1 Inledning Verksamhetsresultat Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Bolagsverkets organisation 6

Transkript

1 AD163/2012

2 1 (45) Innehållsförteckning 1 Inledning Verksamhetsresultat Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Bolagsverkets organisation 6 3 Resultatredovisning Bolagsverkets serviceåtagande Verksamhetsdel Företagsregistrering Kostnader per prestationstyp Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Förseningsavgifter Övrig information kring verksamhetsdel Företagsregistrering Kötid för registreringsärenden Näringsförbud och personliga konkurser Inkomna räkenskapshandlingar Telefonförfrågningar Kvalitet Förbättring av e-tjänster Undersökning av kundnöjdhet Synpunkter och klagomål Gallring Verksamhetsdel Företagsinteckning Kvalitet Verksamhetsdel Kungörelser Kvalitet Verksamhetsdel Finansiering av likvidatorer Kvalitet Verksamhetsdel Försäljning Kvalitet 24 4 Redovisning av kompetensförsörjning Mål och återrapporteringskrav Återrapportering Kompetensinventering, analys och planering Kompetensstrategi Kompetensåtgärder Medarbetarundersökning Medarbetar- och chefsutbildning Redovisning av analys och bedömning 28 5 Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning Tilläggsupplysningar och noter Resultat och underskrift Sammanställning över väsentliga uppgifter...45

3 2 (45) 1 Inledning Denna årsredovisning är en redovisning och återrapportering för Bolagsverkets ekonomiska resultat visar ett överskott på 57,8 mkr, vilket huvudsakligen beror på ökade intäkter av registreringsavgifter för aktiebolag. Ändringar i lagstiftningen som rör företagande Riksdagen beslutade 2010 om ändringar i lagstiftningen för att stimulera företagandet. Kravet på aktiekapital sänktes från till lägst kronor och kravet på revisor för att starta aktiebolag togs bort. Som en effekt av detta ökade antalet ärenden under senare delen av 2010 och detta fortsatte under Ökningen avser främst nybildningar och ändringar av bolagsordningar. Den stora volymen ärenden är anledningen till det positiva resultat som redovisas men har också inneburit att Bolagsverket har haft längre handläggningstider än normalt. För att komma tillrätta med handläggningstiderna har Bolagsverket tagit in tillfälligt anställda. Dessutom har verket satsat på att bredda kompetensen så att fler medarbetare kan handlägga flera typer av ärenden. Ny försäkringsrörelselag Den 1 april 2011 trädde en ny försäkringsrörelselag i kraft och Bolagsverket blev registreringsmyndighet för försäkringsföreningar. Försäkringsföreningarna registreras i försäkringsregistret tillsammans med försäkringsaktiebolagen och de ömsesidiga försäkringsbolagen. Understödsföreningar kan bli försäkringsföreningar genom att ansöka om tillstånd hos Finansinspektionen och sedan registrera sig hos Bolagsverket. Detta gäller till och med utgången av Ny delgivningslag En ny delgivningslag började gälla den 1 april Detta innebär att Bolagsverket kan anlita privata delgivningsföretag vid delgivning. Tidigare har polisen skött Bolagsverkets delgivningsärenden. Ändrad filialförordning Den 1 april 2011 ändrades filialförordningen. Ändringarna har bland annat förenklat anmälan av en filial och gjort så kallat eget utträde för revisorer kostnadsfritt. En annan nyhet är att Bolagsverket aviserar den verkställande direktören och andra funktionärer i filialen om registrering och avregistrering i filialen. Enklare regler för utländska filialer Den 1 juli 2011 började ändringar i lagen (1992:160) om utländska filialer m.m. gälla. Ändringarna har gjort reglerna för utländska företag som vill starta filial i Sverige enklare. Övertaganden av ärenden från tingsrätterna I juni 2011 beslutade riksdagen att Bolagsverket skulle ta över några av tingsrätternas ärenden. Det gäller bland annat dödande av aktiebrev och att utse god man i vissa fall. Anledningen till detta är att domstolarnas verksamhet så långt som möjligt ska renodlas till rättsskipning. Lagändringen trädde i kraft den 1 oktober Nya regler för företagsnamn Den 1 juli 2011 ändrades firmalagen, vilket innebär att bland annat skyddet för efternamn och konstnärsnamn har minskat. Nu ligger hinder för registrering endast om användningen av efternamn eller kända konstnärsnamn är till nackdel för den som bär namnet. Egenartade efternamn har däremot samma skydd som tidigare.

