NyA Användarmanual för institutionspersonal Uppsala universitet
UPPSALA UNIVERSITET 2 (17) NyA vid Uppsala universitet Har du frågor om hur NyA fungerar eller om ditt användarkonto så kontakta Cecilia Marklund på 7288, alt cecilia.marklund@uadm.uu.se eller Linda Lundberg på 1927, alt linda.lundberg@uadm.uu.se 1 Vad är NyA NyA står för Nytt Antagningsystem och är ett nationellt system som används för antagning till program på grund- och avancerad nivå, kurser på båda nivåerna samt kurser inom program. Systemet används av samtliga universitet och högskolor i Sverige. Tekniska krav Systemet är nätbaserat och kräver stöd av två program för att kunna tas i bruk. Det är en fastställd version av Java (som uppdateras med varje version av NyA) samt Swupki. Mer information om programmen, samt länkar för nerladdning, hittar du på www.antagning.se/expert/. För att kunna se hela programmet rekommenderas en skärm med storleken 20 (LCD) eller 21 (CRT). Gemensamt antagningssystem - gemensamt ansvar NyA är ett gemensamt antagningssystem för hela landet. Användarna har ett ansvar att använda systemet på ett sådant sätt så att utnyttjandet av systemet inte försvåras för andra. Gemensamt system innebär att mycket arbete görs i systemet ända fram till urval, t ex kan nya meriter komma in vilket leder till att nya behörighetskontroller och meritvärderingar måste göras. Tänk på vilken information du ger de sökande och hänvisa till antagningsenheten om det är frågor du inte säkert kan svara på. Sekretess Dokument i NyA räknas som allmän handling. En allmän handling är som huvudregel offentlig. I vissa undantagsfall kan man sekretessbelägga allmänna handlingar. Det sker inte någon sekretessprövning innan handlingarna görs tillgängliga i NyA. Den sökande kan med anmälan ha bifogat handlingar som vid en eventuell prövning ska sekretessbeläggas. Detta gör att du alltid måste ha i åtanke att de handlingar som finns tillgängliga i NyA vid en eventuell prövning skulle kunna hamna under sekretess och därmed behandla uppgifterna med försiktighet. 2 Användargränssnitt Logga in och ut Nya hittar du på webbadressen www.antagning.se/expert/, tryck på genväg vid NyA Expertklient. Du kan kopiera genvägen och lägga på skrivbordet om du använder NyA ofta.
UPPSALA UNIVERSITET 3 (17) För att komma in i NyA krävs två användarnamn och två lösenord. Det första lösenordet/användarnamnet är samma för alla användare och byts ut för varje ny version. När lösenordet ändras meddelar Antagningsenheten dig det nya. Bild: Inloggning med gemensamt användarnamn och lösenord Det följande lösenordet är individuellt och förändras inte. Glömmer du ditt lösenord eller blir inaktiverad kan du kontakta antagningsenheten för hjälp. Bild: Inloggning med eget användarnamn och privat lösenord Man når funktionerna i NyA via huvudmenyn, längst upp i gränssnittet. Där hittar du även information om vem du är inloggad som samt om du har valt någon antagningsomgång. Längst ner i gränssnittet hittar du felmeddelande när något gått snett i utsökningar eller handläggning. De funktioner du med din användarbehörighet har tillgång till är svarta. Övriga är utgråade. Byta lösenord Du kan byta lösenord under Arkiv Byt lösenord. Lösenordet måste vara minst 6 tecken, varav ett specialtecken. Wild card och sökfunktion
UPPSALA UNIVERSITET 4 (17) När du gör utsökningar i NyA går det att använda en asterisk (*) som wild card. Du kan välja att placera den i början eller slutet av utsökningar. Om du gör en för stor utsökning och får ett resultat som överstiger 100 får du ett felmeddelande i gränssnittets nedre del. Tillsammans med wild-cardfunktionen ovan kan det ofta vid utsökningar vara lämpligt att ta fram en sökfunktion där du ytterligare kan förfina och begränsa din utsökning. Du klickar då på knappen > som ofta finns till höger om ett inmatningsfält Bild: Sök-knapp Bild: Sökfunktion med wild-card
