2 (57) Innehållsförteckning. 1 Verksamhetsresultat Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Bolagsverkets organisation 6

Transkript

1

2 2 (57) Bolagsverkets årsredovisning 2014 Innehållsförteckning 1 Verksamhetsresultat Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Bolagsverkets organisation 6 2 Resultatredovisning Bolagsverkets serviceåtagande Verksamhetsdel Företagsregistrering Kostnader per prestationstyp Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Andelen nybildningsärende aktiebolag inom fem arbetsdagar Förseningsavgifter Inkomna räkenskapshandlingar Övrig information kring verksamhetsdel Företagsregistrering Kötid för registreringsärenden Näringsförbud och personliga konkurser Telefonförfrågningar Kvalitet Kvalitetshöjande arbeten Undersökning av kundnöjdhet Synpunkter och klagomål Avregistrering av overksamma företag Verksamhetsdel Företagsinteckning Kvalitet Verksamhetsdel Kungörelser Kvalitet Verksamhetsdel Finansiering av likvidatorer Övertagande av ärenden från länsstyrelserna Kvalitet Verksamhetsdel Försäljning Kvalitet 29 3 Kompetensförsörjning Mål och återrapporteringskrav Bolagsverkets målbild Sjukfrånvaro Myndighetsnätverket i Sundsvallsregionen 36 4 Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning Tilläggsupplysningar och noter Underskrift Sammanställning över väsentliga uppgifter... 57

3 Bolagsverkets årsredovisning (57) Generaldirektören har ordet Bolagsverkets vision är Tillsammans för ett enkelt företagande! Vår roll är att granska, registrera och informera för ett enkelt företagande och ett rättssäkert näringsliv. Dessutom samverkar och utvecklar vi effektiva tjänster för företag och företagande. För att utveckla Bolagsverkets verksamhet har vi tagit fram en ny vision, en ny målbild för 2020 och en ny verksamhetsstrategi. Vi utvecklar vår verksamhet tillsammans, både internt och externt, med utgångpunkt i våra kunders behov. Upplevelsen ska vara att det är enkelt att ha kontakt med oss, det ska vara lätt att göra rätt och vi ska ha rätt kvalitet i vår ärendehantering, information och service. Vi finns till för den enskilda företagaren, men också för företagandet i stort. Vi ska bidra till att minska den administrativa bördan för företag och företagande. Under 2014 har vi haft fokus på att hålla våra handläggningstider korta. I juli ändrades vårt regleringsbrev så att kravet nu är att ett nybildat aktiebolag ska vara registrerat inom fem arbetsdagar. Under hösten har vi lyckats hålla handläggningstiderna för registreringsärenden på en mycket bra nivå. Vi har fått flera regeringsuppdrag helt i linje med vår vision, att tillsammans förenkla för företag och företagande. Ett uppdrag är att vidareutveckla verksamt.se med ett system för företagens uppgiftslämnade, vilket innebär bättre funktionalitet för företagaren. Det andra uppdraget är en förutsättning för detta och innebär att upphandla en teknisk lösning för systemet för företagarens uppgiftslämnande. Den 15 december lämnade vi in regeringsrapporten om Bolagsverkets förutsättningar att förvalta, driva och utveckla den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag (AD 1487/2014). Bolagsverket har den 30 december även lämnat en rapport där vi redovisar Bolagsverkets uppdrag att upphandla en teknisk lösning för företagens uppgiftslämnande (AD 1374/2014). Utvecklingen av en första version av den sammansatta bastjänsten och uppgiftskravstjänsten har påbörjats med leverans planerad till den 31 mars Samtidigt startade arbetet med att ta fram och analysera de underlag som krävs för utvecklingen av nästa version med leverans till den 30 juni Bolagsverket har under 2011 till 2013 haft ett regeringsuppdrag att vara utvecklingsmyndighet för e-förvaltning inom sektorn företag och företagande. Det formella uppdraget avslutades vid årsskiftet 2013, men under 2014 har vi fortsatt att jobba för att i samverkan med andra aktörer skapa en enklare vardag för företag och företagande. Tillsammans med övriga utvecklingsmyndigheter har Bolagsverket den 31 december 2014, lämnat en slutredovisning av uppdraget till regeringen (AD 340/2011). I augusti gav regeringen uppdrag åt Statens servicecenter att i samverkan med Riksarkivet utveckla en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv. Tjänsten ska underlätta att information kan vidareutnyttjas och att möjligheter till insyn och delaktighet kan öka i de verksamheter som använder tjänsten. Regeringen gav samtidigt Bolagsverket i uppdrag att använda e- arkivtjänsten, för delar av eller hela verksamheten, när den finns tillgänglig. I februari förväntas Bolagsverket ha skrivit under en avsiktsförklaring med Statens servicecenter om användningen av tjänsten alternativt om myndigheten bedömer att det finns skäl för att inte använda tjänsten redovisa detta till Regeringskansliet.

