Datacentralens information för nyanställda

Datacentralens information för nyanställda Uppdaterad 25.9.2014 (www.abo.fi > Stödenheter > Datacentralen > Gäster och användaravtal > Information för nyanställda) Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 1

Information på nätet Datacentralens information i webbportalen, välj Stödenheter > Datacentralen Under Gäster och användaravtal > Information för nyanställda finns även länk till denna presentation Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 2

Personal? Större kvot för e-postlådan än vad studerande har Begränsningar i den automatiska vidarestyrningen av e-post Om du bedriver forskningsverksamhet vid akademin utan att vara anställd är det bra att meddela Datacentralen i synnerhet om du slutar studera i samma veva. Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 3

Agenda Datacentralen var och vad Användarnamn och lösenord E-post och spamfiltrering Arbetsstationer och allmänna datorer Hemområden och säkerhetskopiering Privata datorer: Internet hemifrån, trådlöst nät och VPN Var hitta mera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 4

Vad gör DC? Serviceenhet, erbjuder akademins enheter ITresurser, -kunskap och -handledning Koordinerar och utvecklar akademins IT och datakommunikation Ansvarar för akademins datanät och datasäkerhet Underhåller IT-utrustning och basprogramvara Samordnar IT-anskaffningar och sammanställer rekommendationslistor Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 5

Var finns Datacentralen? ASA-huset i Åbo Academill i Vasa Allegro i J:stad Webben: www.abo.fi/dc Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 6

IT-helpdesk, Oraklet IT-hjälp för personal och studenter Oraklet finns i Asa B, vån 1, Åbo 8:15 16:00 tfn 02-215 4777 Datacentralens Helpdesk i Academill, Vasa 8:15 11:00 och 13:00 16:00 tfn 06-324 7000 E-post: oraklet@abo.fi Webben: https://web.abo.fi/dc/error/ Ärendehanteringssystem (RequestTracker, RT) Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 7

Användarstöd för personal Närstödet erbjuder lokal sakkunskap Se: Stödenheter > Datacentralen > IT-stöd > Närstöd Egen it-kontaktperson bland personalen på varje enhet Se: Stödenheter > Datacentralen > IT-stöd > ITkontaktpersoner E-postlistan dc-info (prenumerera via Mailman) Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 8

Agenda Datacentralen var och vad Användarnamn och lösenord E-post och spamfiltrering Arbetsstationer och allmänna datorer Hemområden och säkerhetskopiering Privata datorer: Internet hemifrån, trådlöst nät och VPN Var hitta mera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 9

Datoranvändning vi ÅA Du gör ett användaravtal med DC Du får personligt användarnamn, lösenord samt en e-postadress De flesta akademianställda har en egen arbetsstation till sitt förfogande Stöd för standardprogram så som MS-Office, Libre Office, Thunderbird mf. Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 10

Personal/studerande Personalen har större kvoter för e-post samt tillgång till vissa nätskivor Personalens utskrifter är gratis (kontrollera färgskrivaren) Du kan kontrollera din information via https://selfservice.abo.fi (användarkonton, kvoter, giltighetstid) Meddela ev. fel samt ändringar i DC:s information till useraccounts@abo.fi Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 11

Användarnamnet Unikt, personligt, ändras inte. Får inte lånas! Gälle för hela it-miljön och identifierar dig vid kontakt till akademins system, bl.a. e-postsystemet, webbportalen nätkurser i Moodle, MinPlan allmänna PC:s, datanätet, skrivare Är i kraft så länge du är anställd (eller studerar) Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 12

Ditt användarnamn är också giltigt för de tjänster som är anslutna till de finska högskolornas ID federation HAKA Välj först Åbo Akademi i listan över högskolor och logga sedan in med ditt vanliga akademianvändarnamn/lösenord Exempel på tjänster: biblioteksportalen Nelli, lärplattformer (Moodle), Rondo Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 13

