PM SLUTUTVÄRDERING AV PROJEKT 08KOMPETENS

Avsedd för SHIS Dokumenttyp Slututvärdering Datum Juni 2011 PM SLUTUTVÄRDERING AV PROJEKT 08KOMPETENS

PM SLUTUTVÄRDERING AV PROJEKT 08KOMPETENS Datum 2011/06/22 Utfört av Elin Törner och Nina Olsson Kontrollerad av Mathias Blob Beskrivning Slututvärdering av SHIS:s kompetensutvecklingsinsats 08Kompetens Ramböll Krukmakargatan 21 Box 17009 SE-104 62 Stockholm T +46 (0) 8 568 494 40 F +46 (0) 10 615 20 00 www.ramboll-management.se

SLUTUTVÄRDERING AV PROJEKT 08KOMPETENS INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning 1 1.1 Om Rambölls uppdrag 1 1.2 Om SHIS 2 1.3 Om projekt 08Kompetens 3 1.4 Disposition 4 2. Uppnådda resultat 5 2.1 08Kompetens värde för SHIS medarbetare 5 2.2 08Kompetens värde för SHIS som organisation 7 3. Sammanvägda slutsatser och rekommendationer 11 3.1 Grogrund finns för ytterligare synergier mellan 08Kompetens och organisationsutvecklingen 11 3.2 Ökad dialog centralt för att möta föränderliga behov i framtiden 12 BILAGOR Bilaga Sammanställning enkätsvar

1 1. INLEDNING 1.1 Om Rambölls uppdrag (härefter Ramböll) har på uppdrag av Stiftelsen Hotellhem i Stockholm (härefter SHIS) genomfört en utvärdering av projekt 08Kompetens. Uppdraget påbörjades våren 2009 och har bestått av flera delar. I denna pm avrapporteras den summerande och framåtblickande slututvärderingen. Tidigare har Ramböll, tillsammans med representanter för SHIS, arbetat fram en bild av projektets målsättningar på lång och kortare sikt samt aktiviteter (en s.k. förändringsteori som återfinns i avsnitt 1.3 nedan). Därefter genomfördes en delutvärdering som avrapporterades i december 2009. Därutöver har Rambölls uppdrag också inneburit ett löpande processtöd under projektets genomförande, vilket betyder att Ramböll har bistått projektledningen med stöd och svar på frågor när projektledningen så har önskat. 1.1.1 Slututvärderingens inriktning Slututvärderingen tar utgångspunkt i projektets förändringsteori samt slutsatserna från delutvärderingen. Under arbetet med att ta fram en förändringsteori för projekt 08Kompetens framkom att 08Kompetens på lång sikt ska bidra till att SHIS som organisation i större utsträckning förmår möta föränderliga behov från omvärlden. På kortare sikt finns mål kopplade till såväl enskilda medarbetares utveckling som organisationens utveckling (se projektets förändringsteori). Delutvärderingen visade att medarbetarna i hög utsträckning utvecklades genom projekt 08Kompetens medan projektet i mindre utsträckning bidragit till utveckling av organisationen. Med utgångspunkt i detta har slututvärderingen haft en särskild fokus på i vilken utsträckning utbildningen har bidragit till en utveckling av organisationen. Denna inriktning blir särskilt intressant eftersom SHIS under tiden för genomförandet av projekt 08Kompetens genomgår en större organisationsförändring (se avsnitt 1.2 nedan). Även resultat kopplade till medarbetarnas utveckling redovisas, med utgångspunkt i resultaten från delutvärderingen. I slututvärderingen undersöks i vilken utsträckning projekt 08Kompetens uppnår sina målsättningar/resultat och effekter samt vad som kan förklara uppnådda resultat. Ramböll ger även rekommendationer för hur SHIS framöver kan ta tillvara och arbeta vidare med resultaten från 08Kompetens. 1.1.2 Om datainsamlingen De datainsamlingsmetoder som har använts i slututvärderingen är: Enkätundersökning Fokusgrupper Intervjuer Dokumentstudier En enkätundersökning har gjorts bland samtlig personal på SHIS samt personal från samarbetsorganisationerna 1 som deltagit i kurserna. Enkäten fångar generella tendenser vad gäller om och på vilket sätt som projekt 08Kompetens har uppnått målen i förändringsteorin. Främst besvarar enkäten frågor som rör enskilda personers utveckling. 40 procent (motsvarar 42 personer) av dem som fått enkäten har också besvarat den. Då enkäten skickats till samtlig personal på SHIS, vilket även inkluderar dem som inte deltagit i någon kurs, kan svarsfrekvensen bland dem som deltagit kurserna kan antas vara något högre. Trots detta betraktas svarsfrekvensen som relativt låg. Rambölls bedömning är trots detta att möjligheten att dra slutsatser utifrån enkäten är god. Detta eftersom enkätundersökningen är en totalundersökning, vilket innebär att samtliga kursdeltagare har haft möjligheten att besvara enkäten 2. En totalundersökning ger ett betydligt bättre underlag för att dra slutsatser än en urvalsundersökning. Möjligheten att dra slutsatser av enkäten ökar också i och med att tendenserna är tydliga och överensstämmande med resultaten från intervjuer och fokusgrupper samt med resultaten från delutvärderingen. I tabellen nedan redovisas antal svarande på de olika typerna av kurser. 1 Undantaget två kursdeltagare på RFHL där Ramböll saknat e-postadresser. 2 Undantaget två kursdeltagare på RFHL där Ramböll saknat e-postadresser.