4 3 (45) Hävning av företagsnamn Från och med den 1 juli 2011 kan man vända sig till Bolagsverket för att häva ett företagsnamn. Den som vill häva ett företagsnamn kan också vända sig till domstol. Man kan häva ett företagsnamn om det exempelvis är vilseledande eller om det inte har använts inom en period av fem år i följd. EU-direktiv I februari 2011 antog den europeiska kommissionen ett förslag om att koppla samman företagsregister inom EU för att göra elektronisk företagsinformation gränsöverskridande. Direktivet kan bland annat komma innebära ett krav på ett reglerat antal arbetsdagar i handläggningstid för komplett och korrekt inlämnade ärenden, vilket i sin tur kommer att ställa stora krav på Bolagsverkets verksamhet. E-förvaltning Den 3 mars 2011 beslutade regeringen att ge Bolagsverket i uppdrag att vara utvecklingsmyndighet för e-förvaltning inom området företag och företagande. Uppdraget innebär att ta ett särskilt ansvar för utveckling och samordning mellan de myndigheter som berörs av ett företags hela livscykel, från start till avveckling. Det övergripande målet med e- förvaltningsarbetet är att göra det så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter, att fullgöra sina skyldigheter och att ta del av förvaltningens service. Bolagsverket ska avrapportera arbetet årligen till regeringen. Minskat och förenklat uppgiftslämnande Bolagsverket har fått i uppdrag av regeringen att leda och samordna en kartläggning av vilka uppgifter myndigheter kräver in från företag. Syftet är att företagen bara ska behöva lämna uppgiften en gång. Arbetet som har startat, tillsammans med tretton andra myndigheter, ska resultera i ett register som ska göra det möjligt att i framtiden lämna uppgifterna elektroniskt i ett gränssnitt som är gemensamt för alla myndigheter. Därefter ska myndigheterna kunna dela och återanvända informationen mellan sig. Uppdraget ska slutredovisas i en rapport till regeringskansliet senast den 20 juni E-delegationen It- och regionminister Anna-Karin Hatt beslutade den 1 juli att utse Bolagsverkets generaldirektör Annika Bränström till ny ordförande för E-delegationen. Annika Bränström tillträdde posten den 1 augusti. E-legitimationsnämnden En e-legitimationsnämnd har skapats för att hanteringen av e-legitimationer ska bli enklare. Nämnden ska fungera som kontakt mellan de myndigheter i Sverige som har e-tjänster och de som utfärdar e-legitimationer. Annika Bränström är från 1 januari 2011 en av ledamöterna i nämnden. Övrig utveckling Bolagsverket har börjat byta den tekniska plattformen för verksamhetsstödet som finns i verkets stordator. Detta är ett komplext och resurskrävande projekt som beräknas bli klart under första tertialet Bytet görs för att framtidssäkra den tekniska plattformen.

5 4 (45) 2 Verksamhetsresultat 2.1 Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Verksamhetsresultat för varje verksamhetsdel Belopp i tkr Offentligrättslig verksamhet Drift (disp.) 2009 Uppbörd Drift Uppbörd Drift (ej disp.) (disp.) (ej disp.) (disp.) Uppbörd (ej disp.) Verksamhetsdel Företagsregistrering Registreringsverksamheten Intäkter Kostnader Förseningsavgifter Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel Företagsinteckningar Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel Kungörelser Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel Finansiering av likvidatorer Intäkter Kostnader Resultat Uppdragsverksamhet Verksamhetsdel Försäljning Intäkter Kostnader Resultat Bolagsverket totalt 1 Intäkter Kostnader Resultat I den totala summan ingår inte intäkter och kostnaderna för Bolagsverkets egna kungörelser

6 5 (45) Bolagsverkets största verksamhetsdel till omfattning är Företagsregistrering. Denna visar ett positivt resultat på 44,6 mkr. Under 2011 har ärendevolymen legat på en hög nivå vilket lett till höga intäkter framförallt vad gäller registreringsavgifter för aktiebolag. Kostnadssidan har också ökat jämfört med 2010 och den största orsaken till detta är merkostnader för byte av Bolagsverkets tekniska plattform. Bolagsverkets verksamhetsdel Företagsinteckningar visar ett positivt resultat. Intäkterna för 2011 ligger något över utfallet i fjol. Kostnadssidan har ökat även den på grund av byte av verkets tekniska plattform. Verksamhetsdelen Kungörelser har ett fortsatt positivt resultat. Intäkterna har ökat med anledning av att Bolagsverket från och med maj även kungör bygglovsbeslut enligt den nya plan- och bygglagen. Verksamhetsdelen Finansiering av likvidatorer har under verksamhetsåret fortsatt höga kostnader. Faktorer som kan ligga till bakgrund för detta är den slopade revisionsplikten och övertagandet av likvidationsärenden från tingsrätterna. Slopandet av revisionsplikten förväntas innebära fler beslut om förseningsavgift, vilket i sin tur kan ge fler likvidationsärenden. Det innebär därmed också att antalet ersättningar till likvidatorer kan komma att öka. Verksamhetsdelen Försäljning visar även den ett fortsatt positivt resultat, även om det är något lägre jämfört med de senaste åren. Försäljningen av transaktioner i näringslivsregistret har gått betydligt bättre än tidigare år. Kostnadssidan har ökat, vilket framförallt beror på ökade it-kostnader. I december 2011 införde Bolagsverket tidredovisning bland annat för att på ett bättre sätt fånga hur myndighetens medarbetare fördelar sin arbetstid på olika aktiviter i de olika verksamhetsdelarna. Bolagsverket har även arbetat fram en ekonomimodell för att identifiera och fånga alla it-kostnader, för att sedan kunna fördela dessa på aktiviteter och tjänster. Med den nya modellen kommer Bolagsverket att kunna följa upp produktionskostnaden för levererade system och koppla dessa till varje verksamhetsdel. Med tidredovisningen och den nya ekonomimodellen för it-kostnaderna förväntar sig Bolagsverket att förbättra kvaliteten i kostnadsfördelningen framöver.