4 2 (57) Bolagsverkets årsredovisning 2014 Vi fortsätter även att bidra i flera internationella arbeten för att kunna påverka och bidra till en effektivare e-förvaltning i Sverige och ett förenklat företagande genom gemensamma regelverk och gemensam infrastruktur. Det som är mindre glädjande är att kvaliteten på de inlämnade årsredovisningarna är fortsatt sämre än tidigare år för de aktiebolag som inte har en revisor. Den försämrade kvaliteten och en ökande mängd årsredovisningar har inneburit att vi har fått lägga mer arbete på vår registrering av årsredovisningar och dessutom skickat fler meddelanden om komplettering. Vi fortsätter också vårt arbete med att internt effektivisera och modernisera vår verksamhet, bland annat genom att starta arbetet med att byta vårt ärendehanteringssystem. Ett annat viktigt område är Bolagsverkets arbete mot ekonomisk brottslighet och identitetstölder. Vi fortsätter och utökar bland annat vår samverkan med Ekobrottsmyndigheten, Polisen, Kronofogden, Tullverket och länsstyrelserna inom detta område. Vi kan också med glädje konstatera att våra kunder är mycket nöjda med vår service och verksamhet. Vi mätte detta i en övergripande kundundersökning (Nöjd kund-index) under hösten. Resultatet är mycket bra och visar att kunderna har ett väldigt högt förtroende för oss. Även våra medarbetare visar, i en mindre medarbetarundersökning som genomförts under året, att de är fortsatt nöjda med oss som arbetsgivare. Eftersom de är basen för vår verksamhet så är det mycket glädjande. Vi har under året gjort en benchmark med tillhörande analys av delar av Bolagsverkets itinfrastruktur. Resultatet visar både att produktiviteten är högre och att kostnaderna är lägre än jämförelsegruppens medelvärde. Jämförelsen visar att vi sköter våra områden på ett väldigt effektiv och kontrollerat sätt och att vi har hög tillgänglighet i våra e-tjänster. Annika Bränström Generaldirektör Bolagsverket

5 Bolagsverkets årsredovisning (57) 1 Verksamhetsresultat 1.1 Intäkter och kostnader per verksamhetsdel Verksamhetsresultat för varje verksamhetsdel Belopp i tkr Offentligrättslig verksamhet Drift (disp.) Uppbörd Drift Uppbörd Drift (ej disp.) (disp.) (ej disp.) (disp.) Uppbö (ej dis Verksamhetsdel Företagsregistrering Registreringsverksamheten Intäkter Kostnader Förseningsavgifter Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel Företagsinteckningar Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel Kungörelser Intäkter Kostnader Resultat Uppdragsverksamhet Verksamhetsdel Försäljning Intäkter Kostnader Resultat Resultat avgiftsbelagd verksamhet

6 4 (57) Bolagsverkets årsredovisning 2014 Belopp i tkr Drift (disp.) Uppbörd Drift Uppbörd Drift (ej disp.) (disp.) (ej disp.) (disp.) Uppbörd (ej disp.) Anslag och bidrag Verksamhetsdel finansiering av likvidatorer Intäkter anslag Kostnader Resultat Verksamhetsdel gemensamt e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse Intäkter Kostnader Resultat Verksamhetsdel minskat och förenklat uppgifts - lämnande Intäkter bidrag Kostnader Resultat Verksamhetsdel Näringslivsutveckling 1 Intäkter anslag 741 Kostnader 741 Resultat 0 Bolagsverket totalt 2 Intäkter Kostnader Resultat Ackumulerat resultat Bolagsverket redovisar ett positivt resultat på tkr för den avgiftsfinansierade verksamheten för Alla verksamhetsdelar förutom Företagsinteckningar redovisar ett postitivt resultat. En orsak till det är att intäkterna fortsatt legat kvar på en hög nivå inom registreringsverksamheten och försäljningen. Totalt har Bolagsverkets kostnader ökat med 1 Totalt anslagsavräknat 2014 är tkr. Mellanskillnaden är kostnader som bokats upp mot balansräkningen då en del av arbetet ska bokas som en anläggningstillgång som finansieras av anslaget. 2 I den totala summan ingår intäkter och kostnader för Patentombudsnämnden men inte intäkter och kostnaderna för Bolagsverkets egna kungörelser.

