Konsultrapport nr 5, 2013 Malin Runo. Söderköpings kommun. Fakturahantering

Konsultrapport nr 5, 2013 Malin Runo Söderköpings kommun Fakturahantering

t Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Revisionsfrågor... 3 2.2. Revisionsbevis och bedömning... 3 2.3. Avgränsning... 3 3. Metoder och urval... 3 3.1. Urval... 4 4. Inköpsrutiner... 4 4.1. Iakttagelser inköpsrutiner... 4 4.2. Delegation... 4 5. Rutiner för leverantörsfakturor... 5 5.1. Informella rutiner för leverantörsfakturahantering... 5 5.2. Iakttagelser... 5 6. Efterlevs rutinerna?... 6 6.1. Iakttagelser inköps- och attestrutin... 6 7. Förvaltningen och nämndens egna kontrollsystem... 6 7.1. Interna regler... 6 7.2. Iakttagelser kontrollsystemet... 7 8. Slutsats... 7 8.1. Leverantörsfakturainstruktioner... 7 8.2. Efterlevs rutinerna?... 7 8.3. Kontrollsystem... 7 9. Rekommendationer... 8 10. Källförteckning... 9 Skriftliga källor... 9 1

t 1. Sammanfattning Vi har granskat rutinbeskrivningar och tillämpning av dessa vid inköp och hantering av leverantörsfakturor inom socialnämnden och tekniska nämnden. Stickprov har gjorts för två slumpvis valda månader. Sammanlagt har ett 70- tal fakturor granskats beträffande attestering och kontering. I samband med granskningens genomförande kunde vi konstatera att Planerings- och ekonomikontoret redan inlett ett utvecklingsarbete som syftar bl.a att systematisera kontrollen av leverantörsfakturor. Det är positivt. I granskningen framkommer följande. Det finns tydliga anvisningar kring inköpsrutiner. Beträffande leverantörsfakturor saknas det skriftliga anvisningar för hantering av följesedlar och leverantörsfakturor. Det finns däremot reglerat vilka som skall attestera och kontera. Kommunen saknar däremot skriftliga instruktioner kring leverantörsfakturor avseende: systematisering av inköp (ex numrerade inköpsordrar) arkiveringsrutiner av inköpsunderlag arkiveringsrutiner för följesedlar Kommunen saknar instruktioner som tillgodoser att de följer bokföringslagen och att rutinerna säkerställer en god intern kontroll. Instruktionerna kring dokumentation och arkivering avseende händelse inköp till leverantörsfakturaattest bedöms därför som inte tillfredställande. Efterlevs rutinerna? Vi finner därför att de valda transaktionerna delvis avviker från rutinerna och vi bedömer efterlevnaden av rutinerna som delvis tillfredställande. När det gäller leverantörsfakturor finns det finns inga rutiner vi kan uttala oss om. Nämnden har upprättat en kontrollplan och resultatet avrapporteras till nämnden så som planen anger. Nämnden har beslutat om åtgärder. Relevans kan ifrågasättas då ett tidigare räkenskapsår granskas. Vi finner rutinen delvis tillfredställande. För att stärka den interna kontrollen rekommenderar vi att kommunen skyndsamt upprättar en ekonomihandbok eller att kommunens Riktlinjer för upphandling alternativt Reglemente för redovisning och internkontroll kompletteras med anvisningar kring: systematisering av inköp (ex numrerade inköpsordrar) arkiveringsrutiner av inköpsunderlag, arkiveringsrutiner för följesedlar hur leverantörsfakturor ska registreras och attesteras (vilka personer som får attestera finns reglerat) Vi rekommenderar vidare att kommunen ställer som krav på leverantörer att Inköpsorder/avtalsnummer och referens anges på leverantörsfakturorna att internkontrollen inom ekonomiområdet inriktas på aktuellt räkenskapsår att skriftliga attestinstruktioner tas fram och delas ut till förvaltningens alla konterare 2

