Rapporter i Lupos-periodiseringsmodul

Rapporter i Lupos-periodiseringsmodul 1. Kontrollrapport... 2 När används rapporten?... 2 Vad visar rapporten?... 2 Hur beställs rapporten?... 6 2. Ofullständiga periodiseringsförslag... 8 När används rapporten?... 8 Vad visar rapporten?... 8 Hur beställs rapporten?... 9 3. Förändrade periodiseringsförslag... 10 När används rapporten?... 10 Vad visar rapporten?... 10 Hur beställs rapporten?... 11 4. Buntöversikt inkomstperiodiseringar... 12 När används rapporten?... 12 Vad visar rapporten?... 12 Hur beställs rapporten?... 13 5. Bokslutsspecifikation inkomstperiodiseringar... 14 När används rapporten?... 14 Vad visar rapporten?... 14 Hur beställs rapporten?... 14 1

1. Kontrollrapport När används rapporten? Rapporten används när periodiseringsperioden närmar sig sitt slut, när ofullständiga periodiseringsförslag har åtgärdats och du vill gå vidare och hitta poster - som är kvar att åtgärda aktiviteter/vgrenar som glömts sättas om till Resultatavräkna aktiviteter/vgrenar som behöver en manuell periodiseringsrad, t.ex. på projekt med underskott och där Lupos saknar information om intäktskontering och/eller kontraktsnummer - som ger en indikation på ett behov av ytterligare kontroll kan vara ett fel, men kan också efter kontroll visa sig vara ok och en förklaring kan behövas Rapporten används slutligen i kontroll- och godkännandefasen, både på institutions- och fakultetsnivå. För att underlätta kontrollarbetet kan du arbeta med fältet Notering i systemet och kolumnen Förklaring i Excel för att dokumentera din egen kontroll. Formella rutiner för kontroller på institutions- och fakultetsnivå tas fram till helåret 2012. Vad visar rapporten? Rapporten visar alla aktiviteter/vgrenar som har utfall (transaktioner) i resultaträkningen under innevarande år. De aktiviteter/vgrenar som inte har utfall (transaktioner) i resultaträkningen innevarande år visas inte. I kolumnen Kapital finns således inte dessa poster med. Övriga kolumner stämmer mot Resultatoch Balansräkningen i Orfi. Rapporten visar alla aktiviteter/vgrenar oavsett godkännandestatus. Information om godkända periodiseringar visas i särskilda kolumner. Rapporten visar uppgifter om beställningen (period, namn, datum och klockslag). Sist i rapporten visas vilka kostnadsställen som ingår i beställningen. Rapporten innehåller en övre del som visar resultat, föreslagna periodiseringar och andra relevanta beloppskolumner för kontroll och rimlighetsbedömning. - Beloppen visar utfall och belopp från aktuell periodiseringsperiod. - Beloppen visas med bokföringsmässiga tecken, intäkter normalt i kredit (minus) osv. - Periodiseringsbeloppen visas teckenneutralt i varsin kolumn. 2

- Resterande kontraktsbelopp visas alltid positivt om det har kunnat räknas fram. Saknas kontraktsuppgiften i Lupos eller har räknats fram till ett minusbelopp visas inget värde. - Markeringar för ett antal olika kontrollkolumner visas i kolumnerna längst till höger. En markering ska tolkas som en indikation på behov av närmare kontroll och/eller kommentar. - På sista raden finns summering av beloppen. Kolumnrubriker i den övre delen: Periodisering finns på överordnad aktivitet. Kolumnen visar Överordnad aktivitet från översikten i Lupos i de fall den skiljer sig från aktivitetens eget nummer. Uppgiften ger information om att utfall i de olika resultatkolumnerna kan ha resulterat i en periodisering på en annan aktivitet/vgren. Periodisering avser även underordnad aktivitet. Kolumnen visar en markering om aktiviteten/vgrenen har en eller flera underordnade aktiviteter. Uppgiften ger information om att eventuell periodisering har räknats fram tillsammans med de underordnade aktiviteternas utfall i de olika resultatkolumnerna. Godkänd på inst.nivå. Kolumnen visar uppgift om godkännande på institutionsnivån, namn (ldap) och tidpunkt. Godkänd på fak.nivå. Kolumnen visar uppgift om godkännande på fakultetsnivån, namn (ldap) och tidpunkt. Externa intäkter före periodisering. Kolumnen visar periodens utfall på konto 31*-399999*, 70*- 759999, 80*-839999 och 87*-889999. Statsbudget/ränte/interna intäkter. Kolumnen visar periodens utfall på konto 30*-309999*, 98*- 983999 och 93*-939999. Kostnader. Kolumnen visar periodens utfall för direkta och indirekta kostnader. Förutbetald intäkt. Kolumnen visar periodens förutbetalda intäkter, dvs. periodiseringar i pågående externfinansierade projekt där inkomsterna överstiger förbrukningen. Här visas kompletta periodiseringar, både föreslagna av systemet och manuellt sparade, oavsett godkännandestatus. Upplupen intäkt. Kolumnen visar periodens upplupna intäkter, dvs. periodiseringar i pågående externfinansierade projekt där förbrukningen överstiger inkomsterna. Här visas kompletta periodiseringar, både föreslagna av systemet och manuellt sparade, oavsett godkännandestatus. Resterande kontraktsbelopp. I kolumnen visas resterande kontraktsbelopp i de fall Lupos har uppgift om beviljat belopp. Beloppet är framräknat genom Beviljat belopp minus bokförda externa inbetalningar på aktiviteten/vgrenen i Orfi. Uppgiften kan vara felaktig i de fall inbetalningarna bokförts på en annan aktivitet som sedan saldoöverförts eller om inbetalningarna bokförts före 1/1 2004. Prel. resultat efter periodisering. Kolumnen visar det ekonomiska resultatet just nu (resultatet bygger på grundbokföringstransaktioner från Orfi från föregående dag och bokslutstransaktioner 3