7 Bolagsverkets årsredovisning (57) tkr jämfört med Kostnadsökningen beror främst på ökade it-kostnader och då främst utökade personalkostnader inom it-verksamheten. De indirekta kostnaderna 3 har däremot totalt sett minskat. De kommande åren genomförs flera stora utvecklingsprojekt i syfte att förbättra funktionaliteten i Bolagsverkets e-tjänster och effektivisera Bolagsverkets registreringsprocess vilket innebär att it-kostnaderna successivt kommer att öka. Bolagsverkets största verksamhetsdel till omfattning är Företagsregistrering. Verksamhetsdelen visar ett positivt resultat på tkr. Det beror bland annat på att ärendevolymen legat på en fortsatt hög nivå. Den stora ärendevolymen har lett till fortsatt höga intäkter, framförallt vad gäller registreringsavgifter för aktiebolag, men även registreringsavgifter för föreningar. De administrativa kostnaderna för förseningsavgifterna har ökat med tkr jämfört med Orsaken är att vi lagt ner mer tid på ärendena då de har sämre kvalitet, vilket bland annat lett till mer arbete med att skicka meddelanden om komplettering och fler telefonsamtal. Med anledning av det avvaktade vi med utskicket av beslut om förseningsavgifter i slutet av augusti. Det gjorde att beslut 3 gick ut i januari 2015 istället för i december, en förskjutning i beslut och intäkter (uppbörd). Bolagsverkets verksamhetsdel Företagsinteckningar visar ett negativt resultat. Intäkterna för 2014 ligger något under utfallet 2013 då vi haft färre ärenden. Färre ärenden har gjort att vi även haft lägre personalkostnader. Verksamhetsdelen Kungörelser visar ett fortsatt positivt resultat. Trots att vi har betydligt fler ärenden är intäkterna lägre jämfört med Det beror på att vi sänkte avgifterna för e- inlämnade kungörelser under Värt att notera är att volymökningen inte innebar någon ökning av personalkostnader då de flesta ärenden som lämnas in handläggs elektroniskt. Även verksamhetsdelen Försäljning visar ett fortsatt positivt resultat. Försäljningen av transaktioner i Näringslivsregistret har gått bättre än förväntat. Det ser Bolagsverket som mycket positivt eftersom det visar att vår företagsinformation är intressant för näringslivet. Trots ökade volymer har vi inte haft någon större ökning av personalkostnader då kunderna väljer att använda våra e-tjänster mer och mer. Verksamhetsdelen Finansiering av likvidatorer har under verksamhetsåret fortsatt höga kostnader. Antalet beslut om likvidatorsersättningar har ökat jämfört med Inför 2014 fick Bolagsverket ett utökat anslag på tkr. Det beror bland annat på att vi har ökade volymer ersättningar till likvidatorer och med anledning av de nya ärendena, handläggning av associationsrättsliga ärenden, som Bolagsverket tog över den 1 november 2013 från länsstyrelsen. Bolagsverket har utnyttjat hela anslaget gällande Gemensamt e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse. Anslaget avser uppdraget som utvecklingsmyndighet samt vidareutvecklingen av den myndighetsgemensamma webbplatsen verksamt.se. Verksamhetsdelen Näringslivsutveckling visar intäkter och kostnader för arbetet med framtagandet av en teknisk infrastruktur för ett uppgiftslämnarregister och den sammansatta bastjänsten. 3 Indirekta kostnader är kostnader som inte direkt kan kopplas till Bolagsverkets verksamhetsområden. De indirekta kostnaderna avser dels it-kostnader och centrala kostnader som är gemensamma för hela myndigheten.

8 6 (57) Bolagsverkets årsredovisning Bolagsverkets organisation Under året har inga större förändringar skett i organisationen. Den 1 februari tillträdde Peter Källenfors tjänsten som Bolagsverkets chefsjurist.

9 Bolagsverkets årsredovisning (57) 2 Resultatredovisning I detta kapitel redovisar och kommenterar Bolagsverket verksamhetens resultat i förhållande till vår instruktion och vad som står i regleringsbrevet för verksamhetsåret Bolagsverkets serviceåtagande Enligt regleringsbrevet ska Bolagsverket, i ett serviceåtagande, lämna tydlig och relevant information om myndighetens tjänster och service. Serviceåtagandet ska publiceras på Bolagsverkets webbplats och redovisa de mål, i form av leveranstider, för företagsregistreringar, företagsinteckningar och ärenden om ersättning till likvidatorer. Regeringen tog i augusti ett beslut om förändring i Bolagsverkets regleringsbrev vilket har inneburit en förändring i Bolagsverkets serviceåtagande när det gäller handläggningstiden för att registrera ett nybildat aktiebolag. Serviceåtagandet lyder: Oavsett på vilket sätt du väljer att kontakta oss ska du uppleva att det går snabbt, är enkelt, att det blir rätt och att det känns tryggt. Vi lovar dig som kund att vi ska vara vänliga, hjälpsamma och serviceinriktade vara professionella och kompetenta i vår handläggning av alla ärenden ge tydliga och begripliga besked lyssna till och ta vara på synpunkter på våra tjänster och vår myndighetsutövning svara snabbt på synpunkter och klagomål Mål för våra handläggningstider: Våra mål är att registrera ett nybildat aktiebolag inom fem arbetsdagar, om ärendet är komplett registrera övriga företagsformer inom sju arbetsdagar, om ärendet är komplett registrera företagsinteckningar senast nästa arbetsdag handlägga ett ärende om ersättning till likvidatorer inom fjorton arbetsdagar Med ett komplett ärende menas att avgiften är betald alla handlingar i ärendet är bifogade. alla handlingar är korrekta handlingarna är undertecknade företagsnamnet kan godkännas utan att vi behöver skicka ett föreläggande. Handläggningen kan gå snabbare än vad målen säger, men ibland behöver vi mer tid för att utreda ditt ärende eller få in mer information. Om det finns brister i inskickade ärenden ska Bolagsverket skicka ett meddelande inom fem arbetsdagar när det gäller ett nybildat aktiebolag och inom sju arbetsdagar för övriga ärenden.