7 6 (45) 2.2 Bolagsverkets organisation Den 1 december införde Bolagsverket en ny organisation. Omorganiseringen innebär bland annat att verket har inrättat en ny avdelning, e-samverkansavdelningen, som har i huvuduppdrag att utveckla Bolagsverkets e-tjänster och att ansvara för samverkan inom uppdraget att vara utvecklingsmyndighet för företag och företagande. Till e- samverkansavdelningen hör också försäljningsenheten. Informations- och försäljningsavdelningens uppdrag rör nu enbart kommunikationsfrågor och har bytt namn till kommunikationsavdelningen. Registeravdelningens uppdrag har renodlats till att utveckla och effektivisera den manuella handläggningen och telefonisupporten. Verksamhetsstödsavdelningen har fått i uppdrag att utveckla en tydligare funktion för att följa upp och värdera effekter av förändringar i verksamheten samt ger stöd för processutveckling. Verksamhetsutvecklingsenheten har bytt namn till omvärldsanalysenheten och enhetens uppdrag har renodlats till omvärldsbevakning, analyser och utredningar.

8 7 (45) 3 Resultatredovisning I detta kapitel redovisar och kommenterar Bolagsverket verksamhetens resultat i förhållande till Bolagsverkets instruktion och vad som står i regleringsbrevet för verksamhetsåret Bolagsverkets serviceåtagande Enligt regleringsbrevet ska Bolagsverket, i ett serviceåtagande, lämna tydlig och relevant information om myndighetens tjänster och service. Serviceåtagandet ska publiceras på Bolagsverkets webbplats och redovisa de mål, i form av leveranstider, för företagsregistreringar, företagsinteckningar och ärenden om ersättning till likvidatorer. Serviceåtagandet lyder: Oavsett på vilket sätt du väljer att kontakta oss ska du uppleva att det går snabbt, är enkelt, att det blir rätt och att det känns tryggt. Vi lovar dig som kund att vi ska vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden ge tydliga och begripliga besked lyssna till och ta vara på synpunkter på våra tjänster och vår myndighetsutövning svara snabbt på synpunkter och klagomål Mål för våra handläggningstider: Vi lovar också dig som kund att registrera ett företag inom 7 arbetsdagar registrera företagsinteckningar senast nästa arbetsdag handlägga ett ärende om ersättning till likvidatorer inom 14 arbetsdagar. Det kan gå snabbare än vad målen säger, men ibland behöver vi mer tid för att utreda ditt ärende eller få in mer information. Om det finns brister i inskickade ärenden ska Bolagsverket skicka ett meddelande inom 7 arbetsdagar.

9 8 (45) 3.2 Verksamhetsdel Företagsregistrering Kostnader per prestationstyp Bolagsverket definierar prestationerna inom verksamhetsdelen Företagsregistrering som antal avslutade ärenden. Prestationerna redovisas utifrån volymer och kostnader för Bolagsverkets tre största register. Beräkningen av kostnaderna för avslutade ärenden inom aktiebolags-, handels- och föreningsregistret utgår från kostnaderna för verksamhetsdelen Företagsregistrering. Bolagsverket har grupperat ärendena inom registren per prestationstyp det vill säga ärenden av likartad karaktär. De prestationstyper som vi har valt är: Nybildning när kunden lämnar in en nyregistrering av ett företag. Ändring när kunden vill ändra sina registrerade uppgifter i ett företag. Årsredovisning Bolagsverkets arbete med att godkänna årsredovisningar. Kostnader per prestationstyp 2 Prestationstyp Aktiebolagsregistret Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Handelsregistret Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Föreningsregistret Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Antal avslutade ärenden 2009 Kostnad tkr Kostnad/ prestations typ Antal avslutade ärenden Kostnad tkr Kostnad/ prestations typ Antal avslutade ärenden Kostnad tkr Kostnad/ Prestations typ Metoden för beräkning av kostnader per prestationstyp har ändrats sedan Vi använder nu en ledtidsaktivitetsbaserad kostnadsberäkningsmodell för att fördela kostnader per prestationstyp. Statistiken över antalet avslutade ärenden är uttagen vid en annan framställningstidpunkt och kan skilja sig något från tidigare presenterat antal. Statistiken innehåller även alla avslutade ärenden.

