Möte: Styrelsemöte Datum: 2013-03-10 Tid: 12.00-14.00 Plats: Kafferepet, Stockholm Deltagande: Mattias Johansson Bengt-Urban Fransson Åsa Runeström Karina Przeradowska Pia Andersson Lizbet Brittsten Catrin Dürnberger Ida Sandahl Torbjörn Jons Calle Hedberg Elisa Wernqvist Frånvarande: - 1 - Fråga Beskrivning Beslut/Information Vidare åtgärd 1. Föregående protokoll Utgår 2. Justerare ElisaWernqvist och Calle Hedberg De föreslagna utses. föreslås, 3. Klubbträffen Förslag har inkommit från Linköping med koncept för klubbträff enligt bilaga 1. 4. Årsbokslut Vissa justeringar av periodiseringar har gjorts sedan det Mötet beslutar förlägga årsmöte och klubbträff i Linköping den 5/10, enligt alternativ Konsert och Kongress i bilaga 1. Arbetsgruppen får i uppdrag att undersöka möjligheterna att förhandla ner priset för arrangemanget. Bokslutet fastställes enligt bilaga 2. Mattias Johansson och Ida Sandahl ansvarar för kontakterna med Linköpingsgruppen. Gruppen får i uppdrag att fortsätta planeringsarbetet. Åsa Runeström överlämnar bokslutet till revisorn.
5. ESC Malmö a) Ackrediteringar b) Aktiviteter preliminära bokslutet presenterades. a) Ackrediteringar Liz rapporterar kring sina tankar kring hur man ska utse de sex personer som ska fanackas. Hon vill ha en framförhållning i denna fråga i och med att SVT mycket väl kan kräva snabba ryck nu efter Melodifestivalen. Förslaget till grundkriterier vid fördelning av fanackar är att premiera de som utfört mycket arbete för klubbens räkning, samt de som behöver ackar för klubbens samordningsuppdrag. Enligt tidigare policy ska minst en fanack lottas ut, såvida det tilldelade antalet uppgår till minst tre stycken. Styrelsen beslutar att: Öppna ansökan för ackrediteringar med deadline fredagen 15 mars. Fördelningsprinciper: Prio 1. De i ESC-arbetsgruppen som absolut måste kunna röra sig obehindrat för att kunna utföra samordningsuppdraget. Prio 2. Medlemmar som utfört arbete för klubbens sida som styrelsen anser ska premieras. Utöver detta ska minst en fanackreditering lottas ut. - 2 - Liz Brittsten får i uppdrag att ta fram underlag för ackrediteringsansökan med ingående information. Nyhet ska läggas ut per omgående. Liz Brittsten får i uppdrag att återkomma med förslag på fördelning av ackrediteringarna. Förhoppningsvis kommer klubben få två-tre pressackar utöver detta. Euro Fan-pass SVT kommer troligtvis att införa något man kallar Euro Fan-pass för OGAE-medlemmar, vilket vår Styrelsen beslutar att: Klubben ska administrera Euro Fan-passen om SVT beslutar att genomföra sin idé. Arbetsgruppens kontakter med SVT fortgår. Information om Euro Fan-passen får ej gå ut innan SVT släpper nyheten själva.
klubb i så fall ska administrera för hela OGAEs räkning. Melodifestivalklubbsfest Planeras till måndagen den 13 maj på Euro Café. Klubben kommer att få en kostnad på 35 000 för denna fest, vilket endast är en del av kostnaden. Inför-middag En traditionell införmiddag planeras. ESC-tröja Ben Morris har erbjudit sig ta fram en design för Robin-tröjan. Ta ut en administrativ avgift på femtio kronor per pass för Euro Fan-passen som betalas av den enskilde medlemmen. Styrelsen beslutar att: Ta klubbens del av kostnaden för festen. Styrelsen beslutar att: Genomföra traditionell införmiddag Styrelsen beslutar att: Även i år ta fram en tröja till ESC. - 3 - Mikael Johansson och Stefan Eriksson fortsätter planera för festen. Arbetsgruppen fortsätter planeringen. Calle Hedberg får i uppdrag ansvara för att undersöka kostnader för tröjan. Karina Przeradowska skickar över kontakter från förra året till Calle. 6. Nästa möte Mattias Johansson skickar ut förslag på datum. Mötets avslutande Ordföranden förklarar mötet avslutat.