t 2. Inledning För att säkerställa att kommunens medel används ändamålsenligt och för att minska utrymmet där bedrägeri och oegentligheter kan passera oupptäckt är det viktigt att kommunen har ändamålsenliga rutiner för inköp och attest av fakturor. Ernst & Young har av kommunens revisorer fått i uppdrag att granska kommunens rutiner för hantering av leverantörsfakturor. Syftet med granskningen är att bedöma om rutinerna är ändamålsenliga och att identifiera brister i den interna kontrollen i denna rutin. 2.1. Revisionsfrågor Den övergripande revisionsfrågan är: Finns det dokumenterade riktlinjer och tillförlitliga inköps- och attestrutiner i kommunen som på ett tillfredställande sätt tillgodoser de grundläggande kraven på intern kontroll? I granskningen skall följande frågor besvaras: Har kommunen skriftliga instruktioner för hur inköp ska göras och dokumenteras? Tillgodoser rutinerna de grundläggande kraven på intern kontroll avseende inköp? Finns skriftliga instruktioner för hur leverantörsfakturor ska registreras och attesteras? Tillgodoser rutinerna grundläggande krav på intern kontroll av kommunens utbetalningar? Efterlevs rutinerna? Har nämnden ett eget kontrollsystem för att säkerställa att rutinerna är tillfredsställande? Hur sker rapportering av denna kontroll till nämnden? 2.2. Revisionsbevis och bedömning Med revisionsbevis avses de utgångspunkter som ligger till grund för granskningen. I detta fall är det följande lagar och utvecklad praxis som gäller: Lagen om kommunal redovisning SFS 1997:614, Redovisnings praxis och Bokföringslagen (1999:1078). Resultatet av granskningen bedöms utifrån hur väl dessa lagar tillgodoses i form av utarbetade rutinbeskrivningar. Om vi i granskningen kan följa en vald transaktionerna från inköp till godkänd betalning, då bedömer vi rutinerna som tillfredställande. Finner vi att de valda transaktionerna hanterats enligt rutinerna bedömer vi att efterlevnaden är tillfredställande. Finns det ett kontrollsystem för att säkerställa att rutinerna är tillfredsställande och sker rapportering av denna kontroll till nämnden bedömer vi att rapporteringsfunktionen fungerar tillfredsställande. 2.3. Avgränsning Vid granskningen av fakturor är avsikten att granska om rutiner för inköp och leverantörsfakturahanteringen har följts. 3. Metoder och urval Vi har gått igenom fakturor inom socialnämnden och den tekniska nämnden. Intervjuer har genomförts med ekonomer och ansvarig för respektive nämnd samt med den personal som hanterar inköp och leverantörsfakturor. Vi har granskat ett urval av fakturor för att granska hur rutinerna ser ut och för att 3

t säkerställa om rutinerna fungerar enligt kommunens riktlinjer. Rapporten har sakgranskats av berörda personer. 3.1. Urval Vi har valt att titta på två månaders fakturor från tekniska förvaltningen respektive socialförvaltningen, uppgående till totalt 1485 st konteringsrader och 19 191 tkr. Ur denna population har vi sedan valt nyckelposter baserat på belopp (28 st). Med hjälp av statistiskt urval har vi fått fram ytterligare 45 st poster ur den återstående populationen. Totalt har vi således tittat på 73 st poster som vi granskat mot faktura samt attestbild. För inköp under 10 tkr finns inga formkrav. Vi har därför valt att endast granska de valda fakturorna som är större än 10 tkr mot inköpsorder. Det blir 34 st fakturor vilka fördelar sig med 14 st på den tekniska förvaltningen och 20 st inom socialförvaltningen. 4. Inköpsrutiner Kommunens rutiner avseende inköp återfinns i Upphandlingspolicy respektive Riktlinjer för upphandling Vägledning för upphandling i Söderköpings Kommun. De finns publicerade på kommunens intranät och gäller alla inköp i kommunens hela organisation, dvs. för alla belopp och för förvaltningar som bolag. Riktlinjerna beskriver vem man kan handla av, vilka lagkrav som ställs och vilka interna krav som finns på dokumentation vid olika beloppsnivåer. 4.1. Iakttagelser inköpsrutiner Det finns tydliga anvisningar kring inköpsrutiner. Kommunen saknar emellertid anvisningar hur inköpen ska systematiseras exempelvis med numrerade rekvisitioner eller numrerade inköpsordrar. Ett vanligt sätt som olika organisationer och företag använder för att ha kontroll över sina inköp är att använda sig av just numrerade rekvisitioner/inköpsordrar och att leverantören ska ange detta nummer på leverantörsfakturan. 4.2. Delegation Socialnämndens delegationsordning är kortfattad och av tabellkaraktär. Delegationsordningen, beskriver till vem nämnden delegerar rätten att godkänna olika typer av inköp och med vilka belopp. Tekniska nämndens delegationsordning är mer utförlig och sätter in delegationsordningen i ett verksamhetssammanhang och förklarar begrepp och definierar tillämpning. Riktlinjerna ställer inte som krav att delegationsordningen anger belopp i vissa fall. Det är lämpligt med beloppsbegränsningar i de flesta fall. Tekniska nämndens delegationsordningen omfattar inte befogenheter som självklart följer av tjänsteställning, eller sådant som är att betrakta som rena verkställighetsåtgärder. Upphandling av varor och tjänster till löpande drift över 250 tkr ska fattas av utskottet, liksom upphandling av maskiner och inventarier större än 500 tkr. Socialnämndens delegationsordning är antagen 2011-12-01. Socialnämnden har delegerat till sektorchef att fatta beslut om avtal rörande individplacering (upphandling) även för direktupphandling av synnerliga skäl. Direktupphandling 4