UPPSALA UNIVERSITET 5 (17) Tab Många delar av NyA kräver att du tabbar efter att du skrivit in en uppgift. Ta därför som vana att tabba när du befinner dig i ett inmatningsfönster. 3 Att arbeta i NyA 3.1 Funktionen Ärende Hittar du under Handlägga ärende. Funktionen består av fyra flikar: Person, Meriter, Dokument och Beslut. Innan du kan öppna funktionen fullständigt måste du välja antagningsomgång. Det gör du i det fönster som automatiskt öppnas. Du kan välja en aktiv öppen antagningsomgång eller sådana som är stängda. Vill du välja en stängd antagningsomgång måste du markera knappen för välj annan antagningsomgång och därefter skriva in antagningsomgångens namn. En öppen antagningsomgång väljer du genom att markera den i och därefter klicka OK. Bild: välja/byta antagningsomgång Handlägga ärende är den centrala funktionen i NyA. Det är här man beslutar om behörigheter och lägger meritvärden. Det är också här man kan se detaljerna kring en persons anmälan. Observera att man här ser alla anmälningar en person har gjort i en viss antagningsomgång, alltså anmälningar till lärosäten över hela Sverige. När man har fått fram en person visas de uppgifter som finns på personen i fyra flikar: Anmälan, Meriter, Dokument och Beslut.
UPPSALA UNIVERSITET 6 (17) Under Anmälan ser man den sökandes kontaktuppgifter, hur den har sökt (via webb/pappersanmälan) och om kontrollbesked och antagningsbesked skickats till den sökande. Det framgår även vilka kurser/program som sökts samt vilka meritvärden som genererats. Förkortningarna står för urvalsgrupper. Exempel på urvalsgrupper är BI-IV = betyg från gymnasieskolan eller Komvux, HP = resultat från högskoleprovet, SA = sen anmälan, EA = Efteranmälan. De alternativ som är Uppsala Universitets är gråmarkerade. Bild: Fliken anmälan i Handlägga ärende Under Meriter kan man se den sökandes meriter: gymnasie- och komvuxkurser, akademiska poäng, och högskoleprovsresultat. De flesta meriter skickas in av andra datasystem, som BEDA och Ladok. Meriterna hämtas bara om den sökande har en anmälan i en öppen antagningsomgång.
UPPSALA UNIVERSITET 7 (17) Bild: Fliken meriter i Handlägga ärende Under Dokument kan man titta på de dokument som en sökande har bifogat sin ansökan. Man tittar på dokumenten genom att välja öppna till höger. Ett öppnat dokument kan hanteras genom att vridas på, förstoras och förminskas samt skrivas ut. Under Beslut kan man se vilka meritvärden personen har och vilka beslut som är fattade angående behörigheter. För att bläddra mellan sökalternativen som finns på en sökande, använder man den s.k. droppmenyn under rubriken sökalternativ. Ett enklare sätt att direkt se behörighetsbeslut och meritvärden är att titta under fliken anmälan. 3.2 Anmälnings och antagningstatistik Anmälnings- och antagningsstatistik tar du fram under Administrera statistik. I denna funktion kan man när som helst ta fram statistik över anmälda och antagna till kurser och program. Välj fliken Framställa statistik direkt. Du tar fram statistik genom att ange anmälningskoden i fältet för anmälningskod och välja anmälningsstatistik eller
UPPSALA UNIVERSITET 8 (17) antagningsstatistik och trycka Sök. Resultatet kan skrivas ut eller sparas som PDF alternativt Text-format. Observera att antagningsstatistik inte kan tas fram förrän efter det att ett urval har genomförts Bild: Funktionen Framställa statistik 3.3 Sökandelistor Sökandelistor hittar du under Administrera sökandelistor. Välj sedan fliken Framställa sökandelista. Där kan man på ett enkelt sätt få fram en lista över alla sökande eller antagna, med uppgifter om adresser, meritvärden mm. Sökandelistor kan sökas fram per institution (ange institutionskod) eller per anmälningsalternativ (ange anmälningskod). Du väljer därefter vilka som ska ingå i listan (observera att antagna/reserver endast går att ta fram efter urval) samt vilka uppgifter som ska visas på listan. Tryck därefter Sök Tänk på att valet endast behöriga sökande är vanskligt att använda före urval, eftersom bedömning av behörighet pågår ända fram till urval.