Vid protokollet Justerare Justerare 2013-03-10 2013-03- 2013-03- - 4 - Bengt-Urban Bubbe Fransson Elisa Wernqvist Calle Hedberg
Bilaga 1, Klubbträff - 5 - ALT1: Konsert och kongress (lokal Backstage) Kostnader inkl moms á-pris antal summa Lokalhyra dag inkl projektor etc i Backstage 6000 1 6000 Ca-pris. De har fina konferenslokaler, de kostar någon tusenlapp mer men där ingår teknik etc Lunch 1 Chiabatta kyckling/bacon 93,75 150 14 062 lättöl/bordvatten 25 150 3750 Tårta+serveringsavgift 2500 kaffe 25 150 3360 Vi fick tillåtelse att ta med tårta själva, en kollega till Lisa gör fina tårtor enligt önskemål billig penning De tar dock ut serveringsavgift för det Kväll: Buffé Europa 319,2 150 47880 Dryckespaket 177 150 26550 1 glas mousserande + 2 glas vin eller öl. Kaffe+liten chokladbit 25 150 3360 ansökan att fortsätta från kl 01 till kl 03 2000 ca-pris De kräver vakt då vi är över 100 pers, per timme 612,5 8 4900 tekniker anställd på Konsert & kongress 612,5 2 1225? Om behov finns, ev tekniker från artister i stället? Ljudanläggning extra? 5000? Vet ej DJ 6000? Vet ej pris, ingen tillfrågad Summa 126587 Artister 1 10000? 2 10000? 3 10000? sa 156587
- 6 - Om Konsert & Kongress: den lokal vi verkligen vill ha i första hand, ligger centralt, nära till hotell osv. Lokalen backstage är som en klubblokal. Tar 150-180 sittplatser men är vi över 150 ser inte alla scenen så bra under själva middagen. Bar finns hela kvällen. Städning ingår. Vi kan komma från kl 12, 5 okt funkar. http://arenabolaget.se/lokal/backstage Inkomster Deltagarinbetalningar 500 150 75000 600 150 90000 Klubbens kassa? ALT2: Matverkstan vid Stångån (nära Cloetta center) á-pris antal summa lunch kycklingwrap + måltidsdryck 65 150 9750 konferenslokal dag 4375 1 4375 Jag angav: Årsmöte för ca 100-120 personer, ev i konferenslokal, vi behöver projektor, mikrofon samt stolar för åskådare. Ev går mötet att ha i festlokalen också för att få ner pris? kaffe o tårta 58 150 8700 Har ej frågat dessa om vi kan ta med tårta utifrån, går eventuellt. Italiensk buffé 265 150 39750 alt husets buffé 240 kr dryckspaket 1 mousserande + 2 glas vin/öl 115 150 17250 kaffe + chokladbit kväll 0 bjuder de på ansökan att fortsätta från kl 01 till kl 03 2000 ca-pris Ljudanläggning, men troligen räcker inte detta till kvällen 1 2000 extra ljud? 1 5000? Vet ej pris DJ 1 6000? Vet ej pris, ingen tillfrågad summa: 94825
artist 1 10000? Vet ej pris artist 2 10000? Vet ej pris artist 3 10000? Vet ej pris - 7 - totalt 124825 Om Matverkstán: de tar 150 sittplatser. De bygger upp en mindre scen, upp till 12 kvm. Projektor går att ordna under hela dagen inkl filmduk. Städning ingår, bar hela kvällen. 5 oktober funkar, från ca kl 12-16 samt 19-02/03. http://www.matverkstan.com/index.php?sida=11 Inkomster Deltagarinbetalningar 500 150 75000 600 150 90000 Klubbens kassa?
