Lathund för bevarande och gallring av handlingar gällande löne- och personaladministration vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN 2012/366) processerna 2.2.1.-2.2.5 och rör löne- och personaladministration. Om något saknas i lathunden, titta gärna i dokumenthanteringsplanen i diariet eller via www.miun.se/arkivhandbok. Du kan också kontakta arkivarien vid avdelningen för studieadministration, Anna Connell, eller arkivredogörare för personalavdelningen; Jenny Smedman Lathunden kan användas både på äldre material och på det som upprättas idag. Här framgår inte i vilken process handlingarna ingår. För den informationen hänvisas till dokumenthanteringsplanen som är en komplett förteckning över de handlingar som inkommer till eller upprättas vid Mittuniversitetet. När det i anmärkningskolumnen anges att handlingen diarieförs bevaras den av den centrala diariefunktionen vid MIUN, personalavdelningen behöver då inte bevara handlingarna. Ansökningar till tjänster utgör dock Mittuniversitetets enda undantag från denna regel. Samtliga ansökningar diarieförs, men handlingarna för de som inte anställs gallras efter (ombesörjs av diariet) och handlingarna för den som har fått tjänsten. Tolkning av gallringsfrister: = för alltid och arkiveras Vid inaktualitet = Gallras/förstörs/kastas när handlingen inte behövs i för verksamheten. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet. = gallras efter innevarande års utgång plus 2 kalenderår. Arkiveras inte och ställs bara i centralarkivet för förvaring tills gallringstiden har löpt ut. 13 år = gallras efter innevarande års utgång plus 13 kalenderår. Arkiveras inte och ställs bara i centralarkivet för förvaring tills gallringstiden har löpt ut. Rekrytera/anställa Beslut om inrättande av anställning 1
Annons Ansökningar med bilagor, anställda, arkiveras i personalakt Ansökningar med bilagor, ej anställda Meddelanden till sökande Vid inaktualitet Yttranden från sakkunniga Beslut om anställning Anställningsbevis Arkiveras i personalakt Överklaganden (inkl yttrande och avgörande) Ansökan om befordran, Kopia Framställan med bilagor för anställning av gästprofessor och adjungering Beslut om avbruten rekrytering Ansökan om att bli utnämnd till docent: - Ansökan - Beslut om prövning - Yttranden - Anställningsrådets förslag - Fakultetsnämndens beslut Hantera och avsluta anställningar, Kopia 2
Bevis på förändrad anställning Arkiveras i personalakt bisyssla Arkiveras i personalakt Anmälan om entledigande Arkiveras i personalakt Uppsägningsbesked Arkiveras i personalakt Anmälan till trygghetsstiftelsen, kopia Meddelande om varsel enligt LAS Arkiveras i personalakt Arbetsgivarintyg/ tjänstgöringsintyg Vid inaktualitet Tjänstgöringsbetyg Arkiveras i personalakt delpension (MIUN) delpension med matrikelutdrag (SPV) ålderspension (MIUN) pension med matrikelutdrag (SPV), kopia? Arkiveras i personalakt, kopia? Arkiveras i personalakt Dödsfallsintyg Arkiveras i personalakt Beslut om efterlevandepension Arkiveras i personalakt Närvaro och frånvaro Blankett för tillfällig timanställning Ledighetsansökan, kortare ledigheter Ledighetsansökan, längre Arkiveras i personalakt 3
ledigheter Läkarintyg Personalärenden Rehabiliteringsplan Arkiveras i Personalakt Läkarintyg Arkiveras i Personalakt Protokollsutdrag från förhandling enligt MBL Dokumenterade överenskommelser Arkiveras i Personalakt Arkiveras i personalakt Beslut i personalansvarsnämnd, kopia Skriftliga varningar, kopia Meddelande om löneavdrag, kopia Lika villkorsärenden - Anmälan - Underlag - Beslut DO-anmälan: - Anmälan - Yttranden - Beslut Löner, arvoden och förmåner Arvodesräkningar 4
