detta skall Bolagsverket tillhandahålla effektiva och ändamålsenliga system för registrering av företag samt arbeta för att förbättra förutsättningarna för företagande och entreprenörskap genom ändamålsenlig och kvalitativ information och service. Detta kommer till uttryck i krav på korta handläggningstider samt att efterfrågad information skall tillhandahållas på ett omedelbart och säkert sätt. Nedan redovisas de verksamhetsmål som regeringen satt upp och hur väl uppfyllelsen av dessa mål nåtts under 2006. 3.1 Verksamhetsgren Bolag Verksamhetsgren Bolag innefattar delarna Registrering, Telefonförfrågningar, Beställningar till kundservice och Uppdrag, information och försäljning. 3.1.1 Delmål Registrering Från och med 2005 formulerades nya mål för registreringsverksamheten som även gäller för 2006.

AD 12-207/2007 10(41) Delmål registrering: I ett ärende som är färdigt för registrering, antingen genom att det kom in till Bolagsverket i ett sådant skick eller genom att det senare har kompletterats, skall registrering ske senast inom sju arbetsdagar efter det att ärendet blev färdigt för registrering. I ett ärende som först måste kompletteras innan registrering kan ske, skall beslut om sådan komplettering fattas senast inom sju arbetsdagar efter det att ärendet kom in till Bolagsverket. Redovisning Måluppfyllelsen redovisas 2 i tabellerna nedan som den andel i procent av alla ärenden under månaden och hela kvartalet inom respektive kategori, som antingen registrerats direkt eller efter komplettering inom 7 arbetsdagar, (första delen av målet), samt andelen beslutade förlägganden inom 7 arbetsdagar (andra delen av målet). Återrapporteringskravet omfattar aktiebolags- och handelsregistren nedan. För tydlighetens och helhetens skull redovisas även utfallet för övriga register. Aktiebolagsregistret (aktiebolag) Ärendekategori Händelse 2005 2006 Nybildning Registrering av ärende 88,6 67,2 Beslut om komplettering 67,1 46,2 Totalt 82,0 60,1 Ändring Registrering av ärende 82,1 79,9 Beslut om komplettering 66,6 57,3 Totalt 77,2 71,7 Handelsregistret (handelsbolag, enskilda näringsidkare m.fl.) Ärendekategori Händelse 2005 2006 Nybildning Registrering av ärende 77,9 55,3 Beslut om komplettering 64,5 33,9 Totalt 71,3 44,4 Ändring Registrering av ärende 90,4 82,3 Beslut om komplettering 73,3 58,8 Totalt 86,2 75,9 Måluppfyllelse: Bolagsverket har inte nått de uppställda målen vid avstämning av ärendesituationen den sjunde arbetsdagen. 2 Redovisningen av måluppfyllelsen bygger på samma grunddata som kvartalsvis redovisats i verket kvartalsrapporter. Till Årsredovisningen har de slutliga procentsiffrorna kvalitetssäkrats, vilket har medfört att vissa tal korrigerats. Dock har detta inte påverkat måluppfyllelsen.

AD 12-207/2007 11(41) Föreningsregistret (ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar) Ärendekategori Händelse 2005 2006 Nybildning Registrering av ärende 83,0 75,1 Beslut om komplettering 69,3 65,4 Totalt 76,2 70,4 Ändring Registrering av ärende 67,1 89,0 Beslut om komplettering 59,5 80,3 Totalt 64,6 86,4 Bank- och försäkringssregistret Ärendekategori Händelse 2005 2006 Nybildning Registrering av ärende 100,0 100,0 Beslut om komplettering 86,5 94,4 Totalt 90,0 95,6 Ändring Registrering av ärende 97,2 95,8 Beslut om komplettering 87,6 92,8 Totalt 93,2 94,6 Filialregistret Ärendekategori Händelse 2005 2006 Nybildning Registrering av ärende 91,1 95,6 Beslut om komplettering 70,0 81,2 Totalt 76,0 85,3 Ändring Registrering av ärende 94,7 93,5 Beslut om komplettering 90,6 87,6 Totalt 92,7 90,6 Förutom den större flexibilitet inom produktionsdelarna av verket som blev följden av omorganisationen i början av 2006, kommer Bolagsverket även fortsättningsvis att använda mera kortsiktiga åtgärder som övertid och anställning av extra personal. Bolagsverkets ambition genom införandet av elektronisk ärendehantering i större skala under 2006 kommer också att successivt förbättra produktionen och registerkvaliteten i samma takt som kunderna börjar använda sig av dessa tjänster. Verket kommer att i allt större utsträckning informera om och marknadsföra dessa tjänster. 3.1.2 Delmål Telefonförfrågningar Telefonförfrågningar: Vid förfrågningar till kundservice skall en kontakt med handläggare ha erhållits inom 30 sekunder i 80 % av alla fall. Redovisning Förfrågningar via telefon är fortfarande en omfattande verksamhet, trots utvecklingen av Bolagsverkets Internettjänster. Totala antalet samtal till kundservicetjänsterna uppgick till 684 410 st., eller i genomsnitt ca 13 161 samtal varje arbetsvecka. Genomsnittlig samtalstid var under samma period 141 sekunder.