Lösenordet är viktigt! Välj ett bra lösenord och se till att ingen annan får tag i det Ge aldrig ut ditt lösenord åt någon annan, inte ens åt Datacentralen Vi frågar aldrig efter ditt lösenord, svara aldrig på e-post eller telefonsamtal från sk. nätfiskare Akta dej för falska webbsidor som kan användas för att samla in lösenord, kontrollera sidans riktiga adress Använd inte ditt akademianvändarnamn/lösenord i andra sammanhang, t.ex. Facebook Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 14

Lösenord DC kontrollerar kvaliteten av användarnas lösenord med jämna mellanrum Ett lösenord som kommit i orätta händer kan ställa till med stor skada för hela akademin Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 15

Akta dig för nätfiske! Kontrollera alltid adressfältet i webbläsaren liksom också vart en länk pekar innan du klickar! Nätfiske utförs av skurkar bl.a. via: E-post Uppdatering av webbpostsystemet Också på svenska och på gott språk Och snygga Webbsidor/-blanketter På finska Telefonsamtal Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 16

Byta lösenord Lösenordet byts via www.abo.fi på Studier-portalen > Verktyg > Selfservice Lösenordet ( password / passphrase ) bör vara minst 8 tecken långt men välj gärna minst 16 Använd både bokstäver, siffror och specialtecken. Vissa tecken godkänns inte, t.ex. åäö Stora och små bokstäver får gärna blandas Lösenordet ska inte vara ett ord/namn eller ens delar av ett sådant Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 17

Regler och informationssäkerhet Alla användare bör beakta datasäkerheten! Bekanta dig med villkoren i användaravtalet. Avtalet finns på www.abo.fi Stödenheter > Datacentralen > Gäster och användaravtal > Användaravtal och blanketter Tips för datasäkerhet, både på ÅA och hemma samt regler och lagar rörande datoranvändningen: Datacentralen > Informationssäkerhet Uppdaterade1.8.2014 Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 18

https://selfservice.abo.fi Via tjänsten Selfservice kan du bl.a: Ställa in frånvaromeddelande för e-posten Byta lösenord Kontrollera information om dina konton Om du har glömt lösenordet kan du logga in till Selfservice med dina nätbankskoder och själv sätta ett nytt lösenord! Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 19

Agenda Datacentralen var och vad Användarnamn och lösenord E-post och spamfiltrering Arbetsstationer och allmänna datorer Hemområden och säkerhetskopiering Privata datorer: Internet hemifrån, trådlöst nät och VPN Var hitta mera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 20

E-post Din adress är vanligen fornamn.efternamn@abo.fi username@abo.fi duger också som adress Enklast läser du e-post med Horde webmail, som finns på adressen https://www.abo.fi/mail Du kan också använda Thunderbird, Outlook, e-post på telefonen eller annat e-postprogram som stöder krypterad IMAP, d.v.s. IMAPS Akademins e-postadresser finns i en allmän adressbok, nås t.ex. från Adressbok i webmail samt via webbportalens sökfunktion Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 21

E-post till telefonen/mobila enheter Var uppmärksam så att du inte sparar användarnamnet och lösenordet på någon tjänsteleverantörs servrar. Följ guiden under: Datacentralen > Datanät och telefoni Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 22

Kvoter för e-post Kvoten för din e-postlåda är 1 GB Webbposten visar hur mycket du har använt och varnar om kvoten håller på att överskridas. Också Thunderbird visar hur mycket av e-postkvoten som använts Ifall kvoten överskrids kan du inte ta emot ny e-post! Städa bort stora bilagor, kontrollera speciellt mappen Sent Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 23

Funet FileSender för stora filer Observera storleksbegränsningen för e- postmeddelanden och -listor! Om du skickar större (eller mindre) filer, använd Funets FileSender-tjänst! Också mottagning av filer via voucher Kvittering Nås via Studier-portalen > Verktyg > FileSender eller direkt på https://filesender.funet.fi Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 24

