Fråga Beskrivning Beslut/Information Vidare åtgärd 1. Föregående protokoll Utgår 2. Justerare ElisaWernqvist och Calle Hedberg De föreslagna utses.

Transkript

1 Möte: Styrelsemöte Datum: Tid: Plats: Kafferepet, Stockholm Deltagande: Mattias Johansson Bengt-Urban Fransson Åsa Runeström Karina Przeradowska Pia Andersson Lizbet Brittsten Catrin Dürnberger Ida Sandahl Torbjörn Jons Calle Hedberg Elisa Wernqvist Frånvarande: Fråga Beskrivning Beslut/Information Vidare åtgärd 1. Föregående protokoll Utgår 2. Justerare ElisaWernqvist och Calle Hedberg De föreslagna utses. föreslås, 3. Klubbträffen Förslag har inkommit från Linköping med koncept för klubbträff enligt bilaga Årsbokslut Vissa justeringar av periodiseringar har gjorts sedan det Mötet beslutar förlägga årsmöte och klubbträff i Linköping den 5/10, enligt alternativ Konsert och Kongress i bilaga 1. Arbetsgruppen får i uppdrag att undersöka möjligheterna att förhandla ner priset för arrangemanget. Bokslutet fastställes enligt bilaga 2. Mattias Johansson och Ida Sandahl ansvarar för kontakterna med Linköpingsgruppen. Gruppen får i uppdrag att fortsätta planeringsarbetet. Åsa Runeström överlämnar bokslutet till revisorn.

2 5. ESC Malmö a) Ackrediteringar b) Aktiviteter preliminära bokslutet presenterades. a) Ackrediteringar Liz rapporterar kring sina tankar kring hur man ska utse de sex personer som ska fanackas. Hon vill ha en framförhållning i denna fråga i och med att SVT mycket väl kan kräva snabba ryck nu efter Melodifestivalen. Förslaget till grundkriterier vid fördelning av fanackar är att premiera de som utfört mycket arbete för klubbens räkning, samt de som behöver ackar för klubbens samordningsuppdrag. Enligt tidigare policy ska minst en fanack lottas ut, såvida det tilldelade antalet uppgår till minst tre stycken. Styrelsen beslutar att: Öppna ansökan för ackrediteringar med deadline fredagen 15 mars. Fördelningsprinciper: Prio 1. De i ESC-arbetsgruppen som absolut måste kunna röra sig obehindrat för att kunna utföra samordningsuppdraget. Prio 2. Medlemmar som utfört arbete för klubbens sida som styrelsen anser ska premieras. Utöver detta ska minst en fanackreditering lottas ut Liz Brittsten får i uppdrag att ta fram underlag för ackrediteringsansökan med ingående information. Nyhet ska läggas ut per omgående. Liz Brittsten får i uppdrag att återkomma med förslag på fördelning av ackrediteringarna. Förhoppningsvis kommer klubben få två-tre pressackar utöver detta. Euro Fan-pass SVT kommer troligtvis att införa något man kallar Euro Fan-pass för OGAE-medlemmar, vilket vår Styrelsen beslutar att: Klubben ska administrera Euro Fan-passen om SVT beslutar att genomföra sin idé. Arbetsgruppens kontakter med SVT fortgår. Information om Euro Fan-passen får ej gå ut innan SVT släpper nyheten själva.

3 klubb i så fall ska administrera för hela OGAEs räkning. Melodifestivalklubbsfest Planeras till måndagen den 13 maj på Euro Café. Klubben kommer att få en kostnad på för denna fest, vilket endast är en del av kostnaden. Inför-middag En traditionell införmiddag planeras. ESC-tröja Ben Morris har erbjudit sig ta fram en design för Robin-tröjan. Ta ut en administrativ avgift på femtio kronor per pass för Euro Fan-passen som betalas av den enskilde medlemmen. Styrelsen beslutar att: Ta klubbens del av kostnaden för festen. Styrelsen beslutar att: Genomföra traditionell införmiddag Styrelsen beslutar att: Även i år ta fram en tröja till ESC Mikael Johansson och Stefan Eriksson fortsätter planera för festen. Arbetsgruppen fortsätter planeringen. Calle Hedberg får i uppdrag ansvara för att undersöka kostnader för tröjan. Karina Przeradowska skickar över kontakter från förra året till Calle. 6. Nästa möte Mattias Johansson skickar ut förslag på datum. Mötets avslutande Ordföranden förklarar mötet avslutat.

4 Vid protokollet Justerare Justerare Bengt-Urban Bubbe Fransson Elisa Wernqvist Calle Hedberg

5 Bilaga 1, Klubbträff ALT1: Konsert och kongress (lokal Backstage) Kostnader inkl moms á-pris antal summa Lokalhyra dag inkl projektor etc i Backstage Ca-pris. De har fina konferenslokaler, de kostar någon tusenlapp mer men där ingår teknik etc Lunch 1 Chiabatta kyckling/bacon 93, lättöl/bordvatten Tårta+serveringsavgift 2500 kaffe Vi fick tillåtelse att ta med tårta själva, en kollega till Lisa gör fina tårtor enligt önskemål billig penning De tar dock ut serveringsavgift för det Kväll: Buffé Europa 319, Dryckespaket glas mousserande + 2 glas vin eller öl. Kaffe+liten chokladbit ansökan att fortsätta från kl 01 till kl ca-pris De kräver vakt då vi är över 100 pers, per timme 612, tekniker anställd på Konsert & kongress 612, ? Om behov finns, ev tekniker från artister i stället? Ljudanläggning extra? 5000? Vet ej DJ 6000? Vet ej pris, ingen tillfrågad Summa Artister ? ? ? sa