AD 12-207/2007 12(41) Telefonsamtal Kategori 2005 2006 Totalt antal samtal 606 870 684 410 Samtal/arbetsvecka 11 671 13 161 Andel samtal besvarade inom 30 sek (%) 78,7 84,0 Måluppfyllelse: Målet har nåtts. 3.1.3 Delmål Beställningar till kundservice Beställningar till kundservice: Av inkomna beställningar skall expediering ha skett senast påföljande arbetsdag i 95 % av alla fall. Beställningar 3 2006 Inkomna beställningar (antal) 91 857 Expedierade beställningar (antal) 91 839 Expedierade samma dag (%) 78 019 Andel exp. samma dag (%) 84,9 Andel exp. efter 1 dag (%) 98,1 Måluppfyllelse: Målet har nåtts. 3.1.4 Delmål Uppdrag, information och försäljning Uppdrag, information och försäljning Bolagsverkets produktion skall svara mot kundernas efterfrågan. Den del av delmålet som avser information via telefon är särskilt redovisat ovan. Måluppfyllelse: Inga väntetider finns inom denna del av verksamhetsgrenen Målet har nåtts. 3 Statistiken togs inte fram på jämförbart sätt för 2005, därför lämnas inga jämförelsetal.

AD 12-207/2007 13(41) 3.1.5 Efterfrågan och produktion Kategori 2004 2005 2006 Budget 2006 Inkomna nybildningsärenden AB-registret 20 496 23 328 24 984 18 000 38,8 Avslutade nybildningsärenden AB-registret 20 841 22 215 24 345 18 000 35,3 Inkomna ändringsärenden AB-registret 213 388 215 317 229 664 193 900 18,4 Avslutade ändringsärenden AB-registret 222 905 213 548 230 346 193 900 18,8 Inkomna nybildningsärenden Handelsregistret 38 175 40 488 40 029 40 000 0,1 Avslutade nybildningsärenden Handelsregistret 41 565 39 533 38 767 40 000-3,1 Inkomna ändringsärenden Handels registret 50 154 55 012 60 871 40 700 49,6 Avslutade ändringsärenden Handels registret 52 277 53 671 59 815 40 700 47,0 Inkomna nybildningsärenden Föreningsregistret 1 692 1 914 2 238 1 800 24,3 Avslutade nybildningsärenden Föreningsregistret 1 641 1 861 2 298 1 800 27,7 Inkomna ändringsärenden Föreningsregistret 23 926 25 746 27 053 22 000 23,0 Avslutade ändringsärenden Föreningsregistret 23 600 25 861 27 378 22 000 24,4 Summa inkomna registreringsärenden 347 831 361 805 384 839 316 400 17,8 A. Summa avgjorda registreringsärenden 362 829 356 689 382 949 316 400 17,7 Inkomna räkenskapshandlingar aktiebolag (antal) 282 288 286 627 289 634 280 000 3,4 Godkända räkenskapshandlingar aktiebolag (antal) 286 339 288 822 297 527 280 000 6,3 Produktion - registreringsbevis AB+HFR (antal) 105 491 87 460 71 212 84 400-15,6 Produktion Räkenskapsbevis AB (antal) 27 840 24 168 19 380 20 000-3,1 B. Summa produktion bevis 133 331 111 628 90 592 104 400-13,2 Personalresurser - registreringsverksamheten (personår) Personalresurser - kundserviceverksamheten (personår) Arbetsproduktivitet registreringsverksamheten (produktionsvolym A./personår) Arbetsproduktivitet kundserviceverksamheten (produktionsvolym B./personår) 6Kostnadsproduktivitet registreringsverksamheten (fastprisberäknad kostnad enl KPI (kr/enhet) Kostnadsproduktivitet kundserviceverksamheten (fastprisberäknad kostnad, enl KPI (kr/enhet) 217 193 221 4 70 69 63 5 1 672 1 848 1 733 1 905 1 618 1 438 575 610 629 503 564 758 Efterfrågan på alla ärendekategorier inom registreringsverksamheten har ökat kraftigt och överstigit den budgeterade volymen. Inom kundserviceverksamheten har dock efterfrågan på bevis av olika slag minskat, främst till följd av att den information som dessa produkter innehåller, i allt större utsträckning är tillgänglig via Näringslivsregistret på Bolagsverkets webbplats. Arbetsproduktiviteten inom registreringsverksamheten har minskat jämfört med föregående år. Antalet ärenden har ökat och Bolagsverket har ökat personalstyrkan för att möta efterfrågan. Organisationsförändringen som syftar till att maximera flexibiliteten i organisationen har inte ännu slagit igenom. Kostnadsproduktiviteten har också försämrats något jämfört med Diff (%) 4 Omorganisation i början av året innebär at talen inte är fullt ut jämförbara mellan åren 5 Omorganisation i början av året innebär at talen inte är fullt ut jämförbara mellan åren 6 Kostnaderna för respektive ärendegruppär fördelade utifrån tabell 2.1 efter antalet personår för ärendegruppen.