10 8 (57) Bolagsverkets årsredovisning Verksamhetsdel Företagsregistrering Kostnader per prestationstyp Bolagsverket definierar prestationerna inom verksamhetsdelen Företagsregistrering som antalet avslutade ärenden. Prestationerna redovisas utifrån volymer och kostnader för Bolagsverkets tre största register. Beräkningen av kostnaderna för avslutade ärenden inom aktiebolags-, handels- och föreningsregistret utgår från kostnaderna för verksamhetsdelen Företagsregistrering. Bolagsverket har grupperat ärendena inom registren per prestationstyp, det vill säga ärenden av likartad karaktär. De prestationstyper som vi har valt är: Nybildning när kunden lämnar in en nyregistrering av ett företag. Ändring när kunden vill ändra sina registrerade uppgifter i ett företag. Årsredovisning Bolagsverkets arbete med att registrera årsredovisningar 4. Kostnader per prestationstyp Prestationstyp Aktiebolagsregistret Antal avslutade ärenden Antal Kostnad/ Antal Kostnad/ Kostnad Kostnad avslutad Kostnad prestations avslutade prestatio tkr tkr e tkr typ ärenden ns typ ärenden Kostnad/ Prestations typ Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Handelsregistret Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa Föreningsregistret Nybildningar Ändringar Årsredovisningar Summa ändrades teminologin från att godkänna årsredovisningar till att registrera årsredovisningar för att tydliggöra att det är företagens ansvar att upprätta en korrekt årsredovisning. Bolagsverket kontrollerar vissa formalia i årsredovisningen innan den registreras.

11 Bolagsverkets årsredovisning (57) De totala kostnaderna för verksamhetsdelen Företagsregistrering har ökat något (1 371tkr) jämfört med Från och med 2013 fokuserar Bolagsverket på utvecklingsprojekt i syfte att förbättra funktionaliteten i Bolagsverkets e-tjänster och effektivisera Bolagsverkets registreringsprocess. Det har medfört högre kostnader och kommer även att innebära större framtida investeringar. Tidredovisning, ledtid 5 och antalet avslutade ärenden är parametrar som styr kostnadsfördelningen enligt Bolagsverkets beräkningsmodell. Variationen i dessa parametrar medför att kostnaden inom prestationstyperna varierar mellan åren. Antalet avslutade nybildningsärenden har ökat inom aktiebolagsregistret och föreningsregistret. Kostnaden för prestationstypen har ökat mest inom föreningsregistret då dessa ärenden har haft högre ledtid under Inom handelsregistret har antalet avslutade ärenden minskat främst för prestationstypen nybildning. Fler väljer att starta aktiebolag i stället för att starta enskilda firmor och handelsbolag. Nybildningsärenden inom aktiebolagsregistret har också under året prioriterats med anledning av Bolagsverkets nya krav på att registrera ett nybildat aktiebolag inom fem arbetsdagar. Det har påverkat ledtiden negativt för övriga register. Antalet avslutade ärenden har ökat för prestationstypen ändringar inom aktiebolagsregistret och föreningsregistret. Det är främst styrelse- och revisorsändringar som ökat mest inom aktiebolagsregistret samt företrädarärenden och stadgar som ökat inom föreningsregistret om vi jämför med Då antalet ökat och ledtiden minskat inom aktiebolagsregistret kan vi se att kostnaden för prestationstypen ändring minskat. Inom föreningsregistret har antalet ökat men även ledtiden vilket gör att kostnaden för prestationstypen ökat. Det beror på att vi under en tid på året hade mindre resurser på grund av att Bolagsverket förlorade kompetens inom detta område. Kostnaden för prestationstypen årsredovisningar har minskat, förutom inom aktiebolagsregistret. Årsredovisningarna tar längre tid att handlägga då vi har större andel med bristande kvalitet än tidigare år. Det innebär att Bolagsverket måste begära in kompletteringar i betydligt större omfattning än tidigare vilket påverkar tidsåtgången. Ledtiden har därmed generellt ökat för denna prestationstyp. 5 Ledtiden är den tid det tar från att ett ärende diarieförs till att det registreras (avslutas). Defekttiden, den tid då handläggaren avvaktar svar från kund, är inte medräknad.