10 9 (45) Kostnaderna för alla register och i princip alla prestationstyper har ökat jämfört med Det beror på ökade kostnader totalt sett för denna verksamhetsdel 2011, i och med byte av den tekniska plattformen. De kommande åren kommer bytet av den tekniska plattformen att följas av utvecklingsprojekt i syfte att förbättra funktionalitet och effektivisera verkets register och e-tjänster vilket kan medföra att kostnadsnivån består. Antalet avslutade ärenden har ökat för Aktiebolagsregistret. Detta gäller framförallt för prestationstypen ändringar. Ärendevolymerna har ökat på grund av de ändringar i lagstiftningen för aktiebolag, sänkt aktiekapital och slopad revisionsplikt, som genomfördes Ändringsärendena består till stor del av ändringar i bolagsordningar. Antalet inkomna ärenden av prestationstypen nybildning har ökat, liksom antalet avslutade ärenden. Detta är ärendetyper som är relativt komplexa och tidskrävande att handlägga. För att möta ökningen av inkomna ärenden och kravet på korta handläggningstider har fler resurser tillsatts och fler ärenden har därmed avslutats under 2011 än under Inom handelsregistret har antalet avslutade ärenden minskat betydligt. Det är bland annat en konsekvens av ändrad lagstiftning, sänkt aktiekapital och slopad revisionsplikt, som genomfördes Det har inneburit att många väljer starta aktiebolag i stället för att starta enskilda firmor och handelsbolag. Minskningen beror också på att Bolagsverket inte skickat ut antalet gallringsförfrågningar i handelsregistret i samma omfattning som tidigare år. Det innebär också att avregistreringar i samband med gallring har minskat 3. Antalet avslutade ärenden för föreningsregistret har minskat totalt sett. Den totala kostnaden inom prestationstyperna varierar mellan åren med hänsyn till ledtid 4 och antalet avslutade ärenden, då det är dessa parametrar som styr kostnadsfördelningen enligt ny beräkningsmodell. Bolagsverket kommer att arbeta vidare med att utveckla och kvalitetssäkra Boalgsverkets nya kostnadsberäkningsmodell. Modellen kommer också att påverkas av vidareutvecklingen av metoden för kostnadsfördelningen, det vill säga införandet av tidredovisning och verkets nya ekonomimodell för it-kostnader. 3 Minskningen är cirka ärenden jämfört med Ledtiden är den tid det tar från att ett ärende diarieförs till att det registreras (avslutas). Tiden då handläggaren avvaktar svar från kund är inte medräknad. Ledtiden är en genomsnittstid.

11 10 (45) 3.3 Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Mål enligt serviceåtagandet: Registrera ett företag inom sju arbetsdagar eller skicka ett meddelande om komplettering inom sju arbetsdagar. Målet i serviceåtagandet ovan baseras på att kunden skickar in ett komplett ärende och ett företagsnamn som Bolagsverket kan godkänna. Om ärendet inte är komplett måste Bolagsverket be kunden att komplettera ärendet. Idag godkänner verket endast 60 procent av kundernas förstahandsval av företagsnamn och i de övriga fallen ber verket kunden om fler namnförslag. Kunden väljer i många fall att skicka in ett ärende som inte är komplett för att det ska komma in till Bolagsverket så snabbt som möjligt. Anledningen till detta är att förändringen i exempelvis styrelsesammansättningen inte börjar gälla förrän den dag då ärendet kommer in till Bolagsverket. Bolagsverket har inte möjlighet att påverka tiden från att verket skickar ett meddelande om komplettering av ärendet tills kunden återkommer. Därför redovisar Bolagsverket den andel ärenden som verket registrerat inom sju arbetsdagar eller där verket skickat ett meddelande om komplettering inom samma tid. Under 2011 var antalet ärenden högt för flera register, främst aktiebolagsregistret. En orsak till att fler väljer att starta aktiebolag är 2010 års ändringar i aktiebolagslagen. Kravet på aktiekapital sänktes från kronor till kronor och kravet på revisor i små aktiebolag togs bort. Ett ärende kan innehålla flera ändringar eftersom ärendet rubriceras utifrån de ändringar som kunden vill göra. Vid redovisningen av antal avslutade ärenden (vilket likställs med myndighetens prestation) har Bolagsverket valt att gruppera efter den ändring som innebär mest arbete att handlägga. I tabellen nedan redovisas antalet avslutade ärenden, vilka i sin tur kan innebära flera ändringar av uppgifterna i registren. Måluppfyllelsen inom varje ärendegruppering redovisas i tabellen nedan. En jämförelse finns också för de två sista åren. Måluppfyllelsen försämrades 2011 jämfört med Det är endast inom konkursärenden och tillståndsärenden som målet att avsluta ärendet inom sju dagar eller skickat meddelande om komplettering till kunden inom samma tid har nåtts. Huvudorsaken till den försämrade måluppfyllelsen är 2011 års oväntat stora ärendevolym.