AD 12-207/2007 14(41) förgående år. Det huvudsakliga skälet till kostnadsökningen och därmed till den försämrade kostnadsproduktiviteten, är högre omkostnader bl a lönekostnader i verksamheten under 2006. Den minskande efterfrågan på pappersbaserade bevis av olika slag har fått som effekt att kostnadsproduktiviteten försämrats inom kundserviceverksamheten. Alltsedan förseningsavgift infördes för räkenskapshandlingar som inkommit för sent till Bolagsverket har antalet inkomna räkenskapshandlingar jämfört med det teoretisk möjliga antalet varit högt. I genomsnitt har de senaste åren > 96,0 % av alla aktiebolag som under året skulle ha kommit in med sina räkenskapshandlingar, gjort detta inom rätt tid; så även under 2006. De bolag som trots allt inte kommer in med räkenskapshandlingarna i tid får beslut om förseningsavgift. Vid utebliven betalning fattas nya beslut med högre belopp. Antalet beslut om första förseningsavgift har varit tämligen konstant de senaste åren men en tydlig minskning skedde under 2005, men har åter stigit under 2006. Antal beslut om förseningsavgifter 2002-2006 Förseningsavgifter 20000 15000 10000 2830 3032 3123 4813 5375 5480 2473 4472 2583 4967 5000 11348 11037 11174 9518 10909 0 2002 2003 2004 2005 2006 Beslut 1 Beslut2 Beslut 3 Den totala utestående fordran på bolagen med anledning av förseningsavgifter uppgick vid utgången av år 2006 till 73,0 Mkr och under året har 69,9 Mkr inlevererats till statskassan. Vid utgången av år 2005 var den utestående fordran 81,0 Mkr och under det året levererades 66,3 Mkr in till statskassan.

AD 12-207/2007 15(41) 3.1.6 Antalet registerobjekt Antal levande objekt i registren vid årets utgång Registerobjekt 2003 2004 2005 2006 Förändring Enskild näringsidkare 506 416 524 734 541 748 556 025 2,6% Aktiebolag 295 352 301 584 309 012 318 341 3,0% Handelsbolag 97 676 96 158 94 573 92 524-2,2% Kommanditbolag 29 051 29 190 29 294 28 868-1,5% Bostadsrättsförening 21 984 22 755 23 683 24 984 5,5% Ekonomisk förening 12 498 12 797 13 129 13 522 3,0% Filial 893 990 1 145 1 346 17,6% Ideell förening 1 046 1 083 1 113 1 125 1,1% Enkla bolag 359 389 440 483 9,8% Bostadsförening 452 439 427 418-2,1% Ömsesidigt försäkringsbolag 158 147 146 137-6,2% Försäkringsaktiebolag 121 124 126 129 2,4% Sparbank 77 76 71 71 0,0% Försäkringsförmedlare 0 0 45 2 439 5 320,0% Kooperativ hyresrättsförening 13 19 36 56 55,6% Bankaktiebolag 31 31 30 31 3,3% EEIG 19 24 26 29 11,5% Utländsk banks filial 23 19 24 25 4,2% Sambruksförening 10 10 10 10 0,0% Europabolag 0 3 4 4 0,0% Medlemsbank 2 2 2 2 0,0% Totalt 966 181 990 574 1 015 084 1 040 569 0,0% Anm. Under året har en jämförelsevis stor andel försäkringsförmedlare registrerats, vilket inneburit en mycket stor procentuell ökning jämfört mellan åren. 3.1.7 Organisation Produktionen inom verksamhetsgrenen bolag bedrivs inom Registeravdelningen. Även delar av Juristavdelningen och Administrativa avdelningens Ekonomienhet ingår i registreringsprocessen. 3.1.8 Kvalitet Att fastställa ett absolut mått på kvalitet inom en sådan serviceproduktion som bedrivs av Bolagsverket och i synnerhet inom verksamhetsgrenen Bolag är naturligtvis svårt. Vad som framstår som god kvalitet för en kund kan vara av underordnat intresse för en annan. Dock kan Bolagsverket erfarenhetsmässigt säga att det främsta samlade kvalitetsfaktorn för verkets kundkollektiv är en i alla avseenden snabb service såsom korta kötider, snabb handläggning parat med ett positivt bemötande. Det innebär att det för Bolagsverket är viktigt att de väntetider som redovisats under avsnitt 1.2, inte överstiger två veckor (10 arbetsdagar). Målet är dock fortfarande 7 arbetsdagar, med visionen inga kötider alls. Det är också naturligt att sådana fel i Bolagsverkets register där Bolagsverket är källan till felet måste hållas på ett minimum. Ett kontinuerligt arbete pågår inom registreringsverksamheten att