12 10 (57) Bolagsverkets årsredovisning Ärenden registrerade inom sju arbetsdagar Mål enligt serviceåtagandet: Registrera ett nybildat aktiebolag inom fem arbetsdagar, om ärendet är komplett. Registrera övriga företagsformer inom sju arbetsdagar, om ärendet är komplett. Målen i serviceåtagandet ovan baseras på att kunden skickar in ett komplett ärende och ett företagsnamn som Bolagsverket kan godkänna. Om ärendet inte är komplett måste Bolagsverket be kunden att komplettera ärendet. Idag godkänner vi endast 63 procent av kundernas förstahandsval av företagsnamn och i de övriga fallen ber vi kunden om fler namnförslag. Kunden väljer i många fall att skicka in ett ärende som inte är komplett för att det ska komma in till Bolagsverket så snabbt som möjligt. Anledningen till detta är att förändringen i exempelvis styrelsesammansättningen inte börjar gälla förrän den dag då ärendet kommer in till Bolagsverket. Bolagsverket har inte möjlighet att påverka tiden från det att vi skickar ett meddelande om komplettering av ärendet tills kunden återkommer. Därför redovisar Bolagsverket i tabellen på nästa sida den andel ärenden som vi registrerat inom sju arbetsdagar eller där vi skickat ett meddelande om komplettering inom samma tid. Nybildade aktiebolag som registrerats inom fem arbetsdagar redovisas separat i nästa avsnitt. Ett ärende kan innehålla flera ändringar eftersom ärendet rubriceras utifrån de ändringar som kunden vill göra. Vid redovisningen av antalet avslutade ärenden (vilket likställs med myndighetens prestation) har Bolagsverket valt att gruppera efter den ändring som innebär mest arbete att handlägga. I tabellen på nästa sida redovisas antalet avslutade ärenden inom sju arbetsdagar vilka i sin tur kan innebära flera ändringar av uppgifterna i registren. Måluppfyllelsen inom varje ärendegruppering redovisas i tabellen på nästa sida. En jämförelse finns också för de två sista åren. Måluppfyllelsen inom aktiebolagsregistret har förbättrats för samtliga ärendegrupperingar under 2014 jämfört med Under 2014 registrerades eller skickades meddelande om komplettering inom 7 arbetsdagar i 75 procent av fallen, vilket var 4 procentenheter bättre än under Måluppfyllelsen har dock försämrats inom både handels- och föreningsregistret jämfört med Ett stort antal ärenden kom in i slutet av Det innebar längre handläggningstider i inledningen av Detta påverkar måluppfyllelsen avsevärt på årsbasis. Under andra halvåret hölls våra handläggningstider på en bra nivå. Antalet registreringsärenden inom aktiebolagsregistret och föreningsregistret var fler än under Inom aktiebolagsregistret har ett fokus varit att hålla det nya kravet i regleringsbrevet för handläggningstid för nybildningar. Detta har tidvis inneburit en något längre handläggningstid för andra ärendetyper.

13 Bolagsverkets årsredovisning (57) Andelen avslutade ärenden eller där meddelande skickats till kund inom sju arbetsdagar jmf 2014 med Ärendegrupp Aktiebolagsregistret Antal avslut 7 dagar, procent Avslut, procent 7 dagar, procent Antal avslut 7 dagar, procent Antal avslut 7 dagar, procent Nybildningsärenden Firmaärenden Bolagsordningsärenden Styrelse- och revisorsärenden Kapitalökningsärenden Fusionsärenden Konkursärenden Likvidationsärenden Tillståndsärenden Övriga ärenden Summa Handelsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Föreningsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Filialregistret Summa Bank- och försäkringsregistret Summa Registret över försäkringsförmedlare Summa Europabolagsregistret Summa Total summa Innan 2012 var målet att avsluta ärenden inom sju arbetsdagar. Målet är numera förändrat till att kunden ska få ett meddelande om komplettering inom sju arbetsdagar.

