- 1 - Datum: Tid: Deltagande:

Transkript

1 Möte: Styrelsemöte Datum: Tid: Plats: Neatchat Deltagande: Mattias Johansson Bengt-Urban Fransson Pia Andersson Lizbet Brittsten Ida Sandahl Torbjörn Jons Calle Hedberg Frånvarande: Åsa Runeström Karina Przeradowska Elisa Wernqvist Catrin Dürnberger Fråga Beskrivning Beslut/Information Vidare åtgärd 1. Mötets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat 2. Justerare Förslag: Calle Hedberg och Pia Andersson 3. Föregående protokoll och eventuella forumbeslut Justerarna och ordföranden har godkänt protokollet i enlighet med den nya rutin som styrelsen fastställde vid IRL-mötet Inga synpunkter på protokollet i dess slutgiltiga form framfördes från övriga styrelsen. Mötet utser Calle Hedberg och Pia Andersson att justera dagens protokoll. Protokollet lägges med godkännande till handlingarna.

2 4. Hantering av biljetter och nya medlemskap inför ESC 2013 Inga beslut har fattats i styrelseforumet sedan föregående möte. Biljettansvarig Ida Sandahl lämnar rapport i bilaga 1 kring hur biljetthanteringen skötts inför ESC i Malmö. Med anledning av den situation som uppstod i och med biljettsläppet till ESC i Malmö och den information som SVT gick utmed vilket ledde till anstormning av nya medlemmar har medlemsansvarig Pia Andersson avgett rapport i enlighet med bilaga 2. I denna konstaterar hon att det finns anledning att se över vilken betalningsinformation som ska finnas på vår hemsida. 5. Budget 2013 Vid IRL-mötet fastställdes budget. Styrelsen går igenom budgeten för att säkerställa att alla förändringar som gjordes under budgetdiskussionen också finns med i den budget som ligger som 6. Avstämning av läget inför MF-turnén a) Gissa resultatet bilaga i IRL-protokollet. a) Gissa resultatet-sidan är färdigställd och klar för lansering den 28 januari i enlighet med Styrelsen beslutar att i god tid inför liknande biljettsläpp ta bort all betalningsinformation på hemsidan så att blivande medlemmar måste ta kontakt med klubben först för att erhålla betalningsinformation. På så sätt kan vi se till att de får tydlig och korrekt information och att missförstånd kan undvikas. Styrelsen konstaterar att budgeten i bilagan i IRL-.protokollet är korrekt, och att styrelsen därmed kan arbeta utifrån denna budget a) Torbjörn Jons ansvarar för att lansering av sidan lanseras på fastställt datum.

3 b) Nyhetsbrev inför MF-turnén c) Bloggen d) Inför-middagar e) info till pressackade styrelsens beslut på IRL-mötet. Ordföranden planerar att gå ut med ett nyhetsbrev till medlemmarna med information inför MF-turnén. Bloggen måste förberedas inför turnéstarten och inloggningar läggas upp. Allt är nu klart kring införmiddagen i Malmö och bokningen kommer att öppnas inom kort. Bokning för Karlskrona och Göteborg öppnad. Inget klart kring middagarna i Skellefteå och Karlstad ännu. Men åtminstone för Skellefteås del pågår undersökningar kring olika konkreta restaurangalternativ. Liz Brittsten rapporterar att information kommer att gå ut till Mattias Johansson ansvarar för att tävlingsansvarig skriver ihop en nyhet kring tävlingen och att denna lägges ut på hemsidan. b) Alla styrelsemedlemmar ansvarar för att mejla Mattias Johansson om man har information, som berör de ansvarsområden man har, som ska med i nyhetsbrevet. c) Torbjörn Jons ansvarar för att bloggen iordningställes inför turnéstart. d) Elisa Wernqvist ansvarar för att arbeta vidare med att ta fram middagskoncept även för Skellefteå och Karlstad. e) Liz Brittsten ansvarar för att skicka ut information till de