t pga. synnerliga skäl får enligt Upphandlingspolicyn genomföras efter beslut av ansvarig nämnd. Beslutet kan delegeras men ska återrapporteras till nämnden för att vinna laga kraft. 5. Rutiner för leverantörsfakturor Reglemente för redovisning och internkontroll i Söderköpings Kommun fastställdes av kommunfullmäktige 2002 och beskriver övergripande vad som gäller för redovisning och internkontroll i kommunen och hänvisar vidare till andra detaljerade anvisningar och handledningar. Planerings- och ekonomikontoren svarar enligt reglementet för att fastställa övergripande anvisningar avseende redovisning och ekonomisystem och anvisningar avseende förvaltningsspecifika system och rutiner fastställs av respektive förvaltning. 5.1. Informella rutiner för leverantörsfakturahantering Alla leverantörsfakturor kommer till Planerings- och ekonomikontoret där en administratör scannar in dem till ekonomisystemet. Sedan i våras abonnerar kommunen på en tjänst som scannar av leverantörsfakturor m a p dubbelbetalningar, f- skattsedel, skulder hos kronofogde, bluffakturor, närstående parter. Tjänsten har enligt ekonomichefen fungerat väl och fångat upp ett par poster att åtgärda. Den scannade fakturan förslagskonteras sedan elektroniskt av konterare enligt konteringsordning för respektive enhet och markeras för attest. Konteraren kollar mot följesedel eller med den som gjort inköp om en vara/tjänst kommit och godkänner den. Olika konterare har sina egna rutiner hur följesedlar och underlag därefter hanteras. En del underlag arkiveras en del kastas. Därefter betalningsattesteras fakturan av den av behörig person enligt delegationsordning och attestförteckning för respektive förvaltning. Attestbehörigheter administreras av en ekonom på Planerings- och ekonomiavdelningen. 5.2. Iakttagelser Vid vår granskning har vi noterat att kommunen saknar skriftliga anvisningar kring hantering av följesedlar och leverantörsfakturor. Varken Riktlinjer, Reglemente för redovisning eller Delegationsordningar innehåller anvisningar om att numrerade rekvisitioner/inköpsordrar ska användas. Riktlinjerna anger att direktupphandlingar ska diarieföras men det är upp till respektive förvaltning att bestämma hur beslutsunderlag för inköp ska arkiveras. Vid vår granskning har vi noterat att Planerings- och ekonomikontoret under våren 2013 har inlett ett arbete med att uppgradera ekonomisystemet och i samband med det har de gjort en grundläggande kartläggning av kommunens rutiner. De har redan identifierat en del brister i inköps- och leverantörsrutinerna. Ekonomikontoret har inlett ett förbättringsarbete och i samband med uppgradering av Agresso kommer de förbättra attestrutinerna i systemet med tre roller; konterare, godkännare och beslutsattest. Vi har noterat att kontrollen mot inköp idag är informell och kan bestå av telefonsamtal av konteraren till den som gjort beställningen för att kontrollera om varan kommit. Kopplingen mellan inköp och fakturan är svag och bör stärkas. Enligt Riktlinjerna ska 5