14 12 (57) Bolagsverkets årsredovisning Andelen nybildningsärende aktiebolag inom fem arbetsdagar Regeringen beslutade i augusti om en ändring i Bolagsverkets regleringsbrev vilket inneburit en förändring i Bolagsverkets serviceåtagande när det gäller handläggningstiden för att registrera ett nybildat aktiebolag. Ett nybildat aktiebolag ska registreras inom fem arbetsdagar om ärendet är komplett. Definitionen av ett komplett ärende är att avgiften kommit in till Bolagsverket och att alla handlingar i ärendet är bifogade, korrekta och undertecknade samt att företagsnamnet kan godkännas utan att vi behöver skicka ett meddelande om komplettering. Det som redovisas här är således inom den tid som vi återkommer till kunden antingen med en registrering av ärendet eller med en begäran om en komplettering inom fem arbetsdagar. Från den 1 september, då det nya kravet på handläggningstid för nybildning aktiebolag infördes, har måluppfyllelsen legat mellan 99 och 100 procent. Det finns vissa fall där kunden överklagar. Då är den tekniska lösningen att lägga upp ett nytt ärende med samma ankomstdatum som ursprungsärendet, vilket innebär att det fram till avslut tar mer än fem arbetsdagar. Dessa fall är sällsynta men påverkar måluppfyllelsen något. Bolagsverket har efter beslutet om förändring i regleringsbrevet genomfört åtgärder för att uppnå det nya kravet på handläggningstid. Dels har vi skapat en särskild ärendekö för nybildningar för aktiebolag i syfte att få full kontroll över ärendetillströmning och produktion, dels har nybildningar av aktiebolag prioriterats från och med vecka 35. Bolagsverket informerar löpande på webbplatsen om handläggningstiden för ett nybildat aktiebolag.

15 Bolagsverkets årsredovisning (57) 2.5 Förseningsavgifter Aktiebolag som inte skickar in sina fullständiga årsredovisningshandlingar till Bolagsverket i tid måste betala en förseningsavgift. Avgiften är olika beroende på om aktiebolaget är privat eller publikt och den blir högre ju längre förseningen varar. Privata aktiebolag som inte har lämnat in årsredovisningen inom sju månader efter räkenskapsårets utgång måste betala en avgift på kronor (beslut 1). Om de inte har lämnat in årsredovisningen efter ytterligare två månader beslutar Bolagsverket om en andra avgift på kronor (beslut 2). Efter ytterligare två månader beslutar verket om en tredje avgift på kronor (beslut 3). För publika aktiebolag är dessa avgifter dubbelt så höga. Tabellen nedan visar antalet beslut för de olika förseningsavgifterna jmf med 2013, procent Beslut Beslut Beslut Summa Antalet beslut om förseningsavgifter är färre än Detta beror till stor del på att vi hade långa handläggningstider för årsredovisningar och att andelen årsredovisningar som väntade på registrering därmed var högre sommaren 2014 jämfört med tidigare år. Vi avvaktade därför med utskicket av förseningsavgifterna i slutet av augusti vilket i sin tur innebar att beslut nummer 3 skickades i januari 2015 istället för i december. Att lämna en ofullständig årsredovisning leder också till en förseningsavgift. En större andel av årsredovisningarna har bristande kvalitet än tidigare. Efter införandet av de nya reglerna om slopande av revisorsplikt har fler aktiebolag skickat in årsredovisningar utan revisionsberättelse, jämfört med tidigare år. Det innebär att Bolagsverket måste begära in kompletteringar i betydligt större omfattning än tidigare år. Tabellen ovan visar att det är fler som får beslut om den första förseningsavgiften, och som får komplettera årsredovisningen, än tidigare år.