(periodiseringar) i Lupos. Det vill säga: Resultat före periodisering + Periodisering förutbetalda intäkter - Periodisering upplupna intäkter = Prel. Resultat efter föreslagna periodiseringar. Restvärde anläggningstillgångar. Kolumnen visar ackumulerat saldo för anläggningstillgångar i balansräkningen (konto 100*-1299*). Kapital (ingående). Kolumnen visar ackumulerat saldo för myndighetskapital i balansräkningen (konto 2070*-2072*). Stödberäkning. Kolumnen visar en summering av Statsbudget/ränte/interna intäkter + Kostnader. Används som kontroll för att en periodisering inte får överstiga detta belopp (i minus). Notering. Kolumnen visar uppgifter från fältet Notering i Lupos. Se till att lägga in relevant notering + datum i systemet. I Excel kan du komplettera med egna kommentarer i kolumnen Förklaring när du dokumenterar dina kontroller. Kontroll resultat efter periodisering. Kolumnen visar om periodiserade aktiviteter/vgrenar som är märkta Periodisera har resultat <>0, dvs. ändå visar ett över- eller underskott. Möjliga fel här kan vara att: Aktiviteten/vgrenen egentligen ska resultatavräknas och en statusändring måste göras. Kontrollera hur aktiviteten har hanterats vid tidigare bokslut. Utfall i kolumnen Kapital samt information i noteringsfältet kan vara till hjälp. Aktiviteten/vgrenen saknar en upplupen periodisering kontrollera om kontraktet ger utrymme för sådan bokslutstransaktion. Felet syns om aktiviteten/vgrenen visar underskott (plus) i Prel. resultat efter periodisering och saknar värde i Resterande kontraktsbelopp. Aktiviteten/vgrenen saknar en periodisering för att du inte kompletterat ett ofullständigt periodiseringsförslag eller tagit bort det. Beställ rapporterna Ofullständiga periodiseringsförslag eller Förändrade periodiseringsförslag för närmare kontroll. Tänkbara orsaker när det ändå ska vara resultatpåverkan här, kan vara att: Aktiviteten/vgrenen endast delvis ska periodiseras. Ex. Det finns kanske intäkter från flera finansiärer och de finansierar olika kostnader. När projektet nu tagit slut kan en av finansiärerna tillåta att kvarstående medel behålls (resultatavräknas), men för återstående utrustningsbidrag från en annan finansiär ska ett belopp som motsvarar restvärdet periodiseras. Det finns intäkter som inte tillåter periodisering. Kontroll av upplupna intäkter >100tkr. Kolumnen visar om det finns stora upplupna intäkter (>100tkr). Kontrollera att: Det finns ett kontrakt/avtal som styrker utrymme för framtida inbetalningar på denna summa. Kontroll av förutbetalda intäkter >300tkr. Kolumnen visar om det finns stora förutbetalda intäkter (>300tkr). 4