4 7. Finalfesten a) försäljning de pressackade med nödvändig information kring uppdraget. a) Inget beslut fattades vid IRLmötet kring eventuell försäljning vid finalfesten. Styrelsen har därför att besluta om någon försäljning av varor från Webbshopen ska genomföras. a) Styrelsen beslutar att inte ha någon försäljning på finalfesten på grund av praktiska problem som skulle uppstå kopplat till förvaring av varor etc., men också beroende på att tidsutrymme för försäljning saknas pressackade i god tid innan de ska tjänstgöra. b) busstransport b) Calle rapporterar att han bokat fyra bussar för transporter i anslutning till finalfesten. Varje buss kan ta 48 passagerare. b) Calle Hedberg ansvarar för de fortsatta kontakterna med bussbolaget. c) övrigt 8. Övriga frågor a) Euro Club c) Mattias Johansson rapporterar att allt är under kontroll inför finalfesten och att bokningen kommer öppnas ungefär en månad innan festen. a) Vid IRL-mötet gavs information om att SVT förhoppningsvis skulle fatta beslut kring huruvida fans skulle få tillgång till Euro Club. a) SVT har inte lämnat någon information ännu kring fans eventuella tillträde till Euro Club. Däremot har SVT gått ut med information om att Euro Club kommer ligga på Slagthuset. c) Mattias Johansson ansvarar för att meddela Torbjörn Jons när bokningen av finalfest och busstransport ska öppnas. a) Klubbens ESC-grupp jobbar vidare med frågorna kring våra arrangemang i samband med ESC. Styrelsen beslutar att avvakta vidare information från SVT.

5 b) hotellerbjudande MF-finalen c) admin-fliken b) Vid IRL-mötet informerade Elisa Wernquist om att hon skulle kunna få fram ett bra hotellerbjudande på den hotellkedja hon jobbat på tidigare. Hon har ännu inte kommit med några besked om det var möjligt. Vid IRL-mötet gjorde hon bedömningen att besked kan komma tidigast en månad innan den aktuella helgen. c) Torbjörn Jons informerar kring att det under admin-fliken nu finns en underavdelning för lokala samordnare och att en underavdelning för styrelsen kommer att komma upp inom kort b) Calle Hedberg kollar med Elisa Wernquist hur arbetet går. d) pressackar ESC d) Karina Przeradowska meddelar, via Mattias Johansson, att hon anser att styrelsen ska gå ut med information kring, med tillhörande intresseförfrågan, pressackreditering vid ESC i Malmö då ansökningstiden för ackreditering går ut i mitten av april. 9. Nästa möte Förslag. Söndag 10 mars kl. 12:00 på Kafferepet i Sthlm d) Liz Brittsten återkommer med information i styrelseforumet, och går ut med nyhet kring pressackar så snart vi har klarhet kring hur många vi får. Beslut: Söndag 10 mars kl. 12:00 på Kafferepet i Sthlm d) Liz Brittsten kontaktar SVT för att få besked om hur många ackar vi kan få.

6 10. Mötets avslutande Ordföranden förklarar mötet avslutat Vid protokollet Justerare Justerare Bengt-Urban Bubbe Fransson Pia Andersson Calle Hedberg

7 BILAGA 1 Rapport från biljettansvarig Ida Sandahl Hantering av biljetter till Eurovision Song Contest 2013 Biljetterna till ESC 2013 släpptes officiellt 26/ och vi fick information om detta från OGAE IC 21/ , så det var med väldigt kort varsel. Mellan den 26/11 och 3/12 hade OGAE möjlighet att boka ståplatsbiljetter på parkett (biljettpaket på sex biljetter). Den 22/11 öppnade klubben en bokningssida på hemsidan där medlemmarna hade t o m 24/11 på sig att boka. Antalet bokade biljettpaket meddelades till OGAE IC 25/11. Vid midnatt mellan den 25 och 26/11 fick vi besked från OGAE IC om hur många biljettpaket vi fått, vi fick färre paket än vad som hade bokats. Innan beskedet kom hade vi gjort en lottning bland de som bokat biljettpaket. Alla medlemmar som bokat biljettpaket meddelades direkt när vi fått veta antalet som tilldelats oss. Biljettpaketen bokades därefter av medlemmarna själva via en speciell länk till Ticnet som biljettansvarig mejlat ut (en länk till respektive sektion på parketten). Antalet bokningar i andra OGAE-klubbar visade sig sedan vara lägre än väntat, så därför erbjöds vi fler paket. Totalt fick alla som bokat (eller hört av sig efter bokningen stängt) biljettpaket. Innan ståplatsbiljetterna på parkett släpptes till allmänheten, hörde SVT av sig till klubben för att kolla så att vi fått alla biljettpaket vi behövde. Dessutom hjälpte de oss att boka en rullstolsplats (ej på parkett) till en av våra medlemmar vars länk inte fungerade då hon skulle boka sitt biljettpaket. Själva bokningen på Ticnet verkar ha fungerat felfritt, ingen har hört av sig om att de stött på problem. Däremot när biljettansvarig skulle hjälpa en medlem att boka sittplats på parkett, visade det sig att antalet platser var fullbokade, vilket innebar att någon annan klubb bokat en biljett mer än de fått lov till (de löste sig ändå med denna medlem eftersom SVT hjälpte till). Det är förvånansvärt att det inte blivit mer strul med länkarna, med tanke på att de kunde skickas till vem som helst utanför vår kontroll. Det största problemet, förutom den extremt korta tiden, har varit sittplatserna. OGAE har inte vetat vad som gäller med dessa, om man kan ha rullstol, ha med sig ledsagare o.s.v. OGAE har dock varit väldigt hjälpsamma och svarat snabbt på mejl och förmodligen var de lika oförberedda på detta snabba biljettsläpp som vi. Det som tog extra tid för mig och Liz var att fördela vilka som skulle stå i de olika sektionerna (de två främre samt den bakre). Dessutom skiljde sig arenaskissen från OGAE:s information om var på parketten de olika sektionerna kommer att vara. Vi kom, efter samråd med övriga i styrelsen, fram till att ge de 30 första som lottats biljettpaket platser i de främsta sektionerna. Resten fick vi fördela efter bästa förmåga och gå efter biljettgrupperna samt egna kunskaper, detta på grund av att vi inte hade tid att be medlemmarna önska vilka de ville stå med. Ida Sandahl Biljettansvarig