UPPSALA UNIVERSITET 9 (17) Bild: Funktionen Framställa sökandelista
UPPSALA UNIVERSITET 10 (17) 4 Att handlägga i NyA 4:1 Ta fram ärende Handläggning i NyA sker i funktionen Handlägga Ärende. Varje program har sin egen ärendekö där ärenden finns samlade. Dessa kommer du åt genom att välja fliken Ärendekö högst upp till vänster i NyA. Skriv in er ärendekökod och tryck tab. Denna består av en inledning som är 43M. Därefter följer er programkod. Har samma program flera inriktningar så numreras de 01, 02 osv. En kod kan exempelvis se ut som följer: 43MSMD2M01. Bild: Del av Handlägga ärende där du söker fram en ärendekö Under ärendekön syns en siffra. Det är antal ärenden som finns i kön. Denna siffra får du fram genom att trycka på knappen räkna ärenden. I vissa fall är knappen inaktiverad. Ni kan då ställa er längst bak i koden för kön och trycka tab igen, då aktiveras knappen och ni kan räkna ärenden. Kommer ni inte riktigt ihåg vad er kod är går det alltid att med hjälp av * söka fram en grupp köer och därefter välja en specifik genom att markera den.
UPPSALA UNIVERSITET 11 (17) Bild: Sökfunktion som söker fram ärendeköer 4:2 Bedöma den särskilda behörigheten För att bedöma den särskilda behörigheten krävs att du först går igenom de meriter som finns under meritfliken och/eller är inskickat som dokument. Om den sökande är behörig ska ni gå in på fliken Beslut. Välj det program ni ska handlägga genom droplisten eller pilarna som finns vid anmälningskoden. Ni har bara behörighet att handlägga program vid er egen institution. Välj Behörig i droplisten under särskild behörighet under rubriken Handläggarbeslut.
UPPSALA UNIVERSITET 12 (17) Bild: Fliken Beslut, val Behörig Är den sökande obehörig så ska du välja bekräftad obehörighet i droplisten under rubriken Handläggarbeslut. Ni måste även lägga en tjänstanteckning på sökalternativet. Tjänsteanteckningen lägger ni med hjälp av funktionen Tjänsteanteckning. Tryck på knappen Tjänsteanteckning. Skriv kort information om vad sökande saknar. Tryck Lägg till och sedan OK. Tjänsteanteckningar syns för alla handläggare i NyA, och visas direkt under sökalternativet på fliken Anmälan. Detta är information som exempelvis VHS kan ge sökande om de hör av sig. Var därför noggranna med vad ni skriver. Observera att när ni gett behörighet alternativt bekräftat obehörigheten så försvinner ärendet från ärendekön. Det går inte att fånga upp det på nytt om ni kommer på att ni gjort en felbedömning (förutom via sökandelistor - vilket gör möjligheten större om ni felaktigt gjort någon behörig, eftersom dessa ofta är färre än det totala antalet obehöriga). Enda undantaget från detta är om ni under samma session kommer på att ni gjort ett misstag. Det går då att använda sig av fliken Historik för att gå tillbaka till alla ärenden varit inne på under den sessionen. Vill ni ta tillbaka ett beslut som fattats på en person som ni har personnumret på så kontakta antagningsenheten - ni har inte behörighet att göra det själva. Inga beslut är bindande förrän antagningsbeskedet gått ut.