Kontroll av vilande projekt. Kolumnen visar om det finns periodiseringar som är identiska med tidigare periodiseringar och annan bokföring i resultaträkningen saknas. Kontrollera att: Status för projektet verkligen är pågående och att det finns en giltig orsak till att inga nya inkomster eller utgifter tillkommit under året, t.ex. föräldraledighet. Kontroll av passerad disp.tid. Kolumnen visar om det finns kontrakt som har dispositionstid som upphör före sista datum i periodiseringsperioden. Kontrollera: om status för projektet verkligen är pågående och att det finns en giltig orsak till periodiseringen, t.ex. har en godkänd förlängning missats att uppdateras i ekontrakt om det finns restvärde på anläggningstillgångar, för då kan detta var ett motiv för att periodisera ett belopp som motsvarar restvärdet Kontroll av överskott på aktiviteter med restvärde. Kolumnen visar om det finns överskott och restvärde på anläggningstillgångar på projekt som är märkta Resultatavräkna på vgren 11, 35-56. Möjliga fel här kan vara att: Aktiviteten/vgrenen möjligen ska periodiseras. Om överskottet beror på oförbrukade utrustningsbidrag ska ett belopp som motsvarar restvärdet periodiseras även om projektet är avslutat gentemot finansiären. Kontroll av periodisering av 4-intäkt. Kolumnen visar om det finns periodisering på konto som börjar med 3140* och på vgren 11-36. Kontrollera: Om intäkter av sådan tillfällig natur eller mindre omfattning (och som inte kunnat matchas av kostnader) verkligen ska periodiseras. Periodisering kan bara tillåtas om ett resultat skulle vara uppenbart missvisande t.ex. när en slutfakturering återstår i ett projekts slutskede. Kontroll av upplup och förutbet, samma kodstr/kontr. Kolumnen visar om det finns periodiseringar i både upplupet och förutbetalt på samma på vgren-kto-kk-fk. Kontroll av upplup och förutbet samma kontr. Kolumnen visar om det finns periodiseringar i både upplupet och förutbetalt på samma kontraktsnummer inom samma institution. Rapporten innehåller ett avsnitt med tabeller innehållande de aktiviteter/vgrenar som har utfall i de olika kontrollerna, en tabell för varje kontroll. Öppnar du upp rapporten i Excel får du dessa tabeller i separata blad i arbetsboken och kan arbeta vidare med varje eller någon enskild kontroll var för sig. Tabeller för de olika kontrollerna: Kontroll resultat efter periodisering. Kontrollen listar de periodiserade aktiviteter/vgrenar som är märkta Periodisera och har resultat <>0. - visar aktivitet/vgren och beräknat resultat (bokföringsmässigt tecken). 5

Kontroll upplupna intäkter > 100tkr. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar som har stora upplupna intäkter (>100tkr). - visar aktivitet/vgren och föreslaget periodiseringsbelopp (bokföringsmässigt tecken) Kontroll förutbetalda intäkter >300tkr. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar som har stora förutbetalda intäkter (>300tkr). - visar aktivitet/vgren och föreslaget periodiseringsbelopp (bokföringsmässigt tecken) Kontroll vilande projekt. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar som har periodiseringar som är identiska med tidigare periodiseringar och saknar annan bokföring i resultaträkningen. - visar aktivitet/vgren och föreslaget periodiseringsbelopp (bokföringsmässigt tecken) Kontroll passerad disp.tid. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar med kontrakt som har dispositionstid som upphör före sista datum i periodiseringsperioden. - visar periodisering (bokföringsmässigt tecken), kontraktsnummer och dispositionstid Kontroll överskott på aktiviteter med restvärde. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar på vgren 11, 35-56, som har överskott och restvärde på anläggningstillgångar och är märkta Resultatavräkna. - visar aktivitet/vgren och beräknat resultat (bokföringsmässigt tecken) Kontroll periodisering av 4-intäkt. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar på vgren 11-36, som har periodiseringar på konto som börjar med 3140*. - visar aktivitet/vgren och föreslaget periodiseringsbelopp (bokföringsmässigt tecken) Kontroll upplup och förutbet, samma kodstr/kontr. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar som har periodiseringar i både upplupet och förutbetalt på samma på akt-vgren-kto-kk-fk. - visar periodisering (bokföringsmässigt tecken) och kontraktsnummer Kontroll upplup och förutbet samma kontr. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar som har periodiseringar i både upplupet och förutbetalt på samma kontraktsnummer inom samma institution. - visar periodisering (bokföringsmässigt tecken) och kontraktsnummer Hur beställs rapporten? Rapporten kan beställas per kostnadsställe, institution, fakultet och för hela LU; - Dina valmöjligheter är begränsade till hierarkin och dina kostnadsställen i Orfi. - Markera i rutan framför en institution eller ett kostnadsställe. - Klicka på Beställ rapport. - Rapporten är komplex och tar lite tid, speciellt vid breda urval. - Tänk på att informationen inte blir komplett om du t.ex. inte väljer alla kostnadsställen på en institution, gör då istället en beställning för varje kostnadsställe för sig. 6