2 Kursmoment Antal svarande Vård- och omsorg 7 Ledarskap 15 Administration 27 (ekonomi, datakunskap och språk) Fastighetsfrågor 2 Allmänna profilområden 18 (etik- och värdegrund/miljö och klimat) Övrigt (krishantering 11 och självförsvar) Annat 3 Fokusgrupper har genomförts med främsta syfte att få djupare förståelse och information kring tendenser i enkäten, och kunskap om projektets bidrag till organisationens arbete för ökad transparens, lärande och samarbete. Totalt har tre fokusgrupper genomförts varav två fokusgrupper med medarbetare och en fokusgrupp med personer i ledningsfunktion. Intervjuer används främst som underlag för att värdera hur SHIS och projekt 08Kompetens uppfattas av beställare och samarbetsaktörer. Samtalen inriktas mot att inhämta kunskap om på vilket sätt och i vilken utsträckning som projektet har bidragit till att skapa ökad samhörighet med externa aktörer, transparens och en organisation präglad av utveckling och lärande. Intervjuerna berör också samarbetsaktörernas syn på deltagarnas utveckling. Totalt har fyra intervjuer genomförts med representanter för beställarsidan (en enhetschef och en handläggare på Socialtjänstförvaltningen) och SHIS samarbetsorganisationer. Dokumentstudier av deltagarstatistik, kursbeskrivningar och mötesdokumentation har använts för att få en förståelse för projektets innehåll och antal deltagare. Därutöver har den datainsamling som genomfördes inom delutvärderingen tagits i beaktande för att undersöka trender i resultat och förklaringsfaktorer. 1.2 Om SHIS Stiftelsen hotellhem i Stockholm (SHIS) är Stockholms stads bostadssociala resurs och har kommunfullmäktiges uppdrag att tillhandahålla bostäder åt personer som, av olika skäl, inte har tillträde till den ordinarie bostadsmarknaden. SHIS förvaltar cirka 2 300 lägenheter fördelade på 21 fastigheter och erbjuder genomgångsbostäder för bostadssökande ungdomar mellan 18-28 år, för vuxna kvinnor och män som av sociala och/eller ekonomiska skäl för tillfället inte kan få en lägenhet på den ordinarie bostadsmarknaden samt för familjer som är i behov av en tillfällig bostad. SHIS erbjuder också stödboende, ett mer varaktigt stöd till personer med särskilda behov samt referensboende för personer som helt saknar eller har dåliga boendereferenser och/eller stora skulder. SHIS ger sina hyresgäster praktiskt och medmänskligt stöd i vardagen. Det finns en tydlig gränsdragning i förhållande till Socialtjänsten såtillvida att SHIS inte har behörighet att utöva någon form av myndighetsutövning. Organisationen bedriver heller ingen behandling. Verksamheten handlar om praktiskt och medmänskligt stöd samt vård och omsorg. SHIS leds av en styrelse. Styrelsen utses av kommunfullmäktige och har det yttersta ansvaret för SHIS verksamhet. VD har ledningsansvar för driftorganisation och huvudkontor. Enhetschefer finns i driftsorganisationen och har lokalt ansvar för personal och ekonomi. Driftsorganisationen är indelad i fem områden som vardera består av ett antal anläggningar. Dessa svarar för den operativa verksamheten. Huvudkontoret består av en administrativ stab och en driftsstab. Huvudkontoret svarar för stöd och service till styrelse, VD och SHIS:s anläggningar. Därtill förfogar SHIS samlat över gemensamma funktioner såsom jour, hantverkare, kundtjänst samt skuld- och budgetrådgivare. Den organisationsstruktur som beskrivs ovan gäller sedan 1 januari 2011. Ett kvalitetsfokuserat förändringsarbete gällande organisationen och driften av verksamheten har nämligen genomförts parallellt med projekt 08Kompetens. Denna organisationsutveckling är ett styrelseuppdrag som

påbörjades vid årsskiftet 2009/2010 för att under 2011 och 2012 fokusera på implementering och ytterligare utveckling av organisationen. Vid tidpunkten för delutvärderingen var beslutet om organisationsförändring ännu inte fattat. Utvecklingen av organisationen syftar dels till att skapa en organisation som medarbetare och chefer upplever som transparent och tydlig vad gäller beslut, ansvar, befogenheter och arbetsfördelning. Därtill handlar det om att ytterligare bekantgöra SHIS verksamhet för externa intressenter såsom socialtjänsten och beslutsfattare som är kunder och beställare av verksamheten. Syftet med att utveckla organisationen är ytterst att skapa en mer effektiv och på olika sätt öppnare organisation och verksamhet. 1.3 Om projekt 08Kompetens Projekt 08Kompetens är ett kompetensutvecklingsprogram med stöd av medel från ESF. Projektet planerades mot bakgrund av en förprojektering som konstaterade att SHIS stod inför stora utmaningar i form av fler och tyngre belastade hyresgäster samt krav på mer utvecklade metoder och arbetssätt. Då personal ute i verksamheten ofta bestod av ungdomar med bristfälliga språkkunskaper och/eller låg formell kompetens ansågs det angeläget att utbilda personalen för att kunna utveckla verksamheten vidare, svara mot föränderliga behov och stödja medarbetarna. Projekt 08Kompetens innebär kompetensutveckling för anställda chefer och medarbetare inom SHIS. Dessutom var tre samarbetsorganisationer (RFHL och Rainbow, Bygg din Framtid) knutna till projektet och utbildningarna var öppna även för ledning och personal inom dessa organisationer. Under projektets genomförande har utbildningsinsatser genomförts inom följande områden och antal deltagare: Omvårdnadsarbete, 31 deltagare (på Lärgården) Management, 109 deltagare (ledarutbildning, teamutveckling, konflikthantering, presentation, kundservice, konsultativt arbetssätt) Administration, 172 deltagare (hyresrätt, socialrätt, allmän juridik, ekonomi, engelska, utredningsteknik, kommunikation/marknadsföring, data grund) Allmänna profilområden, 104 deltagare (jämställdhet, mångfald, förändringsprocesser, tillgänglighet) Övrigt, 71 deltagare (självförsvar, krishantering, konflikthantering, heta arbeten) Studiebesök Italien, 37 deltagare Utifrån de utbildningsinsatser som har genomförts illustreras i figuren hur dessa utbildningsinsatser och andra aktiviteter inom ramen för projektet hänger ihop med projektets målsättningar på kortare och längre sikt (förändringsteori för projekt 08Kompetens). 3

