Chef- och ledarutveckling Landstinget i Östergötland Revisionsrapport Datum 2011-03-24 Eva Andlert Certifierad kommunal revisor Stefan Knutsson Revisionskonsult
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning... 4 2.1 Bakgrund... 4 2.2 Syfte och revisionsfråga... 4 2.3 Avgränsning och revisionsmetod... 5 3 Granskningsresultat... 6 3.1 Ansvar och krav... 6 3.2 Stöd och utbildning/utveckling... 7 3.3 Uppföljning och utvärdering... 9 3.4 Chefs- och ledarskapspolicy... 10 2
1 Sammanfattning Revisorerna i Landstinget i Östergötland har gett Komrev inom PwC i uppdrag att genomföra en granskning av landstingets hantering av chef- och ledarskapsutveckling. Syftet med granskningen är att bedöma ändamålsenligheten i förutsättningarna att utveckla ledarskapet. Granskningen ska besvara revisionsfrågorna: Får chefer tillräckliga förutsättningar för att utveckla ledarskapet? Efterlevs landstingets chefs och ledarpolicy? Frågorna besvaras utifrån kriterierna ansvar, krav, stöd, utbildning/utveckling, uppföljning/utvärdering. Granskningen har avgränsats till att omfatta verksamhetschefer och vårdenhetschefer inom sjukhusvården. En webbenkät har skickats ut till samtliga verksamhetschefer och vårdenhetschefer i sjukhusvården och svarsfrekvens var 80 %. Som komplement till enkäten har intervjuer genomförts vid fyra kliniker. Den generella bilden som framkommer av enkäten är att de svarande på en 6-gradig skala i stort instämmer (4-6) med undantag för en fråga. En produktionsenhet avviker generellt mot övriga produktionsenheter genom att instämma i lägre omfattning. Uppdelat på verksamhetschef och vårdenhetschef samt antal anställningsår framkommer inte några påtagliga skillnader. Knappt 70 procent av de svarande har arbetat som chef tre år eller längre inom landstinget. Generellt ges en mer positiv bild vid intervjuerna jämfört med enkäten. Vår bedömning är landstingets chefer i stort får tillräckliga förutsättningar att utveckla ledarskapet. Ansvar och krav är tydligt men kan ibland upplevas som inte fullt ut realistiska. Bland annat påverkar antalet underställda och att medarbetarna kan ställa orealistiska krav på cheferna. Synen på stödet i form av styrande dokument varierar men är övervägande positivt. Cheferna har i stor omfattning stöd av sina närmast överordnade chefer. De allra flesta har bra stabsstöd som dock kan förbättras bland annat för att bedriva förändringsarbete. Möjligheter till utveckling av chef- och ledarskapet varierar mellan chefsnivåerna. Vårdenhetscheferna har mer möjligheter än verksamhetscheferna. Landstingets egna utbildningar inom området ges goda omdömen. Dock behöver introduktionen av nya chefer förbättras. Vi har svårt att göra bedömning om chefs- och ledarskapspolicyn fullt ut efterlevs. Få har anpassat den till den egna verksamheten. Många anser dock att policyn fyller en funktion som verktyg för olika områden. Personliga utvecklingssamtal genomförs i stor omfattning regelbundet inom en 18-månadersintervall. 3
2 Inledning Revisorerna i Landstinget i Östergötland har beslutat att genomföra en granskning av chefoch ledarskap. Komrev inom PwC har fått uppdraget att genomföra granskningen. Två förtroendevalda revisorer, Eiwor Englund och Karl-Göran Biörsmark, har följt granskningen. 