AD 12-207/2007 16(41) nedbringa antalet rättelser av registerfel till Bolagsverkets interna arbetsmål (1,0 % av antalet registerhändelser) 7. Som framgår av tabellen nedan har detta mål inte nåtts men i någon mån förbättrats sedan 2005. Det huvudsakliga skälet, för de fel som uppstått i registreringsprocessen, är den höga produktionstakten, som innebär att det är svårt att helt undvika skrivfel i den manuella inregistreringen av data i de olika registren. Den fortsatta utvecklingen mot elektroniskt inlämnade av registreringsärenden som pågår kommer att till stor del kunna eliminera kvarstående fel. Antal rättade ärenden i procent av antalet registreringar Ärendekategori 2004 2005 2006 Aktiebolagsreg, Nybildning 2,1 % 3,0 % 2,3% Aktiebolagsreg, Ändring 2,1 % 2,4 % 2,7% Handelsregistret, Nybildning 1,4 % 1,5 % 1,3% Handelsregistret, Ändring 1,5 % 1,5 % 1,4% Föreningsregistret, Nybildning 1,5 % 2,3 % 2,3% Föreningsregistret, Ändring 1,1 % 1,2 % 1,6% Som framgår av de tabeller som redovisar utfallet i olika avseenden inom verksamhetsgrenen Bolag, har exempelvis Bolagsverket inte nått regleringsbrevets väntetidsmål, ej heller det egna målet avseende andelen rättade ärenden, vilket skulle kunna tyda på att kvaliteten i verksamhetsgrenen Bolag inte är tillfredsställande. De uppnådda resultaten totalt sett, tillsammans en bedömning av innehållet i den kontinuerliga återkopplingen från kundkretsen, gör att Bolagsverkets menar att kvaliteten på verksamheten inom verksamhetsgrenen ändock är god. 3.2 Verksamhetsgren Finansiering av viss verksamhet (likvidatorer) 3.2.1 Verksamhetsmål Mål Bolagsverket skall handlägga ansökningar om finansiering av likvidatorer inom fjorton arbetsdagar. Måluppfyllelse: Målet har nåtts. 3.2.2 Efterfrågan och produktion Bolagsverkets anslag för 2006 för finansiering av likvidatorer i samband med likvidation av bolag där bolaget saknar egna medel, har under året belastats med totalt 6.613.753 kronor. Anslaget tillsammans med extra anslag uppgick till 8.452.000 kronor. 7 Det är viktigt att understryka att en rättelse nödvändigtvis inte alltid görs som resultat av ett fel som uppstått i registreringsprocessen. Det är inte sällan fel anmälda uppgifter från kunden sida som verket i efterhand rättar. Inte heller skall 1 % rättelser uppfattas som någon toleransnivå, där en högre procentsats kan påstås vara dålig kvalitet. Det som skall uppfattas som kvalitet är att kunderna skall kunna känna trygghet i att ett upptäckt fel oavsett källan rättas snabbt och utan fara för rättsäkerheten. Likafullt redovisar Bolagsverket andelen rättelser årligen, men siffrorna skall tolkas utifrån vad som sagt ovan.

AD 12-207/2007 17(41) Antalet ersättningsärenden har minskat kraftigt under senare delen av 2006. Något entydig anledning till detta kan inte pekas på och om det är en faktisk och varaktig tendens får utvecklingen under 2007 visa. Likvidationsärenden 2004 2005 2006 Jmf 2005 Likvidationsförelägganden 4 384 3 113 3 121 0,3% Frivilliga Likvidationer 4 935 5 057 4 824-4,6% Likvidationer med särskild avgift 1 310 1 098 1 013-7,7% Ersättningsärenden till likvidator 1 193 1 179 931-21,0% Genomsnittlig väntetid, arbetsdagar 20 12 9 - Tid inom vilken 50 % avslutats, arbetsdagar 18 9 6-3.2.3 Organisation Verksamheten med likvidatorsersättningar är organisatoriskt integrerad i Registeravdelningen och dess kostnader särredovisas i den interna uppföljningen inom verket (se ovan avsnitt 2.1). 3.2.4 Kvalitet Ett viktigt mått på kvalitet inom verksamhetsgrenen är att alla ärenden rörande ersättning till likvidatorer handläggs så snart de kommit in till myndigheten, samt att medel finns tillgängliga för utbetalning till likvidatorer som är berättigade till det. Ärendena kommer dock inte in jämt fördelade över tiden vilket innebär att väntetiden veckovis har varierat under året. Den genomsnittliga väntetiden för året är 9 arbetsdagar och den efterfrågan på likvidatorer och ersättning till dessa som finns, har tillgodosetts. 3.3 Företagsinteckningar 3.3.1 Verksamhetsmål Mål: I 95 % av inkomna ärenden avseende företagsinteckningar skall beslut ha fattats på den inskrivningsdag som närmast följer efter den dag ärendet inkom. Måluppfyllelse: Inga väntetider finns inom denna del av verksamhetsgrenen och målet är därmed uppnått. 3.3.2 Efterfrågan och produktion Antalet inteckningsärenden under 2006 ligger på ungefär samma nivå som tidigare år. En viss nedgång i antalet gravationsbevis kan dock noteras. Företagsinteckningsärenden 2004 2005 2006 Jmf Företagsinteckningsärenden (antal) 36 765 32 327 32 922 1,8 Nya inteckningar (antal) 16 736 16 516 17 846 8,1 Gravationsbevis (antal) 5 730 5 387 4 506-16,4 Särskild gravationsbevis (antal) 1 583 1 270 929-26,9 3.3.3 Organisation Företagsinteckningsmyndigheten utgörs av en del av en sektion inom Registreringsavdelningen och dess kostnader särredovisas i den interna uppföljningen inom verket (se ovan avsnitt 2.1) De personella resurserna har under 2006 uppgått till 5,2 personår.