16 14 (57) Bolagsverkets årsredovisning Inkomna räkenskapshandlingar Alla aktiebolag ska skicka in sin årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket. Vi tar även emot delårsrapporter och räkenskapshandlingar för andra företagsformer. I tabellen nedan visas antalet räkenskapshandlingar som skickats in. Inkomna räkenskapshandlingar 7 Register Inkomna handlingar Via Lämna årsredovisning Aktiebolagsregistret Handelsregistret Föreningsregistret Filialregistret Bank- och försäkringsregistret Europabolagsregistret Summa Årsredovisningarna innehåller viktig information till näringslivet och skannas för att enkelt kunna hämtas elektroniskt. Bolagsverket registrerade räkenskapshandlingar under Alla inkomna årsredovisningar kontrolleras av Bolagsverket, som har som internt mål att registrera 9 dem inom två arbetsdagar 10. Under 2014 handlade vi 33 procent av alla inlämnade årsredovisningar inom målet. Detta är en sämre måluppfyllelse än för Bolagsverket har under 2014 fått in fler årsredovisningar än tidigare år. En stor andel av dem har bristande kvalitet. Detta innebär att Bolagsverket måste begära in kompletteringar i betydligt större omfattning än tidigare år. Sedan de nya reglerna gjorde det möjligt att välja bort revisorn i aktiebolag har Bolagsverket fått in ett stort antal ärenden där äldre aktiebolag tar bort sina revisorer. Bland nyregistrerade aktiebolag väljer 76 procent att inte ha en revisor. Bolagsverket kan konstatera en sämre kvalitet på de inlämnade årsredovisningarna som saknar revisionsberättelser. Detta bekräftar den oro som fanns redan när lättnaderna i regelverket infördes. 7 Begreppet räkenskapshandlingar omfattar både årsredovisningar och delårsrapporter. 8 I e-tjänsten Lämna årsredovisning har det tidigare funnits möjlighet att lämna in årsredovisningar till Bolagsverket i xbrl-format (en internationell xml-standard för lagring, överföring och presentation av ekonomisk information). Nya regler om frivillig revision samt några andra justeringar har inneburit att tjänsten är stängd då taxonomin har förändrats. 9 Terminologin ändrades 2013 från att godkänna årsredovisningar till att registrera årsredovisningar för att tydliggöra att det är företagens ansvar att upprätta en korrekt årsredovisning. Bolagsverket kontrollerar vissa formalia i årsredovisningen innan den registreras. 10 Bolagsverket ska enligt det internt uppsatta målet handlägga 80 procent av inkomna årsredovisningshandlingar inom två arbetsdagar, med undantag för perioden en vecka före och efter sista inlämningsdag för de fyra räkenskapsperioderna, då de ska handläggas inom fyra arbetsdagar.

17 Bolagsverkets årsredovisning (57) Den försämrade kvaliteten och den ökade mängden årsredovisningar har haft inverkan på tidsåtgången för Bolagsverkets kontroll av årsredovisningar och har bidragit till den försämrade måluppfyllelsen. Detta är den största förklaringen till att måluppfyllelsen är så låg jämfört med tidigare år. Under året har en ny praxis införts för att förbättra och kvalitetssäkra Bolagsverkets granskning av vissa formalia i årsredovisningshandlingarna innan registrering. Vissa delar i förändringen innebar inledningsvis att mer tid las i granskningsprocessen Övrig information kring verksamhetsdel Företagsregistrering Andelen elektroniskt inlämnade ärenden har ökat i jämförelse med föregående år. Att Bolagsverket fortsätter arbetet med att öka allmänhetens kännedom om e-tjänsterna tror vi har en positiv inverkan på andelen elektroniskt inlämnande ärenden. Att avgiften är lägre om man lämnar in sitt ärende via Bolagsverkets e-tjänster, är en faktor som också spelar roll för den ökande elektroniska inlämningen. I tabellen på nästa sida redovisas totalt inkomna ärenden och den andel som skickades in elektroniskt.

18 16 (57) Bolagsverkets årsredovisning 2014 Elektroniskt inlämnade ärenden Ärendegrupp Antal ärenden 2014 E-inl., procent 2014 jmf med Ärenden, E-inl., E-inl., Antal E-inl., Antal proc- procenendeenden proc- ären- proc- ärenentenhet Aktiebolagsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Bolagsordningsärenden Styrelse- och revisorsärenden Kapitalökningsärenden Fusionsärenden Konkursärenden Likvidationsärenden Tillståndsärenden Övriga ärenden Summa Handelsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Föreningsregistret Nybildningsärenden Firmaärenden Övriga ärenden Summa Filialregistret Summa Bank- och försäkringsregistret Summa Registret över försäkringsförmedlar e Summa Europabolagsregistret Summa Total summa Alla ärenden är inte möjliga att lämna in elektroniskt. I tabellen anges andelen ärenden som har lämnats in elektroniskt av vad som är möjligt att lämna in elektroniskt. Den största andelen elektroniskt inlämnade ärenden fanns bland nybildningsärendena, 72 procent för 11 Andelen e-inlämnade ärenden för lagerbolag är 98 procent och för övriga nybildningsärenden 54 procent inom aktiebolagsregistret (Jämför 2013: 98 procent och 50 procent, samt 2012: 98 procent och 45 procent ).