t avtalsnummer anges vid ramavtalsköp men konteraren skriver inget om att det ska framgå på den leverantörsfaktura man sedan erhåller. Planerings- och ekonomikontoret har ännu inte upprättat någon särskild ekonomihandbok med rutinbeskrivningar avseende inköp och leverantörsfakturahantering. Förvaltningarna har inte heller några egna rutinbeskrivningar avseende inköp och leverantörsfakturor utan hänvisar till kommungemensamma dokumenten Reglemente för redovisning samt Upphandlingspolicy. 6. Efterlevs rutinerna? I granskningen har vi tittat närmare på tre rutiner: inköpsrutiner, attestrutiner och leverantörsrutiner. Vi har gjort ett urval av 73 konteringsrader eller fakturor. Vi har granskat alla 73 konteringsrader utifrån hur attestrutinerna fungerar. Vi har också granskat 73 fakturor avseende leverantörsrutiner varav 34 med särskild tonvikt på hur inköpsrutinerna fungerar utifrån lagkrav enligt LOU. 14 av de 34 avser fakturor inom tekniska förvaltningen och resten avser fakturor inom socialförvaltningen. Samtliga som attesterat fakturor inom socialförvaltningen har gjort det i överensstämmelse med gällande delegationsordning. Socialförvaltningens fakturor har attesterats av två personer, konteraren och utbetalningsattesten. Detsamma gäller inom den tekniska förvaltningen, men där är det i regel minst tre personer som lämnat elektroniska signaturer i attestbilden. 6.1. Iakttagelser inköps- och attestrutin Tekniska förvaltningen har tillfredsställande rutiner för attestering. Det är en som ansvarar för att attestera rätt konto, en annan som beställt varan eller tjänsten attesterar att det är rätt vara/ tjänst i rätt omfattning och beslutsattestanten attesterar utbetalningen, dvs. därigenom godkänns såväl att rätt konto attesteras och att de mottagna varorna/tjänsterna överensstämmer med beställningen och att utbetalning kan ske. Socialförvaltningen har endast två attestanter. Vi anser att socialförvaltningen skall använda sig av ett liknande system som den tekniska förvaltningen. Kommunen borde skaffa sig en skriftliga rutiner för hantering av leverantörsfakturer. 7. Förvaltningen och nämndens egna kontrollsystem 7.1. Interna regler Enligt Reglemente för redovisning och internkontroll ska nämnden helst varje år upprätta en internkontrollplan och resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden i den omfattning som planen anger. Socialförvaltningens internkontrollplan för 2013 antogs 2013-02-20. Avseende ekonomiområdet har man valt att granska Drivmedelsförbrukningen samt att underlag finns till Livsmedelsinköp för perioden 2012-07-01 2012-12-31 båda avrapporterades 2013-06-12. Socialnämnden uppdrog åt förvaltningen att utarbeta tydliga attestinstruktioner genom information till ansvariga samt åtgärda brister i form av saknade underlag. I rapporteringen till socialnämnden framgår att ekonomen i samband med rapportskrivningen skickat enhetschef och konterare tydliga instruktioner om hur underlag ska bifogas fakturorna fortsättningsvis. 6