AD 12-207/2007 18(41) 3.3.4 Kvalitet Sedan 2006 erbjuder Bolagsverket företagsinsteckningskunderna och deras ombud möjligheten att utnyttja autogiro för betalning av inteckningsärendena, vilket har uppfattats som en positiv möjlighet. Endast två kundsynpunkter har inkommit inom denna verksamhetsgren under 2006. Detta tyder på en fortsatt hög kvalitet inom verksamhetsgrenen. 3.4 Tillgänglighet 3.4.1 Information Bolagsverket förmedlar information till näringsliv och allmänhet på ett flertal sätt. Huvudkanalen är den publika webbplatsen, www.bolagsverket.se, där nyheter, kontaktuppgifter och information finns om företag, föreningar, årsredovisningar, företagsinteckningar, produkter, tjänster, utbildningar samt vad Bolagsverket registrerar. Via webbplatsen är det också möjligt att starta företag, söka information om svenska och europeiska företag, beställa t.ex. registreringsbevis eller andra produkter samt kontrollera om ett ärende eller en årsredovisning har kommit in. På webbplatsen finns även möjlighet att ställa frågor och lämna synpunkter på Bolagsverkets verksamhet och information. Myndigheten har även via andra kanaler och forum en väl utvecklad samverkan med kunder, bransch- och företagarorganisationer samt andra myndigheter. Utöver webbplatsen tillhandahåller Bolagsverket ett stort antal trycksaker i form av informationsbroschyrer, produkt- och informationsblad samt nyhetsbrev. Dessutom förmedlas även muntlig information via telefon samt på mässor, seminarier, utbildningar och andra evenemang som t.ex. kunddagar och vid studiebesök hos Bolagsverket. 3.4.2 Kundundersökning Under 2005 genomförde Bolagsverket en kundundersökning (Nöjd-Kund-Index) för att på ett strukturerat sätt få en uppfattning om kunderna syn på Bolagsverket och verkets tjänster och genomfördes som en postenkät där Statistiska centralbyrån (SCB) var ansvarig för hantering och analys. Någon sådan undersökning har inte företagits under 2006 utan avsikten är att göra sådana undersökningar vartannat år. 3.5 IT-stöd 3.5.1 IT-investeringar Under 2006 har IT-investeringarna varit inriktade på två huvudområden. Dels har en ny centraldator anskaffats, dels har investeringar gjorts i teknik och lokaler för att skapa fysisk redundans av verket informationstillgångar. Verket har av backup- och säkerhetsskäl anskaffat och byggt upp en alternativ datormiljö i lokaler i annan fastighet skilt från den datorhall i den fastighet Bolagsverket bedriver verksamhet. Övriga IT-investeringar har i första hand gjorts för att förbättra prestanda och lagringskapacitet. Sammantaget har IT-investeringarna för 2006 uppgått till 10,6 Mkr, varav den nya centraldatorn utgör ca 4,0 Mkr och investeringarna i den sekundära datormiljön ca 2,6 Mkr. Under 2005 förskottsbetalades utökad kapacitet till centraldatorn vilket under 2006 bokförts som en investering. Beloppet uppgick till 26,8 Mkr. Ytterligare investeringar för 2006 och även för 2007 kommer att i möjligaste mån skjutas upp till 2008 för att i stället göras i samband med verkets flytt.

AD 12-207/2007 19(41) 3.5.2 Elektroniska tjänster De tjänster som Bolagsverket vid utgången av 2006 tillhandhåller elektroniskt är följande. Informationstjänster via webbtjänsten Näringslivsregistret (www.bolagsverket.se/snr/) Information om företags firmanamn och organisationsnummer (gratistjänst). Information om registeruppgifter i alla verkets företags- och föreningsregister, aktuella och historiska uppgifter, uppgifter om personer och dödsbon i konkurs, uppgifter om personer med näringsförbud, m.m. (avtalstjänster med avgift). Information om ärenden (avgift) Information om inkomna ärenden och årsredovisningar (gratistjänst) Beställningstjänster via webbtjänsten Näringslivsregistret Beställningar av olika former av registreringsbevis, gravationsbevis, kopior av bolagsordningar och årsredovisningar (avgift) Beställning av listor och andra registerutdrag (avgift) Anmälningsärenden m.m. via webbtjänsten Företagsregistrering (www.foretagsregistrering.se) Anmälan om nya företag (enskild firma 8, aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag) Ändring av registrerade uppgifter för företag Avregistrering av företag Hämta och svara på meddelanden från Bolagsverket Lämna in årsredovisning elektronisk (gäller för de flesta mindre bolag) Betalning av e-ärenden Information och beställning via webbtjänsten European Business Register (EBR) (bolagsverket.se/ebr/) Information om företagsuppgifter från 14 europeiska länders register, (avtalstjänst med avgift). Beställning/nedladdning av standardiserade företagsrapporter och årsredovisningar (7 länder), (avtalstjänster med avgift). Övriga elektroniska tjänster Talsvar (beställningar/kundorder) Hämtfax (hämtning av blanketter) Svar om årsredovisning inkommit 3.5.3 Effektiviseringar Införandet och den successiva utvecklingen av Bolagsverkets elektroniska informations- och beställningstjänster har inneburit att verket kunnat öka utbudet av dessa tjänster och göra dem oberoende av tid på dygnet. Kundnyttan har därvid varit den främsta drivkraften. Elektroniska anmälningsförfaranden, som finns tillgängliga för allt fler ärendetyper har förkortat kö- och handläggningstiderna för dessa ärenden. Verksinterna rationaliseringseffekter, såsom minskning av personalresurserna, har ännu inte uppstått i någon påtaglig omfattning eftersom efterfrågevariationer och därmed förändringar av resursbehovet, varit större än de vinster som uppstått. 8 Från och med den 1 juli 2006 kan fullständig anmälan, inklusive elektronisk signatur lämnas in helt elektroniskt med elektronisk signatur, inte bara för enskild firma där det varit möjligt sedan den 1 december 2002, utan även för aktiebolag såväl vid nybildning som ändring av registrerad uppgift.