4 Utfall X antal medarbetare har genomgått utbildning X andel av medarbetarna som har blivit godkända på utbildning Ett pedagogiskt grepp i vård- och omsorgsutbildningen och ledarskapsutbildning Mötesplatser skapas för möten mellan verksamheter på utbildningar och genom studiebesök Kortsiktiga resultat Formell kunskap hos medarbetarna En lyhörd ledning skapar en tydlig riktning för arbetet och tydliggör ramar och mandat i det operativa arbetet Ledningen bekräftar informell kompetens Synliggörande av informell kunskap hos deltagare i vård- och omsorgsutbildning samt ledarskapsutbildning -Social kompetens -Socialt patos Tillvaratagande av informell kompetens hos deltagare i vård- och omsorgsutbildning samt ledarskapsutbildning Förståelse för andras verksamheter (internt och med andra aktörer) hos medarbetarna Långsiktiga resultat Medarbetare har förmåga att analysera behov Medarbetare använder kunskap om olika handlingsalternativ Medarbetare är trygga och självständiga i sin arbetsroll Engagemang hos medarbetare Öppenhet och transparens i organisation En organisation med omvärldsorientering - Analys av omvärlden - Aktiv påverkan - Kommunikation Organisationen präglas av ständig utveckling och lärande Samhörighet (internt) Samverkan för en gemensam vision (extern) En organisation som möter föränderliga behov från -Brukare -Kunder Effekter -Uppdragsgivare/politiker -Samarbetspartners, t.ex. myndigheter, frivilligorganisationer -Medlemmar (RFHL, Rainbow, Bygg din framtid) Som figuren visar är målet med 08Kompetens, i ett längre perspektiv, att bidra till att SHIS som organisation i större utsträckning förmår möta föränderliga behov från olika intressenter. Detta ska åstadkommas genom att med hjälp av utbildningsverksamhet dels stärka medarbetarnas förutsättningar att genomföra sina arbetsuppgifter, dels göra organisationen öppnare och mer lärande. 1.4 Disposition I nästkommande kapitel följer Rambölls resultatredovisning. Kapitlet är uppdelat i ett avsnitt som rör resultat kopplade till medarbetarnivån och ett avsnitt som rör resultat kopplade till organisationsnivån. I kapitel 3 redogörs för en analys av SHIS möjligheter att i framtiden nå projektets effektmål om en organisation som möter föränderliga behov från omvärlden. Rekommendationer ges inför det fortsatta arbetet. Till pm:en hör en bilaga med redovisning av enkätsvar.

5 2. UPPNÅDDA RESULTAT I detta kapitel redovisas Rambölls analys av de resultat och effekter som 08Kompetens har skapat. Kapitlet är uppdelat i två huvudavsnitt utifrån de områden som projektet adresserar, medarbetarnas utveckling och organisationens utveckling. Redovisningen tar utgångspunkt i delutvärderingens slutsatser och identifierade utvecklingsområden. Därför inleds varje avsnitt med en sammanfattning av Rambölls slutsatser från delutvärderingen och en bedömning av utvecklingen sedan dess. Därefter redogörs för de huvudsakliga resultaten inom varje område samt de mest centrala förklaringsfaktorer för uppnådda resultat som framkommit i del- och slututvärdering. 2.1 08Kompetens värde för SHIS medarbetare Såväl delutvärdering som slututvärdering visar tydligt att projekt 08Kompetens framgångsrikt har bidragit med kompetensutveckling för medarbetare inom SHIS. I figuren nedan visas projektets målsättningar avseende medarbetarnas utveckling i den vänstra kolumnen. I mittenkolumnen redovisas de villkor som enligt Ramböll i delutvärderingen behövde uppfyllas för att nå de uppsatta målen. Då positiva resultat visades i delutvärderingen krävdes inte att några specifika villkor uppfylldes. Istället blev frågan om den positiva tendensen i delutvärderingen kvarstår och om målen, därmed, har uppnåtts. Figur 1. Sammanfattning från delutvärderingen av 08Kompetens värde för medarbetare Mål Villkor enligt delutvärderingen för att nå uppsatt mål Kvarstår den positiva tendensen i slututvärderingen? Medarbetare har förmåga att analysera behov Inga särskilda villkor, en positiv utveckling kunde redan skönjas Ja, inga betydande avvikelser Medarbetare använder kunskap om olika handlingsalternativ Inga särskilda villkor, en positiv utveckling kunde redan skönjas Ja, inga betydande avvikelser Medarbetare är trygga och självständiga i sin roll Inga särskilda villkor, en positiv utveckling kunde redan skönjas Ja, inga betydande avvikelser Engagemang hos medarbetare Inga särskilda villkor, en positiv utveckling kunde redan skönjas Ja, inga betydande avvikelser De olika typerna av resultat för medarbetare redovisas i avsnitten nedan. Redogörelsen utgår från fokusgrupper, intervjuer, enkät, statistik från Lärgården samt den datainsamling och analys som gjordes i delutvärderingen. För en redogörelse av enkätsvaren, se bilaga 2. Medarbetarna får ökad reell kompetens, vilket kommer till uttryck i det dagliga arbetet Utvärderingen visar att medarbetarna upplever en ökad reell kompetens och trygghet i sin yrkesroll efter att ha medverkat i utbildningarna inom 08Kompetens. Fokusgrupper, intervjuer och enkäter visar relativt entydigt att medarbetarnas nyvunna kunskaper och bekräftelse av det de redan kan, har ökat tilltron till den egna förmågan. Därigenom har kontakter med både hyresgäster och beställare underlättats. Tre fjärdedelar uppger i enkäten att utbildningen i stor (33 procent) eller viss utsträckning (42 procent) har lett till att de är mer självständiga och bättre rustade för utmaningar i arbetet. Ungefär lika stora andelar uppger i enkäten att de enklare förstår de boendes bakgrund och behov samt att de är tryggare och bättre rustade för konfliktsituationer i arbetet.