Listor över årlig lönerevision Beslut om uppdragstillägg Arkiveras i Personalakt Aviseringar om adressändring Vid inaktualitet Aviseringar om namnändring Arkiveras i Personalakt högriskskydd för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Utmätningsbeslut Friskvårdsersättning och sjukvårdsförmån, blankett och kvitton Blankett för utlägg gjorda i tjänsten Blankett för arbetad övertid Underlag, skatteförmåner Underlag, avdrag för telefonsamtal Blankett för reseförskott Reseräkning Rapport med resetransaktioner Sammanställning över lönearter Signallistor/listor på felaktigheter Avstämningslistor Lönelistor Uppgifter för skatteredovisning 13 år 13 år 13 år 5
Lathund, arkivering av personalakter vid Mittuniversitetet 1. Rensa akterna på gem, plastfickor, gummiband, post-it-s etc. Häftklamrar kan sitta kvar. 2. Byt ut eventuella kuvert mot ett dubbelvikt A3 och lägg i innehållet från kuvertet i A3:an. Om det står något skrivet på kuvertet, skriv samma text på A3:an 3. Gallra ut gallringsbara handlingar ur akten om de förekommer. Följ aktuell dokumenthanteringsplan för rätt gallringsfrister. Bara handlingar som skall bevaras enligt dokumenthanteringsplanen ska ligga kvar i akten. 4. Byt ut mapparna/akterna mot fascikelomslag eller en dubbelvikt A3. Lönehandläggarna har tillgång till omslagen som beställs av vaktmästeriet. 5. Skriv personnummer och namn högst upp i högra hörnet med arkivbeständigt bläck. De vita MIUN-pennorna är godkända, annars ska det stå svenskt arkiv på stiftet. 6. Sortera akterna i personnummerordning, ett skikt för Sundsvall/Härnösand och ett för Östersund. Om en person har flera akter sorteras de ihop. 7. Lägg akterna i godkända arkivboxar som fylls. Det är viktigt att boxarna är välfyllda men inte buktar. De boxar som är godkända är bruna och öppnas på långsidan, beställs av vaktmästeriet i valfri tjocklek. 8. Märk boxarna längst ner på ryggen, tänk att de ska stå i hyllan som en bok. Använd blyerts och skriv Mittuniversitetet, personalakter, spannet (födda 4601-4608 t ex) samt ett löpnummer. 9. På en lista vid sidan av, skriv löpnumret samt vilket spann som finns i varje box. När arkiveringen är klar lämnas listan till personalavdelningens arkivredogörare som sammanställer en arkivförteckning och lämnar till arkivarien som skriver in förteckningen i arkivredovisningssystemet Klara, skriver ut etiketter och skickar dem till arkivredogörare eller utsedd kontaktperson på respektive ort. 10. Etiketterna fästs längst ned (vid markeringen) på respektive arkivbox. 6
Arkivläggning och rensning av övriga handlingar som ska bevaras 1. Gallra ut gallringsbara handlingar om de förekommer. Följ lathunden ovan för rätt gallringsfrister. Bara handlingar som skall bevaras enligt lathunden ska arkiveras. Handlingar med längre gallringsfrist förvaras hos respektive medarbetare/ i närarkiv/arkivskåp/ eller i centralarkivet i R-huset i Sundsvall eller i arkivet i G-huset i Östersund beroende på vilka handlingar det gäller. 2. Rensa handlingarna på gem, plastfickor, gummiband, post-it-s etc. Häftklamrar kan sitta kvar. 3. Lägg handlingarna i godkända arkivboxar som fylls. Det är viktigt att boxarna är välfyllda men inte buktar. De boxar som är godkända är bruna och öppnas på långsidan, beställs av vaktmästeriet i valfri tjocklek. 4. Märk boxarna längst ner på ryggen, tänk att de ska stå i hyllan som en bok. Använd blyerts och skriv Mittuniversitetet, Personalavdelningen, tid (t ex mars-april 2013) och vad boxen innehåller (t ex Lönelistor) enligt vad handlingstypen heter i lathunden. 5. Kontakta arkivredogöraren för personalavdelningen och kom överens om var handlingarna ska ställas och vem som ska förteckna materialet. 6. När handlingarna är förtecknade av avdelningens arkivredogörare skickas förteckningen till arkivarien som skriver in förteckningen i arkivredovisningssystemet Klara, skriver ut etiketter och skickar dem till arkivredogörare eller utsedd kontaktperson på respektive ort. 7. Arkivredogörare/kontaktperson sätter rätt etikett på respektive arkivbox. 7