AD 12-207/2007 20(41) 3.5.4 Tillgänglighet till e-tjänster Bolagsverkets webbplats är anpassad i enlighet med de standarder (rekommendationer) som förordas av World Wide Web Consortium (W3C). Webbplatsen är också tillgänglig för funktions-hindrade i enlighet med Statskontorets rekommendationer samt Web Accessibility Initiative (WAI). Alla sidor är t ex strukturerade så att de ska fungera logiskt i t.ex. textbaserade webbläsare, eller med skärmläsare, storleken på texten kan anpassas efter behov, snabbtangenter finns och användaren har full kontroll över hur länkar öppnas. Tillgängligheten till de webbaserade tjänsterna foretagsregistrering.se samt Näringslivsregistret är dock ännu inte anpassade i enlighet med nämnda standarder och erbjuder därmed sämre funktionalitet för funktionshindrade. 3.6 Kvalitet 3.6.1 Serviceåtagande Bolagsverket har utformat och offentliggjort ett s.k. serviceåtagande, som ger tydlig, relevant och förpliktande information om myndighetens tjänster och service. Där lovar verket kunderna: Att hålla de handläggningstider som anges Att vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade. Att vara professionella och kompetenta i handläggningen av alla ärenden. Att ge tydliga och begripliga besked Att beakta och tillvarata synpunkter verkets tjänster och myndighetsutövning Att snabbt svara på synpunkter och klagomål Som motprestation vill Bolagsverket att kunderna lämnar in kompletta och korrekt ifyllda ansökningar håller de tidsfrister som gäller för besvarande av meddelanden etc. betalar avgifter i rätt tid och på det sätt som anges för respektive ärende. 3.6.2 Synpunktshantering Sedan drygt 2 år finns inom verket en kvalitetsorganisation för kundorienterad verksamhetsutveckling - synpunktshantering - som innebär bland annat arbete med systematisk insamling av kundsynpunkter, intern förslagsverksamhet, interna/externa undersökningar samt samordning av verksamhetens olika kvalitetshöjande åtgärder. Synpunktshanteringen är en stödfunktion som samlar in och analyserar synpunkterna och ser till att de åtgärdas och beaktas i den långsiktiga verksamhetsutvecklingen. Effekten av detta system är att Bolagsverket på ett mer effektivt sätt än tidigare kan säkerställa att kundernas synpunkter (klagomål) omhändertas och rättas till.

AD 12-207/2007 21(41) Sammanställning av inkomna synpunkter 2006 Kategori Klagomål Beröm Antal Procent Antal Procent Felregistrering 1 457 67,6 1 0,0 Handläggningstid 201 9,3 2 0,1 Övrigt 107 5,0 4 0,2 Registrering 48 2,2 3 0,1 Information 46 2,1 25 1,2 Produkter 33 1,5 4 0,2 Blanketter 31 1,4 0 0,0 Tillgänglighet 30 1,4 16 0,7 Elektroniska tjänster 24 1,1 3 0,1 Bolagsverket.se 22 1,0 12 0,6 Bemötande 16 0,7 57 2,6 Firmainvändning 5 0,2 0 0,0 Regelverk 4 0,2 0 0,0 Verksamhet 3 0,1 0 0,0 Gallring 1 0,0 0 0,0 Summa 2 028 127 Eftersom synpunktshanteringen fungerar som en klagomur är det naturligt att antalet klagomål är större än antalet beröm. Den störa andelen klagomål rör felregistreringar, betydligt fler än klagomålen på handläggningstider. Av dessa 1.457 klagomål där klagomålet varit specifikt mot viss verksamhet, kan noteras att en stor andel rör handels- och föreningsregistren och särskilt postadresser. Bolagsverket har med särskild personal och resurser, genomfört en systematisk genomgång av handelsregistret för Västernorrlands län för att rensa registret från bolag som upphört. Detta arbete har varit manuellt och tidskrävande. Att genomföra motsvarande arbete för resten av Sverige på samma sätt är förenat med höga kostnader inte minst kungörelseförfarandet. Bolagsverket arbetar i stället med att ta fram ett IT-system för ett automatiserat förfarande, som är både snabbare och mer ekonomiskt rimligt. Härtill kommer att Bolagsverket sedan den 1 januari 2007 övertagit utgivningen av Post- och Inrikes Tidningar, innebärande betydligt lägre annonskostnader för kungörelserna än som hittills varit fallet. 3.6.3 Kontaktkommitté Ett systematiserat sätt att utbyta synpunkter och erfarenheter mellan Bolagsverket och verkets kunder är den kontaktkommitté som funnits i verket ett antal år. Kommittén som träffas två gånger per år består av representanter stora kundombud (Standardbolag AB, Leif Malmborg AB), Advokatsamfundet, SRS, FAR och Bankföreningen. På mötena får Bolagsverket tillfälle att presentera pågående och kommande förändringar i verksamheten och få kommitténs synpunkter på dessa, samtidigt som representanterna kan informera om problem och annat som de kunna iaktta rörande Bolagsverket och verkets tjänster.