6 Två medarbetare beskriver sin utveckling utifrån mentalskötarutbildningen såhär: Utbildningen gav mig mycket kunskaper om hur jag skulle hantera vissa situationer som jag inte kunde hantera förut. Det har gjort att jag kan stå närmare mina hyresgäster. Nu känner jag mig mycket säkrare att säga ifrån till mina kollegor, jag kan stå för vad jag tycker. När man har kunskap om vad som är rätt och fel är det lättare att säga ifrån. Som citaten illustrerar har den ökade kompetensen och kommit till uttryck i det dagliga arbetet med hyresgästerna. Bilden överensstämmer med enkäten där 71 procent uppger att de i stor (31 procent) eller viss (40 procent) utsträckning agerar på nya sätt som de lärt sig på utbildningen. Mentalskötare- och undersköterskeutbildning leder till ökad formell kompetens Störst avtryck bland medarbetarna ger utbildningar på lärgården som ger mentalskötarrespektive undersköterskeexamen. 29 personer har påbörjat dessa utbildningar. Av dessa har 11 personer slutfört utbildningen under vårterminen 2011 eller tidigare, 7 personer har avbrutit studierna och resterande 11 är i skrivande stund fortfarande inskrivna på lärgården. Kvinnor har deltagit i större utsträckning och har också i högre grad än männen avslutat utbildningarna. 3 Lärgårdens utbildningar tar utgångspunkt i Skolverkets kursplaner som anger innehåll, mål och betygskriterier för kurser inom vedertagna utbildningar såsom utbildningen till undersköterska eller mentalskötare. De stora utbildningsblocken har på så sätt bidragit till en ökad formell kompetens och en konkret examen hos de medarbetare som har slutfört utbildningarna. Rambölls intryck från fokusgrupper och intervjuer är att denna formella kunskap och examen värdesätts mycket av deltagarna. En medarbetare beskriver drivkraften till att satsa tid och energi på utbildningen såhär: Jag får en utbildning, jag blir någonting Utbudet av korta utbildningar stort kurser riskerar att försvinna i mängden Inom 08Kompetens har också en mängd kortare utbildningsinsatser genomförts inom områden såsom konflikthantering, jämställdhet, mångfald, juridik etc. Gemensamma nämnare för dessa utbildningar är att de vanligen har genomförts som enstaka föreläsningar eller halv- och heldagsutbildningar. Ett sammantaget intryck av detta upplägg på föreläsningar och utbildningar är att det finns en risk att många isolerade, korta och översiktliga kurser har begränsade förutsättningar att lämna bestående avtryck hos medarbetarna. Medarbetare berättar i fokusgrupper att de har svårt att urskilja antalet föreläsningar de har deltagit i samt deras respektive innehåll. Deltagarantalet har också varit litet i många av de kortare kurserna, där vissa kurser endast haft runt fem deltagare. Det har varit svårt för enskilda medarbetare och för organisationen i sin helhet att ta tillvara det omfattande utbudet av kurser. Denna problematik innefattar i hög grad de kurser i jämställdhet, mångfald och tillgänglighet som erbjudits inom projektet. I fokusgruppen för ledningsfunktioner uttrycks problemet såhär: Jag håller med om det här trycket mycket intressanta föreläsningar och utbildningar. Det blev för mycket intresset svalande på slutet. När utbildningarna kopplas till arbetet i organisationen ökar nyttan Emellertid pekar flera medarbetare under datainsamlingen på enstaka föreläsningar som varit mycket givande för dem i deras arbete. I fokusgrupperna framkommer att värdet har ökat när dessa enstaka föreläsningar/utbildningar har kunnat kopplas till ett större sammanhang och syfte och användningsområdet för utbildningen därmed blivit tydligare. 3 9 män och 20 kvinnor har påbörjat kurserna. 3 män och 8 kvinnor har i nuläget slutfört utbildningen. 2 män och 9 kvinnor är inskrivna på Lärgården idag. Statistiken bygger på uppgifter från Lärgården.