UPPSALA UNIVERSITET 13 (17) Bild: Fliken beslut, val Bekräftad obehörighet
UPPSALA UNIVERSITET 14 (17) Bild: exempel på tjänsteanteckning 4:3 Lägga in meritvärde för behörig sökande Meritvärdet läggs in under samma funktion som behörigheten, i Handlägga Ärende fliken Beslut. Under rubriken Meritvärdering och inplacering finns en droplist som heter Urvalsgrupp. För att du omedelbart efter att du fattat ett behörighetsbeslut ska kunna lägga in ett meritvärde måste du köra BM. Det gör du på knappen Kör BM i fliken beslut.
UPPSALA UNIVERSITET 15 (17) Bild: fliken beslut med knappen Kör BM När du tryckt på knappen får du upp ett fönster som frågar vilket alternativ du vill köra BM på. Aktuellt alternativ är förbockat, så du ska bara trycka OK. Bild: Beställ synkron BM Du får därefter upp en resultatruta som du bara stänger med OK. Fältet för meritvärdering är nu aktiverat. De urvalsgrupper som finns är DA, AU och ÖS. Alla som ska antas bör ges värdet DA999. Ni väljer då DA i droplisten, skriver in 999 i inmatningsfältet Manuellt j-tal och trycker lägg till.
UPPSALA UNIVERSITET 16 (17) Bild: Meritvärde inlagt i bilden Beslut När ni lagt till meritvärdet ska ni bocka i rutan Släck åtgärdskod och därefter välja Spara längst ner. Ni är därefter fullständigt klara med ärendet. Bild: Meritvärde angett och färdigt att spara 4:4 Samma meritvärde till alla sökande hur anger man meritvärde Samma meritvärde till alla sökande kan vara aktuellt om ni vet att ni kommer att anta alla behöriga (ni ska då lägga in DA999 på alla behöriga sökande). Vill ni ange samma värde på alla sökande direkt, i samband med behörighetsbeslut så måste ni köra BM i enlighet med instruktioner ovan. Ni även kan välja att i efterhand ta ut en sökandelista innehållande alla behöriga sökande, och sedan person för person lägga in meritvärdet. Det är även möjligt att få en ärendekö som innehåller alla ärenden som ni har bedömt behöriga och där endast meritvärdering kvarstår. Vill ni ha en sådan kö så kontakta antagningsenheten.
UPPSALA UNIVERSITET 17 (17) 4:5 Rangordning av sökande Vill du ange olika meritvärden, rangordna de sökande eller grupper av sökande, så måste du göra detta genom sökandelistor som visar behöriga sökande, efter att bedömning av särskild behörighet är klar. Antagningsenheten rekommenderar att de som ska antas ges meritvärde/urvalsgrupp DA999. Därefter kan ni skapa olika grupper av reserver som ges värdet AU med 900/700/500. Ett exempel är AU900, vilka är de reserver ni vill anta i första hand, därefter AU700, i andra hand och eventuellt AU500 om ytterligare grupp reserver behövs. De som är behöriga, men som ska komma i fråga för antagning i absolut sista hand bör ges värdet ÖS999. Meritvärde lägger ni in i enlighet med instruktioner ovan. 4:6 Sena ansökningar De sena ansökningarna behöver INTE meritvärderas, men måste behörighetsbedömas. De får ett meritvärde automatiskt utifrån ansökningsdatum. Observera att för att en sen sökande ska kunna bli antagen måste man anta alla i tid inkomna sökande (man får inte reservplacera någon). 4:7 Antagningstal För varje program kommer ni sedan att vara tvungna att ange ett antagningstal. Detta kommer era kontaktpersoner på antagningsenheten höra av sig om i mars.