8 BILAGA 2 Rapport från medlemsansvarig Pia Andersson Biljettsläppet till ESC 2013 och medlemskap i klubben. På eftermiddagen 21/11 (onsdag) publicerades det artiklar på SVT och Aftonbladet (Förmodligen fler medier) som tillkännagav att det officiella biljettsläppet skulle ske följande måndag. Dessutom stod det att fansen kunde boka en vecka före alla andra och lite missvisade kunde det också läsas att bara fansen får tillgång till parkett. Som exempel var underrubriken i AB Endast fansen får tillgång till biljettplatserna. I dessa artiklar var klubben namn och länk i artiklarna mycket tydliga. Detta gjorde att det blev en anstormning av mail till medlemsansvarig, både av folk som skrev att de redan betalat in men även folk som var intresserade av biljetter och ville bli medlemmar omgående. Ingen information av detta fick klubben (just då visste vi inte heller när biljettsläppet skulle ske) utan artiklarna uppdagades av mailskörden. Inom några timmar (så fort vi kunde) togs betalningsinformationen bort från hemsidan. Före detta hade vi som brukligt ingen info om biljetter synliga för icke medlemmar mer än någon enstaka mening och all info och betalningsinformation fanns på hemsidan för bilvande medlemmar. Under loppet av ett dygn fick vi dryga 200 mail gällande medlemskap och ett 20 tal hann betala in innan informationen togs bort. Veckan därpå fick vi ytterligare runt mail. Ett svarsmail, som ständigt uppdaterades, skrevs och skickades ut till alla. Detta innehöll betalningsinformation, kort sammanfattning av biljettregler där det poängterades ett biljettpaket per medlem, att lottning sker samt att medlemskap både 2012 och 2013 krävdes. Vi informerade även att biljettrycket var stort, att vi delade biljetterna med de andra OGAE klubbarna, att biljetterna hade ståplats samt att vår sista anmälningsdag var den 24 (lördag) samt information om medlemskap för minderåriga. För att ge så många som möjligt chansen att bli medlemmar kontrollerades klubben konto på lördagen som alla som betalat in blev medlemmar, i något fall godtogs ett elektroniskt skickat kvitto på inbetald avgift. I välkomstbrevet för de som betalat in (som de får efter betalning noterats på kontot) erbjöd vi återbetalning och några valde detta. Totalt fick vi drygt 30 nya medlemmar efter biljettsläppet. Dessutom var det flera som meddelade att de skulle bli medlemmar nästa år. Min uppfattning är att det var allt ifrån enbart biljettintresserade av ESC på hemmaplan till folk som längtat efter en klubb som denna. Det är också min uppfattning att den tydliga och relativt strikta informationen som gick ut till alla intresserade avstyrde många av de som enbart var intresserade av biljetter.

9 - 9 - Till nästa gång bör vi alltså se till att ta bort all betalningsinformation på hemsidan i god tid innan ett eventuellt liknande biljettsläpp. Om en blivande medlem måste maila först så kan då vi styra och förtydliga information de får eftersom vi inte kan räkna med att de läser igenom hemsidan. Pia Andersson Medlemsansvarig