7 Fokusgruppsdeltagare i ledningsfunktion berättar: Det var mycket kurser som löpte om vart annat. Ett högt tempo! När vi i den här gruppen kopplade kurserna till organisationsutvecklingen och arbetet inom ledningsgruppen så tycker jag att både 08Kompetens och ledningsgruppen stärktes. När vi satte utbildningen i ett rejält sammanhang. Varje utbildning som görs måste sättas i ett sammanhang där gruppen och organisationen befinner sig. Användning av nya kunskaper viktigt för att nå ett ökat engagemang Ett mål med utbildningarna inom 08 är att de ska bidra till ett ökat engagemang hos medarbetarna. I enkäten uppger ungefär två tredjedelar av respondenterna att projektet till stor (31 procent) eller viss del (34 procent) bidragit till en ökad lust att bidra till arbetet samt till att arbetet upplevs som mer meningsfullt. Rambölls intryck är att projektet, åtminstone på kort sikt, har bidragit till ett ökat engagemang bland medarbetarna. Det ökade engagemanget hör nära samman med möjligheterna att tillämpa de nyvunna kunskaperna i det dagliga arbetet. Medarbetare berättar hur lusten och engagemanget ökar när de nya kunskaperna underlättar och förbättrar bemötandet av hyresgäster eller kommunikationen med socialtjänsten. På samma sätt kan en frustration skapas om de nyvunna kunskaperna inte får tillämpas i arbetet. Utbildningarnas relevans är den viktigaste förklaringen till det goda genomslaget En viktig förklaringsfaktor till utbildningens genomslagskraft är enligt Rambölls mening att genomförandet baserades på en förstudie som undersökte medarbetarnas behov av kompetensutveckling. På så sätt landade innehållet rätt och hade hög relevans. För de längre utbildningarna som kräver mycket arbete från medarbetarna är Rambölls uppfattning att det formella resultatet i form av en examen mött en efterfrågan hos många anställda och därigenom varit en viktig drivkraft och förklaringsfaktor för goda resultat. Att projektet har löpt parallellt med verksamheten och organisationsförändringen är både framgångsfaktor och utmaning En framgångsfaktor, som också varit en utmaning är att utbildningen genomfördes parallellt med ordinarie arbete. Växelverkan mellan teoretiska studier och det ordinarie arbetet har varit produktivt eftersom nyvunna kunskaper har kunnat testas direkt i verksamheterna. Samtidigt har stora krav ställts på de enskilda medarbetarna genom en hög arbetsbelastning, där det stundtals varit svårt att kombinera med en meningsfull fritid. Den stora belastningen har gjort att vissa personer avbrutit studierna. Vidare har utbildningarna inneburit en påverkan på de verksamheter där flera medarbetare har varit frånvarande från det ordinarie arbetet under utbildningstillfällena. Projekt 08Kompetens genomfördes, som tidigare nämnts, parallellt med SHIS:s omfattande organisationsförändring. Detta har inneburit konkreta möjligheter och utmaningar för projektet. Projektledaren för 08Kompetens fick i och med organisationsförändringen en ny central position inom SHIS. Detta har å ena sidan inneburit möjligheter att koppla projektet till organisationens strategiska utveckling, å andra sidan en utmaning att få tiden till projektet att räcka till. 2.2 08Kompetens värde för SHIS som organisation Utöver resultat för medarbetare som deltog i kompetensutvecklingsinsatser innehåller projekt 08Kompetens målsättningar som rör projektets bidrag till organisationens utveckling. Projektets värde för organisationens utveckling är i mycket hög grad kopplad till den organisationsförändring som genomfördes under projekttiden. Därmed är projektets bidrag till målet om en organisation som präglas av öppenhet, transparens, och lärande i stor grad också beroende av organisationsförändringens framgång framöver. De två beställare som intervjuats har i dagsläget inte uppfattat någon förändring av organisationen under tiden för projektet. Detta är enligt Ramböll inte ett underkännande av projektet, utan en indikation på att arbetet med att utveckla organisationen, bland annat utifrån 08Kompetens resultat, ligger i framtiden. Rambölls sammanfattande bedömning i halvtid (före organisationsförändringen) var att det fanns god jordmån för organisatorisk utveckling, såväl vad gäller öppenhet som samverkan. Ramböll menade dock att det krävde att arbetet systematiserades den återstående tiden i projektet. För att uppnå resultat på längre sikt såg Ramböll att det var mycket centralt att organisationen

påbörjade ett strategiskt arbete för att hitta sätt att bevara positiva resultat inom organisationen så att inte nyvunnen kunskap blev personbunden och endast kom enskilda medarbetare till del. I figuren nedan visas projektets målsättningar avseende organisationens utveckling i den vänstra kolumnen. I mittenkolumnen redovisas de villkor som enligt Ramböll i delutvärderingen behövde uppfyllas för att nå de uppsatta målen. I den högra kolumnen redovisas Rambölls värdering av i vilken utsträckning som villkoren har uppfyllts och målen, därmed, har uppnåtts. Figur 2. Sammanfattning från delutvärderingen av 08Kompetens värde för organisationen 8 Mål Öppenhet och transparens i organisationen En organisation med omvärldsorientering Samhörighet (internt) och samverkan (externt) Organisationen präglas av ständig utveckling och lärande Villkor enligt delutvärderingen för att nå uppsatt mål Att ledningen hade en målbild som kommunicerades tydligare Att kurser som återstod, påbörjades under 2010 samt insatser utanför projektet Att SHIS skapade samverkan och samhörighet även på medarbetarnivå Att SHIS hittade sätt att ta tillvara och säkra att kunskapen spreds i organisationen. Har villkoren uppfyllts? Målets koppling till 08 Kompetens är otydlig och kan i huvudsak adresseras inom organisationsutvecklingen. Delvis inom de delar som kopplar till projektet. Målet kan i huvudsak adresseras inom organisationsutvecklingen. Delvis inom de delar som kopplar till projektet. Målet kan i huvudsak adresseras inom organisationsutvecklingen. Ja, lärande hittills, men utmaningar kvarstår att införliva lärande från 08 Kompetens i den nya organsiationen I figuren är det tydligt att villkoren som skulle uppfyllas efter delutvärderingen antingen har handlat om åtgärder som projektet själv kan genomföra eller åtgärder som ligger bortom projektets påverkansområde i det här fallet organisationsutvecklingen inom SHIS. De åtgärder som låg inom ramen för projektets påverkansområde för att uppnå målsättningar om öppenhet, transparens, omvärldsorientering, samarbete och lärande var tre, nämligen: Att genomföra kurser som ännu inte hade startat vid tiden för delutvärderingen (gällande målet om en organisation med omvärldsorientering) Att bjuda in och skapa nätverk mellan SHIS och samarbetsaktörer även på medarbetarnivå (gällande målen om samhörighet och samverkan) Att vidta praktiska åtgärder och förändringar för att ta tillvara lärandepotentialen (gällande målet om att organisationen ska präglas av ständig utveckling och lärande) Åtgärder kopplade till dessa tre punkter redovisas i avsnitten nedan. 08Kompetens har delvis genomfört de kurser som återstod I delutvärderingen fanns ett antal temaområden, som sammantaget ansågs vara relevanta för möjligheterna att öka organisationens omvärldsorientering, där det ännu inte hade påbörjats några kurser. Dessa var svenska i tal och skrift; jämställdhet, mångfald och diskriminering; fastighetsskötsel och ekonomi samt Stadens styrning och organisation och SHIS ordningsregler. Dessa områden har enligt projektledaren för projektet genomförts som enskilda kurser eller inom ramen för andra utbildningar. Vissa kurser har dock endast erbjudits vissa personalkategorier och andra kurser har haft låga deltagarantal. Den kunskapsutveckling som dessa kurser har genererat är varierad, troligen på grund av att dessa utbildningsmoment är korta och därmed riskerar att försvinna i mängden (se avsnitt 2.1). Ekonomikurserna framträder genom att de har skapat stort lärande. Den övergripande bilden är att 08Kompetens har genomfört aktiviteterna, medan utfallet är mindre fullständigt. Projektets påverkansmöjligheter är små inom detta område, och resultatet är därför till största del beroende av hur organisationsförändringen utvecklas.