2.1 Bakgrund Av landstingsfullmäktiges treårsbudget 2010-2012 framgår att landstinget strävar efter chefer som är goda ledare och att ett gott ledarskap är en förutsättning för goda verksamhetsresultat. Utmärkande för en god ledare anses vara förmågan att skapa engagemang för verksamhetens uppgift, utveckling, resultat samt att ta tillvara på varje medarbetares kunskap och erfarenhet. Detta kräver att landstingets ledare på olika nivåer får utbildning och stöd i att leda förändringsprocesser. I landstingets årsredovisning 2009 görs reflektioner om ledarskap och styrning. Enligt denna medför landstingets decentraliserade organisation ett stort ansvar för chefer. Att utöva styrning och ledarskap innebär att verka i en komplex miljö där förändringar i verksamheten, nya mål och förändrade förutsättningar kräver att chefer agerar utifrån dessa utmaningar vilket medför att ledarrollen utvecklas kontinuerligt. I landstingsstyrelsens verksamhetsplan 2010 framhålls möjlighet men också skyldighet till att ta tillvara erbjudande om ledarutbildning och ledarutveckling. Granskningen har genomförts utifrån risk- och väsentlighetsanalys och i enlighet med revisionsplan 2010. 2.2 Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma ändamålsenligheten i förutsättningarna att utveckla ledarskapet. Utifrån syftet ska följande revisionsfrågor besvaras: Får chefer tillräckliga förutsättningar för att utveckla ett gott ledarskap? Efterlevs landstingets chefs- och ledarskapspolicy? För att besvara revisionsfrågorna ingår följande områden i granskningen: - Ansvar och krav - Stöd och utbildning/utveckling - Uppföljning och utvärdering - Chefs- och ledarskapspolicy 4
2.3 Avgränsning och revisionsmetod Granskningen har inletts med en förstudie. Genomgång har gjorts av landstingets styrdokument och annan relevant dokumentation samt landstingets utvärderingsstatistik rörande ledarskapsutbildningar. Huvudstudien har avgränsats till att omfatta verksamhetschefer och vårdenhetschefer inom sjukhusvården. En webbenkät har skickats ut till samtliga verksamhetschefer och vårdenhetschefer i sjukhusvården totalt 285. Ett antal föll bort på grund av inaktuella e-postadresser eller var bortresta. Inkomna svar uppgår till 229 som efter en justerad svarsfrekvens på grund av ovanstående gav en svarsfrekvens på 80 %. För vissa frågor är svarsfrekvensen något lägre. Enkäten var upplagd utifrån att de svarande skulle ange sina svar på en 6-gradig skala där 6 betyder instämmer ja absolut och 1 nej inte alls. För varje fråga ges ett medelvärde som indikerar i vilken utsträckning de svarande instämmer eller inte instämmer i den fråga som ställt. Under varje fråga kunde kommentarer lämnas och det lämnades ett stort antal kommentarer. Som komplement till enkäten har intervjuer genomförts. Intervjuer har genomförts med verksamhetschefer och vårdenhetschefer vid Akutkliniken i Norrköping (Närsjukvården i Östra Östergötland), Kvinnokliniken i Norrköping, (Barn- och kvinnocentrum), Neurokirurgiska kliniken (Sinnescentrum) och Reumatologiska kliniken (Hjärt- och medicincentrum). Vidare har intervjuer/avstämningar genomförts med HR-chefer vid berörda centrum. Avstämningar har även genomförts med två produktionsenhetschefer och HR-direktören. Totalt har intervjuer och avstämningar genomförts med 21 personer. Sakavstämning av rapportutkast har gjorts med berörda vid intervjuade enheter. 5
3 Granskningsresultat Den generella bilden som framkommer av enkäten är att de svarande i stort instämmer, på skalan 4-6 och få av de som inte instämmer som sätter 2-1, med undantag för en fråga. En produktionsenhet avviker generellt mot övriga produktionsenheter genom att instämma i lägre omfattning. Uppdelat på verksamhetschef och vårdenhetschef samt antal anställningsår framkommer inte några påtagliga skillnader. Ca 70 procent av de svarande har arbetat som chef tre år eller längre inom landstinget. Generellt ges en mer positiv bild vid intervjuerna jämfört med enkäten. 