Rapporten visas i webbläsaren (på skärmen), men du kan välja att skriva ut den på papper (pdf) eller exportera den till Excel. Då den övre delen (stort antal kolumner i matrisen) inte blir läsbar i pdf, kan den bara öppnas i Excel. När rapportbeställningen görs skapas två delar. Väljer du pdf får du bara delen med kontrollrubrikerna, medan om du väljer Excel får du hela rapporten. 7

2. Ofullständiga periodiseringsförslag När används rapporten? Rapporten används främst före eller i början av periodiseringsperioden för att identifiera ofullständiga periodiseringsförslag som måste åtgärdas innan du kan gå vidare och analysera periodiseringarna. Utfallet i rapporten förändras efter att du åtgärdat ett ofullständigt periodiseringsförslag ny rapportbeställning krävs! Utfallet i rapporten kan också förändras när ny bokföring fortfarande kommer in på perioden eller om kontraktsbelopp överförs från ekontrakt. Rapporten kan tas ut som kontroll innan det slutgiltiga kontrollarbetet påbörjas då ska rapporten vara tom! Vad visar rapporten? Rapporten visar aktiviteter/vgrenar som ska periodiseras (märkta Periodisera ), men som har ofullständiga periodiseringsrader. Rapporten visar vilka värden som saknas för respektive periodiseringsförslag - de har en eller flera tomma kolumner på raden. Värden i rapporten: - Aktivitet-Vgren som har en föreslagen, men ofullständig periodisering - Konto - Koncernkod - Finansiär - Periodiseringsbelopp (bokföringsmässigt tecken) - Kontraktsnummer - Notering - Ändringsdatum (Ldap+datum+klockslag för senaste uppdatering) OBS! Rapporten visar inte aktiviteter/vgrenar som ska periodiseras (märkta Periodisera ) där inget periodiseringsförslag alls kunnat påbörjas. Det gäller t.ex. aktiviteter/vgrenar som har underskott och saknar uppgift om resterande kontraktsbelopp. Dessa fångar du istället genom att titta på underskott i den första kontrollen i rapporten Kontroll av föreslagna periodiseringar. 8

Så här arbetar du vidare med rapportutfallet: Börja med att säkerställa att de ofullständiga periodiseringsförslagen har korrekt status i Lupos; - Om status är korrekt, dvs. aktiviteten/vgrenen ska periodiseras, måste periodiseringsraden kompletteras eller ändras. - Om status inte är korrekt, dvs. aktiviteten/vgrenen inte ska periodiseras, måste aktiviteten/vgrenen märkas om till Resultatavräkna. Rapporten visar uppgifter om beställningen (period, namn, datum och klockslag). Sist i rapporten visas vilka kostnadsställen som ingår i beställningen. Hur beställs rapporten? Rapporten kan beställas per kostnadsställe, institution, fakultet och för hela LU; - Dina valmöjligheter är begränsade till hierarkin och dina kostnadsställen i Orfi. - Markera i rutan framför en institution eller ett kostnadsställe. - Klicka på Beställ rapport. - Tänk på att informationen inte blir komplett om du t.ex. inte väljer alla kostnadsställen på en institution, gör då istället en beställning för varje kostnadsställe för sig. Rapporten visas i webbläsaren (på skärmen), men du kan också välja att skriva ut den på papper (pdf) eller exportera den till Excel. 9

3. Förändrade periodiseringsförslag När används rapporten? Rapporten kan tas ut som kontroll ifall man undrar av vem eller när en förändring av ett fullständigt periodiseringsförslag gjorts. Rapporten kan används främst i slutet av periodiseringsperioden för att stämma av och kontrollera de eventuella förändringar som gjorts av fullständiga periodiseringsförslag. Vad visar rapporten? Rapporten visar aktiviteter/vgrenar som har loggade förändringar på fullständiga periodiseringsförslag i perioden. Rapporten visar vilka värden som har ändrats eller tagits bort för respektive periodiseringsförslag - de har en eller flera tomma kolumner på raden Efter ändring. Kolumner i rapporten: - Aktivitet-vgren som har ett förändrat periodiseringsförslag - Konto - Koncernkod - Finansiär - Periodiseringsbelopp (bokföringsmässigt tecken) - Kontraktsnummer - Notering - Ändringsdatum Rader i rapporten: - Ursprunglig periodiseringsrad - Ändrad periodiseringsrad (senaste ändringen visas) Rapporten visar uppgifter om beställningen (period, namn, datum och klockslag). Sist i rapporten visas vilka kostnadsställen som ingår i beställningen. 10