AD 12-207/2007 22(41) 4. Redovisning av kompetensförsörjning 2006 4.1 Inledning Under 2006 genomfördes en ny organisation för Bolagsverkets kärnverksamhet då registreringsverksamheten och kundservice slogs ihop till en avdelning. Målet var att åstadkomma en organisation som stämmer överens med processerna inom kärnverksamheten. Av betydelse var också att forma en organisation och process som återspeglar hur kunderna ser på Bolagsverket. Ett annat skäl att förändra organisationen var att tillgodose medarbetarnas vilja till fördjupning av sina kunskaper och öka flexibiliteten så att Bolagsverket kan hålla sitt övergripande mål, att hålla korta kötider för våra kunder. Den omfattande organisationsförändringen har tagit stora resurser i anspråk och därför har en del planerade aktiviteter inte genomförts. Bolagsverket antog 2004 visionen Bolagsverket en myndighet utan kötider tillsammans med ledorden kvalitet, kundnytta, kompetens och flexibilitet. Inför det stora förändringsarbete som verket står inför tog generaldirektören under 2006 fram en framtidsbild inför 2011 med syfte att alla ska ha kännedom om verksamhetens framtida inriktning. Under kommunikationen av framtidsbilden framkom att 87 procent tyckte att framtidsbilden var realistisk eller mycket realistisk medan 89 procent tyckte att den var önskvärd. Många synpunkter i övrigt kom fram vilket kommer att resultera i ett handlingsprogram. 4.2 Medarbetare Internt mål: Den åldersstruktur som gäller för Bolagsverkets personal vid utgången av 2005 skall bibehållas Måluppfyllelse: Bolagsverket har under 2006 rekryterat 74 medarbetare och lyckats bibehålla en oförändrad åldersstruktur. Bolagsverket har en mycket jämn åldersstruktur med en genomsnittlig medelålder på 42 år. Bolagsverket har en jämnare könsfördelning som mål och andelen män ökade med 1 procentenhet under 2006 till 20 procent. Antal anställda har ökat med 45 personer jämfört med 2005. Antal avgångar har varit 29, varav 5 personer på grund av pension. Personalomsättningen har varit 6 procent medan den interna rörligheten har varit 8 procent förutom organisationsförändringen som medförde dock att i stort sett samtliga handläggare fick en förändring av sina arbetsuppgifter. Den genomsnittliga anställningstiden är 11 år. 4.2.1 Sjukfrånvaro Mål enligt regleringsbrevet: Sjukfrånvaron bland de anställda i Bolagsverket skall under 2006 minska till 6 procent. Måluppfyllelse: Sjukfrånvaron vid Bolagsverket minskade under 2006 till 6,21 procent.

AD 12-207/2007 23(41) Mål enligt regleringsbrevet: Bolagsverket skall verka för en god arbetsmiljö i syfte att minska sjukfrånvaron på längre sikt. Måluppfyllelse: Bolagsverket vidtar flera åtgärder för att minska sjukfrånvaron på längre sikt. Sjukfrånvaron minskade med 17 procent från 7,48 procent för 2005 till 6,21 procent för 2006. Drygt 30 procent av sjukfrånvaron består av sjukpension eller tidsbegränsad sjukersättning. De långa sjukskrivningarna har minskat från 72 procent till 65 procent. Sjukfrånvaron för kvinnor har minskat medan den har ökat för män. Den största minskningen av sjukfrånvaron har skett för kvinnor över 50 år. Sjukfrånvaron visar en vikande trend under året och det finns all anledning att tro att den kommer att fortsätta att minska under 2007 även om den höga andelen sjukpension och sjukersättning är mycket svårt att påverka. Sjukfrånvaro, 2004-2006 (% av arbetstimmar) 10% 9% 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% 8,7% 8,6% 7,6% 7,5% 6,8% 6,2% 3,8% 2,3% 2,7% År 2004 År 2005 År 2006 År 2004 År 2005 År 2006 År 2004 År 2005 År 2006 Alla kvinnor Alla män Alla anställningar Sjukpension Minst 60 dgr Mindre än 60 dgr Bolagsverket har länge haft som prioriterat mål att sänka sjuktalen och har vidtagit en mängd förebyggande och efterverkande åtgärder. Ett systematiserat och utvecklat samarbete med företagshälsovården när det gäller rehabilitering har varit effektfullt. Många långtidssjukskrivna på heltid har kommit tillbaka till arbete på deltid, som successivt utökats. 4.2.2 Tidiga åtgärder Med stöd av företagshälsovården har Bolagsverket identifierat personer som har hög korttidssjukfrånvaro eller personer som på annat sätt befinner sig i riskzonen och dessa har efter samtal med närmaste chef erbjudits samtal och hälsoundersökning vid företagshälsovården. Detta har gett goda resultat och antalet personer med hög korttidssjukfrånvaro har minskat betydligt. Bolagsverket har även i egen regi gjort riktade insatser för vissa medarbetare bl.a. en Kom i gång grupp med fysisk träning och föreläsningar för personer som befunnits i riskzonen för ohälsa.