12 11 (45) Andelen avslutade ärenden eller där meddelande skickats till kund inom sju arbetsdagar 5 Ärendegrupp Antal avslut dagar, procent 2011 jmf med dagar, procent Antal 7 dagar, Antal -enhet avslut procent avslut Avslut, procent 7 dagar, procent Aktiebolagsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Bolagsordningsärenden Styrelse- och revisorsärenden Kapitalökningsärenden Fusionsärenden Konkursärenden Likvidationsärenden Tillståndsärenden Övriga ärenden Summa Handelsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Föreningsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Filialregistret Summa Bank- och försäkringsregistret Summa Registret över försäkringsförmedlare Summa Europabolagsregistret Summa Tidigare år har målet varit andelen avslutade ärenden inom sju arbetsdagar. Målet är numera förändrat till att omfatta andelen som har fått meddelande om komplettering inom sju arbetsdagar. 6 Antalet gallringsförfrågningar i handelsregistret har minskat med år Många av dessa förfrågningar leder även till en avregistrering. Det innebär att även avregistreringar som är en följd av gallringsförfrågan minskat i motsvarande omfattning, vilket är anledningen till den stora skillnaden i antalet ärenden i jämförelse med tidigare år.

13 12 (45) Förseningsavgifter Aktiebolag som inte skickar in sina fullständiga årsredovisningshandlingar till Bolagsverket i tid måste betala en förseningsavgift. Avgiften är olika beroende på om aktiebolaget är privat eller publikt och den blir större ju längre förseningen varar. Privata aktiebolag som inte har lämnat in årsredovisningen inom sju månader efter räkenskapsårets utgång måste betala en avgift på kronor (beslut 1). Om de inte har lämnat in årsredovisningen efter ytterligare två månader beslutar Bolagsverket om en andra avgift på kronor (beslut 2). Efter ytterligare två månader beslutar verket om en tredje avgift på kronor (beslut 3). För publika aktiebolag är dessa avgifter dubbelt så höga. Tabellen nedan visar antalet beslut för de olika förseningsavgifterna. Förseningsavgifter jmf med 2010, procent Beslut Beslut Beslut Summa Antalet beslut om förseningsavgift ökade 2011 jämfört med tidigare år eftersom många aktiebolag skickade in årsredovisningar utan revisionsberättelse. Detta beror på de nya reglerna om slopande av revisorsplikt. Det är dock först nästa räkenskapsår som de flesta aktiebolag kan lämna årsredovisning utan revisionsberättelse enligt revisorsreformen. Ett fåtal aktiebolag har redan i år kunnat utnyttja revisorsreformen genom att förkorta sitt räkenskapsår Övrig information kring verksamhetsdel Företagsregistrering Andelen elektroniskt inlämnade ärenden fortsätter att öka. Detta beror dels på att avgiften är lägre om man lämnar in sitt ärende via Bolagsverkets elektroniska tjänster, dels på att fler känner till de elektroniska tjänsterna. Verket fortsätter arbetet med att öka allmänhetens kännedom om e-tjänsterna. Andelen elektroniskt inlämnade ärenden låg på ungefär samma nivå 2011 som Alla ärenden är inte möjliga att lämna in elektroniskt. I tabellen nedan redovisas totalt inkomna ärenden och den andel av dessa som skickades in elektronisk, av vad som är möjligt att lämna in elektroniskt. Den största andelen elektroniskt inlämnade ärenden fanns bland nybildningsärendena (63 procent för samtliga register). Av totalt antal inkomna ärenden skickade 20 procent in sina ärenden via Bolagsverkets e-tjänster (att jämföra med 17 procent 2010). Av de som är möjliga att lämnas in elektroniskt är andelen 27 procent (29 procent 2010). Ett ökat användande av Bolagsverkets e-tjänster har inte gjort handläggningen av dessa ärenden enklare eller smidigare, eftersom många ärenden har varit ofullständiga och då leder till en komplettering i ett senare skede. Bolagsverket arbetar med att göra e-tjänsterna mer användarvänliga genom att lägga in fler kontroller och funktioner i tjänsterna.