Spam och filtrering Centralt system som identifierar (en del av) skräp-posten och ger breven spam-poäng Första gången någon skickar ett e-postmeddelande utifrån kan det fördröjas (Grålistning/Greylisting) Nya användare får ett spamfilter som markerar sannolik skräp-post Frågor och rapporter om problem med spamfiltrering kan rapporteras till Oraklet Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 25

Säkerhetsaspekter, e-post Öppna inte bifogade filer (attachments) om du inte vet vad de innehåller virusrisk! Vi levererar inte alls exekverbara bilagor p.g.a. risken för sabotageprogram Akta dig för nätfiske, ge aldrig ut lösenord, svara inte ens. Automatisk vidarestyrning (forward) är inte tillåten för personal. Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 26

Tjänste e-post Rekommenderas att en organisationsadress används då det är möjligt T.ex. registrator@abo.fi Kan läsas av flera personer vid behov, bra t.ex. i semestertider Belastar ej den personliga e-postkvoten Bättre arkiv än en personlig e-postlåda Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 27

Mailman för e-postlistor Mailman är ett verktyg för att administrera e- post listor Om du behöver skapa en e-postlista, kontakta listmaster@abo.fi Se Datacentralen > Tjänster och verktyg > E-post och kalender > E-postlistor Finns möjligheter att begränsa användningen av listan på olika sätt Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 28

Ledig? Ge inte ut ditt lösenord! Personalen får inte styra e-post till adresser utanför akademin E-post: Använd delade e-postlådor och organisationsadresser Vacation (Automatsvar) via SelfService Filer och data Använd (enhetens) allmänna skivområden Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 29

Agenda Datacentralen var och vad Användarnamn och lösenord E-post och spamfiltrering Arbetsstationer och allmänna datorer Hemområden och säkerhetskopiering Privata datorer: Internet hemifrån, trådlöst nät och VPN Var hitta mera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 30

Akademins arbetsstationer De flesta kör Windows Kopplade till akademins datanät Integrerade i datormiljön och Akademidomänen, d.v.s. användarnamnen är akademiallmänna Med i akademins antivirus-domän Utrustade med akademiallmän programvara Alternativ: Mac och Linux Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 31

Allmänna datorer I ÅA:s utrymmen finns datorklasser och -rum, samt enskilda datorer avsedda för allmänt bruk. Bokning via webben, välj Resursbokning. Oberoende av placering är maskinerna avsedda för alla fakulteter Datorerna i klasserna får användas fritt då de inte är bokade för undervisning Se Datacentralen > IT i undervisningsutrymmen Vid problem med klassmaskinerna, meddela pcklasser@abo.fi eller Oraklet Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 32

Agenda Datacentralen var och vad Användarnamn och lösenord E-post och spamfiltrering Arbetsstationer och allmänna datorer Hemområden och säkerhetskopiering Privata datorer: Internet hemifrån, trådlöst nät och VPN Var hitta mera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 33

Windows hemområde (1/2) Personlig skivplats på akademins server Säkerhetskopieras regelbundet Möjlighet att få tillbaka filer som förstörts eller du raderat av misstag Tidigare versioner av en fil kan återtas: Högerklicka och välj Properties Previous versions På hemområdet lagras också bl.a. programinställningar Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 34

Windows hemområde (2/2) Direkt nåbart som H:\ från akademins windowsdatorer Som \\pchome1.abo.fi\pchome1\username alt. \\pchome2.abo.fi\pchome2\username från en dator kopplad till akademins nät via VPN. Kvoten är 1 GB Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 35

Unix hemområde För de som använder Linuxdatorerna säkerhetskopieras tillgängligt från alla datorer i akademins nät Unix: /home/atonx/username Win: \\unixhome\unixhome\atonx\username också via sftp till login.abo.fi Alla har inte detta hemområde, men det fås på begäran (kontakta Oraklet) Kvoten är 1 GB Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 36