Hur beställs rapporten? Rapporten kan beställas per kostnadsställe, institution, fakultet och för hela LU; - Dina valmöjligheter är begränsade till hierarkin och dina kostnadsställen i Orfi. - Markera i rutan framför en institution eller ett kostnadsställe. - Klicka på Beställ rapport. - Tänk på att informationen inte blir komplett om du t.ex. inte väljer alla kostnadsställen på en institution, gör då istället en beställning för varje kostnadsställe för sig. Rapporten visas i webbläsaren (på skärmen), men du kan också välja att skriva ut den på papper (pdf) eller exportera den till Excel. 11

4. Buntöversikt inkomstperiodiseringar När används rapporten? Rapporten ska användas som ett registreringsunderlag till bokslutsdokumentationen. Rapporten ska granskas och skrivas under av den som arbetat med periodiseringarna i Lupos. Därefter ska den skrivas under av prefekt eller motsvarande. Rapporten ska lämpligen arkiveras tillsammans med övrigt bokslutsmaterial. På institutionsnivån bekräftar ni genom underskrifter att periodiseringarna ska bokföras och därmed påverka institutionens resultat på motsvarande sätt. Periodiseringsbeloppen kan komma att ändras efter kontroll av t.ex. fakulteten, men då ska institutionen kontaktas och en ny buntöversikt ska beställas. Vad visar rapporten? Rapporten visar alla för perioden lagda periodiseringar som är kontrollerade och godkända på institutionsnivån. Värden i rapporten: - Periodiseringar som är godkända på institutionsnivån Hela intäktskonteringen Kontraktsnummer Belopp för förutbetalt respektive upplupet Rapporten visar uppgifter om beställningen (period, namn, datum och klockslag). Sist i rapporten visas vilka kostnadsställen som ingår i beställningen. För att periodiseringarna ska ses i sitt sammanhang visas dessutom uppgifter om kostnadsställets/institutionens (beror på beställningen) Resultat före periodisering, periodiseringar (i två kolumner) samt Resultat efter periodisering. Längst ner i rapporten finns rader för underskrifter: - Rad för Datum och Registrerare - Rad för Datum och Prefekt eller motsvarande 12

Hur beställs rapporten? Rapporten kan beställas per kostnadsställe, institution, fakultet och för hela LU; - Dina valmöjligheter är begränsade till hierarkin och dina kostnadsställen i Orfi. - Markera i rutan framför en institution eller ett kostnadsställe. - Klicka på Beställ rapport. - Tänk på att informationen inte blir komplett om du t.ex. inte väljer alla kostnadsställen på en institution, gör då istället en beställning för varje kostnadsställe för sig. Rapporten visas i webbläsaren (på skärmen), men du kan också välja att skriva ut den på papper (pdf) eller exportera den till Excel. 13

5. Bokslutsspecifikation inkomstperiodiseringar När används rapporten? Rapporten ska användas som bokslutsdokumentation när periodiseringsarbetet i bokslutet klart och periodiseringarna är helt godkända (även på fakultetsnivå). Rapporten visar alla periodiseringar sorterade och summerade per balanskonto och ska sättas som specifikation i bokslutspärmen. Vad visar rapporten? Rapporten visar de godkända periodiseringarna sorterade på balanskonto och aktivitet/verksamhetsgren. Värden i rapporten: - Periodiseringskonteringarna (godkända akt-vgr på institutions- och fakultetsnivå) Koncernkod och klartextbenämning för koncernkoden Finansiär och klartextbenämning för finansiären Kontraktsnummer Periodiseringsbelopp (kreditbelopp för förutbetalt och debetbelopp för upplupet) - Delsummering per balanskonto och totalt för rapporten Rapporten visar uppgifter om beställningen (period, namn, datum och klockslag). Sist i rapporten visas vilka kostnadsställen som ingår i beställningen. Hur beställs rapporten? Rapporten kan beställas per kostnadsställe, institution, fakultet och hela LU; - Dina valmöjligheter är begränsade till hierarkin och dina kostnadsställen i Orfi. - Markera i rutan framför en institution eller ett kostnadsställe. - Tänk på att informationen inte blir komplett om du t.ex. inte väljer alla kostnadsställen på en institution, gör då istället en beställning för varje kostnadsställe för sig. Rapporten kan också beställas för ett enskilt balanskonto. Vid beställning till bokslutsspecifikationen ska alla konton tas ut, då ska fältet lämnas tomt. Värdelista för parametern kommer i release2, hösten2012. Rapporten visas i webbläsaren (på skärmen), men du kan också välja att skriva ut den på papper (pdf) eller exportera den till Excel. 14