Samverkansparters medarbetare har bjudits in, dialog på ledningsnivå har påbörjats Rambölls bild utifrån intervjuer med samarbetsaktörer är att både ledningsfunktioner och anställda inom samarbetsorganisationerna har haft kännedom om och möjlighet att delta i olika utbildningsinsatser inom 08Kompetens. Olika uppfattningar finns gällande tillgängligheten hos projektet och dess utbildningsutbud under resans gång. Den svaghet som projektet tillskrivs från samarbetsaktörer är att utbildningsinsatser har legat på dagar och tidpunkter som har varit svårt att förena med den reguljära verksamheten. Oavsett detta har samverkansparterna inför slututvärderingen i högre utsträckning än tidigare kunnat fortbilda sin personal, vilket också har lett till nya relationer genom möten och samtal. En intervjuperson från en samarbetsorganisation lovordar projektet så här: 9 Jag tycker att det har varit så otroligt lyckat. Det har gett så himla mycket! Det finns inget jag kan tillföra. Rambölls uppfattning är att det också har påbörjats en dialog mellan SHIS och samverkansorganisationerna på ledningsnivå. Det har inte inletts någon konkret samverkan, men väl möten och diskussioner. 08Kompetens har bidragit till kontinuerligt lärande mer kan göras inom ramen för organisationsutvecklingen I delutvärderingen angav Ramböll att ett villkor för måluppfyllelse var att 08Kompetens genomförde praktiska åtgärder och förändringar för att ta tillvara lärandepotentialen med projektet. Det handlade om att säkra att nyvunnen kunskap inte blev personbunden. Goda förutsättningar för kontinuerligt lärande finns i och med att 08Kompetens har gett mersmak och öppnat ögongen för värdet med kompetensutveckling. Rambölls uppfattning är att den nya kunskapen i viss mån sprids vidare. Vissa enhetschefer arbetar med spridning genom kortare lärandeträffar. Rambölls uppfattning är dock att arbetet med spridning och lärande generellt är informell och sker ad hoc, vilket illustreras i ett citat från fokusgruppen med ledningsfunktioner: Vi har en personalgrupp ute på anläggningarna som är beroende av varandra och varandras kunskaper. Det är klart det spiller över. Det kommer att sätta prägel på verksamheten: alla ska jobba på samma sätt. Enskilda medarbetare kan visserligen lära av andra genom handledning eller när förslag till förbättringar kommer från de medarbetare som gått en utbildning. Ramböll anser dock att en utgångspunkt i att organisationen per automatik utvecklas när en eller flera medarbetare justerar sitt arbetssätt är mycket osäker. För att säkra kontinuerligt lärande krävs ett strategiskt arbete för att utveckla arbetssätten inom hela organisationen utifrån nya kunskaper. 08Kompetens har underlättat organisationsförändringen generellt men inte specifika målsättningar kopplat till denna Utöver de insatser som har redovisats ovan är Rambölls bild att projektet inte ensamt kan uppnå målsättningar om öppenhet, transparens, omvärldsorientering, samarbete och lärande. Dessa målsättningar förutsätter större och mer genomgripande förändringar vilket gjorde projektets parallellitet med organisationsförändringen gynnsam. Kopplat till det är Rambölls bild nämligen att projektet inte ensamt har kunnat åstadkomma de organisatoriskt orienterade målsättningarna om öppenhet och transparens etc., men att projektet istället har fyllt en särskilt viktig roll och bidrag till organisationsutvecklingen. Ramböll menar att 08Kompetens har gett organisationsutvecklingen draghjälp i olika avseenden 4, vilka beskrivs nedan. Inledningsvis, före organisationsförändringen, gav projektet personer i ledningsfunktion ett mötesforum. Enligt dem som var med vid dessa tillfällen påskyndade och underlättade utbildningen formuleringen av det missnöje som fanns inom och med den gamla organisationen. I fokusgruppen med ledningsgruppen uttrycks projektets funktion för organisationsförändringen såhär: 4 Då organisationsförändringen i skrivande stund är i ett inledande läge är det inte möjligt att idag säga huruvida projektet verkligen har en effekt på organisationens utveckling. Att förändringarna är i ett inledande skede bekräftas också i enkäten där 6 av 10 svarande anger att ett arbete har påbörjats för en öppnare organisation, men att det ännu inte klart.