Personligt webbområde För personlig webbsida på adressen http://www.users.abo.fi/fornamn.efternamn alt. http://www.users.abo.fi/username Kvoten är 600 MB Åtkomst från en Windows-dator i ÅAs nät som \\web.abo.fi\username Från en Linux-dator i ÅAs nät eller sftp som /wwwusers/username För ibruktagning, se Datacentralen > Datalagring och skivutrymme > Webbområde Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 37

Institutionsområden Många ämnen har även ämnesgemensamma skivområden för lagring av gemensamt data Ämnesområdet finns på DC:s (windows)server pcinst Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 38

Scratch En sk. scratchskiva finns tillgänglig som \\scratch.abo.fi\scratch\username (windows) resp. /scratch/username (linux) Endast för temporär lagring av filer, ingen säkerhetskopiering, inga kvoter. Vid behov raderar DC filer utan pardon. Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 39

Agenda Datacentralen var och vad Användarnamn och lösenord E-post och spamfiltrering Arbetsstationer och allmänna datorer Hemområden och säkerhetskopiering Privata datorer: Internet hemifrån, trådlöst nät och VPN Var hitta mera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 40

Privata datorer i akademins nät Datorn berörs av akademins regler för nätkopplade datorer Virusskydda din dator (också Mac). Se till att den har aktuella säkerhetsuppdateringar Datorn får inte agera (tex. webb-/fil-)server i akademins nät Observera upphovsmannarätten för musik/film etc. Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 41

Trådlöst datanät (WLAN) Trådlöst nät finns i de flesta av akademins byggnader i Åbo, Vasa och J:stad Det primära nätet är eduroam Separata gästnät Info med täckningskarta finns på portalen, välj Datacentralen > Datanät och telefoni > Trådlösa nätverk Gäster kan få tillfälliga SparkNet-konton Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 42

eduroam Uppkoppling kräver ÅA användarnamn SSID: eduroam Logga in med username@abo.fi Finns också vid andra universitet i Finland och övriga länder Använd VPN för tillgång till ÅA-resurser printning nätskivor Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 43

SparkNet Uppkoppling kräver ÅA eller en annan SparkNet samarbetspartners användarnamn SSID: Spark eller Spark-abo Öppna vilken webbsida som helst Logga in med username@abo.fi eller öppna en VPN förbindelse. Använd VPN för tillgång till ÅA-resurser Finns i exempelvis Åbo stadsbibliotek Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 44

Virtual Private Network (VPN) VPN erbjuder en säker krypterad förbindelse till akademins nät då du nätkopplar din dator/tablet/telefon/... VPN krävs för att vissa tjänster såsom utskrifter, hemområden, åtkomst till en del databaser m.m. ska fungera ifall datorn inte är i akademins fasta datanät VPN guider finns i portalen, välj Datacentralen > Datanät och telefoni > Fjärranvändning Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 45

Ladda ner och köpa program För vissa program har akademin licenser som täcker också personalens privata datorer. T.ex. antivirus från F-Secure. Se aktuell information och listor över program på portalen, välj Datacentralen > Anskaffningar och licenser > Program och licenser OBS! Inloggning till webbportalen krävs! Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 46

Agenda Datacentralen var och vad Användarnamn och lösenord E-post och spamfiltrering Arbetsstationer och allmänna datorer Hemområden och säkerhetskopiering Privata datorer: Internet hemifrån, trådlöst nät och VPN Var hitta mera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 47

Information på nätet Datacentralens information i webbportalen för Åbo Akademi finns på www.abo.fi välj Stödenheter > Datacentralen Den här presentationen finns på Datacentralen > Gäster och användaravtal > Information för nyanställda Personalutbildning arrangeras av Lärcentret Stödenheter > Lärcentret > Personalutbildning Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3-20500 Åbo 25.9.2014 48

Information på nätet Datacentralens information i webbportalen för Åbo Akademi finns på www.abo.fi välj Stödenheter > Datacentralen Den här presentationen finns på Datacentralen > Gäster och användaravtal > Information för nyanställda Personalutbildning arrangeras av Lärcentret Stödenheter > Lärcentret > Personalutbildning Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.9.2014 49