14 13 (45) Elektroniskt inlämnade ärenden Ärendegrupp Antal ärenden 2011 E-inl., procent jmf med Ärenden, E-inl., E-inl., Antal E-inl., Antal proc- procenendeenden proc- ären- proc- ärenentenhet Aktiebolagsregistret Nybildningsärenden ,3 8,1-0, , ,4 Firmaärenden ,0 4,1-7, , ,5 Bolagsordningsärenden ,7 266,3-10, , ,7 Styrelse- och revisorsärenden ,6 10,9 5, , ,1 Kapitalökningsärenden ,1-4,0 0, , ,1 Fusionsärenden ,0-2,6 0, , ,0 Konkursärenden ,0 2,4 0, , ,0 Likvidationsärenden ,0-5,7 0, , ,0 Tillståndsärenden 356 0,0 21,9 0, , ,0 Övriga ärenden ,3 19,0 4, , ,7 Summa ,2 22,9-1, , ,3 Handelsregistret Nybildningsärenden ,4-17,1-0, , ,2 Firmaärenden ,4-7,9 1, , ,7 Övriga ärenden ,2-66,7-2, , ,4 Summa ,1-56,3-0, , ,7 Föreningsregistret Nybildningsärenden ,7-5,1 2, , ,9 Firmaärenden ,5-9,6 12, , ,6 Övriga ärenden ,3 4,3 3, , ,7 Summa ,9 6,6 3, , ,7 Filialregistret Summa ,0 68,4 0, , ,0 Bank- och försäkringsregistret Summa 862 0,0 6,0 0, , ,0 Registret över försäkringsförmedlare Summa ,0-19,2 0, , ,0 Europabolagsregistret Summa 11 0,0-15,4 0,0 13 0,0 23 0,0 Total summa ,7-8,0-2, , ,4 7 Tidigare år har ärenden som avslutats senare än 2010 inte kommit med i statistiken för inkomna ärenden. Detta är korrigerat i tabellen ovan. 8 Bolagsverket har tidigare mätt andelen elektroniskt inlämnade mot totalt inlämnade ärenden. Eftersom alla ärenden inte kan lämnas in elektroniskt mäter verket andelen av dem som kan lämnas in elektroniskt. Andelen för 2010 och 2009 är därför förändrade mot vad som redovisats tidigare år. 9 Antalet gallringsärenden i Handelsregistret har minskat med ärenden. Många av dessa förfrågningar leder även till en avregistrering.

15 14 (45) Kötid för registreringsärenden Bolagsverkets övergripande mål är att inte ha några kötider för registreringsärenden. Diagrammet nedan visar hur kötiderna har varierat under året. Kötiden är den tid som kunden får vänta innan verket börjar handläggningen. Den tid som krävs för att handlägga registreringsärendet är normalt tämligen kort, men i de fall kunden måste komplettera ärendet kan det ta längre tid. Under 2011 har kötiden överstigit sju arbetsdagar under större delen av året för många ärendetyper och efter sommarperioden var den som längst. För att komma tillrätta med kötiderna tog Bolagsverket in tillfälligt anställda, gjorde övertidsinsatser och satsade på kompetensutveckling för att fler medarbetare ska kunna handlägga nybildnings- och firmaändringsärenden. Kompetensutvecklingen har gjort produktionen lättare att styra Näringsförbud och personliga konkurser Bolagsverket har ett register över personer med näringsförbud och ett register med personer i personlig konkurs. Vid utgången av 2011 var personer med näringsförbud registrerade, vilket är i nivå med Personer i personlig konkurs var vid samma tidpunkt och det är en minskning med 3 procent mot året innan. I tabellen nedan visas antalet avslutade ärenden. Ett ärende genereras både vid inledda och avslutade näringsförbud och personliga konkurser. Avslutade ärenden jmf med 2010, procent Näringsförbud Personliga konkurser

16 15 (45) Inkomna räkenskapshandlingar Alla aktiebolag ska skicka in sin årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket. Verket tar även emot delårsrapporter och räkenskapshandlingar från andra företagsformer. I tabellen nedan visas antalet räkenskapshandlingar som skickats in. Det finns möjlighet att lämna in sina handlingar via e-tjänsten Lämna årsredovisning. Handlingarna ska vara i XBRL-format (en internationell XML-standard för lagring, överföring och presentation av ekonomisk information). Idag finns det endast ett fåtal bokföringsprogram på marknaden som stödjer XBRL, vilket gör att andelen elektroniskt inlämnade årsredovisningshandlingar fortfarande är låg. Under 2011 lämnades 110 årsredovisningar in via Lämna årsredovisning. Inkomna handlingar Via Lämna årsredovisning Register Aktiebolagsregistret Handelsregistret Föreningsregistret Filialregistret Bank- och försäkringsregistret Europabolagsregistret Summa Alla inkomna årsredovisningar granskas av Bolagsverket, som har som mål att godkänna dessa inom två arbetsdagar 12. Under 2011 handlade verket 70 procent av alla inlämnade årsredovisningar inom målet. Årsredovisningarna innehåller viktig information till näringslivet och skannas därför för att enkelt kunna hämtas. Verket godkände årsredovisningar under Begreppet räkenskapshandlingar omfattar både årsredovisningar och delårsrapporter. 11 I tidigare årsredovisningar har Bolagsverket redovisat antalet inkomna årsredovisningar. Det som nu redovisas är antalet inkomna räkenskapshandlingar. 12 Vi ska handlägga 80 procent av inkomna årsredovisningshandlingar inom två arbetsdagar, med undantag för perioden en vecka före och efter sista inlämningsdag för de fyra räkenskapsperioderna, då de ska handläggas inom fyra arbetsdagar.