3.1 Ansvar och krav Krav på vad som förväntas av en chef är tydligt. Realistiska krav mer neutral bild - antalet underställda kan påverka. Medarbetare kan ställa orealistiska krav på chefer. Andra än överordnad chef ställer krav. På enkätfrågan Är kraven på vad som förväntas av dig som chef och ledare tydliga instämmer 85 procent. Vidare instämmer 65 procent på frågan Tydliggör chef- och ledarskapspolicyn vilka förväntningar som finns på chefer. Bilden som ges vid de personliga intervjuerna bekräftar enkätsvaren. Både av intervjuerna och av enkätkommentarerna framgår vikten av dialog med närmaste chef. Vad som ingår i mitt uppdrag har jag och verksamhetschefen enats om. Om jag inte räcker till försöker vi gemensamt hitta bra lösningar. Flera lyfter fram att delegationsordningen tydligt fastställer ansvaret och förväntade krav. Arbetar efter tydliga mål, roller, uppdrag/arbetsbeskrivningar. På enkätfrågan Är kraven realistiska ges en mer neutral bild, ca 60 procent sätter en 4:a respektive en 3:a. Intervjuerna ger en positivare bild, det är högt ställda och omfattande krav men flertalet av de intervjuade anser att kraven är förenliga med det ansvar som ligger i chefsuppdraget. Det framkommer av både intervjuerna och av enkätkommentarerna att antalet underställda kan påverka förutsättningen att uppfylla kraven. Hur många underställda som vårdenhetscheferna har varierar. Bland de intervjuade vårdenhetscheferna varierar det mellan ett 20-tal till drygt ett 90-tal underställda. För att hantera kraven har vissa uppgifter, exempelvis utvecklingssamtal, vidaredelegerats till biträdande chef. Utvecklingssamtal och rehabiliteringsprocessen är uppgifter som anses tidskrävande. Några intervjuade lyfter fram att ha många underställda är naturligt utifrån verksamhetens omfattning och detta måste hanteras. Vidare 6
framförs att kraven ökar hela tiden och att kraven inte alltid kommer i linjen utan vid sidan om. Det är många som vill styra min tid. Det framkommer av både intervjuerna och av enkätkommentarerna att medarbetarna kan ha orealistiska krav på chefer. Jag tror att kraven är någorlunda tydliga och realistiska, men det skulle kunna bli bra om de blev ännu tydligare. Kraven blir dessutom flera och flera samt större och större och snart blir det svårt att leva upp till krav som finns. Redan idag är känslan att jag inte räcker till. Det framkommer både av intervjuerna och enkätkommentarerna att ha ansvar men inte mandat för bemanning upplevs som ett misstroende och gör arbetet tungrott. 3.2 Stöd och utbildning/utveckling Synen på stödet i form av styrande dokument varierar. Används vid behov. Många är nöjda med stödet från närmast överordnad chef. Stabsstödet anses som mycket viktigt och fungerar i stort men kan förbättras ytterligare på några enheter. Möjligheter till utveckling av chef- och ledarskap varierar mellan chefsnivåerna. Vårdenhetscheferna har större möjligheter än verksamhetscheferna. Ökat stöd behövs för att bedriva förändringsarbete. Introduktion - får ett dåligt betyg. Stöd På enkätfrågan Får du tillräckligt stöd från styrande dokument för chef- och ledarskapet svarar 60 procent att de får tillräckligt stöd. Intervjuerna ger en positivare bild. Det framförs att stödet inte används dagligen men finns där i bakgrunden och används när det behövs. Flertalet säger att dokumenten ger stöd för till exempel personal- och utvecklingssamtal, rekrytering eller i situationer som rör medarbetares rättigheter och skyldigheter. Några framför att det är svårt att hitta dokument på intranätet LISA, några är mer förtrogna med det. Både intervjuerna och enkäten visar att flertalet är nöjda med stödet från närmaste chef. På enkätfrågan Får du det stöd du behöver från din närmaste chef för att utöva chef- och ledarskapet instämmer ca 70 procent. Vid intervjuerna uttalas vid tre av fyra kliniker att de har en bra dialog och stöd från närmsta chef. En verksamhetschef framför att produktionsenhets- 7