AD 12-207/2007 24(41) 4.2.3 Användbarhet Genom bidrag från Utvecklingsrådets program Satsa friskt med inriktning Människa - IT gavs Bolagsverket under 2006 möjlighet att fortsätta det arbete inom användbarhet som inleddes 2004. Verket beviljades medel för ett tre år långt projekt, kallat NyttIT, med fokus på Arbetsmiljö och hälsa i IT-stött arbete. En av projektets övergripande målsättningar är att i ett långsiktigt perspektiv bidra till att den totala sjukfrånvaron bland de anställda minskar. Vidare ska projektet även resultera i att den framtida vidareutvecklingen av IT-verktyg utformas på ett sådant sätt att den enskilde handläggaren anser att den egna arbetsmiljön förbättras. Projektet är inriktat på handläggares arbetssituation och arbetsmiljö i IT-utvecklingen, processen vid införande av nya IT-system samt utveckling av metoder och modeller som fångar användarnas behov. Under 2006 har delar av steg 1 genomförts. Detta har bland annat resulterat i att intresset för och medvetenheten om NyttITs fokusområden har ökat. Ett användbarhetsindex för ITsystemen har testats. Projektet genomförs i nära samarbete med fackliga parter och skyddsombud. 4.2.4 Friskvård Internt mål: Bolagsverket ska hälsodiplomeras 2006 Måluppfyllelse: Ett arbete för att bli hälsodiplomerade enligt Korpens kriterier ägde rum under 2006 men själva hälsodiplomeringen kommer att ske under 2007. Internt mål: 85 % av medarbetarna och 100 % av cheferna ska göra konditionstest under 2006 Måluppfyllelse: 60 % av medarbetarna och 94 % av cheferna har gjort konditionstest under 2006. Bolagsverket har en väl utbyggd friskvård vilket är ett viktigt instrument för att minska sjukfrånvaron men för att ytterligare utveckla och systematisera hälsoarbetet har det varit viktigt att arbeta med modellen hälsodiplomering. Syftet är att främja personalens hälsa fysiskt, psykiskt och socialt genom ökad livsstilskompetens. Målet är att öka medarbetarnas medvetenhet om sina levnadsvanor så att de skaffar sig kunskaper, som gör att de kan ta ansvar för sin egen hälsa. Ett instrument för att genomföra detta är att erbjuda konditionstester med individuella råd om lämplig motion. Bolagsverket har en egen friskvårdare som masserar, ger energimassage, håller i meditation, anordnar promenader, tävlingar och olika aktiviteter. Varje medarbetare har rätt att motionera på arbetstid en timme i veckan, bada gratis på badhusen och får sitt motionskort subventionerat med 20 procent. 4.2.5 Arbetsmiljökonsekvensanalyser Bolagsverket har ett samverkansavtal som syftar till att varje medarbetare ska känna sig delaktiga och engagerade i verksamheten och kunna påverka utformningen av sitt arbete. För att skapa en god arbetsmiljö och minimera risker i arbetet har verket under 2006 systematiserat arbetssättet med arbetsmiljökonsekvensanalyser vid förändringar för att få så bred förankring i verksamheten som möjligt.

AD 12-207/2007 25(41) 4.2.6 Kompetensutveckling Internt mål: Alla medarbetare ska ges en utvecklingsplan som därefter årligen ska följas upp Måluppfyllelse: Bolagsverkets Kompetensportal har gett möjlighet till att på ett strukturerat sätt genomföra utvecklingssamtal och följa upp utvecklingsplaner. Under 2007 kommer en uppföljning ske i Kompetensportalen för att mäta om målet har uppnåtts Internt mål: 15 procent av Bolagsverkets anställda ska ha påbörjat utbildning till datakörkort under 2006 och 80 procent av de anställda ska ha tagit datakörkort fram till 2010, Måluppfyllelse: Då utbildningarna med anledning av förändrade arbetsuppgifter i samband med omorganisationen har tagit stora resurser i anspråk har den strukturerade IT-utbildningen skjutits på framtiden. Internt mål: Ett chefsförsörjningsprogram ska upprättas Måluppfyllelse: Chefsförsörjningsprogrammet syftade ytterst till att sörja för kompetensöverföringen från verksledningen. Omorganisationen vid Bolagsverket medförde att ytterligare en chefsnivå med enhetschefer infördes och då dessa har ett tydligt strategiskt ansvar anses att chefsförsörjningen är tillgodosedd. 4.2.7 Kompetensanalys Bolagsverket fortsatte under 2006 med ett strukturerat arbetssätt med kompetensanalys i ITverktyget Kompetensportalen. Syftet är att verksamheten ska ha rätt kompetens och de anställda ska få utveckling i arbetet. Fyra kompetensgrupper, baserade på IPF:s 9 kompetenshjul har tagits fram, yrkesteknisk, personlig, kommunikativ och strategisk kompetens. Utifrån dessa grupper har en kompetensanalys gjorts där roller och kompetenser tagits fram med en rollspecifik kompetensanalys för respektive roll. Gap-analyser kommer att genomföras mellan kraven på respektive roll och befintlig kompetens vilket kommer att resultera i verksövergripande utbildningsplaner. 4.2.8 Chefsförsörjning/utveckling Omorganisationen vid Bolagsverket medförde att ytterligare en chefsnivå med enhetschefer infördes i organisationen. Enhetscheferna har ett tydligt strategiskt ansvar för sitt område och kompletterar därmed verksledningen i det strategiska arbetet. Tio nya chefer rekryterades, därav tre externt. Alla chefer inom Bolagsverket har tidsbegränsade chefsförordnanden med som längst fyra år. Fyra chefer övergick under 2006 till annat arbete inom Bolagsverket och generaldirektören gick till annan anställning. Samtliga chefer vid Bolagsverket erbjuds att gå utbildning i UGL 10, utveckling av grupp och ledare i syfte att utveckla ett tydligt ledarskap byggt på god självinsikt. 17 chefer fullföljde UGL-utbildningen under 2006. 9 IPF Institutet för personal- och företagsutveckling 10 UGL Utveckling Grupp & Ledare, en enhetlig beteckning på ett format för ledarskapsutbildning.