17 16 (45) Telefonförfrågningar Telefonförfrågningar Antal besvarade samtal Servicegrad, procent jan mars: 85 april dec: 88 1 Bolagsverkets interna mål var fram till april 2009 att 85 procent av alla telefonförfrågningar skulle besvaras inom 45 sekunder. Målet ändrades den 1 april till att 85 procent av telefonförfrågningar skulle besvaras inom 60 sekunder. Antalet telefonförfrågningar minskade jämfört med tidigare år. Detta beror på att Bolagsverket har förbättrat informationen på webbplatsen och att det har blivit lättare för Bolagsverkets kunder att själva söka information via Näringslivsregistret. Ytterligare en orsak till minskningen är att Bolagsverket har börjat skicka meddelande via e- post, vilket resulterar i att följdfrågor till meddelandet kommer via e-post istället för via telefon. Bolagsverkets interna mål för 2011 är att 80 procent av alla telefonförfrågningar ska besvaras inom 60 sekunder. Detta mål har Bolagsverket nått Kvalitet Mål enligt serviceåtagandet: Vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade Vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden Ge tydliga och begripliga besked. Bolagsverkets ambition är att erbjuda tjänster och produkter med så hög kvalitet som möjligt. Begreppet kvalitet kan mätas på olika sätt. Bolagsverkets erfarenhet säger att det viktigaste för kunderna är snabb service tillsammans med ett positivt bemötande. Bolagsverkets tjänster ska vara korrekta, rättsäkra och skapa trygghet hos kunden. Andelen rättelser av registreringsfel är därför också en del i kvalitetsbedömningen. Fel i registren som Bolagsverket är källa till måste hållas på ett minimum. Ett kontinuerligt arbete pågår inom registreringsverksamheten för att få ner antalet rättelser av registreringsfel till myndighetens interna mål - en procent av alla avslutade ärenden. Bolagsverkets korrigeringar låg på drygt två procent 2011, vilket är något högre än Enheten starta började ett arbete med kvalitetsuppföljning av bedömningar av företagsnamn under 2011 för att säkerställa kvaliteten i handläggningen av nybildningsärenden och firmaärenden. Ett antal ärenden per handläggare väljs ut och kvalitetsgranskas under ledning av kompetensområdesansvarig. Syftet med kvalitetsuppföljningen är att fånga upp behov av generella och individuella utbildningsinsatser och att säkerställa att Bolagsverket följer sin praxis för bedömning av företagsnamn. En översyn för att säkerställa den juridiska kvaliteten i Bolagsverkets information, handläggning och beslut påbörjades också under 2011.

18 17 (45) Ett utredningsarbete för att undersöka hur kvaliteten på de postadresser som finns i Bolagsverkets register kan förbättras pågår. En förbättring skulle vara om Bolagsverket kunde hämta postadresser från Skatteverket. Ett sådant samarbete skulle vara till nytta för båda myndigheterna och därmed också för företagarna. En sådan förändring skulle dock kräva stöd i författning. Om Bolagsverkets handläggninsprocess ska bli effektivare och snabbare krävs att ärendena skickas in elektroniskt samt att granskningen och handläggningen sker elektroniskt. Andelen elektroniskt inlämnade ärenden har ökat stadigt de senaste åren, men 2011 ligger den på samma nivå som Den största andelen elektroniskt inlämnade ärenden rörde nybildningar. En stor andel ofullständiga ärenden skickades in, vilket leder till att kunden måste komplettera sitt ärende. Bolagsverket arbetar för att förbättra exempelvis e-tjänsterna i verksamt.se, Företagsärende för ombud och Lämna årsredovisning Förbättring av e-tjänster I januari öppnade Bolagsverket en ny e-tjänst, Söka ett ärende eller se om en årsredovisning kommit in. I e-tjänsten kan kunden snabbt och kostnadsfritt få utförlig information om sitt ärende, sin årsredovisning eller sin delårsrapport. Den nya e-tjänsten är en sammanslagning av e-tjänsterna Söka eller betala ett ärende och Se om en årsredovisning kommit in. Tjänsten har en förbättrad sökfunktion och finns på Sedan januari 2011 skickar Bolagsverket ut meddelanden via e-post och sms till företag med konto på minameddelanden.se. Företagen får ett meddelande när en ändring som rör deras företag har registrerats. Aktiebolag får även ett meddelande när deras årsredovisning eller delårsrapport har blivit godkänd. I meddelandet finns en länk till Söka ett ärende eller se om en årsredovisning kommit in. Minameddelanden.se är gratis för företagen och sköts av Skatteverket. Tjänsten utvecklas av Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket inom ramen för verksamt.se. Bolagsverket har förbättrat funktionaliteten för företagarsajten verksamt.se under december. Användare som har skickat in sina ärenden via e-tjänsten Registrera företag hos Bolagsverket kan nu även bland annat komplettera sina ärenden. De som har ett förslag på företagsnamn kan söka på om det redan är registrerat hos Bolagsverket. Dessutom har en del förbättringar i andra sökfunktioner gjorts samt hjälpfunktioner har installerats i tjänsten. I maj 2011 släpptes en ny förbättrad version av tjänsten Sök företagsfakta som numera även innehåller europeisk företagsinformation i form av EBR-tjänsten (European Business Register). Under 2011 Bolagsverket har samarbetat med Mittuniversitetet för att fördjupa förståelsen och kunskapen om hur en medborgar- och företagsdriven utveckling av offentliga e-tjänster kan göras.