chefen enskilt träffar varje verksamhetschef en gång per månad och det upplevs mycket positivt. På enkätfrågan Får du tillräckligt stöd inom alla de områden som du ansvarar för instämmer 60 procent. Av intervjuerna framgår att det är viktigt att ha tillräckligt stabsstöd. Flertalet av de intervjuade säger att det fungerar utmärkt. Bilden som ges är finns alltid hjälp om det behövs. En klinik är inte nöjd, de framför att de inte får tillräckligt stabsstöd. Både av intervjuerna och av enkätkommentarerna framkommer behov av ökat stöd för att bedriva förändringsarbete. Ett viktigt stöd som framhålls vid intervjuerna är det stöd som vårdenhetscheferna har av varandra. Utbildning/utveckling och introduktion Intranätet LISA visar att det finns ett antal möjligheter till utbildning/utveckling för chefer/ledare. På enkätfrågan Har du genomgått någon form av chef- och ledarutbildning de senaste tre åren instämmer 70 procent och 60 procent av dessa sätter högsta värdet (6). Intervjuerna ger i stort samma bild och det ges exempel på olika ledarskapsutbildningar som de intervjuade deltagit eller deltar i. Några framför att de går någon form av utbildning varje år för att hålla sig ajour. HR- funktionen uppmanar vårdenhetschefer att delta i utbildningar och de upplever inga hinder förutom tidbrist för att gå utbildningar. Bilden som ges från verksamhetscheferna är att de själva får ta mer egna initiativ. Enligt HR-cheferna måste verksamhetschefernas chef- och ledarutveckling individanpassas mer eftersom de har olika bakgrund gällande ledarskapet. Flera går externa utbildningar. Det framkommer att platsbrist på utbildningar medverkat till att någon verksamhetschef inte kunnat gå önskad utbildning. Utbildningarna som landstinget tillhandahåller får höga betyg av de intervjuade, vilket också enkätkommentarerna visar. De anses vara av god kvalitet vilket också utvärderingsstatistik från ledarskapsutbildningar visar. Utbildningarna leder också till nätverk som träffas regelbundet under lång tid efter utbildningarna. Vårdenhetscheferna lyfter fram att dessa nätverk fungerar som ett stöd. Erbjuden chef- och ledarskapsutveckling kan ge förutsättningar för förändring och förnyelse av verksamheten. På enkätfrågan Bedömer du att chef och ledarskapsutvecklingen som erbjuds ger förutsättningar till förändring och förnyelse instämmer 65 procent. Intervjuerna ger en något positivare bild och det framgår att de får utbildning i olika förändringsverktyg. Någon efterlyste innehåll av mer beteendevetenskaplig natur, t ex människors reaktioner på förändring men gick nu en sådan extern utbildning. Några enkätkommentarer visar på att den personliga viljan till förändring och förnyelse också är viktig. På enkätfrågan Anser du att du får tillräckliga möjligheter att utveckla chef- och ledarskapet instämmer 60 procent. Av intervjuerna framgår att de verksamhetschefer som är läkare arbetar kliniskt i olika utsträckning, allt från enstaka jourer till i stort sett heltid. Som skäl 8