6 - 6 - Om Konsert & Kongress: den lokal vi verkligen vill ha i första hand, ligger centralt, nära till hotell osv. Lokalen backstage är som en klubblokal. Tar sittplatser men är vi över 150 ser inte alla scenen så bra under själva middagen. Bar finns hela kvällen. Städning ingår. Vi kan komma från kl 12, 5 okt funkar. Inkomster Deltagarinbetalningar Klubbens kassa? ALT2: Matverkstan vid Stångån (nära Cloetta center) á-pris antal summa lunch kycklingwrap + måltidsdryck konferenslokal dag Jag angav: Årsmöte för ca personer, ev i konferenslokal, vi behöver projektor, mikrofon samt stolar för åskådare. Ev går mötet att ha i festlokalen också för att få ner pris? kaffe o tårta Har ej frågat dessa om vi kan ta med tårta utifrån, går eventuellt. Italiensk buffé alt husets buffé 240 kr dryckspaket 1 mousserande + 2 glas vin/öl kaffe + chokladbit kväll 0 bjuder de på ansökan att fortsätta från kl 01 till kl ca-pris Ljudanläggning, men troligen räcker inte detta till kvällen extra ljud? ? Vet ej pris DJ ? Vet ej pris, ingen tillfrågad summa: 94825

7 artist ? Vet ej pris artist ? Vet ej pris artist ? Vet ej pris totalt Om Matverkstán: de tar 150 sittplatser. De bygger upp en mindre scen, upp till 12 kvm. Projektor går att ordna under hela dagen inkl filmduk. Städning ingår, bar hela kvällen. 5 oktober funkar, från ca kl samt 19-02/03. Inkomster Deltagarinbetalningar Klubbens kassa?

8 Bilaga 2, Bokslut BALANSRÄKNING Not Tillgångar PG Bankkonto Kassa Webshop 0 6 Förutbet kostn/upplupna intäkter Summa tillgångar Skulder Upplupna kostn/förutbet intäkter Medlemmarnas kapital Summa skulder

9 - 9 - RESULTATRÄKNING Not Intäkter MF-biljetter ESC-biljetter Medlemsavgifter Finalfesten Klubbträff Övriga intäkter Summa intäkter Kostnader MF-biljetter ESC-biljetter Klubbträff Finalfesten Lokala klubbträffar Intern fsg, klubbmaterial, DVD serv Data/web Styrelsens kostnader för IRL-möten och adm Övriga kostnader Summa kostnader RESULTAT

10 Noter Not 1 Under år 2012 har klubben skaffat MasterCard-kort som kassören använder istället för handkassa och vid betalningar via Paypal. Sparkontot öppnades samtidigt som en säkerhetsåtgärd, hit förs pengar som inte behövs för de löpande utbetalningarna via PG-kontot. I samband med betalningar för t.ex. finalfest och klubbträff förs pengar från sparkontot till PG-kontot. Not 2 År 2011 periodiserades förutbetald kostnad för artist i samband med klubbträffen Motsvarande kostnad finns inte i årsbokslutet Not 3 År 2012 har förutbetalda medlemsavgifter för år 2013 periodiserats med kr. Motsvarande betalningar, dvs för medlemsavgifter 2012, var så begränsade i samband med årsbokslutet 2011, att de inte periodiserades. Not 4 IB Medlemmarnas kapital Resultat år UB Medlemmarnas kapital Kapitalet ökar till följd av årets positiva resultat. Not 5 Från och med år 2012 har medlemmar betalat sina ESC-biljetter via Ticnet istället för klubben. Not 6 Baserat på tidigare år budgeterade klubben för 380 medlemmar år Vid slutet av år 2012 var antalet medlemmar drygt 480. Not 7 Bet från medlemmar för ESC-tröja (se not 10) Bet från medlemmar för inför MF-middag i Göteborg (se not 10) Bet från medlemmar för Eurovision Song News (se not 10) Försäljning klubbmaterial Ränta sparkontot 826

11 Avgift bet av medlemmar vid paypalbetalning 140 Summa Övriga intäkter Not 8 År 2011 gjordes inköp av klubbmaterial med kr och nedskrivning av varulager med kr. Inga inköp av klubbmaterial under år Not 9 År 2011 hade klubben en engångskostnad för ny hemsida som uppgick till kr. Not 10 Faktura för ESC-tröjor (se not 7) Faktura för inför MF-middag i Göteborg (se not 7) Faktura för Eurovision Song News (se not 7) OGAE-kort Sverige-flaggor i Baku under ESC 847 Klubbtävlingar 445 Portokostnader 630 Bankkostnader Kostnader för paypalbetalningar 300 Summa Övriga kostnader Not 11 Resultatet är kr bättre än år Detta beror till största delen på att klubben år 2011 hade engångskostnader för ny hemsida och nedskrivning av varulagret som uppgick till kr samt att medlemsavgifterna ökat med kr, vilket i beror på medlemsökning 2012.