19 18 (45) Undersökning av kundnöjdhet Bolagsverket har genomfört flera kundundersökningar för olika kanaler, tjänster och kontaktsätt under Statskontorets undersökning om företagens uppfattningar om kvaliteten i offentlig verksamhet visar att Skatteverket och Bolagsverket är de två myndigheter som svenska företagare är mest nöjda med. Bolagsverket deltog i undersökningen Public Image Resultatet visar att myndigheten är välkänd bland företagare, att företagare är positivt inställda till Bolagsverket och de associerar myndigheten med rätt typ av verksamhet. Hos allmänheten är myndigheten däremot relativt anonym. Under året gjorde Bolagsverket en undersökning bland besökare på webbplatsen Resultatet ska användas till att förbättra användbarheten. Generellt fick webbplatsen bra betyg, framförallt vad gällde tillgänglighet, snabbhet och standarder. Verkets kunder tyckte också att det kunde vara svårt att hitta information och att sökfunktionen kunde förbättras. Bolagsverket vill tillmötesgå sina kunder och har påbörjat ett utvecklingsprojekt som ska resultera i en ny och förbättrad publik webbplats under Allt fler som vill starta företag och redan driver företag använder företagarsajten verksamt.se. En Web Service Index-undersökning har gjorts för att ta reda på vad besökarna tycker om verksamt.se. Undersökningen rör exempelvis design, information och användarvänlighet. Resultatet för verksamt.se låg över snittet för myndighetssajter.

20 19 (45) Synpunkter och klagomål Mål enligt serviceåtagandet: Lyssna till och ta vara på synpunkter på våra tjänster och vår myndighetsutövning Svara snabbt på synpunkter och klagomål. Bolagsverket arbetar aktivt och strukturerat med att samla in synpunkter från kunder. Under året kom synpunkter in, vilket var en ökning med 18 procent jämfört med Synpunkterna är uppdelande i klagomål, beröm och förslag och den övervägande delen rörde klagomål. I de fall där kunden begärde återkoppling fick kunden det inom fyra arbetsdagar i 90 procent av fallen. Kategori Klagomål Beröm Förslag Totalt Antal Procent Antal Procent Antal Procent Antal Procent Annat om Bolagsverket 14 0,9 3 0,2 3 0,2 20 1,3 Avgift, pris och betalning 30 1,9 1 0,1 6 0,4 37 2,3 Bemötande 4 0,3 49 3, ,3 Blanketter och mallar 22 1, , Bolagsverket.se ,4 8 0,5 61 3,8 Diarieföring och skanning , ,8 E-tjänster ,2 85 5, , ,8 Handläggningstid och kötid ,9 5 0,3 1 0, ,3 Information och utskick 41 2,6 19 1,2 8 0,5 68 4,3 Lagar och regler 6 0, ,1 7 0,4 Produkter 7 0,4 2 0, ,6 Registrering 53 3, ,6 62 3,9 Tillgänglighet 9 0,6 8 0, ,1 Övrigt 25 1,6 2 0,1 5 0, Totalt , , , Synpunkter En betydande del av de kundsynpunkter som kommer in till Bolagsverket gäller e-tjänster. I sin tur gäller ungefär tre fjärdedelar av de synpunkterna företagarsajten verksamt.se och dess tillhörande e-tjänster. Bolagsverket samordnar samtliga synpunkter för verksamt.se, varför det bland dessa synpunkter också ingår en del som inte bara gäller Bolagsverket, utan även Skatteverket och Tillväxtverket. En specifik synpunkt kan t.ex. beröra alla tre myndigheterna eller bara någon av dem. Även synpunkter på sajten som helhet, t.ex. dess innehåll, design m.m. räknas in i e-tjänst-kategorin. Verksamt.se har ca besök per månad. Det stora flertalet synpunkter gällande Bolagsverkets e-tjänster är av konstruktiv karaktär och till stor nytta i verkets fortsatta utvecklingsarbete.