10 Manegen var krattad på något sätt. Det pågick en diskussion i ledarskapsprogrammet om organisationsutvecklingen ( ) Där växte ju kraven på en förändrad organisation fram väldigt mycket, det grodde underifrån. ( ) (Dessa krav) stämde bra överens med vad uppdragsgivaren hade för planer. För det andra har projektet varit ett viktigt verktyg för den nya ledningen i dess strävan att utveckla SHIS till en mer professionell organisation. Projektet har gjort det möjligt för den nya ledningen att omgående kunna para stora förändringar med ett omfattande erbjudande av kompetensutvecklingsinsatser till medarbetare. 08Kompetens har med andra ord möjliggjort en offensiv satsning på en organisationsanpassad utbildning, vilket ses som en viktig del i ett förändringsarbete. Representanter från ledningen menar att 08Kompetens både har inneburit en omfattning på kompetensutvecklingen som annars inte vore möjlig samt frigjort tid till förändringsarbete, som annars hade gått åt till att söka medel för ett utvecklingsprogram. Projektet har också haft ett värde för den nya ledningsgruppen. De förändringar som genomfördes innebar en ny ledningsgrupp, nya personer i ledningsfunktioner och nya strukturer. Rambölls bild är att 08Kompetens genom den andra omgången ledarskapsutbildning, som genomfördes med den nya ledningsgruppen, har gett den nya ledningen återkommande tillfällen att prata ihop sig och bli en sammansvetsad grupp, men också fungerat som ett forum för att reflektera och lära sig kring chefskap och ledningsarbete genom projektets konkreta utbildningsinsatser på temana. I fokusgruppen med ledningsgruppen uttrycks detta värde på följande sätt: Du bottnar lite bättre. Har fått en grund att stå på. Du har fått chefskörkortet. Det har varit bra. Kopplingen mellan 08Kompetens och organisationens utveckling är den viktigaste framgångsfaktorn En viktig förklaringsfaktor till de resultat och effekter på organisationen som Ramböll har beskrivit är att det inom den bulk av kompetensutvecklingsinsatser som 08Kompetens innebar var möjligt att anpassa utbildningens innehåll efter de behov som uppstod i och med de förändringar som skulle komma. Kopplat till detta fanns en medvetenhet om att nyvunna kunskaper och diskussioner inom ramen för 08Kompetens utbildningsinsatser skulle praktiseras i skarpt läge. En viktig faktor för projektets förutsättningar att få genomslag på organisationsnivå är att organisationsförändringen påbörjades under projekttiden. Genom att de två processerna sammanföll tidsmässigt skapades en ny möjlighet till utveckling och användande av projektet i organisationen.

11 3. SAMMANVÄGDA SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER Rambölls samlade bild är att utbildningen har bidragit med mycket värde för medarbetare och ledning inom SHIS. Datainsamlingen ger en samstämmig bild om en utbildning som har varit meningsfull och bidragit med användbara kunskaper. Den generella bilden är att såväl medarbetare som ledning står rustade för att utveckla arbetet inom organisationen och för att på olika sätt bidra till en organisation som möter föränderliga behov från omvärlden. Samtidigt är SHIS i en omfattande förändringsprocess. Sedan januari 2011 finns en ny struktur för organisation på plats med en till stor del ny ledningsgrupp. Målen för den nya organisationen är att öka effektivitet, professionalism såväl internt som externt samt öppenhet och transparens. Förändringsarbetet är fortfarande i en formativ fas. Detta avslutande kapitel behandlar frågan om hur den nya organisationen på bästa sätt ska kunna ta tillvara de potentiella värden som skapats i och med projekt 08Kompetens. Först om detta lyckas kan projektet på allvar bidra till målet om en organisation med förmåga att möta föränderliga behov från omvärlden. 3.1 Grogrund finns för ytterligare synergier mellan 08Kompetens och organisationsutvecklingen Då 08Kompetens är nära knuten till organisationen SHIS generellt och till organisationsutvecklingen av SHIS specifikt måste projektets resultat och framtida effekter beskrivas i förhållande till organisationsutvecklingen. Potentiella synergieffekter har uppstått mellan dessa båda vilka, enligt Ramböll, endast delvis är uppfyllda idag. Figuren nedan illustrerar Rambölls förståelse för i vilken utsträckning 08Kompetens respektive organisationsförändringen har bidragit till effektmålet om en professionell organisation med förmåga att möta omvärldens föränderliga behov. Utvecklingen för medarbetare respektive ledningsfunktioner särskiljs i figuren. Professionell organisation med förmåga att möta omvärldens föränderliga behov Medarbetare utvecklas till följd av 08 Kompetens och organisationsutveckling Ledningsfunktioner utvecklas till följd av 08 Kompetens och organisationsutveckling Organisationsförändring Medarbetare utvecklas till följd av 08 Kompetens 08 Kompetens Medarbetare och ledningsfunktioner utan organisationsutveckling/utan 08 Kompetens Tid På medarbetarnivå har en utveckling mot en organisation som kan möta omvärldens föränderliga behov skett genom kunskapsökning och kompetensutveckling på individuell nivå via 08Kompetens. Några väsentliga synergier kopplade till organisationsförändringen har däremot inte framkommit under utvärderingen. På ledningsnivå däremot har utvecklingen av organisationen kunnat ske genom samverkan mellan 08Kompetens och organisationsförändringen. Den gråa streckade pilen signalerar att organisationen, om den tar tillvara medarbetarnas kunskapsökning och engagemang, kan nå betydligt längre i strävan att bli en professionell organisation med förmåga att möta omvärldens föränderliga behov.