anges bland annat brist på specialistläkare. Det framkommer också att det finns uttalade eller outtalade förväntningar från underställda läkare att verksamhetscheferna ska arbeta kliniskt. Någon lyfter upp att det handlar om legitimitet. De intervjuade vårdenhetscheferna anser att de får stora möjligheter att utveckla chef- och ledarskapet. Möjligheten för cheferna att ha handledare varierar. På enkätfrågan Har du möjlighet att ha en handledare eller liknade instämmer drygt 50 procent och det är ingen skillnad mellan verksamhetschefer och vårdenhetschefer. Intervjuerna ger en betydligt positivare bild. Alla intervjuade säger att de har denna möjlighet och vårdenhetscheferna säger att de uppmanas att ta tillvara på detta. Flertalet av de intervjuade vårdenhetscheferna har handledare. Några har själva aktivt valt att inte ha handledare just för tillfället. Den fråga som fått lägst betyg i enkäten är om introduktion. På frågan Tycker du att den introduktion du fick för ditt nuvarande arbete var tillräcklig instämmer 40 procent. Uppdelat på kvinnor och män framkommer att kvinnor instämmer i lägre grad. Denna bild framträder inte lika tydligt vid intervjuerna. Det är enstaka personer som påtalar en bristande introduktion och någon lyfter när i tiden det är lämpligt att ha introduktionen. Vid intervjuer med HR-chefer uppges att det finns ett strukturerat arbetssätt vid introduktion av chefer. Enligt uppgift har kursen Chef i landstinget introduktionsprogram inte genomförts under 2010. 3.3 Uppföljning och utvärdering Personliga utvecklingssamtal genomförs i hög grad regelbundet årsvis eller inom 18 månaders intervall. Utvärdering av chefers genomförda utbildningar görs av HR-chefer. Personliga utvecklingssamtal genomförs regelbundet i stor utsträckning. På enkätfrågan Har överordnad chef utvecklingssamtal med dig varje år instämmer 75 procent. Vid en annan produktionsenhet än den som nämns på sid 5 instämmer hälften. Enligt HR-chefen beror detta på att det varit täta chefsbyten där. Intervjuerna bekräftar bilden som enkäten ger. Några genomför utvecklingssamtal inom en 18- månadersperiod med anledning av ett stort antal underställda. Vid en klinik har det inte fungerat med utvecklingssamtal det senaste året på grund av chefsbyte. Vi noterar att nyckelindikator i landstingsledningens verksamhetsplan är de senaste 18 månaderna. Flera av de intervjuade framhåller även värdet/betydelsen av den löpande återkopplingen som sker i den dagliga relationen. Flertalet av de intervjuade uppger att det finns en sådan relation och öppenhet viktigt med feedback från chef, kan prata om allt när vi ses. Enligt HR-chefer genomförs muntlig utvärdering efter chefernas genomförda utbildningar. 9
3.4 Chefs- och ledarskapspolicy Chef- och ledarskapspolicyn har anpassats till den egna verksamheten i låg utsträckning. Policyn som verktyg kan förbättras. På enkätfrågan Har landstingets chef- och ledarskapspolicy anpassats till den egna verksamheten anger knappt hälften att den har anpassats. Hälften av de intervjuade svarar att policyn har anpassats. Hälften säger att den är användbar som den är och inte behöver anpassas. Bilden från intervjuerna av förhållningssättet mot chef- och ledarskapspolicyn skiljer sig åt mellan klinikerna. Lever ihop med policyn i det man gör varje dag. En klinik anser att policyn är ett tomt papper som inte är praktisk att använda. Flertalet har dock en positiv inställning till policyn för det stöd dokumentet ger. Många anser att chef- och ledarskapspolicyn fyller en funktion som verktyg för olika områden. På frågan Är chef och ledarskapspolicyn ett bra verktyg vid personalfrågor inom följande områden: rekrytering, introduktion, utvecklingssamtal och befattningsutveckling instämmer 60 procent. Liknande bild ges vid intervjuerna. Bilden som ges från HR-cheferna är att verksamheterna i stor utsträckning tillämpar policyn. En fråga i enkäten var Bedömer du att landstinget hanterar chef- och ledarskapsfrågor på ett bra sätt instämmer 60 procent. Flera kommentarer finns om att lönen inte står i paritet med uppdraget som chef. Intervjuerna ger en positivare bild. 10
200X-XX-XX Namnförtydligande Namnförtydligande 11