t Resultatet av drivmedelsgranskningen ledde till att nämnden beslutade att förvaltningen ska kommunicera rutiner kring mätarställning och att rutiner för insändning av körjournaler skulle förbättras. 7.2. Iakttagelser kontrollsystemet Internkontrollen avseende ekonomiområdet avser perioden 2012-07-01 2012-12- 31 vilket är föregående räkenskapsår för vilken ansvarsfrihet redan beviljats. Vid granskningen har det inte framkommit att skriftliga attestinstruktioner tagits fram och kommunicerats till förvaltningens alla konterare. 8. Slutsats 8.1. Leverantörsfakturainstruktioner Kommunen har instruktioner avseende hur inköp ska göras. Inköpsinstruktionerna saknar dock instruktioner avseende: systematisering av inköp (ex numrerade inköpsordrar) arkiveringsrutiner av inköpsunderlag arkiveringsrutiner för följesedlar Kommunen och nämnderna saknar instruktioner hur ankomna leverantörsfakturor ska hanteras. De granskade nämnderna har delegationsordningar och attestinstruktioner för vilka som får attestera fakturor. Då leverantörsfakturorna som regel inte innehåller märke eller referensnummer utöver ansvarsområde går det inte att utifrån informationen på leverantörsfakturorna och information i Agresso hitta till inköpsunderlag utan ytterligare information från respektive handläggare. Kommunen saknar instruktioner som tillgodoser att de följer bokföringslagen och de har rutiner som säkerställer en god intern kontroll. Instruktionerna kring dokumentation och arkivering avseende händelse inköp till leverantörsfakturaattest bedöms därför som inte tillfredställande. 8.2. Efterlevs rutinerna? Vi finner att de valda transaktionerna delvis avviker från inköpsrutinerna och vi bedömer efterlevnaden av rutinerna som delvis tillfredställande. När det gäller leverantörsfakturor finns det finns inga rutiner vi kan uttala oss om. 8.3. Kontrollsystem Nämnden har upprättat en kontrollplan och resultatet av kontrollerna har återrapporterats till nämnden i enlighet med planen. Nämnden har beslutat om åtgärder. Relevansen kan ifrågasättas då kontrollen avsåg ett tidigare räkenskapsår. Vi finner rutinen delvis tillfredställande. 7

t 9. Rekommendationer För att stärka den interna kontrollen, vid frånvaro, personalbyte och för egenkontroll rekommenderar vi att kommunen skyndsamt upprättar en ekonomihandbok eller att kommunens Riktlinjer för upphandling alternativt Reglemente för redovisning och internkontroll kompletteras med anvisningar kring: systematisering av inköp (ex numrerade inköpsordrar) arkiveringsrutiner av inköpsunderlag, arkiveringsrutiner för följesedlar hur leverantörsfakturor ska registreras och attesteras (vilka personer som får attestera finns reglerat) Vi rekommenderar att kommunen ställer som krav på leverantörer att Inköpsorder/avtalsnummer och referens anges av leverantörerna på leverantörsfakturorna. Särskilt anvisade fält finns som standard i de flesta faktureringssystem. Vi rekommenderar vidare att internkontrollen avseende ekonomiområdet framöver inriktas på aktuellt räkenskapsår. Vi rekommenderar även att skriftliga attestinstruktioner tas fram och delas ut till förvaltningens alla konterare om inte detta finns beskrivet i instruktioner från Planerings- och ekonomikontoret. 8

t 10. Källförteckning Skriftliga källor 1. Upphandlingspolicy antagen av kommunfullmäktige 2010-12-15 171 2. Riktlinjer för upphandling Vägledning för upphandling i Söderköpings Kommun. Denna är ett komplement till upphandlingspolicy antagen av kommunfullmäktige 2010-12-15. 3. Blankett Anskaffningsbeslut för inköp över 10 000 kr. 4. Reglemente för redovisning och internkontroll i Söderköpings Kommun. Antagen av kommunfullmäktige 2002-11-26, 103 5. Delegationsordning Tekniska nämnden, senast antagen 2011-11-08. /KL 6 kap 33 6. Delegationsordning Socialnämnden, Antagen 2011-12-01. 7. Delegationsordning Barn och utbildningsförvaltningen, fastställs 2012-12-13. 8. Internkontrollplan för socialnämnden 2013 antagen på sammanträde 2013-02- 20 Dnr 2013-00022 9. Dokumenthanteringsplan för socialförvaltningen, 2011-12-14 Intervjuer Ekonomichef Socialförvaltningschef Sektorchef IFO Sektorchef LSS Konterare Socialförvaltningen Konterare tekniska förvaltningen Ekonom 9