19 Bolagsverkets årsredovisning (57) samtliga register sammanvägt. Av det totala antalet inkomna ärenden kom 28 procent in via Bolagsverkets e-tjänster under 2014, att jämföra med 26 procent Av de som är möjliga att lämna in elektroniskt är andelen 38 procent, mot 34 procent för Allt fler ombud använder e-tjänsten Företagsärenden för ombud, vid ombildning av lagerbolag och för andra förändringar. Det förklarar att det inte är någon enskild ärendetyp som står för den ökade andelen elektroniskt inlämnade ärenden utan alla typer av ärenden har ökat andelen som lämnas in elektroniskt i någon grad. Ärendetypen bolagsordningar inom aktiebolagsregistret ökade markant i antalet ärenden under 2011 och 2012 som en effekt av de nya reglerna om slopad revisionsplikt. Under dessa år fanns det en pappersblankett för att ta bort revisorn och ändra bolagsordningen som blev mycket populär. Blanketten togs bort vid årsskiftet 2012/2013, vilket är en trolig förklaring till att den elektroniska inlämningen ökade efterföljande år när det gäller bolagsordningsärenden. Bolagsverket fortsätter arbetet för att ytterligare öka allmänhetens kännedom om våra e- tjänster samt att förenkla e-tjänsterna. E-tjänsternas utveckling utgår ifrån kundernas behov och kundnyttan. En handlingsplan har tagits fram för Bolagsverkets e-tjänster som utgår från en inventering av hur våra e-tjänster används idag. Behovsbilden har kompletterats med input från de som idag inte använder e-tjänsterna och resultatet kommer att användas till att förbättra e-tjänsterna. Vi har också genomfört djupintervjuer med några kunder angående design och paketering av våra e-tjänster, vilket visar att informationen på webben och i våra e-tjänster hela tiden jämförs med vår telefonservice. Ett arbete har genomförts för att förbättra användbarheten i e-tjänsterna Registrera företag hos Bolagsverket och Företagsärenden för ombud. Syftet var att skapa förutsättningar för att fler ärenden ska lämnas in elektroniskt. Utvecklingsinsatserna utgick från vad som ger kundnytta och utifrån kundernas behov. För kunderna blir det nya sättet att lämna in ändringar en stor förbättring. I Företagsärenden för ombud har vi öppnat upp för fler sätt att betala och det är efterfrågat. Utökade kontroller och styrning av valmöjligheter, exempelvis för firmateckningen, gör att vi också tjänar mycket på förändringarna internt. I Registrera företag hos Bolagsverket har vi tagit fram en enklare anmälan där vi redan fyllt i de uppgifter som vi vet att många upplever som svåra, baserat på den statistik över val som är vanligast för aktiebolagen. Under 2014 har drygt kunder använt den enkla anmälan. Vi har även genomfört ett antal andra förbättringar som gör det enklare att anmäla nya uppgifter i Registrera företag hos Bolagsverket. Utifrån kundernas behov har vi även ändrat layout, navigering och hjälptexter. Förhoppningen är att det ska gå snabbare och enklare att anmäla ändringar i e-tjänsten och att det gör e-tjänsten mer attraktiv för kunderna. Att arbeta för mer e-hantering är ett fokusområde i Bolagsverkets långsiktiga strategier. Att kunden hanterar sina ärenden elektroniskt ger oss en effektivare verksamhet, det blir enklare för kunden att göra rätt och ger en ökad spårbarhet. Genom att kunden använder någon av Bolagsverkets e-tjänster tar ärendet en kortare väg genom registreringsprocessen. Vissa moment förkortas, andra moment hanteras maskinellt, och det gör att handläggningen av ärendet startar tidigare och går snabbare. Elektronisk inlämning ger god kvalitet i registren genom automatiserade kontroller i e-tjänsterna. Dessa kontroller leder också till att Bolagsverket skickar färre meddelanden i ärenden som är inlämnade via en e-tjänst än på papper.

20 18 (57) Bolagsverkets årsredovisning 2014 Grundprincipen är att Bolagsverket ska styra kunderna till e-mötet, det elektroniska kundmötet, som är vår viktigaste kanal för service och kommunikation med kunderna. Befintliga e-tjänster och nya e-tjänster ska utvecklas i samverkan med andra intressenter och utifrån kundens behov och krav på användarvänlighet Kötid för registreringsärenden Bolagsverkets övergripande mål är att inte ha några kötider för registreringsärenden. Diagrammet nedan visar hur kötiderna har varierat under året. Kötiden är den tid som kunden får vänta innan vi börjar handlägga. Den tid som krävs för att handlägga registreringsärendet är normalt relativt kort, men i de fall kunden måste komplettera ärendet kan det ta längre tid. Under 2014 har Bolagsverket inledningsvis haft kötider som överstigit vårt serviceåtagande. Anledningen till det var en stor mängd inkomna ärenden. Även sommarperioden innebar längre kötider. Olika former av insatser, såsom god planering av produktionen och övertid, har gjort att vi under hösten har haft korta kötider. Den europeiska kommissionen har beslutat om ett direktiv om sammankoppling av de europeiska företagsregistren för att förenkla ett utbyte av elektronisk företagsinformation mellan medlemsstaterna. Direktivet kommer bland annat att innebära ett krav på ett reglerat antal arbetsdagar i handläggningstid för komplett och korrekt inlämnade ärenden. Det kommer i sin tur ställa stora krav på att Bolagsverket kan hålla jämna kötider över året.