Bilaga 2, Bokslut - 8 - BALANSRÄKNING Not 2012-12-31 2011-12-31 Tillgångar PG 37 475 82 143 Bankkonto 1 100 826 0 Kassa Webshop 0 6 Förutbet kostn/upplupna intäkter 2 8 886 15 781 Summa tillgångar 147 187 97 930 Skulder Upplupna kostn/förutbet intäkter 3-19 615-1 224 Medlemmarnas kapital 4-127 572-96 706 Summa skulder -147 187-97 930
- 9 - RESULTATRÄKNING Not 2012-12-31 2011-12-31 Intäkter MF-biljetter 226 383 215 957 ESC-biljetter 5 0 190 159 Medlemsavgifter 6 138 012 114 092 Finalfesten 98 966 99 685 Klubbträff 61 310 77 498 Övriga intäkter 7 21 233 40 648 Summa intäkter 545 904 738 040 Kostnader MF-biljetter -225 490-212 935 ESC-biljetter 5 0-181 945 Klubbträff -133 939-137 911 Finalfesten -114 159-93 768 Lokala klubbträffar -5 726-3 739 Intern fsg, klubbmaterial, DVD serv 8 0-62 314 Data/web 9-819 -62 630 Styrelsens kostnader för IRL-möten och adm -11 025-14 324 Övriga kostnader 10-23 881-9 738 Summa kostnader -515 038-779 304 RESULTAT 11 30 866-41 265
Noter Not 1 Under år 2012 har klubben skaffat MasterCard-kort som kassören använder istället för handkassa och vid betalningar via Paypal. Sparkontot öppnades samtidigt som en säkerhetsåtgärd, hit förs pengar som inte behövs för de löpande utbetalningarna via PG-kontot. I samband med betalningar för t.ex. finalfest och klubbträff förs pengar från sparkontot till PG-kontot. Not 2 År 2011 periodiserades förutbetald kostnad för artist i samband med klubbträffen 2012. Motsvarande kostnad finns inte i årsbokslutet 2012. Not 3 År 2012 har förutbetalda medlemsavgifter för år 2013 periodiserats med 19 615 kr. Motsvarande betalningar, dvs för medlemsavgifter 2012, var så begränsade i samband med årsbokslutet 2011, att de inte periodiserades. Not 4 IB Medlemmarnas kapital 96 706 Resultat år 2012 30 866-10 - UB Medlemmarnas kapital 127 572 Kapitalet ökar till följd av årets positiva resultat. Not 5 Från och med år 2012 har medlemmar betalat sina ESC-biljetter via Ticnet istället för klubben. Not 6 Baserat på tidigare år budgeterade klubben för 380 medlemmar år 2012. Vid slutet av år 2012 var antalet medlemmar drygt 480. Not 7 Bet från medlemmar för ESC-tröja (se not 10) 9 555 Bet från medlemmar för inför MF-middag i Göteborg (se not 10) 6 717 Bet från medlemmar för Eurovision Song News (se not 10) 2 300 Försäljning klubbmaterial 1 695 Ränta sparkontot 826
- 11 - Avgift bet av medlemmar vid paypalbetalning 140 Summa Övriga intäkter 21 233 Not 8 År 2011 gjordes inköp av klubbmaterial med 33 71 kr och nedskrivning av varulager med 28 583 kr. Inga inköp av klubbmaterial under år 2012. Not 9 År 2011 hade klubben en engångskostnad för ny hemsida som uppgick till 60 000 kr. Not 10 Faktura för ESC-tröjor (se not 7) 8 513 Faktura för inför MF-middag i Göteborg (se not 7) 6 717 Faktura för Eurovision Song News (se not 7) 1 802 OGAE-kort 2 697 Sverige-flaggor i Baku under ESC 847 Klubbtävlingar 445 Portokostnader 630 Bankkostnader 1 929 Kostnader för paypalbetalningar 300 Summa Övriga kostnader 23 880 Not 11 Resultatet är 72 131 kr bättre än år 2011. Detta beror till största delen på att klubben år 2011 hade engångskostnader för ny hemsida och nedskrivning av varulagret som uppgick till 88 583 kr samt att medlemsavgifterna ökat med 23 920 kr, vilket i beror på medlemsökning 2012.