Nedan beskrivs Rambölls bedömning av hur 08Kompetens och organisationsförändringen har och bör kopplas samman. På ledningsnivå har synergier mellan organisationsutveckling och 08Kompetens skapats När nya ledningsfunktioner skapas och nya personer ska axla dessa ledningsfunktioner krävs att den nya ledningen bottnar i de nya mandaten och vet hur den egna funktionen förhåller sig till organisationens olika delar. Att nya ledare får adekvat kompetensutveckling är också en viktig förutsättning för en framgångsrik organisationsförändring. Fokusgruppen med ledningsfunktioner vittnar om att 08Kompetens har spelat en viktig roll kopplat till organisationsförändringen. Genom 08Kompetens har den nya ledningsgruppen både fått kompetensutveckling kring ledarskap och en möjlighet att formera den nya ledningsgruppen. Dessutom har ledningen genom 08Kompetens kunnat para organisationsförändringen med en stor kompetensutvecklingssatsning inom organisationen. På så sätt finns på ledningsnivå en tydlig koppling mellan kompetensutvecklingen inom 08Kompetens och organisationsförändringen och synergieffekter har uppstått. På medarbetarnivå krävs åtgärder för att ta tillvara på resultaten av 08Kompetens I den nya organisationen finns en stärkt ambition att göra SHIS till en mer professionell organisation. I och med detta ökar efterfrågan och förväntan om en stärkt formell och reell kompetens hos medarbetarna. 08Kompetens ger en god grund för att uppnå denna utveckling. Däremot visar inte utvärderingen på några synergieffekter på medarbetarnivå. Istället kvarstår utmaningar för att ta tillvara på resultaten av 08Kompetens. Dessa utmaningar handlar enligt Ramböll främst om att säkra användning av nyvunna kompetenser samt att säkra hållbarhet och fortsatt utveckling. Säkra användningen av nyvunna kompetenser När medarbetarnas kompetens och säkerhet i arbetsrollen ökar är en naturlig följd att även ambitionsnivån och viljan att ta ansvar ökar. Flera medarbetare på SHIS:s anläggningar har gett uttryck för detta under datainsamlingen. Ökad ambition och ansvar hos de enskilda medarbetarna är, enligt Ramböll, ett ändamålsenligt sätt att utveckla arbetssätten och därigenom uppnå ambitionen om en professionell organisation. För att uppnå detta krävs att medarbetarna får arbetsuppgifter och befogenheter som överensstämmer någorlunda med den nya kompetensnivån. Detta ser idag olika ut på olika platser i organisationen. Det är naturligt att mentalskötarutbildningen överensstämmer väl med uppgifterna på boende för unga med psykisk sjukdom medan överensstämmelsen är lägre på traditionella stödboenden där arbetsuppgifterna i vissa fall till stor del består av städning eller matlagning. Inom dessa olika verksamheter ser Ramböll ett behov av att säkra att mandat och uppgifter i så stor utsträckning som möjligt utformas på ett sätt som tillvaratar medarbetarnas kompetenser. Organisationen behöver med andra ord säkra att det finns en överensstämmelse mellan de krav som ställs på medarbetarnas kompetens och det utrymme som finns att tillämpa denna kompetens. Att säkra användningen av nyvunna kompetenser handlar enligt Ramböll inte bara om att ta tillvara en möjlighet att öka professionaliteten i organisationen. Det är också nödvändigt för att medarbetarnas engagemang ska öka eller åtminstone bestå, och i förlängningen för organisationens förmåga att behålla och rekrytera personal till verksamheten. Säkra hållbarhet För att medarbetarnas kompetensutveckling ska kunna bidra till organisationens utveckling på lång sikt krävs att utvecklingen sprids från enskilda personer till fler medarbetare och till verksamheten som sådan. Detta kan uppnås genom kunskapsdelning, exempelvis genom lärandeseminarier och kortare föreläsningar. Enligt Ramböll är dock det mest effektiva sättet att skapa bestående utveckling i enlighet med målen för 08Kompetens och organisationsförändringen att kunskapen omsätts i praktik, genom utveckling av arbetssätt och rutiner på arbetsplatserna. För att detta ska ske krävs enligt Ramböll att ledningen aktivt möjliggör en utveckling. Möjliggörandet kan både handla om att skapa arenor och strukturer för utvecklingsarbete och om att uppmuntra och möjliggöra för medarbetarna att på eget initiativ utveckla verksamheten. 3.2 Ökad dialog centralt för att möta föränderliga behov i framtiden Utifrån utvärderingen vill Ramböll särskilt lyfta upp vikten av en strukturerad dialog för att SHIS ska kunna möta föränderliga behov från omvärlden. 12

13 Dialog med medarbetare Genom en utökad dialog mellan den nya ledningen och medarbetarna kan SHIS ta tillvara medarbetarnas synpunkter på hur deras nyvunna kompetenser kan utveckla verksamheten. För tydlighetens och genomslagets skull bör dialogen enligt Ramböll vara uttryckligen strukturerad. Detta skulle innebära att frågeställningar samt syftet med kommunikationen tydliggörs och att resultatet tydligt återkopplas till medarbetarna. Dialogen bör enligt Ramböll behandla bland annat följande frågeställningar: - I vilken mån och på vilket sätt kan och bör medarbetarnas mandat och ansvar öka i och med den ökade kompetensen? - På vilket sätt kan verksamhetens arbetssätt och rutiner utvecklas utifrån nyvunna kunskaper? Avseende såväl kontakter med brukare, kunder och samverkansparter. Dialog med kunder För att ytterligare utveckla organisationens förmåga att möta behov från kunderna kan en utökad dialog också föras med representanter från socialtjänsten i Stockholms stad. Även här handlar det om att skapa konkreta vägar för att ta in information om aktuella behov hos brukarna eller verksamhetsförändringar inom stadsdelarna - en viktig förutsättning för att utveckla SHIS för föränderliga behov.

14 BILAGA SAMMANSTÄLLNING ENKÄTSVAR SLUTUTVÄRDERING Enkätsvaren anges i procent av de svarande. För varje fråga anges också längst till höger det totala antalet svarande på frågan. Vilket/vilka av följande utbildningsmoment har du deltagit i? - Annat, nämligen förändringsarbete, tillgänglighet datakunskap och språk teamutveckling datakunskap grund psykoterapi Vad har du för utbildning? - Annan, nämligen Normalskolekompetens, pluggar på högskola nu. Folkhögskola, postkassör

15

16

17

18

19

20 kommentar det är mindre öppet nu än tidigare! ingen länk uppåt från enhetschefen eftersom de är rädda att verka dåliga om de berättar om de problem som finns i en omorganisation. Blivit mycket byråkratiskt.

21 Kommentar Egentligen ingen skillnad mot innan. Jag har fått uppfattningen om att tydlighet och information alltid är viktigt och har alltid arbetat för just det.

22

23 Övriga synpunkter Jag vill klara mina utbildning som undersköterska.jag pluggar distens privat, inta från jobbet. Kan jag studera från jobbet? nej Jag önskar att detta projekt också i framtiden ska få finnas